Styrning och kontroll

Båda teamledarna var överens om att det som påverkat deras ledarskap mest är

begränsningen av tid. De menar att det tar mer tid att höra av sig till alla medarbetare och att det krävs mer planering. Tidigare kunde veckomöten vara i en kvart då man snabbt gick varvet runt i kontorslandskapet medans det nu krävs planering för att prata med vardera medarbetare.

Elin påstår att hon arbetar aktivt för att motiverar sina medarbetare. Hon tror på

självledarskap och vill tro gott om alla sina medarbetare. Hon menar att alla sina medarbetare vill ta sitt ansvar och är lösningsorienterade. Hon har ett starkt förtroende för dem och genom att visa det menar hon att de vågar ta egna initiativ och eget ansvar. Erik anser att flera av hans medarbetare uppskattar att arbeta hemifrån då de inte blir störda av frågor och kan arbeta mer fokuserat. Han har därför inte känt att det krävs att han motiverar mer än vanligt då alla arbetar på bra och uppgifterna blir gjorda. När det däremot kommer till att motivera för att medarbetarna ska må så bra som möjligt under hemarbete menar de båda teamledarna att det är svårare. Elin anser att när det kommer till ens egna personliga hälsa så är man inte mottaglig för tips och råd. Både Elin och Erik hänvisar till företagets egna initiativ som kallas pausgympa men de båda erkänner att de själva är dåliga på att utnyttja detta. Promenadmöten

är något båda uppmuntrar sina medarbetare till men inte riktigt märkt att medarbetarna utför det.

För att motivera till att dela ideér menar Elin och Erik är svårare på distans. Elin menar att hennes medarbetare ofta är upptagna i telefon så de är vana med att gruppchatta med varandra. Hon menar att de berikar varandra en hel del där men menar att den sociala kontakten delvis försvinner. Hon har däremot sett att chattforumet används för att dela ideér och hjälpa varandra vilket hon därmed belönar. Erik hävdar att teamet han är ledare över är tystlåtna av sig vilket leder till att mötena är väldigt tysta. Han menar även att teamet är “spretigt” och arbetar med olika saker som leder till att de inte behöver beröra varandra så mycket. Istället för att Erik har arbetat för att de ska delat ideér så har han istället fokuserat på att bidra till att de har en bra arbetsmiljö hemma och har rätt utrustning för arbetet. Han tjatar på att de ska ta hem utrustning som finns på kontoret och uppmuntrar till att byta ut deras gamla och slitna saker.

Vid frågor om kontroll och styrning av arbetsuppgifter så uttryckte både Elin och Erik att de tror på frihet under ansvar och att de väljer att lita väldigt mycket på deras medarbetare. Erik har aldrig behövt kontrollera men ifall en kund skulle höra av sig och hävda att något inte är gjort så får han kontakta den ansvariga medarbetaren så att det blir en prioritet. Elin ber ofta sina andra medarbetare att hålla koll och lyfta ifall en annan kollega ofta kommer sent eller inte sköter sig. Då kontaktar hon personen men hon fokuserar mer på att kontrollera ifall alla sina medarbetare mår bra för att hålla koll på att ingen mår dåligt av att arbeta hemma. Hon menar däremot att det är en svårt uppgift att kontrollera det men det är något hon iallafall försöker hinna med.

“Det är svårt att hinna med på distans, men jag önskar att jag kunde kontrollera mer” (Elin) Elin förklarar att hon försöker hålla en god kommunikation med sina medarbetare och då även informella möten som exempelvis ”cyberfika”. Däremot menar hon att det är svårt då någon hela tiden måste vara uppkopplad på telefonen vilket leder till att alla inte kan delta i fikat samtidigt. Erik hävdar att de är lite obalans med kommunikation inom sin grupp då vissa hör av sig ofta och andra inte alls. Han menar även att gruppen inte haft en stående agenda hur kommunikationen ska förbättras.

Rollen som ledare har förändrats i den mån att man måste vara mer aktiv när man känner en oro för personer menar Elin. En del medarbetare har blivit sjukskrivna vilket Elin tror hade kunnat uteslutas ifall man hade märkt av stressade beteenden, vilket är enklare att göra på kontoret än hemma. Hon menar även att den största förändringen är att kommunikationen tar mycket mer tid. Det är mer tidsödande att följa upp och vara uppmärksam och hon försöker ständigt att vara tillgänglig för alla. Erik menar att det är enklare att “glömma bort” vissa medarbetare nu när man inte ses på kontoret. Ifall en person inte hör av sig till Erik för frågor eller hjälp så ligger ansvaret endast på Erik att behålla den kontakten. Det blir då svårare att märka av när folk börjar bli trötta. Fördelen med hemarbetet är däremot att Erik kan arbeta mer fokuserat och få mer gjort. När han sitter på kontoret nu så är han ofta den enda

teamledaren där vilket leder till att fler kommer till honom med frågor, vilket tar tid från hans dagliga arbete.

Vid frågor kring utbildning menar båda teamledare att de inte riktigt fått en ordentlig

utbildning i hur man ska agera annorlunda när ens medarbetare arbetar på distans. En del tips och webbinarium finns tillgängliga men det är svårt att ta till sig av alla tipsen menar de båda. Men de försöker tipsa varandra om tips och stötta varandra. Erik menar på att han inte fått någon stöttning av sin egna chef men att diskussionen kring hur man kan stötta varandra alltid är levande.

4.2 Medarbetare

Support- och infrateamet består av cirka 20 personer i varje team. Supportteamet består av yngre medarbetare och jobbar med att hjälpa företagets kunder med tekniska problem över telefon. Infrateamet kan ses som mer seniora och arbetar med IT-infrastruktur. Detta

innefattar roller som tekniker, säkerhetstekniker och IT-konsulter. Dem jobbar mot företagets olika kunder och säkerställer att dessa är nöjda med företagets lösningar.

4.2.1 Supportteam

I supportteamet arbetar Edvin, Markus och Per och har Elin som teamledare.

Edvin Jobbar i supporten och har gjort det under en längre tid. Edvin har valt att arbeta

från kontoret.

Markus Jobbar också i supporten och kan ses som den nyaste tillskottet jämfört med

Edvin och Per, han är också den yngsta i studien. Markus jobbar hemifrån.

Per Sitter även han i supporten. Per har valt att arbeta hemifrån, men kan ibland åka

in till kontoret.

4.2.2 Hemarbete

Deras åsikter kring hemarbete skiljer sig lite. Markus arbetade först varannan vecka hemifrån och varannan vecka på kontoret men tyckte att det inte höll i längden då utrustning behövdes släpas fram och tillbaka. Nu kör han endast hemifrån och tycker att det är långtråkigt. Han uttrycker en rädsla för att bli utbränd av att endast sitta hemma och arbeta.

“Att prata via teams är inte samma sak för mig som att träffas på jobbet” (Markus)

Markus och påstår att han saknar att umgås och träffa kollegor dagligen. Per däremot menar att det har varit skönt att arbeta hemifrån men att det nu, efter ett år, börjar bli långtråkigt. Per menar dock, till skillnad från Markus, att han inte är rädd för att bli utbränd utan skulle klara sig några år till med hemarbete. Edvin är en av de få som fortfarande arbetar på kontoret men tycker det är tråkigt att det är så få personer där. Han menar att till följd av den rådande pandemin att hemarbete är ett viktigt krav eftersom alla kollegor inte kan befinna sig på

kontoret. Både Edvin och Per anser att de får de stöd de behöver av deras teamledare. De menar att de finns mycket utrustning som finns tillgänglig för att stödja det dagliga arbetet. Markus anser däremot att det kan saknas stöd för den mentala biten. Han hade velat ha fler möten med utrymme för att diskutera den nuvarande situation.

“Jag tycker att det är jobbigt att endast chatta och vill ha mer kommunikation med mina kollegor” (Markus).

Edvin påstår att distansarbetet tar på en och samarbetet blir sämre. Han uttrycker att “Vi arbetar mycket i grupper och nu på senaste så har det känts lite som vi mot dem istället för att alla samarbetar tillsammans”. Markus menar att arbetet flyter på och det vardagliga blir inte lidande av hemarbete men det går inte lika effektivt och snabbt.

Forskarna frågade hur hemarbete har påverkat respondenternas motivation i arbetet. Både Edvin och Markus tycker att motivationen är oförändrad. De båda drivs av god respons av sin chef och att få arbeta med det som de tycker är kul. Däremot menar Markus att hans

motivation förmodligen hade ökat mer ifall han hade ett slutdatum på hemarbete. Han menar att det förmodligen hade varit lättare att traggla sig igenom hemarbetet då.

Att kunna skilja på vad som är jobb och vad som är privat uttrycker alla respondenter är en stor svårighet. Edvin menar att det var den största anledningen till att han bad om att få komma tillbaka till kontoret och arbeta.

“Jag behöver pendlingen till jobbet för att vakna till och sen även “åka hem” för att återgå till privatlivet” (Edvin).

Markus, som arbetar två meter från hans säng, menar att han har behövt anstränga sig mycket för att skilja på jobb och privat. Han väljer att noga stänga av allt som är kopplat till jobb när arbetsdagen är slut och menar att det är mycket eget ansvar.

4.2.3 Digitalisering

De digitala hjälpmedel som används idag av medarbetarna är datorer, mobiler, Microsoft Teams, VPN, internet och deras egna system och alla respondenter säger att dem fungerar bra och att de inte saknar något för tillfället. Till följd av att de jobbar för ett IT-företag, menar Edvin, har hjälpt de i övergången från kontor till hemarbete. De har länge arbetat med de digitala verktygen och hemarbete har länge varit genomförbart. Däremot menar Per och Markus att det endast gav dem ett kort försprång då många företag har varit snabba på att ställa om och utnyttja de digitala verktygen.

Vid frågor om hemarbete efter Covid-19 hade respondenterna olika analyser på framtiden. Edvin tror att Covid-19 har öppnat upp mycket dörrar för hemarbete och tror att krav på kontorsarbete kommer att elimineras. Han påstår vidare att han själv förmodligen kommer att varva mellan kontor och hemarbete men utesluter hemarbete på heltid. Både Markus och Per delade åsikter kring att de inte hoppas på hemarbete på heltid. De tror däremot att

organisationer kommer att förändra sina åsikter kring hemarbete och möjligtvis skära ner på kontorskostnader. Det är däremot ingenting som respondenterna önskar.

4.2.4 Styrning och kontroll

Forskarna frågade respondenterna ifall de kände sig sedda av sina teamledare. Edvin

berättade att han tidigare, innan han valde att återvända till kontoret, arbetade hemifrån i 6 till 7 månader och berättar vidare att han ansåg att han kände sig mindre “sedd” då. Däremot menar han att allt har anpassat sig till hur situationen ser ut idag och han anser även att sin teamledare har anpassat sig och han märker att hon anstränger sig för att jag ska känna mig “sedd”. Markus tycker inte att han har så mycket kontakt med sin chef idag som han tidigare har haft och hade velat ha fler möten med chefen så att han skulle känna sig mer “sedd” av chefen. Han uttrycker att han kan känna sig lite bortglömd ibland och att han själv behöver ta mer initiativ eftersom det är svårare att få tag på ledaren och medarbetarna nu. “Tidigare kunde man bara vända sig om och fråga nån i närheten eller fråga någon på lunchen” menar Markus.

Vid frågor om kommunikation mellan medarbetarna så anser Edvin att det beror på person till person. Dem har en gemensam chatt där det skrivs i till och från men en del väljer aldrig att skriva i chatten och då blir de lite bortglömda i teamet. Markus menar att kommunikationen

inom gruppen fungerar bra men när dem behöver få tag i andra kompetensteam så är det svårt att få tag i personer då de sitter i andra möten. Man kan inte längre besöka deras avdelning och be om hjälp på samma sätt menar han. Markus menar även att den gemensamma chatten har bidragit till ett bättre samarbete än tidigare eftersom man kan svara på frågor medans man sitter i möten. Tidigare störde men inte någon som satt i möte på kontoret, men nu kan man få svar i chatten även om en person anses vara upptagen. När alla arbetade på kontoret så

användes privata meddelanden mer ofta men det har nu övergått till att alla skriver i den gemensamma chatten vilket Markus menar är något positivt.

Både Edvin, Markus samt Per anser att teamledare kan utvecklas i deras ledarskap för att medarbetarna ska kunna prestera så bra som möjligt. Edvin hävdar att hans ledare kan bli bättre på att sätta upp tydliga mål för att öka hans motivation och ha något att arbeta för. Markus och Per understryker att den dagliga kontakten kan bli bättre för att minimera känslan av att man arbetar långt ifrån varandra.

4.2.5 Infrateam

Noah, Tor och Krister arbetar i infrateamet och har Erik som teamledare. I infrateamet är majoriteten seniorer och har länge arbetat för företaget. Hemarbete är något som länge varit tillgängligt för infrateamet och därför har en del erfarenhet av hemarbete redan innan Covid-19.

Noah Har jobbat länge på företaget och är främst tekniker och säkerhetsspecialist. Han

arbetar i infrateamet och har i många år valt att arbeta hemifrån.

Tor Har även han jobbat länge på företaget och är en del av infrateamet. Han arbetar

som IT-specialist och har valt att arbeta hemifrån.

Krister Har också en gedigen tid på företaget, han arbetar med tech operations i

infrateamet. Krister jobbar både från kontoret och hemifrån.

4.2.6 Hemarbete

Respondenterna i infrateamet har dividerade åsikter kring att arbeta hemifrån och dem har också arbetat hemifrån i varierad grad. Noah har under sin tid på företaget haft möjligheten

att arbeta hemifrån innan Covid-19, medan Tor och Krister tidigare har suttit på kontoret (Tor; Noah; Krister).

“Det är rätt skönt att sitta hemma men nu börjar det bli riktigt tråkigt. Jag saknar att träffa folk och träffa kollegor i korridoren, allt är mycket lättare då, man kan bolla idéer och få nya idéer. Jag bor även själv så blir väldigt ensamt då jag inte får det sociala på arbetet.” (Tor) “[...] Jag gillar inte att jobba hemifrån men vet att andra gillar att jobba hemma och då får mer gjort. Jag gillar att vara på kontoret och ha mer struktur i vardagen, då behöver jag åka till jobbet och starta dagen. Jag har barn så det kan bli stökigt hemma och det blir därför svårt att koncentrera sig.” (Krister).

Samtliga respondenter i infrateamet menar att stämningen i teamet inte var perfekt innan Covid-19. Under pandemin har dock respondenterna skilda åsikter på kommunikationen mellan kollegorna.

“Även innan hemarbete så har kommunkation varit rätt dålig mellan oss kollegor. Varje person jobbar för sig själv och alla kör sitt eget race. Självklart kan man ställa nån fråga någon gång men inte ofta. Man blir mer sårbar för företaget då alla sitter på olika kompetenser.” (Tor)

“Kommunikationen går bra och går framåt. Det är lite skillnad när man inte ses men

egentligen ingenting som är jobbigt. Jag saknar att träffa folk och att fika och prata jobb men det är bara att ringa folk och prata nu... så... det går bra.” (Noah)

“Det är överlag bra. Vissa har en tendens att inte alltid vara tillgängliga via teams eller på telefon. Det är alltid svårare att få tag på nån via teams än på kontoret.” (Krister).

Motivationen för arbetet har förändrats i och med pandemin. Noah beskriver att han motiveras av att möta arbetskollegorna och att det är kulturen på företaget som gör att han trivs. Där belyser Noah att kulturen har varit bättre tidigare, vilket han refererar tillbaka till tiden innan pandemin. Tor förklarar att motivationen för arbetet absolut har förändrats.

“Det är tuffare. Vissa dagar har jag ingen lust att jobba och vill bara ligga kvar i sängen. Man får kämpa sig vidare.” (Tor).

Det Tor belyser är att han inte längre har samma brinnande för arbetet som för 20 år sedan. Det han numera motiveras av är att jobba för att kunna göra annat. Det som gör Tor

omotiverad är att vara tvungen att genomföra samma arbetsuppgifter hela tiden, han önskar därför att få jobba med nya kunder och nya projekt för att därigenom kunna utvecklas. Krister förklarar att motivationen för arbetet är detsamma som Tor. Krister motiveras av arbetet för att kunna göra saker utanför arbetet. Krister menar att han tappar suget för arbetet om det staplas på hög, vilket det däremot inte gör just nu. Han menar att han har samma motivation till arbetet som han hade innan Covid-19. Detta menar Krister beror på att han faktiskt sitter på kontoret majoriteten av tiden och därför träffar kollegorna som tidigare.

4.2.7 Digitalisering

Respondenterna förklarar att de dagligen använder sina mobiler och datorer för att utföra sitt dagliga arbete. Noah förklarar att han använder olika system från kund till kund. För att behålla kontakten i teamet så används Teams och för att kunna arbeta hemifrån eller på distans så används VPN. Detta håller Tor med om och tillägger att även en stabil

internetuppkoppling. Krister menar att telefon och SMS också är viktiga verktyg samt att olika kunder kräver olika typer av videosystem för att utföra möten. Samtliga respondenter menar att de har alla digitala hjälpmedel som de önskar och är i behov av.

Att företaget arbetar med IT tror respondenterna har påverkat deras möjligheter att snabbt gå från att arbeta på företaget till att arbeta hemma. Krister förklarar att företaget har kunskap kring digitala hjälpmedel vilket så att medarbetarna har lättare att anamma hjälpmedlen snabbare (Krister). Tor menar att alla de flesta arbetsplatserna med ett Office Paket har möjlighet att jobba hemma och har haft det länge. Däremot förklarar Tor att företaget antagligen har det enklare att ställa om då de redan hade alla resurser (Tor).

“Jag vet inte hur andra företag har det. Men jag blev chockad när jag fick höra att andra inte lyckats på samma sätt och inte hade allt redo innan pandemin. Vi använde ju redan virtuella möten och kunde jobba på distans. Allt var klart! Vi har haft flera som åkt på längre resor men ändå haft möjlighet att utföra sitt arbete” (Noah).

Tor, Noah och Krister tror alla att det även efter Covid-19 kommer vara vanligare att man jobbar hemma. Tor och Krister menar att hemarbete är något som kan ses som en trend som kommer att fortsätta. Båda respondenterna tror att företagen kommer att dra nytta av trenden och därmed minska ner på kontorsytor. Krister menar att han tror att det kommer bli mer

coworking-system där man som anställd inte har en destinerad plats utan kan sitta där man

önskar när man väl är på arbetet. Noah tror att dem som har det svårare med disciplinen alternativt den som saknar social kontakt kommer att återvända till kontoret. Dessutom menar Noah att många nog kommer varva hemarbete och arbete på kontoret.

4.2.8 Styrning och kontroll

Noah och Krister är båda eniga om att dem känner sig sedda och får det stöd som dem