Förslag till beslut
Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna uppföljningen
att anta föreslagna åtgärder
att följa upp lönesupporten, hur uppfattas den av användarna
Sammanfattning
Internkontrollen är fördelad på kommunstyrelsens egen verksamhet och på övergripande verksamhet. För 2020 har kommunledningsförvaltningen utfört internkontroll på följande rutiner/processer/system.
Egen verksamhet:
Planerade åtgärder utifrån PVC rapport avseende granskning intrångsskydd.
Att GDPR policy, riktlinjer, rutiner efterlevs och är kända i verksamheten.
Webbtillgänglighet.
Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos på förvaltningen.
Säkerställa att processen mellan diariet och förvaltningarna fungerar.
Övergripande verksamhet:
Ersättning till kommunala förtroendevalda.
Funktionen vikarietyp i bemanningsverktyget Medvind.
Elektronisk signering av löner, avdrag och tillägg.
Lönesupporten.
Uppföljning av medarbetarundersökningen om upplevelser av kränkande särbehandling och mobbning.
Aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen.
Efterlevnad av ny lag om webbtillgänglighet.
Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos på förvaltningarna.
Rätt taxor på webben.
Enligt reglementet ska utfallet bedömas som 3 bra, 2 ok men behöver förbättras eller 1 mindre bra.
Totalt har 16 processer/rutiner bedömts för kommunstyrelsen övergripande och den egna verksamheten, varav fem var på den egna verksamheten och elva på den övergripande. Bedömningen är att av dessa elva processer/rutiner är det sju processer fungerar bra där ingen ny åtgärd har behövts arbetas fram. Två av processerna/rutinerna fungerar ok men behöver förbättras. Tre
processer/rutiner fungerar mindre bra. Se bilagda uppföljningsplanerna för förslag på åtgärder för förbättring. Fyra processer/rutiner har på grund av den pågående pandemin inte kunnat bedömas eller kontrolleras, däremot har vissa iakttagelser skett på några av dem.
Bakgrund och ärendebeskrivning
Syftet med en internkontroll är att säkerställa att de mål kommunfullmäktige har fastställt blir uppfyllda. God internkontroll ger grepp om verksamhet och ekonomi. Internkontroll handlar grundläggande om att ha en god kontrollmiljö i organisationen Med det menas en kultur där politiker och anställda är
förtrogna med de värderingar och attityder som gäller, det vill säga
organisationens etik och moral. Kommunens arbete med internkontroll styrs av ett reglemente och det praktiska arbetet finns beskrivet i
tillämpningsanvisningar. En internkontrollplan upprättas varje år och beslutas av kommunstyrelsen. Vid sammanträde den 7 april 2020 beslutade
kommunstyrelsens allmänna utskott på delegation om internkontrollplanen för 2020.
Annika Lindfors
Beslutet skickas till
"[Skriv text här]"
Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020
Nämnd: Kommunstyrelsen Datum: 2021-03-08
Nämndens bedömning av den interna kontrollen Avrapportering av internkontroll 2020.
Intern kontrollen är fördelad på kommunstyrelsens egen verksamhet och på övergripande verksamhet. För 2020 har kommunledningsförvaltningen tänkt att genomföra internkontroll på följande rutiner/processer/system:
Egen verksamhet:
• Planerade åtgärder utifrån PVC rapport avseende granskning intrångsskydd.
• Att GDPR policy, riktlinjer, rutiner efterlevs och är kända i verksamheten.
• Webbtillgänglighet.
• Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos på förvaltningen.
• Säkerställa att processen mellan diariet och förvaltningarna fungerar.
Övergripande verksamhet:
• Ersättning till kommunala förtroendevalda.
• Funktionen vikarietyp i bemanningsverktyget Medvind.
• Elektronisk signering av löner, avdrag och tillägg.
• Lönesupporten.
• Uppföljning av medarbetarundersökningen om upplevelser av kränkande särbehandling och mobbning.
• Aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen.
• Efterlevnad av ny lag om webbtillgänglighet.
• Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos på förvaltningarna.
• Ej attesterade fakturor vid månadsskifte.
• Betalning av leverantörsfakturor i tid.
• Rätt taxor på webben.
Enligt reglementet ska utfallet bedömas som 3 bra, 2 ok men behöver förbättras eller 1 mindre bra.
Fem rutiner/processer inom kommunstyrelsens egen verksamhet har kontrollerats under året. Bedömningen av dessa är att två av rutinerna/processerna fungerar mindre bra, vilket är planerade åtgärder utifrån PVC rapport avseende granskning och intrångsskydd där det konstaterats att det är omodern och låg säkerhetsnivå kring inloggning och kontohantering. Månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos för förvaltningen fungerar mindre bra då rutiner och tidsplan för uppföljning inte har kommunicerats tillräckligt bra ut i förvaltningen. Två av processerna/rutinerna fungerar ok men behöver förbättras. Vilket är säkerställa att processen mellan diariet och förvaltningarna fungerar, kontrollen resulterade i att det krävs mer formaliserade avstämningar med förvaltningarna, en ny rutin för 2021 har arbetats fram. Att GDPR policy, riktlinjer, rutiner efterlevs och är kända i verksamheten bedöms som ok men behöver förbättras, alla medarbetare känner inte till att det finns policy och rutiner för detta. Webbtillgänglighet har inte kunnat kontrollerats i en strukturerad form på grund av bristande personalresurser och hög belastning med anledning av pandemin. Däremot har iakttagelser visat på att det finns brister gällande bland annat publicerade dokument.
Blankettutgivare Hudiksvalls kommun © Intern-kontrollplan-namnd-hk1173, utgåva 1, oktober 2008, KK, A-S L
För kommunstyrelsens övergripande tillsyn är det elva rutiner/processer som har kontrollerats. Bedömningen är att tre av dessa inte har kunnat kontrollerats i den struktur och omfattning som var önskad på grund av den pågående pandemin. Vilka är lönesupporten, efterlevnad av ny lag om webbtillgänglighet samt rätt taxor på webben. Sju av processerna/rutinerna bedöms som bra där inga nya åtgärder har behövts arbetas fram. Se bilagda uppföljningsplaner för att se rutinerna/processerna. En bedöms som mindre bra för kommunstyrelsens övergripande tillsyn, vilken är månadsvis ekonomisk uppföljning och prognoser för förvaltningarna. Rutiner och tidsplan har inte alltid
kommunicerats tillräckligt bra ut i förvaltningarna, planerad åtgärd är att kommunicera rutiner och tidsplan på ett bättre sätt. Kommunens beslutsstöd har börjats användas allt mer vilket bör bidra till en förbättrad månadsvis ekonomisk uppföljning och prognos.
Exempel på åtgärder för förbättringar av processerna eller rutinerna beskrivs i bilagda uppföljningsplaner, se fler kommentarer i mallen.