Kommunstyrelsen
Kommunledningskontoret har en ledande och samordnade roll i arbetet med anledning av corona.
Alla enheter har varit berörda och mycket tid och resurser har gått till det.
HR-enheten har haft en central roll och bland annat arbetet med följande:
riskbedömningar och scenarioplanering,
personalplan vid stängning av skola eller vid mycket stor frånvaro,
information till chefer, fackliga organisationer, medarbetare, skyddsombud,
riktlinjer till chefer i arbetsrättsliga arbetsmiljöfrågor utifrån SKR information,
daglig frånvarokontroll och sammanställning,
kompetensinventering av samtliga medarbetare,
intresseanmälan (för dem som frivilligt kan hjälpa till där det behövs),
rutin för bortgång av anställd,
utbildning timanställda (med Österåkers kommun),
annonsering/rekrytering,
bemanningspool,
fackliga förhandlingar för att kunna flytta medarbetare mellan olika avtal.
Kommunikationsenheten har informerat invånare och medarbetare om coronaviruset och covid-19 i olika kanaler: på webben, i sociala medier, via post.
enheten har tillsammans med Kansli arbetet med att skapa förutsättningar för webbmöten. IT-enheten har även jobbat med att skapa förutsättningar för stadens personal (främst för lärare och administrativt anställda) att kunna jobba på distans. Enheten har även jobbat med att hantera vår gemensamma miljö (receptionsutrymmet) för att skapa en säkrare miljö för personal och besökare.
Näringslivsenheten har haft kontakt med företag och jobbat med deras frågor som uppkommit med anledning av corona. En enkät till företagen har skickats ut och sammanställts kring hur de har påverkats. Enheten har arbetat med förslag och rapporter gällande åtgärder och stöd till
näringslivet och uppdaterat oss om stödpaket från staten och myndigheter och dess innebörder.
Hållbarhetsenheten har varit drivande i arbetet med att ta fram en plan kring trygghet och säkerhet inför sommaren. Enheten har även tillsammans med idrottsföreningarna och RF-SISU undersökt vilket behov av stöd som finns på grund av det förändrade läget med inställda träningar och
Upphandlingsenheten har prioriterat att stödja verksamheterna att köpa nödvändiga material och skyddsutrustning så som andningsmasker med mera.
Barn- och utbildningsnämnden
Utbildningsförvaltningens och verksamheternas arbete med covid-19 startade efter sportlovet. De inledande veckorna fokuserades på att möta elevers, vårdnadshavares och medarbetares oro kring smittorisk och stängning av skolan. Frånvaron var hög bland såväl barn, elever som medarbetare.
Folkhälsomyndighetens råd var vägledande och verksamhet kunde bedrivas, men större
förändringar behövde dock göras och vissa aktiviteter ställdes in. Intensivt planeringsarbete pågick för att stå redo vid en eventuell stängning och ökad hemundervisning. Olika scenarion
identifierades och handlingsplaner utformades för att möta utmaningarna.
På regeringens rekommendation stängde gymnasieskolor, högskolor, yrkesutbildning och vuxenutbildning. Då kommunen inte är huvudman för skolor över högstadienivå handlade förvaltningsarbetet om att följa upp hemkommunens elever och studerande för att säkerställa deras rätt till utbildning på distans.
På uppmaning av regionen genomförde förvaltningen en behovsinventering av utökad omsorg för barn och elever med vårdnadshavare som har samhällsviktigt arbete. Fokus var anställda inom hälso- och sjukvården för att säkerställa dessa yrkesgruppers möjlighet till arbete. Planeringsarbete för utökade öppettider i förskola och fritidshemmet inleddes i samband med inventeringen. En plan finns, men i dagsläget har den inte behövt aktiveras. Förvaltningen startade även upp ett centralt bemanningsstöd för att stötta verksamheterna med vikarieanskaffning för att möta den höga frånvaron bland personalen. Detta stöd behövs i dagsläget inte men kan aktiveras vid behov.
Veckorna innan påsk minskade frånvaron och läget i verksamheterna och på förvaltningen stabiliserades. Denna trend förstärktes efter påsklovet.
Våra förskolor, skolor, kulturskola, måltidsenhet och övrig förvaltning har hela tiden strävat efter att följa myndigheternas råd. Begränsningen av allmänna sammankomster med över 50 deltagare har inneburit att sammankomster med fler deltagare har ställts in. Skolavslutningen kommer inte att ske på traditionellt vis och den årliga skolavslutningsfesten FEAST kommer även den att se annorlunda ut.
Fokus veckorna efter påsklovet har varit att uppmana medarbetare, barn, elever och
vårdnadshavare att fortsätta arbetet med att bidra till minskad smittspridning och att fortsätta följa myndigheternas råd. Det innebär att stanna hemma om du är sjuk, men även att komma till skolan om du är frisk. Analyser av elevfrånvaro pågår och det är ett gediget arbete för skolorna att följa upp och säkerställa att elever med hög frånvaro når utbildningens mål. Ett led i detta är utökad lovskola under sommaren.
Inför sommaren pågår även planering för att erbjuda kommunens ungdomar ett utökat antal aktiviteter då fler ungdomar än vanligt bedöms kunna uppehålla sig i kommunen under sin ledighet.
Nämnden för teknik, fritid och kultur Kultur
Smittspridningen av covid-19 har fått stor påverkan för kulturen och genomförandet av kulturevenemang. Speciellt då förbud mot större folksamlingar om 50 personer infördes och personer över 70 år uppmanades att stanna hemma. Många planerade aktiviteter och evenemang har ställts in.
Planeringen för årets kulturevenemang är utmanande då man inte vet vad som kommer att kunna genomföras. Det planeras fortfarande för kulturevenemang, men med olika scenarier, till exempel evenemanget behöver ställas in helt, evenemanget behöver begränsas till max 50 personer eller evenemanget går att genomföra som vanligt. Det utreds tänkbara alternativ till exempel streaming.
Vissa evenemang har redan flyttats fram till hösten och andra kvarstår med förhoppning om att kunna genomföras. En spännande utmaning blir genomförandet av den nästan helt färdigplanerade kulturnatten i oktober.
Biblioteket
Den andra halvan av tertialen har präglats av den pågående covid-19 pandemin. Lånen ökade tydligt under årets första tre månader, men i april syns en mindre nedgång. De digitala lånen har ökat stort, det gäller e-böcker, e-ljudböcker och digitala filmer. Prismodellen är sådan att ju fler böcker och filmer som lånas desto större kostnader blir det för biblioteket. Utgående från hur ökningen varit hittills i år är prognosen att det blir en ökning på 35 procent för e-böcker och e-ljudböcker och över 100 procent ökning på filmer, både i antal utlån och ökning av kostnader. För att hålla budget behöver antal utlån begränsas. Låntagarna kommer märka det rent konkret så att det under perioder inte är möjligt att låna böcker eller filmer digitalt. En plan för hur det ska kommuniceras tas fram.
Biblioteket har vidtagit en rad åtgärder för att kunna erbjuda böcker till riskgrupper, minimera trängsel i biblioteket och skydda personalen. Sedan mitten av mars har i stort sett alla planerade arrangemang och evenemang ställts in.
Tekniska enheten
På grund av ökat antal parkerade bilar och mer rörelse i kommunen dagtid har städningen utökats för att möta behovet.
Anstånd har getts för fakturor avseende markupplåtelseavtal.
Lokalbokningar gällande möteslokaler har minskat kraftigt och många redan bokade tider har avbokats. Föreningar som nyttjar idrottshallar avbokade nästan allt inledningsvis. Många föreningar har avslutat sin verksamhet för terminen medan andra flyttat verksamheten utomhus. Detta innebär att intäktssidan för idrottshallar kommer att påverkas. På grund av att hallarna fortfarande används dagtid har det inte funnits möjlighet att minska städningen, vilket innebär att kostnader kvarstår.
Fastighetsenheten
Fastighetsenheten har vidtagit följande specifika åtgärder relaterat till covid-19:
Socialnämnden Övergripande
För att möta upp behovet av att ändrade rutiner och riktlinjer har ett flertal nya samverkansformer initierats med bland annat myndigheter och regionen. Även samverkan med vård- och
omsorgsverksamheterna i Vaxholms stad har ökat.
Avdelningen för myndighetsutövning
Myndigheten har, i likhet med all annan verksamhet, drabbats av den pågående pandemin. Vi har under kvartalet haft en betydande sjukfrånvaro och ökade verksamhetskostnader med anledning av pandemin och beslut som har fattats med anledning av detta. Exempelvis har myndigheten fått ökade kostnader relaterade till externa korttidsboenden samt en lägre självfinansieringsgrad beroende på omfördelning av arbetet inom hemtjänst i egen regi.
Med anledning av regionens krisarbete inrättade myndigheten beredskap för biståndsbedömning under helgerna. Vi har haft en medarbetare samt en chef i beredskap under helgerna. Som en konsekvens av detta har vi behövt förlägga veckovila på vardagar för de medarbetare som haft beredskap på helgen, detta har lett till en ökad belastning för medarbetarna. Särskilt för enheten för Äldre och Funktionsnedsatta.
Pandemin har helt satt stopp för all verksamhetsutveckling och övriga samverkansforum har i stor utsträckning ställts in. Vissa har kunnat ersättas med möte över Teams eller Skype. Den lärdom myndigheten drar är att det finns goda förutsättningar att även framöver arbeta mer digitalt med olika mötestyper.
Avdelningen för egen regi
Enheten för egen regi har påverkats mycket hög grad av pågående pandemi. Under första kvartalet har enheten haft en hög sjukfrånvaro som medfört ökade personalkostnader, då verksamheterna haft behov av att använda timvikarier i högre utsträckning än normalt. Personal från stängda
verksamheter har omflyttats till arbete i hemtjänst och Vaxholm stads särskilda boende för att täcka en del av frånvaron. Personalbemanningen har varit och är framöver en stor utmaning för
verksamheterna. Ett samarbete med HR enheten har etablerats för att övergripande ha kontroll på vilka resurser som finns inom de olika förvaltningarna.
Mycket resurser har gått åt till att skapa nya rutiner inom medicin/omvårdnad samt arbetssätt för att förhindra smittspridning inom framförallt inom det särskilda boendet.
Besöksförbud på det särskilda boendet samt stängning av dagverksamheterna inom egen regi infördes i ett tidigt skede av pandemin. Även verksamheterna inom stöd- och förebyggande stängdes och tar inte emot besök eller gör hembesök för att minska smittorisken till den äldre befolkningen i staden. Både besöksförbudet och stängningen av verksamheterna påverkar de äldre då de inte har sociala kontakter och aktiviteter i samma utsträckning som innan pandemin.
Ett stort behov av skyddsutrustning uppstod när pandemin kom. Mycket arbete gjordes för att leta och beställa skyddsmaterial, både av verksamheterna, men även från resurs inom förvaltningen.
Verksamheterna inom egen regi, med hjälp av förvaltningens resurs, har lyckats med att säkerställa att rätt utrustning finns.
Fysiska möten har minskat markant under pandemin. Ökad andel av personalen har lärt sig att använda den teknik som finns att tillgå, tex Skypemöten.
Arbetet med upphandlingen av Vaxholms stads särskilda boende har påbörjats.
Skyddsutrustning
Arbetet med att säkerställa skyddsutrustning till verksamheterna påbörjades tidigt i pandemin. En samordnare för skyddsutrustning tillsattes och har sedan mars nästan arbetat heltid med frågan. En del av skyddsutrustningen (munskydd/andningsskydd, visir etc) är utrustning som verksamheterna i normalläget knappt använder. Tillgången till skyddsutrustning har varit problematiskt i hela landet.
Leveranstiderna för denna typ av skyddsutrustning var (och är) även långa. Med stöd av socialstyrelsen/länsstyrelsens kontinuerliga tilldelning, samt gemensamma upphandlingar med andra norrortskommuner har tillgången till skyddsutrustning lyckats säkerställas. Från att ha ett lager på bara några få dagar, har vi nu lagertillgång för cirka två veckor. Målet är att ha ett lagersaldo för cirka en månads förbrukning, för att säkerställa att inga dyra akuta upphandlingar behöver göras.
För att säkerställa att ingen vård-och omsorgsverksamhet inom Vaxholms stads geografiska område står utan skyddsutrustning har en samverkansöverenskommelse skrivits mellan Vaxholms stad och våra privata utförare som innebär att vi solidariskt delar med oss av skyddsutrustningen till
verksamheter med akut behov. Samordnare för skyddsutrustning inventerar veckovis
verksamheternas tillgång till skyddsutrustning samt har tagit fram en rutin för att snabbt kunna fördela ut utrustningen till olika verksamheter vid akut behov.
Fortsatta utmaningar är att våra ordinarie leverantörer ej har skyddsutrustning på lager, vilket gör att vi behöver direktupphandla nästan all skyddsutrustning. Även vanliga förbrukningsvaror inom vård och omsorg är numera restnoterat hos våra ordinarie leverantörer (ex. handsprit,
ytdesinfektion, förkläden) vilket gör att även de behöver direktupphandlas. Flera beställningar har även restnoterats i efterhand. Priserna för både skyddsutrustning och förbrukningsvaror har ökat kraftigt samt att det ofta är längre leveranstider än vad vi är vana med. I dagsläget beräknas skyddsutrustning och förbrukningsmaterial kosta Socialförvaltningen cirka 500 000 kr per månad.
Stadsbyggnadsnämnden
Coronapandemin har påverkat bygglovs- och GIS-enhetens verksamhet, liksom alla andra verksamheter inom förvaltningen och kommunen. I det inledande skedet under två veckor var endast ca 1/3 av medarbetarna i arbete och därefter under cirka fyra veckor endast cirka 1/2 på plats. Idag är det en medarbetare som ännu inte återgått i tjänst. Utöver detta har enheten också två långtidssjukskrivna medarbetare.
Ärendemängden har i stort hållit sig till den nivå som hör årstiden till, med ett stort söktryck inför sommaren. Vad gäller mängden frågor till enheten, upplevs ett större antal än vanligt, antagligen till följd av att många varit hemma med coronasymptom eller arbetat hemifrån och haft extra tid över för att ägna sig åt byggplaner.
Utifrån denna situation har det under några inledande veckor inte varit möjligt att hantera
För att minska risken för smittspridning i förvaltningen när fler och fler åter börjat återgå i arbete, har verksamheterna sedan slutet av april övergått ifrån att de som kan, arbetar från kontoret, till att planera för att endast ca 50 procent av medarbetarna är på kontoret och att övriga arbetar
hemifrån i olika former av planerad schemaläggning. Fysiska möten har inte kunnat hållas på samma sätt som tidigare. Arbetsmöten och möten med sökanden och byggsamrådsmöten, har helt eller delvis hållit som Skype och/eller telefonmöten.
Utifrån förutsättningarna har dock situationen klarats av på ett tillfredsställande sätt, genom att medarbetarna arbetat hemifrån om de haft förmåga, trots att de varit sjukanmälda. Detta har dock tärt på krafterna och många känner sig slitna och trötta nu när den intensivaste arbetsperioden under året tar vid.