Under denna rubrik görs det endast en resultatredovisning, då vi vill framföra respondenternas egna åsikter om vilka styrkor och svagheter som de upplever att dagens rekryteringsprocess har.
När respondenterna pratar om styrkor och svagheter som de själva ser i sin rekryteringsprocess så ges det olika svar. En styrka som framhålls av tre av respondenterna är att de idag får rekrytera externt och på så sätt får de ett bättre underlag mot när de enbart kunde rekrytera internt. Respondent C nämner att rekryteringsprocessen såg annorlunda ut förr och att de idag måste vara mer strukturerade i rekryteringsgruppen för att kunna fånga upp de sökande som passar för tjänsten. Andra styrkor i rekryteringsprocessen som nämns är att de i rekryteringsgruppen snabbt kan komma fram till ett beslut då de ofta hamnar i tidspress. Respondent B menar att de litar på varandra i gruppen och de vet var de har varandra, detta gör att de snabbt kan fatta beslut om vilken av de sökande som ska erbjudas en tjänst. Tre av respondenterna menar dock att tidsbristen kan vara en svaghet i dagens rekryteringsprocess då de ibland måste genomföra rekryteringen på ett sätt som kanske inte alltid är vetenskapligt bra. Respondent A och E framhåller samarbetet mellan personalgrupp och ledning som en styrka i rekryteringen, även att rekryteringsgruppen ofta har samma syn på vilka krav som ställs på den sökande ses som en styrka. Respondent A framhåller dessutom att det är viktigt att de i rekryteringsgruppen inte slarvar med kravspecifikationen. Respondent C delar synen att rekryteringsgruppens sammansättning är en fördel, detta illustreras i följande citat:
Jag tycker nog att styrkorna ligger i att vi är minst 4 personer som är med vid första gallringen och vid finjusteringarna, då är det så att det blir ett ganska finmaskigt nät. Man är enhetschef, gruppledare och personer från verksamheten, det gör ju att man faktiskt får en enighet i resonemanget kring vad det är vi söker, när man väl bestämt sig för vem det är så är man ändå rätt överens om det och är det så att den här personen inte är lämplig så kommer man hamna i det att alla varit med i det och det är en jättestyrka.
Respondent A menar att de skulle kunna vara mer systematiska i rekryteringsgruppen. Men tror ännu mer på att de som intervjuar borde vara mer samkörda, att de borde vara mer förberedda och dela upp frågorna mellan sig lite mer. Även respondent B framhåller att intervjusituationen skulle kunna förbättras då respondenten menar att de inte alltid är så professionella i en intervjusituation och därmed ibland missar viktiga frågor som skulle ha belysts. En annan svaghet som nämns av respondent C är att den första gallringen bland de sökande är väldigt grov, och att de därigenom kanske missar någon sökande som skulle ha varit bra för verksamheten. Respondenten menar att de sökande som inte är bra på att uttrycka sig i skrift missgynnas, då det är det personliga brevet de oftast gör sin bedömning utifrån,
utöver om den sökande uppfyller de ställda kraven eller inte. Något som ses som en svaghet i dagens rekryteringsprocess enligt respondent D är att de så att säga kör på i gamla hjulspår och menar att de skulle behöva få lite nya ögon på hur de gör, och därigenom bli bättre. Respondent F ser en svaghet i att de inte rekryterar så ofta och detta illustreras i nedanstående citat:
En svaghet kan väl vara att man kanske inte gör det så ofta, att man inte är så van. En arbetsuppgift som man bara gör ibland gör att man inte är så bekväm i den själv, att man inte är så trygg i den. Att man kanske missar frågor som man borde ställa och som jag inte vet om jag missar eller inte. Man gör ju lite utefter vad man tror så där.
Att det borde finnas en struktur för rekryteringsförfarandet vid Ungdoms- och familjeenheten framhålls av respondent D. I denna struktur skulle gärna respondenten se att det fanns en struktur över allt som bör göras i en rekrytering, och att det går att bocka av det som är gjort så att rekryteringsgruppen vet vad som är kvar att göra. Respondenten menar att det skulle vara en trygghet då rekryteringsprocessen idag kan tyckas vara lite godtycklig enligt respondenten.
Diskussion
Syftet men denna studie var att undersöka hur rekryteringsförfarandet går till vid tre behandlande organisationer i Örebro kommun. I syftet ingick även att undersöka vilka styrkor och svagheter som finns i nuvarande process för att optimera anställandet av medarbetare med rätt social och formell kompetens för den behandlande organisationen.
Sammanfattningsvis visar studiens resultat att rekryteringsprocessen vid Ungdoms- och familjeenheten i Örebro kommun har både styrkor och svagheter. Resultatet visar att den största styrkan är samstämmigheten vad gäller krav på adekvat utbildning och uppfyllelse av ställda kvalifikationer, och den största svagheten är bristen på fastställd struktur för rekryteringsförfarandet. Bristen på fastställd struktur kan antas bero på att de som är ansvariga för rekryteringsprocessen känner sig trygga i det de gör och därför arbetar rutinmässigt. De förlitar sig på den erfarenhet de innehar i form av tidigare rekryteringar och använder sig av det som tidigare setts fungera. Den samstämmighet som finns när det gäller krav på att anställa personer som uppfyller adekvat utbildningsnivå och övriga kvalifikationer ses av respondenterna som självklar och är avgörande för att behålla behandlingsintegriteten i organisationen (se Daleflod 1996:344 och Dees m.fl. 2006:612). De övriga kvalifikationer som resultatet visar är av betydelse för en anställning är krav på körkort samt erfarenhet av att ha arbetat med ungdomar, en erfarenhet som prioriteras högt.
Studien visar att det i rekryteringsförfarandet vid Ungdoms- och familjeenheten i Örebro kommun finns en viss struktur, denna struktur bygger dock mer på erfarenhet och rutin än på en utarbetad mall för hur rekryteringsförfarandet ska gå till. Det finns i det undersökta rekryteringsförfarandet inslag av alla de delar som bör finnas med för att på bästa sätt få till en lyckad rekrytering. Dessa delar är dock inte genomarbetade utan sker mer på rutin än efter en prövad metod. Det framkommer även att det ofta är tidsbrist vid en rekrytering till de behandlande organisationen i Örebro kommun och detta skulle kunna betraktas som att rekryteringsförfarandet därför många gånger hastas igenom vilket visar sig i många av de delar som ingår i rekryteringsprocessen. Enligt Galfvensjö (2006) är arbetsanalysen en viktig del i en rekrytering då det är den som ligger till grund för den fortsatta rekryteringsprocessen (a.a. 13). I studien kommer det fram att det inte finns någon riktig struktur för hur rekryteringsgruppen utarbetar en arbetsanalys. I dagens rekryteringsprocess förs det istället en diskussion om vilka behov som finns och vilka krav som ska ställas på de sökande. Att
arbetsanalysen inte utförs på ett strukturerat sätt kan bero på den tidsbrist som respondenterna menar finns under rekryteringsförfarandet. Tidsbristen gör även att annonsering i fackpress blir svår att få igenom då det krävs en lång tidsplanering för att annonsera i dessa medier (Irving 2004:62). Den annonsering som sker vid Ungdoms- och familjeenheten innehåller dock alla delar som är önskvärda att ha med i en annons (se Lundén 2000:36; Irving 2004:64; Galfvensjö 2006:19). Annonsen utgår emellertid från en mall som kommunen satt upp och det läggs inte ner någon större energi på dess utformning, därför kan den lätt förbises. Detta kan innebära att vissa arbetssökande missar annonsen, då dess utformning är viktig för att fånga läsarens intresse (Galfvensjö 2006:20; Lundén 2000:38).
I resultatet framkommer det att ansökningsformulär inte är något som används i dagens rekryteringsprocess, men att det skulle kunna underlätta ansökningshanteringen då de idag får in en stor mängd ansökningar. I dagens rekryteringsprocess genomförs det en grovgallring av de sökande utifrån de kvalifikationskrav som är ställda samt det personliga brevet. Att stor vikt läggs vid det personliga brevet kan, som resultatet visar, innebära att de personer som inte är bra på att uttrycka sig i skrift försvinner vid den grovgallring som görs. Detta skulle kunna undvikas om ansökningsformulär började användas, då ansökningshandlingarna skulle bli mer jämförbara och det personliga brevet kanske inte skulle ha lika stor vikt som det har idag, istället läggs vikten på kvalifikationer och kompetens. Utifrån Lundén (2000) och Galfvensjös (2006) resonemang är det inte svårt att gallra ut de sökande som anses intressanta om kriterier för vad som krävs för tjänsten är klargjorda innan gallringen börjar, och ett ansökningsformulär som gör ansökningshandlingarna mer jämförbara har använts (Lundén 2000:50; Galfensjö 2006:28).
Studien visar även att rekryteringsförfarandet brister när det gäller intervjugenomförandet. Tidsbristen gör så att förberedelserna inför en intervju inte blir tillräckligt bra, och ibland inte görs förrän alldeles innan intervjun. Detta kan jämföras med Galfvensjö (2006) som menar att det är viktigt att vara förberedd inför en intervju för att kunna inhämta så mycket information som möjligt från personen som intervjuas (a.a. 35). De brister som finns i förberedelserna gör att rollfördelningen mellan de som deltar i intervjun inte är optimal. Dagens rollfördelning skulle kunna ses som ett resultat av den erfarenhet och rutin rekryteringsgruppen har av tidigare rekryteringar och inte av en uppgjord struktur. Resultatet visar trots brister i rollfördelningen att det finns en samstämmighet i rekrytringsgruppen, där alla vet vad de är ute efter under intervjun och därigenom finns en trygghet i att alla strävar mot samma mål. I ljuset av denna samstämmighet bör alla som deltagit i intervjun göra en individuell sammanfattning av de intryck som den sökande gett för att sedan kunna stämma av dessa med de övriga deltagarna i rekryteringsgruppen (jfr. Kahlke & Schmidt 2002:146). I dagens rekryteringsprocess görs sammanfattningarna av intervjuerna muntligt och direkt i rekryteringsgruppen, utan större struktur eller tid till enskild eftertanke. Detta skulle kunna ses som en följd av att det sker flera intervjuer efter varandra och att det därför inte finns tid till enskilda och strukturerade sammanfattningar.
Ett bra komplement i bedömningen av om en person är lämplig att arbeta i en behandlande organisation är att i rekryteringen använda sig av tester (Davidson m.fl. 2007:225). Studien indikerar att tester inte genomförs i rekryteringsprocessen, men att det finns önskemål om att börja använda det. Brist på personal som kan genomföra tester samt återigen, brist på tid, är faktorer som i nuläget försvårar användandet av tester i rekryteringen till de behandlande organisationerna i Örebro kommun. I resultatet framkommer det att referenstagandet är en viktig del i rekryteringsprocessen för att kunna stärka och kontrollera uppgifter om den sökande som framkommit under intervjun. Det framkommer även att det ibland sker så kallat
informellt referenstagande där det inhämtas information om den sökande från källor som denne inte uppgett. Detta skulle kunna vara en följd av att de under många år enbart haft interna rekryteringar, vilket inneburit att människor arbetat på flera olika platser inom socialtjänsten i Örebro kommun och att det därmed finns en kännedom om varandra.
För att få en anställning vid Ungdoms- och familjeenheten i Örebro kommun framträder en samstämmighet gällande avgörande kriterier. Det kriterium som är av störst vikt är adekvat utbildning, något som kan relateras till Daleflod (1996) och Dees m.fl. (2006) som menar att utbildad personal som har kunskap om verksamhetens metoder är avgörande för att behålla behandlingsintegriteten (Daleflod 1996:344; Dees m.fl. 2006:612). I ljuset av detta indikerar studien att utbildning prioriteras före kön, trots att det är brist på män i de behandlande verksamheterna. Andra viktiga kriterier det tas hänsyn till vid en rekrytering är att den sökande har körkort samt erfarenhet av arbete med ungdomar. Andra viktiga kriterier respondenterna tar hänsyn till vid en rekrytering kan bland annat vara kulturkompetens, förmåga att ta plats i en grupp samt musikalitet när valet står mellan två eller flera sökande. I betraktelse av studiens resultat framkommer det att det inte finns någon samstämmighet när det gäller om den teoretiska grundsynen är en viktig faktor för en anställning inom Ungdoms- och familjeenheten eller ej. Denna brist på samsyn kan jämföras med Andreassens (2003) resonemang om vikten av att en behandlande organisation bygger på en teoretisk grund där personalen är överens om vilken metod som ska användas (a.a. 215). Studiens resultat visar även att det inte finns några hinder för att anställa en sökande som är eklektiker så länge personen arbetar med de metoder som verksamheten använder sig av och inte blandar in andra metoder i behandlingsarbetet (jfr. Andreassen 2003:237; Payne 1997: 91).
Utifrån samtliga teman har ett antal styrkor och svagheter i rekryteringsprocessen utkristalliserats. Den största styrkan som framkommer är att rekryterarna har en samstämmighet vad gäller de kvalifikationer som måste uppfyllas för att den sökande ska vara aktuell för en tjänst inom de behandlande organisationerna i Örebro kommun. Detta kan relateras till Lundén (2000) och Gallagher (2000) som menar att man i de behandlande organisationerna bör förebygga att okvalificerad personal rekryteras för att kunna skydda klienten och behålla behandlingsintegriteten (Lundén 2000:9; Gallagher 2000, refererad i Davidson m.fl. 2007:224). En annan styrka som framkommer är att det idag till skillnad från för något år sedan, går att rekrytera externt. Detta är inte direkt kopplat till själva rekryteringsprocessen men påverkar den i en positiv riktning då antalet sökande ökar och därmed ökar även chansen att finna ”rätt” medarbetare. Utifrån studiens samlade resultat visar det sig att den största svagheten i rekryteringsprocessen är brist på struktur. Denna brist gör att rekryterarna tvingas förlita sig på rutin och sin tidigare erfarenhet av rekryteringar. Bristen på struktur skulle kunna ses som en orsak till den tidsbrist som respondenterna upplever under rekryteringsprocessen. En utarbetad struktur skulle kunna bidra till en mer tidseffektiv rekryteringsprocess, där rekryteringsgruppen är införstådd med sina uppgifter och roller under processen vilket kan jämföras med Lindsay och McMillans (1999) resonemang. De menar att det är viktigt att ha en bra och välplanerad rekryteringsprocess för att lyckas med rekryteringen (a.a. 16).