Linköpings universitet | Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling Examensarbete i Företagsekonomi, 30 hp | Civilekonomprogrammet Vårterminen 2021 | ISRN-nummer: LIU-IEI-FIL-A--21/03578--SE
Hallå? Hör ni mig?
En kvalitativ studie om särlokaliseringens påverkan på
kommunikation i team
Wilma Begby Persson
Sofie Hellström
Handledare: Lena HögbergLinköpings universitet SE-581 83 Linköping, Sverige
Förord
Denna uppsats var det sista som stod mellan oss och en civilekonomexamen. Efter 20 veckor av intensivt arbete har vi idag en färdigställd uppsats som vi är mycket stolta över.
Vi vill rikta ett stort tack till alla som varit med och gjort denna studie möjlig. Särskilt tack till alla respondenter som delat med sig av sina erfarenheter. Utan er hade studien inte varit möjlig att genomföra. Vi vill även rikta ett stort tack till vår handledare Lena Högberg för hennes stora engagemang, kloka ord och värdefulla feedback som gjort vår uppsats till vad den är idag.
Sist men inte minst vill vi tacka varandra för en mycket utmanande men givande termin och för fyra fantastiska år i Linköping. Vi klarade det!
Trevlig läsning! Linköping 2021-05-25
Sammanfattning
Titel: Hallå? Hör ni mig?: En kvalitativ studie om särlokaliseringens påverkan på
kommunikation i team
Författare: Wilma Begby Persson och Sofie Hellström Handledare: Lena Högberg
Bakgrund: Användningen av särlokaliserade team i organisationer har ökat markant de
senaste årtiondena. När ett team arbetar särlokaliserat med hjälp av digitala
kommunikationsverktyg ändras förutsättningarna för teamets kommunikation. Den tidigare forskningen om särlokaliserade team har främst behandlat internationella team med stora geografiska avstånd samt team till stor del bestående av experter, men till följd av pandemin covid-19 har särlokaliserat arbete blivit aktuellt för fler typer av team. Det finns därför anledning till att bedriva forskning om hur särlokaliseringen påverkar kommunikationen i dessa team.
Syfte: Syftet med studien är att ge ökad förståelse för hur särlokalisering påverkar
kommunikationen i team där teammedlemmarna är vana vid att arbeta samlokaliserat, genom att identifiera och förklara konsekvenser som särlokaliseringen får för teams kommunikation.
Metod: Denna studie är en kvalitativ flerfallsstudie med en abduktiv forskningsansats och
ett realistiskt perspektiv. Studiens empiri har samlats in genom semistrukturerade intervjuer med elva teammedlemmar tillhörande tre olika team bestående av studenter.
Slutsats: Studiens resultat visar att särlokaliserat arbete med digitala
kommunikationsverktyg får flertalet konsekvenser för kommunikationen i team. Särlokaliseringen bidrar med vissa konsekvenser medan de digitala
kommunikationsverktygen bidrar med andra. I denna studie har 13 konsekvenser
identifierats inom de kommunikativa aspekterna bekräftelse, konversationens flyt, feedback, gemensam förståelse och kreativitet. Studien fann även att de konsekvenser som identifierats har ett nära samband på så sätt att flertalet påverkar varandra. Varför de intervjuade teamen påverkades på detta sätt kan till viss del förklaras av deras ovana att arbeta särlokaliserat över digitala kommunikationsverktyg och omedvetenhet om vad det innebär för ett teams kommunikation.
Nyckelord: Kommunikation, särlokalisering, digitala kommunikationsverktyg, team,
Abstract
Title: Hello? Can you hear me?: A qualitative study about how communication is affected in
dispersed teams
Authors: Wilma Begby Persson and Sofie Hellström Supervisor: Lena Högberg
Background: The use of dispersed teams in organisations has grown rapidly in the latest
decades. A dispersed team that communicates with digital communication tools does not have the same prerequisites for communicating as a co-located team have. The previous research made about dispersed teams has mainly focused on international teams with large geographical distances and teams that for the most part consist of experts. Due to the pandemic covid-19, working in dispersed teams has become necessary for other types of teams. It is thereby motivated to conduct research about how the communication is affected in other types of dispersed teams.
Purpose: The purpose of this study is to increase the understanding of how team
communication is affected by the dispersion in teams where the team members are used to working co-located, by identifying and explaining consequences the dispersion of the team has on team communication.
Method: This study is a qualitative multi-case study with an abductive approach and a
realistic perspective. The empirical data has been collected through semi-structured interviews with eleven team members belonging to three different teams of students.
Conclusion: The result of the study shows that dispersed teams using digital
communication tools face several consequences regarding their communication. The fact that the team is not co-located leads to certain consequences and the use of digital
communication tools leads to others. This study has identified 13 consequences within the communicative aspects: confirmation, the flow of the conversation, feedback, shared understanding and creativity. The study also shows that the consequences identified are closely connected in such a way that many of them affect each other. Why the interviewed teams were affected in this way can to some extent be explained by their inexperience in working with digital communication tools and unawareness of what it means for their communication.
Innehållsförteckning
1. Inledning 1
1.1 Bakgrund 1
1.2 Problemformulering 2
1.3 Syfte och forskningsfrågor 5
2. Metod 7 2.1 Metodologiska val 7 2.1.1 Forskningsstrategi 7 2.1.2 Forskningsdesign 7 2.1.3 Vetenskapligt perspektiv 8 2.1.4 Forskningsansats 8 2.2 Datainsamling 9 2.2.1 Litteraturinsamling 9 2.2.2 Intervjuer 10 2.2.3 Urval 11 2.2.4 Genomförande av intervjuer 14 2.3 Analysmetod 15 2.4 Kvalitetsdiskussion 16 2.5 Etiskt förhållningssätt 17 3. Teoretisk referensram 19 3.1 Kommunikationsverktyg 19 3.2 Brus 20
3.3 Social och icke-verbal kommunikation 20
3.4 Bekräftelse 21 3.5 Konversationens flyt 22 3.6 Feedback 22 3.7 Gemensam förståelse 23 3.8 Kreativitet 26 3.9 Studiens analysmodell 27 4. Empiri 29 4.1 Team A 29
4.1.1 Uppgifterna teamet arbetade med 29
4.1.2 Om teamet 29
4.1.3 Kommunikationsverktygen de använde och på vilket sätt de använde dem 30
4.1.4 Hur teamet arbetade med uppgifterna 32
4.2 Team B 38
4.2.1 Uppgifterna teamet arbetade med 38
4.2.2 Om teamet 38
4.2.3 Kommunikationsverktygen de använde och på vilket sätt de använde dem 38
4.2.4 Hur teamet arbetade med uppgifterna 39
4.2.5 Teammedlemmarnas erfarenheter av teamets kommunikation 40
4.3 Team C 45
4.3.1 Uppgifterna teamet arbetade med 45
4.3.2 Om teamet 45
4.3.3 Kommunikationsverktygen de använde och på vilket sätt de använde dem 46
4.3.4 Hur teamet arbetade med uppgifterna 47
4.3.5 Teammedlemmarnas erfarenheter av teamets kommunikation 48
5. Analys 55
5.1 Bekräftelse 55
5.1.1 Sociala och icke-verbala signaler uppmärksammas inte i samma utsträckning 55
5.1.2 Ögonkontakt ej möjlig 56
5.1.3 Svårighet att bekräfta med instämmande ljud 57
5.1.4 Utebliven bekräftelse 58
5.2 Konversationens flyt 59
5.2.1 Begränsad förutsägbarhet 59
5.2.2 Verktygets begränsningar i ljudhantering 60
5.2.3 Behov av upprepning 60 5.3 Feedback 61 5.3.1 Upplevd avlägsenhet 61 5.3.2 Frekvensen av feedback 62 5.4 Gemensam förståelse 63 5.4.1 Olika uppfattningar 63
5.4.2 Begränsad delning av informell och oavsiktlig information 65
5.5 Kreativitet 68
5.5.1 Högre tröskel att ta ton eller svårt att bli hörd 68
5.5.2 Längre tidsåtgång och större ansträngning i konversationerna 69
6. Slutsats 71
6.1 Studiens bidrag 72
6.2 Förslag till vidare forskning 73
1. Inledning
1.1 Bakgrund
Team som arbetar tillsammans för ett gemensamt mål är en del av alla människors vardag och de allra flesta tillhör flera olika team (West, 2004). Arbete i team kan idag anses allmänt förekommande i nästan alla organisationer (Hackman, 2002). Enligt Baker, Day och Salas (2006) finns det en generell samstämmighet inom forskningslitteraturen att ett team består av två eller fler individer som delar gemensamma mål, har specifika roller, är
anpassningsbara och utför uppgifter som ställer krav på ömsesidigt beroende. Individers olika förmågor, kompetenser och kunskap kan i ett välfungerande team skapa
synergieffekter som gör att teamet tillsammans kan prestera bättre än den sammanlagda individuella prestationen (Richardson & West, 2010). Individerna i ett team kan dela
perspektiv och kunskap med varandra och tillsammans hitta lösningar på komplexa problem (West, 2004). Ett team kan även vara mer innovativt och kreativt än vad individen kan vara på egen hand (West, 2004).
Kommunikation är en av grundpelarna för att ett team ska kunna arbeta tillsammans (West, 2004). Berry (2011) beskriver kommunikation som en process där två eller fler parter delar information och förståelse mellan varandra. Ett team som arbetar tillsammans
kommunicerar med varandra för olika ändamål. De kommunicerar för att utbyta information, förmedla åsikter eller perspektiv, fatta beslut, planera eller för att nå en
gemensam förståelse (Massey, Montoya-Weiss & Hung, 2003). Kommunikation kan ses som ett teams verktyg för att samarbeta, fatta beslut och agera och är därmed centralt i arbetet för att nå gemensamma mål (Berry, 2011). Mycket forskning om team betonar vikten av
kommunikation för att team ska klara av olika uppgifter och möjliggöra synergieffekter (se t.ex. Kozlowski & Bell, 2003; Morgan, Salas & Glickman, 1993).
Utvecklingen inom digitala kommunikationsverktyg har möjliggjort för olika team att arbeta tillsammans trots geografisk distans (Cramton, 2001). Idag används digitala
kommunikationsverktyg i nästan alla verksamma team till någon grad (Berry, 2011). Ett team som använder det i högre grad kommunicerar nästan uteslutande digitalt via olika verktyg, medan ett team med lägre grad främst kommunicerar face-to-face (Berry, 2011). Enligt Maznevski och Chudoba (2000) benämns ett team som huvudsakligen förlitar sig på digitala kommunikationsverktyg som ett virtuellt team. Ett virtuellt team består av
medlemmar som är geografiskt spridda och som därmed samordnar arbetet genom att övervägande kommunicera via digitala verktyg såsom videosamtal och mail (Hertel, Geister & Konradt, 2005). Två andra begrepp som används för att beskriva team som arbetar geografiskt distanserat med digitala kommunikationsverktyg är “dispersed teams” och
“distributed teams” (se t.ex. Cramton, 2001; Fiore, Salas, Cuevas & Bowers, 2003).
Begreppen kan på svenska översättas till särlokaliserade team och lägger större vikt vid just den geografiska distanseringen mellan teammedlemmarna. Team som använder digitala kommunikationsverktyg kan kommunicera trots geografiska avstånd, vilket möjliggör för organisationer att samla talang och expertis från olika delar av världen (Townsend, DeMarie & Hendrickson, 1998).
Pandemin covid-19 har medfört att team arbetar särlokaliserat i större utsträckning än tidigare (Kniffin m.fl., 2021). Samlokalisering medför en stor risk för smittspridning i en pandemi, vilket har resulterat i att många team istället arbetar särlokaliserat med hjälp av digitala kommunikationsverktyg (Kniffin m.fl., 2021). I Sverige bröt pandemin ut under våren 2020. Folkhälsomyndigheten gick den 16 mars 2020 ut med rekommendationen att alla som kan arbeta hemifrån bör göra det (Eriksson & Falkirk, 2020, 16 mars). Dagen efter, den 17 mars, gick de även ut med rekommendationen att all undervisning på gymnasium, högskolor, yrkeshögskolor samt komvux ska bedrivas på distans (Utbildningsdepartementet, 2020). Tele2 gjorde en undersökning våren 2020 om covid-19 påverkan på distansarbete hos företag med över tio anställda i Sverige. Undersökningen visade att endast 2% arbetade hemifrån på heltid under februari månad medan den siffran i april var 32%. Studien visade även att varannan tillfrågad arbetade mer än 75% av sin arbetstid på distans i april.
1.2 Problemformulering
När ett team arbetar särlokaliserat med hjälp av digitala kommunikationsverktyg ändras förutsättningarna för kommunikationen i teamet och flera studier poängterar därför hur aspekten kommunikation kan vara särskilt utmanande för särlokaliserade team (se t.ex. Berry, 2011; Cramton, 2001; Fiore m.fl., 2003; Massey m.fl., 2003). I en konversation som sker face-to-face kan exempelvis betoningar av ord och röstlägen samt social och icke-verbal kommunikation användas i förmedlingen av information eller budskap (Massey m.fl., 2003). Social och icke-verbal kommunikation syftar till den del av kommunikationen som inte är verbal och uttrycks genom exempelvis kroppsspråk, ansiktsuttryck eller blickar mellan de involverade parterna (Hinds & Weisband, 2003). Vid användandet av digitala
kommunikationsverktyg såsom mail, sms och diskussionsforum finns inte möjligheten att använda olika röstlägen, betoningar eller social och icke-verbal kommunikation (Massey m.fl., 2003).
Med hjälp av digitala kommunikationsverktyg som videosamtal och videokonferenssamtal kan de kommunicerande parterna se varandra via en kamera och därför är sociala och icke-verbala signaler tillgängliga (Hinds & Weisband, 2003). Driskell, Radtke och Salas (2003) belyser dock att tillhandahållandet av digitala kommunikationsverktyg med videofunktion
har visat på få fördelar eller förbättringar för särlokaliserade teams kommunikation. Detta trots att många forskare hävdar att video bör addera värde till kommunikationen då social och icke-verbal kommunikation synliggörs (Driskell m.fl., 2003). Driskell m.fl. (2003) menar att detta kan bero på att individer inte uppmärksammar eller utnyttjar de sociala och icke-verbala signaler som finns tillgängliga samt att de kan vara svårare att uppfatta. Brist på social och icke-verbal kommunikation kan bland annat få konsekvenser för ett teams
kunskapsdelning samt förmåga att identifiera missförstånd (Hinds & Weisband, 2003). Social och icke-verbal kommunikation kan dessutom fungera som indikationer på att en mottagare har förstått informationen eller budskapet som förmedlats av avsändaren (Hinds & Weisband, 2003). Driskell m.fl. (2003) lyfter i sin studie hur det kan vara svårare eller krävas mer ansträngning för att avgöra om informationen har förståtts av mottagaren när kommunikationen sker via digitala kommunikationsverktyg. Social och icke-verbal
kommunikation är dessutom enligt Nilsson och Waldemarson (2011) en förutsättning för att en konversation ska få bra flyt och gör det enklare och mer bekvämt för parterna att
kommunicera.
En annan aspekt som ändrar förutsättningarna för ett särlokaliserat teams kommunikation är att informella och oplanerade samtal förekommer mer sällan (Hinds & Weisband, 2003). Dessa samtal kan enligt Hinds och Weisband (2003) ha betydelse för delning av information och förståelse i team. Driskell m.fl. (2003) beskriver även i sin studie hur särlokaliserade team har svårare för att etablera gemensam förståelse då informationsutbyte via digitala kommunikationsverktyg tenderar att kräva mer ansträngning, ske långsammare och vara mindre komplett. Forskningen inom särlokaliserade teams feedback är motstridig kring hur feedbacken påverkas av särlokalisering. Exempelvis hävdar Potter och Balthazard (2002) att digitala kommunikationsverktyg kan vara fördelaktigt vid uppgiftsorienterad
kommunikation och kan innebära mer objektiv och korrekt utvärdering av teammedlemmars insatser. Driskell m.fl. (2003) menar dock att medlemmarna i ett team kan uppfattas som mer avlägsna när de arbetar särlokaliserat och därmed kan det vara mindre troligt att feedbacken som ges accepteras.
Användningen av särlokaliserade team i organisationer har ökat markant de senaste årtiondena och därmed gett incitament för att bedriva forskning om särlokaliseringens möjliga konsekvenser för team (Abarca, Palos-Sanchez & Rus-Arias, 2020). Kommunikation i särlokaliserade team kan sammantaget anses vara ett ämne som fångat många forskares intresse. Den forskning som bedrivits kring kommunikation i särlokaliserade team har dock i huvudsak genomförts med liknande utgångspunkter (Gilson, Maynard, Jones Young,
Vartiainen & Hakonen, 2015). Generellt har forskningen inom fältet till stor del utgått från studier där teamen består av experter; ofta ingenjörer, mjukvaruutvecklare eller
produktutvecklare. Studierna har även fokuserat främst på internationella team med
medlemmar från olika delar av världen, eftersom digitala kommunikationsverktyg möjliggör utnyttjandet av dessa team. Detta har medfört att faktorer som kulturella skillnader och språkbarriärer fått stort fokus i forskningen (se t.ex. Au & Marks, 2012; Mockaitis, Rose, & Zettinig, 2012). Tidigare forskning har även till stor del varit koncentrerad till de
traditionella digitala kommunikationsverktygen såsom mail, chatt och diskussionsforum medan nyare mötesverktyg, till exempel videosamtal, inte har fått samma utrymme (Gilson m.fl., 2015).
Sammantaget har den tidigare forskningen främst behandlat internationella team med stora geografiska avstånd samt team till stor del bestående av experter. Att arbeta särlokaliserat har till följd av pandemin covid-19 blivit aktuellt för fler typer av team som inte är
internationella eller har stora geografiska avstånd. Särlokaliserade team har därmed blivit en del av många verksamheter i större utsträckning än innan pandemin. Teamen som arbetar särlokaliserat till följd av pandemin är vana vid att arbeta samlokaliserat. Denna situation ger därför skilda förutsättningar mot vad tidigare forskning behandlat och det finns därmed anledning att ifrågasätta ifall den forskningens slutsatser, teorier och modeller är
applicerbara under dessa omständigheter.
Samhället kan ställas mot fler liknande situationer eller pandemier där en omställning till särlokaliserat arbete återigen behöver ske fort. När eller om detta inträffar kan det vara värdefullt för team att kunna tillgå en studie som undersöker hur särlokalisering påverkar kommunikationen i team med teammedlemmar som är vana vid att arbeta samlokaliserat. En omställning till särlokaliserat arbete kan även ske av flertalet andra anledningar för individer som är vana vid samlokaliserat arbete. Exempelvis kan internationella team bildas som också består av medlemmar som är vana vid samlokaliserat arbete och därmed kan även dessa team finna en sådan studie värdefull.
Det behövs bidrag till forskningen inom fältet kommunikation i särlokaliserade team om de team vars teammedlemmar är vana med att arbeta samlokaliserat, då dessa ännu inte fått utrymme i forskningen. Ett typ av team som till följd av Folkhälsomyndighetens
rekommendationer behövt bedriva sitt arbete särlokaliserat med hjälp av digitala kommunikationsverktyg är team av studenter. Denna studie avser att ge bidrag till forskningen genom att ingående studera team bestående av studenter som är vana vid samlokaliserat arbete men på grund av pandemin covid-19 behövt arbeta särlokaliserat och därmed kommunicerat uteslutande med hjälp av digitala kommunikationsverktyg.
1.3 Syfte och forskningsfrågor
Syftet med studien är att ge ökad förståelse för hur särlokalisering påverkar
kommunikationen i team där teammedlemmarna är vana vid att arbeta samlokaliserat, genom att identifiera och förklara konsekvenser som särlokaliseringen får för teams kommunikation.
Utifrån syftet har följande forskningsfrågor tagits fram:
- Utifrån teammedlemmars erfarenheter, vilka konsekvenser kan identifieras för kommunikationen i team med grund i det särlokaliserade arbetet?
- På vilket sätt ger särlokaliseringen och de digitala kommunikationsverktygen upphov till dessa konsekvenser?
2. Metod
I detta kapitel redogörs och motiveras studiens tillvägagångssätt och metodologiska val. Detta är en flerfallsstudie som har genomförts med en kvalitativ forskningsstrategi, ett realistiskt perspektiv och en abduktiv ansats. Efter dessa val presenterats redogörs metoden för datainsamlingen och urvalet av intervjupersoner. Detta följs av en beskrivning av hur intervjuerna genomfördes samt studiens analysmetod. Kapitlet avslutas med en kvalitetsdiskussion samt en redogörelse av forskningsprocessens etiska förhållningssätt.
2.1 Metodologiska val
2.1.1 Forskningsstrategi
Den forskningsstrategi som valts för denna studie är en kvalitativ strategi. Enligt Justesen och Mik-Meyer (2011) är en kvalitativ strategi lämplig för studier som avser att beskriva fenomen i deras kontext samt ge en ökad förståelse av fenomenet. Strategin lägger vikt vid ord till skillnad från en kvantitativ strategi där betoning görs på kvantifiering gällande insamling och analys av data (David & Sutton, 2016). Vidare hävdar Bryman och Bell (2017) att det är svårt att sammanfatta karaktärsdragen hos en kvalitativ strategi då det inte är en homogen strategi.
Valet av forskningsstrategi motiveras av att studien avser att ge en ökad förståelse för hur särlokalisering påverkar kommunikationen i team där teammedlemmarna är vana att arbeta samlokaliserat, vilket är i linje med Justesen och Mik-Meyers (2011) förklaring av en
kvalitativ strategi. Eftersom studien inte avsåg att mäta fenomenet utan undersökte aspekter för att ge ökad förståelse för fenomenet, ansågs en kvalitativ forskningsstrategi bäst lämpad.
2.1.2 Forskningsdesign
David och Sutton (2016) beskriver forskningsdesignen fallstudie som en djupgående studie av ett eller flera fall. Denna studie har designen flerfallstudie. Bryman och Bell (2017) menar att en flerfallstudie avser att undersöka flera fall i deras unika sammanhang och att
flerfallstudier är vanligt förekommande i företagsekonomisk forskning. David och Sutton (2016) beskriver att forskare definierar vad ett “fall” är på olika sätt. Merriam (1994) menar exempelvis att ett fall kan vara en person, en händelse eller en social grupp. I denna studie avses ett team vara ett fall.
När en studie avser att nå en förståelse för ett visst fenomen är det lämpligt att undersöka flera fall enligt Bryman och Bell (2017). Vidare hävdar Bryman och Bell (2017) att designen flerfallstudie ger forskaren möjlighet att jämföra fallen och ta ställning till vad de har
gemensamt och vad som skiljer dem åt. En flerfallstudie valdes som design för denna studie då det ansågs ge en bredare grund till förklaring att använda flera fall med möjligheten att kunna jämföra dessa, jämfört med ifall endast ett fall använts. Studiens syfte motiverade således att undersöka flera fall. För att möjliggöra en jämförelse inom de kommunikativa aspekterna valdes team till studien som var verksamma i liknande miljöer med liknande uppgifter och förutsättningar. På så sätt ansågs likheterna och skillnaderna mellan teamen mer rättvist spegla just de kommunikativa aspekterna och hur de påverkades av
särlokaliseringen. De gemensamma förutsättningarna för varje teams kontext ansågs vara av vikt för att studiens empiriska material skulle kunna analyseras med grund i studiens syfte.
2.1.3 Vetenskapligt perspektiv
Kvalitativa studier kan utgå från olika vetenskapliga perspektiv och forskningsstrategin har använts av forskare med såväl fenomenologiskt-, konstruktivistiskt- och realistiskt synsätt (Justesen & Mik-Meyer, 2011). Denna studie har utgått från det realistiska perspektivet. Enligt Bryman och Bell (2017) härstammar realismen från den positivistiska
vetenskapstraditionen och är ofta kopplad till kvantitativ forskning. Däremot menar Justesen och Mik-Meyer (2011) att det är möjligt att bygga en kvalitativ studie på det realistiska perspektivet. Det realistiska perspektivet avser att beskriva ett fenomen på ett så objektivt och neutralt sätt som möjligt samt en ge sanningsenlig bild av den objektiva verkligheten (Justesen & Mik-Meyer, 2011). Studien strävar efter att ge en verklig bild av de konsekvenser som särlokaliseringen får för teams kommunikation och därför anses det realistiska perspektivet väl passande för denna studie. Studien avser att ge en bild av vad som faktiskt har ägt rum och varför.
Justesen och Mik-Meyer (2011) menar att det inte är praktiskt möjligt att genomföra en analys i en kvalitativ studie som till fullo speglar verkligheten, eftersom mekanismerna och strukturerna bakom det studerade objektet antas vara delvis dolda. Forskningsprocessen för denna studie har strävat efter objektivitet, men det hävdas ej att en fullständigt objektiv analys av det undersökta fenomenet presenteras. Studiens data har under
forskningsprocessen bearbetats så neutralt som möjligt, för att vara i linje med det realistiska perspektivet.
2.1.4 Forskningsansats
Enligt Bryman och Bell (2017) syftar en studies forskningsansats till forskarens syn på relationen mellan teori och empiri. Vidare beskriver Bryman och Bell (2017) att det finns två huvudsakliga forskningsansatser; deduktiv och induktiv ansats. För kvalitativa studier blir det dock allt vanligare med ett tredje angreppssätt enligt Bryman och Bell (2017), en så kallad abduktiv ansats. En abduktiv ansats innebär en rörelse fram och tillbaka mellan
empiri och teori där de olika delarna förfinar varandra under forskningens gång (Bryman & Bell, 2017). Enligt Alvesson och Sköldberg (2017) möjliggör detta en djupare förståelse för fenomenet och innehåller egenskaper från både deduktiv och induktiv ansats. Den abduktiva forskningsansatsen ansågs därför mest lämplig för denna studie.
En grundlig teorigenomgång av kommunikation i team och särlokaliserade team ansågs krävas innan empiriinsamlingen för att möjliggöra insamling av relevant empiriskt material, vilket ytterligare motiverade valet av en abduktiv ansats. Genomgången av tidigare forskning inom fältet möjliggjorde framtagning av olika teman för en intervjuguide. Till exempel hade tidigare forskning undersökt bekräftelse i särlokaliserade team, vilket därför ansågs som ett relevant tema att lyfta med intervjupersonerna. Parallellt med bearbetningen av det
empiriska materialet utvecklades den teoretiska referensramen ytterligare utifrån vad som beskrevs i intervjuerna. Det empiriska materialet i form av intervjupersonernas erfarenheter utgjorde grunden för identifieringen av vilka kommunikativa aspekter som särlokaliseringen och användandet av digitala kommunikationsverktyg har påverkat. Urvalet av de
kommunikativa aspekter som presenteras i den slutgiltliga referensramen gjordes därför utefter vilka konsekvenser för teams kommunikation som belystes under intervjuerna med teammedlemmarna. Ett exempel på en kommunikativ aspekt som inte togs med i den slutgiltliga referensramen är beslutsfattande.
Den abduktiva ansatsens pendling mellan utveckling av teori och empiri möjliggjorde en successiv fördjupning och förståelse av fenomenet. Vidare ämnar studien att utveckla den befintliga teorin om fenomenet genom att undersöka en typ av team som den tidigare forskningen ej behandlat. En abduktiv ansats ansågs även vara lämplig eftersom studien har ett realistiskt perspektiv. Det är intervjupersonerna som har direkt kunskap om samt
erfarenhet av det studerade fenomenet och därmed anses det att en djupare förståelse kan uppnås med ett samspel mellan teori och empiri.
2.2 Datainsamling
2.2.1 Litteraturinsamling
Denna studie påbörjades genom en grundlig litteraturgenomgång av den tidigare
forskningen som fanns tillgänglig inom intresseområdet kommunikation i särlokaliserade team, i syfte att hitta en kunskapslucka inom ämnet. Litteraturgenomgången fortsatte sedan efter studiens kunskapslucka identifierats för att utarbeta ett inledande kapitel och studiens referensram. Främst har akademiska artiklar samt böcker av forskare använts i
efterforskningen. Databaserna Scopus, LIBRIS och UniSearch har primärt använts samt sökmotorn Google Scholar. För att få fram så relevanta sökresultat som möjligt har vad Rienecker och Jørgensen (2014) kallar en systematisk litteratursökning med nyckelord
använts. Exempel på nyckelord som använts är: dispersed teams, virtual teams och
distributed work i kombination med ord som communication, consequence och challenge. Därefter lästes i första hand forskningsartiklarnas sammanfattning för att avgöra om litteraturen kunde anses vara av värde för studien.
Metoden Rienecker och Jørgensen (2014) benämner som kedjesökning användes också genom att utgå från den litteratur som den systematiska sökningen resulterade i. Artiklarna och böckernas referenser användes för att hitta ny relevant litteratur och metoden har varit av värde för att kartlägga de forskare som dominerar fältet samt vilka definitioner och teorier som är mest använda. Databasen Scopus funktion som visar hur många gånger en artikel har citerats användes också i syfte att kartlägga vilka författare som är mest centrala inom fältet. Ett högt antal citeringar kan anses indikera på högkvalitativ forskning och därmed öka studiens trovärdighet. Detta har dock kritiskt granskats eftersom författare även kan citeras när andra forskare ifrågasätter dem. För att ytterligare öka studiens trovärdighet har det även eftersträvats att använda originalkällor i högsta möjliga mån. Bryman och Bell (2017) menar att originalkällor är att föredra framför sekundärkällor, då forskare kan uppfatta teorier olika och det därmed är större risk att teorier feltolkas vid användning av
sekundärkällor.
2.2.2 Intervjuer
Inom kvalitativa studier är intervjuer en väletablerad datainsamlingsmetod (Bryman & Bell, 2017; David & Sutton, 2016). Motiveringen är att det är en relativt flexibel metod för
datainsamling som möjliggör en djupare förståelse då intervjupersonerna ges utrymme att utforma sina svar fritt samt vara utförliga i dem (Bryman & Bell, 2017; David & Sutton, 2016). Empiriinsamlingen för denna studie har skett genom intervjuer för att kunna erhålla tillräckligt utförliga beskrivningar av teammedlemmarnas erfarenheter.
Det genomfördes semistrukturerade intervjuer med hjälp av en intervjuguide. En
semistrukturerad intervju innebär, enligt David och Sutton (2016), att forskaren utgår från en intervjuguide där en rad teman och huvudfrågor har tagits fram som riktlinjer. Denna studies intervjuguide återfinns som bilaga. Metodvalet i samband med ett realistiskt perspektiv strävar efter att alla intervjupersoner ska reflektera över samma frågor eller teman (David & Sutton, 2016). Vidare förklarar David och Sutton (2016) att det även finns utrymme för följdfrågor vid en semistrukturerad intervju. Att kunna ställa följd- och delfrågor möjliggör för intervjuaren att säkerställa att alla intervjupersoner ger tillräckligt välutvecklade svar. Metodens flexibilitet ger även intervjuaren möjlighet att konfirmera att intervjupersonens utsaga har förståtts korrekt samt se till att intervjupersonen har förstått frågan korrekt.
När flera fall undersöks i en studie krävs det ett viss mått av struktur på intervjuerna för att fallen ska kunna jämföras med varandra (Bryman & Bell, 2017). Strukturerade intervjuer kan vara att föredra ur ett realistiskt perspektiv, då intervjuarens påverkan på intervjupersonen minimeras (Justesen & Mik-Meyer, 2011). Till följd av syftet med studien och den
definierade kunskapsluckan ansågs det dock vara av vikt att bibehålla viss flexibilitet i intervjuerna. Detta för att möjliggöra en förståelse för teammedlemmarnas erfarenheter samt utnyttja den fulla potentialen av en abduktiv ansats, det vill säga rörelsen fram och tillbaka mellan empiri och teori för att nå en djupare förståelse. Semistrukturerade
intervjuer ansågs även mest lämpligt för studien med grund i att intervjuaren i större grad kan säkerställa att tillräckligt välutvecklade svar samt beskrivningar av intervjupersonernas erfarenheter förmedlas.
Valet att använda intervjuer som metod för insamling av empiri kan kritiseras utifrån att studien därmed baseras på intervjupersonernas egna utsagor om deras erfarenheter. Det finns en risk att de inte berättar hela sanningen i alla avseenden och det är även svårt att upptäcka om de inte gör det. Detta kan påverka möjligheten för studien att ge en helt rättvisande bild av kommunikationen i teamen, vilket i sin tur skulle kunna påverka vilka slutsatser som dras eftersom dessa grundas på att intervjupersonernas utsagor är korrekta. Däremot har ett val gjorts att intervjua flera medlemmar från varje team vilket minskar risken att få en felaktig bild. Att genomföra observationer genom att delta på teamens möten hade ur den aspekten varit en givande kompletterande datainsamlingsmetod. Detta var tyvärr inte möjligt att genomföra på grund av tidsaspekten i studiens genomförande. Team som hade ett pågående samarbete men som i tillägg till det avslutade samarbetet i lagom tid för att kunna ge en helhetsbild över kommunikationen, och som dessutom uppfyllde de uppsatta urvalskriterierna som presenteras i följande avsnitt, var inte tillgängliga att kontakta.
2.2.3 Urval
Denna studie har använt ett målstyrt urval. Bryman och Bell (2017) argumenterar för att det är lämpligt att göra målstyrda urval vid kvalitativ forskning. De förklarar att ett målstyrt urval innebär att intervjupersoner till studien väljs på ett strategiskt sätt utefter studiens syfte och forskningsfrågor. De utvalda intervjupersonerna har vid ett målstyrt urval
erfarenheter av, kunskap om eller är direkt berörda av det fenomen som undersöks (Bryman & Bell, 2017).
För att uppfylla studiens syfte ansågs det lämpligt att studera kommunikationen i flera olika team. Det ansågs ge en bredare förklaringsgrund ifall fler än ett team studerades då det möjliggör en jämförelse av teamen. Det beslutades därför om att studera tre olika team och
intervjua flera medlemmar i varje team, tills mättnad uppnåtts. För att uppfylla studiens syfte och minska de definierade kunskapsluckorna inom forskningen i detta fält behövdes ett urval av team som särskiljer sig från majoriteten av tidigare forskning. Primärt behövde urvalet därför bestå av team med teammedlemmar som är vana vid samlokaliserat arbete. Teamen behövde även arbeta särlokaliserat samt ej vara internationella och ej bestå uteslutande av experter.
För att en jämförelse inom de kommunikativa aspekterna skulle vara möjlig ansågs det nödvändigt att de olika teamen var verksamma i en liknande miljö med liknande uppgift och förutsättningar. Då Folkhälsomyndigheten rekommenderade att all undervisning på
gymnasium, högskolor, yrkeshögskolor samt komvux skulle bedrivas på distans under pandemin påverkades Sveriges studenter. De uppgifter som ingår i läroplanen för varje kurs skulle därmed genomföras på distans vilket innebar att grupparbeten, det vill säga när studenter jobbar i team, genomfördes särlokaliserat. Studenter på högskolor och universitet i Sverige som arbetat i team under pandemin, särlokaliserat med hjälp av digitala
kommunikationsverktyg, har därmed arbetat under de förutsättningar som denna studie avser att undersöka. Därför ansågs dessa team vara lämpliga att studera. Beslutet
motiverades vidare av att studenter är ett urval som enkelt kan avgränsas i form av lärosäte, utbildningsnivå samt programval och de team som väljs ut verkar därmed i liknande kontext. Detta ansågs nödvändigt för att jämförelsen mellan teamen mer rättvist skulle spegla just de kommunikativa aspekterna och särlokaliseringen.
Team av studenter kan skilja sig åt mot andra typer av team i andra organisationer i vissa avseenden, exempelvis eftersom de främst arbetar i utbildningssyfte. Med grund i studiens fokus på kommunikation i team anses dessa aspekter få begränsad påverkan på studiens utfall och team av studenter anses därför vara lämpliga team att studera för att uppfylla studiens syfte. Flertalet studier i den tidigare forskningen om särlokaliserade team har dessutom behandlat team bestående av studenter, vilket vidare motiverar att de är en typ av team som anses värdefulla att studera för att bidra till forskningsfältet (se t.ex. Chamakiotis, Dekoninck & Panteli, 2013; Cramton, 2001; Hinds & Weisband, 2003; Ocker, 2005;
Schmidt, Montoya-Weiss & Massey, 2001).
Det tillämpades ett kriteriestyrt urval som metod för målstyrt urval för att möjliggöra insamling av ett relevant empiriskt material för studien. Kriteriestyrt urval innebär att teamen som väljs ut till studien uppfyller framtagna kriterium (Patton, 1990 och Palys, 2008, i Bryman & Bell, 2017). Det konstruerades åtta kriterier för urvalet av deltagande team i studien. Det första kriteriet ställde krav på att teamet arbetat särlokaliserat och att de uteslutande använt digitala kommunikationsverktyg för att kommunicera i teamet. Det
andra kriteriet var att samtliga medlemmar i teamet genomgående under tidigare studieår genomfört grupparbeten samlokaliserat på campus och därmed är vana med att arbeta samlokaliserat. Det tredje kriteriet innebar att teamet arbetat tillsammans under minst tio veckor. Det fjärde kriteriet behandlade teamets samordning och ställde därför krav på att teamet kommunicerat angående uppgiften minst fyra dagar i veckan. Det femte kriteriet berörde storleken på teamet och ställde krav på att teamet bestod av fyra till fem
medlemmar. Det ansågs vara lämpligt att teamen som studerades var ungefär lika stora då antalet medlemmar kan anses ha stor påverkan på hur kommunikationen ser ut i ett team. Det sjätte kriteriet var att studenterna läste en kurs på avancerad nivå. Detta ansågs vara ett lämpligt kriterium då det medför att uppgiften teamet samarbetat kring med stor
sannolikhet var relativt omfattande och krävande. Ett sjunde kriterium som konstruerades var att uppgiften skulle utgöra minst 50% av kursens betyg, då detta styrker det sjätte kriteriet om uppgiftens omfattning samt att uppgiften är av relevans för studenten. Det sista kriteriet var att kursen studenterna läste ej var avsedd att bedrivas på distans.
Det ansågs lämpligt att teamen var verksamma i en liknande miljö och med liknande
förutsättningar men det ansågs ändå vara av värde ifall teamen skilde sig åt i något avseende. Olika uppgifter ställer krav på olika aspekter i teams kommunikation vilket ansågs vara av värde för analysen av de olika konsekvenserna för teamens kommunikation. Det togs därför ett beslut att välja ut team av studenter som varit verksamma i olika kurser och därmed arbetat med uppgifter som skiljer sig något åt. Ett bekvämlighetsurval tillämpades därefter genom att de privata nätverken användes för att söka efter och kontakta lämpliga team. Enligt Bryman och Bell (2017) innebär ett bekvämlighetsurval att urvalet skett utefter en princip av enkelhet. Potentiella intervjupersoner till studien togs kontakt med via Facebook eller Linkedin.
Det genomfördes totalt elva intervjuer med personer tillhörande tre olika team. Hädanefter kommer teamen benämnas A, B och C. Team A bestod av fem personer varav fyra av dem intervjuades för studien. Team B bestod av fyra personer och där intervjuades samtliga medlemmar. Det sista teamet, team C, bestod av fyra personer och där intervjuades tre av dem. Det som David och Sutton (2016) beskriver som empirisk mättnad ansågs ha uppnåtts i team A efter fyra intervjuer. Detta då samtliga av dessa intervjupersoner delade med sig av rika beskrivningar av sina erfarenheter och reflektioner. I team B var några av intervjuerna något mindre utförliga och därför genomfördes intervjuer med samtliga medlemmar i teamet. I team C ansågs det efter tre genomförda intervjuer vara värdefullt att intervjua den sista medlemmen i teamet. Tyvärr uteblev respons från denna teammedlem om deltagande i studien trots upprepade försök till kontakt.
Vardera intervjuperson har tilldelats ett pseudonym i form av ett efternamn där den första bokstaven i efternamnet indikerar på vilket team personen tillhör. Nedan presenteras en sammanställning av intervjuerna med intervjupersonernas pseudonym, information om vilket datum respektive intervju ägde rum samt intervjuns längd. Den femte medlemmen i team A som inte intervjuades för studien benämns hädanefter Axelsson och den fjärde medlemmen i team C benämns Carlström.
Tabell 1: Sammanställning av intervjuer
2.2.4 Genomförande av intervjuer
Intervjuguiden skickades ut till intervjupersonerna två arbetsdagar innan intervjun skulle äga rum. Detta gjordes för att de skulle ges möjlighet att reflektera över deras erfarenheter för att studien på så sätt kunde få mer välgrundade och välutvecklade svar. Samtliga intervjuer genomfördes digitalt med något av mötesverktygen Microsoft Teams eller Zoom eftersom det möjliggjorde intervjuer genom videosamtal vilket ansågs vara mer interaktivt. Tio intervjuer genomfördes via Teams och en intervju genomfördes via Zoom. Bryman och Bell (2017) menar att det finns risker med att hålla intervjuer över telefon då kommunikation genom kroppsspråk och tolkning av ansiktsuttryck helt uteblir. Videofunktionen i Teams och Zoom möjliggör viss social och icke-verbal kommunikation. Att genomföra intervjuerna fysiskt ansågs inte som ett lämpligt alternativt på grund av den rådande situationen med covid-19 pandemin.
Varje intervju inleddes med att muntligt delge information till intervjupersonen om studiens syfte, dennes roll i studien, dennes rättigheter samt att intervjun kommer ljudinspelas. Information hade även förmedlats skriftligt till intervjupersonerna på förhand i samband
med att intervjuguiden skickades ut. Ljudupptagning påbörjades sedan och ett muntligt samtycke om deltagande i studien samt ljudinspelning av intervjun bekräftades innan intervjun påbörjades. Ljudinspelning av intervjuerna användes för att möjliggöra transkribering. Intervjun ansågs även bli mer avslappnad ifall utförliga skriftliga anteckningar inte togs under intervjutillfället.
Båda författarna av studien närvarade på samtliga intervjuer. Vid varje intervju var det en av dem som var ansvarig för att ställa huvudfrågorna och föra intervjun framåt medan den andra fokuserade på att finna lämpliga följdfrågor samt säkerställa att svaren var tillräckligt utförliga. Innan intervjuerna avslutades informerades intervjupersonerna om att de inom några dagar skulle delges en sammanställning av deras intervju. När intervjupersonerna mottagit sammanställningen fick de sedan en vecka på sig att lämna synpunkter ifall de ansåg att något hade uppfattats felaktigt eller inte lyfts fram tillräckligt utförligt. Det var ingen av intervjupersonerna som lämnade synpunkter.
2.3 Analysmetod
Efter varje intervju ägt rum transkriberades den. Transkribering är en tidskrävande process men det ökar kunskapen om studiens insamlade empiriska material (Bryman & Bell, 2017). Transkribering ansågs även fördelaktigt då det ger en överblick över materialet samt möjligheten att citera intervjupersonerna. För att analysera den insamlade datan användes sedan Rennstam och Wästerfors (2015) tre steg för analys i kvalitativa studier: sortera, reducera och argumentera. Dessa steg ansågs användbara för att förenkla hanteringen av den stora mängden material som de transkriberade intervjuerna resulterade i. Eftersom det empiriska materialet består av intervjuer med teammedlemmar tillhörande tre olika team gjordes de första två stegen, sortera och reducera, två gånger; först på individnivå och sedan på teamnivå.
Sorteringen av den insamlade datan utfördes genom kodning av materialet. Sortering av datan görs i syfte att skapa ordning och överskådlighet (Rennstam & Wästerfors, 2015). David och Sutton (2016) beskriver kodning som en process där koder tillämpas för att finna samband i materialet samt återkommande nyckelord och teman. Sorteringen i denna studie påbörjades genom att sammanfatta intervjupersonernas uttalanden i kortare meningar bestående av det huvudsakliga budskapet i varje svar. En sammanställning av varje intervju skickades sedan till respektive person för deltagarvalidering. Därefter användes färgkodning för att urskilja vilka teman som berördes i intervjuerna och sortera materialet därefter. Det andra steget i Rennstams och Wästerfors (2015) analysmetod är reducering. Reducering innebär en komprimering av det insamlade materialet genom att ta bort det material som ej anses relevant för studiens syfte. Efter det empiriska materialet sorterats med färgkodning
genomfördes därför en reducering av materialet där teman som inte ansågs relevant för studiens syfte togs bort. Ett tema som togs bort var den typ av flexibilitet som särlokaliserat arbete ger i form av att medlemmarna var tillgängliga till att arbeta på fler tider.
Slutligen genomfördes det sista steget i analysmetoden vilket var att argumentera. Rennstam och Wästerfors (2015) beskriver att det är i det steget som studiens resultat genereras genom att det empiriska materialet ställs i relation till den tidigare forskningen. I detta steg
konstruerades en argumentation med stöd i den sorterade och reducerade datan där den kopplades ihop med den befintliga teori som redogjorts för i studiens referensram. Teamen ställdes mot varandra för att jämföra deras erfarenheter och analysera vad likheterna samt skillnaderna kunde bero på i ljuset av särlokaliseringen och de digitala
kommunikationsverktygen.
2.4 Kvalitetsdiskussion
Studien har utgått från begreppen trovärdighet och äkthet vid säkerställandet av dess kvalité, med stöd i att Lincoln och Guba (1985, i Bryman & Bell, 2017) anser dessa begrepp passande att använda vid kvalitativa studier. Kvalitetskriterierna validitet och reliabilitet, som är vanligt förekommande i kvantitativ forskning, är inte fullt applicerbara på kvalitativ forskning (Lincoln & Guba, 1985, i Bryman & Bell, 2017). Begreppet trovärdighet delas in i fyra underkriterier; tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet och bekräftelse (Lincoln & Guba, 1985, i Bryman & Bell, 2017).
Enligt Bryman och Bell (2017) kan tillförlitlighet i en studie skapas genom
deltagarvalidering. Deltagarvalidering innebär att det empiriska material bekräftas av intervjupersonerna i studien för att säkerställa att deras uttalanden uppfattats på rätt sätt (Bryman & Bell, 2017). Efter sammanställning av intervjuerna skickades materialet ut till respektive person för att bekräfta att de tolkningar som gjorts var korrekta. Att hantera det empiriska materialet på detta sätt stödjer det realistiska perspektivets strävan efter
objektivitet eftersom forskarens personliga åsikter inte får möjlighet, i lika stor utsträckning, att framträda i resultatet (Bryman & Bell, 2017).
Det andra underkriteriet för trovärdighet är studiens överförbarhet. Bryman och Bell (2017) beskriver hur kvalitativa forskningsresultat tenderar att fokusera på den unika kontexten av ett fenomen. Detta uttrycker Lincoln och Guba (1985) i Bryman och Bell (2017) som något som försvårar en studies överförbarhet. De beskriver kriteriet överförbarhet som ett resultats möjlighet att överföras till en annan kontext eller tidpunkt. Kvalitativa forskare hänvisas till att göra omfattande beskrivningar och redogörelser för studiens tillvägagångssätt. Detta för att andra personer med den hjälpen ska ha möjlighet att bedöma om resultatet är överförbart
till en annan kontext (Lincoln & Guba, 1985, i Bryman & Bell, 2017). Denna studie har omfattande redogörelser av de tillvägagångssätt som använts. Vidare syftar inte studien till att skapa statistisk generaliserbarhet eller överförbarhet utan avser snarare att ge en ökad förståelse för fenomenet för att på så sätt vara av värde för andra typer av team i liknande sammanhang. Därmed motiveras det att studien når en tillräckligt hög överförbarhet för att kriteriet ska styrka studiens trovärdighet.
Kriteriet pålitlighet innebär att forskaren fullständigt och tydligt redogör för
forskningsprocessens olika faser och vilka val som gjorts i de olika faserna (Lincoln & Guba, 1985, i Bryman & Bell, 2017). Till exempel bör urvalen, beslut angående analys av data och problematiseringen redogöras för. För att öka studiens pålitlighet kan även kolleger
användas som granskare under processens gång för de val som gjorts och hur de tillämpats (Lincoln & Guba, 1985, i Bryman & Bell, 2017). Kolleger i form av handledare och
opponenter har använts under forskningsprocessens gång och dessa har lämnat synpunkter, som tagits i beaktning, om valen som gjorts och dess konsekvenser för studien. I studiens metodavsnitt redogörs forskningsprocessen samt motiveras de olika val som gjorts. Det sista underkritieret för trovärdighet är bekräftelse. Bekräftelse innebär enligt Lincoln och Guba (1985, i Bryman & Bell, 2017) att forskaren ska agera i god tro och inte medvetet låta sina personliga värderingar eller teoretiska inriktning påverka utförandet och utfallet av studien. Under hela forskningsprocessens gång har det strävats efter objektivitet och efter bästa förmåga har studien inte heller låtits påverkas av personliga värderingar eller åsikter under någon del av processen.
Slutligen bedöms studiens kvalitet efter Lincoln och Guba (1985, i Bryman & Bell, 2017) andra övergripande kriterium äkthet. Äkthet syftar främst till att studien ska ge en rättvis bild av det intervjupersonerna har beskrivit (Lincoln & Guba, 1985, i Bryman & Bell, 2017). För att säkerställa studiens äkthet har intervjupersonerna efter intervjuerna bearbetats fått tillgång till en sammanställning av intervjun. De har då fått möjlighet att granska innehållet för att säkerställa att det ger en rättvis bild av deras erfarenheter.
2.5 Etiskt förhållningssätt
Vetenskapsrådet (2002) har tagit fram etiska riktlinjer som ämnar att säkerställa att forskning genomförs på ett etiskt korrekt sätt. Denna studie har utgått från dessa riktlinjer, som består av fyra huvudkrav; informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet.
För att uppfylla informationskravet ska forskaren informera intervjupersonen i studien om studiens syfte samt personens roll i studien. Detta för att vardera intervjuperson ska kunna
fatta ett välgrundat beslut om deltagande i studien och vad det innebär. Det är även viktigt att informera om att deltagandet är frivilligt och att intervjupersonen när som helst kan avbryta sin medverkan i studien om de önskar. Två arbetsdagar innan intervjutillfället skickades information ut till respektive intervjuperson om studiens syfte, att deltagandet är frivilligt och deras bidragande roll i studien. Samtidigt skickades även intervjuguiden ut med de huvudfrågor som tänkt beröras på intervjun. Detta gav intervjupersonerna möjligheten att göra en välgrundad bedömning om huruvida de ville delta i studien eller inte. I början av intervjun informerades intervjupersonerna även om deras rättigheter att avbryta sitt
deltagande. Genom dessa åtgärder kan det anses att studien uppfyller informationskravet. Samtyckeskravet syftar till att intervjupersonen i studien själv har rätt att bestämma om de vill medverka eller ej och forskaren ska därför erhålla samtycke från intervjupersonerna. Intervjuerna inleddes med att återge informationen som skickats ut till intervjupersonerna på förhand och de ombads sedan att muntligt ge sitt samtycke till att delta i studien. Det tredje kravet, konfidentialitetskravet, innebär att personuppgifter och känslig information ska behandlas med största konfidentialitet samt att forskaren ska se till att obehöriga inte får tillgång till informationen. Det fjärde och sista kravet, nyttjandekravet, syftar dessutom till att dessa uppgifter inte får användas till något annat än för forskningens ändamål. För att säkerställa konfidentialitetskravet har pseudonymer använts istället för namn i studien för att skilja på intervjupersonernas uttalanden. Samtliga intervjupersoner informerades även innan intervjun om att deras personuppgifter kommer att samlas in, hanteras och lagras i enlighet med GDPR. De personliga uppgifter som samlats in under studien, det vill säga namn, mailadress, program, lärosäte och utbildningsnivå raderas vid studiens avslut. Även inspelningarna samt transkriberingarna av intervjuerna raderas vid studiens avslut. Information som kan användas för att identifiera en intervjuperson har endast behandlats av studiens författare och har ej tillhandahållits övriga personer som varit delaktiga i forskningsprocessen. Information om lärosäte och utbildningsprogram har även uteslutits från studien då det inte anses vara av värde att delge den informationen.
Sammantaget anses nyttjandekravet och konfidentialitetskravet vara uppfyllda genom dessa åtgärder.
3. Teoretisk referensram
I detta kapitel presenteras teorier och resultat av tidigare studier som är relevanta för att kunna analysera studiens empiri och därigenom uppfylla syftet. Kapitlet inleds med en beskrivning om hur olika kommunikationsverktyg skiljer sig åt, en presentation av en klassisk kommunikationsteori som behandlar så kallat “brus” i kommunikation samt en introduktion av social och icke-verbal kommunikation. Därefter presenteras fem aspekter som med grund i litteraturgenomgången samt empirin anses vara centrala delar av ett teams kommunikation: bekräftelse, konversationens flyt, feedback, gemensam förståelse och kreativitet. Respektive aspekt presenteras både med en övergripande beskrivning i relation till kommunikation samt med relevant tidigare forsknings resultat kopplat till digitala kommunikationsverktyg och särlokalisering. Slutligen presenteras studiens analysmodell som visar hur aspekterna hör ihop med en tillhörande förklaring om hur de valdes ut samt på vilket sätt de används i studien.
3.1 Kommunikationsverktyg
Det finns flertalet olika typer av kommunikationsverktyg och digitala
kommunikationsverktyg som erbjuder olika möjligheter och begränsningar. En beskrivning av olika kommunikationsverktyg och hur de skiljer sig åt ger en grundförståelse som
underlättar för vidare läsning.Clark och Brennan (1991) redogör för hur olika
kommunikationsverktyg skiljer sig åt på grund av olika begränsningar eller möjligheter. De beskriver att individer exempelvis kan kommunicera med varandra face-to-face, skriva brev eller använda sig av olika digitala kommunikationsverktyg såsom telefonsamtal, mail, chatt eller videosamtal. Vid videosamtal eller konversationer face-to-face kan parterna exempelvis både höra och se varandra, medan de vid telefonsamtal endast kan höra varandra. Med dessa tre kommunikationsverktyg produceras och mottas ett meddelande ungefär vid samma tidpunkt, parterna kan även kommunicera med varandra samtidigt och kommunikationen är sekventiell. Exempel på kommunikationsverktyg som har funktionen videosamtal och
videokonferenssamtal är verktygen “Facebook Messenger” och “Zoom” (Facebook, 2021; Zoom, 2021a). Vid användandet av kommunikationsverktyg såsom mail eller skrivna meddelanden kan parterna varken se eller höra varandra och kommunikationen är inte sekventiell (Clark & Brennan, 1991). Däremot erbjuder de verktygen möjligheten att granska ett kommunicerat meddelande i efterhand och flertalet gånger samt möjligheten att revidera ett meddelande innan det når mottagaren (Clark & Brennan, 1991).
3.2 Brus
Shannon och Weaver presenterade år 1949 en modell som har haft stor betydelse för forskningen inom fältet kommunikation. Deras teori förklarar hur ett meddelande rör sig från en informationskälla till en destination. Meddelandet kodas av sändaren och skickas sedan via en kommunikationskanal till mottagaren där den avkodas. När meddelandet har avkodats har den nått sin destination. Kommunikationskanaler beskrevs av Shannon och Weaver (1949) som telekommunikation, men teorin har senare applicerats på flertalet andra kommunikationskanaler som till exempel videosamtal. Ytterligare en del av teorin som är av betydelse är vad de kallar “brus”. Brus beskriver dem som en störning i kommunikationen och det kan uppstå när ett meddelande rör sig från sändare till mottagare.
Figur 1: Tolkning av Shannon och Weavers (1949) modell
Brus påverkar hur mottagaren uppfattar ett meddelande och informationen (Shannon & Weaver, 1949). Fiske (1997) förklarar brus som allting som läggs till i meddelandet mellan sändningen och mottagningen och som inte avsågs att göra det av avsändaren, eller allt som gör meddelandet svårare för mottagaren att avkoda på ett korrekt sätt. Gemensamt för forskningen inom brus är att brus försvårar kommunikationen (Fiske, 1997; Shannon & Weaver, 1949; Skyttner, 1996). Denna klassiska teori är relevant för att ge en bild över vad som ligger till grund för hur kommunikationsprocessen och störningar i kommunikationen har valts att tolkas i efterföljande kapitel. Fenomenet brus är även centralt för studiens syfte då den möjliggör analys av hur de digitala kommunikationsverktygen påverkar ett teams kommunikation och på vilket sätt.
3.3 Social och icke-verbal kommunikation
Social och icke-verbal kommunikation syftar till den delen av kommunikationen som inte är verbal och uttrycks genom exempelvis kroppsspråk, ansiktsuttryck, blickar eller fysisk distans mellan de involverade parterna (Hinds & Weisband, 2003). Både Driskell m.fl.
Sändare Kodning Medium Avkodning Mottagare
(2003) och Hinds och Weisband (2003) lyfter att användningen av social och icke-verbal kommunikation är begränsad vid användandet av digitala kommunikationsverktyg. Nilsson och Waldemarson (2011) förklarar att social och icke-verbal kommunikation kan användas i flera syften. De kan exempelvis användas för att ge respons till sändaren eller bekräftelse på att meddelandet har förståtts, för att betona eller förstärka delar i den verbala
kommunikationen eller för att indikera ordningsföljd i konversationen.
Social och icke-verbal kommunikation kan göra det enklare och mer bekvämt att
kommunicera vilket gör att konversationer tenderar att bli längre och mer självutlämnande (Hinds & Weisband, 2003). I videosamtal eller videokonferenssamtal är sociala och icke-verbala signaler tillgängliga och kan därför vara ett fördelaktigt digitalt
kommunikationsverktyg för att utveckla gemensam förståelse och undvika feltolkningar och missförstånd (Hinds & Weisband, 2003). Driskell m.fl. (2003) belyser dock att i studier där kommunikationsverktyg som möjliggör ljud-kommunikation ställs emot ljud- och
videokommunikation har tillhandahållandet av video visat på få fördelar eller förbättringar. Detta trots att många forskare hävdar att video bör addera värde till kommunikationen, då social och icke-verbal kommunikation synliggörs (Driskell m.fl., 2003). Detta menar Driskell m.fl. (2003) delvis kan bero på att det blir missvisande att endast titta på resultatet av
uppgiften när jämförelse görs. Det kan även bero på att individer inte uppmärksammar eller utnyttjar de sociala och icke-verbala signaler som finns tillgängliga. Vidare menar Driskell m.fl. (2003) att social och icke-verbal kommunikation kan vara svårare att uppfatta när digitala kommunikationsverktyg används. De hävdar att det dessutom är mindre troligt att signalerna ges när parterna är placerade framför var sin datorskärm än om de är i direkt fysisk närvaro med varandra. Även Hinds och Weisband (2003) lyfter att möjligheten att använda social och icke-verbal kommunikation ofta saknas eller är begränsad vid
användandet av digitala kommunikationsverktyg.
3.4 Bekräftelse
Både verbala och icke-verbala signaler kan användas av en mottagare för att ge bekräftelse på att information har förståtts eller inte (Driskell m.fl., 2003). Mottagaren kan till exempel göra instämmande ljud, nicka, le, skaka på huvudet eller rycka på axlarna. En annan typ av bekräftelse är ihållande uppmärksamhet och ögonkontakt från personen eller personerna som lyssnar (Driskell m.fl., 2003). Även Hinds och Weisband (2003) förklarar att social och icke-verbal kommunikation som exempelvis blickar kan ge signaler om när mottagaren av informationen har förstått vad som avsågs att förmedlas. Till exempel indikerar en förvirrad och förbryllad blick att informationen inte förståtts helt och kanske behöver upprepas eller vidare förklaras (Hinds & Weisband, 2003).
Möjligheten att använda dessa typer av signaler för att ge bekräftelse saknas ofta eller är begränsad vid användandet av digitala kommunikationsverktyg, vilket gör det svårare att fastställa att ett uttalande har förståtts (Driskell m.fl., 2003; Hinds & Weisband 2003). Det krävs mer ansträngning av parterna som kommunicerar med varandra ifall bekräftelse ska ges när möjligheten att använda social och icke-verbal kommunikation är begränsad och det krävs även mer resurser i form av tid (Driskell m.fl., 2003). Fiore m.fl. (2003) benämner detta fenomen som “team opacity” och beskriver det som att till följd av den digitala
kontexten hämmas teammedlemmarnas medvetenhet kring övriga medlemmars handlingar. Med digitala kommunikationsverktyg kan det uppstå en viss tvetydighet eftersom de
visuella, auditiva och sociala signaler som normalt medföljer vid samlokalisering dämpas (Fiore m.fl., 2003).
3.5 Konversationens flyt
Social och icke-verbal kommunikation är en förutsättning för att en konversation ska få bra flyt och gör det enklare och mer bekvämt för parterna att kommunicera (Nilsson &
Waldemarson, 2011). Eftersom möjligheten att använda social och icke-verbal kommunikation ofta saknas eller är begränsad vid användandet av digitala kommunikationsverktyg, enligt Hinds och Weisband (2003), kan detta påverka
konversationens flyt i särlokaliserade team. Den sociala dynamiken i en konversation kan enligt Koudenburg, Postmes och Gordijn (2011) jämföras med andra sociala aktiviteter som också kräver samverkan, exempelvis dans. De menar att en konversations flyt delar
karaktärsdrag med dansen i form av koordination och förutsägbarhet på grund av att en samstämmighet krävs i informationsutbytet för att möjliggöra smidiga övergångar i vem som har ordet. I deras studie uppvisar resultatet att en konversations flyt är associerat med positiva känslor och en förhöjd känsla av samhörighet, självkänsla, social validering och konsensus. Ifall konversationens flyt avbryts av en tystnad kan det ge avvisande och negativa känslor (Koudenburg m.fl., 2011).
3.6 Feedback
Ett teams feedback påverkas vid särlokaliserat arbete med digitala kommunikationsverktyg (Driskell m.fl., 2003). Fiske (1997) beskriver feedback som överföringen av en mottagares reaktion tillbaka till sändaren. Feedback från teammedlemmar möjliggör för individen att exempelvis utvärdera sin prestation samt få förståelse för hur prestationen kan förbättras (Driskell m.fl., 2003). Feedback kan dessutom fungera som bekräftelse på att individens uppfattning om hur uppgiften bör utföras samstämmer med övriga teammedlemmars uppfattning (Driskell m.fl., 2003). Feedback som bekräftar en uppfattning kan ges genom
sociala och icke-verbala signaler och dessa typer av signaler kan vara svårare att både ge och uppfatta när de signaleras genom digitala kommunikationsverktyg (Driskell m.fl., 2003). Särlokaliseringen och de digitala kommunikationsverktygen kan påverka hur feedback tas emot och utvärderas av mottagaren (Driskell m.fl., 2003). Forskning kring feedback i team har visat att individer är mer benägna att acceptera och ta åt sig av feedback som kommer från en källa som i psykologisk mening är nära dem, jämfört med en källa som är mer avlägsen (Ilgen, Fisher & Taylor, 1979). Medlemmarna i teamet kan uppfattas som mer avlägsna när de arbetar särlokaliserat och därmed kan det vara mindre troligt att feedbacken accepteras (Driskell m.fl., 2003). Vidare resonerar Ilgen m.fl. (1979) kring hur individer är mer benägna att acceptera och ta åt sig feedback från en källa om feedback ges frekvent från källan. De hävdar dessutom att timing av feedback är av betydelse för acceptansen och att ju längre tid det tar mellan ett beteende eller prestation till att feedback ges om beteendet eller prestationen desto mindre effekt får den.
Användning av kommunikationsverktyg såsom mail eller skrivna meddelanden kan ha en positiv inverkan på feedbacken i team (Berry, 2011). Vid en konversation face-to-face är feedbacken ofta direkt, men dessa typer av kommunikationsverktyg tillåter att feedbacken dröjer i tid. Det kan leda till att feedbacken som ges är mer reflekterande och innehållsrik (Berry, 2011). Potter och Balthazards (2002) studie indikerar även på att digitala
kommunikationsverktyg kan vara att föredra framför kommunikation face-to-face för att möjliggöra samt framföra en objektiv och korrekt utvärdering av teammedlemmars insatser.
3.7 Gemensam förståelse
Gemensam förståelse är en aspekt som påverkar och påverkas av ett teams kommunikation och som tidigare forskning visat kan vara svårare för särlokaliserade team att utveckla (Cramton, 2001; Driskell m.fl., 2003; Hinds & Weisband, 2003). Gemensam förståelse är den svenska översättningen för “shared understanding” och beskrivs av Hinds och Weisband (2003) som ett sätt att kollektivt organisera och kommunicera relevant kunskap. Krauss och Fussell (1990) benämner detta teoretiska fält “mutual knowledge” och definierar det som den kunskapen kommunicerande parter delar och är medvetna om att de delar.
Kommunikation och delning av information är centralt för att nå en gemensam förståelse (Hinds & Weisband, 2003). Genom delning av information konstruerar de kommunicerande parterna sin gemensamma kognitiva miljö; det vill säga fastställer den kunskap som kan antas vara känd för alla (Krauss & Fussell, 1990). Parterna behöver aktivt fastställa att vad som har sagts har blivit förstått genom bekräftelse för att det ska kunna utgöra en del av deras gemensamma kognitiva miljö (Clark & Brennan, 1991).
Utan gemensam förståelse talar och förstår individer vad som sägs utefter sin egen
information och tolkning av situationen och antar ofta felaktigt att andra individer talar och förstår vad som sägs med grund i samma information och tolkning (Cramton, 2001). Ett team kan tro att de har kommit överens om vad som ska göras och på vilket sätt men de olika teammedlemmar har olika syn på vad de har kommit överens om (Hinds & Weisband,
2003). Därmed har de inte en gemensam förståelse och det finns stor risk för att
teammedlemmarna agerar och vidtar olika åtgärder som inte är förenliga med varandra (Hinds & Weisband, 2003). Om ett team inte har en gemensam förståelse behövs därför ofta mer övervakning och konsultation och det finns dessutom en större risk för dubbelarbete (Hinds och Weisband, 2003). Det är även fördelaktig för team att ha gemensam förståelse för teammedlemmarnas olika egenskaper och kompetenser för att lättare dra nytta av dessa i arbetet, enligt Hinds och Weisband (2003). Vidare förklarade de att det även kan vara fördelaktigt om teammedlemmarna vet vad de andra i teamet gör samt om de till exempel är sjuka eller om det försiggår något i deras privatliv som kan påverka deras prestation.
Hinds och Weisband (2003) hävdar att det kan det vara svårare för team som arbetar särlokaliserat med hjälp av digitala kommunikationsverktyg att utveckla gemensam
förståelse. Både särlokaliseringen samt de digitala kommunikationsverktygen kan enligt dem påverka teamets förutsättningar för att skapa gemensam förståelse på olika sätt.
Särlokaliseringen innebär att det är svårare för medlemmarna i teamet att hålla koll på vad de andra i teamet gör och hur de tidsmässigt ligger till i sitt arbete. I en studie dem
genomförde 2003 av studentteam fann de att team som arbetade särlokaliserat var mindre medvetna om vad deras teammedlemmar gjorde jämfört med de team som arbetade samlokaliserat. När ett team arbetar särlokaliserat kan de inte observera varandra i samma utsträckning och det är dessutom mindre troligt att informell eller oavsiktlig information delas mellan teammedlemmarna. Team som arbetar samlokaliserat möts med jämna mellanrum i korridorer, vid kaffemaskinen eller äter lunch tillsammans och delar där informell eller oavsiktlig information med varandra, vilket kan bidra till gemensam förståelse menar Hinds och Weisband (2003). Berry (2011) belyser också hur den
gemensamma förståelsen kan begränsas i särlokaliserade team då det är mindre sannolikt att informella eller oavsiktliga möten inträffar när team inte är samlokaliserade. Att informella eller oplanerade möten är mindre sannolikt att inträffa i team som arbetar särlokaliserat kan även antas påverka både timingen och frekvensen av feedback. Cramton (2001) menar att etableringen av den gemensamma kognitiva miljön har en stark koppling till fysisk närvaro samt delad fysisk miljö, vilket gör etableringen av den svårare för
särlokaliserade team. Cramton (2001) fann även i sin studie om särlokaliserade team att information ofta blev ojämnt distribuerad vilket då påverkade teamens gemensamma
