Vad är ”utbrändhet”? ”Utbrändhet” är den mest negativa sidan av stress (Kaufmann & Kaufmann, 1998). Författarna kommenterar att det existerar både positiv och negativ stress. Vi avser endast kommentera negativ stress. Kaufmann och Kaufmann (1998, s. 132) definierar ”utbrändhet” som;
”… en fysisk, mental och känslomässig utmattning som kan tillskrivas arbetet”
medan Freudenberg och North (1985 i Jenner & Segraeus, 1989, s. 18) definierar det enligt följande;
Organisation och stress
42
som uttömmer individens energi, försvarsmekanismer och inre energi … och åtföljs av stark stress med konsekvenser för motivation, attityder och beteende”.
Fokus mellan definitionerna varierar och därför utesluter inte en definition en annan. Symptom på denna stressrelaterade sjukdom är enligt Kaufmann och Kaufmann (1998) nedsatt effektivitet, försämrad initiativförmåga, trötthet, fysiskt dålig mindre intresse för arbetet. Dessa symptom noteras i ”utbränningens” tidiga fas medan de längre fram kan övergå till depression och att den drabbade drar sig undan. Som en naturlig följd ökar sjukfrånvaron och kvaliteten på arbetet försämras då individen har svårare att koncentrera sig och utföra arbetet korrekt. (Kaufmann & Kaufmann, 1998)
Maslach och Leiter (1999) menar att många ledare i organisationer bagatelliserar ”utbrändhet”. Författarna åsyftar att ledare säger att fenomenet är individberoende och att organisationer inte påverkas. Författarna menar att det är först när det börjar kosta pengar för företaget som ledningen reagerar och börjar fundera kring fenomenet. (Maslach & Leiter, 1999)
4.7.1 Stressorer
Mabon (1992) definierar ett antal egenskaper hos omgivningen som kan förväntas leda till stress. Dessa egenskaper kallas stressorer. Märk väl, samma stressorer påverkar olika människor på olika sätt. De viktigaste stressorerna enligt Mabon kommenteras nedan i punktform;
• Hård arbetsbelastning som skall färdigställas i rask takt
• Situationer där befattningshavaren har ett tungt ansvar
• Underbelastning, d.v.s. för litet att göra på arbetet14
• Skilda uppfattning av arbetsuppgifter
• Prestationslöner som ackord
• Skiftarbete
Dessa punkter får tala för sig själva men till fjärde punkten kan tilläggas att
14
Även arbetslöshet men det kommenterar vi inte vidare här då det ligger utanför vårt syfte
författaren erfar att det är enklare för personalen i självstyrande grupper att veta vad de skall göra. Grupper av det slaget brukar också ge att syftet med varje individs arbete är klarare än vid traditionella organisationsstrukturer. (Mabon, 1992)
Bergström et al (1993) nämner liknande stressorer men anger även några till. Byråkratiska arbetsförhållanden, otillräcklig information, dåliga personrelationer och konflikter på arbetsplatsen samt outbildade medarbetare är stressorer som författarna diskuterar utöver de tidigare nämnda (Bergström et al, 1993). Cooper (i Kaufmann & Kaufmann, 1998) ser fem olika ”arenor” där stress uppkommer och delar därför upp stressorer mellan de fem områdena vilka är arbets-, hemma-, sociala, individuella samt manifestationsarena. Då vi enbart studerar organisatoriska problem nämner vi de stressorer Cooper anser sig se på arbetsarenan.
Cooper (ibid.) lägger störst vikt vid fem faktorer i arbetsmiljön som påverkar stressuppkomst. Vi redogör för vad de fem faktorerna kan kännetecknas av i tabell 2 nedan.
Tabell 2; Stressorer i arbetsmiljön
Faktorer för stress Kännetecknas av
Faktorer inbyggda i arbete Ansvar, status, arbetstid,
organisering av arbetsutförande
Roll i organisationen Rollkonflikt vid för många arbets-
uppgifter samt ansvarsområden
Karriärutveckling Orealiserade ambitioner, ”ålagd”
karriärutveckling
Sociala relationer Konflikter, samarbetsproblem,
bristande socialt stöd
Organisationsstruktur och klimat Engagemang i arbetet, deltagande
vid beslut, grad av självständighet,
Källa: Reviderad efter Kaufmann och Kaufmann, 1998, s. 134
Tidsstress är en annan av de vanligaste stressorerna hävdar Albrecht (1980). Tidsstress skapar ångestreaktioner och känslan av att man måste göra en eller flera saker före en viss tidpunkt. (Albrecht, 1980)
Organisation och stress
44
länge brukat och effektiv sätt att få saker och ting uträttade, hävdar författaren. Kombinationen av en människas totala arbetsbörda, strängheten i deadline-begreppet och hennes egen personliga reaktionsnivå avgör var gränsen för stress. Tidsstress har sina egna mentala aspekter, även om den fysiska inte skiljer sig ifrån all annan stress. I fall av mycket hög tidsstress kan man rentav börja känna sig deprimerad om man inte drar sig undan i tid, överblickar situationen och begränsar arbetsinsatsen till en mer rimlig omfattning. (Albrecht, 1980)
Då flertalet organisatoriska faktorer som bidrar till stressuppkomst kan definieras torde någonting gå att göra åt problematiken (Maslach & Leiter, 1999). Författarna är övertygade om att organisationer kan göra någonting åt problematiken med stressjukdomar. (ibid.)
4.7.2 Organisatoriska förändringar för att motverka stress
Det krävs förändringar både på individ- samt organisationsnivå för att motverka stress i organisationer (Maslach, 1988). Författaren anser vissa förändringsbeslut torde leda till en minskning av problemen. Författaren tillägger dock att inga empiriska studier gjorts om huruvida de föreslagna förändringarna är effektiva för att motverka stress eller ej. (ibid.)
Ett förslag som inte sällan nämns är att det behövs mer resurser i form av tid, pengar, personal, hjälpmedel (ibid.). Maslach hävdar att ökade resurser skulle lindra frekvensen av stress men att begränsade resurser i organisationer för med sig att de måste använda sina resurser på andra och bättre sätt istället. (ibid.)
Att använda resurserna bättre handlar till stor del om hur fördelningen av arbete och uppgifter görs. Det kan vara aktuellt att omorganisera uppgifterna bl.a. genom att dela upp arbetet hävdar Maslach. Ett omväxlande arbete gör arbetet mer intressant och motverkar att tråkiga rutiner blir vardag. Tråkiga rutiner kan leda till stressproblem. Ett exempel är att administrativa uppgifter varvas med kontakt med allmänheten. Den motiverande delen av arbetet uppväger den tråkiga, påfrestande delen (jmf med det vi nämnde i inledningskapitlet). Fördelen med denna arbetsväxling, som författarna kallar denna pendling mellan mer och mindre stressande arbetsuppgifter, är inte enbart stressminskning utan även att organisationen blir mer flexibel (Maslach, 1988). Ett alternativ till växlingen kan vara
arbetsrotation, som enligt författaren ger samma effekter. Vid rotation kan hända att det krävs långa instruktioner vid varje byte vilket är negativt då det kostar tid och resurser. Vidare bör byte inte ske med för korta mellanrum då det snarare kan bidra till stress och ”utbrändhet” om personalen t.ex. inte hinner slutföra påbörjade projekt eller inte hinner lära känna kunderna. (ibid.)
Att alltid vara tillgänglig för kunder är också stressande. För att motverka detta kan organisationer reglera de anställdas tillgänglighet genom att se till att personalen turas om att vara tillgängliga. (ibid.)
Ytterligare en stressfaktor kan vara när kongruensen mellan en kunds förväntningar på organisationen samt dennes mål inte överensstämmer med personalens. För att undvika denna situation bör förväntningarna uttryckas tydligt och klart av båda parter. (ibid.)
I vissa organisationer förväntas det av personalen att de skall arbeta övertid. För dessa organisationer är det essentiellt att klargöra gränser för exempelvis hur många timmar det är tillåtet att arbeta och hur många i följd. Att helt komma bort ifrån arbetet kan också vara nödvändigt för att stressa ned. Organisationen kan t.ex. planera in hälso- och utbildningsdagar, ge möjlighet för personalen att ta ”sabbatsår” (jmf med vissa organisationers kompetensförsäkringar), samt även vara flexibla när det gäller personalens semesterplanering. (ibid.)
I organisationer där chef och personal har goda relationer, där chefen stödjer och uppmärksammar personalen, är utbränningsfrekvensen lägre, har Maslach kommit fram till i sin forskning. Författarens råd är att chefen, när det uppstår konflikter, tar sig tid att samla personal och ansvariga och låta klagomål och konflikter komma fram för att sedan lösa desamma. Genom att låta alla komma till tals får alla en bild av hur de andra uppfattar situationen. Denna insikt torde göra det lättare att få till stånd en konstruktiv förändring vilket i sin tur förhoppningsvis leder till minskad stress. (ibid.)
De nu presenterade strategierna för att motverka stress kan lika gärna användas i förebyggande syfte som åtgärdande (ibid.). Det bästa sättet att undvika stress är naturligtvis att förebygga problemen på nämnda vis men Maslach (1988) erfar att detta sällan genomförs.
Organisation och stress
46
olika strategier som de inte kommenterar vidare (Kaufmann & Kaufmann, 1998, s. 136f);
”Decentralisering och ökad medverkan i beslutsprocesser Förbättring av procedurer och kommunikationsnätverk Användning av upplärnings- och utvecklingsprogram Utveckling av arbetsgrupper och team
Förändring av arbetsordning och arbetsrotation Företagshälsovård
Möjligheter till personliga vägledare och ’mentorer’ Fysisk träning”
Förutom de nu nämnda strategierna menar författarna att ett socialt stöd kan verka skyddande och är en viktig faktor. Andra viktiga faktorer är t.ex. tydlig feedback, minskad arbetsbelastning och ökat beslutsfattande. För att kunna genomföra någon strategi för att motverka stress effektivt, krävs det att företaget ifråga genomför en studie och analys av vilka faktorer som stressar samt hur företagets processer ser ut. (Kaufmann & Kaufmann, 1998)