Val av papper

Det finns papper för en mängd olika ändamål. Vid framställandet av en broschyr är papperskvaliteten av stor betydelse för hur slutresultatet uppfattas. Val av papper påverkar bland annat läsbarheten, layout samt trycksakens hållbarhet (Johansson m.fl. 2006, s. 295).

Hur väljer man då papper? Det finns ett hundratal olika papperskvaliteter och många faktorer att ta i beaktande som till exempel vad trycksaken får kosta och om presentationen av text eller bild ska prioriteras. Dessa är endast två av de aspekterna som påverkar valet av papper (Johnsson m.fl., 2006, s. 303). En annan viktig del i val av papper är miljön. Papperstillverkningen medför en relativt stor miljöbelastning genom hög energiförbrukning samt användande av kemikalier. Genom miljömedvetenhet vid val av papper kan man minska miljöpåverkan. Idag finns det olika miljömärkta papper att välja mellan och de uppfyller kraven miljödeklarationen ställer (Johansson m.fl., 2006, s. 309).

I broschyren som vi tagit fram åt Miljö- och Tillståndsgruppen ville vi förmedla en känsla av kvalitet och genuinitet. Vi vill att det ska kännas som något nytt på företaget och sticka ut från resten av materialet som redan finns. Samtidigt är det viktigt att materialet till viss del känns igen och att FBE(M) känner att det är någonting de kan stå för.

Interpersonell kommunikation uppstår när människor möts och samtalar, i dessa situationer är vi både sändare och mottagare. I visuell kommunikation blir det mer komplicerat, då detta är envägskommunikation (Bergström 2003, s. 101-102). Sändaren, i detta fall Miljö- och Tillståndsgruppen, sänder ut sitt budskap till flera passiva mottagare. Budskapen går endast i en riktning (Ibid., s. 101-102). Därför har vi valt att även genomföra en presentation på FBE(M) där vi går igenom hur vi kommit fram till resultatet samt ger alla en chans att kommentera, ge feedback och diskutera broschyren.

Referenser

Böcker:

Armstrong, P. och Hoflin Bodebeck, L. (1997). FB 50 år: flygfältsbyrån 1947-1997. Förlag: Geson Grafiska.

Bergström, B. (2003). Effektiv visuell kommunikation. Förlag: Fält och Hässler

Bryman, A. och Bell, E. (2003). Företagsekonomiska forskningsmetoder. Förlag: Liber Ekonomi.

Conrad, C. och Poole, M. (1998). Strategic Organizational Communication: Into the Twenty-First Century. Förlag: Harcourt Brace College Publishers

Ekström, M. och Larsson, L. (2000). Metoder i kommunikationsvetenskap. Förlag: Studentlitteratur. Sida 63

Falkheimer, J. och Heide, M. (2003). Reflexiv kommunikation: nya tankar för strategiska kommunikatörer. Förlag: Liber AB

Heide, M., Johanssson, C., Dalfelt, S. och Simonson, C. (2005). Kommunikation & Organisation. Förlag: Liber AB

Idar, M.H. och Solvang, B. (2006). Forskningsmetodik: Om kvalitativa och kvantitativa metoder. Förlag: Studentlitteratur AB

Johansson, K., Lundberg, P. och Rydberg, R. (2006). Grafisk Kokbok, guiden till grafisk produktion. Förlag: Fält och Hässler

Krag Jacobsen, J. (1993) Intervjun: konsten att lyssna och fråga. Förlag: Lund Studentlitteratur AB

Kvale, S. (1997). Kvalitativa forskningsintervjun. Förlag: Studentlitteratur AB

Kylén, J-A. (1994) Fråga rätt vid enkäter, intervjuer, observationer och läsning. Förlag: Kylén Förlag AB.

Strid, J. (1999). Internkommunikation inom organisationer, företag och myndigheter. Förlag: Lund Studentlitteratur AB

Trost, J. (2001) Enkätboken. Förlag: Studentlitteratur.

Watson, J. och Hill, A. (2006) Dictionary of Media and Communication Studies. Förlag: Hodder Education

Wilcox, D. (2005). Public Relations: Writing and Media Techniques. Förlag: Pearson Education.

Zakia, R. (2007) Perception and Imaging: Photography – A Way of Seeing. Focal Press

Artiklar:

Hallgren, E. & Wejlid, K. (2000). Hur ser företagskulturen ut i ditt företag? PM Kompetens, 5, s. 60.

Lund, K. och Tobiasson, T. (2004). Samlat lag gav resultat. Sälj & Marknadsföring, 6, s. 18-25

Appendix; Malin Wahlberg

Analys och förståelse av det egna arbetet i gestaltningen

Jag har under våren varit på FB Engineering AB (FBE) i Malmö tillsammans med Anna Zimmer, där har vi bland annat arbetat med att utforma en broschyr som marknadsför en av FBE’s arbetsgrupper internt. FBE är ett ingenjörskonsultföretag och är uppdelat i oli- ka arbetsgrupper, där Miljö och Tillstånd är en av dem och den grupp vi har arbetat med att marknadsföra.

Kort bakgrund till projektet

Arbetsgrupperna på FBE jobbar idag ofta med helt skilda projekt, företaget vill öka nu samverkan mellan de olika arbetsgrupperna för att kunna handha större projekt där fler grupper är involverade samtidigt. Vår del i detta arbete består av, som nämnts ovan, en broschyr där Miljö- och Tillståndsgruppen presenteras och deras kompetensområden lyfts fram. Broschyren kommer att gå till alla medarbetare på FBE’s kontor i Malmö och ska fungera som ett verktyg i arbetet mot att öka samverkan och kunskapen om kompetens- områdena på företaget. Broschyren kommer att lanseras genom ett event på företaget där vi bland annat håller ett föredrag för de anställda och talar om hur vi arbetat med broschy- ren och kommit fram till vårt resultat.

Broschyr, en kombination av text och form

Jag vill inleda med att kommentera kombinationen av de två gestaltningsformer som vi arbetat med, skrivande och formgivning. Denna kombination har, i min mening, gjort det svårt att endast fokusera på en av dem då de tillsammans bildar en helhet som är större än summan av de båda delarna. Den stora utmaningen har legat i att hitta rätt förhållningssätt mellan dem och att få dem förstärka varandra, detta har krävt ett omfattande samarbete och samspel mellan mig och Anna. Med detta i åtanke kommer jag nedan att diskutera och sammanfatta den arbetsprocess som lett fram till slutprodukten med fokus på själva skrivandet.

Vad är verket tänkt att kommunicera och hur?

Verket ska kommunicera Miljö- och Tillståndsgruppens kompetensområden, personal och olika projekt, detta sker genom bland annat personbeskrivningar och nyckelord. Ge- nom passande text och formgivning framställs gruppen på ett effektivt och attraktivt sätt i broschyren. Presentationen av gruppen ska framförs på ett sätt som stämmer väl överens med den anda och ton som finns på FBE idag. Den främsta avsändaren till broschyren är Miljö- och Tillståndsgruppen på FBE i Malmö, detta innebär att vi under arbetets gång varit en form av kanal eller förstärkare för att föra fram deras budskap. I slutändan är det tänkt att konceptet vi utarbetat ska användas vid internmarknadsföring av andra grupper på företaget. Som nämndes ovan har vi i detta arbete fungerat som en kanal för Miljö- och

tillståndsgruppen, samtliga tekniska och estetiska val har tagits utifrån det perspektivet. En broschyr som ska fungera som marknadsföringsmaterial bör, i vår mening, vara lättöverskådlig, kortfattad och säljande. Broschyrens budskap förstärks sedan genom pre- sentationsmomentet där innehållet lyfts fram och presenteras djupare. Nedan kommer broschyrens innehåll att presenteras och diskuteras.

Inledningsvis var det tänkt att broschyren skulle börja med en text skriven av Miljö- och Tillståndgruppens chef, Monika Walfisz. Då denna text inte alls stämda överens med öv- riga texter och kändes snårig, valde jag, i egenskap av redaktör att skriva om texten. Efter omarbetningen mailades texten till Monika som då godkände den. Syftet med inledningen är att väcka ett intresse för broschyren genom att låta en respekterad och en för medarbe- tarna välkänd person ”uttala” sig. Vidare följer presentationer av tre olika referensprojekt gruppen jobbar med, ett för vardera undergrupp. I projektbeskrivningarna har bland annat en medarbetare uttalat sig vilket skapar en personlig koppling till projekten och konkreti- serar gruppens arbetsområden. Efter projektbeskrivningarna följer de nyckelord vi identi- fierat tillsammans med gruppen, denna del är den viktigaste då den tillhandahåller ny och användbar information för läsaren. Nyckelorden har fördelats på de undergrupper som finns inom Miljö- och Tillståndsgruppen; Tillståndshantering, Geoteknik och Markmiljö. Vi har valt att först lyfta fram de nyckelord som är gemensamma för hela gruppen. Sedan följer nyckelorden som representerar de olika undergrupperna, denna uppdelning gör det lättare för läsaren att hitta de olika kompetenser undergrupperna besitter och vem man kan kontakta med frågor. Vidare, anser vi, att beskrivningarna av nyckelorden och deras utformning tydliggör de kompetenser gruppen besitter och underlättar ett samarbete med dem.

Efter nyckelorden följer en kortfattad presentation med fem av medarbetarna i gruppen, alla tre undergrupper representeras, detta gör att nyckelorden kan kopplas till personerna i presentationen vilket ökar möjligheterna att läsaren kommer ihåg dem. Broschyren avslu- tas med en vision, denna fungerar som ett avstamp för ett kommande samarbete. Visionen strävar efter att motivera medarbetarna att agera på den kunskap de fått genom broschy- ren.

De estetiska valens betydelse för upplevelsen och förståelsen av det gestaltande arbetet

De val jag tagit under arbetets gång har hela tiden syftat till att förstärka budskapet och göra det till FBE’s egna. Precis som jag diskuterade ovan har arbetet till stor del bestått av undersökningar för att identifiera andan på FBE, enkätundersökning med begreppspar och intervjuer. Genom detta underlättas sändningen och mottagningen av budskapet. Vi- dare har vi bestämt att för att få största möjliga genomslagskraft med broschyren kommer den att lanseras tillsammans med ett event. Eventet består av en presentation där vi går igenom hur vi arbetat och hur vi kommit fram till slutresultatet. Vi kommer också att re-

dogöra för varför vi anser att det är av betydelse att broschyren används för att öka sam- verkan på FBE.

Hur har problemställningen/idén förändrats under arbetets gång?

Vår ursprungliga idé var väldigt bred, både jag och Anna har ett stort intresse i organisa- tionskommunikation och då främst den interna kommunikationen och dess betydelse för ett företag. På FBE behövde de hjälp med att dels identifiera hur internkommunikationen såg ut och dels hur de kunde kommunicera bättre för att öka samverkan mellan företagets olika arbetsgrupper. I det gestaltande arbetet har jag haft skrivande som gestaltningsform och Anna har haft formgivning. Redan från början var vi överens om att göra någon sorts trycksak. Denna tanke har funnits under hela projektets gång. Däremot har vi kontinuer- ligt gjort detaljändringar och diskuterat trycksakens form och innehåll.

De val, tekniska och estetiska, som lett fram till den färdiga gestaltningen Under arbetets gång har vi diskuterat broschyrens omfång och utformning, frågor som sidantal och textmängd bestämdes relativt tidigt i arbetet. Efter att ha tittat i andra bro- schyrer och diskuterat med varandra kom vi fram till ett sidantal som vi ansåg passande. En broschyr ska, enlig vår mening, inte vara för tung och textfylld. Istället ska den locka läsaren att hela tiden vända blad och själv vilja ta reda på mer om det som skrivs i bro- schyren. Våra arbetsramar har underlättat och tydliggjort arbetet för oss. Ramarna har un- derlättat den kreativa processen då de inneburit ett tydligt ”område” att vara kreativ inom. Broschyrens innehåll och olika delar, som beskrivits tidigare i appendixet, bestämdes ut- ifrån dessa arbetsramar.

Vilken kunskap har tillägnats under arbetsprocessen och hur ser den teore- tiska kopplingen i processen ut?

Den ursprungliga idén för mig har varit att utvecklas som skribent och fördjupa mina kunskaper att förmedla och göra ett budskap meningsfullt för andra. En stor utmaning har varit att tillgodogöra sig information, känna av ”stilen” på ett företag och sedan förmedla ett budskap på företagets ”språk”. Vidare har jag även läst en hel del litteratur, denna dis- kuteras nedan, och fått inspiration från andra broschyrer. Ett exempel på detta är SJ’s bro- schyrer som jag anser har ett bra samspel mellan text och form. Vidare är broschyrerna skrivna på ett lockande sätt som, jag anser, passar den tänkta mottagaren. Både litteratu- ren och annat inspirationsmaterial har påverkat de val jag gjort under arbetets gång.

”To be successful, a message must be received by the intended individual or audience. It must get the audience’s attention. It must be understood. It must be believed. It must be remembered. And ultimately, in some fashion, it must be acted upon. Failure to accom- plish any of these tasks means the entire message fails.”

Precis som det beskrivs ovan har skriftlig kommunikation som avsikt, i detta projekt, att sälja in och marknadsföra Miljö- och Tillståndsgruppen internt. Philip Lesly (citeras i Wilcox, 2005, s. 46) har formulerat ett antal riktlinjer att tänka på vid effektiv skriftlig kommunikation, där tar han bland annat upp vikten av att hela tiden se på kommunika- tionsprocessen utifrån mottagarnas perspektiv, fokusera på vad de får ut av budskapet och tillgodose deras intressen (Wilcox, 2005, s. 46). Fokus är alltså att genom skriftlig kom- munikation övertyga mottagarna om något. För att bilda mig en uppfattning om motta- garna av broschyren, medarbetarna på FBE, har jag utgått från den enkätundersökning med begreppspar vi genomfört. Vidare har jag utgått från de intervjuer vi haft med grupp- cheferna på företaget.

Då vi själva inte är avsändare av texterna har jag också försökt att bilda mig en uppfatt- ning om gruppen och identifiera de kompetensområden de vill lyfta fram. Utifrån motta- garnas perspektiv har vi arbetat med innehållet i broschyren, vad bör de veta om Miljö- och Tillståndsgruppen för att kunna samarbeta dem. Här har nyckelorden spelat en viktig roll då de på ett överskådligt sätt lyfter fram gruppens kompetensområden och ger en kortfattad beskrivning av dem.

Retorik, vältalighetslära, är av stor betydelse för att skapa texter som uppfyller sitt syfte. Falkheimer och Heide (2003, 118-121) diskuterar de tre komponenterna inom retorik; ethos handlar om att skapa tillit och tilltro till talaren, detta görs bäst genom ett gott age- rande och ett sanningsenligt budskap (Falkheimer & Heide, 2003, s. 118-121). I detta fall är det främst mitt eget ethos, som skribent, jag har arbetat med. Inom FBE har medarbe- tarna redan förtroende för varandra och även om Miljö- och Tillståndgruppen är avsända- re till broschyren så är det jag som skriver texterna och jag som bör uppfattas som trovär- dig och kompetent. Detta har medfört att jag spenderat stor del av min tid att läsa in mig på FBE’s verksamhetsområden. Pathos är den känslomässiga komponenten och handlar om att visa känslor (Ibid., s. 118-121). Pathos har jag arbetat genomgående med i texterna och jag har framförallt lyft fram en mer infomrell ton och språk i personbeskrivningarna. Detta har resulterat i ett lättsammare språk och en mer personlig framtoning där man så att säga ”lär känna” medarbetarna i gruppen. Den sista komponenten är logos, denna komponent betonar vikten av rationella argument för att ge stöd åt det som förmedlas (Ibid., s. 118-121). Här handlar det om att alla fakta ska stämma och att gruppens kompe- tenser beskrivs på ett korrekt sätt. Detta har vi fastställt genom att kontinuerligt låta tex- terna läsas av gruppens medlemmar.

Semantik är också en betydelsefull del i skriftlig kommunikation och handlar om språklig betydelse och ords konnotativa betydelse, det vill säga vad ord har för underliggande in- nebörd för olika personer (Wilcox, 2005, s. 52). I projektet har jag tittat en del på seman- tiken i mina texter, hur kommer texterna uppfattas av läsaren? Vidare har jag jobbat mycket med de olika nyckelordens placering i förhållande till varandra, detta rör inte se-

mantik av enskilda ord utan snarare hur nyckelordens placering i förhållande till varandra påverkar tolkningen av dem.

Precis som jag skrivit ovan krävs koordination av flera olika faktorer; text, grafisk kom- munikation och design vid utformandet av en broschyr. Detta gör att det krävs ett nära samarbete mellan skribenten och den grafiska designern, vilket jag och Anna arbetat mycket med. Över lag har det fungerat bra även om vi vid ett antal tillfällen har varit oen- se, de konflikter som uppstått har oftast berott på det tudelade fokus vi har inom gruppen. Jag tittar främst på texten och hur den presenteras genom formgivningen och Anna tittar främst på det grafiska och hur väl texten passar in i den formen. Under våra diskussioner har vi alltid försökt att hitta en jämvikt dem emellan.

Det finns även mer praktiska saker som påverkar mottagandet av en text, detta rör till ex- empel språkval, stavning och styckeindelning. I broschyren har jag använt ett enkelt språk med korta och koncisa meningar. Då texterna sätts in i en grafisk struktur medför detta en förändring i deras utseende och form vilket i sin tur påverkar mottagandet av dem. Detta är något jag och Anna har jobbat aktivt i slutskedet av projektet. Som inspirationsmateri- al har jag tittat i andra broschyrer, då har jag bland annat fokuserat på språkval, textflöde och samspelet mellan text och form. Hur lockar de läsaren till att vända blad och läsa vi- dare och hur är texten anpassad till mottagarens behov och intressen?

Begreppet ”gestaltning” i förhållande till vårt verk

Den gestaltande delen i vårt projekt har varit en naturlig del i examensarbetet då den sam- spelar väl med uppsatsen. Vår övergripande idé har som nämnts tidigare varit intern- kommunikation på företag, dess betydelse och hur den kan förbättras. Uppsatsen handlar just om FBE’s interna kommunikation och deras vilja att förbättra denna för att öka sam- verkan inom företaget och i förlängningen konkurrenskraften på marknaden. Den ge- staltande delen har varit en implementerad del av det vi kommit fram till i uppsatsen. Det vill säga, vi har aktivt arbetat med att öka samverkan mellan arbetsgrupperna genom att producera en broschyr, ett kommunikationsverktyg i arbetet mot en förbättrad intern- kommunikation och ökad samverkan. Ur det perspektivet kan det gestaltande arbetet ses som summan av det vi undersökt i uppsatsen.

Har ditt arbete möjliggjort för dig att utveckla de kunskaper och färdigheter som du i den ursprungliga idén hade satt upp som mål?

Arbetet med broschyren har utvecklat mig som skribent och i detta fall främst som copy- writer då jag genomgående arbetat med att identifiera och förmedla en grupps kärnvärden till andra på ett, för dem, meningsfullt sätt.

Sammanfattningsvis har det gestaltande arbete inte enbart medfört att jag utvecklats som skribent, det har också medfört en ökad kunskap om vikten av en fungerande organisa- tionskommunikation i allmänhet och dess positiva konsekvenser i synnerhet.

Appendix; Anna Zimmer

Som gestaltande del har jag tillsammans med Malin Wahlberg utformat ett marknadsfö- ringsmaterial åt FB Engineering AB i Malmö. Idén till detta arbete kom ganska tidigt då jag har ett stort intresse för formgivning samt hur man rent kommunikativt kan tala till olika människor beroende av vilken form du väljer. Det är just detta jag ville känna, skapa och utveckla i denna gestaltande process.

Eftersom FB Engineering AB har ett enligt mig tråkigt och enformigt material som inte skapar någon större läslust eller inspiration. Detta har medfört att mycket av materialet som finns inte används eller läses utan hamnar på skrivborden gömda under mycket an- nat. Som utgångspunkt med detta ville jag med nya ögon framarbeta ett säljande och nyskapande material tillsammans med företaget. Jag ville visa att man med små medel kan skapa mer dynamik i en produkt och med en förhoppning om att FB Engineering AB kan känna inspiration inför framtida produktioner både internt och externt på företaget.

Genom många timmars teoriläsning kring hur man som företag bygger upp en stark per- sonalstyrka med gemensam värdegrund fann jag en bra grund att stå på för att starta mitt och Malins gestaltande projekt. Vidare använde jag mig av litteratur kring grafisk form- givning, denna fann jag dock lite svårt att finna rätt och fel. Detta på grund av att den lit- teratur som finns talar utifrån sitt perspektiv att se på det vilket gör att många böcker skil- jer sig åt i fakta. Eftersom grafisk formgivning är så pass personlig i tycke och smak fann jag det bäst att läsa flera olika och utifrån dessa samt mina egna erfarenheter finna som min och Malins bästa lösning.

Min första tanke var att skapa någonting helt nytt, något som kändes totalt olikt företaget. Men att skapa någonting sådant kan ge fel effekt där personal och ledning inte alls känner igen sig. Jag spenderade därför mycket tid på FBE´s kontor för att känna av deras stäm-