5. SLUTSATS OCH DISKUSSION
5.1 Förslag på förbättring
5.1.3 Tillsätt en lokalutredare
För att underlätta samarbetet mellan TF och övriga förvaltningar anser vi att man bör tillsätta lokalutredare. Detta för att effektivisera arbetsgången i byggnadsprocessen och säkerställa kvalitén i förstudiearbetet och de kommande arbetsskedena. Man kan inte förvänta sig att brukarna ska vara insatta i byggnadsprocessen lika lite som brukarna kan förvänta sig att
byggherren är insatt i deras organisation. Därför kan dialogen mellan TF och deras kunder fördjupas och understödjas vid tillsättandet av lokalutredare.
Det är en fördel om Lokalutredaren kan följa med projektet i själva byggnadsprocessen och föra kontinuerliga diskussioner med byggherren. Då vet han/hon hur projektet fortgår och kan föra detta vidare till brukarna.
Kortfattad beskrivning av lokalutredarens uppgifter
Lokalutredarens uppgift blir att ansvara för arbetet i förstudien och fungera som en mellanhand mellan TF och brukarna. Brukarna har då en egen ”förprojektledare” som bevakar deras intressen i projektet och följer upp kraven och de uppsatta målen i projektet. Som framkommit tidigare i dokumentet kan innehållet i behovsutredningen variera. Här följer ett förslag på vad vi anser att lokalutredaren ska arbeta med i detta skede:
1. Sök stöd inom verksamheten 2. Bilda team, ta fram en målsättning
3. Bedöm framtida behov och trolig framtidsutveckling 4. Analysera nuvarande lokalsituation
5. Gör en verksamhetsbeskrivning 6. Bedöm vilka resurser det finns 7. Ta fram ett preliminärt lokalprogram 8. Ta kontakt men byggherre
9. Gör upp en genomförandeplan, tillsammans
10. Följa upp brukarens krav och önskemål genom projektet 5.2 Underlag för det webbaserade programmet
Vi har valt att ta fram ett webbaserat program för att på så sätt kvalitetssäkra arbetetsförfarandet. Alla aktörer vet då vad som ska produceras och av vem. Varför vi just valt ett webbprogram är för att det ska vara enkelt att göra ändringar i systemet om det visar sig att något är otydligt eller ofullständigt. Dessutom förenklar programmet arbetet med dessa skeden, både tidsmässigt och kostnadsmässigt. Här följer en kortfattad beskrivning av vårat förslag på hur uppbyggnaden av det webbaserade programmet kan se ut:
Uppbyggnaden av det webbaserade anvisningsprogrammet ska vara relativt enkelt att förstå, dels därför att alla ska kunna sätta sig in i programmet, dels för att den inte ska vara tidskrävande att använda sig av utan tvärtom, en tidsbesparing. Programmet kommer att vara uppbyggt med en kolumn med status för projektet; den kommer att indelas i 5 nivåer,
”Behovsbeställning”, ”Nytt projekt”, ”Pågående projekt”, ”Erfarenhetsåterföring” och till slut
”Förvaltning av objekt” (figur 8).
Överst på bilden finns ett aktivitetsfönstret, en kolumn med datum. När en aktivitet utförts
”klickar” man på det aktuella datumet och för in aktiviteten som utförts under den. Datumet markeras då med en avvikande färg, så att alla deltagare kan se att en aktivitet utförts. Här kan även små dagboksanteckningar och protokoll från möten föras.
I det inledande arbetet är det viktigt att man tillsammans med alla inblandade i projektet gör klart vem som ansvarar för de olika skedena. Till sin hjälp kan man använda sig av gränsdragningarna i dokumentet ”Kvalitetssäkring i byggnadsprocessens tidiga skeden” som kommer att arbetas fram till kommunen.
Figur 8 Visar det första steget i programmet
Hela överaktivitetsindelningen ser ut på följande sätt:
Figur 9 Överaktiviteternas indelning
Aktivitetsförfarandet kommer att finnas under nytt projekt och varje överaktivitet kommer att innehålla ett antal underaktiviteter. Under dessa kommer mallar och checklistor att finnas med för att på så sätt kvalitetssäkra projektet. Det kommer även att finnas fakta om de olika skedena och detta för att det ska vara lätt för alla att sätta sig in programmet och processförfarandet. Varför denna åtgärd tas är för att gå ett steg längre i kvalitetssäkringen och undvika att någon anställd blir ”oersättlig” i fall något skulle inträffa denna. Dessutom är det viktigt att ha i åtanke att dokumentet och checklistorna inte är absoluta vilket innebär att de ska kunna ändras vid behov.
Här nedan visas bilder och förklarningar av uppbyggnaden av webbprogrammet:
Behovsbeställning
”Behovsbeställning” kommer att innehålla överaktiviteten ”Förstudie”. När man sedan
”klickar” på ”Förstudieknappen” kommer underaktiviteterna till detta skede finnas och alla dessa måste slutföras innan man kan gå vidare i arbetet eller fatta ett noga övervägt beslut (fig 10).
1. förstudie
3. Projekterings skede
4.Byggnads
skede 2. Program
skede 5. Erfarenhets
återföring
6.Förvaltnings skede
Status Överaktivitet Behovsbeställning
Nytt Projekt Pågående Projekt
Erfarenhetsåterföring Förvaltning av objekt
Datumlinje
Status Överaktivitet
2. Programskede
Behovsbeställning Nytt projekt Pågående projekt
3. Projekterings skede
Figur 10 Vad man ser när man klickar på statusen "Behovsutredning".
Dokumentet som ska produceras är ”Behovsunderlaget” och detta material ska vara input i det fortsatta arbetet. Det är viktigt att man slutför aktiviteten ”förstudie” innan man går vidare i processen. Den gröna fyrkanten är det sparade behovsunderlaget och denna förs över till en
”utredningsbank”.
”Nytt Projekt”
När beslut om fortsatt projektarbete är tagen kommer behovsunderlaget att föras vidare till
”Nytt projekt”. All data som man då har sparat från förstudien kommer att föras vidare och byggas på i det fortsatta arbetet. När man sedan klickar på ”nytt projekt” kommer man att få upp en bild som kan se ut enligt figur 11.
Figur 11 Visar vad man ser under statusen "Nytt projekt"
Bilden är inte fullständig utan kommer att innehålla hela överaktivitetsmallen. Den gröna fyrkanten är inputen från ”Förstudien”. (Se bilaga 4)
”Pågående projekt”
När man sedan sparar det nya projektet gör man det i statusen för ”Pågående projekt”. Hela processbilden följer med till denna status (figur 12).
Status Överaktivitet
1. förstudie
Behovsbeställning Nytt projekt Pågående projekt
Status Överaktivitet Nytt projekt
Pågående Projekt Erfarenhetsåterföring
2. Programskede 3. Projekterings skede
Figur 12 Så här ser det ut när man öppnar "Pågående projekt"
Innehållet är detsamma som under ”Nytt projekt” och tanken är att man fyller i processens mallar allt eftersom man arbetar med projektet. Man ska alltså fylla i de tomma dokumenten och pricka av checklistorna.
”Erfarenhetsåterföring”
När alla skedena är avverkade förs projektet över till statusen erfarenhetsåterföringen. Alltså blir all information som sparats del av denna erfarenhetsåterföring, se figur 13:
Figur 13 Så här ser det ut när man öppnar "erfarenhetsåterföringen"
Även denna aktivitet kommer att innehålla underaktiviteter som ska genomföras innan materialet förs vidare till ”förvaltning av objekt” Man bör bland annat göra en produktuppföljning och en projektuppföljning. Produktsuppföljningen följer upp funktionen på byggnaden och bör utföras efter en viss tid, medan projektuppföljningen bör göras direkt efter avslutat projekt. Dessutom ska en varudeklaration sparas under denna aktivitet.
Status Överaktivitet Pågående Projekt
Erfarenhetsåterföring Förvaltning av objekt
5. Erfarenhetsåterföring
”Förvaltning av objekt”
Statusen som avslutar processen är den mest omfattande och sträcker sig över en lång tid. Den kommer att se ut enligt figur 14 när den öppnas:
Figur 14 Visar bilden man ser när man öppnar "Förvaltning av objekt"
Innehållet i underaktiviteterna är omfattande och då detta arbete avgränsats från detta skede föreslår vi detta som ett fortsatt arbete.
Programmets uppbyggnad
För att följa byggnadsprocessen på ett enkelt sätt kommer varje skede att innehålla underaktiviteter med checklistor och dokumentsmallar, arbetet ska underlättas och kunna påbörjas så fort som möjligt.
Status Överaktivitet
6. Förvaltningsskede
Pågående Projekt Erfarenhetsåterföring Förvaltning av objekt
”Förstudien”
Förstudien kommer att vara uppbyggd med följande underaktiviteter, checklistor och mallar (figur 15).
Figur 15 Vad som finns under "Förstudien"
Förstudiens underaktivitet är behovsutredningen. När man har ”klickat” på ”Förstudie”- aktiviteten visas denna bild. Trycker man på ”Behovsbeställning” kommer aktiviteter med information om behovsutredningen upp, alltså varför den görs, vem som är ansvarig och hur den utförs. Vidare finns checklister på vad de olika underskedena i behovsutredningen ska innehålla. Man börjar med att göra en verksamhetsanalys och under denna aktivitet finns en checklista och ett exempel på hur denna ska utföras och se ut, och detsamma gäller de övriga aktiviteterna under ”Behovsutredningen”. All information som har sammanställt ska föras in i den mall man hittar om man trycker på ”Behovsunderlag”.
Förstudie Behovsutredning Verksamhets beskrivning
Målformulering
Kostnadsöverslag
Behovsunderlag
Checklistor/mallar
Behovsunderlag, dokuments mall
Verksamhetsbeskrivning, checklista
Information om Förstudien, dokument
Problemanalys, checklista
Behovsutredning, checklista
Lokalprogram, mall
Kravformulär, brukare, mall och checklista
Utvärderingsmall Lokalprogramarbete
Programskede Utredningsarbete Tekniskt program
Tekniskt program, mall och checklista
Information om program skedet, dokument
Programarbete Sammanställning av behovsunderlaget och utrednings -arbetet
”Programskedet”
Vårat förslag på indelningen i programskedet ser ut enligt figur 16:
Figur 16 Indelning av Programskedet
Varför vi valt denna indelning är för att vi föreslog en lokalutredare i förstudien och han/hon får då uppgifter som kanske annars skulle hamna i detta skede. Detta beror återigen på kvalitetssäkringen, vi vill att lokalutredaren gör utredningarna som är mer verksamhetsinriktade och som kräver en inblick i denna verksamhet. Dessutom föreslår vi att lokalutredaren, tillsammans med byggherrens representant arbetar med sammanställningen till byggnadsprogrammet, så att inte viktiga aspekter faller i glömska.
Övrigt att tillägga:
Det finns en sak man ska ha i åtanke när det gäller detta webbaserade program och det är att man inte helt kan förlita sig helt på checklistorna och mallarna. Alla projekt är unika och vissa specifika krav eller behov kan saknas. Man får alltså inte sluta tänka kreativt.
Problemen i deras organisation är att de, som berörts tidigare, är utlämnade åt de politiska besluten, som kanske inte alltid är av det långsiktiga slaget. Däremot hyser vi större hopp om den kommunala verksamheten, då denna organisation inte är lika omfattande som försvarets och för att de då måste se mer långsiktig på större projekt. Dessutom har kommunen lite mer begränsad budget än staten och på så sätt tvingas tänka mer långsiktigt.