Uppföljning av internkontrollplan för socialnämnden för 2020
Förslag till beslut
Socialnämnden godkänner redovisningen av den interna kontrollen för 2020 och skickar den till kommunstyrelsen för kännedom.
Sammanfattning
Socialnämnden antog internkontrollplan för 2020 vid sitt sammanträde i februari 2020.
Förvaltningen har gjort en uppföljning som visar hur kontrollmoment är utförda. Någon punkt har inte kunnat kontrollerats då förutsättningar för detta saknats. För de brister som upptäckts finns beskrivning av hur detta hanterats och vad som görs för att rätta till bristerna.
Beslutsunderlag
Socialförvaltningens tjänsteskrivelse 2020-02-12 Uppföljning av internkontrollplan för socialnämnden för 2020
Bilaga - Uppföljning av internkontroll 2020
Lena Dibbern Kommundirektör
Skickas till
Kommunstyrelsen
2021-02-12
Ert datum
SN 2020/54
Er beteckning
- kontrollmoment (Vad?) (Vem?)
Övergripande
Delegering*
- Delegationsordningen är relevant med avseende på socialnämndens
förvaltningsorganisation och befattningar m.m.
- Kontroll om delegationsbeslut är korrekt redovisade till nämnd
Årlig omarbetning av
delegationsordningen Delegationsordningen har uppdaterats vid ett flertal tillfällen under året efter föränd-ringar i befattningar, lagändföränd-ringar m.m.
Nya delegationer har också lagts till.
Vid varje nämnd har pärm funnits till-gänglig för ledamöter och ersättare med alla delegationsbeslut som fattats den senaste månaden. Myndighetsutskottets protokoll har meddelats nämnden och en sammanställning har också gjorts av de beslut som myndighetsutskottet fattat.
Förvaltningshandläggare
Dokumenthantering*
- Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant.
1.Årlig genomgång 2.Är ärendet avslutat, i så fall också i diariet (Stickprov)
3.Om alla handlingar i avslutade ärenden ligger i akterna (Stickprov) 4, Om beslutad
Dokumenthanteringsplanen är inte uppda-terad. Ett kommunövergripande projekt har påbörjats för omstrukturering av doku-menthanteringsplanerna (nu informations-hanteringsplanerna).
Kontrollmoment 2–4 inga avvikelser
Förvaltningshandläggare 2-4. Förvaltningschef
Rutin
- kontrollmoment (Vad?)
Metod Uppföljning Ansvarig
(Vem?)
Styrdokument beslutade av SN, KS och KF*
- Styrdokumenten hålls aktuella och lättill-gängliga.
Komplett genomgång av samtliga styrdoku-ment
Styrdokumenten har under 2020 uppdaterats i ett kommungemensamt projekt ”Dokumentreda”, alla dokument har inte hunnit uppdateras men de som ska uppdateras är identifierade och uppdateras fortlöpande.
Befintliga dokument inom IFO finns sam-lade på en gemensam arbetsyta som samt-liga anställda har tillgång till.
Sedan kvalibas lades ner inom VO finns ingen samlad yta för befintliga styrdoku-ment att snabbt och enkelt tillgå. Detta måste ses över framåt.
Respektive avdelningschef
Kvalitetsstrateg
Styrdokument följs
- För medarbetare okända styrdokument
Genomgång på arbetsplatsträffar
Genomförs.
IFO:s styrdokument samlas på en gemen-sam arbetsyta för cheferna.
Inom VO lyfts detta av respektive chef vid arbetsplatsträffar och lokala styrdokument samt övergripande styrdokument finns till-gängliga för medarbetare i lokala arbets-grupper på insidan samt i pärmar på enhe-terna.
Respektive enhetschef
- kontrollmoment (Vad?) (Vem?)
VO har dialog på arbetsplatsträffar och riktlinjerna är kända i alla verksamheter där bil används. Dock har inte alla enheter tagit stickprov för att säkerställa detta.
Följs reglemente för bilanvändande - Rutinen är okänd av medarbetare
Stickprov Inom VO är Riktlinjer för bilanvändande är förankrat och känt i alla berörda verk-samheter.
Respektive enhetschef
General data protection regulation (GDPR) Stickprov att registre-ring av behandling i Draft-IT innehåller alla uppgifter Stickprov i mail-korgar – finns (känsliga?) personuppgifter?
Genomfört, inga avvikelser funna
IFO har ej genomfört och VO inte i alla verksamheter. Tekniska förutsättningar har saknats. Nytt omtag 2021 utifrån Office365.
Systemadministratör
Respektive enhetschef
Personal
Inventering bisysslor*
- Inventering av bisysslor.
Vid
utvecklingssamtal
Enligt beslutad mall för utvecklingssamtal finns frågan med för att den årligen ska ställas. Inga avvikelser rapporterade.
Respektive chef
Arbetsmiljö*
- Riskanalyser och handlingsplaner finns
Kontroll av att analy-ser och planer görs vid större
förändringar
Genomförs. Avdelningschef
Rutin
- kontrollmoment (Vad?)
Metod Uppföljning Ansvarig
(Vem?)
genom enkät kvartal
1 VO: Årlig uppföljning i januari, samtliga uppföljningar läggs i gemensam mapp i intern arbetsgrupp på insidan.
Hot och våld*
- Rutiner är kända och tillämpas vid behov Kontroll att rutiner finns och är kända och kan tillämpas
Genomförs. Rutinen finns som en del av introduktionen för nya medarbetare. Den tas upp årligen på respektive chefs APT.
Respektive chef
Rätt lön*
- Rätt lön till rätt person samt att avdrag görs vid frånvaro
Enligt rutin efter varje löneutbetalning Respektive chefs ansvar att följa upp efter varje
löneutbetalning via Qlikview.
Genomförs.
Viss avvikelse rapporterad: Uppföljningen är känd av alla berörda enhetschefer men utförs ej till 100% enligt rapportering.
Åtgärd: Struktur för att säkerställa detta 2021.
Respektive chef
Tillbud och arbetsskador*
- Rapportering sker enligt fastställda rutiner
Kontroll att rutinen tillämpas
Genomförs i KIA. Respektive chef
Följs rutiner för rehabplaner - Rutinen efterlevs inte och
dokumentation saknas
Kontroll att rutinen tillämpas
Genomförs. Använder Försäkringskassans dokumentmall för plan för återgång till arbete.
Respektive chef
Sjukfrånvaropolicyn följs Respektive chefs an-svar. Kontroll från
Genomförs övergripande med uppföljning av HR.
Respektive chef
- kontrollmoment (Vad?) (Vem?)
ansvar genom uppföljning.
Verksamhet
Trygghetslarm som inte fungerar
- Brukare får inte rätt insatser och kan inte påkalla hjälp. Brukare kan komma till skada utan att ha möjlighet att larma
Kontroll via inlogg
på varje larm Ingen avvikelse Systemadministratör
Genomförande- och behandlingsplan - Om brukares genomförande- eller
behandlingsplan ej är aktuell, ej är av god kvalitet, ej är upprättad i delaktighet, saknar uppföljning, finns risk att brukare får andra insatser än de som är beslutade
Stickprov IFO: Genomförs.
VO: Genomförs med målbild om 100%
beräknas uppnås 2021.
Enhetschef
Uppföljning av loggar i verksamhetssystem - Att inte medarbetare läser i akter annat än
där det krävs för arbetsuppgiften
Stickprov Genomfördes i april men ingen
uppföljning under hösten har genomförts, Inga avvikelser rapporterade
Enhetschef
Att servicedeklarationer följs
Att inte brukare får den service nämnden beslutat ska gälla
Stickprov IFO: Genomförs. Deklarationerna har gjorts tillkänna alla medarbetare via APT:n.
Servicedeklarationerna ej färdigställda inom VO. Kommer att färdigställas i början av 2021.
Respektive chef
Rutin
- kontrollmoment (Vad?)
Metod Uppföljning Ansvarig
(Vem?)
Ekonomi
Felaktigt utbetalt försörjningsstöd Kontroll av att rätt belopp betalas till rätt person
Stickprov Ej genomfört. Tekniska förutsättningar har saknats. Undersöks vidare kring inför 2021.
IFO-chef
Pengar har gått till privat konto Stickprov Ej genomfört. Tekniska förutsättningar har saknats. Undersöks vidare kring inför 2021.
Enhetschef Aof
Not: De kontrollmoment som står med röd text är de som tillkommit i december 2020 då det uppmärksammats att kommunstyrelsen inte informerat om de gemensamma kontrollmoment som alla styrelser och nämnder skulle ha med i sina internkontrollplaner för 2020.
Vår handläggare
Lena.dibbern@kungsor.se Förvaltningsledningen
Kommunstyrelsens förvaltning
Adressat
Socialnämnden