Dokumenthanteringsplan

(1)

PLAN 1 (83)

Beslutad: 2012-12-03 Reviderad: 2016-02-17

Dnr:2016/79

Dokumenthanteringsplan

(2)

Dokumenthanteringsplan

Inledning

Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) är en myndighet som ansvarar för tillsyn över arbetslöshetsförsäkringen, arbetslöshetskassorna , Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden som har samband med arbetslöshetsförsäkringen, samt Arbetsförmedlingens och Försäkringskassans handläggning av ärenden som rör åtgärder inom aktivitetsstödet och utvecklingsersättningen.

Utöver de uppgifter som följer av lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor och lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring, ska myndigheten

Granska Arbetsförmedlingens utbetalning av statsbidrag till arbetslöshetskassorna enligt 8 § förordningen (1997:836) om arbetslöshetskassor,

 Granska handläggningen av och rutinerna för handläggning av ärenden hos Arbetsförmedlingen som påverkar rätten till arbetslöshetsersättning,

 Granska handläggningen av och rutinerna för handläggning av ärenden hos Arbetsförmedlingen om återkallande av anvisningar till arbetsmarknadspolitiska program,

 Till Arbetsförmedlingen påtala de brister som inspektionen har funnit vid sin granskning,

 Verka för att säkerställa att arbetslöshetsersättning betalas ut endast till den som är berättigad till sådan ersättning,

 Följa utvecklingen på arbetslöshetsförsäkringens område samt ta de initiativ till åtgärder som uppföljningen ger anledning till,

 Granska handläggningen av och rutinerna för handläggning av ärenden hos

(3)

Arbetsförmedlingen om varning och avstängning från rätt till aktivitetsstöd och utvecklingsersättning,

 Granska handläggningen av och rutinerna för handläggning av ärenden hos Försäkringskassan om avstängning från rätt till aktivitetsstöd och

utvecklingsersättning,

Till Arbetsförmedlingen respektive Försäkringskassan påtala de brister som inspektionen har funnit vid sin tillsyn

Följa utvecklingen på arbetslöshetsförsäkringens område och inom åtgärder i samband med arbetsmarknadspolitiska program. och ta de initiativ till åtgärder som uppföljningen ger anledning till, och

Fullgöra de uppgifter som en behörig myndighet har enligt

– artikel 1 i konventionen av den 30 juni 1978 mellan Sverige och Turkiet om social trygghet vid tillämpning av artiklarna 31 och 32 (information) när frågan gäller arbetslöshetsförsäkringen, och

– artikel 1 i konventionen den 13 mars 1995 om social trygghet mellan

Konungariket Sverige och Republiken Chile vid tillämpning av artikel 19 c–e (information) i konventionen när frågan gäller arbetslöshetsförsäkring.

IAF:s webbplats: iaf.se

IAF:s hantering av dokument sker både i pappersform och i digital form. De datasystem som används är dels generella standardprogramvaror och dels myndighetsspecifika system. En begränsad mängd information behöver lagras i digital form under längre tidsperioder.

De svårigheter och kostnader det innebär att långtidslagra dokument och information i digital form gör att man bör antingen undvika detta eller satsa stort på digital lagring. IAF har i nuläget beslutat att det än så länge är bäst att som huvudregel använda papper som långsiktig lagringsform. Detta innebär bland annat att all e-post som ingår i ärende eller av annan

anledning behöver sparas under mer än tre månader ska skrivas ut på papper.

Denna dokumentplan har ursprungligen tagits fram i samverkan med Jan Appelquist vid Mariebergs Arkivbyrå.

De handlingar som förekommer i verksamheten har strukturerats i de processer de används i.

(4)

Syfte med dokumentplanen

En dokumentplan är ett styrdokument för en myndighets dokumentflöde. Dokumentplanen är ett verktyg för att skapa en enhetlig hantering av IAF:s dokument. Med IAF:s dokument avses de dokument som kommit in till eller upprättats i IAF:s verksamhet. Planen skapar också förutsättningar för en kontinuitet och likformighet vad det gäller rutiner för arkivering hos IAF.

• Arkivet ska vara ett stöd i IAF:s verksamhet och tillgodose IAF:s behov av information.

• Arkivet ska uppfylla de krav på tillgång till information som finns i gällande lagar och föreskrifter (främst Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen) och i enlighet med ingångna avtal.

• Arkiveringen ska ske på ett sätt som skyddar informationen både mot förstörelse och mot stöld.

• Arkivet ska ge information som ska kunna användas i framtida forskning om IAF och dess verksamhet.

Ansvar

Administrativa enhetens chef är ansvarig för, och generaldirektören ytterst ansvarig för arkiv- och dokumenthanteringen vid IAF.

Planens uppbyggnad

Planen är strukturerad utifrån de verksamheter som förekommer hos IAF och innehåller följande kolumner:

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Beteckning på

handlingsslaget och handlingstypen. Den används i arkiv redovisningen

Namn och beskrivning av handlingsslaget och handlingstypen

Papper eller digitalt

Sorteringsordning eller det handlingsslag handlingstypen ingår i Här anges i vilken ordning handlingarna ska vara sorterade, t.ex.

• kronologisk

• alfabetisk Vanligtvis sker detta i

Bevaras eller gallringsfrist Står en årsangivelse i kolumnen är det den tid som ska löpa innan handlingarna gallras. Anges

(5)

det ska då vara denna sortering i respektive pärm eller

motsvarande.

Om handlingstypen ska sorteras med andra handlingar i ett handlingslag anges istället detta, t.ex.

• diarieförs

• personaldossié

• kassadossié

tiden från det att handlingen upprättades/

inkom som räknas.

Fristen anges i antal kalenderår.

Uppgiften om gallringsbeslut hänvisar till tillämpligt beslut.

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar

IAF har ett stort antal IT-system som avsätter flera olika databaser som är att betrakta som allmänna handlingar. Under respektive process behandlas mer ingående hur respektive databas hanteras.

Databas Påverkas av IT-system Ingår i process

IAF:s Intranät Episerver 1.6 Hantera intern informationsförsörjning Webbplatsen www.iaf.se Episerver 1.7 Utarbeta och sprida extern information Personaladministrativ databas Palasso 2.1 Administrera personal

Tidsredovisningssystem FLEX 2.1 Administrera personal

Rekryteringsdatabas Aditro Offentliga Jobb Rekrytering

2.1 Administrera personal

Bokföringsdatabas Agresso 2.2 Administrera ekonomi

Anläggningsregister Agresso 2.4 Administrera lokaler och inventarier Inventarieregister RegitWise 2.4 Administrera lokaler och inventarier Databas över behörigheter MS Active Directory 2.5 Administrera säkerhetsskydd

Diariedatabas Platina 2.6 Administrera information/dokumentation

Avtalsdatabas Platina 2.3. Upphandling, avtal, inköp och

överenskommelser mellan myndigheter Rättsdatabas (RDB) Hummingbird 3.5 Expertyttranden till domstol Arbetslöshetskassaregistret/AKREG Egenutvecklat IT-

system MS SQL

5.11 Föra register över arbetslöshetskassor

(6)

Databas Påverkas av IT-system Ingår i process Arbetslöshetsstatistik/ ASTAT Egenutvecklat IT-

system MS SQL2012

5.15 ASTAT

Tjänsteportalen, applikationen för inrapportering av

medlemsuppgifter

Egenutvecklat IT- system MS SQL2012/.net

5.1 Transferera och prognostisera inkomstslag 2525 och 6.1 Ta fram statistik och indikatorer

Statistikdatabasen Egenutvecklat IT- system MS SQL2012/.net

4.3Ta fram statistik och indikatorer

Enkätdatabas Survey & Report Fel! Hittar inte referenskälla. Utföra xpertutredningar och kartläggningar

Så tidigt som möjligt bör de elektroniska handlingarna lagras i ett så stabilt filformat som möjligt. Utgångspunkt för vilka filformat som bör användas framgår av Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) (RA-FS 2009:2). Där framgår bl.a.

 Kontorsdokument – PDF/a

 Strukturerade dokument – XML

 Register och databaser – XML

 Digitala bilder – jpeg

 Webbplatser – html

All digital information bör lagras på servrar för att säkerställa kontinuerlig säkerhets- kopiering samt utbyte av hårddiskar för ett långt bevarande.

Gallring

De handlingar som tas upp i planen avser i huvudsak originalexemplaret. Kopior av dessa handlingar kan förekomma och dessa kan gallras vid inaktualitet. I planen har i vissa fall angetts kopior, men då bara när dessa ska finnas en bestämd tid.

Gallring görs i början av varje kalenderår, lämpligen genom bränning eller i dokumentförstörare. För bränning anlitas lämpligt destruktionsföretag.

Gällande gallringsregler

All gallring enligt denna plan sker i enlighet med de gallringsregler som beslutats i lag eller

(7)

Följande gallringsbeslut finns som grund för gallring:

Beteckning Rubrik

SFS 2006:469 Lag om behandling av personuppgifter vid Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen RA-FS 1991:6,som

ändrats genom RA- FS 1997:6 och RA-FS 2012:2

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

RA-FS 1991:1,som ändrats genom RA- FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring i statliga myndigheters forskningsverksamhet

RA-FS 2000:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter

RA-FS2004:1, som ändrats genom RA- FS 2012:3

Föreskrifter om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst

RA-FS 2013:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling

RA-FS 2006:5, som ändrats genom RA- FS 2012:9

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet

RA-FS 2015:2 Riksarkivets föreskifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

Den i dessa beslut angivna gallringsfristen avser den tid som ska löpa från det handlingen producerades till dess handlingen ska gallras. Gallringsfristen anges vanligtvis i antal

kalenderår. Om gallringsfristen anges som "Vid inaktualitet" avses att handlingen ska gallras när den inte längre behövs i verksamheten.

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Dessa handlingar av generell karaktär kan förekomma i flera processer.

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras

Gallringsbeslut Kopior och dubbletter av handlingar Papper/digitalt Vid inaktualitet

(8)

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut

som finns i ett arkivexemplar RA-FS 1991:6

Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär

Papper/digitalt Kronologisk 1 år

RA-FS 1991:6

Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de i övrigt är av tillfällig betydelse

RA-FS 1991:6

Inkomna handlingar som inte berör IAF:s verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga under förutsättning att de inte skall

överlämnas till annan myndighet eller enskild för åtgärd

RA-FS 1991:6

Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som tillkommit för att underlätta IAF:s arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera IAF:s verksamhet

Papper/digitalt Ämnesordnat Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Handlingar för kontroll av

postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten - t.ex. in- lämningskvitton för avgående post

Papper 2 år

RA-FS 1991:6

Inkomna handlingar som utgör reklam oavsett distributionssätt (bl.a. s.k.

spam)

Papper/digitalt Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

(9)

Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen

Papper/digitalt Kronologisk Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Mottagnings- och delgivningsbevis, under förutsättning att de inte påförts anteckning som tillfört mål eller ärende sakuppgift

2 år

RA-FS 1991:6

Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, under förutsättning att handlingarna inte har någon annan funktion

Papper/digitalt Kronologisk Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Handlingar som utgjort underlag för statistiska bearbetningar rörande driftsförhållanden och budgetarbete eller för administrativ rutinstatistik

Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form (t.ex.

e-post) under förutsättning att väsentliga handlingar skrivits ut på papper

Handlingar som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande upptagning, under förutsättning att tjänsteanteckning gjorts när det kan anses befogat

Felaktiga uppgifter i system/register som uppstått genom skrivfel, räknefel eller motsvarande

När korrigering skett RA-FS 1991:6

(10)

Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium samt handlingar som endast framställts för överföring eller utlämnande av handlingar

(11)

Klassificeringsstruktur

Dokumentplan ... 2

Inledning ... 2

1. Styra och leda verksamheten ... 14

1.1. Hantera regeringens styrning av IAF ... 14

1.2. Hantera upprättande av styrande dokument ... 15

1.3. Hantera redovisning av verksamheten ... 16

1.4. Genomföra ledningsgruppsmöten och beredningar ... 18

1.5. Genomföra möten med insynsrådet ... 18

1.6. Utarbeta och sprida intern information ... 19

1.7. Utarbeta och sprida extern information ... 21

2. Stödjande verksamhet ... 23

2.1.1 Personaladministration ... 23

2.1.2 Personaldossié……… 25

2.1.3 Informera, samverka och förhandla med personalorganisationer……… 28

2.2. Ekonomiadministration ... 28

2.3. Upphandling, avtal, inköp och överenskommelser mellan myndigheter ... 31

2.4. Lokaler och inventarier ... 34

2.5. Säkerhetsskydd ... 36

2.6. Administrera information/dokumentation ... 38

2.7. IT och kommunikation ... 40

3. Förtydligande av regelverket ... 42

3.1. Utfärda föreskrifter ... 42

3.2. Föra statens talan i Förvaltningsrätt ... 43

3.2.1. IAF:s överklagande av beslut av arbetslöshetskassa ... 43

3.2.2. Överklagande av IAF:s beslut om intyg U2/E303 ... 44

3.2.3. Överklagande av IAF:s beslut om avslag på förlängning av intyg U2/E303 ... 44

3.2.4. Överklagande av övriga beslut fattade av IAF ... 44

(12)

3.3. Föra statens talan i Kammarrätt ... 45

3.4. Föra statens talan i Högsta Förvaltningsdomstolen ... 46

3.5. Expertyttranden till domstol ... 47

3.5.1. Förvaltningsrätt ... 47

3.5.2. Kammarrätt ... 48

4. Tillsyn och uppföljning ... 50

4.1.1 Granskningar ... 50

4.1.2 Kassadossié……… 52

4.2. Meddelande av sanktion ... 54

4.2.1. Erinran ... 55

4.2.2. Föreläggande ... 55

4.2.3. Indragning av statsbidrag ... 56

4.2.4. Beslut om återbetalning av statsbidrag ... 56

4.3 Ta fram statistik och indikatorer 57

5. Förvaltning ... 59

5.1. Transferera och prognostisera inkomstslag 2525 ... 59

5.2. Godkänna arbetslöshetskassornas beslut om medlemsavgifter ... 60

5.3. Godkännande av ändringar i blanketten för arbetsgivarintyget ... 61

5.4. Godkänna fusionsavtal ... 62

5.5. Dagpenningunderlag ... 63

5.6. Föreningsstämmor ... 64

5.7. Årsredovisningar ... 65

5.8. Utfärda intyg för export av arbetslöshetsförsäkring ... 66

5.8.1. E303 ... 67

5.8.2. U2 3 månaders sökande från Sverige till utlandet ... 67

5.8.3. U2 ansökan om förlängning ... 68

5.9. Förvalta IAF:s regelsamling ... 68

5.9.1 Försäkringsrättsliga bestämmelser i ALF………. 66

5.9.2 Föreningsrättsliga bestämmelser för arbetslöshetskassorna………. 66

(13)

5.9.4 Bestämmelser om sanktioner inom aktivitetsstöd och utvecklingsersättning………. 66

5.10. Transferera statsbidrag till Arbetslöshetskassan Alfa ... 69

5.11. Föra register över arbetslöshetskassor ... 70

5.11.1. Stadgeärenden ... 71

5.11.2. Styrelseledamöter, kassaföreståndare, firmatecknare ... 72

5.11.3. Förordnande av statens representanter i arbetslöshetskassornas styrelser ... 72

5.11.4. Registrering av revisorer och revisorssuppleanter ... 72

5.11.5. Registrera adressändring ... 72

5.12. Handlägga skadeståndsärenden ... 73

5.12.1. Handlägga skadeståndsärenden från Justitiekanslern ... 74

5.12.2. Handlägga IAF:s skadeståndsärenden ... 74

5.13. Förbindelseorgan/ Internationella frågor ... 75

5.13.1. SED Ut……… ...………74

5.13.2. SED In……… ... 74

5.13.3. Övrigt ... 78

5.14. Underrättelser (Används inte efter 2015-01-01) ... 78

5.15. Individdatabaser... 76

5.16. Svara på remisser ... 81

5.17. Svara på enkäter... 82

6. Uppföljning av arbetslöshetsförsäkringen (Processen ingår i 4.3 from.2016-02-19) ... 83

6.1. Ta fram statistik och indikatorer (Används inte efter 2016-02-1)) 6.2. Utredningar och kartläggningar (Används inte efter 2016-02-19) Arkivhantering……… ..…83

(14)

1. Styra och leda verksamheten

1.1. Hantera regeringens styrning av IAF Processbeskrivning

I processen ingår

 Hantera instruktion

 Hantera regleringsbrev

 Hantera regeringsuppdrag

 Hantera beslut om GD

 Hantera beslut om insynsrådet

 Hantera budgetunderlag till regeringen

 Mål och resultatdialog med Arbetsmarknadsdepartementet

Handlingsslag: Handlingar rörande styrning av IAF

Arkivering i handlingsslag:

 Diarieförda ärenden

Sekretess

Ingen sekretess förekommer i denna process.

Diarieförda ärenden

Exempel på ärenden att diarieföra:

Regleringsbrev Instruktion

Beslut om förordnande av GD Entledigande

(15)

Framtagning av budgetunderlag Beslut om insynsråd

Samtliga ärenden i denna process diarieförs.

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut

Budgetunderlag Papper Diarieförs Bevaras

Regleringsbrev Papper Diarieförs Bevaras

Remissvar/yttrande på uppdrag av regeringen

Papper Diarieförs Bevaras

Uppdrag och återrapportering enligt regleringsbrev

1.2. Hantera upprättande av styrande dokument Processbeskrivning

I processen ingår att upprätta styrande dokument samt upprätta planer och strukturer.

Handlingsslag: Handlingar rörande styrande dokument

Ingående delprocess:

 Informera och förhandla med personalorganisationer

(16)

Sekretess

Diarieförda ärenden

Dokumenthanteringsplan Arbetsordning

Verksamhetsplan

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut

Policydokument Papper Diarieförs Bevaras

Riktlinjer Papper Diarieförs Bevaras

Verksamhetsplan Papper Diarieförs Bevaras

Arbetsordning Papper Diarieförs Bevaras

Dokumenthanteringsplan Papper Diarieförs Bevaras

1.3. Hantera redovisning av verksamheten Processbeskrivning

I processen ingår

 Upprättande av årsredovisning

Handlingsslag: Handlingar rörande redovisning av verksamheten

(17)

Sekretess

Diarieförda ärenden

IAF:s årsredovisning

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut Riktlinjer, tidsplan och ansvarsfördelning Papper Diarieförs Bevaras

Uppdragsbeskrivning Papper Diarieförs Bevaras

Årsredovisning Papper Diarieförs Bevaras

GD-beslut om årsredovisning:

(föredragningslista)

Kvartalsrapporter Papper Kronologiskt Bevaras

Budgetprognoser Papper Kronologiskt Bevaras

Underlag för årsredovisning (Ordning och reda-pärm)

Papper Kronologiskt Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Riksrevisionens sammanställning över

funna fel i årsredovisningen Papper Diarieförs Bevaras Riksrevisionens revisionsberättelse för

IAF Papper Diarieförs Bevaras

Uttalande till riksrevisionen Papper Diarieförs Bevaras

(18)

1.4. Genomföra ledningsgruppsmöten och beredningar Processbeskrivning

I processen ingår

 Kallelse till ledningsgruppsmöten och beredningar

 Genomförande av ledningsgruppsmöten och beredningar

Handlingsslag: Handlingar rörande ledningsgruppsmöten

Sekretess

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut GD-beslut

 original

 kopior

Papper Diarieförs Kronologiskt

Bevaras Vid inaktualitet Föredragningslistor/beslut, t.ex.

• GD

• Administrativa enheten

• Rättsenheten

• Granskningsenheten

• Analysenheten

Papper Nummerordning Varje serie för sig, numreras löpande inom året.

(t.ex. G 1/2012)

Bevaras

Underlag till beredningar samt bilagor Papper Kronologiskt Vid inaktualitet

1.5. Genomföra möten med insynsrådet Processbeskrivning

I processen ingår

(19)

 Genomförande av möte med insynsrådet

 Förordnanden och entledigandenav ledamöter

Handlingsslag: Handlingar rörande insynsrådet

Sekretess

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut Insynsrådet

• Kallelser

• Protokoll

• Handlingar

Papper Papper Papper

Kronologiskt Kronologiskt Kronologiskt

Bevaras Bevaras Bevaras Förordnanden och entlediganden av

ledamöter Papper Kronologiskt bevaras

1.6. Utarbeta och sprida intern information Processbeskrivning

Allt material som publiceras av IAF bör bevaras i ett exemplar. Det som publiceras i tryckt form skall bevaras medan det som publiceras i digital form i viss mån kan gallras. Det skall dock alltid finnas kvar en klar bild över vad och hur IAF har presenterats i olika sammanhang.

Det innebär att man inte behöver spara varje detalj i en föränderlig webbplats, viktigt är att det finns möjligheter att se hur den har sett ut. Lämpligen sparas en version årligen i samband med gallringstillfället.

Formerna för ett digitalt bevarande behandlas separat.

I processen ingår

 Intranätet

 Intern information

(20)

 GD:s skrivelser till medarbetarna

 Utarbeta kommunikationsmaterial

 Presentera verksamheten

Handlingsslag: Handlingar rörande informationsförsörjning

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt OSL. Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

Diarieförda ärenden

Avrop av konsulter och tryckerier inom kommunikationsprocessen.

Intranätet - Insidan

Ändamålet är att sprida information och nyheter till anställda på IAF. Insidan innehåller bland annat nyheter, dokument av formell karaktär, informationsmaterial, kalender och

personalinformation.

Intranätet ska bevaras till sin struktur och sitt innehåll. De olika handlingar som presenteras där hänvisas till och bevaras på sin ordinarie plats.

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut

Intranätet Digitalt Kronologiskt Bevaras

(21)

1.7. Utarbeta och sprida extern information Processbeskrivning

Allt material som publiceras av IAF bör bevaras i ett exemplar. Det som publiceras i tryckt form skall bevaras medan det som publiceras i digital form i viss mån kan gallras. Det skall dock alltid finnas kvar en klar bild över vad och hur IAF har presenterats i olika sammanhang.

Det innebär att man inte behöver spara varje detalj i en föränderlig webbplats, viktigt är att det finns möjligheter att se hur den har sett ut. Lämpligen sparas en version årligen i samband med gallringstillfället

Formerna för ett digitalt bevarande behandlas separat.

I processen ingår att utarbeta och sprida information på IAF:s webbplats, till

arbetslöshetskassor, Arbetsförmedlingen, Arbetslöshetskassornas Samorganisation och Regeringen.

I processen ingår bl. a:

 Utarbeta kommunikationsmaterial

 Ta fram pressmeddelanden

 Presentera verksamheten

Handlingsslag: Handlingar rörande extern information

Sekretess

Diarieförda ärenden

Årsredovisning

(22)

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut

Broschyrer/foldrar Papper Kronologiskt Bevaras

Webbplatsen Digitalt Kronologiskt Bevaras

Pressmeddelanden Papper Digitalt på webbplatsen

Kronologiskt Bevaras Bevaras

Rapportserie Webbplatsen Nummerordning Bevaras

Årsredovisning - tryckt Papper Kronologiskt Bevaras

(23)

2. Stödjande verksamhet

2.1.1 Personaladministration

Lönehanteringen sköts av Statens Servicecenter. Databaserna tillhör IAF.

Processbeskrivning

I processen ingår

 Anställa personal

 Introducera personal

 Arbetsmiljöfrågor

 Administrera personalansvarsnämnd

 Förordnanden

 Tjänstledigheter

 Enskilda överenskommelser

 Rehabilitering

 Avveckling av personal

 Tid- och flextidsredovisning

 Utbetalning av lön

 Hantera avtal

 Informera, samverka och förhandla med personalorganisationer

 Personaldossié

Handlingsslag: Handlingar rörande personal

 Personaldossié

 Personaladministrativ databas

(24)

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt:

 OSL 21 kap. 3 § (skyddad adress)

 OSL 39 kap.1-2 §§ (uppgifter hos psykologer)

 OSL 39 kap. 5 b § (chefsrekrytering)

Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

Diarieförda ärenden

Anställa personal

Överklaganden av anställningsbeslut

Begäran om skadestånd (t.ex. enligt diskrimineringslagen) Arbetsmiljöärenden

Avskiljande från anställning Lokala löneavtal

Personaladministrativ databas

IT-systemet Palasso används i personaladministrationen. Ur de databaser som finns i systemet bör följande filer skapas varje år:

 Personalförteckning (med grundläggande uppgifter om samtliga anställda)

 Lönelista (med uppgifter om vilka olika löner ackumulerat per år som betalats till respektive person)

 Semesterlista (med uppgifter om semester för respektive anställd)

 Kontering (med uppgifter om hur kontering till bokföringen skett)

 Frånvaro (med uppgifter om frånvaro för respektive anställd)

 Statistik (med statistikuppgifter)

Dessa filer skapas som XML-filer efter att året avslutats. Leverans till slutarkivering bör ske så snart som möjligt. Övrig information i databaserna kan gallras vid inaktualitet.

(25)

Rekryteringsdatabas

Aditro Offentliga Jobb Rekrytering är ett administrativt stöd som används vid rekrytering.

Offentliga Jobb Rekrytering är ett komplett system för platsannonsering på internet och intranät.

Databasen innehåller huvudsakligen lediga tjänster inom myndigheten samt sökandes CV och personliga brev.

2.1.2 Personaldossié

En personaldossié upprättas för varje anställd person. Den fylls på med information så länge personen är anställd. De kan t.ex. innehålla:

 Anställningsbeslut, kopior

 Anställningsuppgifter, tidsbegränsad anställning

 Anställningsbevis

 Ansökningshandlingar med betygskopior

 Övriga beslutsprotokoll rörande en anställd

 Upprättade tjänstgöringsbetyg och –intyg

 Lönerevideringar

 Rehabiliteringsutredning/Uppsägning från arbetstagarens sida (ska även diarieföras)

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut Anmälan om sjukfrånvaro from. dag 15 Papper Alfabetiskt i pärm i

personalskåpet

10 år

RA-FS 2006:5

Anställningsärenden Papper Diarieförs /

Personaldossié

Bevaras

• Anställningsbeviskopia

(26)

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Papper Personaldossié Vid inaktualitet Ansökningar om bidrag till

arbetshjälpmedel

Papper Diarieförs 10 år

RA-FS 2006:5 Ansökningshandlingar

• person som inte erhållit anställning

• person som erhållit anställning

• - person som överklagat anställningsbeslut

Papper

Papper Papper

Diarieförs

Personaldossié Diarieförs

2 år e. anställ- ningen vunnit laga kraft.

Bevaras Bevaras RA-FS 2004:1 Arvodesuppgifter

 Konsulter

 Insynsråd

 Statens representanter

Papper Papper Papper

Kronologiskt Kronologiskt Kronologiskt

10 år

RA-FS 2006:5

Aviseringslistor Papper Kronologiskt Bevaras

Avtal gällande löneförhandlingar Papper Diarieförs Bevaras

Flextidsrapporter Digitalt FLEX Vid inaktualitet

Förfrågan om lediga arbeten - original Papper/digitalt Kronologiskt i pärm hos HR-strateg

Vid inaktualitet

Förordnanden Papper Kronologiskt i pärm

samt kopia i personaldossié

Bevaras

Handlingar avseende avskedande, uppsägning, tjänstledighet och entledigande

Papper Kronologiskt i pärm samt kopia

personaldossié

Bevaras

Handlingar rörande arbetsskador Papper Kopia i Bevaras

(27)

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Kvitton rörande läkarvård- och

Läkemedelsersättning

Papper Alfabetiskt i pärm i personalskåpet

10 år

RA-FS 2006:5 RA-FS 2004:3

Läkarintyg Papper Alfabetiskt i pärm i

personalskåpet

10 år

RA-FS 2006:5 Lönegrundande underlag för tex.

friskvård, massage och egna utlägg

Papper Alfabetiskt 10 år

RA-FS 1999:4

Lönelistor Papper Kronologiskt 10 år

Medarbetarundersökning ursprungsenkäten

Papper Kronologiskt i pärm hos HR-strateg

10 år

Personaldossié

• Anställningsbeslut

• Förordnanden

• Betygskopior

• Pensionsutredningar

• Individuella personalbeslut

Papper Kronologiskt Bevaras

Personalekonomiska sammanställningar Digitalt Kronologiskt Bevaras Personalförteckningar,

organisationsplaner

Papper/digitalt Kronologiskt Bevaras

Rehabiliteringsutredningar Papper Personaldossier 10 år

RA-FS 2006:5

Reseräkningar Digitalt Palasso 10 år

RA-FS 2006:5 RA-FS 2004:3

Semester, ledigheter Digitalt Palasso 2 år efter

ledighetens slut RA-FS 2006:5

Skatteredovisning Papper Kronologiskt 10 år

RA-FS 2006:5

Skatteuppgifter Papper Kronologiskt 10 år

(28)

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut RA-FS 2006:5

Utfärdade tjänstekort Papper Alfabetiskt Vid inaktualitet

2.1.3 Informera, samverka och förhandla med personalorganisationer

Information till och förhandlingar med personalorganisationerna sker ofta i ett ärende.

Dokumentation om detta sker i respektive ärende. Annan information och förhandling dokumenteras enligt nedanstående handlingstyper.

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut Dagordning för centrala

samverkansgruppen Digitalt Kronologiskt Bevaras

Samverkansprotokoll Papper/Digit

alt Kronologiskt Bevaras

2.2 Ekonomiadministration

Ekonomihanteringen sköts av IAF med stöd av Statens Servicecenter.

Processbeskrivning

I processen ingår

 Betala fakturor

 Fakturera

 Bokföra omföringar/bokföringsordrar

 Lägga upp en anläggningstillgång

 Ta upp lån/amortera

 Göra utgiftsprognoser

(29)

 Lämna ekonomiadministrativ värdering

 Hantera objektplan och kontoplan

 Ta fram finansiella dokument och göra bokslut

 Underhålla och utveckla Agresso (systemutveckling görs av Statens servicecenter)

 Hantera avtal

Handlingsslag: Ekonomihandlingar

 Bokföringsdatabas

Sekretess

Diarieförda ärenden

 Utgiftsprognoser enligt regleringsbrev

 Bokslutsarbetet

Bokföringsdatabas

IT-systemet Agresso används i ekonomiadministrationen. Ur de databaser som finns i systemet bör följande filer skapas varje år:

 Grundbok (med uppgifter om varje transaktion i bokföringen)

 Huvudbok (med aggregerade uppgifter om varje konto i bokföringen)

 Kundreskontra (med uppgifter om varje kunds samtliga fakturor)

 Kundlista (med aggregerade uppgifter om varje kund)

(30)

 Leverantörsreskontra (med uppgifter om varje leverantörs samtliga fakturor)

 Leverantörslista (med aggregerade uppgifter om varje leverantör)

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut Ekonomiadministrativ värdering Digitalt Hermes hos

Ekonomistyrni ngsverket Anslagsspecifikation från Riksgäldskontoret -

referenskopia

Digitalt SIBwebb Vid inaktualitet RA-FS 1991:6

Avstämningar

 månatliga för Hermes och balans- och resultatkonton

 månatliga för betalningsvägar

 kvartalsvisa för betalningsvägar

Papper Kronologiskt 2 år

RA-FS 2004:3

Bokslut Papper Diarieförs Bevaras

Budget Papper Diarieförs Bevaras

Ersättning för egna utlägg Papper/Digitalt Verifikation 10 år Utgiftsprognoser till departementet Papper Diarieförs

Fakturor

 original Papper/Digitalt Verifikation RA-FS 2004:3

Kontoutdrag - bankgiro och plusgiro Digitalt Kronologiskt Business online Danske Bank

10 år

RA-FS 2004:3

Kontoutdrag - skattekonto Papper Kronologiskt 10 år

Låneansökan till Riksgäldskontoret Papper Diarieförs Bevaras

Momsrekvisition Papper Kronologiskt 10 år

RA-FS 2004:3 Rapportering till årsredovisning

(resultaträkning)

RA-FS 2004:3

(31)

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Kopia av undertecknad blankett

Kopia av undertecknad blankett

Kronologiskt Verifikation Skattedeklaration, särskild löneskatt på

pensionskostnad

Verifikation Papper Verifikations-

nummerordning

10 år

RA-FS 2004:3

2.3 Upphandling, avtal, inköp och överenskommelser mellan myndigheter

Direktupphandling över det vid IAF fastställda gränsvärdet (505.800 kr 2015-07-17) skall diarieföras. Varje avtal diarieförs som ett eget ärende i avtalsdatabasen, och upphandlingen som ett eget ärende i PLATINA

Bland de handlingar som skall bevaras finns

• Inköpsgrundande handlingar, t.ex. anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan

• Annons med inbjudan till ansökan om att få lämna anbud, anbudslämnande, formgivningstävlan eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan

• Förfrågningsunderlag och underlag för anbudsansökan eller motsvarande

• Av det anbud eller motsvarande som har antagits: anbud, anbudsansökan,

tävlingsbidrag, bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar samt begärda förtydliganden och kompletteringar

• Protokoll över öppning av anbud, förteckning över anbud och motsvarande

• Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser

• Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare och utvärdering av anbud

• Handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut

• Upphandlingskontrakt med bilagor

• Beställning eller motsvarande handling vid avrop mot ramavtal, i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp

(32)

• Handlingar vid direktupphandling, i de fall värdet av det upphandlade överstiger ett ringa belopp

Processbeskrivning

I processen ingår

 Upphandling och inköp

En upphandling avslutas med ett beslut om vilken leverantör man ska välja. Det avtal som sedan tecknas med den leverantören utgör starten på själva genomförandet. Avtal som behöver någon form av bevakning ska hanteras enligt delprocessen Hantera avtal. Övriga avtal kan vanligtvis ingå i det diarieförda ärende (ex. projekt) där avtalets innebörd hör hemma.

 Hantera avtal

Handlingsslag: Handlingar rörande upphandling, inköp och överenskommelser mellan myndigheter

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt

 OSL 19 kap. 1-3 §§ (upphandlingssekretess)

 OSL 31 kap. 17 § (affärssekretess)

Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

(33)

Diarieförda ärenden

Upphandlingsärenden

Förnyad utvärdering inom ramen för ramavtal Överprövning

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut

Anbudsöppningsprotokoll Papper Diarieförs Bevaras

Avböjanden att delta i upphandlingen Papper Diarieförs, förvaras separat

2 år

Avtal/kontrakt Papper och

digitalt

Diarieförs Bevaras

Begärda förtydliganden, kompletteringar (om upphandlingsärendet är diariefört)

Ej antagna anbud Papper Diarieförs, förvaras

separat

2 år

Förfrågningar från anbudsgivarna (om upphandlingsärendet är diariefört)

Förfrågningsunderlag: anbudsinbjudan, branschvillkor/- bestämmelser,

kravspecifikationer, avtalsvillkor

Kuvert/emballage som innehållit ink. anbud Papper Kronologiskt Vid inaktualitet Meddelande till ej utvalda anbudsgivare (vid

urvals-, selektiv- och förhandlad upphandling)

Papper Diarieförs, förvaras separat

2 år

Meddelande till utvalda anbudsgivare (vid urvals-, selektiv- och förhandlad

upphandling)

2 år

Minnesanteckningar från kontakter med referenser

2 år

Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare

Rapport om avslutad upphandling Papper Diarieförs Bevaras

(34)

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Ramavtal (utgör kopior av ramavtal som

tecknats av andra och gäller för oss)

Papper/digit alt

Alfabetiskt Vid inaktualitet

Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare

2 år

Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare

2 år

Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar

Svar till anbudsgivarna på förfrågningar Papper Diarieförs Bevaras

Sändlista Papper Diarieförs, förvaras

separat

2 år

Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer, entreprenörer och konsulter

2 år

Underrättelse om avbruten upphandling Papper Diarieförs Bevaras Upplysning om tilldelningsbeslut Papper Diarieförs Bevaras Utvärdering/sammanställning över

inkomna intresseanmälningar (vid urvals-, selektiv- och förhandlad upphandling)

2 år

Utvärderingsprotokoll Papper Diarieförs Bevaras

Överenskommelser mellan myndigheter Papper Diarieförs Bevaras

2.4 Lokaler och inventarier Processbeskrivning

I processen ingår

 Hantering av lokaler

 Hantering av inventarier

 Hantera avtal

(35)

Handlingsslag: Handlingar rörande lokaler och inventarier

 Anläggningsregister

 Inventarieregister

Sekretess

Diarieförda ärenden

Lokalärenden Inlån av konst Årlig inventering

Anläggningsregister

Anläggningsregistret förs inom ramen för IT-systemet Agresso. Den innehåller alla inventarier som är föremål för avskrivning. Anläggningsregistret uppdateras kontinuerligt. En gång per år tas det ut en fil över anläggningarna vid bokslutstillfället. Denna fil bevaras. Mellan uttagen gallras uppgifterna vid inaktualitet.

Filen skapas som XML-fil efter att året avslutats. Leverans till slutarkivering bör ske så snart som möjligt.

Inventarieregister

Ett inventarieregister över IT- och telefoniutrustning förs i RegitWise.

(36)

IT utrustning kopplas till aktuell användare i samband med anställning vid myndigheten.

Ansvarig chef avgör vilken utrustning som ska tilldelas. Uppgifterna registreras av IT

administratören. Uppgifterna används av ekonomiavdelningen vid den årliga inventeringen.

Uppgifterna uppdateras fortlöpande och inget bevaras.

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut Anläggningsregister

• databas

• frysning eller utskrift vid bokslutsdatum

Digitalt Agresso Vid inaktualitet Bevaras

Försäkringar

• original

• kopia

Papper Papper

Diarieförs Alfabetiskt

10 år efter försäkringen upphört gälla Vid inaktualitet

Inventarieregister Digitalt Agresso och

RegitWise

Vid inaktualitet

Inventarium Digitalt Agresso Bevaras

Inventeringsprotokoll av anläggning Papper Kronologiskt Bevaras

2.5 Säkerhetsskydd Processbeskrivning

I processen ingår att hantera brandsyn, göra riskanalys, hantera larm samt hantera behörigheter och användare.

 Hantera avtal

Handlingsslag: Handlingar rörande säkerhetsskydd

(37)

 Databas över behörigheter

 Tjänsteportalen

Sekretess

Sekretess kan förekomma enligt:

 OSL 18 kap. 8 § (säkerhets- och bevakningsåtgärder) Sekretess prövas inför varje utlämnande av handling.

Diarieförda ärenden

Stölder och skador som föranlett polisanmälan Försäkringsärenden

Säkerhetsärenden (t.ex. riskanalys, krishantering, informationssäkerhet) Behörighet till persondata i projekt

Databas över behörigheter

En IT infrastruktur att autentisera interna användare för att få behörighet till IAF:s IT-stöd.

I databasen registreras huvudsakligen användaruppgifter för inloggning vilka inhämtas via blankett och sen registreras i systemet.

Tjänsteportalen

Ett ramverk för att autentisera externa användare för att få behörighet till IAF:s specifika webbapplikationer. Användaruppgifter för inloggning inhämtas via blankett som den enskilde själv fyller i och därefter registreras i systemet.

(38)

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut Kvittenser

• smarta kort

• passerkort

• mobiltelefon

Papper Alfabetiskt Återlämnas vid retur

Licenser och användaravtal Papper Alfabetiskt 10 år efter upphört gälla Minnesanteckningar från uppföljningsmöten

IT-stöd

Digitalt Kronologiskt Vid inaktualitet

Register över användaridentiteter Digitalt Alfabetiskt Bevaras Behörighetsblankett tjänsteportalen Papper Kronologiskt Vid inaktualitet Register över datorer Digitalt Alfabetiskt Vid inaktualitet Register över passersystem Digitalt Alfabetiskt Vid inaktualitet Register över smarta kort Digitalt Alfabetiskt Vid inaktualitet

Telefonregister Digitalt Alfabetiskt Vid inaktualitet

2.6 Administrera information/dokumentation Processbeskrivning

I processen ingår

 Diarieföra

 Redovisa arkiv

 Hantera personuppgiftsärenden

 Beredningsgruppen för PuL-frågor

 Utlämnande av allmän handling

 Besvara allmänna frågor om arbetslöshetsförsäkringen

Handlingsslag: Handlingar rörande dokumenthantering

(39)

 Diarieförda handlingar

 Diariedatabas

Sekretess

Diarieförda ärenden

Begäran om utlämnande av allmän handling (som fordrar överklagansbart beslut) Framtagning av systemdokumentation

Begäran om egen uppgift enligt PuL

Begäran om personuppgifter från IAF:s databaser

Dokumentkatalog

Gallringsbeslut

Arkivförteckning Papper Kronoligiskt Bevaras

Korrespondens, diariefört -original Papper Diarieförs Bevaras Myndighetsbeslut om att lämna ut/ ej

lämna ut personuppgifter.

Diarium Digitalt Kronologisk Bevaras

Diarieförda handlingar. Papper Aktvis,

avslutsdatum

Bevaras

Fullmakt från anställda för postöppning. Papper Alfabetiskt Vid inaktualitet

Förteckningsplan Papper Kronologiskt Bevaras RA-FS

1991:6

Handlingar för kännedom, t.ex.

• Från allmänheten

RA-FS 1991:6