Virtuella processer

(ibid.). Dessa metoder utförs enligt forskarna (ibid.) frivilligt av organisationens medlemmar och kan innefatta exempelvis informella möten, personliga mentorskap eller ”communities of practice”.

Mentorskapet innehar den högsta graden av kunskapsöverföring av tyst kunskap enligt Swap, Leonard, Shields och Abrams (2001). Genom att nyttja mentorskap skapas en relation mellan individer, vilket innebär att tillit och förtroende uppstår och bidrar till att kunskap genereras snabbare (Campbell, Saxton & Banerjee, 2014). När individer deltar i ”communities of practice” (praktikbaserade gemenskaper) aktiveras och delas deras kunskap via omfattande interaktioner vid en given tidpunkt, specifik plats och till sitt specifika sammanhang uppger Spraggon och Bodolica (2012).

3.3.3.2 Communities of practice

Kunskapsdelning och erfarenhetsutbyte kan vara inbäddade i bredare organisatoriska nätverk såsom ”communities of practice”, eller fritt översatt; praktikbaserade gemenskaper, menar Wang och Noe (2010). De band som skapas inom dessa sociala nätverk kan möjliggöra och understödja kunskapsdelningen (Hansen et al., 1999). Wang och Noe (2010) pekar på individers förhoppning att bevara och stärka sina sociala förbindelser genom att regelbundet delta i professionella webbaserade forum har visat sig positivt påverka individers avsikt att delge kunskap och kompetens. Genom att upprätta communities of practice för att sammanlänka individer som innehar ett gemensamt intresse av något slag och en angelägenhet att dela kunskap, leder detta till att öka lärandet och uppmuntra både erkännande, nyttjande och spridning av tyst och uttalad kunskap hävdar Smith (2001). Medlemmarna inom dessa forum bygger därmed ny kunskap för företaget och ny personlig kunskap genom informella kontakter och kommunikation. I en typisk elektronisk community of practice (COP) ställer medlemmarna frågor, formulerar svar på frågor som andra registrerat eller inleder diskussioner (Earl, 2001).

Organisationer bör följaktligen ge COP tekniskt stöd så att kunskap som inte fångas upp genom olika databaser istället dyker upp i samspelet mellan individer med ömsesidiga intressen förklarar Bartol och Srivastava (2002).

3.3.3.3 Virtuella processer

De teknikbaserade processerna betonar enligt Earl (2001) användning av IT-verktyg som kanaler för kunskapsöverföring. Dessa verktyg eller hjälpmedel innefattar enligt Spraggon och

34

Bodolica (2012) två olika kategorier, statiska och dynamiska. Statiska virtuella metoder exemplifieras som databaser, utvärderingar och mallar (Spraggon & Bodolica, 2012). Dessa är bäst lämpade för överföring av informationsbaserad kunskap som ska vara lättolkad för mottagaren menar de. De dynamiska virtuella metoderna exemplifieras som telefonsamtal och e-post och präglas i en högre grad av ett interaktivt arbete mellan överföraren och mottagaren.

Tekniken spelar en nyckelroll i insamling och kodifiering av kunskap som avses att spridas vidare (Smith, 2001). Genom utvecklade och informationsstarka IT-ramverk kan information och kunskap systematiskt lagras och delas. Vid valet av teknik måste dock hänsyn tas till vissa variabler såsom funktionell-, teknisk- och kulturell passform men även ta i beräkning att det är en kostsam investering (ibid.).

Smith (2001) betonar en tydlig relation mellan teknik och kunskapsdelning och menar att tekniken ska ses som ett möjliggörande verktyg. Men detta till trots är det ändå individens val att avgöra vilken kunskap denne vill dela. Kharabsheh et al. (2014) tillika Spraggon och Bodolica (2012) redogör för de olika verktyg som kan finnas tillhanda för organisationer, såsom diskussionsforum, databaser, intranät, intelligenta sökmotorer, virtuella konferensrum, e-post, bibliotek och kunskapskataloger och menar att förekomsten av en effektiv infrastruktur inom organisationen leder till högre nivåer av kunskapsdelning. De nämnda hjälpmedlen för tvåvägskommunikation förväntas enligt Salis och Williams (2010) att förbättra utbytet av kunskap som enkelt kan kodifieras och spridas inom organisationen (uttalad kunskap). Det kan i detta fall röra sig om interaktiva nätverk eller telefonsystem som båda två inte kännetecknas av fysisk kontakt. Intranätverk bör enligt Edenius (2003) ses som ett verktyg som möjliggör arbete i organisationen från olika platser och kan därmed liknas vid ett ”virtuellt kontor”. Stora mängder data kan även distribueras till de individer som är sammankopplade i nätverket och kan fånga upp och sprida den kunskap som finns inom företaget. E-postsystemen har enligt Edenius (2003) idag blivit en allmänt vedertagen teknologi för kommunikation (ibid.). Fördelen med denna skriftliga kommunikation ligger i dess saklighet och bestående natur till skillnad från den muntliga kommunikationen som direkt försvinner. Dock kan överbelastning av information ske i nyttjandet av e-postkommunikation.

Utöver dessa mekanismer kan formella undersökningar av anställda (vilka utgör tvåvägskommunikationer i närvaro av feedback från ledningen) leda till ett kunskapsutbyte trots att det utesluter ett verbalt samspel mellan individer (Salis & Williams, 2010).

35

Få studier har undersökt skillnaderna mellan kunskapsdelning via virtuella processer eller face-to-face interaktion menar Wang och Noe (2010). Bordia, Irmer och Abusah (2006) är ett av undantagen. De har i sin studie tagit upp debatten huruvida virtuell kommunikation är ett lönsamt alternativ till face-to-face kommunikation. I en modell (se fig. 5 nedan) redogör de för de båda processernas för- och nackdelar.

Virtuell kommunikation Face-to-face kommunikation

Fig 5. Fördelar och nackdelar, kunskapsöverföringsprocesser. Konstruerad efter Bordia et al.(2006).

Oavsett debatten kring huruvida virtuella processer är kostnads och tidseffektiva i jämförelse med face-to-face processer, bör organisationer inse att virtuell kommunikation är hållbar hävdar Bordia et al. (2006). De menar att med rätt verktyg, teknik och människor kan organisationer använda virtuell teknik för att uppnå hög kvalitet och tillfredsställande resultat.

Hall och Andriani (2003) redogör för olika kombinationer av de processmetoder som Spraggon och Bodolica (2012) illustrerar i sin multidimensionella taxonomi.

Organisationer som är ute efter att skapa innovationer som leder till förbättringar av befintliga produkter och därmed vill försöka uppnå förutsägbara resultat, kan nyttja statiska virtuella eller

36

vedertagna face-to-face processer på grundval av dess förhöjda grad av programmerbarhet (Hall

& Andriani, 2003). De företag som däremot vill skapa innovativa genombrott och skapa betydande konkurrensfördelar, genom att avbryta rådande branschpraxis, kan istället bruka mer icke vedertagna face-to-face metoder för att främja medarbetares kreativitet. Forskarna (ibid.) poängterar med sin forskning att chefer och ledning effektivt kan förbättra sina respektive organisationers innovationsinsatser om de uppmärksammar och lyfter fram det interna kunskapsflödet.