Přílohová část

(1)

Přílohová část

(2)

1

Příloha č. 1 Příkaz ministra č. 30/2010 (včetně jeho příloh)

celkem 37 stran

(3)

2 Ministerstvo školství,

mládeţe a tělovýchovy č.j.: 14397/2010-I/1

Příkaz

ministra školství, mládeţe a tělovýchovy č. 30/2010,

kterým se vydává Skartační řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy a Dodatek č. 1 ke Spisovému řádu

I. náměstkovi ministra

státní tajemnici - náměstkyni ministra skupiny 1 náměstkům ministra

vrchním ředitelům ředitelům odborů

vedoucím samostatných oddělení

V souladu se:

- zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

- zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů,

- vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby:

Vydávám

Skartační řád Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy a Dodatek č. 1 ke Spisovému řádu, které jsou uvedeny v příloze k tomuto příkazu a jsou jeho nedílnou součástí.

Ukládám

a) státní tajemnici – náměstkyni ministra skupiny1

- v návaznosti na vydání Skartačního řádu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy implementovat do konce roku 2010 spisový a skartační plán do elektronického systému spisové sluţby EPD

b) všem vedoucím zaměstnancům

- dodrţovat tento příkaz a seznámit s jeho obsahem podřízené zaměstnance,

- průběţně kontrolovat dodrţování postupů při vyřazování dokumentů (spisů) stanovených Skartačním řádem.

(4)

3 Ruším

Instrukci ministra školství ČSR ze dne 24. června 1987 čj.: 19150/87-491, kterou se vydal Skartační řád ministerstva školství ČSR a Příkaz ministryně školství, mládeţe a tělovýchovy č. 31/2009 čj.: 10834/2009-46 ze dne 28. července 2009, kterým se vydává dodatek č. 1 k Instrukci Skartačního řádu.

Tento příkaz nabývá účinnosti dnem následujícím po dni podpisu.

V Praze dne 12. října 2010

Mgr. Josef Dobeš, v.r.

ministr školství, mládeţe a tělovýchovy

(5)

4 Ministerstvo školství,

mládeţe a tělovýchovy č.j.: 14397/2010-I/1

SKARTAČNÍ ŘÁD

Skartační řád upravuje postup při vyřazování dokumentů (spisů), kterým uplynuly skartační lhůty, ze specializovaných spisoven, z centrální spisovny a správního archivu.

Článek 1

Zásady vyřazování dokumentů

1. Vyřazováním dokumentů se rozumí posuzování a plánovitý výběr dokumentů, které jsou nadále z provozního nebo správního hlediska pro činnost ministerstva nepotřebné. Při tomto se rozhoduje o tom, zda dokumenty jsou:

a) významné z hlediska historického, kulturního, politického či hospodářského, mají trvalou dokumentární hodnotu, jsou proto archiváliemi a patří do archivní péče,

b) bez trvalé dokumentární hodnoty a mohou být zničeny.

2. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti ministerstva, u nichţ uplynula skartační lhůta. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení aţ po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. Bez skartačního řízení nelze ţádné dokumenty zničit, vyjma obálek. Skartační řízení se vztahuje i na razítka vyřazená z evidence.

3. Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná předarchivní péče o dokumenty, tj.

jejich evidence, správné označení spisovými a skartačními znaky s lhůtami podle spisového a skartačního plánu a přehledné uloţení ve specializovaných spisovnách, centrální spisovně a správním archivu po dobu stanovenou skartačními lhůtami.

4. Skartační řízení provádí pověření zaměstnanci specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu, kteří také odpovídají za jeho správný průběh. V některých případech můţe být zřízena i skartační komise, kdy se jejím členem stává zástupce útvaru, jehoţ dokumenty jsou předmětem skartačního řízení. Toto zpravidla nastává u dokumentů se skartačním znakem „V“.

(6)

5

5. Archivním orgánem pro skartační řízení na ministerstvu je Národní archiv v Praze (dále jen

„příslušný archiv“.

6. Za řádné provedení skartace odpovídá vrchní ředitel sekce správy úřadu, případně jím pověřený zaměstnanec.

Článek 2

Spisové a skartační znaky a lhůty

1. Spisový znak označuje věcnou skupinu dokumentů v rámci stanovené typologie dokumentů ministerstva.

2. Skartační znaky vyjadřují dokumentární hodnotu dokumentů a vyznačují, jak se s dokumenty po uplynutí skartačních lhůt naloţí.

a) Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokumenty trvalé hodnoty (archiválie) a znamená, ţe po uplynutí skartačních lhůt budou navrţeny k odevzdání do příslušného archivu.¨

b) Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a budou navrţeny po uplynutí skartační lhůty ke zničení.

c) Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokumenty, jejichţ dokumentární hodnotu nelze v době vzniku určit a znamená, ţe dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem „A“ nebo „S“.

V případě, ţe spis obsahuje dokumenty s různými skartačními znaky, je rozhodující znak nejvyšší (v pořadí A, V, S), který se pouţije pro celý spis. Totéţ platí i o skartační lhůtě.

3. Skartační lhůta určuje dobu, po kterou dokumenty zůstávají uloţeny pro svou potřebnost ve specializovaných spisovnách, centrální spisovně a správním archivu ministerstva. Vyjadřuje se počtem let počítaných od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu (u spisu se počítá od vzniku nejmladšího dokumentu) nebo po jeho uzavření nebo po uplynutí spouštěcí události. Skartační lhůta se uvádí pro dokument určený k vyřazení ze specializovaných spisoven¹ a centrální spisovny a dále se uvádí skartační lhůta pro vyřazení ze správního archivu².

4. Za správnost a úplnost označení dokumentu spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu odpovídá v kaţdém útvaru zaměstnanec, který dokument vyřizuje. Vedoucí zaměstnanci útvarů jsou povinni zajistit a kontrolovat věcné vytřídění dokumentů a

1Dokumenty ze specializovaných spisoven po proběhlém skartačním řízení se předávají přímo do příslušného archivu nebo jsou zničeny.

2Např. S 5/10 znamená 5 let v centrální spisovně a zbytek do deseti let ve správním archivu.

(7)

6

jejich správné označení před předáním do specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu.

Článek 3

Průběh skartačního řízení

1. Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost ministerstva dále nepotřebné.

2. Pověření zaměstnanci specializovaných spisoven, centrální spisovny a správního archivu (případně skartační komise) rozdělí dokumenty podle jejich označení skartačními znaky do skupin „A“ a „S“.

Dokumentům označeným skartačním znakem „V“ jsou přiřazeny buď znak „A“ nebo „S“. Tyto dokumenty se v předávacích seznamech zapíší na konec skupin „A“ a „S“, aby byl zřejmý jejich původní znak (viz příloha č. 3).

3. Pověření zaměstnanci dále vypracují skartační návrh, ve kterém poţádají příslušný archiv o odbornou archivní prohlídku. Ve skartačním návrhu se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“ a zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Do skartačního návrhu se zapisují i dokumenty, které nejsou vedeny v podacím deníku a jiných evidencích. Vyřazovaná úřední razítka jsou odepsána z evidence ministerstva a jejich soupis se připojí ke skartačnímu návrhu (viz příloha č. 2).

4. Skartační návrh podepisuje vrchní ředitel sekce správy úřadu nebo jím pověřený zaměstnanec.

5. Na základě předloţeného skartačního návrhu provede příslušný archiv odbornou archivní prohlídku.

Při prohlídce se posuzuje, zda dokumenty skupiny „A“ odpovídají kriteriím stanoveným právními předpisy, zda dokumenty skupiny „S“ opravdu nemají trvalou dokumentární hodnotu a zda dokumenty skupiny „V“ byly správně zařazeny do skupin „A“ a „S“.

6. Po odborné archivní prohlídce sepíše pověřený zaměstnanec příslušného archivu skartační protokol (viz příloha č. 4), který obsahuje konečné vyjádření a vydá povolení ke zničení dokumentů skupiny

„S“ (viz příloha č. 5).

7. Na základě protokolu o skartačním řízení zabezpečí ministerstvo zničení dokumentů zařazených ve skupině „S“, a to tak, aby byla znemoţněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Veškeré náklady s tím spojené nese ministerstvo.

8. Dokumenty skupiny „A“ budou protokolárně převedeny do příslušného archivu (viz příloha č. 6).

Doba předání můţe být prodlouţena, záleţí na potřebnosti náhledu do dokumentů (kontrola, audit, moţnost otevření spisu apod.). Náklady spojené s přípravou a předáním dokumentů hradí opět ministerstvo.

(8)

7

9. Veškeré doklady o skartačním řízení (skartační návrh, protokol o skartaci, předávací protokol, potvrzení o převzetí, zápis o zničení) jsou uloţeny na ministerstvu ve správním archivu nebo příslušné specializované spisovně.

10. Pro elektronické dokumenty platí rovněţ zásady tohoto skartačního řádu, přitom je však nutno postupovat podle zvláštních předpisů.

11. Při reorganizaci nebo zániku³ ministerstva, případně při jiných mimořádných situacích⁴, je třeba dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů a jejich ničení.

12. Ministerstvo je povinno umoţnit příslušnému archivu odborný dohled na výkon spisové sluţby.

13. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebudou odstraněny ani po upozornění příslušným archivem a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, se řeší uloţením pokuty. Při určení výše pokuty se přihlédne k závaţnosti správního deliktu⁵.

Přílohy:

1) Spisový a skartační plán 2) Vzor skartačního návrhu

3) Vzor přílohy ke skartačnímu návrhu 4) Protokol o skartačním řízení

5) Souhlas ke zničení dokumentů 6) Úřední záznam o předání archiválií

3§ 68, odst. 3 a § 68a zákona č. 499/2004 Sb.

4§ 21 vyhlášky č 191/2009 Sb.

5§ 74 zákona č. 499/2004 Sb.

(9)

8 Příloha č. 1

Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: 14397/2010-I/1

Spisový a skartační plán⁶

100. Záleţitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními sloţkami státu a dalšími organizacemi

200. Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu

300. Legislativa

400. Právní a majetkoprávní věci 500. Plány a investice

600. Finance a ekonomika 700. Práce a mzdy

800. Správa úřadu

900. Kontrolní činnost a audit 1000. Informatika

1100. Výzkum, vývoj a inovace 1200. Mezinárodní styky a spolupráce

1300. Významné osobnosti školství, mládeţe a tělovýchovy 1400. Operační programy EU

1500. Předškolní, základní a základní umělecké vzdělávání 1600. Střední a vyšší odborné vzdělávání

1700. Správa školského rejstříku 1800. Speciální vzdělávání 1900. Další vzdělávání

2000. Vysokoškolské vzdělávání 2100. Mládeţ

2200. Sport

6Součástí je seznam zkratek na str. 25

(10)

9

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN

1. Spisový a skartační plán je přílohou tohoto skartačního řádu. Obsahuje typologii dokumentů ministerstva označenou spisovými znaky, rozšířenou o skartační znaky a lhůty.

Slouţí původcům dokumentů jako pomůcka k vyznačení příslušných spisových znaků, skartačních znaků a lhůt při ukládání dokumentů a zaměstnancům spisoven a správního archivu k péči o dokumenty.

2. Uvedené znaky a lhůty jsou závazné pro organizační útvary ministerstva, kde dokumenty nebo spisy vznikly. V ostatních útvarech, kam byly kopie dokumentů zaslány na vědomí nebo k informaci, mohou být navrţeny k vyřazení ihned po skončení jejich potřeby.

3. Pokud se na vyřizováni dokumentu nebo spisu podílí více zpracovatelů, jsou podklady ukládány u zpracovatele (původce), který byl pověřen v souladu s organizačním řádem gestorem úkolu. U ostatních zpracovatelů se podklady k tomuto vyřízení pokládají za kopie ve smyslu předchozího bodu.

4. Obecně platí, ţe veškeré doručené dokumenty, došlé od jiných organizací včetně resortních, pokud se stanou součástí vlastního spisu, sdílí s ním spisový znak, skartační znak a lhůty. Pokud však na jejich základě nedojde ke vzniku vlastního samostatného dokumentu nebo jsou jen dílčím podkladem či zaslány „na vědomí“, označují se skartačním znakem „S“. Z této zásady platí výjimky pro doručené dokumenty, kdy musí být označeny skartačním znakem „A“:

a) pokud se tyto dokumenty zásadním způsobem dotýkají organizace nebo činnosti ministerstva a jeho přímo řízených organizací, např. dokumenty nadřízených orgánů, usnesení vlády apod.,

b) pokud se jedná o dokumenty vzniklé z činnosti přímo řízených organizací ministerstva, vhodně doplňující skutečnosti zachycené ve vlastních dokumentech ministerstva tak, ţe pak mají tyto dokumenty dohromady dokumentární hodnotu jako celek,

c) závaţné dokumenty došlé od mezinárodních organizací,

d) v dokumentech ministerstva můţe být zachován určitý celek dokumentů, týkající se organizací , jejichţ zřizovatelem nebo zakladatelem je ministerstvo. Jedná se o případy, kdy ve spisovně těchto organizací, kde mají být dokumenty „A“ uloţeny, bylo příslušnými archivními orgány zjištěno, ţe chybí.

5. Skartační lhůty jsou závazné pro originální vyhotovení (opatřené vlastnoručními podpisy) nebo vyhotovení je nahrazující. Výjimku tvoří dokumenty závaţného charakteru, které se ponechávají pro archivní účely zpravidla ve dvou vyhotoveních. Všechny ostatní dokumenty, mající charakter kopií, duplikátů, multiplikátů apod., se všeobecně povaţují za

(11)

10

dokumenty charakteru „S“ a mohou být navrţeny ke zničení ihned, jakmile pomine jich provozní potřeba.

6. Na dokumenty ukládané ve specializovaných spisovnách se vztahují stejné skartační znaky a lhůty, doplněné podle příslušnosti zvláštních norem. Tyto dokumenty se ukládají odděleně (např. účetní dokumenty, dokumenty k operačním programům apod.).

7. V případě nejasností v pouţívání spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt poskytují informace zaměstnanci pověřeni vedením správního archivu. Názvy některých agend by se vyčíslením všech typů dokumentů staly nepřehledné. Proto je obecně zavedeno vyjmenování nejdůleţitějších typů dokumentů. Pro ostatní se pouţívají termíny závaţné a ostatní:

a) závaţné dokumenty mají přiřazeny skartační znaky „A“ a „V“. To znamená, ţe do této věcné skupiny jsou většinou zařazovány dokumenty trvalé dokumentární hodnoty, které jsou při skartačním řízení vybrány jako archiválie,

b) ostatní dokumenty mají přiřazeny skartační znaky „V“ a „S“. To znamená, ţe do této věcné skupiny jsou zařazovány dokumenty provozní hodnoty, které jsou při skartačním řízení většinou vyřazeny. Dokumentů vybraných jako archiválie bývá v této věcné skupině méně.

8. U dokumentů neuvedených ve spisovém a skartačním plánu se stanoví spisový znak, skartační znak a lhůta po dohodě se správním archivem jako u věcně příbuzných dokumentů v plánu obsaţených.

9. Obsáhlé věcné skupiny budou ve spisovnách a správním archivu dále členěny buď chronologicky nebo abecedně podle potřeby.

(12)

11 Spisový

znak

Spisové heslo

^Skart._znak

100 Záleţitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními sloţkami státu a dalšími organizacemi

110 Záleţitosti ministra

111 Příkazy ministra A 5

112 Informace pro ministra (kromě informací pro ministra podávaných k jednotlivým materiálům projednávaným vládou, jejími pracovními a poradními orgány a RHSD ČR)

A 5

113 Poradci ministra

113.1 Analýzy, posudky, závaţné písemnosti A 5

113.2 Ostatní S 5

114 Korespondence ministra

114.1 Zásadní korespondence A 5

114.2 Ostatní korespondence V 3

114.3 Pozvánky, blahopřání V 3

115 Projevy, články, přednášky, tiskové konference A 5

116 Funkce veřejné A 5

117 Čestné ceny a dary, certifikáty S 5

118 Přijetí u ministra, delegace, návštěvy V 5

119 Udělení záštit ministra nebo ministerstva A 5

120 Záleţitosti náměstků

121 Příkazy a rozhodnutí náměstků A 5

122 Korespondence

122.1 Zásadní A 5

122.2 Ostatní S 5

123 Pozvání, přijetí, návštěvy, delegace V 5

130 Sekretariát ministra

131 Všeobecné záleţitosti V 5

132 Petice (včetně vyřízení) A 5/10

133 Běţná korespondence S 5

134 Reprezentační fond S 5

135 Styk s veřejností (stíţnosti, ţádosti a podněty občanů) V 5/10 136 Analýzy, rozbory, statistiky, průzkumy agendy styku s veřejností A 5 140 Porady vedení

141 Porady vedení - zápisy a materiály A 5

142 Porady náměstků A 5

143 Porady odborů A 5

150 Poradní a pracovní orgány vlády, RHSD ČR, další komise

151 Poradní a pracovní orgány vlády s účastí ministerstva, RHSD ČR

151.1 Zásadní písemnosti, zápisy z jednání, materiály pro jednání A 5

151.2 Ostatní S 5

152 Resortní komise

152.1 Zápisy , materiály A 5

152.2 Ostatní S 5

160 Styk ministerstva s Kanceláří prezidenta republiky

161 Zásadní korespondence A 5

162 Ostatní S 5

(13)

12 170 Styk s parlamentem

171 Interpelace poslanců A 5

173 Ostatní S 5

180 Komunikace s vládou ČR a jednotlivými resorty

181 Usnesení vlády týkající se ministra školství, mládeţe a tělovýchovy A 5

182 Vlastní materiály do vlády A 5/10

183 Schůze vlády

183.1 Materiály do vlády předkládané jinými ústředními orgány S 5

183.2 Informace pro ministra k těmto materiálům V 5

184 Korespondence s vládou ČR A 5

185 Komunikace s jednotlivými resorty V 5

190 Styk s politickými stranami, odborovými organizacemi a dalšími společenskými organizacemi

192 Ostatní S 5

200 Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu

201 Právní předpisy upravující postavení a úkoly ministerstva A 5 210 Působnost ministerstva a jeho vnitřní organizace

211 Celková vnitřní organizace a působnost ministerstva, organizační, pracovní a sluţební řád

211.1 Schválené znění A 5

211.2 Příprava, návrhy, připomínky V 5

212 Působnost a organizace jednotlivých útvarů, náplň činnosti a skladba funkcí A 5

213 Výroční zprávy ministerstva A 5

220 Systemizace

221 Změny systemizace ministerstva schválené, realizované A 5

222 Ostatní podklady, návrhy na změny v systemizaci S 5

223 Katalogy prací, popisy funkcí A 5

224 Schvalování systemizací podřízených organizací A 5

230 Orgány územní státní správy a samosprávy

231 Vztahy ministerstva ke krajům a obcím V 5/10

232 Útvary krajských úřadů pro oblast školství - postavení, struktura, náplň činnosti

A 5

233 Operativní styk s krajskými úřady S 5

234 Metodická pomoc krajským úřadům

234.1 Odborná školení S 5

234.2 Odborná stanoviska k zajištění jednotného výkonu státní správy V 5

234.3 Porady s krajskými úřady A 5

235 Zprávy o zabezpečení metodické pomoci na úseku školství A 5 236 Právní předpisy upravující výkon státní správy na úseku školství krajskými

úřady

A 5 240 Příspěvkové organizace

241 Zásady řízení A 5

242 Zřízení, delimitace, sloučení, zrušení a likvidace A 5

243 Statuty, zřizovací listina, organizační struktura a náplň činnosti, organizační

řády A 5

244 Jmenování a odvolání ředitelů a vedoucích zaměstnanců A 5

245 Ostatní S 5

(14)

13 300 Legislativa

310 Koncepce

311 MŠMT A 5/10

312 Ostatní ústřední orgány státní správy S 5/10

320 Věcné záměry

321 MŠMT A 5/10

330 Návrhy zákonů a připomínkové řízení k nim

331 MŠMT A 5/10

333 Parlament ČR S 5/10

340 Návrhy ostatních obecně závazných předpisů a připomínkové řízení k nim:

341 MŠMT ČR A 5/10

350 Ostatní:

351 Výklad právních předpisů ve věcné působnosti ministra A 5/10

352 Legislativa jiných ústředních orgánů S 5/10

400 Právní a majetkoprávní věci

410 Nemovitosti: (skartační lhůty od vyřazení objektu z uţívání)

411 Písemná dokumentace zakládající vznik, změnu či zánik převodu nebo přechodu vlastnických vztahů, případně vznik, změnu či zánik práva hospodaření

A 5/20

412 Evidence nemovitostí A 5/10

420 Movitý majetek

421 Evidence movitého majetku V 5

430 Privatizace, restituce, vyvlastnění, likvidace

431 Souhrnné zprávy, přehledy, analýzy, privatizační projekty A 5

432 Ostatní S 5

433 Restituce A 5

434 Vyvlastnění A 5/10

435 Likvidace A 5/10

436 Konkurzy A 5/10

437 Převod majetku V 5/10

440 Soudní spory, trestní a přestupková řízení

441 Předběţná opatření, usnesení a rozsudky soudů, nařízení výkonu rozhodnutí,

soudní protokoly A 5/10

442 Arbitráţe a smírčí řízení, podklady a návrhy A 5/10

443 Posudky soudních znalců A 5

444 Pokuty S 5

450 Správní řízení a správní soudnictví

451 Správní řízení, rozhodnutí, protokoly A 5

452 Rozkladová komise A 5

453 Přezkum správních rozhodnutí na základě řádných a mimořádných

opravných prostředků V 5

454 Správní soudnictví, soudní rozhodnutí a protokoly, znalecké posudky A 5/10 455 Dohody, smíry, ţaloby, rozsudky při škodách velkého rozsahu A 5

456 Ostatní S 5

460 Smlouvy

461 Smlouvy (dohody, úmluvy, ujednání) obchodní

(15)

14

461.1 Dodavatelské a odběratelské závaţného významu A 5

461.2 Ostatní S 5

462 Smlouvy o nájmu V 5

463 Smlouvy o poskytnutí investiční a neinvestiční dotace A 5

464 Smlouvy o udělení plné moci S 5/10

470 Odškodňování dle nařízení vlády č. 122/2009 Sb.

471 Ţádosti o odškodnění (kompletní řízení) A 5/10

472 Ţádosti o výklad nařízení vlády č. 122/2009 Sb. V 5

473 Dotazy k náleţitostem ţádostí o odškodnění S 5

474 Stíţnosti V 5/10

475 Ostatní S 5/10

480 Odborné dotazy, stíţnosti, ţádosti, petice

481 Dotazy jiných útvarů MŠMT a PŘO S 5

482 Stíţnosti V 5/10

483 Ţádosti o informace V 5

484 Petice V 5/10

485 Ostatní S 5

500 Plány a investice 510 Plány

511 Metodika S 5

512 Výhledové a perspektivní plány, prognózy, rozvojové a výhledové studie

512.1 Návrhy a schválené znění A 5

512.2 Podklady, příprava, ostatní V 5

513 Roční plány

513.1 Návrh a schválené znění, rozpisy A 5

513.2 Roční zpráva o plnění A 5

513.3 Příprava, podklady, ostatní S 5

520 Investiční výstavba

521 Souhrnné zprávy, přehledy, rozbory A 5

522 Metodika a koordinace V 5

523 Výběrová a konkursní řízení, veřejné soutěţe

523.1 Vyhlášení A 5

523.2 Přihlášky, nabídky a jejich analýzy V 5

523.3 Rozhodnutí s důvodovou zprávou A 5

524 Investiční úkoly A 5

525 Kalkulace, investiční listy S 5

526 Dokumentace staveb

526.1 Zásadní (projekty, mapy, plány,výkresy, pasparty, fotografie, stavebnětechnický průzkum, stavební deníky, vyjádření orgánů státní správy, stavební povolení, kolaudační rozhodnutí a protokoly, archeologický průzkum apod.) - (skartační lhůty od vyřazení objektu z uţívaní)

A 5

526.2 Dílčí dokumentace - (skartační lhůty od dokončení stavby) S 5

527 Realizace a kontrola investiční výstavby A 5

(16)

15 600 Finance a ekonomika

610 Společné věci ekonomiky a financování

611 Zásadní záleţitosti, porady, komise, souhrnné zprávy A 5

612 Podkladové materiály, ostatní S 5

613 Metodika S 5

620 Rozpočty a finanční plány 621 Příprava rozpočtu

621.1 Návrhy rozpočtu kapitoly na příští rok – vyhláška č. 165/2008 Sb. A 5 621.2 Střednědobý výhled kapitoly – vyhláška č. 415/2008 Sb. A 5

621.3 Ostatní S 5

622 Realizace rozpočtu kapitoly

622.1 Rozpis rozpočtu a rozpočtová opatření v kapitole (zákon č. 218/2000 Sb.) A 5 622.2 Čtvrtletní finanční výkazy o plnění rozpočtu (vyhláška č. 16/2001 Sb.) A 5

622.3 Měsíční výkaz o nárocích (vyhláška č. 16/2001 Sb.) S 5

630 Rozbory hospodaření

631 Rozbory hospodaření ministerstva

631.1 Roční A 5

631.2 Ostatní S 5

632 Rozbory hospodaření příspěvkových organizací

632.1 Roční A 5

632.2 Ostatní S 5

633 Rozbory hospodaření organizačních sloţek státu

633.1 Roční A 5

633.2 Ostatní S 5

640 Ekonomika podřízených organizací

641 Analýzy, souhrnné zprávy, statistické přehledy

641.1 Roční A 5

641.2 Ostatní S 5

642 Finanční vypořádání příspěvkových organizací, krajů, neziskových a podnikatelských subjektů

642.1 Roční A 5/10

642.2 Ostatní S 5

650 Daně, dávky 651 Daně, dávky

651.1 Pokyny, předpisy, odvody, odvolání, daňové doplňky, platební příkazy, slevy a úlevy, výjimky, výkazy výměry a změny

S 5/10

651.2 Přiznání k daním a dávkám S 5/10

651.3 Revizní a trestní řízení V 5/10

660 Dotace, subvence, příspěvky, vícezdrojové financování

661 Zásady pro poskytování dotací A 5

662 Ostatní S 5

670 Cenová agenda

671 Metodika A 5

672 Souhrnné zprávy, analýzy, přehledy A 5

673 Ostatní S 5

680 Pohledávky, platební příkazy, platební styk s cizinou, náhrady škod

681 Pohledávky

681.1 Pohledávky velkého rozsahu , pohledávky v cizině A 5/10

681.2 Upomínky S 3

681.3 Ostatní S 5

682 Poplatky S 5

683 Platební příkazy S 5

(17)

16

684 Platební styk s cizinou, devizy V 5

685 Náhrady škod S 5/10

690 Účetnictví

691 Obecně, metodika, uţití výpočetní techniky

691.1 Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní techniky

S 5 692 Závěrky kapitoly 333 MŠMT

692.1 Roční závěrky ministerstva A 5/10 692.2 Měsíční, čtvrtletní, pololetní závěrky ministerstva S 5

692.3 Roční závěrky příspěvkových organizací A 5/10

693 Bilance

693.1 Roční, delší, zahajovací, mimořádné A 5

693.2 Ostatní S 5

694 Účetní evidence

694.1 Účtové rozvrhy, seznamy účetních knih S 5

694.2 Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, pouţitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichţ jich bylo pouţito

S 5

695 Účetní knihy

695.1 Hlavní účetní knihy S 5

695.2 Účetní knihy - mzdové listy S 5/70⁷

695.3 Deníky, sborníky a jiné knihy analytické a syntetické evidence (vyjma

knih hlavních) S 5

695.4 Pokladní knihy S 5

695.5 Inventární karty hmotného majetku, kromě zásob nebo účetní písemnosti je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení

S 5

696 Účetní doklady

696.1 Účetní doklady - faktury, platební poukazy, příjmové a výdajové pokladní doklady, doklady o výplatě mezd a dávek nemocenského pojištění

S 5 696.2 Účetní doklady - podklady pro zpracování mezd, pro zúčtování daní z

příjmu fyzických osob se závislé činnosti, pro zúčtování zdravotního pojištění a sociálního zabezpečení

S 5

696.3 Účetní doklady – dávky nemocenského pojištění zaměstnanců S 5/10 696.4 Inventurní soupisy včetně protokolu o inventarizaci schváleného

ministrem

S 5 696.5 Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku pro

provedení daňové revize

S 5 696.6 Účetní doklady týkající se technické nebo právní dokumentace budov a

staveb (pozemků) - po vyřazení věci z investičního majetku

S 5 696.7 Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají daňového řízení,

správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízení nebo jiného řízení, které nebylo skončeno, do konce roku následujícího po roce, ve kterém byla uvedená řízení ukončena

S 1

696.8 Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků do konce roku následujícího po roce, v němţ došlo k jejich zaplacení nebo splnění

S 1

697 Ostatní účetní písemnosti S 5

7Počet let od data narození

(18)

17 700 Práce a mzdy

710 Personální práce a péče o zaměstnance obecně

711 Metodika A 5

712 Analýzy, dlouhodobé programy a plány, koncepce personální práce a péče o zaměstnance

A 5

713 Vyuţívání výpočetní techniky a personálních agend S 5/10

714 Kolektivní smlouvy A 5

715 Korespondence v personální oblasti S 2

720 Pracovně-právní záleţitosti, zaměstnanost a pracovní poměr

721 Analýzy zaměstnanosti na ministerstvu a v resortu, přehledy a rozbory počtu

zaměstnanců (roční a delší) A 5

722 Vznik, změny a skončení pracovního poměru

722.1 Jmenování a odvolávání vedoucích zaměstnanců na ministerstvu a v

resortu, pokud není písemnost součástí osobního spisu A 5

722.2 Rehabilitace A 5/10

722.3 Ostatní (pokud není písemnost součástí osobního spisu) S 5 723 Výběrová řízení

723.1 Výběrová řízení na ministerstvu V 3

723.2 Výběrová řízení v resortu V 5

724 Hmotná zodpovědnost zaměstnanců S 5/10

725 Zákaz výkonu povolání A 5

726 Dohody o provedení práce a pracovní činnosti S 5

730 Osobní spisy

731 Osobní spisy zaměstnanců a vedlejší pracovní poměr

731.1 Osobní spisy zaměstnanců S

5/70⁸ 740 Péče o zaměstnance

741 Rekreace, volný čas, sociologie a psychologie, péče o zaměstnance

741.1 Program sociální péče o zaměstnance, analýzy, rozbory, souhrnné zprávy A 5

741.2 Fond kulturních a sociálních potřeb S 5

742 Pracovní podmínky

742.1 Přehledy, rozbory, zprávy A 5

742.2 Ostatní S 5

743 Studium, školení, kurzy

743.1 Studijní úlevy, zabezpečení při studiu, stipendia S 5

743.2 Školení, kurzy S 5

744 Náhrady stěhovacích, cestovních a jiných výdajů, odlučné S 5

745 Zdravotní a sociální pojištění S 5

746 Přídavky na děti, lázeňská péče, pohřebné a jiné dávky sociálního zabezpečení S 5

747 Ţivotní podmínky a bytové záleţitosti S 5

748 Stravování a zdravotní péče S 5

750 Důchodové zabezpečení zaměstnanců odvětví

751 Všeobecně S 5/10

752 Ostatní S 5

760 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

761 Souhrnné zprávy, rozbory, přehledy A 5

762 Bezpečnostní technické předpisy A 5

763 Školící a kontrolní činnost S 5

764 Ochranné pomůcky

764.1 Předpisy k zabezpečení osobních ochranných pracovních pomůcek A 5

(19)

18

764.2 Ostatní S 5

765 Pracovní úrazy

765.1 Těţké a smrtelné A 5

765.2 Ostatní S 5

770 Platy a mzdy

771 Koncepce vývoje a plány rozvoje mezd (roční) A 5

772 Vývoj mezd, mzdová situace

772.1 Rozbory, analýzy, souhrnné zprávy, statistické výkazy (roční a delší) A 5/10

772.2 Ostatní S 5

773 Druhy mzdy - základní platy a tarifní mzdy, osobní platy, smluvní mzdy

773.1 Mzdové a platové vyhlášky, pokyny, předpisy, katalogy, prémiové řády A 5

773.3 Platové výměry (součást osobního spisu ) S

5/70⁹

774 Příplatky, prémie, odměny, práce přesčas S 5

800 Správa úřadu 810 Úřední budovy

811 Dislokace

811.1 Rozhodnutí, protokoly, výměry (skartační lhůta od data vyřazení z uţívání)

A 5

811.2 Ostatní S 5

812 Plány a pasparty

812.1 Revize strojů a strojních zařízení dle doporučení ČSN S 5

813 Údrţba

813.1 Úklid S 5

814 Ostraha S 5

815 Nájmy S 5

816 Energetická a strojní zařízení

816.1 Všeobecně V 5/10

816.2 Opravy, údrţba S 5

817 Spotřeba plynu, vody a elektrické energie S 5

818 Ostatní S 5

820 Materiálně technické zabezpečení

821 Evidence materiálových zásob, skladové karty S 5

822 Dodací listy S 5

823 Ţádanky, objednávky, výdejky S 5

824 Nabídky pro ministerstvo

824.1 Nabídka přebytečného majetku S 5

824.2 Nabídka sluţeb S 1

824.3 Nabídka ostatního S 1

830 Inventarizace

831 Inventární komise (zápisy) S 5

832 Roční inventarizace základních prostředků S 5/10

833 Inventární knihy (deník přírůstků, úbytků) S 5/10

834 Protokoly z inventur S 5

835 Inventurní soupisy, inventarizační zápisy S 5

840 Telefon, dálnopis, fax, věci spojů

841 Evidence telekomunikačních poplatků S 5

842 Objednávka a instalace zařízení S 5

(20)

19

843 Ostatní S 5

850 Spisová sluţba a knihovna

851 Spisové a skartační řády, plány a rejstříky A 5

852 Evidence podatelny

852.1 Podací deníky, rejstříky a indexy k podacímu deníku A 5

852.2 Protokoly utajované pošty A 5

852.3 Doručovací kníţky S 5

852.4 Podací kniha S 5

852.5 Kniha odeslané pošty S 5/10

852.6 Kniha vládní pošty S 5/10

852.7 Dodací lístky S 3

853 Útvarová evidence S 5

854 Evidence správního archivu

854.1 Přírůstková evidence správního archivu A 5

854.2 Předávací seznamy z útvarů do správního archivu A 5/10

854.3 Kniha výpůjček spisů V 5

855 Skartační návrhy a protokoly A 5

856 Spisová sluţba - ostatní S 5

857 Záleţitosti knihovny V 5

860 Autoprovoz

861 Nákup, prodej, vyřazení, převod vozidel S 5

862 Evidence vozidel S 5

863 Údrţba S 5

864 Pohonné hmoty, mazadla, náhradní součástky, pneumatiky S 5

865 Jízdy

865.1 Evidence jízd, náhrady za jízdy S 5

865.2 Příkazy k jízdě S 3

866 Záznamy o haváriích a nehodách, škody S 5

867 Ostatní S 5

870 Poţární ochrana

872 Poţární předpisy S 5

873 Školicí a kontrolní činnost

873.1 Zprávy z kontrol A 5

873.2 Ostatní S 5

874 Zprávy o závaţných případech a jejich příčinách, odborné posudky A 5

875 Hasicí přístroje a technika S 5

876 Ostatní S 5

880 Krizové řízení

882 Směrnice, předpisy, důleţité písemnosti A 5

883 Školící a kontrolní činnost

883.1 Zprávy z kontrol A 5

883.2 Ostatní S 5

900 Kontrolní činnost a audit

910 Organizace a zabezpečení kontrolní činnosti a auditu na ministerstvu a v resortu

911 Závaţné dokumenty trvalé hodnoty A 5/10

912 Ostatní dokumenty S 5

(21)

20

920 Koncepce a metodika kontrolní činnosti a auditu A 5/10

930 Plány kontrolní činnosti a auditu

931 Roční a delší A 5/10

932 Kratší neţ rok a podklady S 5

940 Kontrolní komise

941 Zápisy z jednání A 5

942 Ostatní S 5

950 Rozbory a vyhodnocení vlastní kontrolní činnosti a auditu

951 Roční a delší A 5

952 Ostatní, podklady S 5

960 Kontrolní zprávy, auditní zprávy, protokoly z kontrol 961 Prováděných orgány státní správy

961.1 Závaţné dokumenty A 5

961.2 Ostatní S 5

962 Prováděných orgány ministerstva (vnitřní kontrola)

962.2 Ostatní S 5

963 Prováděných orgány ministerstva v příspěvkových organizacích

963.2 Ostatní S 5

970 Námitkové řízení a odvolání proti rozhodnutí o námitkách ke kontrolním protokolům

971 Závaţné A 5/10

972 Ostatní S 5

980 Stíţnosti, podněty, oznámení a petice

981 Metodika,kontrola A 5/10

982 Evidence vyřízení S 5/10

983 Ostatní dokumenty S 5

1000 Informatika 1010 Systémové vybavení

1011 Dlouhodobé koncepce rozvoje IT A 5

1012 Analyticko-programátorská dokumentace A 5

1013 Projektová dokumentace systému s průvodními doklady A 5

1020 Evidence prostředků

1021 Protokoly o schváleném zkušebním provozu a odevzdání do uţívání S 5

1022 Evidence hardware S 5/10

1023 Evidence software S 5/10

1024 Ostatní písemnosti, WWW stránky (návrhy, schválené provedení) S 5

1100 Výzkum, vývoj a inovace 1110 Podpora VaVaI

1111 Programy a projekty VaVaI (vnitrostátní) V 5/10

1112 Specifický vysokoškolský výzkum V 5/10

1113 Velké infrastruktury A 5/10

1114 Dlouhodobý koncepční rozvoj (výzkum, organizace, výzkumné záměry) A 5/10

1115 Věcná nebo finanční ocenění mimořádných výsledků A 5/10

1116 Mezinárodní spolupráce ve VaVaI V 5/10

1117 Veřejná soutěţ ve VaVaI S 5/10

(22)

21

1118 Odborné poradní orgány S 5/10

1120 Správní a kontrolní činnost ve VaVaI

1121 Řízení k ţádostem o zařazení do seznamu výzkumných organizací pro přijímání výzkumných pracovníků ze třetích zemí

V 5/10

1122 Řízení k ţádostem o vydání osvědčení pro metodiku V 5/10

1123 Řízení k výzkumu na lidských embryonálních kmenových buňkách A 5/10 1124 Rejstřík veřejných výzkumných institucí

1124.1 Doklady, které se zakládají do sbírky listin¹⁰ A 5/10

1124.2 Podpůrné doklady S 5

1125 Informační systém VaVaI S 5/10

1126 Kontrolní činnost ve VaVaI A 5/10

1130 Korespondence

1131 S orgány EU V 5/10

1132 S RVVI A 5/10

1133 S orgány státní správy a samosprávy S 5/10

1134 Ostatní korespondence S 5

1140 Koncepce a analýzy A 5/10

1200 Mezinárodní styky a spolupráce 1210 Obecné záleţitosti

1211 Přehledy, analýzy, zpráva o školské spolupráci s jinými státy A 5/10

1212 Mezinárodní smlouvy a dohody A 5/10

1213 Ostatní V 5

1214 Mezinárodní styky, korespondence, ostatní V 5

1215 Grantová řízení, vyhlášení, hodnocení, komise, projekty, smlouvy, vyúčtování, zprávy z kontrol

A 5 1220 Resortní smlouvy a dohody s jinými státy

1221 Prováděcí plány k resortním dohodám, návrhy, schválená znění, zprávy o

plnění A 5/10

1222 Podklady, příprava, ostatní V 5

1230 Cesty do zahraničí

1231 Zprávy z cest do zahraničí zaměstnanců ministerstva A 5

1232 Zprávy z cest do zahraničí zaměstnanců příspěvkových organizací V 5

1233 Provozní záleţitosti S 5

1240 Návštěvy, delegace na ministerstvu

1241 Programy, zprávy o přijetí A 5

1242 Ostatní V 5

1250 Mezinárodní organizace

1251 Mezinárodní nevládní organizace V 5

1252 Ostatní mezivládní organizace V 5/10

1253 OSN

1253.1 Úmluvy a rezoluce OSN a zprávy o jejich plnění V 5/10

1253.2 Ostatní agenda OSN, týkající se ministerstva A 5

1254 UNESCO

1254.1 Úmluvy UNESCO, doporučení, rezoluce a plnění závazků z nich vyplývajících

V 5/10 1254.2 Program UNESCO a jeho realizace týkající se ministerstva A 5/10

1255 Evropská unie

10 Zákon č. 341/2005 Sb., § 8

(23)

22

1255.1 Legislativa EU, týkající se ministerstva V 5/10

1255.2 Programy EU, týkající se ministerstva A 5/10

1255.3 Ostatní agenda EU S 5

1256 Rada Evropy

1256.1 Legislativa RE, týkající se ministerstva V 5/10

1256.2 Programy RE, týkající se ministerstva A 5/10

1256.3 Ostatní agenda RE S 5

1260 Mezinárodní kongresy, sjezdy a sympozia

1261 Mezinárodní konference, sjezdy, sympozia mezivládních organizací

1261.1 Zásadní dokumenty A 5

1261.2 Ostatní S 5

1262 Mezinárodní konference, sjezdy, sympozia mezinárodních nevládních organizací

A 5 1270 Styk s jednotlivými státy

1271 Styk s jednotlivými státy na mezistátní úrovni (vláda, parlament, ministerstvo) A 5 1272 Styk s jednotlivými státy na regionální úrovni a niţší (obce) V 5 1280 Administrativa mezinárodní spolupráce

1281 Přijetí zahraničního hosta

1281.1 Forma pozvání účastníků S 5/10

1281.2 Přijímací list zahraničního hosta V 5/10

1281.3 Zpráva o přijetí zahraničního hosta, delegace V 5

1281.4 Návrh na přijetí zahraniční delegace V 5/10

1290 Agenda

1291 Hospodářská S 5/10

1292 Organizačně technická S 5/10

1293 Obecně platné směrnice a pokyny A 5/10

1294 Provozní záleţitosti S 5

1300 Významné osobnosti školství, mládeţe a sportu

1310 Jména – jednotlivci řazeni podle abecedy (jedná se o osobnosti mimo zaměstnaneckých záleţitostí)

V 5/10 1320 Osobnosti, jímţ byla udělena medaile J. A. Komenského ministerstvem A 5/10 1330 Medaile J. A. Komenského udělovaná UNESCO a ministerstvem A 5/10

1340 Ostatní V 5

1400 Operační programy EU – spouštěcí událostí pro běh skartační lhůty je ukončení operačního programu

1401 Strategické dokumenty (operační program, prováděcí dokumenty, …)

1401.1 Schválené znění A 5

1401.2 Pracovní verze, připomínky S 5

1402 Metodické dokumenty

1402.1 Metodická dokumentace schválená (manuál, metodické dopisy, příručky, výjimky …)

A 5 1402.2 Metodická dokumentace pracovní verze, připomínky, kopie řízené

dokumentace, korespondence

S 5

1402.3 Ostatní metodické dokumenty V 5

1403 Monitorování programu