Av informanternas utsagor framgår det att förekomsten av techno-overload (överflöd av information från genom medieteknik) är hög vid hantering av e-post. Samtidigt upplevs även techno-invasion (känsla av att alltid vara tillgänglig genom medieteknik), men inte i lika stora utsträckningar som techno-overload (Se figur 3). Techno-invasion upplevs inte lika mycket som techno-overload eftersom majoriteten av informanternas chefer och kollegor inte förväntar att arbete ska ske utanför kontorstid.
Figur 3. Figuren visar upp när techno-overload och techno-invasion upplevs i deras produktionsprocess
Informanterna berättar att medieteknik dagligen används för att kommunicera både internt och externt, vilket sker antingen via e-post eller Slack. I takt med att e-post och Slack används hanteras även planeringsverktyg för att öka på effektivitet och produktivitet så mycket som möjligt. Dels så sker den externa kommunikationen genom e-post och telefon, vilket E, T och W (2019) menar påverkar deras planering. Ofta behöver planeringsverktyg fyllas på eller ändras när nya e-postmeddelanden eller telefonsamtal inkommer. Till stor del består kommunikationen av diskussioner kring ändringar, önskemål eller feedback från kunderna, men även från tryckerier vilket kan handla om allt från feltryck eller färgdiskussioner etc. Vidare behöver kommunikationen besvaras snabbt på både e-post- meddelanden och telefonsamtal för att kunna arbeta så effektivt som möjligt under
produktionsprocessen. I samband med hur e-postmeddelanden hela tiden måste besvaras avbryts dock arbetsflödet av varje nytt e-postmeddelande, vilket upplevs både irriterande och frustrerande enligt samtliga informanter. Addas et al. (2015) indikerar på detta då e-post gör inverkan på både
uppmärksamhet och fokusering när nya e-postmeddelanden inkommer. Förutom att det förloras energi på grund av hur hanteringen sker, resulterar det i flera avbrott under kontorstid som påverkar
produktiviteten hos anställda (Addas et al. 2015). Enligt empirin hävdar informanterna specifikt på hur produktiviteten försämras genom e-post på grund av att e-postmeddelanden skickas fram och tillbaka
E-post och telefonsamtal
E-post och telefonsamtal under kontorstid
Techno-overload Techno-invasion
26
mellan kunderna och tryckerierna. Detta resulterar även i att arbetstempot samt volymen av arbetsuppgifter ökar under produktionsprocessen. Som Tarafdar et al. (2011) beskriver upplevs techno-overload när information oavbrutet inkommer från kommunikationsverktyg genom
medieteknik som sedan ökar takt och volym av arbetet för anställda. Denna teori indikerar bland annat att samtliga informanter upplever techno-overload när e-post används.
Ytterligare förklaring till varför techno-overload uppstår hos flera informanter är på grund av hur planeringsverktyg erhåller en större mängd av information till vad som ska göras eller ändras vid arbetsuppgifter. Detta är för att Trello och Wunderlist kan ändras i takt med nära deadlines, vilket får majoriteten av informanterna att uppleva ett tvång till att arbeta snabbare och noggrannare. E och T (2019) beskriver hur bra och viktiga planeringsverktyg är, däremot upplevs Wunderlist som negativ emellanåt vilket påverkar att tillvaron känns stressig under kontorstid. E (2019) beskriver mer specifikt hur hen upplever Wunderlist som ett bra planeringsverktyg, dock ”fruktansvärt stressande eftersom den täcker alldeles för mycket information”. W (2019) använder inget planeringsverktyg utan går på systematiska möten varje måndag för att planera vad som ska genomföras, vilket upplevs positivt. Å andra sidan resulterar e-posten ändå i långa listor på grund av att hen håller direkt kontakt med tryckeriet, ibland även kunder. W (2019) upplever inte e-posten som effektiv och känner även av stress på grund av att planeringen ständigt fylls på. Eftersom e-post bidrar med information till planering indikerar det på hur techno-overload också påverkar planeringen av samtligas
produktionsprocess. Salonova et al. (2012) hävdar hur stora mängder av information som kommer från både e-post eller anda sociala nätverk resulterar i stress, som även kallas för informationsbelastning. Informationsbelastning kan leda till sämre beslutsfattande och ouppmärksamhet under arbetsprocessen (Salonova et al. 2012). I nuläget är det ingen av informanterna som upplever varken sämre
beslutfattande eller hur uppmärksamheten störs under arbetet. Däremot upplever samtliga hur koncentration och produktivitet varje gång påverkas negativt när nya e-postmeddelanden eller telefonsamtal inkommer. V (2019) beskriver att produktivitet påverkas negativt av de ständiga e- postmeddelanden som inkommer. Hen menar även på att dettar upp till 15 minuter att återgå till sin primära arbetsuppgift, vilket i sin tur gör inverkan på effektiviteten av arbetsflödet. Barley et al. (2011) argumenterar hur e-post åstadkommer flera avbrott under arbetstid. Jackson, Dawson och Wilson (2001) menar även att flera avbrott sker under produktionsprocessen på grund av e-posten, framförallt att det kan ta upp till 15 minuter till att återhämta sig från ett avbrott.
Hur techno-overload i sin tur hanteras på informanternas olika arbetsplatser, uppger fyra av fem att det inte har uppmärksammats av varken chefer eller kollegor. Om organisationer inte vidtar åtgärder vid technostress inom organisatoriska sammanhang menar Chiapetta (2017) att det kan påverka anställdas frånvaro och försämra effektiviteten på arbetsflödet. Eftersom majoriteten av informanterna hävdade hur arbetsflödet ständigt försämrades vid avbrott borde samtliga hantera techno-overload bättre för att inte låta effektivitet och energi påverkas negativt. Enligt Ayyagaari et al. (2011) kan chefer
27
implementera bättre arbetsnormer i förhållande till medieteknik för att förhindra technostress hos anställda. Genom att uppmuntra anställda till att kommunicera via e-post och telefonsamtal vid specifika kontorstider kan det minimera avbrotten och störningarna under produktionsprocessen (Ayyagari et al. 2011). Med tanke på att informanterna upplever techno-overload i arbetet varje dag hade denna åtgärd kunnat minimera på den stressfaktorn.
Vid intern kommunikation syftar samtliga informanter på att Slack eller telefon upplevs som bra när det kommer till privatlivet. I det här sammanhanget berättar informanterna hur bra deras arbetsvillkor är på deras arbetsplats på grund av att det inte förväntas av någon att arbeta utanför kontorstider. De som använder sig av Slack uppfattar därför inte verktyget som negativt vilket pekar på hur techno- invasion i själva verket inte påverkar lika mycket i deras privatliv. Detta betyder att samtliga informanter har goda arbetsnormer när det kommer till att inte arbeta utanför kontorstider.
Upplevelsen av techno-invasion ter sig dock mer hos K (2019) på grund av att hen valt att arbeta som frilansare. Gränserna mellan arbetstider och privatliv blir därför mer otydliga hos K (2019) på grund av hur viktig e-post och telefonen är närsomhelst på dygnet för att inte gå miste om en kund. K (2019) berättar att ett missat telefonsamtal eller e-postmeddelande kan betyda mycket för hens
arbetslivssituation. Taradfar et al (2011) menar att en ständig tillgänglighet i förhållande till
medietekniken kan frambringa stress och frustration. Detta indikerar på hur K (2019) upplever techno- invasion betydligt mer hos de andra informanterna på grund av frilansaryrket.
Sammanfattningsvis av informanternas utsagor upplevs varken techno-invasion eller techno-overload vid användning av de olika Adobe programmen, vilket beror på att produktionsverktygen inte omfattar information.