Studiens resultat i relation till tidigare forskning

En av frågeställningarna denna studie avser att besvara handlar om vilka samtal chefer upplever är svåra att hålla på distans. Resultatet visar att de samtal som upplevs vara svåra att hålla fysiskt även upplevs svåra på distans, exempelvis uppsägningssamtal och samtal där cheferna ger korrigerande feedback. Detta resultat anser vi vara högst rimligt och föga förvånande, eftersom det svåra i sådana samtal är själva kärnan i samtalet och inte omständigheterna runt om dem, som till exempel att samtalet hålls över Skype. Vi menar att ett uppsägningssamtal kommer vara svårt oavsett om det hålls fysiskt eller på distans, eftersom det är en känsloladdad fråga som ska beröras, vilket förklarar respondenternas resonemang. Det resultat vi istället vill diskutera närmare handlar om vilka samtal respondenterna upplever är specifikt svåra att hålla på distans. Respondenterna menar att kreativa möten och brainstorming-möten är speciellt svåra när de sker på distans eftersom det är svårt att känna av stämningen och få till ett flöde i diskussionen. Vid första anblicken reagerade vi på detta eftersom kreativa möten och brainstorming-möten vanligtvis syftar till att vara mer lättsamma och positivt laddade möten, och ingen av den tidigare forskning vi tagit del av har berört sådana samtal som svåra, varken fysiskt eller på distans. Men vid närmare eftertanke finner vi en viss logik i varför respondenterna resonerar som de gör. Vi anser, precis som våra respondenter, att kreativa möten och brainstorming-möten ska vara föremål för öppna diskussioner där alla ska kunna ta plats på ett fritt sätt. När dessa möten sker på distans, exempelvis via Zoom eller Skype, tenderar kommunikationen att bli ganska stapplande eftersom det är svårt att se alla som deltar och veta vems tur det är att prata, och precis som en av respondenterna säger är det svårt att känna av stämningen. Vi tänker också

att den här typen av möten ska fungera som en plattform för socialt utbyte och interaktion, men precis som Morgan et al. (2014) säger, är kommunikation på distans inte lika socialt och tillfredsställande som när det sker fysiskt. I kontrast till uppsägningssamtal, där den negativa kärnan i samtalet gör att det upplevs svårt, är kreativa möten och brainstorming-möten på distans positivt laddade i grunden, men där distansfaktorn och omständigheterna runt detta gör att det upplevs svårt. Resultatet styrker även det Ekstam (2001), Nilsson och Waldemarson (2016) och Stone et al. (1999) säger om att vad som upplevs vara ett svårt samtal är upp till individen själv. Vad som är ett svårt samtal behöver således inte vara skrivet i sten, utan kan definieras individuellt beroende på olika omständigheter.

Fan et al. (2014) och Cinnirella och Green (2006) menar att kommunikation på distans medför svårigheter i att överföra känslor och kroppsspråk. Studiens resultat visar tydligt att två av de element chefer upplever vara svårast i svåra samtal på distans, är just att läsa av kroppsspråket och tolka känslor. Vi tror att anledningen till att respondenterna i så stor utsträckning pratar om känslor och kroppsspråk i förhållande till svåra samtal på distans, är att svåra samtal oftast berör känsliga punkter och att det är ett forum där känslor av olika slag manifesteras, precis som Martin et al. (2015) påpekar. Det faktum att respondenterna upplever att känslor är svåra att tolka under svåra samtal på distans tror vi har att göra med att känslor helt enkelt är svårare att förmedla via digitala verktyg, vilket gör att de blir svårare att fånga upp och förstå. Eftersom känslor inte bara förmedlas via rösten och talet utan även via kroppsspråket, tror vi att distansfaktorn i svåra samtal hämmar respondenternas upplevelser av känslouttryck, då digitala verktyg inte ger samma möjlighet till helhetsintryck av en människa, vilket behövs för att kunna läsa av exempelvis kroppsspråket.

Utifrån vårt resultat förstår vi att chefer upplever att en ytterligare svårighet i svåra samtal på distans är att göra sig förstådda och få bekräftelse på att budskapet landar hos motparten. Cascio och Shurygalio (2003), Morgan et al. (2014) och Snellman (2014) menar alla att kommunikation som sker digitalt ofta orsakar misstolkningar eller missförstånd. Vi tror att det är just detta som ligger till grund för varför respondenterna upplever svårigheter i att få bekräftelse på att budskapen de försöker förmedla landar hos motparten. Vi tror att missförstånd och misstolkningar under svåra samtal på distans uppkommer av olika anledningar. I vissa fall kan det vara så enkelt som att tekniken krånglar och uppkopplingen är dålig, vilket gör att viktiga ord faller bort i kommunikationen eller att parterna inte hör varandra fullt ut. Det kan också handla om att många av respondenterna inte har arbetat på

distans särskilt länge, och därför inte ännu är förtrogna med att hålla samtal via digitala verktyg, vilket kan göra det hela till en fråga om vana. Det är värt att ha i åtanke att distansarbetet fortfarande är i sin linda på många arbetsplatser och att människor lär sig och anpassar sig ju längre tiden går.

Studiens tredje och sista frågeställning handlar om hur chefer förhåller sig till det svåra i svåra samtal på distans. Studiens resultat pekar på att chefer främst använder lyssnandet som verktyg i svåra samtal på distans, och eftersom kroppsspråk och känslouttryck är svåra att tolka, förhåller sig chefer lyssnande för att visa motparten empati i de svåra samtalen. Att lyssnandet är fundamentalt under svåra samtal är många forskare överens om, och de argumenterar för att förmågan att lyssna är högst väsentlig för att bygga upp en god relation till sina medarbetare (Vuuren, de Jong & Seydel 2006; Farrell 2015; Bradley & Campbell 2016). Farrell (2015) menar att lyssnandet gör det möjligt för chefer att vara mer öppna och mottagliga för vad medarbetaren har att säga och kan på så sätt överväga feedback från densamma. Att respondenterna upplever lyssnandet som ett viktigt verktyg för att visa empati är således inte särskilt överraskande, men däremot indikerar det på att lyssnandet är särskilt viktigt när svåra samtal äger rum på distans. Det faktum att respondenterna förhåller sig lyssnande under svåra samtal på distans tror vi går hand i hand med vad de upplever som svårt i svåra samtal på distans. Eftersom kroppsspråk och känslor är svåra att läsa av och tolka, kompenserar respondenterna detta genom att lyssna noggrant, inte stressa fram samtalet och välja sina ord med omsorg. Då rösten och talet oftast är de redskap man kan förlita sig mest på under kommunikation på distans, är det rimligt att dessa får mest utrymme. Morgan et al. (2014) hävdar att återkoppling och feedback tenderar att endast vara möjlig att leverera fysiskt eftersom tonläge och kroppsspråk kan vara avgörande för att budskapet ska kunna tolkas på rätt sätt. Denna argumentation styrks delvis av vårt resultat som visar att svårigheten i att tolka känslor och läsa av kroppsspråk i vissa fall medför att de svåra samtalen bör hållas fysiskt även om det dagliga arbetet sker på distans. ​Vidare menar Farrell (2015) att chefer bör se till att svåra samtal äger rum på en avskild och neutral plats som tillåter en öppen dialog. Vårt resultat visar som tidigare nämnt att distansfaktorn i svåra samtal förhindrar möjligheten att ha en öppen dialog, vilket också kan tänkas vara en anledning att hålla svåra samtal fysiskt även om det dagliga arbetet sker på distans. Naturligtvis är det möjligt att genom digitala verktyg uppfylla kravet på en avskild miljö, eftersom man är betydligt mycket friare i sitt val av plats. Men samtidigt kan man inte styra

över externa faktorer hos motparten som kan orsaka avbrott i samtalet, såsom oväntade ljud, brus och andra störningsmoment.