Tekniska nämnden .1 Centrumprojektet etapp 2

I februari 2012 beslutade kommunstyrelsen att ge Centrumgruppen i uppdrag att projektera och genomföra etapp 2 under åren 2012 – 2013.

Etapp 2 skulle omfatta Storgatan mellan Stortorget och Stadsparken och den 24 maj beslutade tekniska nämnden att tekniska nämndens ordförande bemyndigas att signera tilldelningsbeslut för entreprenaden samt att teckna avtal med vald entreprenör.

Upphandlingen avsåg ombyggnad av befintliga gator och förändrad möblering av gatorna i centrala Ängelholm samt om- och nybyggnad av va-ledningar. I

upphandlingen tillämpades förenklat förfarande d v s upphandling under tröskelvärdet.

Anbudsprövning skulle ske i fyra steg:

Granskning upphandlingsverksamhet

7 A. Prövning av att anbudsgivare uppfyller formella leverantörskrav.

B. Prövning av att anbudsgivare uppfyller ekonomiska kvalificeringskrav.

C. Prövning av att anbudsgivare uppfyller kraven för teknisk förmåga.

D. Utvärdering av kvarvarande anbud.

Anbudsgivarna måste uppfylla kraven i steg A-C för att gå vidare till utvärdering.

I förfrågningsunderlaget anges att det anbud som kommer att antas är det som har lägst anbudssumma.

Enligt det upprättade öppningsprotokollet förelåg det anbud från tre anbudsgivare vid anbudstidens utgång. De inkomna anbuden var från Mesta Sverige AB,

Anläggning & Kabel Entreprenad i Malmö AB samt NCC Construction Sverige AB.

Av den genomförda anbudsprövningen framgår det att en anbudsgivare inte uppfyllde samtliga krav och därför inte gick vidare till utvärdering. Lägst

anbudssumma (12 950 000 kr) hade anbudet från Anläggning & Kabel Entreprenad i Malmö AB som också tilldelades entreprenaden. Det andra utvärderade anbudet var på 15 846 000 kr.

3.1.2 Bedömning

Vi noterar att tiden från beslut om upphandling till beslut om tilldelning har varit relativt kort och med tanke på upphandlingens storlek och alla de moment som normalt ingår i en upphandling så anser vi att tekniska nämndens tidsram för den genomförda upphandlingen har varit väl snäv.

I övrigt bedömer vi, utifrån genomförd revision enligt granskningens uppsatta kontrollmål, att entreprenadupphandlingen av Centrumprojektet etapp 2 har skett i enlighet med gällandelagstiftning samt kommunens inköps- och

upphandlingspolicy.

3.1.3 Grus- och stenmaterial samt transport av material

Den 17 februari 2011 beslutade tekniska nämnden att ge tekniska kontoret i uppdrag att genomföra en upphandling av ramavtal avseende grus- och

stenmaterial. Vidare beslutades att bemyndiga tekniska nämndens ordförande att efter samråd med 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande besluta om antagande av leverantör.

Av förfrågningsunderlaget framgår det att upphandlingen avsåg ett ramavtal omfattande leverans av sten- och grusmaterial till olika områden inom Ängelholms kommun samt avhämtat material av kommunens egna/inhyrda lastbilar. Lastning skulle ingå i priset.

Ramavtalet gällde två år med möjlighet till förlängning med maximalt 1+1 år och skulle omfatta minst tre leverantörer om så många leverantörer uppfyllde kraven.

Granskning upphandlingsverksamhet

8 Fördelningen mellan leverantörerna skulle utgå från att den leverantör som lämnat bästa anbudet tillfrågas först därefter tillfrågas näst bästa leverantör o s v.

Enligt förfrågningsunderlaget skulle upphandlingen genomföras som en öppen upphandling och inga förhandlingar skulle medges.

Anbudsprövning skulle ske i tre steg: kvalificering av anbudsgivare, kvalificering av anbud samt anbudsutvärdering. Bara de anbud som klarade steg 1 och 2 skulle gå vidare till utvärdering.

I utvärderingsfasen (steg 3) skulle prövas vilket anbud som på ettårsbasis hade det kostnadsmässigt lägsta anbudet. Hur beräkning av lägsta anbudssumma skulle gå till framgår av förfrågningsunderlaget.

Vid anbudstidens utgång hade anbud från tre leverantörer inkommit; Skanska Asfalt & Betong, Johansson Grus & Mark Entreprenad AB och Swerock AB. Vid anbudsprövningen befanns anbuden ej uppfylla samtliga krav. Det föranledde gatuchefen att besluta om att övergå till ett förhandlat förfarande.

I ett brev med rubriken: Beslut att övergå till förhandlat förfarande vad gäller upphandling av grus- och stenmaterial samt transport av materialet skriver

gatuchefen: ”Vid utvärdering har alla anbudsgivare befunnits uppfylla kraven på leverantör. Dock har alla anbud uppvisat brister i kravuppfyllelse i övrigt.

Ängelholms kommun, Tekniska kontoret, har därför beslutat att i enlighet med LOU 4:5 p 1 övergå till ett förhandlat förfarande.

Detta innebär att samtliga anbudsgivare ges möjlighet att inkomma med kompletterande anbudsuppgifter i syfte att säkerställa att den upphandlande myndighetens krav kan tillgodoses.

Var och en kommer att tillställas ett skriftligt förhandlingsunderlag där man ombeds att rätta sitt anbud så att det uppfyller kraven.”

Samtliga anbudsgivare erhöll ett brev där det framgår att prisbilagan ej varit komplett ifylld och därför uppmanades att fylla i samtliga efterfrågade â-priser i en bifogad prisbilaga.

Vid den andra anbudsutvärderingen konstaterades att alla leverantörer nu

uppfyllde samtliga krav och att anbudet från Johansson grus skulle rankas som 1:a, Skanska som 2.a och Swerock som 3:a.

Den 25 augusti 2011 beslutade tekniska nämndens ordförande att anta anbudsgivare nr 1,2 och 3 enligt utvärderingsprotokoll och tilldelningsbeslut.

3.1.4 Bedömning

Ramavtalsupphandlingen av grus etc. genomfördes ursprungligen som en öppen upphandling eller genom öppet förfarande. Det innebär ett förfarande där

upphandlingen annonseras och att alla leverantörer får lämna anbud. Då samtliga anbud var ofullständiga kunde tekniska kontoret valt att förkasta samtliga anbud

Granskning upphandlingsverksamhet

9 och gjort om hela upphandlingen. I stället valde de på inrådan av

upphandlingsenhetens jurist att övergå till ett förhandlat förfarande med hänvisning till LOU 4:5 p 1.

Ett förhandlat förfarande innebär att den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Av LOU 4:5 p 1 framgår: ”En upphandlande myndighet får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering vid tilldelning av kontrakt som avser byggentreprenader, varor och tjänster om 1. det vid ett öppet eller selektivt förfarande inte lämnats några anbudsansökningar eller inte lämnats några anbud eller inte lämnats några lämpliga anbud och de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändrats väsentligt

Av lagtexten kan vi se att kriterierna för att tillämpa paragrafen är uppfyllda d v s det har vid ett öppet förfarande inte inkommit några lämpliga anbud. Vi anser därför att tekniska kontoret och upphandlingsenheten hanterat den uppkomna situationen på ett för alla parter korrekt sätt.

Utifrån genomförd revision enligt granskningens uppsatta kontrollmål bedömer vi att ramavtalsupphandlingen av grus- och stenmaterial har skett i enlighet med gällandelagstiftning samt kommunens inköps- och upphandlingspolicy.

3.1.5 Markanläggning i Munka Ljungby

Hösten 2008 genomförde tekniska kontoret en upphandling av markarbeten i samband med ombyggnad av befintligt parkområde i Munka Ljungby. Av förfrågningsunderlaget framgår det att upphandlingen genomfördes som en förenklad upphandling d v s under tröskelvärdet.

Anbudsprövning skulle ske i tre faser: uteslutningsfas, kvalificeringsfas och

utvärderingsfas. Anbud med det ekonomiskt mest fördelaktiga priset skulle komma att antas.

I utvärderingsfasen skulle poäng användas och det anbud som hade lägst pris skulle ges 85 poäng. Övriga anbud skulle få avdrag från maxpoäng utifrån den

procentuella skillnaden mellan respektive anbud och lägsta anbud. Vidare skulle sammanlag maximalt 15 poäng ges för tillämpning av kvalitets- och

miljöledningssystem plus referenser. Även här kunde procentuella avdrag från maxpoäng göras utifrån en bedömningsskala: Dåligt (0 % ), Medel (40 %), Bra (80

%) och Utmärkt (100 %). I anslutning till redovisningen i förfrågningsunderlaget av poängberäkningen anges det att det anbud som är det mest ekonomiskt fördelaktiga kommer att antas.

I öppningsprotokollet står det att anbud inkommit från tre anbudsgivare: Tommy Nordberghs Maskin o Transport AB, ISS Facility Service AB samt P.A.R.K. i Syd AB.

Enligt den upprättade anbudsutvärderingen uppfyller samtliga anbudsgivare de uppställda uteslutnings- och kvalificeringskriterierna. Lägst anbudspris lämnade P.A.R.K. i Syd AB med 379 000 kr och fick därmed maximala 85 poäng. Däremot fick de avdrag för tillämpning av kvalitets- och miljöledningssystem och erhöll 9 av

Granskning upphandlingsverksamhet

10 maximala 15 poäng. Sammanlagt gavs P.A.R.K. i Syd AB 94 poäng och tilldelades uppdraget.

ISS Facility Service AB erhöll maxpoäng (15) för tillämpning av kvalitets- och miljöledningssystem plus referenser samt 60 poäng för priset (490 000 kr) och därmed totalt 75 poäng.

Tommy Nordberghs Maskin o Transport AB fick 70 poäng för priset (444 200 kr) och 5 poäng för tillämpning av kvalitets- och miljöledningssystem plus referenser.

3.1.6 Bedömning

Det framgår inte tydligt i förfrågningsunderlaget på vilka grunder som anbud skulle antas. På ett ställe anges att det anbud med det ekonomiskt mest fördelaktiga pris kommer att antas. På ett annat ställe anges att det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer att antas. Det framgår heller inte vilken funktion

poängsättningen kommer att ges vid utvärderingen. Om utvärderingen till exempel hade utfallit så att en anbudsgivare med högre pris erhållit högre totalpoäng än anbudsgivaren med lägsta pris; vilket anbud hade då antagits? I den här

upphandlingen var det så stor skillnad i pris att det aldrig blev aktuellt att ta ställning till om det var lägsta pris eller högsta poäng som skulle gälla. För att undvika en sådan situation är det därför viktigt att förfrågningsunderlaget

innehåller tydliga anvisningar för hur anbuden kommer att utvärderas och på vilka grunder den upphandlande myndigheten kommer att anta anbud.

I övrigt bedömer vi att upphandlingen av markanläggning i Munka Ljungby har skett i enlighet med gällandelagstiftning samt kommunens inköps- och

upphandlingspolicy.