Uppföljning

Det är viktigt att lära sig av de projekt som är genomförda. Att lära sig under projektets gång är även det viktigt. (Östlund, 2003) Att göra en uppföljning innebär enligt Jansson och Ljung (2004) att observera och mäta de risker och möjligheter som uppkommer. För att göra en effektiv uppföljning med styrning av projekt menar Östlund (2003) att det krävs en god planering innan. Det visar inget annat än facit att göra en uppföljning på ett projekt som inte haft en god planering (Östlund, 2003). Är

24 projektet komplicerat kan det vara bra att välja ut mätetal att ställa mot varandra. Jansson och Ljung (2004) har identifierat tre mätetal som de anser vara intressanta att mäta:

 Hur mycket och hur bra har resultatet (hunnit) bli?

 Vad har det kostat?

 När sker mätningen?

Dessa typer av mätningar skall jämföras med projektplanerna. Enligt Östlund (2003) är det viktigt att genomföra uppföljningar redan från början på de olika delarna av ett projekt. Det är viktigt att det dagliga arbetet fortskrider, men samtidigt bör även en uppföljning på vad som sker göras både vad gäller ekonomi och det dagliga arbetet. Det kan vara ett hjälpmedel för projektledaren att föra in de preliminära kostnaderna som uppkommer under ett projekts gång, för att sedan föra in den verkliga summan när den är fastställd. Att göra detta leder till att projektledaren ständigt vet var pengarna tar vägen och kan se vad kostnaderna uppkommer till. Det är viktigt att en projektledare kan hantera pengar och se när det är på väg att gå snett, även en liten summa kan vara en indikation på att något inte går som planerat. (Östlund, 2003)

Om det är fler än en person som arbetar med ett projekt är det viktigt att dokumentation sker på ett bra sätt. (Jansson & Ljung, 2004) Enligt Andersen et al. (2004) kan dokumentation upplevas som en onödig uppgift som tar tid från ”de riktiga uppgifterna”. En gemensam mall för när och hur framsteg sker kan vara ett lämpligt hjälpmedel (Jansson & Ljung, 2004). Dessa mallar kan även innehålla vad som har uppnåtts och förslag på förbättringar (Andersen et al. 2004). Projektmedlemmarna bör beskriva och lämna in en lägesrapport till projektledaren, där det beskrivs om målet är möjligt att uppfylla, kommer det att ske förändringar, och finns resurser till dessa? Om det saknas resurser är det viktigt att projektmedlemmen är tydlig i vad som saknas och vad som behövs mer. (Jansson & Ljung, 2004; Östlund, 2003) Dessa rapporter samlas in under projektets gång, exempelvis när delmål är uppnådda för att i slutet av projektet kunna följa upp varje del av projektet. Rapporterna är även bra för att identifiera förändringar, projektledaren har då möjlighet att anpassa projektet efter denna förändring och meddela kund (Östlund, 2003). Rapporterna kan skilja sig åt beroende på hur projektet är utformat, rapporterna kan ske dags/vecko/måndagsvis och via möten/e-post/rapporter. (Jansson &

Ljung, 2004) Andersen et al. (2004) menar att det är väldigt viktigt att projektledarna använder sig av dessa rapporter och visar på en ökad lärdom av dem, annars ses rapporterna som onödiga

arbetsuppgifter för projektmedlemmarna.

Östlund (2003) hävdar att rapporter från uppföljningar ofta hamnar i ett arkiv för att

projektmedlemmarna vill påbörja nya projekt direkt vilket leder till att uppföljningen inte ses som

25 nödvändig. Östlund (2003) menar att det kan vara bra att föra en diskussion och prata om vad gruppen kan lära sig av projektet och vad som hade kunnat göras annorlunda istället. Andersen et al. (2004) menar att detta kan få projektmedlemmarna att bli motiverade att skriva en rapport, om det förs en ordentlig diskussion. Diskussionen bör då bestå av varierande frågor, både frågor som kan besvaras

”ja” och ”nej”, men även analyserande frågor (Andersen et al. 2004). Östlund (2003) menar om ett företag har som mål att förbättras är det nödvändigt att erfarenheter sprids muntligt inom projektet, projektets intressenter och andra projektledare.

När ett projekt väl är avslutat och överlämnat till kund är det viktigt att ett korrekt och bra avslut sker för projektgruppen. Jansson och Ljung (2004) menar att ett lyckat avslut på ett projekt kan bidra till att bli skickliga inom projekt som arbetsform. Jansson och Ljung (2004) har nedtecknat tre viktiga delar när ett projekt skall avvecklas, dessa är:

 Lära av erfarenheter: vilka lärdomar kan projektmedlemmarna dra av detta projekt, vad hade kunnat göras annorlunda och vad gjorde de bra? De menar att det är viktigt att alla projektmedlemmar är överens om vad det är som har hänt under projektets gång, detta för att ha möjlighet att dra gemensamma slutsatser. Det är viktigt att inte nonchalera olika

medlemmars erfarenheter, varje enskild erfarenhet är en erfarenhet att lära av. Konkretisera de olika delarna som har varit bra, ingen lär sig av att det har varit en ”god stämning”, förklara istället vad det är som bidragit till den goda stämningen. Om det förekommit misslyckanden under projektets gång är det onödigt, och irrelevant att identifiera en syndabock, viktigare att lära av misslyckandet. Projektmedlemmarnas tankar, tillsammans med projektledarens tankar skall sammanställas i en slutrapport där reflektioner och slutsatser dras från projektet.

 Städa upp: Denna del handlar om att få undan det som handlar om projektet så att projektmedlemmarna kan påbörja nya uppgifter.

 Sätta punkt: Det är viktigt att alla projektmedlemmar får ett ordentligt avslut när projektet är färdigt. Detta avslut kan te sig på olika sätt beroende på storlek, det kan däremot vara

uppskattat att uppmärksamma de projektmedlemmar som utmärkt sig för goda insatser.

När projektet har nått sitt slutskede är det viktigt att göra en efterkalkyl. Efterkalkylen går ut på att ställa budgeten mot utfallet och eventuella avvikelser. Om ett företag genomför en efterkalkyl kan de lära sig mycket enligt Östlund (2003). Den kan bidra till att göra bättre kalkyler i framtiden,

planeringen kan förbättras genom att lära sig av de misstag och fördelar som skett i det aktuella projektet, projektmedlemmar lär sig uppskatta sin tid bättre samtidigt som tekniska svårigheter kan identifieras och reduceras till framtiden. Att genomföra en uppföljning leder inte till ett förbättrat resultat för det aktuella projektet, det förbättrar för framtida projekt (Anthony, 1990).

26 Om projektorganisationen endast fokuserar på tid, kostnad och kvalitet är detta vad projektmedlemmar kommer ha möjlighet att diskutera efter projektets avslut. Samtidigt kommer kunskapen de fått under projektets gång stanna inom organisationen, vara tacit. Detta leder till att, om det inte är samma personer som genomför nästa projekt, kommer inte den kunskap de lärt sig hjälpa nästkommande projekt. (Björkegren, 1999) Tacit kunskap innebär ”tyst kunskap”. Denna kunskap är underförstådd och finns inte nedskriven. Motsatsen till tacit kunskap är explicit kunskap vilket innebär ”uttalad kunskap”. Kunskapen finns alltså spridd inom t.ex. en organisation. (Bessant & Tidd, 2007)