Föra register över arbetslöshetskassor

5. Förvaltning

5.11. Föra register över arbetslöshetskassor

Databas Påverkas av IT-system Ingår i process Arbetslöshetsstatistik/ ASTAT Egenutvecklat

IT-system MS SQL2012

5.15 ASTAT

Tjänsteportalen, applikationen för inrapportering av

medlemsuppgifter

Egenutvecklat IT-system MS SQL2012/.net

5.1 Transferera och prognostisera inkomstslag 2525 och 6.1 Ta fram statistik och indikatorer

Statistikdatabasen Egenutvecklat IT-system MS SQL2012/.net

4.3Ta fram statistik och indikatorer

Enkätdatabas Survey & Report Fel! Hittar inte referenskälla. Utföra xpertutredningar och kartläggningar

Så tidigt som möjligt bör de elektroniska handlingarna lagras i ett så stabilt filformat som möjligt. Utgångspunkt för vilka filformat som bör användas framgår av Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) (RA-FS 2009:2). Där framgår bl.a.

 Kontorsdokument – PDF/a

 Strukturerade dokument – XML

 Register och databaser – XML

 Digitala bilder – jpeg

 Webbplatser – html

All digital information bör lagras på servrar för att säkerställa kontinuerlig säkerhets-kopiering samt utbyte av hårddiskar för ett långt bevarande.

Gallring

De handlingar som tas upp i planen avser i huvudsak originalexemplaret. Kopior av dessa handlingar kan förekomma och dessa kan gallras vid inaktualitet. I planen har i vissa fall angetts kopior, men då bara när dessa ska finnas en bestämd tid.

Gallring görs i början av varje kalenderår, lämpligen genom bränning eller i dokumentförstörare. För bränning anlitas lämpligt destruktionsföretag.

Gällande gallringsregler

All gallring enligt denna plan sker i enlighet med de gallringsregler som beslutats i lag eller

Följande gallringsbeslut finns som grund för gallring:

Beteckning Rubrik

SFS 2006:469 Lag om behandling av personuppgifter vid Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen RA-FS 1991:6,som

ändrats genom RA-FS 1997:6 och RA-RA-FS 2012:2

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

RA-FS 1991:1,som ändrats genom RA-FS 1997:4, RA-RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring i statliga myndigheters forskningsverksamhet

RA-FS 2000:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter

RA-FS2004:1, som ändrats genom RA-FS 2012:3

Föreskrifter om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst

RA-FS 2013:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling

RA-FS 2006:5, som ändrats genom RA-FS 2012:9

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet

RA-FS 2015:2 Riksarkivets föreskifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

Den i dessa beslut angivna gallringsfristen avser den tid som ska löpa från det handlingen producerades till dess handlingen ska gallras. Gallringsfristen anges vanligtvis i antal

kalenderår. Om gallringsfristen anges som "Vid inaktualitet" avses att handlingen ska gallras när den inte längre behövs i verksamheten.

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Dessa handlingar av generell karaktär kan förekomma i flera processer.

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Kopior och dubbletter av handlingar Papper/digitalt Vid inaktualitet

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut

som finns i ett arkivexemplar RA-FS 1991:6

Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär

Papper/digitalt Kronologisk 1 år

RA-FS 1991:6

Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de i övrigt är av tillfällig betydelse

Papper/digitalt Kronologisk 1 år

RA-FS 1991:6

Inkomna handlingar som inte berör IAF:s verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga under förutsättning att de inte skall

överlämnas till annan myndighet eller enskild för åtgärd

Papper/digitalt Kronologisk 1 år

RA-FS 1991:6

Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som tillkommit för att underlätta IAF:s arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera IAF:s verksamhet

Papper/digitalt Ämnesordnat Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Handlingar för kontroll av

postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten - t.ex. in- lämningskvitton för avgående post

Papper 2 år

RA-FS 1991:6

Inkomna handlingar som utgör reklam oavsett distributionssätt (bl.a. s.k.

spam)

Papper/digitalt Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut

Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen

Papper/digitalt Kronologisk Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Mottagnings- och delgivningsbevis, under förutsättning att de inte påförts anteckning som tillfört mål eller ärende sakuppgift

2 år

RA-FS 1991:6

Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, under förutsättning att handlingarna inte har någon annan funktion

Papper/digitalt Kronologisk Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Handlingar som utgjort underlag för statistiska bearbetningar rörande driftsförhållanden och budgetarbete eller för administrativ rutinstatistik

Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form (t.ex.

e-post) under förutsättning att väsentliga handlingar skrivits ut på papper

Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Handlingar som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande upptagning, under förutsättning att tjänsteanteckning gjorts när det kan anses befogat

Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Felaktiga uppgifter i system/register som uppstått genom skrivfel, räknefel eller motsvarande

När korrigering skett RA-FS 1991:6

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut

Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium samt handlingar som endast framställts för överföring eller utlämnande av handlingar

Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Klassificeringsstruktur

Dokumentplan ... 2

Inledning ... 2

1. Styra och leda verksamheten ... 14

1.1. Hantera regeringens styrning av IAF ... 14

1.2. Hantera upprättande av styrande dokument ... 15

1.3. Hantera redovisning av verksamheten ... 16

1.4. Genomföra ledningsgruppsmöten och beredningar ... 18

1.5. Genomföra möten med insynsrådet ... 18

1.6. Utarbeta och sprida intern information ... 19

1.7. Utarbeta och sprida extern information ... 21

2. Stödjande verksamhet ... 23

2.1.1 Personaladministration ... 23

2.1.2 Personaldossié……… 25

2.1.3 Informera, samverka och förhandla med personalorganisationer……… 28

2.2. Ekonomiadministration ... 28

2.3. Upphandling, avtal, inköp och överenskommelser mellan myndigheter ... 31

2.4. Lokaler och inventarier ... 34

2.5. Säkerhetsskydd ... 36

2.6. Administrera information/dokumentation ... 38

2.7. IT och kommunikation ... 40

3. Förtydligande av regelverket ... 42

3.1. Utfärda föreskrifter ... 42

3.2. Föra statens talan i Förvaltningsrätt ... 43

3.2.1. IAF:s överklagande av beslut av arbetslöshetskassa ... 43

3.2.2. Överklagande av IAF:s beslut om intyg U2/E303 ... 44

3.2.3. Överklagande av IAF:s beslut om avslag på förlängning av intyg U2/E303 ... 44

3.2.4. Överklagande av övriga beslut fattade av IAF ... 44

3.3. Föra statens talan i Kammarrätt ... 45

3.4. Föra statens talan i Högsta Förvaltningsdomstolen ... 46

3.5. Expertyttranden till domstol ... 47

3.5.1. Förvaltningsrätt ... 47

3.5.2. Kammarrätt ... 48

4. Tillsyn och uppföljning ... 50

4.1.1 Granskningar ... 50

4.1.2 Kassadossié……… 52

4.2. Meddelande av sanktion ... 54

4.2.1. Erinran ... 55

4.2.2. Föreläggande ... 55

4.2.3. Indragning av statsbidrag ... 56

4.2.4. Beslut om återbetalning av statsbidrag ... 56

4.3 Ta fram statistik och indikatorer 57

5. Förvaltning ... 59

5.1. Transferera och prognostisera inkomstslag 2525 ... 59

5.2. Godkänna arbetslöshetskassornas beslut om medlemsavgifter ... 60

5.3. Godkännande av ändringar i blanketten för arbetsgivarintyget ... 61

5.4. Godkänna fusionsavtal ... 62

5.5. Dagpenningunderlag ... 63

5.6. Föreningsstämmor ... 64

5.7. Årsredovisningar ... 65

5.8. Utfärda intyg för export av arbetslöshetsförsäkring ... 66

5.8.1. E303 ... 67

5.8.2. U2 3 månaders sökande från Sverige till utlandet ... 67

5.8.3. U2 ansökan om förlängning ... 68

5.9. Förvalta IAF:s regelsamling ... 68

5.9.1 Försäkringsrättsliga bestämmelser i ALF………. 66

5.9.2 Föreningsrättsliga bestämmelser för arbetslöshetskassorna………. 66

5.9.4 Bestämmelser om sanktioner inom aktivitetsstöd och utvecklingsersättning………. 66

5.10. Transferera statsbidrag till Arbetslöshetskassan Alfa ... 69

5.11. Föra register över arbetslöshetskassor ... 70

5.11.1. Stadgeärenden ... 71

5.11.2. Styrelseledamöter, kassaföreståndare, firmatecknare ... 72

5.11.3. Förordnande av statens representanter i arbetslöshetskassornas styrelser ... 72

5.11.4. Registrering av revisorer och revisorssuppleanter ... 72

5.11.5. Registrera adressändring ... 72

5.12. Handlägga skadeståndsärenden ... 73

5.12.1. Handlägga skadeståndsärenden från Justitiekanslern ... 74

5.12.2. Handlägga IAF:s skadeståndsärenden ... 74

5.13. Förbindelseorgan/ Internationella frågor ... 75

5.13.1. SED Ut……… ...………74

5.13.2. SED In……… ... 74

5.13.3. Övrigt ... 78

5.14. Underrättelser (Används inte efter 2015-01-01) ... 78

5.15. Individdatabaser... 76

5.16. Svara på remisser ... 81

5.17. Svara på enkäter... 82

6. Uppföljning av arbetslöshetsförsäkringen (Processen ingår i 4.3 from.2016-02-19) ... 83

6.1. Ta fram statistik och indikatorer (Används inte efter 2016-02-1)) 6.2. Utredningar och kartläggningar (Används inte efter 2016-02-19) Arkivhantering……… ..…83

1. Styra och leda verksamheten

1.1. Hantera regeringens styrning av IAF Processbeskrivning

I processen ingår

 Hantera instruktion

 Hantera regleringsbrev

 Hantera regeringsuppdrag

 Hantera beslut om GD

 Hantera beslut om insynsrådet

 Hantera budgetunderlag till regeringen

 Mål och resultatdialog med Arbetsmarknadsdepartementet

Handlingsslag: Handlingar rörande styrning av IAF

Arkivering i handlingsslag:

 Diarieförda ärenden

Sekretess

Ingen sekretess förekommer i denna process.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

Regleringsbrev Instruktion

Beslut om förordnande av GD Entledigande

Framtagning av budgetunderlag Beslut om insynsråd

Samtliga ärenden i denna process diarieförs.

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut

Budgetunderlag Papper Diarieförs Bevaras

Regleringsbrev Papper Diarieförs Bevaras

Remissvar/yttrande på uppdrag av regeringen

Papper Diarieförs Bevaras

Uppdrag och återrapportering enligt regleringsbrev

Papper Diarieförs Bevaras

1.2. Hantera upprättande av styrande dokument Processbeskrivning

I processen ingår att upprätta styrande dokument samt upprätta planer och strukturer.

Handlingsslag: Handlingar rörande styrande dokument

Arkivering i handlingsslag:

 Diarieförda ärenden

Ingående delprocess:

 Informera och förhandla med personalorganisationer

Sekretess

Ingen sekretess förekommer i denna process.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

Dokumenthanteringsplan Arbetsordning

Verksamhetsplan

Samtliga ärenden i denna process diarieförs.

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut

Policydokument Papper Diarieförs Bevaras

Riktlinjer Papper Diarieförs Bevaras

Verksamhetsplan Papper Diarieförs Bevaras

Arbetsordning Papper Diarieförs Bevaras

Dokumenthanteringsplan Papper Diarieförs Bevaras

1.3. Hantera redovisning av verksamheten Processbeskrivning

I processen ingår

 Upprättande av årsredovisning

Handlingsslag: Handlingar rörande redovisning av verksamheten

 Diarieförda ärenden

Sekretess

Ingen sekretess förekommer i denna process.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

IAF:s årsredovisning

Samtliga ärenden i denna process diarieförs.

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Riktlinjer, tidsplan och ansvarsfördelning Papper Diarieförs Bevaras

Uppdragsbeskrivning Papper Diarieförs Bevaras

Årsredovisning Papper Diarieförs Bevaras

GD-beslut om årsredovisning:

(föredragningslista)

Papper Diarieförs Bevaras

Kvartalsrapporter Papper Kronologiskt Bevaras

Budgetprognoser Papper Kronologiskt Bevaras

Underlag för årsredovisning (Ordning och reda-pärm)

Papper Kronologiskt Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Riksrevisionens sammanställning över

funna fel i årsredovisningen Papper Diarieförs Bevaras Riksrevisionens revisionsberättelse för

IAF Papper Diarieförs Bevaras

Uttalande till riksrevisionen Papper Diarieförs Bevaras

1.4. Genomföra ledningsgruppsmöten och beredningar Processbeskrivning

I processen ingår

 Kallelse till ledningsgruppsmöten och beredningar

 Genomförande av ledningsgruppsmöten och beredningar

Handlingsslag: Handlingar rörande ledningsgruppsmöten

Sekretess

Ingen sekretess förekommer i denna process.

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut GD-beslut

 original

 kopior

Papper Diarieförs Kronologiskt

Bevaras Vid inaktualitet Föredragningslistor/beslut, t.ex.

• GD

• Administrativa enheten

• Rättsenheten

• Granskningsenheten

• Analysenheten

Papper Nummerordning Varje serie för sig, numreras löpande inom året.

(t.ex. G 1/2012)

Bevaras

Underlag till beredningar samt bilagor Papper Kronologiskt Vid inaktualitet

1.5. Genomföra möten med insynsrådet Processbeskrivning

I processen ingår

 Genomförande av möte med insynsrådet

 Förordnanden och entledigandenav ledamöter

Handlingsslag: Handlingar rörande insynsrådet

Sekretess

Ingen sekretess förekommer i denna process.

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Förordnanden och entlediganden av

ledamöter Papper Kronologiskt bevaras

1.6. Utarbeta och sprida intern information Processbeskrivning

Allt material som publiceras av IAF bör bevaras i ett exemplar. Det som publiceras i tryckt form skall bevaras medan det som publiceras i digital form i viss mån kan gallras. Det skall dock alltid finnas kvar en klar bild över vad och hur IAF har presenterats i olika sammanhang.

Det innebär att man inte behöver spara varje detalj i en föränderlig webbplats, viktigt är att det finns möjligheter att se hur den har sett ut. Lämpligen sparas en version årligen i samband med gallringstillfället.

Formerna för ett digitalt bevarande behandlas separat.

I processen ingår

 Intranätet

 Intern information

 GD:s skrivelser till medarbetarna

 Utarbeta kommunikationsmaterial

 Presentera verksamheten

Handlingsslag: Handlingar rörande informationsförsörjning

Arkivering i handlingsslag:

 Diarieförda ärenden

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt OSL. Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

Avrop av konsulter och tryckerier inom kommunikationsprocessen.

Intranätet - Insidan

Ändamålet är att sprida information och nyheter till anställda på IAF. Insidan innehåller bland annat nyheter, dokument av formell karaktär, informationsmaterial, kalender och

personalinformation.

Intranätet ska bevaras till sin struktur och sitt innehåll. De olika handlingar som presenteras där hänvisas till och bevaras på sin ordinarie plats.

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut

Intranätet Digitalt Kronologiskt Bevaras

1.7. Utarbeta och sprida extern information Processbeskrivning

Formerna för ett digitalt bevarande behandlas separat.

I processen ingår att utarbeta och sprida information på IAF:s webbplats, till

arbetslöshetskassor, Arbetsförmedlingen, Arbetslöshetskassornas Samorganisation och Regeringen.

I processen ingår bl. a:

 Utarbeta kommunikationsmaterial

 Ta fram pressmeddelanden

 Presentera verksamheten

Handlingsslag: Handlingar rörande extern information

Arkivering i handlingsslag:

 Diarieförda ärenden

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt OSL. Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

Årsredovisning

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut

Broschyrer/foldrar Papper Kronologiskt Bevaras

Webbplatsen Digitalt Kronologiskt Bevaras

Pressmeddelanden Papper Digitalt på webbplatsen

Kronologiskt Bevaras Bevaras

Rapportserie Webbplatsen Nummerordning Bevaras

Årsredovisning - tryckt Papper Kronologiskt Bevaras

2. Stödjande verksamhet

2.1.1 Personaladministration

Lönehanteringen sköts av Statens Servicecenter. Databaserna tillhör IAF.

Processbeskrivning

I processen ingår

 Anställa personal

 Introducera personal

 Arbetsmiljöfrågor

 Administrera personalansvarsnämnd

 Förordnanden

 Tjänstledigheter

 Enskilda överenskommelser

 Rehabilitering

 Avveckling av personal

 Tid- och flextidsredovisning

 Utbetalning av lön

Ingående delprocess:

 Hantera avtal

 Informera, samverka och förhandla med personalorganisationer

 Personaldossié

Handlingsslag: Handlingar rörande personal

Arkivering i handlingsslag:

 Diarieförda ärenden

 Personaldossié

 Personaladministrativ databas

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt:

 OSL 21 kap. 3 § (skyddad adress)

 OSL 39 kap.1-2 §§ (uppgifter hos psykologer)

 OSL 39 kap. 5 b § (chefsrekrytering)

Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

Anställa personal

Överklaganden av anställningsbeslut

Begäran om skadestånd (t.ex. enligt diskrimineringslagen) Arbetsmiljöärenden

Avskiljande från anställning Lokala löneavtal

Personaladministrativ databas

IT-systemet Palasso används i personaladministrationen. Ur de databaser som finns i systemet bör följande filer skapas varje år:

 Personalförteckning (med grundläggande uppgifter om samtliga anställda)

 Lönelista (med uppgifter om vilka olika löner ackumulerat per år som betalats till respektive person)

 Semesterlista (med uppgifter om semester för respektive anställd)

 Kontering (med uppgifter om hur kontering till bokföringen skett)

 Frånvaro (med uppgifter om frånvaro för respektive anställd)

 Statistik (med statistikuppgifter)

Dessa filer skapas som XML-filer efter att året avslutats. Leverans till slutarkivering bör ske så snart som möjligt. Övrig information i databaserna kan gallras vid inaktualitet.

Rekryteringsdatabas

Aditro Offentliga Jobb Rekrytering är ett administrativt stöd som används vid rekrytering.

Offentliga Jobb Rekrytering är ett komplett system för platsannonsering på internet och intranät.

Databasen innehåller huvudsakligen lediga tjänster inom myndigheten samt sökandes CV och personliga brev.

2.1.2 Personaldossié

En personaldossié upprättas för varje anställd person. Den fylls på med information så länge personen är anställd. De kan t.ex. innehålla:

 Anställningsbeslut, kopior

 Anställningsuppgifter, tidsbegränsad anställning

 Anställningsbevis

 Ansökningshandlingar med betygskopior

 Övriga beslutsprotokoll rörande en anställd

 Upprättade tjänstgöringsbetyg och –intyg

 Lönerevideringar

 Rehabiliteringsutredning/Uppsägning från arbetstagarens sida (ska även diarieföras)

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Anmälan om sjukfrånvaro from. dag 15 Papper Alfabetiskt i pärm i

personalskåpet

10 år

RA-FS 2006:5

Anställningsärenden Papper Diarieförs /

Personaldossié

Bevaras

• Anställningsbeviskopia

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Papper Personaldossié Vid inaktualitet Ansökningar om bidrag till

• person som erhållit anställning

• - person som överklagat

 Statens representanter

Papper

Aviseringslistor Papper Kronologiskt Bevaras

Avtal gällande löneförhandlingar Papper Diarieförs Bevaras

Flextidsrapporter Digitalt FLEX Vid inaktualitet

Förfrågan om lediga arbeten - original Papper/digitalt Kronologiskt i pärm hos HR-strateg

Vid inaktualitet

Förordnanden Papper Kronologiskt i pärm

samt kopia i personaldossié

Bevaras

Handlingar avseende avskedande, uppsägning, tjänstledighet och entledigande

Papper Kronologiskt i pärm samt kopia

personaldossié

Bevaras

Handlingar rörande arbetsskador Papper Kopia i Bevaras

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Kvitton rörande läkarvård- och

Läkemedelsersättning

Papper Alfabetiskt i pärm i personalskåpet

10 år

RA-FS 2006:5 RA-FS 2004:3

Läkarintyg Papper Alfabetiskt i pärm i

personalskåpet

10 år

RA-FS 2006:5 Lönegrundande underlag för tex.

friskvård, massage och egna utlägg

Papper Alfabetiskt 10 år

RA-FS 1999:4

Lönelistor Papper Kronologiskt 10 år

Medarbetarundersökning ursprungsenkäten

Papper Kronologiskt i pärm hos HR-strateg

10 år

Personaldossié

• Anställningsbeslut

• Förordnanden

• Betygskopior

• Pensionsutredningar

• Individuella personalbeslut

Papper Kronologiskt Bevaras

Personalekonomiska sammanställningar Digitalt Kronologiskt Bevaras Personalförteckningar,

organisationsplaner

Papper/digitalt Kronologiskt Bevaras

Rehabiliteringsutredningar Papper Personaldossier 10 år

RA-FS 2006:5

Reseräkningar Digitalt Palasso 10 år

RA-FS 2006:5 RA-FS 2004:3

Semester, ledigheter Digitalt Palasso 2 år efter

ledighetens slut RA-FS 2006:5

Skatteredovisning Papper Kronologiskt 10 år

RA-FS 2006:5

Skatteuppgifter Papper Kronologiskt 10 år

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut RA-FS 2006:5

Utfärdade tjänstekort Papper Alfabetiskt Vid inaktualitet

2.1.3 Informera, samverka och förhandla med personalorganisationer

Information till och förhandlingar med personalorganisationerna sker ofta i ett ärende.

Dokumentation om detta sker i respektive ärende. Annan information och förhandling dokumenteras enligt nedanstående handlingstyper.

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Dagordning för centrala

samverkansgruppen Digitalt Kronologiskt Bevaras

Samverkansprotokoll Papper/Digit

alt Kronologiskt Bevaras

2.2 Ekonomiadministration

Ekonomihanteringen sköts av IAF med stöd av Statens Servicecenter.

Processbeskrivning

I processen ingår

 Betala fakturor

 Fakturera

 Bokföra omföringar/bokföringsordrar

 Lägga upp en anläggningstillgång

 Ta upp lån/amortera

 Göra utgiftsprognoser

 Lämna ekonomiadministrativ värdering

 Hantera objektplan och kontoplan

 Ta fram finansiella dokument och göra bokslut

 Underhålla och utveckla Agresso (systemutveckling görs av Statens servicecenter)

Ingående delprocess:

 Hantera avtal

Handlingsslag: Ekonomihandlingar

Arkivering i handlingsslag:

 Diarieförda ärenden

 Bokföringsdatabas

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt OSL. Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

 Utgiftsprognoser enligt regleringsbrev

 Bokslutsarbetet

Bokföringsdatabas

IT-systemet Agresso används i ekonomiadministrationen. Ur de databaser som finns i systemet bör följande filer skapas varje år:

 Grundbok (med uppgifter om varje transaktion i bokföringen)

 Huvudbok (med aggregerade uppgifter om varje konto i bokföringen)

 Kundreskontra (med uppgifter om varje kunds samtliga fakturor)

 Kundlista (med aggregerade uppgifter om varje kund)

 Leverantörsreskontra (med uppgifter om varje leverantörs samtliga fakturor)

 Leverantörslista (med aggregerade uppgifter om varje leverantör)

Dokumentkatalog

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Ekonomiadministrativ värdering Digitalt Hermes hos

Ekonomistyrni ngsverket Anslagsspecifikation från Riksgäldskontoret -

referenskopia

Digitalt SIBwebb Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Avstämningar

 månatliga för Hermes och balans- och resultatkonton

 månatliga för betalningsvägar

 kvartalsvisa för betalningsvägar

Papper Kronologiskt 2 år

RA-FS 2004:3

Bokslut Papper Diarieförs Bevaras

Budget Papper Diarieförs Bevaras

Ersättning för egna utlägg Papper/Digitalt Verifikation 10 år Utgiftsprognoser till departementet Papper Diarieförs

Fakturor

 original Papper/Digitalt Verifikation RA-FS 2004:3

Kontoutdrag - bankgiro och plusgiro Digitalt Kronologiskt Business online Danske Bank

10 år

RA-FS 2004:3

Kontoutdrag - skattekonto Papper Kronologiskt 10 år

Låneansökan till Riksgäldskontoret Papper Diarieförs Bevaras

Momsrekvisition Papper Kronologiskt 10 år

RA-FS 2004:3 Rapportering till årsredovisning

(resultaträkning)

Papper Kronologiskt 2 år

RA-FS 2004:3

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Kopia av undertecknad blankett

Kopia av undertecknad blankett

Kronologiskt Verifikation Skattedeklaration, särskild löneskatt på

pensionskostnad

Papper Kronologiskt 10 år

Verifikation Papper

Verifikations- nummer-ordning

10 år

RA-FS 2004:3

2.3 Upphandling, avtal, inköp och överenskommelser mellan myndigheter

Direktupphandling över det vid IAF fastställda gränsvärdet (505.800 kr 2015-07-17) skall diarieföras. Varje avtal diarieförs som ett eget ärende i avtalsdatabasen, och upphandlingen som ett eget ärende i PLATINA

Bland de handlingar som skall bevaras finns

• Inköpsgrundande handlingar, t.ex. anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan

• Annons med inbjudan till ansökan om att få lämna anbud, anbudslämnande, formgivningstävlan eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan

• Förfrågningsunderlag och underlag för anbudsansökan eller motsvarande

• Av det anbud eller motsvarande som har antagits: anbud, anbudsansökan,

tävlingsbidrag, bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar samt begärda förtydliganden och kompletteringar

• Protokoll över öppning av anbud, förteckning över anbud och motsvarande

• Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser

• Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare och utvärdering av anbud

• Handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att

In document Dokumenthanteringsplan (Page 5-73)