Dokument Medium i
diariet Inkomna digitala handlingar ska inte förvaras i
pappersform
Bevaras/gallras Förvaring Till
centralarkivet Anmärkning
Allmänna handlingar
Anmälan till Arbetsmiljöverket Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Anonyma skrivelser Papper Gallras efter 1 år Diarieförs ej
Arbetsmiljöplan Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Arbetsskador och tillbud Digitalt Bevaras Datasystem Lisa
Arvodesbestämmelser Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Avtal
(Se också avtal under Markenheten) Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år Avtal av ringa betydelse
Ex hyra kaffeautomat, kopiator mm Begäran om radering av personuppgifter,
begäran och svar Digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Beslut om attestanter Papper Vid inaktualitet
Budget Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Cirkulär, Kursinbjudningar, Reklam etc. Papper/digitalt Gallras löpande Diarieförs ej
Delegationsbeslut Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
6
Direktupphandlingar Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Domar Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Enkäter
a) Egenproducerade med betydelse ex medarbetarundersökningsenkät
Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år Endast den
kommunövergripande medarbetarunderökningen diarieförs.
b) Egenproducerade med ringa betydelse Papper/digitalt Gallras vid
inaktualitet Stäm av årligen om enkät är
aktuell eller kan gallras Enkäter med dignitet
ex från myndigheter Digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Entledigande och nomineringar, Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
E-post av betydelse Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år Lämnas till registrator för
diarieföring
E-post av ringa betydelse Digitalt Gallras löpande Alla gallrar sin e-post
regelbundet.
Diarieförs ej
Hindersprövningsintyg Papper Gallras efter 2 år Närarkiv
Incidentanmälningar till Datainspektion Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år Inkomna och upprättade handlingar Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år Intern kontroll – reglemente,
tillämpning, plan och uppföljning Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Interpellationer Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Inpasseringskort, underlag Digitalt Gallras när anställning
avslutas E-tjänst på HINT
Medborgarförslag Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Medgivande att öppna personadresserad
post Papper Vid inaktualitet Diarieförs ej
Gallras när anställd slutar
Motioner Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Partistöd Digitalt Gallras efter 2 år gemensam mapp (S:) Diarieförs ej
Postlista Digitalt Gallras efter 1 år gemensam mapp (S:) Diarieförs ej
Rapporter
Ex resultat av undersökningar,
uppföljning/utvärdering, utredning, projekt, fastighetsvärdering etc
Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Registerförteckning enligt GDPR Digitalt Bevaras Sharepoint
Registerutdrag,
begäran om och svar Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Reglementen Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Remisser och remissvar/yttranden Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Revisionsrapporter Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Skyddsrond och brandsyn Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Styrdokument,
t.ex. policys, handlingsplaner, riktlinjer Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Stämningsansökningar Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Undersökning, riskbedömning och eventuella handlingsplaner beträffande arbetsmiljö
Digitalt Bevaras Hypergene
Verksamhetsrapport delår- och helår Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Vigselprotokoll Digitalt Bevaras Närarkiv Påskrivna original skickas
8
Vigselsintyg Papper Gallras efter 2 år Närarkiv
Vittnesintyg Papper Gallras efter 2 år Närarkiv
Vision, mål och planer
tex nämnds planer, enhetsplaner Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Uppdragshandlingar/Projektdirektiv Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Årsredovisning Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Ärendelistor och kallelser till
sammanträden Digitalt Gallras efter 2 år Ciceron
Överklagan av beslut Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Arkiv och dokumenthantering
Arkivbeskrivning Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Arkivförteckningar Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Arkivreglemente Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Dokumenthanteringsplaner Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Leveransreversal Papper Bevaras Centralarkiv Kvitto över handlingar
levererad till arkivmyndigheten
Budget -och skuldrådgivning
Ärenden rörande budgetrådgivning Papper/digitalt Gallras efter 5 år Närarkiv Ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler,
förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior från korrespondens och överenskommelser med fordringsägare
Ärenden rörande skuldrådgivning, ej
prövade enligt skuldsaneringslagen Papper/Digitalt Gallras efter 5 år Närarkiv Personakt hos handläggare
Ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior från korrespondens och överenskommelser med fordringsägare
Ärenden rörande skuldrådgivning, ej
prövade enligt skuldsaneringslagen Papper/digitalt Gallras efter 5 år Närarkiv Personakt hos handläggare
Ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior från korrespondens och överenskommelser med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande
tingsrättsbeslut
Bokningslistor/kalender Papper Gallring efter 1 år Närarkiv
Pärm/kalender Statistikunderlag/statistik som
sammanställs till årsstatistik eller Papper Gallras vid
inaktualitet Sedan
sammanställning/redovisning
10
Protokoll
Facklig tid, rapporter och
sammanställningar Papper/Digitalt Gallras efter 2 år Närarkiv, handläggare Fullmäktige, Styrelse, utskott,
parlamentariska grupper och andra beredningsgrupper
Original i pärm/
Digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Papper/digitalt Bevaras Novi och i närarkiv
(handläggare) 2 år Föredragningslistor och kallelser till
sammanträden Digitalt Gallras efter 2 år
Minnesanteckningar
T.ex. APT, Arbetsgruppsmöten Digitalt,
gemensam mapp (S:)
Gallras efter 2 år Digitalt
Minnesanteckningar, MBL 19 Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Medarbetaranteckningar, introduktion Papper/digitalt Gallras efter 10 år Datasystem Novi Gallring efter 10 år sker per automatik i Novi
Medarbetaranteckningar,
utbildning/kompetensutveckling Papper/digitalt Bevaras Datasystem Novi Gallring efter 5 år sker per automatik i Novi.
Medarbetaranteckningar, dokumentation
i samband med lönesamtal Papper/digitalt Gallras vid
inaktualitet. Max 5 år. Datasystem Novi Medarbetaranteckningar, svag eller ingen
löneutveckling över tid Papper/digitalt Gallras vid
inaktualitet. Max 10 år.
Datasystem Novi Gallring efter 5 år sker per automatik i Novi
Medarbetaranteckningar, medarbetarplan Papper/digitalt Gallras vid
inaktualitet. Max 5 år. Datasystem Novi Gallring efter 5 år sker per automatik i Novi.
Medarbetaranteckningar, övriga/
dokumentation av samtal Papper/digitalt Gallras vid
inaktualitet. Max 5 år. Datasystem Novi Gallring efter 5 år sker per automatik i Novi.
Medarbetaranteckningar,
medvetandegörande samtal Papper/digitalt Gallras vid
inaktualitet. Max 5 år. Datasystem Novi Gallring efter 5 år sker per automatik i Novi.
Medarbetaranteckningar, avgångssamtal Papper/digitalt Gallras vid
inaktualitet. Max 5 år. Datasystem Novi Gallring efter 5 år sker per automatik i Novi.
Medicinska kontroller (AFS 2019:3),
beställningsblankett Papper/digitalt Bevaras Närarkiv
(handläggare) och datasystem Novi
2 år Tex vid nattarbete och rökdykning
Läkarintyg Papper/digitalt Gallras efter att
anställningen upphört Datasystem Adato
och LISA OBS: läkarintyg med
koppling till arbetsskada bevaras. Se Arbetsskador och Tillbud.
Protokoll från kommunala
bolag/stiftelser, förbund, gemensamma nämnder etc.
Papper Gallras efter 1 år Närarkiv
Protokoll
T.ex. Ledningsgruppen, MBL och skyddskommitté
Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år Protokoll från
lokala tvisteförhandlingar och från förhandlingar om nya kollektivavtal
diarieförs.För övriga protokoll är respektive chef ansvarig.
Rehabiliteringsutredningar mm arbetsförmågebedömning, anpassning, träning, skada.
Digitalt Bevaras Datasystem LISA
Reseräkningar med kvitton Papper Gallras efter 10 år Närarkiv, handläggare Reseräkningar utan kvitton Papper Gallras efter 2 år Närarkiv,
handläggare
12
Samtycke till behandling av
personuppgifter Papper Bevaras Personakt Inom ett år
efter att anställning har upphört
Ekonomi
Dokument Medium i
diariet Bevaras/gallras Förvaring Till
centralarkivet Anmärkning Anläggningsregister (AR) Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Attestlistor Papper/digitalt Gallras efter 2 år Hos handläggare Gallras 2 år efter inaktualitet
Arbetsgivaravgifter Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Avtal Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Betalda inkasso Papper/digitalt Gallras efter 2 år Närarkiv
Bokföringsorder/bilagor Digitalt Gallras efter 10 år Raindance 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Budget Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Dagbokföring
Ex in- och utbetalningar, utlandsbetalningar Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Dagbokföring Future till Raindance Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Fakturabilagor Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Fakturakontroll Digitalt Gallras efter 2 år
Kapitalförvaltning Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Kundregister
Ex fakturor, betalningspåminnelser, inkasso Digitalt Gallras efter
inaktualitet Raindance
(ekonomisystem) Vid uppgradering/byte av
system försvinner passiva kunder
Manuella betalningar
(t ex återbetalning kreditfakturor) Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Momsredovisning Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv/Raindance
Personalklubben Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Remitteringar
(t ex utanordningar scannat av FC) Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
14
Sekretess (dagbokföring) Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Statsbidrag 6 % sekretess Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
UBB-journaler Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Utlandsbetalningar Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar
handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Inköp - Upphandling:
Anbudsdiarium Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Donationsförvaltningen Årtal
(huvudsakligen bokföringsunderlag) Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Ej vinnande anbud Papper/digitalt Gallras efter 2 år Närarkiv 2 år
Glysisvallen AB
(huvudsakligen bokföringsunderlag) Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Hälsinglands Museum
(huvudsakligen bokföringsunderlag) Papper Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Tilldelningsbeslut Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Utvärderingsprotokoll Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Vinnande anbud Papper/digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv 2 år Arkivarien gallrar handlingarna efter 8 år i centralarkivet
Årsredovisning, delårsrapport Papper/digitalt Bevaras Närarkiv 2 år
Personal
Dokument Medium i
diariet Bevaras/gallras Förvaring Till
centralarkivet Anmärkning
AFA-beslut, pension Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder
Anställningsavtal Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efterpersonen uppnått gällande pensionsålder Ansökningshandlingar, betyg,
legitimationer Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efterpersonen uppnått gällande pensionsålder
Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Digitalt Gallras efter 2 år Visma Recruit Pga möjlighet att överklaga enligt diskrimineringslagen Arbetsskadeanmälningar till
Försäkringskassan Digitalt Bevaras Datasystem LISA Efterpersonen
uppnått gällande
16
Arvoden Digitalt Gallras efter 2 år Personalsystem
Heroma Avslut vid anställning oavsett
orsak/anledning Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efterpersonen uppnått gällande pensionsålder Avtal i övrigt som ingås t.ex. bil, pension
och överenskommelse om avslut. Papper Bevaras Personakt,
personalenheten
Efterpersonen uppnått gällande pensionsålder Behörighetsgivande utbildning,
legitimation Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder
Dödsfall Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder
Kollektivavtal Papper/digitalt Bevaras Närarkiv,
centraldiariet 2 år Lönekartläggning, inklusive resultat av
arbetsvärdering Papper/digitalt Bevaras Närarkiv,
centraldiariet 2 år
Lönelistor Digitalt Bevaras Personalsystem
Heroma
Lönetillägg, beslut om Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder
Lönetillägg, sammanställning Digitalt Gallras efter 2 år Närarkiv,
handläggare Ansökan inkommer i
e-tjänst. Gallras 1 månad efter återrapportering till KSAU.
Lönetillägg, ansökan Digitalt Gallras efter 1 månad Närarkiv, handläggare Löneunderlag
ex frånvaro, ledighetsansökningar, fördelningar och ändringsuppgifter
Digitalt/papper Gallras efter 2 år Personalsystem Heroma Löneöversyn, listor Papper/digitalt Gallras efter 2 år Närarkiv,
handläggare Löneöversyn,
yrkanden/minnesanteckningar/protokoll Papper/digitalt Bevaras Närarkiv,
centraldiariet 2 år Medarbetaranteckning, PA-notering Papper/digitalt Vid inaktualitet Datasystem Novi
Motionsrum/konstvännerna, underlag
för löneavdrag Papper/digitalt Gallras efter 1 år Närarkiv och
personalsystem Heroma
Mål- och ansvarsbeskrivningar (MOA) Papper Bevaras Närarkiv 2 år Personalenheten ansvarar
skickar handling till centraldiariet, inte den enskilda chefen.
Omplaceringsutredningar Digitalt Gallras efter 1 år Närarkiv, handläggare Omplacering, handlingar angående Papper/Digitalt Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder
Aktuell
omplaceringsutredning bifogas
omplaceringserbjudandet.
Pensionsansökan, pensionslösningar Papper Bevaras Personakt, Efter personen
18
gällande pensionsålder Pensionslösningar, avtal som särskilda
avtalspension, omställningsåtgärder m.m Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder Pension, signallistor/rättelselistor,
premier rapporterade till PV Papper Gallras efter 2 år Närarkiv, handläggare
Pension, förhandsberäkningar Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder Samtycke till att tillfälligt häva sekretess i
samband med
sjukskrivning/rehabilitering
Papper/Digitalt Gallras efter att
anställningen upphört Adato
Sekretessbevis (blankett sekretess och
IT) Papper Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder Semesterväxling, beslut Papper/digitalt Gallras efter 1 år Närarkiv och
personalsystem Heroma Skriftlig varning, uppsägning och avsked Papper/Digitalt Bevaras Personakt,
personalenheten och Samtycke till att tillfälligt häva sekretess i
samband med
sjukskrivning/rehabilitering
Papper/Digitalt Gallras efter att
anställningen upphört Adato
Timrapport/timanställningar Papper Gallras efter 5 år Närarkiv, handläggare Tjänstbarhetsintyg (AFS 2019:3) Papper/digitalt Bevaras Personakt,
personalenheten Efter personen uppnått gällande pensionsålder
Tex vid rökdykning
Utmätning i lön, beslut om Papper/Digitalt Gallras efter 10 år Närarkiv, handläggare
Kommunikation
Dokument Medium i
diariet Bevaras/gallras Förvaring Till
centralarkivet Anmärkning Ljud- och bildupptagningar, digitala och
analoga som dokumenterar den egna verksamheten
Digitalt Bevaras MediaProFlow