Att utforma ett belöningssystem

”Illa utformade eller genomförda belöningssystem kan göra mer skada än nytta.”

Källa: Lawler III, 1987 i Jonsson, 1992:25 Att utforma ett belöningssystem är som att designa en ny byggnad. Först måste arkitekten förstå vad byggnaden ska användas till. När det steget är avklarat kan diskussionen angående grundläggande egenskaper ta fart som storlek, material, höjd, längd etcetera. Detta resonemang gäller även ett belöningssystem. Först måste de som fått uppdraget att utforma ett belöningssystem veta vad belöningssystemet ska användas till. Därefter kan de grundläggande egenskaperna i belöningssystemet utformas tillsammans med att organisationens centrala principer tas fram. (Lawler, 1990:12) Vidare menar Lawler (1990:13-36) att en organisation vid uppbyggnaden av ett belöningssystem först bör tänka på vilka individuella och organisatoriska beteenden som fordras för att organisationen ska bli framgångsrik. Lawler (1990:13-36) menar att det finns en rad olika faktorer som pekar på vilket inflytande ett belöningssystem har på en organisations beteenden och effektivitet. Nedan beskrivs kort de faktorer som är relevanta för vår uppsats. (Källa: Lawler, 1990:13-36 om inget annat anges i detta avsnitt).

Motiverar till prestationer. Många studier visar att ett belöningssystem

höjer en individs prestation betydligt. Pengar är exempelvis en av de tydligaste motivationshöjande faktorerna i vårt samhälle. Som exempel kan nämnas fotbollsproffs som idag skriver under miljonkontrakt. Pengarna som kontraktet genererar uppmuntrar och motiverar fotbollsspelaren att prestera bra för den klubb som är fotbollsspelarens arbetsgivare.

I många fall är det inte lätt att utforma ett belöningssystem som motiverar individen att prestera bättre och som samtidigt är effektivt för organisationen. För att komma runt detta problem är det därför mycket

viktigt att organisationen kan identifiera och mäta de prestationer organisationen vill uppnå. Mätningar av prestationer kan ske på olika sätt, som exempel kan nämnas att organisationen jämför sig med andra organisationer. För att belöningssystemet ska fungera som en motivationsfaktor är det viktigt att mätningarna är trovärdiga och att de medarbetare som utvärderas genom dessa mätningar har möjlighet att påverka utfallet.

Identifiera belöningar som skapar värde. Ett belöningssystem som inte

ger medarbetarna något av värde är inte effektivt. En belöning som har ett värde leder i sin tur till andra saker som skapar värde för medarbetarna. Återigen är lön i form av pengar ett tydligt exempel. Med följande exempel förtydligas vad som menas med att en belöning som skapar värde i sin tur kan skapa ytterligare värde för individen. Får du som medarbetare i en organisation lön i form av pengar kan du handla varor för dessa pengar och de kan även skapa status. Pengar är viktigt för människor och pengar leder till andra belöningar i form av mat, nöjen, resor etcetera. Därmed är pengar viktiga av olika anledningar för individer. Därför är det betydelsefullt att organisationen vet hur viktig lön i form av pengar är för individen samt varför. Alla individer är olika, en del föredrar yttre belöningar i form av lön som beskrivits ovan, andra föredrar istället inre belöningar som uppskattning och beröm (inre och yttre belöningar förklaras vidare i avsnitt 4.3.6).

Relatera belöningen till prestationen. Det är mycket viktigt att individer

känner en koppling mellan god arbetsprestation och belöning för att belöningen ska påverka motivationen i positiv riktning. Ytterligare en sak organisationen bör tänka på är att en belöning bör utfalla direkt efter att prestationen har utförts. En tidsförskjutning kan innebära att trovärdigheten och kopplingen mellan prestation och belöning blir svårare att se för individen.

Uppsatta prestationsmål. Ytterligare en viktig sak att tänka på om

belöningssystemet ska vara motiverande är att organisationen sätter upp tydliga prestationsmål för medarbetarna i organisationen. Dessa mål bör vara realistiska och det ska finnas en klar möjlighet att uppnå målen. Om målen är för högt uppsatta kan det ha en negativ effekt på motivationen istället för den positiva effekten organisationen eftersträvar.

Kostnader. Ett belöningssystem står för en stor del av en organisations

kostnader. Därför är det viktigt att utforma ett belöningssystem som fokuserar på hur höga kostnaderna kan vara och hur de kommer att variera,

som en funktion av organisationens förmåga att betala. Nyckeln är att identifiera det resultat organisationen behöver för att vara framgångsrikt och sedan utforma ett belöningssystem så att dessa resultat blir verklighet. (Lawler i Steers & Porter, 1991:512)

Nästa steg en organisation måste ta vid uppbyggnaden av ett belöningssystem är att utforma strukturen på belöningssystemet. Genom att ta fram organisationens centrala principer som tydligt visar hur organisationen är tänkt att fungera blir det lättare att arbeta och utforma strukturen på belöningssystemet. De centrala principerna växer fram från organisationens strategi och ”core values”. För att förtydliga detta resonemang följer nedan ett kort exempel. Föreställ dig att organisationens strategi handlar om att satsa på arbete i projektgrupper. Då måste organisationens centrala principer utformas på ett sådant sätt att de som väljer att arbeta enligt organisationens strategi också belönas. (Lawler, 1990:37-40) Vidare menar Lawler (1990:222) att det är en stor fördel om organisationen låter sina medarbetare vara med och påverka utformningen av organisationens belöningssystem. Den främsta anledningen till detta är att medarbetarna då har lättare att förstå och acceptera belöningssystemet. De får även en insyn i systemet och kan då se att det fungerar effektivt. Medarbetare som har varit delaktiga under utformningen är mer förberedda när systemet väl implementeras i organisationen och kan då agera mer effektivt. Ju fler medarbetare som deltar desto mer information kommer fram eftersom samtliga medarbetare inte har tillgång till all information i organisationen. Därför kan det vara av stor vikt att få med så många medarbetare som möjligt i processen. Dock kan det ta längre tid och kosta mer pengar om det är många medarbetare som ingår i processen.

Jonsson (1992:26) påpekar att det även är viktigt för de som utformar belöningssystemet att tänka på att individer agerar på ett sätt som de vet leder till belöning. Det innebär att individerna koncentrerar sig på det som mäts och belönas, allt annat kommer i andra hand. Individerna kan även ha en viss förmåga att försöka lura systemet. Till exempel kan de försöka flytta kostnaderna framåt i tiden genom att låta bli en investering och därigenom redovisa ett högre resultat.

Ytterligare en sak att tänka på är att det finns risk att individerna tänker kortsiktigt. För att slippa negativa effekter med ett belöningssystem är det viktigt att systemet är lätt att förstå och att medarbetarna accepterar systemet. Vidare menar Jonsson (1992:26) att individer i många fall föredrar objektiva prestationsmått framför subjektiva prestationsmått.