Vyřizování dokumentů

1. Vedoucí zaměstnanci přidělují zaměstnancům dokumenty k vyřízení (sekretariát útvaru o tom učiní záznam v protokolu v EPD) a určují případně i způsob vyřízení.

Odpovědnost za úplné a řádné vyřízení dokumentu má zaměstnanec, jemuţ byl dokument k vyřízení přidělen a nadřízený vedoucí zaměstnanec.

2. Dokument s přiděleným číslem jednacím lze vyřídit referátníkem, datovou zprávou nebo záznamem na dokumentu. Pokud je dokument vyřizován referátníkem, jsou součástí referátníku stručný záznam o věci, všechna stanoviska, záznamy o jednání, návrh vyřízení, písemné vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis (kopie) označený datem odeslání. Šablona referátníku je přístupná v elektronické podobě ve sloţce „Šablony“ na adrese //Heru/MSMT (R:). Při vyřizování dokumentu se zásadně pouţije stejného čísla jednacího, pod kterým byl dokument zaevidován. Pokud je dokument vyřizován datovou zprávou, je obdobně jako referátníkem připraveno v elektronické podobě vyřízení a jeho konečný návrh se předkládá

56

oprávněnému vedoucímu pracovníkovi k podpisu interním elektronickým podpisem, případně zaručeným elektronickým podpisem, pokud to povaha dokumentu vyţaduje (např.

vyřízení podléhající správnímu řádu). Bere-li se dokument na vědomí nebo je vyřízen jinak neţ v listinné podobě (osobně, telefonicky apod.), uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k uloţení.

3. Všechny dokumenty s přiděleným číslem jednacím týkající se téţe věci, vyţadující vlastní vyřízení, se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jeţ jsou jeho součástí. Spis se obvykle zakládá pod nejniţším číslem jednacím, tj, jednacím číslem podání, které došlo jako první.

4. U dokumentů v téţe věci s vlastním číslem jednacím, nevyţadující vlastní vyřízení, se povaţuje za vyřízení záznam o spoluvyřízení na referátníku dokumentu s vyřízením.

5. Nové číslo jednací u dokumentu vzniklého z podnětu ministerstva (vlastní) se přiděluje na vyţádání odpovědného zaměstnance útvaru přímo v EPD. I dokumenty nově vzniklé z podnětu ministerstva tvoří spis, pokud se týkají téţe věci.

6. Číslo jednací tvoří následující čísla:

a) pořadové číslo dokumentu v daném roce přiřazené EPD v okamţiku jeho prvotní registrace,

b) kalendářní rok, v němţ byl dokument zaregistrován v EPD,

c) číslo útvaru, přiřazené systémem EPD, který dokument přijal k vyřízení jako první, nebo útvaru, který dokument zaloţil.

7. Zaměstnanec, jemuţ byl dokument přidělen k vyřízení, ručí za jeho ochranu a úschovu aţ do jeho uzavření a uloţení. Zaměstnanec musí na dokumentu uvést všechny potřebné kancelářské poznámky, skartační znak a skartační lhůtu a zkontrolovat úplnost dokumentu. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle věcného obsahu.

8. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho vnitřního obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloţí ve skartačním řízení. Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení navrţen jako archiválie k trvalému uloţení do archivu, skartační znak „S“ (skart, stoupa) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení navrţen ke zničení a skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a přidělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“

nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“.

9. Dokument předkládaný ke schválení (rozhodnutí) ministrovi musí být podepsán zpracovatelem a všemi jeho nadřízenými (např. vedoucím oddělení, ředitelem odboru nebo vedoucím samostatného oddělení, vrchním ředitelem sekce a náměstkem ministra). Dokument předkládaný ke schválení (rozhodnutí) náměstkovi ministra musí být podepsán zpracovatelem a všemi jeho nadřízenými (např. vedoucím oddělení, ředitelem odboru nebo vedoucím samostatného oddělení a vrchním ředitelem sekce). K podpisu připojí zaměstnanci vţdy datum podpisu.

10. Pokud vedoucí zaměstnanec nevykonává z důvodu nepřítomnosti nebo zaneprázdnění svou funkci, podepisuje dokumenty a rozhodnutí v jeho zastoupení zaměstnanec určený organizačním řádem.

57

11. Dokumenty předkládané ministrovi a náměstkům ministra obsahují jen ty přílohy, které se bezprostředně týkají navrhovaného vyřízení, a které jsou pro ně nutné a účelné. Do referátníku se nevkládají předchozí dokumenty (spisy), kopie, koncepty a podklady, které navrhované vyřízení neovlivňují. Podstatný obsah vyřízení se zdůrazňuje zvýrazňovačem.

12. Vyřízení vypravované prostřednictvím elektronické pošty nebo informačního systému datových schránek

a) musí v „předmětu“ zprávy obsahovat na prvním místě číslo jednací, b) původce dokument vytiskne a zaloţí do referátníku v souladu s čl. 9 bod 5.

V případě, kdy je to stanoveno zvláštním předpisem, se odesílaná datová zpráva podepíše zaručeným elektronickým podpisem.

Článek 13

Vyhotovování čistopisů dokumentů

1. Vyhotovení čistopisů dokumentů provádějí sekretariáty útvarů nebo zaměstnanci, jimţ byl dokument přidělen k vyřízení. Čistopisy dokumentů a obálek musí být napsány čistě a bez překlepů. Za jejich správnost a úpravu odpovídá zaměstnanec, který čistopis vyhotovil.

2. Při vyhotovení čistopisů dokumentů se zaměstnanci řídí předpisy o úpravě a formě dokumentů, zejména ustanovením ČSN 01 6910 „Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory“.

3. Dokument, jemuţ podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak

„A“ nebo „V“, vyhotovuje určený původce na trvanlivém (permanentním) papíru určeném pro dokumenty. Tyto dokumenty se tisknou tiskárnou tak, aby byla zaručena jejich trvanlivost. Platnost tohoto postupu a podmínky jeho naplnění budou upraveny pokynem archivní správy.

4. Pokud čistopis vyhotovila sekretářka, předá jej před jeho schválením ke kontrole zaměstnanci, který vypracoval koncept.

5. Dopis ministerstva ve vnějším styku obsahuje údaje stanovené šablonou (hlavička úřadu, datum, číslo jednací, věc, číslo jednací nebo korespondenční značka podání, na něţ se odpovídá, jméno referenta, adresa příjemce, vlastní vyřízení). Šablona dopisu je přístupná v elektronické podobě ve sloţce „Šablony“ na adrese //Heru/MSMT (R:). Datem se rozumí den podpisu dokumentu. Na konci dopisu se píše jméno, příjmení a funkce podepisujícího.

V názvu útvaru je nutno vypsat celý název útvaru. Číselné označení útvaru se neuvádí.

V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označit i obálky dokumentů. Tato ustanovení se netýkají agend, u kterých je předepsána jiná forma dopisu.

6. Ustanovení čl. 11 bod 5 se netýkají vyřizování dokumentů formou osobních dopisů s pouţitím hlavičkových dopisních papírů vedoucích pracovníků ministerstva. Tyto dopisní papíry mohou uţívat velký nebo malý státní znak u vyřízení stanovených zákonem č.

352/2001 Sb., o uţívání státních symbolů České republiky, v platném znění. Hlavičkové dopisní papíry pro ministra a náměstky ministra zajišťuje odbor hospodářské správy. Vzorová šablona hlavičkového papíru pro ostatní vedoucí pracovníky je přístupná v elektronické podobě ve sloţce „Šablony“ na adrese //Heru/MŠMT (R:).

58

7. Adresy, včetně poštovního směrovacího čísla, se na obálky píší současně při vyřizování dokumentů v útvarech. Všechny dokumenty se do výpravny předávají v zalepených obálkách. Není dovoleno pouţívat sešívačku na uzavření obálek.

8. Dalšími náleţitostmi dokumentu jsou a) počet listů dokumentu,

b) počet listů příloh nebo počet svazků příloh.

9. V interní korespondenci ministerstva se pouţívá forma „Interního sdělení“, příp. 1. V rámci útvarů ministerstva se pouţívají tato razítka:

a) kulatá razítka se státním znakem, b) obdélníková razítka úřadu, c) podací razítka,

d) kulatá pečetidla se státním znakem.

2. Kulaté razítko se státním znakem má průměr 20 nebo 36 mm. Po svém obvodu má text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“, ve svém středu má malý státní znak a pod ním evidenční číslo.

3. Kulaté razítko je povinnou náleţitostí úředních dokumentů v listinné podobě, pokud to stanoví právní předpis³⁴, dále jej lze pouţít jen tehdy, pokud dokumenty obsahují usnesení nebo osvědčují důleţité skutečnosti a oprávnění. V běţném korespondenčním styku se razítko se státním znakem nesmí pouţívat.

4. Obdélníkové razítko úřadu

a) obsahuje text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“, adresu úřadu, pořadové číslo nebo název útvaru, organizačního článku ,

b) můţe být pro potřeby útvarů v odůvodněných případech zhotoveno v různých provedeních, např. s textem v cizím jazyce,

c) je určeno k vyznačování názvu útvaru na dokumentu v listinné podobě a k legalizaci jeho obsahu. Nelze jej pouţívat k ověřování dokumentu.

5. Podací razítko

a) obsahuje text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“ a dále obsahuje předtisk pro doplnění data, čísla jednacího a počtu příloh,

b) se pouţívá k označení zásilek převzatých ministerstvem.

6. Kulaté pečetidlo se státním znakem

a) má průměr 20 mm. Po svém obvodu má text „Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy“ a ve svém středu malý státní znak a pod ním pořadové číslo

34 Např. § 47 odst. 5 zákona č. 71/1967 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.