Socialförvaltningen, Luleå Kommun

Kommun är en politisk styrd organisation där kommunfullmäktige är den högsta beslutande

församlingen. Kommunfullmäktige består av olika politiska partier som valts ut av befolkningen vid allmänna val vart fjärde år. Inom kommunen finns ungefär 200 olika yrkesgrupper och de flesta jobbar inom skola, vård och omsorg. Inom hela kommunen finns en gemensam värdegrund som säger att de ska finnas till för medborgare, kunder och andra intressenter. De jobbar för att skapa en attraktiv stad och deras verksamheter ska präglas av engagemang, ansvarstagande och kompetens. Värdegrunden ses som en plattform för att nå de uppsatta målen. Socialförvaltningen är kommunens största förvaltning av totalt elva förvaltningar. Inom förvaltningen är det cirka 2700 anställda och inom hela kommunen (inom alla elva förvaltningar) är det cirka 6500 anställda, vilket gör

30

olika verksamhetsområden och dessa enheter ansvarar bland annat för kommunens

handikappomsorg, äldreboenden och här handläggs också ärenden som gäller ekonomisk hjälp och vård- och behandling av barn- och ungdomar. Förvaltningen leds av Förvaltningschefen som till sin hjälp har en ledningsgrupp som består av de fem olika verksamhetsområdenas chefer (Luleå

Kommun, 2012).

5.2 Omvärldsanalys och urskiljning av mål

För organisationen innefattar kompetensförsörjning inventering av befintlig kompetens, planering för framtida kompetensbehov, rekrytering och internrekrytering, kompetensutveckling hos

existerande och nya medarbetare, avveckling av personal och belöning av konstruktiva insatser.

Socialförvaltningen har utarbetat en egen strategi för strategisk kompetensförsörjning. Denna går ut på att varje verksamhet gör en omvärldanalys och utvärderar vad som kommer att behövas i

framtiden och vad man för mål. Varje verksamhet upprättar sedan en mål- och ansvarsbeskrivning och en kravspecifikation som ska leda dem till att nå de uppsatta målen. Organisationen ser flera vinster med att jobba på detta sätt, man kompetensutvecklar rätt inför framtiden, medvetenheten om vilka kompetenskrav som finns ökar och medvetenheten om vilka brister som finns inom

organisationen ökar. När organisationen upprättar dessa analyser utgår de alltid från ett kund- och verksamhetsperspektiv och det faktiska och framtida behovet av kompetens.

Organisationen jobbar mycket med att ta fram analyser om framtiden och menar att detta är ett arbete som är mycket nödvändigt att göra inför framtiden så organisationen fortsätter att utvecklas och så att man satsar på rätt saker. Organisationen känner dock en viss oro inför framtiden angående hur man ska hitta medarbetare med rätt kompetens och hur kvalitén på vården kommer att vara. Oron grundar sig på att lagen om valfrihet i vården kommer att instiftas i framtiden och därmed måste de konkurrera med privata företag om både kunder och medarbetare. Detta illustreras genom följande citat:

”Det är klart att jag är lite orolig, egentligen, men jag tror att våra kunder alltid kommer att få stöd och hjälp, för det kommer att dyka upp nya aktörer på marknaden, sen inte sagt vilken kvalité dom kommer få, men dom kommer alltid att få sitt”

31

”Min personliga åsikt är att jag är lite skeptisk till det för jag tror ändå att det är svårt att inte se ett vinstintresse, och en kommunal organisation har aldrig ett vinstintresse utan vi har den budget vi har och ska gör det bästa utav det. och på det sättet kan jag bli orolig att vi måste minska vårt verksamhetsområde”

En viss oro för att det kommer att råda kompetensbrist i framtiden inom organisationen känner de också av på grund av de framtida pensionsavgångarna inom organisationen och att ungdomar visar ett minskat intresse för att utbilda sig inom de yrkesområdena som de behöver folk inom.

Organisationen jobbar idag med olika rekryteringsstrategier för att nå sitt mål med att säkra

kompetens i organisationen i framtiden. En strategi som de använder sig av är att de ska ses som en attraktiv arbetsgivare både för de anställda och för de som finns på arbetsmarknaden.

Organisationen marknadsför sig via reklam i tv, radio och på Internet och de är även med på mässor och i olika projekt för att marknadsföra organisationen och för att attrahera nya medarbetare.

5.3 Inventering och tillvaratagande av befintlig kompetens

Inom socialförvaltningen pågår just nu ett omfattande arbete med att inventera vilken kompetens som medarbetarna har som jobbar ute i organisationen. Tanken är att alla medarbetares kända kompetenser ska registreras i ett speciellt uppbyggt datasystem. Med kända kompetenser menas vad medarbetaren tidigare har gått för utbildningar. Organisationens tanke med registrering av

kompetenser är att man ska få en tydlig bild av vilka kompetenser medarbetarna besitter, för att sedan jämföra dessa mot organisationens uppsatta kompetenskrav. På det sättet kan organisationen utvärdera inom vilka områden man uppfyller sina kompetensmål och var man inte gör det.

Organisationen använder sig även av årliga medarbetarsamtal för att inventera medarbetares

kompetenser och kunskaper och vid dessa tillfällen utformas även en kompetensutvecklingsplan för varje medarbetare. Som en ram och ett verktyg att utgå från i dessa samtal har organisationen utarbetat en egen mall för vägledning vid medarbetarsamtal som cheferna kan använda som stöd vid samtalen och som en mall för vilka områden man ska beröra under samtalens gång.

Inom organisationen finns det inte utarbetat några strategier för hur man ska ta tillvara på

medarbetarnas befintliga kompetenser i det dagliga arbetet. Det är enhetscheferna som ska se till att medarbetarna får användning av sina kompetenser och vad man har för strategier för att göra detta

32

varierar från arbetsplats till arbetsplats. En av informanterna ger ett exempel på hur man gör för att ta tillvara på medarbetarnas kompetenser, detta illustreras i följande citat:

”Det kan vara någon som är jätteduktig på datorer, då kan den som är duktig lära den som är mindre duktig. En annan kanske är en hejare på sång och musik som kan lyfta en grupp i det. så kommer någon in och har lite psykiatri, pedagogik eller omvårdnad, dom kompletterar varandra.”

Inom förvaltningen har man även utarbetat en ”bytesbank” där medarbetare kan få chans att byta arbetsplats med varandra. Detta ser förvaltningen som en chans till att öka den interna rörligheten och sprida kompetens inom förvaltningen. Detta tror organisationen är något som gynnar både den enskilda medarbetaren och organisationen eftersom medarbetare som vill prova något nytt får chans att göra det och organisationen kan få in ny kompetens på arbetsplatser utan att behöva rekrytera nya medarbetare.

För att ta tillvara på medarbetarnas kompetenser och kunskaper har organisationen även börjat med att tilldela medarbetarna vissa ansvarsområden utifrån intresse och önskemål. På en arbetsplats kan det finnas någon som tillexempel är ansvarig för beställningar och inköp av mat eller städ och tvätt, berättar en av informanterna. En annan strategi som organisationen har för att ta tillvara på

medarbetares kompetens är även att de får komma med förslag och idéer på hur verksamheten kan utvecklas. Organisationen försöker i största möjliga mån att genomföra förslagen, om det går. De upplever ibland att det kan vara svårt att ta tillvara på medarbetares kompetenser, vilket illustreras i följande citat:

”Men det är svårt att ändra någons arbetsuppgifter så att den får göra det just den lärt sig hela tiden, det går inte. Det kan bli naturligt om någon tillexempel gått en datakurs då är den lite haj på att göra listor, skriva ihop kring kunder, då blir det naturligt att de tar på sig det lite mer kanske”

Förvaltningen har inga strategier för tillvaratagande av kompetenser hos de medarbetare som går i pension, men de har uppfattningen om att en stor del kompetensöverföring sker i det dagliga arbetet. De jobbar en del med handledarskap och mentorskap när nya medarbetare introduceras, men inga strategier för hur de ska ta tillvara på kunskap när en person slutar. Att de inte har några utarbetade strategier upplever de som en bristande punkt i deras kompetensförsörjningsarbete, vilket illustreras

33 genom följande citat:

”Dom som går i pension så borde vi bli bättre på att ta tillvara på deras kompetens de sista åren så att kompetensen inte försvinner när de går i pension. Detta måste vi fundera mer på och jobba med”

”Vi jobbar väldigt lite med det, det är ett utvecklingsområde. Det som finns är möjlighet till handledning för baspersonalen men den är nog mer begränsad där, något strukturellt system för överföring mellan gammal och ung har vi inte”

5.4 Genomförande av kompetensutveckling

För förvaltningen innebär kompetensutveckling att utveckla medarbetarnas kompetens inom de områden som de jobbar inom. Förvaltningen jobbar med kompetensutveckling för att säkerställa att det finns rätt kompetens ute på arbetsplatserna och för att trygga kvalitén för deras kunder.

Förvaltningens kompetensutvecklingsarbete måste även följa Socialstyrelsens författningssamling, som reglerar kompetenskraven inom förvaltningen.

Förvaltningen ser även kompetensutveckling som en del i att vara en attraktiv arbetsgivare, vilket illustreras genom följande citat:

”Kompetensutveckling är egentligen tudelat, det kan ju vara en del som handlar på kontot attraktiv arbetsgivare, vad ges jag för möjligheter att utvecklas, får jag den

kompetensutveckling jag behöver, kan jag bibehålla min yrkeskunskap, kan jag vara fortsätt anställningsbar även hos någon annan arbetsgivare. Det är sådana frågor som jag tror ungdomen i framtiden kommer att ställa sig. Whats in it for me!”

Socialförvaltningen har en person som är utbildningssamordnare vars främsta uppgift är att jobba med strategisk kompetensförsörjning och utbildningsfrågor för den befintliga personalen. Denna person har till uppgift att samordna all utbildning inom hela förvaltningen för att det ska bli billigare, effektivare och bättre kvalité på de utbildningar som anordnas. För att utbildningssamordnaren ska veta vilken/vilka utbildningar som bör upphandlas samarbetar denna person med

verksamhetscheferna som fångar upp behovet av kompetensutveckling i sin verksamhet och framför sedan detta till samordnaren. På detta sätt kan sedan samordnaren se inom vilka områden som

34

behovet är stort av kompetensutveckling och upphandla sådana kurser eller utbildningar. Upphandlingen av utbildningar grundar sig även på vad organisationen ser att de har för kompetensbehov i framtiden. Organisationen tycker att detta är ett smidigt sätt att organisera

upphandling av utbildningar och andra kompetensutvecklingsinsatser på, vilket illustreras i följande citat:

”risken när man inte har någon som sitter på en stabsfunktion är att det sker en massa bra initiativ till utbildningar och sånt i varje verksamhet, men det kan vara så att om man gör en utbildningsinsats i någon verksamhet, tillexempel. att chefen för nattpatrullen vill ha en stor utbildningsinsats för sin grupp, så kanske man inte känner till det här borta på vård och omsorgs boendet, men man kan kanske har lika behov, och då är det ju osmart att inte samordna utbildningarna”.

Organisationen använder sig av olika strategier för att kompetensutveckla medarbetarna, bland annat genom att anordna inspirationsdagar, föreläsningar och att medarbetarna får gå olika kurser. Just nu pågår ett omfattande utbildningsprogram inom förvaltningen där medarbetare får chans att läsa upp sina gymnasiebetyg. Den främsta tanken med utbildningsprogrammet är att de medarbetare som idag har befattningen vårdbiträden ska kunna vidareutbilda sig till undersköterskor. Ett

kompetenskrav som organisationen infört är att man måste vara utbildad undersköterska för att få jobba inom verksamheten och många som jobbat länge inom organisationen är inte utbildade undersköterskor. Därför ges dessa möjligheten att på arbetstid läsa kurser för att bli utbildade undersköterskor. Organisationen har satt detta kompetenskrav för att trygga kvalitén gentemot deras kunder. Utbildningsprogrammet finansieras med statliga medel och kommer att pågå till år 2014. Organisationen anser dock att en stor del av kompetensutvecklingen sker i det dagliga arbetet, vilket illustreras genom följande citat:

”Kompetensutveckling är mycket mer än att gå utbildningar, även om det satsas en del på formella utbildningar och höja kompetens. Man lär mycket av varandra och det pågår hela tiden i vardagen, speciellt inom alla vara våra verksamheter eftersom det krävs så mycket vad gäller exempelvis bemötande, det är svårt att gå en kurs i det men är otroligt viktigt i vår verksamhet”

För att medarbetare ska lära sig av varandra på arbetsplatserna och kunna ta del av varandras erfarenheter och kunskaper diskuterar man i personalgrupperna fram olika metoder och arbetssätt

35

som man kan använda sig av i det dagliga arbetet. Detta illustreras med följande citat:

”De unga kommer in med de senaste kunskaperna som de läser på skolan och de äldre har gamla beprövade metoder. Sen diskuterar man det och hittar det bästa utav det”.

Inom förvaltningen utser man även vissa medarbetare som ska fungera som handledare eller mentorer, vars syfte är att introducera nya medarbetare på arbetsplatsen. Detta ser förvaltningen som en mycket viktig del när det handlar om att lära av varandra, så att vikarier som kommer in på arbetsplatsen lär sig att göra saker på rätt sätt. Organisationen ställer även krav på den enskilda individen och att den ska ta ett eget ansvar för sin kompetensutveckling. Detta gör organisationen genom att uppmuntra de anställda att läsa litteratur på sin fritid om sådant de tycker är intressant och om sådant de själva anser att de kan behöva utvecklas inom.

Organisationen har även samarbete över kommungränserna där undersköterskor från olika kommuner har träffats och utbytt arbetserfarenheter. Detta projekt har finansierats av landstinget och vid dessa tillfällen har teori varvats med praktik, vilket organisationen upplever som ett mycket effektivt sätt när det gäller kompetensutveckling. Organisationen menar att man lär sig mycket på det sättet och att det gett positiva effekter för organisationen.

Organisationen jobbar även med rekrytering av medarbetare och de två senaste åren har de byggt upp en rekryteringsenhet som hjälper och stödjer chefer vid rekryteringsprocesser.

Rekryteringsenheten kan ha hand om hela rekryteringsprocessen, från att lägga ut annonser till att göra urval, eller så hjälper de bara till med vissa delar av rekryteringsprocessen. Allt utifrån

chefernas önskemål. Förvaltningen är den som rekryterar mest av alla förvaltningar inom kommun och för att säkra att man får in rätt personal med rätt kompetenser har man valt att bygga upp denna avdelning.

5.5 Uppföljning

Efter kompetensutvecklingsinsatser genomförts använder sig organisationen av olika strategier för att följa upp dessa. Efter avslutade kurser får deltagarna ett betyg att visa upp och deltagarna får även fylla i en utvärdering där fokus är på hur de upplevt utbildningen, om man har haft nytta av den i sitt arbete, upplägget på utbildningen och hur läraren har varit. Cheferna registerar även medarbetarnas nya kompetenser i ett databassystem. Sex månader efter en utbildningsinsats får

36

även medarbetarnas chefer utvärdera vilka effekter de tycker att utbildningen gett på verksamheten. När medarbetare varit på kurs eller på föreläsningar av olika slag får de även delge vad de lärt sig till sina medarbetare på arbetsplatsen på nästa arbetsplatsträff. Detta tror organisationen är en bra metod att använda sig av eftersom det sätter lite press på medarbetaren att vara aktiv under kurser och föreläsningar eftersom personen sedan ska redovisa inför andra vad som sagts och vad man lärt sig. Förvaltningen menar att det ibland är svårt att göra uppföljningar och att det inte alltid går att göra uppföljningar vad gäller kompetensutvecklingsinsatser som genomförts. Detta illustreras genom följande citat:

”Det är svårt att testa deras kunskaper, men man förväntar sig mer av en person som gått en kurs i tillexempel psykologi, medicin, att de ska ha större förståelse för hur det fungerar”