Workshop: Attraktiva Industrigatan Projektdefinition
3. Starkare samverkansanda: Projektet ska skapa en starkare samverkansanda mellan aktörerna på och kring Industrigatan Alla
aktörer ska känna sig delaktiga och tillsammans arbeta för att locka människor till gatan och området. Dialogen leder till större jämlikhet i olika gruppers tillgång till beslutsfattande, ett ökat aktivt medborgarskap och bättre gemenskap bland invånare/aktörer i området.
Avgränsningar
Projektet är avgränsat till en serie workshops som behandlar Industrigatan. Workshopdeltagare är avgränsat till de aktörer och verksamhetsutövare som finns längs eller i nära anslutning till gatan. Workshop-serien ska lägga fram ett förslag på hur Industrigatan kan bli ett attraktivt urbant rum. Förslaget kommer sedan att behandlas i ett nytt projekt, vilket ligger utanför ramen för denna förestudie.
Intressentanalys
Syftet med intressentanalysen är att skapa sig en bild över projektets nytta i ett tidigt skede. Intressentanalysen blir således ett hjälpmedel när projektet ska säljas in och förankras. Genom att analysera intressenternas behov, krav och påverkan kan eventuella intressekonflikter upptäckas och lokaliserade riskmoment kan sedan bearbetas i riskanalysen. Vidare ökar intresseanalysen möjligheten att tillfredsställa verkliga behov och leverera rätt saker på rätt sätt.
Nedanstående tabell kommer att behandla projektets olika intressenter med uppdelningen primära respektive sekundära sådana. Varje intressent analyseras för att skapa sig en bild över respektive parts krav och önskemål på projektet, vilka resurser och kompetenser som intressenten förväntas bidra med samt hur intressenten påverkar/påverkas av projektet. Avslutningsvis görs en uppskattning över hur kommunikationen med intressenten bör se ut för att på bästa sätt tillfredsställa partens behov.
Primära intressenter Intressentens krav och önskemål på projektet Resurser och kompetenser påverkas av projektet Hur intressenten påverkar projektet Hur intressenten kommunikation Strategi för Stadsbyggnadskontoret
(SBK)
Fördjupa samarbetet och skapa förutsättningar för vidare samverkan
Övergripande ansvar för omvandlingen av hela Norra Sorgenfri
Gynnas av ökad samverkan med aktörer i området Kommunalt arbete med Industrigatan går genom SBK Projektledaren rapporterar kontinuerligt Gatukontoret (beställare) Fördjupa samarbetet och
skapa förutsättningar för vidare samverkan
Workshopen ska i nästa steg leda till ett faktiskt arrangemang Ekonomiska resurser Kunskap om området och verksamma aktörer Får stöd och input i arbeta för att utveckla Industrigatan
Ökad samverkan med aktörer i området Projektbeställare men också projektdeltagare. Arbetsgivare åt projektledare och kommunikatör. Ansvarig för resurser, inte minst de ekonomiska. Projektledaren rapporterar kontinuerligt till beställaren
Projektledare Tydlig arbetsbeskrivning Projektet kräver
förtroende, tillit och frihet
Projektlednings- kompetens med särskild inriktning på samverkan och workshop som arbetsmetod (gärna kunskaper om sensemaking).
Får leda ett intressant projekt med oklar utgång (på så vis att slutresultatet skapas under processens gång). Möjlighet att pröva nya arbetssätt- och metoder.
Leder genomförandet av projektet
Projektet kräver att projektledaren innehar rätt kompetens och personlighet. Tydlig arbetsbeskrivning och kravspecifikation - redan vid rekryteringens start. Ansvarig för intern kommunikation i projektet.
Kommunikatör Tydlig rollbeskrivning
Praktisk erfarenhet
Kompetens inom kommunikation
Får vara del av ett intressant projekt, vilket förväntas ge nya
erfarenheter och utökat kontaktnät. Stor påverkan då kommunikationen är central Ansvarig för extern kommunikation i projektet.
Primära intressenter Intressentens krav och önskemål på projektet Resurser och kompetenser påverkas av projektet Hur intressenten påverkar projektet Hur intressenten kommunikation Strategi för Kulturförvaltningen Ökad samverkan med
kulturaktörer i området Workshopen ska leda till ett faktiskt arrangemang
Kontaktnät
Kulturell kompetens
Ökad samverkan med aktörer i området Delaktighet i det förslag som workshop-serien ska leda till
Vara ett stöd under processen och workshopen
Delta med kunskaper och idéer i workshopen Projektledaren rapporterar kontinuerligt till Kulturförvaltningen Föreningar och kulturaktörer t.ex. Kzon, Cirkulationscentralen, Ateljéföreningen Addo Påverka Industrigatans omvandling Lokalkännedom Kompetens inom respektive verksamhet Får vara delaktiga i områdets utveckling Synlighet
Delta med kunskaper och idéer i
workshopen
Kommunikatör rapporterar kontinuerligt Fastighetsägare Incitament till att påbörja
omvandling av respektive fastighet
Ekonomiska resurser Äger marken
Att området blir attraktivt ökar markvärdet på sikt
Stort inflytande. Kan möjligtvis stoppa vissa arrangemangidéer om de inte finner dem tillräckligt givande
Tydligt kommunicera projektets kortsiktiga och långsiktiga mål
Företag Marknadsföring
Ökad samverkan med andra aktörer i området
Resurser och kompetenser varierar beroende på verksamhet Får vara delaktiga i områdets utveckling Synlighet
Delta med kunskaper och idéer i
workshopen
Kommunikatör rapporterar kontinuerligt
Sekundära intressenter Intressentens krav och önskemål på projektet Resurser och kompetenser påverkas av projektet Hur intressenten påverkar projektet Hur intressenten kommunikation Strategi för
Allmänheten Önskar ett attraktivt
stadsrum Delaktighet
Lokalkännedom Målgrupp för den föreslagna framtida aktiviteten
Stor påverkan då det är människor som gör en plats attraktiv Projektorganisationen kommunicerar till allmänhet efter avslutat projekt
Media Nyhetsvärde Informationsspridning
och medial
uppmärksamhet om Industrigatan
Nyhetsvärde Medias vinkling av
projektet och den föreslagna aktiviteten har påverkan
Projektorganisationen kommunicerar ett fåtal gånger under och efter avslutat projekt Planering
Då alla projekt per definition har begränsade resurser och krav på ett visst resultat krävs planering. En gedigen och noggrann planering innebär att resurser samordnas och kan därefter utnyttjas på bästa sätt, tidplaner sätts upp och en bedömning kan göras så att projektets effektivitet ökar och att så kallade ”akututryckningar” undviks.
För att projektets övergripande mål ska kunna uppfyllas och förstås av hela projektgruppen redovisas etappmål och viktiga deadlines i form av milstolpar. Milstolparna kan ses som ett sätt att säkra kvaliteten i projektarbetet. Vidare kan milstolparna öka motivationen och deltagandet i projektgruppen. Då milstolparna utgör naturliga avstämningspunkter och kontrollstationer ges tillfälle att uppmärksamma och belöna gruppen när ett etappmål har uppfyllts. För att säkerställa att varje milstolpe utförs och inte faller mellan stolarna anges ansvarig för respektive milstolpe.
För att skapa en överskådlighet i planeringen förs aktiviteterna in i ett s.k. gantt-schema. Schemat visar hur de olika aktiviteterna fördelar sig över projektets veckor. Aktiviteterna i följande gantt-schema är till störst del hämtade från milstolpeplaneringen. Även i gantt-schemat framgår vem som bär ansvaret för respektive aktivitet. Precisering ger bättre styrning och en tydlig ansvarsfördelning ökar sannolikheten att uppgiften blir utförd.
Planeringen utgör ett exempel på tidpunkter för varje aktivitet, men tidsplanen är flexibel och kan med fördel delas upp och utföras under en längre period om det anses nödvändigt.
Milstolpe Beskrivning av aktiviteter (uppskattad tidsåtgång, h) Start Slut Ansvarig M1 Formning av projektgrupp avslutad - Tillsätta projektledare och kommunikatör (16 h)
- Fortbildning (i bl.a. sensemaking) av projektgrupp (16 h)
2014-08-04
2014-09-12 Gatukontoret (GK)
M2 Workshopdetaljer fastställda - Kartlägga aktörerna (24 h) - Fastställa workshopmetod (8 h)
- Besluta om tidpunkter och plats för workshop-serien (3 h)
2014-09-15 2014-10-03 Projektledare (PL)
M3 En första kontakt med aktörerna
avslutad - Kontakta och skapa intresse för projektet (24 h) - Informera om tider och plats för workshop-serien (1 h) - Informera deltagare om ev. förberedelse (1 h)
2014-09-29 2014-10-20 Kommunikatör
M4 Workshop nr 1 genomförd - Den första workshopen genomförs enligt planering (3 h)
- Sammanställning och kommunikation av resultat (16 h) Slutet av oktober 2014-11-10 PL M5 Workshop nr 2 genomförd - Den andra workshopen genomförs enligt planering (3 h)
- Sammanställning och kommunikation av resultat (16 h) Mitten av november 2014-12-01 PL M6 Workshop nr 3 genomförd - Den tredje workshopen genomförs enligt planering (3 h)
- Sammanställning av workshopresultat (16 h) Början av december 2014-12-19 PL M7 Slutgiltig sammanställning
Aktivitet Ansv v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v10 v11 v12 v13 v14 v15 v16 v17 v18 v19 v20 v21-23 v24 v25 v26 v27 Rekrytering GK Fortbildning av projektgrupp GK Kartlägga aktörer PL Planera workshops PL Första kommunikation KOM Workshop nr 1 PL Sammanställning av workshop nr 1 PL Workshop nr 2 PL Sammanställning av workshop nr 2 PL Workshop nr 3 PL Sammanställning av workshop nr 3 PL Slutlig sammanställning PL Presentation till GK PL Avslutande kommunikation PL Överlämning till GK PL
Riskanalys
Riskanalysen kan liknas vid en slags handlingsberedskap inför oönskade händelser som kan påverka projektet. Genom att analysera riskerna kan signaler ges i ett tidigt skede om något riskerar att gå snett. När en möjlig risk har lokaliserats värderas hur stor sannolikheten är att den ska inträffa.
I nästa steg bedöms hur stor konsekvens det möjliga scenariot skulle ha på projektet och dess resultat. Utifrån detta formuleras sedan hur risken kan hanteras och vem i projektet som bär det huvudsakliga ansvaret
Risk Sannolikhet (1-5) Konsekvens (1-5) beskrivning Riskvärde Riskhantering Ansvarig
Att få eller inga kommer till
workshopen 3 5 Gör det omöjligt att uppnå några av
målen
15 - Uppsökande och personlig kontakt med
aktörer PL
Att projektets syfte är otydligt 4 3
Ointresse hos deltagarna 12 - Att i tidigt skede kommunicera och förankra projektets långsiktiga mål PL Att vissa deltagare hörs på
bekostnad av andra 4 3 Projektet skapar inte starkare
samverkansanda
12 - Aktiv moderatorroll som fördelar ordet - Erbjuda deltagarna olika slags workshop- metoder
PL Deltagare
Oengagerade deltagare 2 4
Malmö stad blir enda drivande aktör
8 - Kommunicera att alla aktörer på sikt gynnas av projektet
PL Deltagare Att ingen gemensam projektidé
kan formuleras 2 4 Det genomförs ingen gemensam
aktivitet men det har skapats en grund för eventuell vidare samverkan
8 - Lämna utrymme för ytterligare ett workshop- tillfälle
- Undvika en för snäv tidsplanering
PL Deltagare
Att Malmö stad inte har en öppenhet och tolerans mot projektets öppna karaktär
2 3
Malmö stad kan inte skapa entusiasm eller motivation hos centrala aktörer
6 - Skapa en intern förståelse för att det krävs nya arbetsmetoder
Risk Sannolikhet (1-5) Konsekvens (1-5) beskrivning Riskvärde Riskhantering Ansvarig Att projektledaren saknar
lämplig kompetens
3 2
Projektledaren kan inte ena de olika deltagarna
6 - Betona projektets tvärsektoriella karaktär GK
Aktör med stort maktinflytande avbryter samarbetet
2 3
Kan avsevärt försvåra möjligheten att genomföra ett arrangemang i området
6 - Upprätta avtal med avgörande aktörer GK PL
Tidplanen håller inte 3 2
Förväntade resursinsatser överskrids 6 - Löpande revidering av tidplanen PL
Framgångsfaktorer
För att kunna genomföra ett lyckat projekt och undvika ovanstående risker har följande framgångsfaktorer identifierats för projektet:
Engagemang från Malmö stad och Gatukontoret är avgörande för att projektet ska kunna genomföras, då Gatukontoret är projektbeställare och ansvarig för projektets förväntade resursinsatser.
Projektledarens och kommunikatörens kompetens och engagemang är av största vikt för att kunna genomföra en konstruktiv och givande workshop-serie. Projektledaren har stor inverkan på vilka workshop-metoder som väljs, vilket sedan kan påverka workshop-seriens resultat och kvalitet.
Kontinuerlig förankring hos och kommunikation till alla deltagare är av stor betydelse för att skapa ett gynnsamt samverkansklimat. Detta kräver tydliga direktiv samt tydliggjorda förväntningar, roller och värderingar på både projektorganisationen och alla deltagare.
Att deltagarna visar stort intresse och engagemang inför projektet är viktigt för att workshop-serien ska få stor uppslutning och för att det resulterande förslaget ska få legitimitet bland aktörerna i området.
Workshop-serien genomförs i området för att dels vara nära deltagarna och dels underlätta för eventuella inspirationsvandringar längs Industrigatan. Att deltagarna är aktiva i workshop-serien och alla röster värderas lika är en förutsättning för en god sensemaking-process. Dessutom är det viktigt för fortsatt samverkan mellan Malmö stad och Industrigatans aktörer och verksamhetsutövare.
Att workshop-serien leder till ett förslag är viktigt både för att uppfylla projektets syfte och för att alla deltagare ska få ut något av workshop- serien utöver ett större kontaktnät.
Plan för uppföljning och överlämning
I slutet av varje workshop avsätts tid för kort utvärdering tillsammans med workshop-deltagarna. Vid projektets avslut sker en övergripande utvärdering tillsammans med projektorganisationen och alla deltagare. Projektet ämnar mynna ut i ett förslag på en aktivitet som ska genomföras på Industrigatan. Detta förslag beskrivs så detaljerat som möjligt i den sammanställande rapport som projektledaren presenterar för Gatukontoret i samband med att projektet avslutas. Rapporten överlämnas till Gatukontoret som sedan ansvarar för att sätta samman en ny projektgrupp samt upprätta en förstudie/projektplan för aktiviteten. Kommunikationsplan
Syftet med projektet är att påbörja en ny typ av samverkansarbete varför kommunikationen är avgörande i varje steg i processen. Efter den initiala interna kommunikationen för att påbörja projektet sker kommunikationen främst från kommunikatör till aktörer, då aktörerna måste informeras om projektet och dess syfte och mål. När aktörerna är insatta i projektet och under och efter genomförande av workshopen är det viktigt att kommunikationen sker från båda håll.
Målgruppen för den interna kommunikationen är projektorganisationen: Malmö stad, Gatukontoret, projektledare samt kommunikatör. Denna kommunikation sker löpande via interna kanaler, förslagsvis mail, telefonkontakt och möten. Resterande primära intressenter är målgruppen för extern kommunikation: Kulturförvaltningen, kulturaktörer, föreningar, fastighetsägare och företag som ska delta i workshop-serien. Syftet med den initiala kontakten från kommunikatören är att skapa ett intresse för projektet hos intressenterna för att de ska delta. Förslagsvis kan en första
information till intressenterna gå ut via mail och post. I ett nästa steg bör kommunikatören söka upp intressenterna för en personlig kontakt, exempelvis genom uppringning eller besök. Detta är särskilt viktigt i de fall aktören/intressenten inte svarar. När datum för workshop-serien är fastställt kan informationen gå ut via mail, post och affischering i området för att fånga upp eventuella andra relevanta intressenter som inte redan identifierats och kontaktats.
Då denna workshop-serie till viss del skiljer sig från tidigare genomförda workshops måste dess långsiktiga och kortsiktiga mål, d.v.s. både effektmål och leveransmål, tydligt redogöras för alla intressenter i ett tidigt skede. Eftersom deltagarna ska delta med samma förutsättningar är det motiverat att ge samma information till alla. Med andra ord bör inte budskapet anpassas efter respektive aktör/intressent då detta skulle kunna ge aktörerna/intressenterna en känsla av att de deltar på olika villkor. Efter avslutat projekt bör resultatet kommuniceras både till alla identifierade aktörer och intressenter, samt internt inom Malmö stad. Beroende på vad för typ av projektidé som workshop-serien landar i kan även kommunikation till sekundära intressenter - allmänheten och media - vara av intresse för att uppmärksamma arrangemanget tidigt.
Projektledaren ansvarar för all intern kommunikation medan kommunikatören ansvarar för den externa kontakten och korrespondensen med aktörer och intressenter, både inför och efter avslutat projekt. Kommunikation bör ske löpande till alla inblandade, dock kan kommunikationen mellan projektledaren och berörda förvaltningar inom Malmö stad ske mer sällan, men regelbundet.
Resursbehov och förväntade resursinsatser
Att bedöma ett projektets resursåtgång kan vara en utmaning, att därför låta en noggrann planering föregå resursplaneringen förenklar med all säkerhet uppskattningen av vilka resurser som ett projekt kräver. Ett behjälpligt instrument för att planera ett projekts resursåtgång är att upprätta någon slags budget. Vilken slags budgetmodell som är lämplig skiljer sig från projekt till projekt. I projektet Workshop: Attraktiva Industrigatan anses följande redovisningsmetod för resursåtgång vara mest lämplig.
Projektet är tänkt att drivas utifrån de redan befintliga resursramarna som finns för projektet Industrigatan. Finansieringen av projektet står således Gatukontoret i Malmö stad för. Projektets identifierade resursbehov och förväntade resursinsatser är som följer:
Lokal
Lämplig lokal längs Industrigatan krävs för att genomföra workshop- serien. Malmö stad har tidigare genomfört workshops och samråd i deras lokal på Industrigatan 19, vilken även anses lämplig för detta projekt. Projektledaren och kommunikatör bereds kontorsplats i Gatukontorets lokaler.
Förväntad resursinsats: 0 kr
Projektledarens och kommunikatörens medverkan
Att bedöma arbetstidsåtgång inom ett projekt kan vara svårt, hur man prioriterar och fördelar tiden påverkar den förväntade resursinsatsen.
Resursinsatsen påverkas av projektdeltagarnas och inte minst projektledarens kompetens, motivation och arbetssätt. Om dessutom avlastning och delegering kan ske har det också en inverkan på budgeten och tidsåtgången.
Projektledaren och kommunikatören förväntas arbeta deltid under projekttiden, ca sex månader.
Förväntade resursinsatser: 2 x 160 h Gatukontorets medverkan
Gatukontoret förväntas delta i detta projekt inom de befintliga resursramarna för projektet Industrigatan.
Förväntade resursinsatser: 46 h Workshop-deltagarnas medverkan
Deltagarna förväntas delta i samtliga workshops. Förväntade resursinsatser: 9 h per deltagare Övriga resurser
Informationsmaterial (utskrifter, porto, etc.), workshop-material, utrustning, fika etc.