STYRDOKUMENT Program

1/5

Beslutad när: åååå-mm-dd § xx

Beslutad av Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2017:325-003

Ersätter:

-Gäller för: Alla nämnder

Gäller fr o m: 2020-xx-xx

Gäller t o m: Tillsvidare

Dokumentansvarig: Ekonomichef

Uppföljning: Vid behov

Konkurrensprogram för Strängnäs kommun

§ 1 Syfte

Strängnäs kommuns konkurrensprogram syftar till att tillhandahålla en struktur för bedömning, i situationer när det övervägs om konkurrens ska användas för att nå hög effektivitet och god kvalitet på kommunala tjänster.

Kommunala uppgifter bör fullgöras där de kan lösas bäst och mest kostnadseffektivt.

§ 2 Omfattning

Detta konkurrensprogram gäller all kommunal verksamhet med undantag av:

- Myndighetsutövning

- Valnämnd och överförmyndarnämnd

- Verksamhet som kommunen ska fortsätta bedriva, enligt § 5 detta program

- Gemensamma nämnder (om inte annat överenskommits samarbetskommunerna emellan)

- Kommunens ekonomiska förvaltning, kommunens strategiska

personalpolitik samt strategiskt arbete med övergripande planering inom respektive nämnds ansvarsområde

- Annan verksamhet som enligt lagar och författningar inte får bedrivas i privat regi

STYRDOKUMENT Program

2/5

§ 3 Definition och avgränsning

Begreppet konkurrensutsättning är en beteckning för en metod som innebär att det systematiskt prövas om andra aktörer än nuvarande kan driva en helt eller delvis offentligt finansierad verksamhet.

Konkurrensutsättning, enligt detta program, innebär att kommunen behåller sitt huvudmannaskap, det vill säga sitt ansvar, men överlåter själva utförandet på någon annan genom avtal, se § 5, detta program.

§ 4 Konkurrensplan

Kommunstyrelsen och respektive nämnd tar årligen, i samband med

framtagandet av verksamhetsplan, fram ett förslag till konkurrensplan för sina respektive verksamhetsområden. Planen ska bifogas kommunstyrelsens och nämndernas verksamhetsplan.

I kommunstyrelsens och respektive nämnds förslag till konkurrensplan ska för dess verksamhetsområden och uppgifter beskrivas:

- Förteckning av de huvudsakliga verksamheterna inom nämndens ansvarsområde

- Verksamhetsområden och uppgifter som idag drivs av extern aktör

- Verksamhetsområden och uppgifter som inte kan eller inte anses lämpliga att konkurrensutsätta (med motivering)

- Verksamhetsområden och uppgifter som kan konkurrensutsättas och där det ska ske en förstudie för konkurrensprövning under budgetåret (med motivering)

- Verksamhetsområden och uppgifter som borde kunna konkurrensutsättas men att en förstudie för detta bör ske längre fram i tiden än under

budgetåret (med motivering)

Förstudierna ska innehålla bland annat kvalitetskrav, ekonomiska kalkyler, marknadsanalys, riskanalys och andras erfarenheter. Instruktioner för förstudier tas fram efter hand.

Beslut om upphandling efter genomförd förstudie sker enligt kommunstyrelsen eller respektive nämnds delegationsordning. Om upphandlingen leder till att kommunal verksamhet ska överlåtas till annan aktör ska beslut om detta tas av kommunfullmäktige.

Konkurrensplanen för kommunstyrelsen och respektive nämnd ska följas upp och redovisas i samband med årsrapporten.

STYRDOKUMENT Program

3/5 Bra balans mellan effektivitet och kvalitet ska eftersträvas. Följande

överväganden ska vara vägledande vid prioritering av områden och verksamheter för konkurrensprövning:

- Effektivisering och kostnadssänkning: Hänsyn ska tas till möjligheten att sammantaget sänka kommunens kostnader (driftskostnader)

investeringar omställningskostnader med mera). Hänsyn ska även tas till risken för att verksamheten blir kostnadsdrivande då den

konkurrensutsätts. Verksamheten där effektiviserings- och kostnadsminskningspotentialen är större ska prioriteras framför verksamheter där potentialen är mindre.

- Potential för kvalitetsförbättringar: Hänsyn ska tas till möjligheten att förbättra kvaliteten i verksamheten. Bedömningen innebär att nuvarande kvalitet i egenregi verksamheten bedöms i förhållande till förmodad kvalitet på tjänsteleveranser av externa leverantörer. Verksamhet där kvalitetsförbättringspotentialen är större ska prioriteras framför verksamhet där potentialen är mindre.

- Komplexitet och enkelhet: vissa verksamheter är mer komplexa att konkurrensutsätta än andra. Verksamhet som är enkel att

konkurrenspröva ska prioriteras framför verksamheter som är mer komplexa att konkurrenspröva.

- Marknad: En grundförutsättning för konkurrensprövning är förekomsten av en fungerande marknad. Om intresserade marknadsaktörer saknas kan konkurrensprövning inte genomföras.

§ 5 Konkurrensutsättning

Med konkurrensutsättning menas att en verksamhet eller en uppgift lämnas över till en privat utförare med stöd av lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), lagen (1016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) eller enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV).

Vad avser de operativa verksamheterna inom skola, vård och omsorg ska

kommunen ha kvar verksamhet i den omfattning som bedöms nödvändig för att säkerställa möjligheterna att ta över i de fall den externa utföraren inte kan fullgöra sina åtaganden.

STYRDOKUMENT Program

4/5

§ 6 Resurs avseende beställning och uppföljning

Kommunstyrelsen och respektive nämnd ska se till att beställar- och uppföljningskompetens finns för att säkerställa syftet med

konkurrensutsättningen.

§ 7 Kvalitetskrav

Kommunstyrelsen och respektive nämnd ska utarbeta kvalitetskrav för de verksamhetsområden som de avser konkurrensutsätta. Vid en

konkurrensutsättning ska samma kvalitetskrav ställas på den externa utförararen som på den egna verksamheten.

Kommunstyrelsen och respektive nämnd ska se till att i den mån det är möjligt dialog sker med berörda invånare i samband med utformning av kvalitetskrav.

Kvalitetskraven ska ställas i upphandlingsunderlag, återfinnas i avtal samt ska följas upp kontinuerligt.

§ 8 Inköp och upphandling

När en verksamhet eller uppgift konkurrensutsätts ska kommunens styrdokument gällande inköp och upphandling följas.

§ 9 Kostnadsjämförelser

Lämnade anbud ska jämföras med kommunens kostnad för verksamheten i egen regi. Valet av privat utförare kan vid upphandling ske med utgångspunkt från bästa pris alternativt högsta kvalitet, vad som gäller beslutas i varje särskilt fall och presenteras i förfrågningsunderlaget. Vid kostnadsjämförelser ska särskild kalkyl upprättas.

§ 10 Meddelarfrihet

I tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen regleras den så kallade meddelarfriheten. Denna frihet ger bland annat kommunanställda rätt att meddela uppgifter för offentliggörande i massmedia. Begränsningar av

meddelarfriheten regleras i offentlighets- och sekretesslagen. Privata utförares personal ska, så långt det är möjligt, ha motsvarande meddelarfrihet för det som uppdraget avser. Undantaget är uppgifter om företaget som skyddas enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter.

STYRDOKUMENT Program

5/5

§ 11 Övertagande av personal, lokaler och inventarier

Då en nämnd infordrar anbud ska anbudsgivarens övertagande av personal, lokaler, inventarier och dylikt beaktas. Vid konkurrensutsättning av en verksamhet kan regeln om verksamhetsövergång i 6 b § lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS) bli aktuell.

§ 12 Tolkning

Frågor om tolkning och tillämpning av detta program avgörs av kommunstyrelsen.

§ 13 Uppföljning

Uppföljning av den verksamhet som har konkurrensutsatts och drivs av andra aktörer än kommunen ska ske enligt Strängnäs kommuns program för

uppföljning av privata utförare (KS/2018:76-003).

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Ekonomiavdelningen Dnr KS/2020:131-059

2020-02-28

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. upphandla nytt ekonomisystem.

Beskrivning av ärendet

Strängnäs kommun har genom kommunstyrelsen avtal med CGI Sverige AB avseende support och underhåll av Raindance ekonomisystem. Uppsägningstiden är 24 månader.

Ekonomiavdelningen har gjort en kort förstudie som förklarar varför en upphandling av nytt ekonomisystem bör göras. Den nuvarande versionen av ekonomisystemet togs i bruk år 2002, och de tekniska begränsningarna gör att digitaliseringen av ekonomiprocesser försvåras och i vissa fall omöjliggörs.

Kommunen är även i behov av en ny kodplan och behöver bygga om befintligt system. Att fortsätta med uppsättningar och lösningar utan uppgradering är inte ett alternativ, av skäl som framgår av förstudien. Då en uppgradering av systemet inte är möjlig med tillämpning av det befintliga avtalet föreslås att kommunen upphandlar ett nytt ekonomisystem.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

2,7 miljoner kronor finns redan avsatt för uppgradering av befintligt ekonomisystem. I den inledande fasen av upphandlingen genomförs en marknadsanalys som kommer ge mer information om både funktionalitet och kostnader. Under upphandlingsskedet kommer avväganden behöva göras om behov av ny funktionalitet i förhållande till ökade kostnader. Budgetbehovet behöver därför bevakas i kommande budgetprocesser. När kommunstyrelsen i nästa steg tar beslut om godkännande av förfrågningsunderlag kommer kostnadsbilden att vara tydligare.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga konsekvenser utöver de arbetsinsatser som krävs i samband med upphandling och implementering av nytt system.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

2/2

Förstudie upphandling av nytt ekonomisystem, 2020-02-28 Beslutet skickas till

-Per Malmquist Mats Lange

Ekonomichef Inköpschef

Kommunstyrelsen Dnr KS/2020:126-065 2020-02-28

Ekonomiavdelningen

1/3

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

kommun@strangnas.se www.strangnas.se

Bankgiro 621-6907

Handläggare Emil Kaunisto Tel. 0152-296 90