Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ska se till att verk-samheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reg-lemente. Kommunstyrelsen ska regelmässigt, minst två gånger per år, rapportera till fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
Uppföljning av utfallet mot budget sker månadsvis på nämndsnivå samt för kom-munen som helhet i delårsbokslut och årsbokslut. Sedan i juni 2012 rapporteras månatligen uppföljning och årsprognos även till kommunstyrelsen. Uppföljningen omfattar även arbetade timmar och antal anställda.
Granskning av kommunens långsiktiga planering och styrning
2.4.1. Politisk behandling
De styrande dokument som finns avseende kommunens långsiktiga planering be-handlas politiskt. Kommunstyrelsens reglemente antogs av kommunfullmäktige 14 juni 2004 och den nu gällande översiktsplanen antogs 21 oktober 2002.
Budgetramarna beslutas av kommunstyrelsen i juni som sedan överlämnar ramarna till nämnderna så att de kan arbeta fram en budget för sin förvaltning. I oktober kallas samtliga nämnder och förvaltningar till budgetberedningen där närvaron är obligatorisk. Här redogör ekonomichefen för budgetförutsättningarna och därefter ges varje nämnd/förvaltning tillfälle att yttra sig. Den slutliga totala budgeten för kommunen beslutas av kommunfullmäktige i november.
Samhällsbyggnadsnämnden tar vid varje sammanträde upp dokumentet planpriori-teringar vilken uppdateras löpande.
2.4.2. Prioriteringar
Kommunens resurser är begränsade och därmed måste prioriteringar göras. I bud-get år 2012 beslutades som tidigare beskrivits att en ekonomisk utvecklingsplan skulle tas fram. Den strategiska utvecklings- och besparingsplanen (SUB:en) be-handlades på kommunstyrelsens sammanträde den 15 maj 2012. Planen överläm-nades till nämnderna och styrelsen för beaktande av de utredningsförslag som före-log.
De intervjuade anger att de knappa resurser som finns i verksamheten tillsammans med avsaknaden av en långsiktig planering gör att det inte sker några prioriteringar ur ett långsiktigt perspektiv utan verksamheten främst får ägna sig åt akuta insat-ser.
3. Revisionell bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämndernas långsiktiga planering för verk-samheten inte har bedrivits ändamålsenligt. Detta grundar vi på att kommunen inte har någon långsiktig planering samt att fullmäktige inte har antagit några övergri-pande mål utifrån god ekonomisk hushållning. Arbetet med att ta fram mål utifrån god ekonomisk hushållning har påbörjats och målen ska beslutas av kommunfull-mäktige innan årsskiftet. Detta ser vi som angeläget då kommunens ekonomi sätter ramarna för både drift och investeringar.
I och med att budget 2012 beslutades av kommunfullmäktige innebar detta att inget av de finansiella mål som tidigare antagits skulle uppnås. Desamma gäller för för-slaget till budget 2013. Vi bedömer att detta inte är tillfredsställande ur ett långsik-tigt perspektiv.
Kommunfullmäktige har inte antagit några styrande dokument utöver budgeten avseende den långsiktiga planeringen för kommunen som helhet. Arbetet med att ta fram en lokalförsörjningsplan pågår. Vi anser att det endast är samhällsbyggnads-nämnden och utbildningssamhällsbyggnads-nämnden som arbetar långsiktigt och har antagit styrande dokument med avseende på detta. Beslut om verksamhetsmål inom en snar framtid och arbete med balanserade styrkort gör dock att vi bedömer att den långsiktiga planeringen kommer att förbättras under förutsättning att nämnderna arbetar mot målen.
Vi bedömer att det inte finns någon långsiktig planering vad det gäller investering-ar. Detta grundar vi på att i budget 2012 finns endast specifika investeringsprojekt för det året och att det för planåren 2013 och 2014 endast finns belopp utlagda på övergripande rubriker. Samma princip har använts i förslaget till budget 2013 där specifika projekt finns för år 2013 men endast på övergripande rubriker för planå-ren 2014 och 2015. Detta visar tydligt på en avsaknad av långsiktighet.
3.1. Revisionskritierier
Vilka system och rutiner för långsiktig planering har nämnderna beslu-tat om?
Kommunstyrelsen och nämnderna har inte beslutat om något övergripande doku-ment för sin långsiktiga planering. Däremot finns det styrande dokudoku-ment inom de olika nämnderna såsom verksamhetsplaner och måldokument där nämndernas arbetsinriktning anges.
Kommunledningen påbörjade under våren 2012 ett arbete med en chefsgrupp som ska knyta kontakter mellan förvaltningarna och förbättra samverkan och den lång-siktiga planeringen.
Har kommunen fastställt mål utifrån god ekonomisk hushållning?
Kommunen har inte fastställt övergripande verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning. Utifrån visionen ”Borgholms kommun har en attraktiv, företagsam och
Granskning av kommunens långsiktiga planering och styrning
långsiktig hållbar utveckling där kreativitet, natur- och kulturvärden beaktas” ska övergripande mål arbetas fram. Målet är att verksamheterna utifrån detta sedan ska ta fram balanserade styrkort där deras aktiviteter för att uppnå de övergripande målen ska framgå.
I dagsläget har nämnderna tagit fram egna mätbara mål som de arbetar utifrån.
Dessa finns beskrivna i nämndernas egna måldokument och verksamhetsplaner.
Kommunfullmäktige har i budget år 2012 fastställt tre finansiella mål.
Hur har dessa mål tillämpats i kommunens styr- och budgetprocess?
De intervjuade anger att till de mål som finns för verksamheterna inte har kopplats några resurser utan aktiviteterna ska ske inom befintlig ram. Utbildningsförvalt-ningen har avsatt medel för att uppnå ett av sina mål, det om modern teknik i sitt lärande.
I budget 2012 finns tre finansiella mål som fastställts av kommunfullmäktige. I samma dokument framgår att i och med att budget 2012 antas kommer inget av de finansiella målen att uppnås. Desamma gäller i förslaget till budget 2013.
Vilken organisation för långsiktig planering finns?
Kommunens ledningsgrupp bestående av förvaltningschefer, ekonomichef och per-sonalchef samt VD för bolaget träffas regelbundet och planerar verksamheten.
Kommunchefen har också nyligen startat en chefsgrupp som ska verka för en bättre planering och samverkan mellan förvaltningarna.
Hur planerar kommunen för förändringar i befolkningen?
Statistik över befolkningsutvecklingen plockas fram regelbundet för att användas som underlag till beslut i kommunen. Det är främst kommunalrådet, kommunche-fen och utbildningsnämnden som använder statistiken.
Vilken hänsyn till befolkningsförändringen tas vid planering av lokaler och investeringar?
Kommunens fastighetschef har fått i uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott i oktober 2012 att ta fram en lokalförsörjningsplan där verksamhetsförändringar och befolkningsförändringar ska utgöra ett underlag. Utgångspunkten är att landstinget lämnar lokaler på Ekbacka när projektet Resedan är klart.
I vilken omfattning görs och beaktas omvärldsanalys?
I budgetarbetet görs en omvärldsanalys där faktorer som kommer att påverka kommunens ekonomi och verksamhet beaktas. Därutöver har kommunstyrelsen beslutat om att budgetramarna för år 2013 ska utgå från jämförelsekommuner (Simrishamn och Sotenäs) samt SCBs ”Vad kostar verksamheten i din kom-mun?”(Borgholmsmodellen).
Hur används översiktsplanen i den långsiktiga planeringen?
Översiktsplanen används inte på ett tydligt sätt i den långsiktiga planeringen. I kommunens budgetdokument är det svårt att se något samband mellan investering-ar och den utveckling som beskrivs i översiktsplanen.
Hur sker den politiska behandlingen och prioriteringar av projekt och tidpunkter för investeringar?
De intervjuade anger att det inte finns utrymme på grund av det ansträngda eko-nomiska läget att arbeta långsiktigt med prioriteringar av projekt och tidpunkter för investeringar.
I vilken utsträckning tas hänsyn till mellankommunal och regional samverkan?
Borgholms kommun arbetar långsiktigt för att samverka med grannkommuner, kommunalförbund och andra parter. Flera försök till samverkan inom skolområdet och inom socialtjänstens område med andra kommuner har inte kunnat fullföljas.
Förvaltningarna arbetar i flera projekt tillsammans med andra kommuner så långt det är möjligt.
I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av den långsik-tiga planeringen?
Det ekonomiska utfallet och uppföljning mot budget görs månadsvis på nämnds-nivå och övergripande i delårsrapport per juni samt årsredovisning. Sedan i juni 2012 rapporteras månatligen uppföljning och årsprognos även till kommunstyrel-sen. Uppföljningen omfattar även arbetade timmar och antal anställda.
2012-11-27
Stefan Wik Projektledare
Åsa Bejvall Uppdragsledare