Restaurang- och hotellhögskolan, Örebro universitet
Bröllop, mässa, bankett och mingel
- Hur görs ett festevenemang?
Datum: 31 maj 2018
Kursnamn: Måltidskunskap och värdskap, examensarbete, kandidatkurs, 15 hp Kursnummer: MÅ024G
Provkod: 0200 Betyg:
Författare: Elin Brunzell och Moa Lindén Handledare: Lotte Wellton
Examinator: Inger M Jonsson Betygsbedömd den:
Kursnamn: Måltidskunskap och värdskap, examensarbete, kandidatkurs, 15hp Kursnummer: MÅ024G
Provkod: 0200
Titel på arbete: Bröllop, mässa, bankett och mingel - Hur görs ett festevenemang? Författare: Elin Brunzell och Moa Lindén
Handledare: Lotte Wellton Examinator: Inger M Jonsson
Sammanfattning
Inledning: Marknaden av evenemang växer, och studien berör utformning av festevenemang. Hur skapar man det genom planering, budget och kommunikation? Hur går tankarna hos en eventplanerare för att nå upp till kundens önskemål? Vad definieras som ett evenemang, är det bara en tillställning av olika slag som bröllop, mässa och bankett eller är det mer?
Syfte: Ta reda på vad ett festevenemang är, hur det planeras och utvecklas för att kunden ska få sin beställning uppfylld.
Metod/Material: Kvalitativ metod bestående av semistrukturerade intervjuer utfördes. Det gjordes på sju personer som på ett eller annat sätt både jobbar och har jobbat med olika sorters evenemang.
Resultat: Genom respondenternas svar tycker de flesta att det är viktigt med kunskap,
struktur och kommunikation för att kunna nå gästens förväntningar. Den egna definitionen av evenemang belyser gemenskap.
Slutsats: Tydlig kommunikation, budget, planering och kunskap är viktigt för att kunna framställa ett bra festevenemang.
Innehållsförteckning
Förord 4
1. Inledning 5
2. Ämnesrelevans för Måltidskunskap och värdskap 5
3. Teoretisk bakgrund 5
3.1 Vad betyder evenemang? 5
3.2 Eventplanerarens roll och arbetsstruktur 7
3.3 Arbetsprocessen från början till slut 8
3.4 Kunskap för att nå gästen 9
4. Syfte och frågeställningar 10
5. Metod och material 10
5.1 Metodval 11
5.2 Intervjuer 11
5.2.1 Pilotstudie 11
5.2.2 Urval 12
5.2.3 Presentation av respondenterna 12
5.3 Metod för analys och bearbetning av data 13
6. Etisk planering för studiens genomförande 14
7. Resultat 15
7.1 Kunskaper 15
7.2 Rollen som eventplanerare 16
7.3 Planering från start till avslut 16
7.4 Kundmöte 17
7.5 Problem och begränsningar 18
8. Diskussion av resultat 20
8.1 Struktur och kommunikation 20
8.2 Kunskap för att nå gästen 21
8.3 Så ett evenemang är... 22
9. Metod- och materialdiskussion 22
9.1 Metod och urvalet 23
9.2 Användning av pilotstudie och frågeschema 23
9.3 Tolkning av data 23
10. Etisk reflektion om studiens genomförande 24
11. Slutsatser 24
Bilagor
1. Informationsbrevet 28
2. Sökmatris 29
3. Frågeschemat 30
Förord
Vi vill först och främst tacka vår handledare Lotte Wellton och medstudenter som har givit konstruktiv kritik och nya idéer till studiens genomförande. Vi vill även tacka de
respondenter som har deltagit i studien och därmed efter deras svar bidragit till resultatet. Ett stort tack till de personer som har givit oss mer förslag på tänkbara respondenter som givit oss chansen till att undersöka studien.
1. Inledning
Marknaden för evenemang växer och olika typer av utformningar finns av dessa (Lucia, 2015). De typer som studien kommer att belysa är bröllop, mingel, fester, mässor och banketter. Genom strukturering, kommunikation, planering och ekonomi kan man bygga en stor tillställning som kan ge kunden det den önskar sig från sin beställning. I denna studie vill vi belysa festevenemang då det saknas generell forskning inom ämnet. Det är mer specifika event som andra forskare har följt upp, som till exempel sportevent. Vad räknas då som ett evenemang och vad betyder det? Vad, hur och när ska planering, ekonomi samt struktur tas hand om? Studien syfte är att ta reda på vad som behöver bearbetas och förverkligas i genomförandet samt vad som händer i avslutningsfasen av evenemanget..
2. Ämnesrelevans för Måltidskunskap och värdskap
Evenemang betyder tillställning men kallas även av många event som kommer från engelskan. Ett evenemang behöver en eller flera eventplanerare som kan planera och strukturera tillställningen. I de flesta fall, inom evenemang, bröllop och fester serveras det mat och dryck, vilket betyder att kunskap om måltid behövs. Ämnet måltidskunskap och värdskap influerar olika aspekter som kan påverka helhetsupplevelsen. Gustafsson, Öström, Johansson, Mossberg (2006) skriver om Five aspects meal model (FAMM). Modellen avser fem kategorier – rummet, mötet, produkten, styrsystemet och atmosfären (Gustafsson et al, 2006). Modellen visar att det inte är måltiden som är det stora hela, utan allt som händer runt omkring måltiden. Att möta upp kunden handlar om värdskap, att vara lyhörd och infinna sig i deras önskemål i beställningen, vilket är viktigt för att nå kundnöjdhet.3. Teoretisk bakgrund
I den teoretiska bakgrunden kommer tidigare forskning om evenemang och eventplanerarens arbete att redovisas.
3.1 Vad betyder evenemang?
De flesta vetenskapliga studier som behandlar evenemang inriktar sig inom sporten. Andra studier som finns berör de kulturella evenemangen (Ziakas, 2016). Kulturella evenemang är
till exempel festivaler, konstevenemang och karnevaler. Det gemensamma i de kulturella evenemangen är att ge stimulans, tillit och samarbete som uppstår i sång, dans, teater samt festivaler. Alla dessa innehåller en social samverkan från individer som har gemensamma intressen (Putnam, 2001). Under de senaste tjugo åren har olika städer i olika länder utvecklat evenemang vilket lockar till sig turister (Lucia, 2015). Konkurrenterna som arbetar inom branschen har ökat kraftig och fokus ligger på immateriella resurser och produkter, olika typer såsom tjänster, kultur och kreativitet (Ibid.).
Quinn (2009) visar att festivaler och event har en betydelse för den lokala befolkningen samt att det skapar ett intresse hos besökare i staden. Detta kräver en helhetssyn i hanteringen av event- och turismrelationer. Innebörden är varierande mellan olika typer av evenemang som är kopplade till upplevelser. Ziakas (2016) skriver att individer som går på tillställningarna gör olika tolkningar av upplevelserna. Det leder till att de olika tolkningarna av evenemangen skapar olika personliga betydelser för varje individ. Interaktionerna mellan individer på evenemang är grunden till att uppnå det sociala resultatet i samhället (Ibid.).
Enligt Chalip (2006) får man fram mer av ett evenemang om man har berättelser kring eventet, symboler, betydelser eller känslomässiga konsekvenser. Evenemang kan få effekten att skapa frågor för intressenterna till varandra, bygga nätverk samt skapa gemensamma åtgärder (Ibid.). Den övergripande bilden av bland annat storytelling är att skapa känslor som har betydelse för deltagarna som vill gå på tillställningen (Chalip, 1992).
För att skapa ett evenemnag behövs ekonomiska investeringar, många evenemnag är oftast gjorda genom offentligt ägda resurser och sponsorer (Lucia, 2011). Ett evenmang kan variera från år till år, hur många som kommer och vad det kommer att kosta. Det är beroende på hur stort evenemanget är samt vad det finns för finansiella tillgångar. Efterfrågan av evenemang ökar om platsen är unik. Det blir en bidragande faktor till att förstärka upplevelsen för kunden, vilket leder till att varumärket växer och intäkterna ökar (Ibid.). Intressenterna uppskattar evenemanget mer om varumärket är igenkännande. De blir då återkommande, medvetna om vad evenemanget handlar om, förstår kvaliteten av uppbyggnaden samt att de kan relatera till platsen på ett annat sätt (Ibid.).
Den ekonomiska inverkan på evenemang är viktigt till de bidragande tjänsterna och produkter som är till för intressenterna (Lucia, 2011). Beroende på vilket evenemang man talar om är
det allt från övernattningar, shopping, mat och dryck samt biljetter som besökarna ger intäkter till. För eventplanerare blir de intäkterna senare kostnader som ska betala möbler, hyra, annonsering etc. (Ibid.). Det gäller att hitta rätt segment till rätt evenemang eftersom det är kunderna som ger en stor del av det finansiella stödet som driver evenemanget framåt (Lucia, 2015).
3.2 Eventplanerarens roll och arbetsstruktur
Man behöver ha förståelse för rollerna i en eventplanerares uppdrag samt förstå betydelsen av vad samhället bidrar med (Handelman, 1990). Eventplanerare tar emot idéer för att framställa evenemanget, de bjuder in människor genom marknadsföringskanaler samt skaffar de
resurser som behövs. De finner en plats där folk kan samlas (Handelman, 1990). Vid planeringen av evenemang så handlar det mycket om att hantera och förebygga eventuella problem som kan uppstå. Det betyder att man gör en riskbedömning om vilka problem som kan förekomma, vad man gör för att kunna förhindra det samt att det blir en förbättring i planeringen innan det blir kontroversiellt (Dridge, Phi, Whitford, 2014).
PSM-modellen (problemstruktureringmetoden) är en modell i en studie som undersöker om det finns ett verktyg som kan förbättra planeringen samt struktureringen av ett evenemang
(Rhodes, 1997; Runhaar, Dieperink & Driessen, 2006). Inom begreppet styrning identifieras samarbetsmetoder inför problem som eventuellt kan uppstå. Det finns olika mönster att utgå från när det kommer till planering, tillgångar och risker av ett evenemnag (Dridge et al., 2014). Faktorer om planering kan delas in i fyra olika grupper där kategorierna är; korta tidslinjer och budgetbegränsningar, bakgrundsinformation, reklam inom media av
evenemanget, samt det politiska aktörernas otillgänglighet att vara involverad i forskning av större event (Ibid.).
Människors möte innehåller alltid berättelser (Crafoord, 2005, s. 22). Bemötandet från
arrangören till kunden är en viktig aspekt, där är även rummet som mötet sker i eftersom rummet kan ha en påverkan på kundens humör (Crafoord, 2005). Påverkan av första mötet kan ha en stor betydelse. Det gäller att eventplaneraren bemöter kunden på rätt sätt och visar engagemang för kundens önskemål. Det har en stor betydelse hur man formar samtalet och uttrycker sig på rätt sätt för att kunden ska förstå. Det är nu eventplaneraren ska sälja in sig
gentemot kundens ideer och tankar och komma fram till planering och strukturering för det önskade evenemanget (Ibid.).
Kommunikation är en av de viktigaste aspekterna för en eventplanerare (Crafoord, 2005). Eventplaneraren ska uttrycka sina tankar på ett språk som kunden förstår för att kundens önskemål ska kunna uppnås (Ibid.). Det finns mycket att tänka på kring planering och som eventplanerare har man har många bollar i luften (Ribbing 2016). Det kan vara tankar om vad man behöver inför, under och efter evenemanget, men även de lagar och regler som måste följas. Det är även viktigt att visa respekt för kunden samt att respektera kundens önskemål. (Ibid.).
En eventplanerare ska se till att kundens önskemål kommer att uppfyllas och nå kundnöjdheten efter arbetets gång (Ribbing, 2016). Det visar då att vid planering av
exempelvis ett bröllop ska inbjudningskort skrivas. Eventplanerarens roll är att kunna regler inom vett och etikett för att kunna hjälpa till att skriva inbjudan om det skulle behövas. Ett annat exempel är att frågor kan uppstå som till exempel om man behöver bjuda gästernas respektive eller deras barn (Ribbing, 2016). Det finns ett flertal regler inom vett och etikett som var personer ska sitta, vem som skålar först samt när och vem som ska tala. Ribbing (2016) skriver att i en del fall kommer kundens omgivning vilja påverka festen som till exempel en toastmaster. Det är viktigt att inte toastmastern tar över eventplanerarens roll utan enbart hanterar talen om så är sagt (Ibid.).
3.3 Arbetsprocessen från början till slut
Evenemang ska vara omsorgsfullt planerade men strukturen kan variera beroende på vilken typ av event som ska genomföras (Ziakas, 2016). Eriksson och Lilliesköld (2013) beskriver att ett evenemang börjar med en idébeskrivning vilket leder till en förstudie och
projektspecifikationer. När evenemanget startar ska man skriva en projektplan som leder till ett genomförande, ett avslut och en slutrapport (Ibid.).
I startfasen är det viktigt att eventplaneraren tar upp vad målet för evenemanget är och kundens förväntningar (Eriksson & Lilliesköld, 2013). Man börjar utforma en struktur för programmet, se över olika aspekter, den sociala interaktionen, riskhantering och eventuella problemlösningar. Man ser över vad resultatet ska bli och vad det kommer att betyda för
kunden (Ziakas, 2016). The triple constraint är ett begrepp som innefattar de olika
begränsningarna som finns – funktioner, tider och kostnader. Om en av dessa ändras kommer minst en till av dessa påverkas. I planeringen kan man kan rita upp en fokustriangel där hörnen föreställer kostnad, kvalitet och tid (Eriksson & Lilliesköld, 2013). Därför är det viktigt att göra en tydlig plan och ta reda på mycket fakta samt göra en riskbedömning tidigt i planeringen.
Under riskbedömningen tar man upp vilka risker som kan uppstå, hur stor chans det är att det skulle hända något och hur stor skada det skulle göra för evenemanget (Eriksson &
Lilliesköld, 2013). Dessa delar ska innefatta olika avstämningstillfällen där man tar upp delmål och olika beslut som ska tas för att kunna fortsätta projektet (Eriksson & Lilliesköld, 2013). Resurser, målbilden och marknadsföringen är det man ska fokusera på till stor del (Xu, Wang & Tan, 2015). Resurserna ska ses över, målbilden ska vara tydlig för att alla medarbetare ska sträva mot samma håll. Man ska veta hur man når ut till samhället och vilka marknadsföringskanaler man kan använda sig av (Ibid.). Det är viktigt att veta vilka
förväntningar kunden har (Ribbing, 2016).
Under ett projekt är det viktigt med kommunikation, att alla har tillgång till den information som finns och att kunna balansera tider och funktioner under arbetets gång (Eriksson et al., 2013). När man börjar närma sig slutet är det viktigt att hitta åtgärder om balansen inte längre skulle finnas (Ibid.). Man ska även skriva en statusrapport eller på ett annat sätt följa upp evenemangets arbetsprocess från planering till vad som hänt och hur man låg till, även om det uppkom några problem eller andra förhinder. Kunden kan sedan ge en återkoppling av det som sagts och gjorts (Ibid.).
3.4 Kunskap för att nå gästen
Det sägs att synen på de flesta som jobbar inom restaurangbranschen anses vara outbildade och saknar kunskap enligt Lainpelto & Lainpelto (2012). Det är viktigt att besitta en social kompetens för att kunna arbeta inom service, men kunskap räknas inte in till social
kompetens (Ibid.). Yes I can är en insättningsmetod som ger kunden en högre upplevelse eftersom man arbetar med servicekvalitet. Bakgrund, erfarenheter, förkunskaper, kulturella och sociala normer är det som ger kvalitet för servicen (Lainpelto & Lainpelto, 2012). Eftersom man ger service säljer man en tjänsteprodukt. Det utgör därför att första mötet med
kunden är det viktigaste och att de inte väljer en av konkurrenterna (Ibid.). Att sälja en
tjänsteprodukt är att sätta kundens önskemål i centrum. Man skapar positiva och oförglömliga minnen av helhetsupplevelsen till personerna. Det gör man via känslor som kunden upplever i atmosfären, hörsel och syn som kunden får från rummet och produkten blir då en upplevelse i balans (Ibid.).
Teoretisk kunskap är att veta medan praktisk kunskap är att kunna skriver Björklund (2008). Människan får mer kunskap genom att ha en variation av kundens upplevelser, personalens uppgifter och eventuella problem som kan uppstå (Ibid.), eftersom det ger både förståelse och förmåga hur man ska använda rätt kunskap för att utföra arbetet eller lösa problemet. Den dolda kunskapen kommer ifrån upprepningar och mönster i arbetsuppgifterna (Ibid.). I den dagliga yrkespraktiken som berör restaurangarbete ingår det att de som arbetar i yrket har en förståelse och kunskap (Wellton, Jonsson, Walter, Svingstedt, 2016), som de ska besitta i arbetet och att personalen har intränade kroppsliga rutiner för sitt beteende. Då kan de använda verktyg och andra objekt och ha en motivation för sina uppgifter (Wellton, et al., 2016). Denna kunskap skapar yrkeskompetensen som är viktigt för att fatta beslut i arbetet, samt hantera situationer som kräver att man delar både kunskap och kompetens (Ibid.).
4. Syfte och frågeställningar
Syftet med uppsatsen är att ta reda på hur festevenemang generellt är uppbyggda, hur man arbetar och planerar för att tillfredställa kundernas önskemål efter deras beställning. Frågeställningar:
● Hur ser helhetsbilden ut av ett evenemang från start till slut? ● Vilken typ av kunskap behöver man ha?
● Hur får man kundnöjdhet utifrån gästens förväntningar?
5. Metod och material
I uppsatsen kommer insamlingsmetod och analys av metod och material belysas. Studien är baserad på intervjuer, vetenskapliga artiklar och annan relevant litteratur i form av böcker.
5.1 Metodval
En kvalitativ metod bestående av intervjuer valdes för att fånga respondenternas egna
uppfattningar och synsätt (Bryman, 2011). Det första man gör är att utforma frågeställningar, därefter valet av relevanta platser och undersökningspersoner enligt Bryman (2011). Sedan utförs insamling av data bestående av intervjuer och därefter förekommer det ett begreppsligt och ett teoretiskt arbete som ska framställa studiens resultat och slutsatser. Valet är då en semistrukturerad intervju. Utifrån det valda temat utformas frågor som kommer att ge möjligheter att komma fram till resultatet (Patel & Davidsson, 2011). I semistrukturerade intervjuer kommer respondenterna ha en stor frihet att kunna utforma sina svar på sitt sätt (Bryman, 2011). Frågorna från frågeschemat behöver inte komma i samma ordningsföljd samt att det tilläggs följdfrågor vid behov mellan huvudfrågorna i en semistrukturerad intervju. Anledningen till följdfrågor är att man kan behöva ett tydligare svar eller om frågan inte uppfattas av respondenten (Ibid.).
Datainsamlingenssvar från respondenterna ger är bidragande till resultatet. Frågeschemat (se bilaga 3) har formats utifrån den teoretiska bakgrunden, studiens syfte samt dess
frågeställningar. Valet av den kvalitativa metoden var det bästa sättet för att få ut mycket av svaren från frågorna av de valda respondenterna. Förklaringen av urval kommer i punkt 5.2.2.
5.2 Intervjuer
Inför intervjuerna har frågeställningar utformats till respondenterna. En pilotstudie har därför genomförts för att misskommunikation eller upprepade frågor inte ska uppstå.
5.2.1 Pilotstudie
Att man använder sig av en pilotstudie är för att kontrollera frågeschemat så att frågorna passar för intervjuerna (Bryman, 2011). Det är också för att undvika upprepade frågor och se till att frågorna ger ett bra underlag till resultatet (Ibid.). Pilotstudien valdes för att få en erfarenhet av metoden – intervju. Bryman (2011) skriver att det är bra att använda sig av en pilotstudie för att se till att man har en fungerande ljudinspelning som sedan kommer användas i intervjuerna. Intervjun med en alumn utfördes via en telefon på högtalare samtidigt som det spelades in via en annan telefon för att se till att ljudet blir bra till
kommande transkriberingar. Efter pilotstudien gavs feedback från alumnen som intervjuades. Frågor som var upprepade, eller oförstådda ändrades och togs bort från frågeschemat.
Frågorna har även kategoriseras i ordningsföljd (även om ordningen kan komma att ändras i intervjuns gång).
5.2.2 Urval
Urvalet är ett målinriktat- eller målstyrt urval som det också heter enligt Bryman (2011). Ett målinriktat urval väljs för att hitta potentiella respondenter för forskningsfrågorna (Ibid.). De som utgör potentiella respondenterna är de som jobbar-/t inom branschen inom olika
evenemang, bröllop eller större tillställningar. Ett mail skickades till totalt tolv personer via e-post med en förfrågning om respondenterna skulle vilja ställa upp för att delta i studiens undersökning, i mailet framkom det vad syftet var med undersökningen. Det följdes upp med en mailkontakt där datum, plats och tid bestämdes till de som tackade ja att delta i studien. Fyra stycken av intervjuer har skett på respondenternas arbetsplatser, medan tre av
intervjuerna har genomförts på en mobiltelfon via skype som är ett samtalsprogram. 5.2.3 Presentation av respondenterna
Nedan presenteras de respondenter som har varit med och deltagit i studiens undersökning. Namnen på respondenterna är påhittade, därmed behålls deras konfidentialitet som ingår i informationsbrevet (se bilaga 1).
David är en medelålders pappa. Nu är han fastanställd på ett hotell som executive chef, vilket betyder att han ansvarar för all mat i hotellets restauranger. Han har jobbat med mat sedan han var 15 år gammal och det håller fortfarande i sig.
Fanny är 27 år gammal hon utbildade sig inom hotell och värdskap på universitetsnivå. Efter utbildningen blev hon receptionist. Hon jobbar idag med att vara bemanningsansvarig på ett stort företag.
Leo har en lång erfarenhet av branschen både från utbildning men också genom att jobbat i matsal som butler till att vara eventplanerare för skapandet av rummet.
Lovisa började sin karriär inom catering, att vara serviceminded har drivit henne framåt. Det har lett till att starta ett företag vilket växte snabbt som sedan såldes. Idag driver hon en eventbyrå som är eftertraktad och växer fortare än vad det sålda företaget gjorde.
Siv studerade restaurang under sin gymnasieutbildning. Utifrån erfarenheter har hon arbetat sig upp från bröllopskoordinator, till biträdande restaurangchef till att hon idag arbetar som restaurangchef.
Tora är 26 år gammal och arbetar som sommelier och hovmästare på en gästgivargård. Hon är tidigare utbildad till sommelier på universitetsnivå, och arbetar också mycket med olika evenemang från fester till bröllop.
Stina är 22 år och utbildar sig till eventplanerare på ett universitet i England. Hon har även erfarenhet av att arbetat på olika evenemang runt om i världen.
5.3 Metod för analys och bearbetning av data
Intervjuerna har transkriberats efter varje intervjutillfälle, eftersom minnet då är fortfarande färskt (Bryman, 2011). Intervjuerna var allt från 10 minuter till 45 minuter långa, allt beroende på hur utförligt svar på respektive fråga man fick eller om följdfrågor behövde ställas. Transkribering är något som behövs för att bearbeta och analysera insamlingen av data (Bryman, 2011). Det är till en fördel att transkribera eftersom det behåller
intervjupersonernas ordalag och uttryckssätt (Ibid.). Datamaterialet består av 43 sidor av transkriberade intervjuer.
Analysen av data har bestått av en kvalitativ innehållsanalys (se bilaga 4). Efter
transkriberingen valdes citat ut från transkriberingarna som intervjupersonerna hade nämnt i sina svar. Detta är för att tolka det insamlade materialet (Graneheim & Lundman, 2004). Meningsbärande enheter har valts ut från transkriberingen och från det har det plockats fram en beskrivande enhet. Därefter skriver man en tolkad komprimerad text som ger ett subtema och till sist ett tema. Detta görs för att kunna förstärka meningsenheterna till studiens syfte samt kunna jämföra skillnader och likheter som kommer belysa studiens resultat (Ibid.). Nedan kommer ett exempel ur innehållsanalysen för att tydliggöra hur analysen har utformats.
Meningsbärande enheter
Beskrivande enhet Tolkad
komprimerad text
Sub-teman Teman
[...] det är väldigt blandat med vad dom har för kunskaper. Det som underlättar och göra saker mycket enklare är att jobba med
eventsamordnare som har en bakgrund inom food and beverage.
Kunskap om mat och dryck hos eventplanerare
Att ha kunskap om mat och dryck underlättar samarbetet och arbetet hos en eventplanerare.
Kunskap Event
6. Etisk planering för studiens genomförande
Alla som har medverkat i studien har innan intervjuerna fått information om vad studien ska handla om, dess syfte och studiens mål (Patel och Davidsson, 2011). Innan intervjuerna påbörjades har ett informationsbrev lästs upp (se bilaga 1). Det berättar att studien följer de fyra etiska principerna – informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (Bryman, 2011). I brevet nämns informationskravet där vi berättar att respondenternas deltagande är frivilligt. Samtyckeskravet belyses också som betyder att respondenterna själva får bestämma över sin medverkan och att de när som helst kan säga stopp och avsluta påbörjad medverkan. Vi berättar också att respondenterna aldrig kommer att nämnas vid namn eller vilket företag de jobbar på för att behålla konfidentialiteten. Respondenternas svar som de ger i undersökningen kommer enbart att användas till studiens ändamål enligt nyttjandekravet och att informationen bevaras från åtkomst för andra
personer. Efter intervjuerna skickades informationsbrevet till respektive respondent för att eventuellt kunna kontakta oss eller handledare om de har frågor eller vill avbryta sin medverkan i studien.
7. Resultat
Nedan kommer resultatet redovisas i sex avsnitt utifrån datainsamlingen. Citat visas för att illustrera trovärdighet från respondenternas svar. Namnen som skrivs ut är påhittade och bevarar konfidentialitet.
7.1 Kunskaper
Ett tema som är viktigt är kunskap, enligt respondenterna krävs det praktisk kunskap i det man arbetar med. Det finns lagar och regler som man behöver kunna, till exempel är alkohollagen en viktig lag, då många evenemang är på en plats där alkohollagen gäller. Det gäller oftast att man som privatperson inte får ta med sin egen alkohol till festen. Vissa respondenter tycker inte att man behöver kunskap genom utbildning utan det viktigaste är att man är stresstålig och kan de lagar och regler som gäller.
Några av respondenterna säger att när man planerar bröllop är det viktigt att kunna regler kring etiketten som de flesta bröllop utgår ifrån. Man kan inte placera bruden fel säger en av respondenterna. Besticken ska ligga på rätt sida av tallriken oavsett om personen på festen är höger eller vänsterhänt. Etikett är inte bara en regel, utan det handlar främst om respekt menar en av respondenterna. Man behöver inte följa etiketten som det står i etikettboken, för vissa ställen har sin egen charm på hur man ska duka, dricka och använda sig av utensilier eller andra resurser, säger respondent Leo. En av respondenterna säger att vett och etikett är en av kunskapsgrunderna. Man måste kunna grunderna för att göra saker annorlunda och ha något att luta sig tillbaka på.
Det är ganska viktigt. Det tycker jag ehm men jag lever ju ändå lite efter en sak som XX sa när jag gick sommelierutbildningen i ettan. Kan du reglerboken så kan du också bryta den. - (citat, Tora)
Kunskap inom mat och dryck samt servering är också en prioritering. Det gäller även logistik, att kunna ha en struktur på sitt arbete och hur man jobbar samt ha tålamod, säger en
respondent. Man ska veta hur matsal och köket fungerar tillsammans samt hur planeringen av logistiken är uppbyggd från start till slut, enligt flera av respondenterna.
7.2 Rollen som eventplanerare
Att vara en eventplanerare innebär för de flesta respondenterna att ha någon form av kundkontakt. Om man driver ett företag som planerar fester eller bröllop är planeraren den ledande kärnan som sätter ihop evenemanget och det handlar om att bygga det kunden vill ha, säger flera av respondenterna. Som planerare har man huvudansvaret för evenemanget, att det drivs framåt, att man åstadkommer det som kunden har önskat sig eller till de kunder som tackat ja i den erbjudna offerten från eventplaneraren.
[...] ibland har jag haft fullständigt ansvar både från första iden till alla olika delar att skaffa utrustning, all personal, ordna lokal, vara med på plats, driva fram allting tills man står och river på natten [...] Andra gånger har jag varit med på vissa delar och då har jag framförallt ansvarat för rummets utseende och bordet framförallt [...] - (citat, Leo)
Man behöver veta hur man kan nå kundens önskemål och om de önskar sig något som eventplaneraren inte har tillgång till, då ska detta nämnas samt att man försöker efterlikna eller lösa idén på ett annat sätt. Om man inte jobbar på en anläggning ingår det att hyra en plats där kunden kan ha sin fest, därefter införskaffar man de resurser som behövs och ska vara på plats tills festdagen är kommen. I arbetsuppgifterna kontaktar man även externa företag t.ex florister som kan skapa blomsterarrangemang. Några av planerarna vill vara på plats när dagen genomförs men det är upp till var och en, tycker några av respondenterna. Genom att befinna sig på platsen kan man lösa eventuella problem som skulle kunna uppkomma genom att hantera det i en snabb lösning.
[...] träffat bokarna eller kunden, vad man nu vill kalla de för. Ah man planerarar egentligen och hjälper dem med inbjudningskort [...] Kontakt med florister, ah externa tjänster
egentligen. - (citat, Siv)
7.3 Planering från start till avslut
Respondenterna menar att det till en början är viktigt att veta vad syftet med evenemanget är. Hur ska det vara och varför det ska vara på det sättet för att åstadkomma det kunden vill ha. Man tittar på hur lång tid man har på sig att utföra evenemanget. Sedan att man har
kundkontakt som att erbjuda kunden vad den förhoppningsvis önskar sig. Man ser också över kundens budget vad kunden har tänkt sig kunna betala för festen eller bröllopet.
Hälften av respondenterna påpekade att planeringen efter uppstart är att boka personal, hyra alla externa företag och resurser. Man bokar även en lokal där festen ska hållas. Sen kan man även måla upp kartor eller göra värdeord för evenemanget så man vet vad man har att jobba utifrån för att skapa den perfekta festen för kunden. Det är viktigt med kommunikation i och med att saker och ting under evenemanget kan ändras eller om problem skulle uppstå, menar alla respondenter.
Det första man ska tänka på är kundens önskemål eller vad dom vill få ut av eventet, mål och liknande. [...] Budgeten är också viktig att få reda på så fort som möjligt. Vet man inte vad dom är redo att spendera på ett event finns det ingen mening med att planera heller. - (citat, Stina)
På den genomförande dagen för evenemanget av det som har planerats en lång tid, brukar man vid bröllop inte följa upp vad kunden tyckte var bra eller inte. Utan man låter brudparet först åka på deras smekmånad sen när de kommer tillbaka pratar man lite hur fakturan ska betalas, sen eventuellt en personlig feedback till planeraren. Men den generella biten av de andra evenemangen är att man har någon form av uppföljning. Det kan vara i form av enkäter, telefonkontakt eller personliga möten, hur man är som företag, hur planeringen var, hur dagen har utformat sig samt återkommande besök säger de flesta av respondenterna.
7.4 Kundmöte
Den första kundkontakten är oftast via telefon eller mail, säger alla respondenter. Det är kunden som kontaktar företaget om frågor, idéer samt kostnader, och vid intresse av att utveckla evenemanget sker det första personliga mötet. Det är då man kommer upp med förslag på mer tänkbara ideer som efterliknar det kunden önskar sig och om de är villiga till att acceptera erbjudandet. Där kommer också budgethanteringen in, vad kunden är villig att betala eller vad förslaget från planeraren kommer att kosta. Det är budgeten man jobbar utifrån och som kan göra evenemanget till verklighet, säger respondenterna.
Första mötet med kunden, oftast så har man ju en mejlkonversation eller en telefonkontakt innan [...] Sen så möts man och då vill dom ha allting svart på vitt, hur kommer det funka, vad har ni, vad kommer ni behöva, vad är det för pengar vi måste lägga på det här. För då visar du liksom, det här står vi för, det här kan vi leverera och vad tänker ni, asså kan vi få det och samarbeta och funka eller kommer det inte klatscha (=fungera) alls. - (citat, Fanny) Man måste även ta reda på vilken målgrupp man har att göra med och kolla upp noga på vad gästen vill ha utav sin beställning. De flesta eventbolagen har relativt stora namn och
kunderna som gör sin bokning har oftast höga förväntningar på beställningen. Det är viktigt att möta kunden och att finnas där hela tiden i form av kommunikation för att kunna svara på eventuella frågor om det skulle komma upp några, enligt respondenterna.
Det man vill uppnå är kundnöjdheten, att tillfredsställa kunden och skapa större förväntningar än det som var förväntat från början, säger alla respondenterna. Det är viktigt att träffa
kunden vid ett tidigt skede i planeringen och förklara hur kvällen kommer se ut och varför man måste göra saker på vissa sätt för att kvällen ska bli lyckad. Är kommunikationen tydlig kommer kunden lättare förstå varför det inte alltid kan bli som den först tänkt sig.
7.5 Problem och begränsningar
När det kommer till problem och begränsningar finns det riskanalyser av planeringen på de flesta arbetsplatser. De vanligaste begränsningarna som finns är att budgeten inte räcker till det som kunden önskar sig. Det eventplanerare gör då är att komma med andra förslag som liknar det kunden önskade sig fast till ett billigare pris.
En av respondenterna säger, att ibland kan det hända personalen kanske inte kan jobba för sjukdom eller hinder av andra slag. En annan begränsning är att det kan bli dubbelbokningar på t.ex lokalen. Som respondenterna svarar så finns det risker med många olika faktorer som kan begränsa planeringen och genomförandet. En av begränsningarna kan vara om
eventplaneraren inte har någon kunskap om restaurang och servering och hur lång tid det tar att gå ut med maten innan den blir kall.
[...] deras egen eventpersonal kommer då hit och oftast är det att vi då får ett körschema och såna grejer av dom, eller deras program för dagen och dom fungerar nästan aldrig. För dom
har ingen bakgrund, dom vet inte hur en middag funkar. Dom vet inte vad som krävs. Oftast är det så att deras körscheman är för korta i tid och att man då tror att man kan ha en middag på två timmar och då ska dom ha prisutdelaren, dom ska ha uppträdande och trollkarl. Det funkar aldrig. Där saknas det en väldigt stor kompetens. Är man en
eventplanerare har man en mycket större fördel av att komma från dryckessidan. - (citat, David)
Om det uppstår problem vilket kan hända, försöker man lösa det på plats. Man har som en inställning att när något går fel så försöker man rätta till problemet. En av respondenterna berättade om: Att om man tappar ett glas till exempel, då hämtar man per automatik en sopborste och sopar upp glaset, som är ett snabbt löst problem. En annan respondent berättar att på ett bröllop fick de strömavbrott 30 minuter innan middagen skulle börja. Då var det bara att hämta grillar och göra det bästa av situationen för att lösa problemet. I detta fall löste sig problemet av sig själv då strömmen kom tillbaka och planeringen fungerade igen.
Det största problemet, eller det bästa som finns i ett evenemang, eller ingenting blir bättre än beställaren, beställaren är den viktigaste personen. [...] Får du honom eller henne på kroken så hon litar på dig, han har fullständigt förtroende för dig och ger dig tydliga regler men ändå ett fritt spelutrymme. [...] Så det är därför researchen är så viktig i början och att den också gäller. Klockan går, och förändringar i sista minuten funkar inte. - (citat, Leo) Men det finns andra saker som inte går att lösa, när kunden ber om omöjliga saker. Till exempel berättar en respondent vid en bokning, att kunden ville att det öppna köket och servisen skulle vara helt tysta på plats när de förberedde middagen. Vilket är omöjligt att göra då personalen måste kunna kommunicera mellan varandra..
7.6 Den egna definitionen av event
I frågan om respondenternas definition av event är den svår att besvara. Majoriteten av respondenterna nämner på ett eller annat sätt att event är som en samlingsplats för individer, där de kan festa, mingla eller fira något stort. Men det är något man bör planera och som kostar pengar. Samlingsplatsen är en gemenskap av människor som vill interagera med varandra. Nedan kommer ett citat angående en av respondenternas egna definition av event.
[...] hos oss vi har ju allt, så för mig är det ju en get together eh där man eh antingen firar nått eller planerar något, det är ju så olika men det är människor som samlas i grupp och ska på något sätt skapa en relation [...] det kan ju vara allt från fest, mingel till en liten
smörgåsbuffe, vad som helst, men just det här interagera med människor, att kunna få folk att prata med varandra skulle jag säga. - (citat, Fanny)
8. Diskussion av resultat
I detta avsnitt kommer den teoretiska bakgrunden ställas mot resultatet.
8.1 Struktur och kommunikation
Något gemensamt hos alla respondenter var att struktur och kommunikation var viktigt. Respondent Leo berättar att eventplanerarens roll är att bygga upp ett evenemang där kunden och dess gäster kan mötas. Handelman (1990) beskriver även att evenemang är en plats där folk kan samlas och mötas. I vissa fall vet inte kunden exakt hur evenemanget ska vara eller att bilden av evenemanget är diffust. Därför kan det vara bra att göra en idébeskrivning, förstudie och projektspecifikation, skriver Eriksson, et al., (2013).
Flera respondenter styrker att det första mötet med kunden är det viktigaste eftersom
evetplaneraren ska kunna få en sån tydlig bild som möjligt om vad kunden önskar sig. Det är då man ska lyssna på vad kunden har för önskemål om hur evenemanget ska vara samt att det är då man diskutera budget. Budgeten har nämligen en stor betydelse för hur evenemanget kommer bli och vad man kan göra säger alla respondenterna. Detta tas även upp av Lucia (2011), budget och tid är de två största hinder som finns under ett evenemang.
Respondenterna tar upp att budget och tid är en av begränsningarna som finns vilket passar in i Eriksson, et al. (2013) begrepp The triple constraint som tar upp tid, pengar och funktion som begränsningar. Ziakas (2016) skriver att evenemang ska vara omsorgsfullt planerade men att strukturen kan variera. Detta håller respondenterna med om och säger att
evenemangen varierar från gång till gång beroende på vad kunden vill ha och vilka begränsningar som finns.
Riskanalys är viktigt och ska alltid göras. Majoriteten av respondenterna gör en riskanalys på sina evenemang, vissa gör större och tydligare riskanalyser än andra. Riskanalysen är viktig
för att kunna förhindra och enkelt kunna lösa problem som uppstår (Dridge et al., 2014). PSM-modellen som Rhodes, (1997); Runhaar et al. (2006) förespråkar om, är en modell för att kunna ge en förbättrad planering och strukturering. Enligt respondenterna har de inte använt sig av den modellen eller liknande, utan de berättar att de använder sig av riskanalyser som de själva gör inför varje evenemang.
Xu, Wang & Tan (2015) säger att målbilden ska vara tydlig hos alla medarbetare vilket vissa respondenter också tar upp. Marknadsföringen är dock inget respondenterna nämner, men det beror också på evenemangets storlek, vad det går ut på och vem som bokar.
8.2 Kunskap för att nå gästen
Ribbing (2016) skriver att etikett är viktigt att kunna när man hanterar evenemang, något som respondenterna har delade åsikter om. De flesta tycker att det är bra att kunna men
anledningarna kan variera. Några av respondenterna tycker att man ska kunna reglerna för att hjälpa till om kunden har några frågor. Andra anser att kunskap om etikett ska finnas för att man sedan kan bryta mot dom.
Respondenterna som har intervjuats har olika erfarenheter inom evenemang. De som har utbildat sig inom mat, dryck och evenemang hade lättare att sätta ord på varför de gör som de gör. De respondenter som har gjort sin karriär enbart byggt på erfarenhet hade svårare att förklara varför vissa saker blir som de blir eller varför vissa alternativ är bättre än andra. Resultaten på evenemangen blir fortfarande lika bra men förståelsen bakom deras hantverk är inte lika tydligt. Lainpelto & Lainpelto (2012) tar upp att många i restaurangbranschen inte är utbildade och saknar kunskap om yrket men att det viktigaste är att man har social
kompetens. Det är även skillnad på social kompetens och kunskap (Ibid.). Erfarenhet kan vara det som har störst betydelse hos eventplaneraren. Wellton, et al. (2016) diskuterar om yrkeskompetens och att kunna fatta beslut vilket även kan kopplas till det respondenterna har att säga om kunskap och att kunna skapa ett lyckat evenemang. Enligt Björklund (2008) kan de då använda rätt kunskap till att lösa problem och fatta rätt beslut.
För att uppnå kundnöjdhet gäller det att vara lyhörd och ta hand om gästen från första mötet. Man gör ett intryck som eventplanerare och skapar en stämning i rummet (Crafoord, 2005) Under det första mötet ska eventplaneraren följa upp kundens önskningar menar alla
respondenter. Crafoord (2005) talar om att kommunikation är en av de viktigaste aspekterna för att behålla gästen. Det talar även respondent Siv om i sin intervju, att kommunikation och kunna uppdatera kunden om vad som händer i planeringen om nu kunden vill det.
8.3 Så ett evenemang är...
Som Ziakas (2016) skriver så är evenemang en tillställning. Att vara på en plats som har den sociala gemenskapen för personer som delar liknanden intressen, en social interaktion helt enkelt, detta menar även Putman (2001). Detta menar också majoriteten av respondenterna, det är en form av en fest eller firande med många människor som ska samlas på en plats. I undersökningen berättade respondenterna vad deras egna definition av evenemang är. Svaret var olika från alla respondenter men alla svar hade en sak gemensam, det var gemenskap. En stor fest, bröllop eller någon tillställning som ska firas på en samlad plats, säger
respondenterna. Här dras det likheter med vad Ziakas (2016) skriver att man för personer tillsammans för att bidra med ett firande. Respondenterna menar med att man vill ha en minnesvärd upplevelse av evenemanget man är på vilket de flesta av eventplanerarna arbetar hårt med. Likaså skriver Chalip (2006) att det väcker betydelser av tillställning till
intressenterna på evenemanget. Genom att skapa en storytelling kring evenemanget kan man väcka betydelsefulla känslor (Chalip, 1992). Vilket respondent Leo svarade i samma spår. Man behöver ta reda på vad kunden vill få ut av och känna från evenemanget.
För att kunna skapa ett evenemang måste det finnas intäkter, det är kunden som är dessa intäkter. Det är budgeten från kunden som bestämmer hur evenemanget kommer att vara (Lucia, 2015). Detta nämner även alla respondenterna i sina svar från intervjuerna, att allt skapas utifrån vad kunden har för budget. Finns det inte några pengar så finns det inga
resurser till att kunna skapa det som kunden önskar sig. Quinn (2009) drar också slutsatser för att kunna göra ett evenemang, i detta fall festivaler så behöver man sponsorer till ett påbörjat skapande av evenemanget och för att kunna driva det framåt.
9. Metod- och materialdiskussion
Reflektioner angående material och metodval kommer att presenteras samt hur och varför datainsamlingen har analyserats.
9.1 Metod och urvalet
Ett målinriktat urval valdes där respondenterna som tillfrågades gjordes utifrån yrke och kunskap i det ämne som studien innehåller. Mailet om förfrågning gick ut till tolv personer som tycktes passa för undersökningen. En person sa nej, tre personer svarade inte, de andra sju personerna tackade ja och deltog i undersökningen. Det som hade kunnat vara bättre för undersökningen var att få mer respondenter, genom att tidigare i arbetets gång leta efter potentiella personer som skulle kunna ha deltagit i undersökningen.
9.2 Användning av pilotstudie och frågeschema
Pilotstudien var det optimala att göra, om inte pilotstudien hade genomförts hade inte vi vetat om inspelningarna via en telefon med personen i en annan telefon hade fungerat bra. De tips vi fick som feedback av frågeschemat hade heller inte kunnat ändras om inte pilotstudie hade genomförts. Det frågeschema (se bilaga 3) som är utformat har behandlats utifrån den
teoretiska bakgrunden, syftet samt studiens frågeställningar. Fram och tillbaka ändrades och utformades frågor för att få fram så mycket i undersökningen som möjligt. Vi valde också att ha med följdfrågor ifall respondenterna inte förstod frågan eller om det behövdes för att få ett svar. Vi hade till en början 22 frågor, men frågorna kortades ned till 14 frågor med
tillhörande följdfrågor. Varför frågorna kortades ner var efter feedback att frågorna liknande varandra, eller att man fick samma svar på två olika frågor. Det var något som inte skulle stärka studiens resultat. Ordningen ändrades också i form av frågor så att man började men en öppen fråga där respondenten presenterar sig själv för att mjuka upp samtalet till en början. Man får liknande svar av frågorna av respondenterna i vissa intervjuer, men det ses som positivt för att belysa vad som är viktigt i resultatet.
9.3 Tolkning av data
En innehållsanalys (se bilaga 4) användes för att ta ut citat från interjvuerna som hade transkriberats. Citaten sattes in i meningsbärande enheter som sedan kortas ner till
beskrivande enheter. Efter de beskrivande enheterna gjordes det en tolkad komprimerad text som sätts in i ett subtema vilket är ett undertema till temat – evenemang. Valet till att göra en innehållsanalys är för att stärka trovärdigheten i studien. Det är också lättare att förstå
resultatet genom tabell 1 som gjordes och hur man har kommit till det resultat man har valt att presentera. Det blir en lättare kontext för läsaren att veta vad vi har utgått från i studien. Hade innehållsanalysen inte skapats så hade studiens resultat inte kunnat utformats på det
sättet som framgås i punkt 7 – resultatdelen. Utan med innehållsanalysen så har svaren från respondenterna kunnat plockats ut och jämförs mot varandra.
10. Etisk reflektion om studiens genomförande
Vid genomförandet av intervjuerna så har vi tagit hänsyn till de fyra etiska principerna, informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet. I
informationsbrevet som lästes upp för varje respondent ingick alla dessa kraven och en kort beskrivning till varje. Efter att intervjun hade genomförts meddelade vi respondenterna att informationsbrevet kommer skickas ut för att säkerställa respondenterna vad de har medverkat i. Hur materialet kommer att användas och sparas, hur deras namn och
arbetsplatser kommer anonymiseras och att de kan avbryta medverkan till dess att uppgiften är publicerad. De får också kontaktuppgifter till oss författarna och handledaren för studien. Det var ett bra tillvägagångssätt och respondenterna var nöjda med informationsbrevet.
11. Slutsats
Genom studien har uppstarten av evenemang påbörjats med kundmöte. Där har eller skaffar eventplaneraren sig en projektidé för att kunna utveckla och genomföra den till kunden. Inför starten i uppbyggnaden av evenemanget är budgeten det som leder till vad eventplaneraren utvecklar. Man ska ha tydlig kommunikation med kunden genom hela processen ifall
ändringar, problem eller liknande skulle uppstå. Som eventplanerare gäller det att nå kundens önskemål och förväntningar. Genom tydlig kommunikation når man enklare kundnöjdhet. Erfarenhet ger kunskap till personal, men man behöver inte vara utbildad inom ämnet. I studien framkommer det att ju mer utbildning du har inom till exempel mat och dryck, desto lättare har du senare att sätta dig in i tidscheman och matchande komponenter som ska ingå i festen. Med utbildning kan du lättare få kunskap och förståelse för ditt hantverk, detta avgör dock inte kvalitén på evenemanget utan kan underlätta eventplanerarens arbete. Ett
evenemang handlar om att människor ska mötas och umgås med varandra. Eventplanerarens roll är att se till att dagen blir en upplevelse och skapa en chans för gästerna att mötas. En eventplanerare måste dock kunna säga till kunden när något inte fungerar och i vissa fall komma med en eller fler förslag på lösningar. Efter den genomförande dagen tycks det
behövas en uppföljning från kunden, om fakturabetalning, hur dagen var, säkerställa kundnöjdheten samt om det blir återkommande kunder.
12. Praktisk användning och vidare forskning
Evenemang är ett ämne som det generellt inte har forskats om. Denna studie kan användas som en grund för vidare forskning samt vara en intressant och bra läsning för de som vill börja arbeta som eventplanerare. Studien kan ge inspiration samt väcka tankar om varför man gör som man gör och vad man kan göra för att skapa ett lyckat event. Studien kan samt bidra till att fler forskningar kommer utföras inom ämnet. För en erfaren eventplanera kan denna studie bidra med nya tankar och tankesätt. Synsätt på hur andra eventplanerare tänker kring planering, budget och kundrelationer. För att använda studien i en vidare forskning så har den ett bra underlag på de stora genrella bitarna för evenemang, arbetet för planering och
Referenslista
Björklund, L-E. (2008). Från novis till expert: Förtrogenhetskunskap i kognitiv och didaktiskt belysning. Doktorsavhandling, Linköping studies in Science and Technology Education 17. Norrköping: Linköpings universitet, Institutionen för samhälls- och välfärdsstudier. Hämtad: 2018-05-01från https://liu.se/cetis/konferenser/documents-tis2017/bjorklund-avh-novice-exp.pdf
Bryman, A. (2011). Samhällsvetenskapliga metoder. Malmö: Liber AB
Chalip, L. (1992). The construction and use of polysemic structures: Olympic lessons for sportmarketing. Journal of Sport Management, 6(2), 87 –98. doi:10.1123/jsm.6.2.87 Chalip, L. (2006). Towards social leverage of sport events. Journal of Sport & Tourism, 11(2), 109– 127. doi:10.1080/14775080601155126
Crafoord, C. (2005). Människan är en berättelse. Finland: WS Bookwell
Dridge, D., Phi, G., Whitford, M. (2014). Understanding conflicting perspectives in event planning and management using Q method. Tourism Management 40, 405-415. doi:10.1016 Eriksson, M., Lilliesköld, J. (2013). Handbok för mindre projekt. Stockholm: Liber AB Graneheim, U., & Lundman, B. (2004). Qualitative content analysis in nursing research: concepts, procedures and measures to achieve trustworthiness. Nurse Education Today,24 (2), 105-112. doi:10.1016/j.nedt.2003.10.001
Gustafsson I-B., Öström Å., Johansson J., & Mossberg L. (2006). The Five Aspects Meal Model: a tool for developing meal services in restaurants. Blackwell Publishing: Journal of Foodservice, 17, 84-93. doi:/10.1111/j.1745-4506.2006.00023
Handelman, D. (1990). Models and mirrors: Towards an anthropology of public events. Cambridge: Cambridge University Press.
Lainpelto, J., & Lainpelto, K. (2012). Den dolda kunskapen: En bok om serviceyrket inom hotell och restaurang. Lund: Studentlitteratur AB.
Lucia, D., M. (2011). Economic performance measurement systems for event planning and investment decision making. Tourism Management 34, 91-100. doi:10.1016
Patel, R., & Davidson, B. (2011). Forskningsmetodikens grunder: att planera, genomföra och rapportera en undersökning. Lund: Studentlitteratur AB
Putnam, R. D. (2001). Bowling alone: The collapse and revival of American community. New York, NY: Simon & Schuster.
Quinn, B. (2009). Festivals, events, and tourism. In T. Jamal & M. Robinson (Eds.), The Sage hand-book of tourism studies (483-503). London: Sage.
Rhodes, R. A. W. (1997). Understanding governance: Policy networks, governance, reflexivity and accountability. Buckingham/Philadelphia: Open University Press.
Runhaar, H., Dieperink, C., Driessen, P. (2006). Policy analysis for sustainable development: The toolbox for the environmental social scientist. International Journal of Sustainability in Higher Education, Vol. 7, 34-56. doi.10.1108/14676370610639236
Ribbing, M. (2016). Ribbings Etikett. Stockholm: Bokförlaget Forum
Wellton, L., Jonsson, I-M., Walter, U., Svingstedt, A. (2016). Restaurant practices – time, planning, knowledge and dreams. Scandinavian Journal of Hospitality and Tourism, doi: 10.1080/15022250.2016.1176951
Xu, Y., H., Wong, A., I., Tan, S., X. (2015). Exploring event bundling: The strategy and its impacts. Tourism Management, 52, 455-467 doi:10.1016
Ziakas, V. (2016). Fostering the social utility of events: an integrative framework for the strategic use of events in community development. Current Issues in Tourism, Vol. 19, No.
Bilaga 1 Informationsblad, undersökning för
examensarbete
Studien syfte är att göra en akademisk studie om evenemang, eventplanerarens roll, gästens upplevelse från sina ideer och tankar till den slutprodukt gästen får. Vi vill belysa hur tankar, planering, strukturering och samarbete fungerar i verkligheten för att få en hög
kundtillfredsställelse.
Deltagandet är anonymt och frivilligt. Du kan när som helst dra dig ur studien tills dess att uppsatsen har publicerats. Inga personuppgifter eller arbetsplatser kommer att lämnas ut eller nämnas i studien. Information som kommer fram genom intervjuerna kommer endast att användas i forskningssyfte och bevaras från åtkomst för andra. Resultatet kommer att anonymiseras så att identifikation av person eller företag inte är möjlig.
Om det finns frågor om studien, deltagandet eller liknande går det bra att kontakta oss. Se kontaktuppgifter nedan.
Tack för att ni deltar i vår undersökning! Kontaktinformation
Elin Brunzell elin_brunzell@hotmail.com 072 707 2286 Moa Lindén moalinden1@gmail.com 072 368 6228 Handledare för projektet
Lotte Wellton, fil. dr vid Restaurang- och hotellhögskolan lotte.wellton@oru.se
Bilaga 2 Sökmatris
Datum Databas Sökord Antal ref. Kombi -nation Antal referenser i kombination Antal lästa abstract Antal lästa artiklar Använda artiklar 2018-03-27 Leisure Tourism communi-cation event 1136 xx xx 5 3 1 2018-03-27 Leisure Tourism different events 1851 xx xx 4 2 0 2018-04-01 Leisure Tourism Event planning 988 xx xx 4 2 2 2018-04-01 Leisure Tourism Event planner 156 xx xx 2 2 1
Bilaga 3 Intervjuguide
Kan du berätta lite om namn, ålder, vad du har gjort tidigare och var du jobbar nu 1. Hur hamnade du i branschen? Utbildning?
2. Vad är din roll inom ett evenemang? Medarbetare?
3. Vad är det för kunskap som en eventplanerare måste besitta? Hur viktigt är det att kunna om regler inom etikett? Är det något kunderna brukar be om hjälp om ofta? 4. Vad börjar man med inför starten på ett evenemang?
5. Hur viktigt är första mötet med kunden? Kommunikation och plats, strukturen (inredning i rummet) Kommunikation
6. ‘Vilka begränsningar finns? - Hur påverkar dom varandra och evenemanget? 7. Hur ser strukturen och planeringen ut?
8. Vilka problem kan uppstå? -Varför? Hur kan dom undvikas? 9. Vad avslutar man med?
10. Vad är det viktigaste med ett evenemang att tänka på? 11. Vilka förväntningar brukar kunden ha?
12. Hur når man kundnöjdhet?
13. Vad tycker du är ett gott värdskap?
Bilaga 4 Innehållsanalys
Meningsbärandeenheter
Beskrivande enhet Tolkad
komprimerad text
Sub-teman Teman
[...] att du tar genvägar bara för att göra något som är häftigt och att du inte vet det grundmässiga så att du inte kan göra samma kvalité. Där är vett och etiketten väldigt grundlig.
Vett och etikett är en av grunderna för servering
Kan du inte grunderna blir det svårare att göra ett lyckat event.
Eventplanerare Event
[...] det är väldigt blandat med vad dom har för kunskaper. Det som underlättar och göra saker mycket enklare är att jobba med
eventsamordnare som har en bakgrund inom food and beverage.
Kunskap om mat och dryck hos eventplanerare
Att ha kunskap om mat och dryck underlättar samarbetet och arbetet hos en eventplanerare.
Man måste ta reda på vad vem är kunden, vad förväntar sig kunden? Har du rätt tidsplan, är det tal, hur lång tid kommer det ta att göra middag för 700.
Man måste känna kunden och veta vad den vill ha för evenemang
Genom att lära känna kunden, ta reda på
förväntningar och få ut så mycket fakta som möjligt kan du göra ett bättre evenemang
Planering Event
Det jag oftast vill veta är vad är det för grupp? Vad är det för typ av människor? För det är väldigt stor skillnad om det är mycket utländska gäster eller om det är byggarbetare
Veta vilka gästerna är
Om man vet vilka gästerna är kan man lättare skapa ett event som folk blir nöjda och känner sig bekväma med
[...] deras eventpersoner kommer då hit och oftast är det att vi då får ett körschema och såna grejer av dom, eller deras program för dagen och dom fungerar nästan aldrig. För dom har ingen bakgrund, dom vet inte hur en middag funkar.
Problem kan uppstå om eventplaneraren inte har någon erfarenhet om hur middagar fungerar Undvik problem genom att ha kunskap om hur middagar fungerar, stora som små, för att kunna skapa en hållbar tidsplan Problemhantering Event
det ju en get together eh där man eh antingen firar nåt eller planerar nåt, det är ju så olika men det är människor som samlas i grupp och ska på nåt sätt skapa en releation, skapa nåt som dom känner att dom inte har nu
Evenemang är en palts där folk samlas tillsammans
Målet med ett evenemang är att samla folk tillsammans och skapa en upplevelse där man kan skapa nya relationer
