Příloha č. 3 Spisový řád MŠMT
Článek 17 Ukládání dokumentů
1. K ukládání dokumentů slouţí centrální spisovna, správní archiv specializované spisovny a datové úloţiště v EPD.
2. Do centrální spisovny se předávají věcně i formálně uzavřené neutajované dokumenty nejpozději do 30. června následujícího roku po době jejich vzniku, pokud není zvláštním předpisem nebo interní směrnicí stanoveno jinak. Předávání probíhá prostřednictvím sekretariátů útvarů po dohodě nebo na základě výzvy, kterou zaměstnanec centrální spisovny provádí nejméně jedenkrát za rok.
3. Dokumenty starší 5 let a veškeré dokumenty kabinetu ministra se ukládají přímo do správního archivu.
4. Předávané dokumenty musí být seřazeny podle let a v rámci jednoho roku podle čísel jednacích. Dokumenty se předávají bez kovových a umělohmotných součástí (sponky, rychlovazače apod.).
5. Před odevzdáním dokumentu k uloţení zpracovatel dokument (spis) prohlédne, zda je kompletní a zda obsahuje číslo jednací, čísla jednací připojených dokumentů, stručný záznam obsahu dokumentu (věc), jméno a podpis zpracovatele a vedoucího útvaru, poznámku „a. a.“, skartační znak a skartační lhůtu pro vyřazení dokumentu z centrální spisovny, resp. ze správního archivu.
6. Do karty dokumentu v EPD se poznamená skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena.
7. Vyřízené dokumenty (spisy) soustřeďují zaměstnanci ve svých kancelářích.
62
8. Dokumenty určené k uloţení se nesmějí ukládat do desek z měkčeného PVC.
9. S dokumenty je nutné zacházet tak, aby se netrhaly, nemačkaly a nešpinily.
Objemnější dokumenty je nutné opatřit páskou, motouzem nebo obalem, podle potřeby sešít a provést očíslování listů.
10. Ztrátu dokumentu je zaměstnanec povinen ihned oznámit nadřízenému vedoucímu zaměstnanci, který rozhodne o případné rekonstrukci dokumentu.
11. Kaţdé rozdělení nebo sloučení spisu, nebo případné vynětí příloh, je třeba vyznačit na spisu a v protokolu v EPD.
12. Uloţené dokumenty půjčuje centrální spisovna a správní archiv na vyţádání proti podpisu na nezbytně dlouhou dobu. Zakládat a vyjímat dokumenty z centrální spisovny a ze správního archivu mohou jen určení pracovníci.
13. Ostatní písemný materiál (jako např. nadbytečné rozmnoţeniny, kopie dokumentů) obsahující jakoukoliv totoţnost vůči ministerstvu zaměstnanci sváţí do balíků, označí číslem útvaru a slovy "SKART" a odevzdají do správního archivu jako tzv. přímý skart. Zmíněná povinnost se nevztahuje na neidentifikovatelnou makulaturu, časopisy, noviny a knihy určené do sběru. Tento sběr je povoleno odkládat jen po předchozí dohodě s odborem hospodářské správy ve stanovenou dobu na vyznačených místech v jednotlivých budovách.
14. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí článkem 7 tohoto řádu a zvláštním právním předpisem35 .
15. Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uţivatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů, včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.
Článek 18
Výstupní datové formáty
1. Výstupním datovým formátem dokumentů uvedených v odstavcích 2 aţ 5 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro
a) formát výstup z elektronického systému spisové sluţby,
b) formát dokumentu ukládaného v datovém úloţišti, které je součástí elektronického systému spisové sluţby EPD
c) formát pro přádávání do digitálního archivu.
2. Formát Portable Document Format/Archive (PDF/A, ISO 19005) se pouţije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů.
3. Jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů se pouţijí
35 § 3 vyhlášky č.496/2004 Sb., o elektronických podatelnách a § 16 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podobnostech výkonu spisové sluţby.
63
a) formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
b) formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6 – nekomprimovaný) nebo c) formát JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).
4. Jako výstupní datové formáty dynamických obrazových dokumentů se pouţijí
a) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
b) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), nebo
c) formát Graphics Interchange Format (GIF).
5. Jako výstupní datové formáty zvukových dokumentů se pouţijí
a) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2),
b) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), nebo
c) formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).
6. Pro výstup z elektronického systému spisové sluţby podle odst. 1 písm. a) lze současně pouţít také jiný datový formát.
7. Výstupním datovým formátem metadat, jimiţ jsou podle vyhlášky opatřovány dokumenty, se rozumí formát XML podle schématu XML, které je přílohou národního standardu pro elektronické systémy spisové sluţby.
Článek 19
Konverze a převod dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak
1. Konverzí36 se rozumí
a) úplné převedení dokumentu v analogové (listinné) podobě do dokumentu obsaţeného v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsaţený v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doloţky, nebo
b) úplné převedení dokumentu obsaţeného v datové zprávě do dokumentu v analogové (listinné) podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doloţky.
2. Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehoţ převedením výstup vznikl (dále jen „vstup“).
3. Má-li být podle právního předpisu předloţen dokument v analogové (listinné) podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl uţit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předloţením jeho výstupu.
4. Konverzi z moci úřední provádí ministerstvo pro výkon své působnosti.
36 § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
64
5. Převádění dokumentu37 v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí ministerstvo postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu.
6. Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování nebo při převedení či změně formátu dokumentu a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovaţuje za porušení obsahu dokumentu.
7. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří zaměstnanec ministerstva platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě zaměstnanec ministerstva zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu.
8. Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří zaměstnanec ministerstva uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem.
9. Při převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě se převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a uloţí se v úloţišti převedených dokumentů; obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě s tím, ţe vzniklý dokument v analogové podobě se označí shodně s převáděným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi těmito dokumenty a aby bylo moţné jejich zpětné dohledání; převáděný dokument v digitální podobě se uloţí v úloţišti převedených dokumentů.
10. Neprokáţe-li se opak, dokument v digitální podobě se povaţuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamţiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.
37 § 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
65 Článek 20
Postup při provádění konverze
1. Při konverzi do dokumentu v listinné podobě zaměstnanec ministerstva provádějící konverzi
a) ověří platnost kvalifikovaného časového razítka vstupu38, je-li jím vstup opatřen,
b) ověří, ţe uznávaný elektronický podpis, kterým je podepsán vstup, nebo uznávaná elektronická značka, kterou je označen vstup, nebyly před okamţikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněny,
c) ověří platnost uznávaného elektronického podpisu nebo platnost uznávané elektronické značky.
2. Bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi ověří shodu výstupu se vstupem a shoduje-li se výstup se vstupem, připojí k výstupu ověřovací doloţku.
3. Při konverzi do dokumentu obsaţeného v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výstup svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výstup opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.
4. Konverze se neprovádí
a) je-li dokument v jiné neţ v listinné podobě či v podobě datové zprávy,
b) jde-li o dokument v listinné podobě, jehoţ jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou kníţku, sluţební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní kníţku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby,
jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost,
není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o - prvopis,
- vidimovaný dokument,
- opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo
- stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu,
e) je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka,
f) jde-li o dokument obsaţený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam.
5. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsaţených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy.
38) Zákon č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.
66 Článek 21
Ověřovací doloţka konverze
1. Ověřovací doloţka konverze do dokumentu obsaţeného v datové zprávě je součástí výstupu a obsahuje
a) název útvaru ministerstva, který konverzi provedl,
b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c) údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu,
d) údaj o tom, z kolika listů se skládá vstup,
e) údaj o tom, zda vstup obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečeť nebo reliéfní raţbu, opticky variabilní prvek nebo jiný zajišťovací prvek,
f) datum vyhotovení ověřovací doloţky,
g) jméno, případně jména, a příjmení osoby, která konverzi provedla.
2. Ověřovací doloţka konverze do dokumentu v listinné podobě je součástí výstupu a obsahuje
a) název útvaru ministerstva, který konverzi provedl,
b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c) údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu,
d) údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup, e) datum vyhotovení ověřovací doloţky,
f) údaj o tom, zda byl vstup podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou, číslo kvalifikovaného certifikátu, na němţ je uznávaný elektronický podpis zaloţen, nebo číslo kvalifikovaného systémového certifikátu, na němţ je uznávaná elektronická značka zaloţena, a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát vydal,
g) datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo kvalifikovaného časového razítka a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikované časové razítko vydal, byl-li vstup kvalifikovaným časovým razítkem opatřen,
h) otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis osoby, která konverzi provedla.
67 Článek 22
Evidence provedených konverzí
1. Úvar ministerstva provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí. Záznam v evidenci obsahuje tyto údaje:
a) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, b) datum provedení konverze,
c) konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaţeno.
2.
Údaje podle bodu 1 jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.Článek 23 Závěrečná ustanovení
1. Za seznámení zaměstnanců s tímto řádem a za jeho dodrţování v rámci jednotlivých útvarů ministerstva odpovídají v okruhu své přímé řídící působnosti všichni vedoucí zaměstnanci ministerstva.
2. Kontrolu dodrţování tohoto řádu za oblast zpracování neutajovaných dokumentů provádí odbor hospodářské správy.
3. Zrušuje se Spisový řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy č.j. 25153/2005-I/1.
4. Tento Spisový řád nabývá účinnosti dnem podpisu.
V Praze dne 11. prosince 2009
Miroslava KOPICOVÁ, v.r
ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy
68
Příloha č. 4 Příkaz ministra č. 50/2011 (včetně jeho příloh)
Celkem 7 stran
69
70
71
72
73
74
75
76
Příloha č. 5 Příkaz ministra č. 48/2011
celkem 3 strany
77
78
79
80