Tidssatt

Med tidssatt menas att det anges när ett visst resultat ska vara uppnått. Detta gör att man lättare kan se hur arbetet med att uppnå målet fortskrider. Ett tidsangivet mål tillför struktur och gör det lättare att ta fram konkreta handlingsplaner.

Vi ser att kriteriet tidssatt är uppfyllt när Vägverkets styrkortsmål tas fram. Eftersom ett styrkort tas fram för ett år i taget är det tydligt när ett mål ska vara uppfyllt. Även om arbetet med vissa mål gör att effekterna kommer under senare år, är det viktigt att komma ihåg att se till måluppfyllelsen under innevarande år.

8. Slutsats

Syftet med uppsatsen var att undersöka hur Vägverkets huvudkontor och regioner i praktiken arbetar med framtagande av mål till regionernas styrkort, dels för att det idag saknas kunskap om detta område och dels för att kunna identifiera var det kan ske eventuella förbättringar av processen. För att uppnå syftet valde vi följande frågeställningar:

 Vilken ansvarsfördelning finns mellan region och huvudkontor i processen att utforma regionens styrkort, och vilka för- och nackdelar har denna fördelning?

 Hur kan Vägverket säkerställa att målen blir optimalt utformade?

Efter att ha analyserat processen med dessa frågor som grund väljer vi här att dra slutsatser och därmed redovisa våra förslag på hur processen skulle kunna utvecklas.

Vägverkets styrkortsmodell fungerar enligt top-down dels eftersom det är huvudkontoret som formulerar mål och bestämmer målnivå i utspelet och dels för att regionernas styrkort ska fastställas av generaldirektören. Det finns dock inslag av bottom-up eftersom regionerna räknar och ger förslag på hur mycket de kan bidra med till övergripande mål, samt att de kan utforma egna styrkortsmål. Vi anser att Vägverket ska behålla denna ansvarsfördelning i styrkortsmodellen på grund av att det är huvudkontorets ansvar att säkerställa att riksdag och regerings mål och krav uppfylls. Huvudkontoret är de som har en helhetsbild av vad som är viktigt för hela Vägverket och utifrån detta kan de formulera övergripande mål. Det är huvudkontoret som måste se till att mål som är viktiga för samhället i stort uppnås.

Regionerna utför Vägverkets kärnverksamhet vilket gör att de ska arbeta med att uppnå Vägverkets övergripande styrkortsmål. De besitter detaljkunskaper om verksamheten i sin egen region, det är därför viktigt att de själva lägger förslag på hur mycket de kan bidra med för att uppnå de övergripande målen.

Vi har i analysen diskuterat konsekvenser av ansvarsfördelningen och trots att vi anser att den fortsättningsvis bör se ut som den gör idag, finns det flera delar av processen som kan förbättras. Utifrån SMART-kriterierna har vi identifierat problem relaterade till framtagandet och utformandet av mål.

De förslag på förbättringar av processen vi ger nedan tror vi kan vara en lösning både på problemen kring ansvarfördelningen och problemen relaterade till framtagandet och utformandet av mål.

Vi anser att Vägverket bör utveckla forumen för kommunikation mellan huvudkontoret och regionerna. Alla vi intervjuat säger att det inte är svårt att kommunicera, och att det finns vissa forum för diskussion. Trots detta kvarstår problemen med bland annat mätmetoden, vilket vi menar innebär att kommunikationen inte är tillräcklig. Vi hävdar att huvudkontoret bör involvera regionerna tidigare i processen, kommunikationen ska inte ske när det dyker upp frågetecken utan innan de dyker upp. Vårt förslag är att när nya mål ska tas in i Vägverkets övergripande styrkort måste huvudkontoret förankra målen på regionerna redan innan remissen skickas ut. Detta kan göras genom att samla de som kommer att ansvara för målet på regionerna och måttansvarig på huvudkontoret. Där kan dessa tillsammans gå igenom syftet med målet, eventuella beräkningsmodeller, vad det är huvudkontoret vill att regionerna ska göra samt hur målet ska mätas. Dessutom tror vi att när samtal förs kring dessa frågor kan huvudkontoret i ett tidigt skede fånga upp regionernas synpunkter på målen.

Genom att involvera regionen tidigt i processen blir målen väl förankrade innan själva arbetet med att uppnå målen inleds. Detta kan leda till bättre måluppfyllelse. Om mål inte är förankrade är det svårare att skapa engagemang hos regionen i arbetet med målen. Det är även viktigt att regionerna har möjlighet att se helhetsbilden, varför ett mål är viktigt för hela Vägverket. Om målen ses utifrån ett större perspektiv, vad man ska uppnå tillsammans och vilka effekter som kommer utav måluppfyllelsen, skapar det mer engagemang inför målen. Bättre samarbete mellan huvudkontor och regioner kan ge ytterligare fördelar, bland annat att huvudkontoret kan tillägna sig mer kunskap om regionernas förutsättningar och behov. Ökad kunskap kan leda till att huvudkontoret har större möjlighet att säkerställa att de mål som formuleras i Vägverkets övergripande styrkort ger största möjliga nytta. Detta eftersom regionernas olika förutsättningar och behov avgör dels hur effektivt regionerna kan arbeta med att uppnå målen och dels i vilken grad de övergripande målen stämmer överens med det samlade behovet för hela landet. Större samarbete i processen att utforma mål bör leda till att huvudkontoret lättare kan fånga upp regionernas åsikter och tankar kring mätmetoder, åtgärder, m.m. Detta innebär i sin tur att huvudkontoret kan formulera övergripande mål som är lättare för regionerna att bearbeta och arbeta med.

Det är av största vikt att målen, i både regionernas styrkort och Vägverkets övergripande styrkort, följer SMART-kriterierna. Kriterierna kan användas för att säkerställa optimala mål, vilket vi inte anser att Vägverket gör idag. Det krävs dock ingen systematisk avstämning av kriterierna, utan vi anser att det är processen i sig som ska säkerställa att målen blir smarta. De flesta problem vi identifierat i processen har en koppling till kriterierna, därav är det viktigt att processen förbättras för att Vägverket ska kunna utforma optimala mål. Förbättringar kan ske genom att öka kommunikationen, involveringen av regionerna, förankringen av målen samt samarbetet mellan region och huvudkontor.

Om Vägverkets process att utforma och fastställa mål är ”smart”, formuleras optimala mål och då skapas också förutsättningar för att nå god måluppfyllelse.

Källförteckning

Akademin för ekonomistyrning i staten, 2005:1, Balanserad styrning och

medborgarperspektiv – statlig ekonomistyrning i två dimensioner. Stockholms Universitet

ESV 2004:14, ESV:s ordbok om ekonomisk styrning i staten, Stockholm: Ekonomistyrningsverket.

ESV 2006:11, Inspirationsbok: Anpassade styrmodeller - Balanserat styrkort i

statsförvaltningen, Stockholm: Ekonomistyrningsverket.

Latham, Gary P. och Locke, Edvin A., 2006: “Enhancing the Benefits and Overcoming the Pitfalls of Goal Setting”, Organizational Dynamics, Vol. 35, Nr. 4, ss. 332–340.

Mahbod, M. Ali och Shalin, Arash, 2006:“Prioritization of key performance indicators - An integration of analytical hierarchy process and goal setting”, International Journal of

Productivity and Performance Management, Vol. 56, Nr. 3, ss. 226-240.

Olve, Nils-Göran m.fl., 2003: Framgångsrikt styrkortsarbete – metoder och erfarenheter.

Malmö: Liber ekonomi. Otryckt material

Eriksson, Lars-Åke, 2007a: Beskrivning av Vägverkets styrkortsmodell. Vägverket, ver. 3.0 Eriksson, Lars-Åke, 2007b: Riktlinjer för Vägverkets styrkortsmodell. Vägverket, ver. 7.0 Hedin, Gunilla, 2004: Processbeskrivning – Verksamhetsplanera. Vägverket, ver. 2.0

Hedin, Gunilla, 2007: Gemensamt direktiv för planering av verksamheten. Vägverket, ver. 1.0 Muntliga källor

Axberg, Magnus, Vägverket Region Stockholm, Solna, strategisk planering, personlig intervju, Solna, 24 april, 2008a.

Emnegard, Anna och Nilerdal, Inger, Vägverket Region Mitt, Härnösand, verksamhetsplanering, personlig intervju, Härnösand, 6 maj, 2008.

Forsberg, Britta, Huvudkontoret, Borlänge, samordnar verksamhetsplaneringen, personlig intervju, Borlänge, 14 april, 2008.

Glans, Pierre, Vägverket Region Väst, Göteborg, arbetar med verksamhetsplanering och uppföljning, telefonintervju, 7 maj, 2008a.

Hedin, Gunilla, Huvudkontoret, Borlänge, ansvarig för verksamhetsplaneringen, telefonintervju, 5 maj, 2008.

Johansson, Arne, Huvudkontoret, Borlänge, ansvarig för verksamheten inom drift och underhåll, personlig intervju, Borlänge, 14 april, 2008.

Information via e-post

Axberg, Magnus, Vägverket Region Stockholm, Solna, strategisk planering, e-post, 14 maj, 2008b

Glans, Pierre, Vägverket Region Väst, Göteborg, arbetar med verksamhetsplanering och uppföljning, e-post, 14 maj, 2008b.

Johansson, Arne, Huvudkontoret, Borlänge, ansvarig för verksamheten inom drift och underhåll, e-post, 14 maj, 2008b.

Elektronisk information

Vägverket, 2007a: Huvudkontoret. http://www.vv.se/templates/page3____16319.aspx (2008-05-14)

Vägverket, 2007b: Organisation. http://www.vv.se/templates/page3____11901.aspx (2008-05-14)

Vägverket, 2007c: Regioner. http://www.vv.se/templates/page3____11911.aspx (2008-05-14)

Bilaga 1

Presentation av respondenter Regionerna:

Pierre Glans, Vägverket Region Väst, arbetar med verksamhetsplanering och uppföljning. Anna Emnegard, Vägverket Region Mitt, ansvarig för verksamhetsplanering och uppföljning. Inger Nilerdal, Vägverket Region Mitt, sektionschef för sektionen Leda och Styra.

Verksamhetsplanering och uppföljning ingår i sektionens ansvarsområde.

Magnus Axberg, Vägverket Region Stockholm, arbetar med strategisk planering.

Huvudkontoret:

Arne Johansson, huvudkontoret, ansvarig för verksamheten inom drift och underhåll.

Gunilla Hedin, huvudkontoret, avdelningen för ekonomi och verksamhetsstyrning, ansvarig för verksamhetsplaneringen.

Bilaga 2

Intervjumall för regionrepresentanter

 Hur behandlar regionen remissen på VP-direktivet som kommer under sommaren?  En kort beskrivning av regionens arbete från och med att de får VP-direktivet till

fastställande av styrkort i överenskommelsen.  Görs beräkningar på målnivåer inom regionerna?

o Hur?

 Kan regionen lägga till egna mål i regionens styrkort?

 Speglar regionens styrkort det som är kritiskt för regionens verksamhet?  Kan mål och mått i målutspelet vara svåra att tolka,

o Hur?

o Vad görs för att lösa svårigheterna?

 Speglar GD:s utspel det som är kritiskt i regionens verksamhet? o På vilket sätt?

 Tar huvudkontoret hänsyn till regionens förutsättningar och behov när de utformar målutspel el. VP-direktiv?

 Har huvudkontoret tillräckligt med kunskap för att utforma målutspel för regionen?  Finns det något samband mellan målutspel och finansiella ramar i VP-direktivet?  Vilka möjligheter finns till kommunikation med huvudkontoret?

 Är enhetens bidrag tillräckligt utmanande?

 Vad händer efter att regionen skickat in Enhetens bidrag till verksamhetsplaneringen?  Hur använder regionen SMART-kriterierna?

 Är målen i VP-direktivet SMART utformade?

Bilaga 3

Intervjumall för huvudkontoret

 Hur arbetar huvudkontoret med VP-direktiven?

 Görs beräkningar på målnivåer inom huvudkontoret innan direktiven skickas ut?  Finns samband mellan finansiella ramar och målnivå i direktivet?

 Vad händer när ni skickat ut VP-direktivet till regionerna?

 Upplever ni att regionerna har problem att tolka nya mål och mått? o Om så är fallet vad görs för att lösa dessa problem?

 Vad gör huvudkontoret när regionerna skickat in regionens bidrag till Vägverkets övergripande styrkort?

 Finns det möjligheter för kommunikation mellan regionerna och huvudkontoret? o Hur?

 Använder huvudkontoret sig av SMART kriterierna när ni utformar målnivåer till direktiven?

Bilaga 4

Intervjumall för Britta Forsberg

 Vilka forum finns för diskussion mellan huvudkontor och region?  Hur använder huvudkontoret och regionerna mål- och måttdatabasen?  Berätta om Vägverkets styrkort och regionens styrkort.

Bilaga 5

Kompletterande frågor

Följande frågor ställdes av olika anledningar inte under intervjutillfället, utan kompletterades i efterhand via e-post.

Arne Johansson:

 Vad gör huvudkontoret när de fått Enhetens bidrag till verksamhetsplaneringen i oktober?  Vad händer på VP-dialogen?

Magnus Axberg:

 Hur behandlar regionen remissen på VP-direktivet som kommer under sommaren?  Kan mål och mått i målutspelet vara svåra att tolka,

o Hur?

o Vad görs för att lösa svårigheterna?

 Vilka möjligheter finns till kommunikation med huvudkontoret?

 Vad händer efter att regionen skickat in Enhetens bidrag till verksamhetsplaneringen? Pierre Glans:

 Finns det något samband mellan målutspel och finansiella ramar i VP-direktivet?  Har huvudkontoret tillräckligt med kunskap för att utforma målutspel för regionen?