En gemensam nämnare i intervjuerna med de tre aktörerna var att alla upplevde att systemet som arbetats fram för det balanserade styrkortet var enkelt och pedagogiskt uppbyggt. Eftersom systemet till stor del visar utfall och prognoser i visuella ”hastighetsmätare” (se figur 6, s.24) blir det lättare att förstå. Administratörerna menar att:
”Det är snabbt och lätt för klinikchefen att se hur kliniken går och det är lättare att jämföra kliniker, vilket är viktigt då de flesta av våra klinikchefer även arbetar som tandläkare och inte har formell ekonomisk utbildning.”
Den intervjuade politikern tycker att det balanserade styrkortet gör det lättare att se om verksamheten uppnår organisationens fastställda mål, vilket förenklar arbetet för de styrande politikerna. Den yrkesverksamme professionelle förklarar också att det har blivit enklare att jämföra hur den egna kliniken ligger till, gentemot andra kliniker. Skiljer två kliniker sig åt vad gäller ekonomin, undersöks nyckeltalet bokad patienttid, då det är ett viktigt nyckeltal när det gäller intäkterna. Har en klinik lite bokad patienttid innebär det att de anställda tvingas sysselsätta sig med andra sysslor och kliniken förlorar på så vis mycket av den
intäktsbringande vården.
Vår uppfattning är att alla respondenter i hög grad förknippar organisationens balanserade styrkort med det informationssystem som används. Det positiva är att systemet är pedagogiskt och enkelt att förstå. Samtidigt så finns en risk att systemet som används är föråldrat och inte kan förmedla det balanserade styrkortets potential. Administratörerna berättar att det finns andra, modernare verktyg som på ett bättre sätt visar en helhetsbild och där det finns en starkare koppling mot en handlingsplan.
En svaghet med det balanserade styrkortet i Folktandvården Västmanland är att det saknas viktiga kopplingar till de processer verksamheten har. Administratörerna anser inte att de
27
perspektiv som ingår är uppbyggda för att skapa bra relationer till affärsprocesserna som existerar i verksamheten. De menar att det vore mer lämpligt att vid utformningen av nyckeltal utgå ifrån processerna istället för perspektiven. Administratörerna anser också att vissa nyckeltal registreras på olika sätt hos de olika klinikerna, vilket gör det svårt att jämföra klinikerna och få en korrekt bild över resultatet varje klinik redovisar.
Det datasystem som Folktandvården Västmanland använder uppfattas av administratörerna som omständigt, då det inte finns några administrationsverktyg tillgängliga. Vid en förändring i strukturen måste därför leverantören av programvaran kontaktas. Politikern menar att det är svårt att förstå det balanserade styrkortet som koncept och framförallt de icke-monetära måtten. För politikern är styrkortet en konkret planerings- och uppföljningsmodell. På den politiska nivån sätts mål upp, som sedan bryts ner i divisionerna. Med hjälp av styrkortet kan organisationen sedan mäta hur väl respektive division klarar att uppfylla målen. Den
yrkesverksamme professionelle tycker att konceptet balanserade styrkort i hög grad är för teoretiskt. Han menar också att för en vanlig tandläkare är det balanserade styrkortet i stort sett ointressant, vilket visar samma tendens som i Funcks (2007) studie. Den yrkesverksamme professionelle anser att bara några få av nyckeltalen är intressanta för hur klinikchefen
samordnar det dagliga arbetet och att mycket av det balanserade styrkortet hamnar i bokhyllan.
Funck (2007) drar slutsatsen utifrån sin studie att administratörerna var den aktörsgrupp som hade mest positiv attityd till det balanserade styrkortet. Informationen blev efter att det
balanserade styrkortet ersatte budgetstyrningen mycket bättre. Även politikerna uppfattade det balanserade styrkortet positivt då informationen som presenterades visade en mer dynamisk bild av organisationen. De yrkesverksamma professionella var den aktörsgrupp som var minst positiva till det balanserade styrkortet. De hävdade att oberoende av vilket styrsystem som användes så var kvalitén på vården det viktigaste. (Funck, 2007)
Administratörerna i Folktandvården Västmanland var visserligen nöjda med det balanserade styrkortet men de ansåg att det kunde utvecklas i ännu högre grad. Trots att politikern inte förstod hela konceptet av det balanserade styrkortet som styrverktyg, var han ändå positiv till styrkortet. En orsak till det var att politikern ansåg att styrkortet visade på ett mer noggrant sätt hur de åtgärder som genomförts hade resulterat. Den yrkesverksamme professionelle tyckte att det balanserade styrkortet verkade onödigt invecklat. Många av måtten hade tidigare använts och den yrkesverksamma professionelle menade att det balanserade styrkortet inte var något revolutionerande för hans arbete.
4.6.1 Det balanserade styrkortet som kommunikationsmedel
Kommunikationen mellan administratörerna och klinikcheferna har förändrats i och med att datasystemet som tillhör det balanserade styrkortet införts i organisationen. Mycket av den centrala kommunikationen som tidigare förts via wordmallar och excelfiler sker efter införandet av det balanserade styrkortet istället via systemverktyget. Detta
kommunikationssätt fungerar bättre än tidigare metoder, enligt administratörerna. I verktyget skriver klinikcheferna in kommentarer till verksamhetsplan, månadsrapporter, delårsbokslut
28
samt bokslut/årsredovisning under respektive perspektiv. Kommentarerna konsolideras och det är framförallt sammanfattningarna som administratörerna granskar. Syftet är att
rapporterna ska vara korta och koncisa och ge administratörerna en helhetsbild av verksamheten på kliniknivå.
Den intervjuade politikern anser att Folktandvården Västmanland kan lyftas fram som ett lyckat exempel på att införandet av det balanserat styrkortet lett till förbättrad
kommunikation. Politikern upplever att det blivit lättare att följa hur det går i processen att nå de fastställda målen. Den administrativa staben i Folktandvården Västmanland skickar ut rapporter som är lättförståeliga för politikerna, vilket förenklar politikernas arbete och beslutsfattande.
Den yrkesverksamme professionelle upplever att kommunikationsförbättringar framförallt uppkommit inom klinikchefsgruppen. Det balanserade styrkortet har inneburit ett närmare samarbete klinikchefer emellan där enkäter redovisas internt för att se hur de olika klinikerna ligger till, i förhållande till varandra. Den yrkesverksamme professionelle tycker att det framförallt är lättare att kommunicera när det gäller den finansiella delen av det balanserade styrkortet.
Aidemark (2001) konstaterar i en studie av balanserat styrkort i en svensk
sjukvårdsorganisation att det balanserade styrkortet gav yrkesverksamma professionella en möjlighet att kommunicera kliniker emellan och även med administrationen och landstinget. De yrkesverksamma professionella kunde förmedla varje genomförd åtgärd i strävan att ge patienterna den bästa möjliga vården (Aidemark, 2001). Detta konstaterande kan liknas vid vad den här studien visat då den yrkesverksamme professionelle menar att balanserat styrkort främjat kommunikationen mellan klinkenheterna. Samtidigt menar de två administratörerna att de lättare kan sätta sig in i hur arbetet på den operativa nivån fortlöper. Olve et al (2004) menar att de balanserade styrkorten erbjuder möjligheten till bättre förståelse och utbyte av idéer om hur verksamheten utvecklas. Även Funck (2007) anser att kommunikationen hade förändrats i den studerade organisationen. Hon säger att det balanserade styrkortet bidrog till ett nytt språk där relationen mellan resurser och förväntade resultat kunde beskrivas mycket enklare.
4.6.2 Det balanserade styrkortet som beslutsunderlag
Vid analys av de tre aktörernas roll som beslutsfattare i Folktandvården Västmanland, sitter politikerna högst upp i hierarkin. Politikerna ansvarar för det strategiska besluten. Som stöd för sina beslut får politikerna sammanfattad information från den ekonomiska staben där administratörerna arbetar. Då de strategiska besluten tas av politikerna, tas de operationella besluten av klinikcheferna.
Alla tre aktörer är eniga om att underlaget för att ta beslut har förbättras efter införandet av det balanserade styrkortet. Mest nöjd är politikern. Han anser att det balanserade styrkortet är det viktigaste styrdokumentet i Folktandvården Västmanland. Inom landstinget pågår samtidigt ett arbete med att ta fram nya mått som gör att det kommer att bli lättare vid jämförelser. KPP
29
som står för kostnad per patient och DRG som står för diagnosrelaterade grupper. Politikern kommenterar detta:
”Det balanserade styrkortet kopplat till KPP och DRG modellerna gör att vi i den offentliga sektorn är på
väg att få arbetsredskap som tillsammans kommer göra det väldigt tydligt för oss politiker.”
Administratörerna fattar inte beslut för verksamheten i någon större omfattning. Däremot samlar de in beslutsunderlag till organisationens beslutsfattare. Jämförelser mellan kliniker görs lättare än före införandet av det balanserade styrkortet och administratörerna tror att detta uppskattas mycket särskilt av klinikcheferna när de ska fatta beslut. Den yrkesverksamme professionelle anser att organisationen har hittat mer relevanta mätsätt både inom
organisationen och mot politikerna.