Örebro universitet
Institutionen för humaniora, utbildnings- och samhällsvetenskap Sociologi
Det aktivitetsbaserade kontoret som scen
En kvalitativ fallstudie om det aktivitetsbaserade kontorets inverkan på sociala
interaktioner på en myndighet i mellansverige
Sociologi, kandidatkurs inriktning organisation och arbetsliv, 30 högskolepoäng Självständigt arbete, 15 hp, Vt 2020 Författare: Sabiha Hasanbegovic & Bilal Hanafi
Tack:
Vi vill börja med att tacka de som deltagit i intervjuerna, som offrat sin tid och varit extremt tillmötesgående för att göra denna studie möjlig under rådande omständigheter! Vi vill också passa på att tacka vår handledare Martin Lind som med sin expertis och feedback guidat oss på vägen.
Abstract
As work life is evolving due to globalization and digitalization so are office spaces, new circumstances acquire new more flexible ways of working. There has been an increase in offices changing from the traditional cellular office to open and activity-based landscapes. Activity - based workplaces or ABW are designed to adapt to working needs and are said to be flexible where employees themselves can choose seating depending on their preferences and task at hand. While ABW seems to have certain benefits including cutting cost of unnecessary workspace and increased flexibility we are looking to understand the effects ABW has on social interactions & coherence. We are also interested in finding out what strategies the employees use to handle the new way of working and maintain efficiency. Research this far has shown that the architectural disposition of the office space needs to be equipped with distinct rules and regulations, that productivity has shown to increase after a move to a ABW and that the
pre-conditions for employee satisfaction are present. The study is of a qualitative nature and is based on semi-structured interviews with five employees in an government organisation. Each of the employees has different occupational roles within the organisation. The theoretical framework used to analyze the results are parts of Goffman’s (2014) Dramaturgical Perspective and the results found show both pros and cons for an activity based approach. The study shows that social interactions to a large extent are
regulated by the architectural disposition of the office, that coherence with the other government
organisations in the building has somewhat improved and that the employees use both physical and digital strategies of guiding impression to let their colleagues know that they do not wish to be disturbed and can maintain efficiency. The results also show that the employees carefully choose their work station for the day in an attempt to control the number of social interactions they have during the day.
Keywords: activity-based office landscape, Activity Based Working, ABW, coherence, efficiency, Goffman, social interactions, workplace.
Sammanfattning
Arbetslivet är i en ständigt förändring och med den ökade globaliseringen och digitaliseringen följer krav för ett mer flexibelt och tilltalande kontorslandskap. Den senaste trenden i Sverige handlar om
aktivitetsbaserade kontor (Activity Based Working eller ABW) som följer med flera fördelar, som exempelvis kostnadsbesparingar. ABK erbjuder ett arbetssätt och spontanitet som kan bidra till att skapa nya möjligheter för medarbetare och organisationer men skapar även nya utmaningar för effektiviteten. Studien undersöker den sociala interaktionen och sammanhållningen medarbetare emellan i ABK. Centrala frågor är hur ABK påverkar medarbetarnas sociala interaktioner & sammanhållning och vilka strategier de anställda använder för att möta de nya kraven och bibehålla effektivitet. Tidigare forskning inom området visar att kontorets utformning behöver genomsyras av tydliga policys, att produktiviteten har blivit bättre efter en flytt till ABK och att förutsättningar som gjorde arbetstillfredsställelsen större fanns. Studien baseras på semistrukturerade intervjuer med medarbetare på en statlig myndighet i mellansverige, i analysarbetet tolkades intervjuerna med stöd i den teoretisk referensram som är Goffmans dramaturgiska perspektiv. Studiens resultat visar att sociala interaktioner styrs i stor grad av kontorets utformning, att samarbetet över avdelningar delvis förbättrats, sammanhållningen med de närmsta kollegorna försämrats och att de anställda använde sig av både fysiska och digitala strategier för intrycksstyrning för att möta de nya kraven som följer med ABK och bibehålla effektiviteten. Resultatet visar även att medarbetarna gör väl avvägda val av arbetsplacering i hopp om att sätta förutsättningar för sin prestation och sociala tillgänglighet.
Innehållsförteckning
1. Inledning 6
1.1 Syfte & Frågeställningar 7
1.2 Begreppsdefinition 8 1.2.1 ABK 8 1.2.2 Zon 9 1.3 Avgränsningar: 9 1.4 Studiens disposition 9 2. Tidigare forskning 10
2.1 Utformningens betydelse och förutsättning i aktivitetsbaserat kontor 10
2.2 Interaktioner och samarbete 11
2.3 Medarbetarnas strategier för effektivitet 12
2.4 Sammanfattning av presenterad forskning och kunskapslucka 13
2.5 Motivering och användning av tidigare forskning 13
3. Teoretisk referensram 15
3.1 Vardagslivets dramaturgi 15
3.2 Intrycksstyrning 15
3.3 Den sociala fasaden 16
3.4 Team 16 3.5 Regionerna 17 3.6 Roller 17 3.7 Teoretisk motivering 18 4. Metod 19 4.1 Val av metod 19 4.2 Intervjupersonerna 20 4.3 Tillvägagångssätt 21
4.4 Bearbetning och analys av material 21
4.5 Etiska överväganden 22
4.6 Kvalitetskriterier 23
4.6.1 Intern & extern validitet 23
4.6.2 Intern & extern reliabilitet 24
4.7 Metoddiskussion 24
5. Resultat & Analys 26
5.2 Medarbetarnas val av placering 26
5.3 Sammanhållning och gemenskap 29
5.4 Strategier för effektivitet 32
6. Slutsatser 36
7. Avslutande reflektioner 38
8. Förslag på framtida forskning 38
1. Inledning
Kontorsutformningen är ständigt under förändring och har varierat markant under årens gång. Från stora kontorsrum under 1900-talet med flera skrivbord på rad, likt dagens öppna
kontorslandskap där medarbetaren är en i mängden, till cellkontoren som erbjuder en liten fristad, skydd från buller och en intimare relation till sina närmaste kollegor. Utöver dessa har det gjorts några försök att hitta ett mellanting varpå flexkontor och kombikontor upprättats enligt Toivanen (2015). Behovet att göra om och återuppfinna kontorsmiljön drivs bland annat av effektivisering och rationalisering samt psykosociala och estetiska faktorer som kan påverka organisationens dragningskraft för nya talanger (Van der Voordt, 2004). Den senaste trenden i Sverige handlar om aktivitetsbaserade kontor (Activity Based Working eller ABW) som
egentligen har diskuterats sedan slutet av 1970-talet enligt Toivanen (2015), men som inte riktigt slagit igenom förrän globaliseringen och digitaliseringen gjorde det näst intill oundvikligt. Det är en trend som allt fler företag tillämpar och som många initialt hyllar som framtidens sätt att arbeta.
Det aktivitetsbaserade kontoret (ABK = ABW) följer med ett aktivitetsbaserat arbetssätt och kan se olika ut beroende på organisationens mål och förutsättningar. ABK kännetecknas av att de anställda saknar fasta arbetsplatser, istället väljer de sitt “kontor” för stunden och beroende på den aktuella arbetsuppgiften. Det i sin tur förutsätter ett papperslöst arbetssätt där allt finns att tillgå digitalt eller lätt kan medtas. Kontoret är indelat i olika “zoner” för de olika
arbetsuppgifterna, som tydligt porträtteras av möbleringen samt zonens utformning och
ackompanjeras av zon-specifika förhållningsregler. Utöver förhållningsreglerna är medarbetarna fria att röra sig mellan zonerna och styra över sin arbetsdag. Vilket i sin tur sätter
förutsättningarna för den sociala interaktionen och ställer krav på individen att ta ett större ansvar för sitt arbete och navigera mellan behovet av avskildhet och kravet på social interaktion
(Toivanen, 2015).
Majoriteten av den tidigare forskningen kring aktivitetsbaserade kontor tenderar att vara ur en organisatorisk synvinkel (Engelen et al. 2019). Kunskap om hur ABK påverkar individen och
deras sociala interaktioner är dock begränsad och mer kvalitativ forskning kring ämnet krävs. Frågan är särskilt intressant eftersom att aktivitetsbaserade kontor ofta beskrivs som framtidens kontorsmiljö enligt Toivanen (2015) och kommer med all säkerhet vara något som präglar framtidens arbetsplatser. Det aktivitetsbaserade kontoret sägs underlätta samverkan mellan medarbetare genom att skapa en öppnare arbetsmiljö där barriärerna för interaktion minskar (Toivanen, 2015), vilken självfallet har en effekt på medarbetarnas sociala interaktioner. Frågan blir då om organisationer i strävan mot en öppnare arbetsmiljö betalar ett högt pris i form av de anställdas möjlighet till avskildhet och koncentration.
Goffman (2014) vill med det dramaturgiska perspektivet fånga social interaktion och skriver bland annat om när scenen förändras måste aktörerna anpassa sig och hitta sin nya roll.
Framträdandet förbereds i den bakre regionen och utspelas i den främre regionen eller på scenen med hjälp av fasader och intrycksstyrning. Slutligen hjälps aktörerna åt i teamframträdandet för att scenen ska nå en korrekt tolkning av publiken (Goffman, 2014). När kontorets utformning förändras måste medarbetarna därmed även justera sina roller. Vilka interaktioner som då utspelar sig, var framträdandet förbereds och vilka strategier för intrycksstyrning de anställda tillämpar på ABK blir då aktuella frågor.
1.1 Syfte & Frågeställningar
Studiens syfte är att analysera sociala interaktioner och de anställdas påverkan av att arbeta på ett aktivitetsbaserade kontor på en myndighet i mellersta Sverige, utifrån Goffmans dramaturgiska perspektiv. Mer specifikt ämnar vi att besvara följande frågeställningar:
- Hur påverkas den sociala interaktionen och sammanhållningen medarbetare emellan i det aktivitetsbaserade kontoret?
- Hur påverkas de anställdas möjlighet till avskärmning och koncentration till följd av den spatiala inrättningen ett aktivitetsbaserat kontor erbjuder.
- Vilka strategier använder medarbetarna för att upprätthålla en balans mellan tillgänglighet, interaktion, behovet av avskildhet och möjlighet till koncentration?
1.2 Begreppsdefinition
I kapitlet som följer har vi valt att definiera några förkortningar och uttryck som är
återkommande i studien i förhoppning om att detta ska underlätta läsningen och definiera en del av de centrala begreppen.
1.2.1 ABK
Det aktivitetsbaserade kontoret har refererats till med en rad olika benämningar genom tiden. Vi har stött på benämningar som Activity Based Work (ABW), Aktivitetsbaserad verksamhet (ABV) samt New Ways of Working (NWW). Oavsett benämning är det ett aktivitetsbaserat kontor (ABK) som åsyftas. I avsnittet med tidigare forskning har vi valt att inte ändra den refererade litteraturens benämningar men det åsyftar samma sak. Vi använder oss av en
definition på Aktivitetsbaserade kontor (ABK) utifrån Toivanen (2015). ABK kan utformas på många olika sätt. Enligt Toivanen innebär ABK dels att arbetsplatsen är zon-indelad utifrån verksamhetens huvudaktivitet, dels att den saknar fasta arbetsplatser samt att arbetsplatsen är papperslös. Avsikten är att olika zoner upprättats specifikt för olika typer av arbetsuppgifter och att de anställda arbetar rörligt och utifrån sina egna preferenser. Det vill säga att om ens
arbetsuppgift kräver hög koncentration och fokus ska en välja att sätta sig i den zon avsedd för fokuserat arbete. Om det däremot skulle ske en förändring under dagen och arbetsuppgifterna ställer andra krav ska den anställda förflytta sig till lämplig zon. ABK är dimensionerat för mindre än 75 procent av de anställda vilket betyder, och förutsätter, att anställda arbetar på annan plats en del av arbetstiden. Vidare förutsätter ABK en del gemensamma förhållningsregler som fastställs i implementeringsprocessen och baseras på organisationens behov enligt Toivanen (2015). Ett exempel på en sådan förhållningsregel är Clean desk policyn som innebär att de anställda inte får lämna några personliga tillhörigheter på skrivbordet när det inte används.
1.2.2 Zon
Med Zon avses ett arkitektoniskt avgränsat område på kontoret med tillhörande förhållningssätt. Zonens mening och tilltänkta syfte går att urskilja i möbleringen och estetiken. Zonerna ska
optimeras efter den specifika organisationens behov men kan inkludera zoner som: Tysta zonen, avsedd för djup koncentration och fokus där ingen verbal interaktion får ske. Aktiva zonen, där spontana möten välkomnas, ideer bollas och social interaktion välkomnas. Normal zon är en annan möjlig benämning för en zon, där social interaktion är tillåten till en viss grad med hänsyn till omgivningen (Chafi & Rolfö, 2019).
1.3 Avgränsningar:
Studien avser endast uttala sig om det aktuella kontoret var intervjupersonerna är verksamma för tillfället och de förhållanden som råder där. Det är en myndighet tillhörande i Mellansverige som tillämpat det aktivitetsbaserade arbetssättet i mindre än två år.
1.4 Studiens disposition
Studien inleds med att presentera den tidigare forskningen. Avsnittet som följer behandlar studiens teoretiska ramverk. I metodavsnittet presenteras därefter hur studien genomförts och empirin analyserats. Sedan presenteras analysen & resultatet för att följas av slutsater, avslutande reflektioner och förslag på framtida forskningsfrågor.
2. Tidigare forskning
Kapitlet som följer presenterar var forskningen inhämtats och redogör för den forskning som använts. Genomsökningen av forskningsläget i ämnet har resulterat i tre identifierade teman: Utformingens betydelse och förutsättning i ABK; Interaktioner och samarbeten; Medarbetarnas strategier för effektivitet. I kapitlets sista del presenteras en sammanfattning av forskningsläget, kunskapsluckan och avslutas med en motivering till valda studier.
Referenser till avsnittet tidigare forskning har funnits genom databaser via Örebro Universitets hemsida och internationella databaser. De är SwePub; Sociological Abstract Database; Primo; Google Scholar; ResearchGate och Building Research and Information (BRI). Sökord som användes är: Aktivitetsbaserade kontor; Aktivitetsbaserad; Activity-based office; New Ways of Working, NWW. Kedjesökning har tillämpats.
2.1 Utformningens betydelse och förutsättning i aktivitetsbaserat kontor Engelen et al. (2019) genomförde en systematisk översikt över den tidigare forskningen angående ABK där 17 olika studier ingick, varav 16 var av kvantitativ inriktning och en kvalitativ. Resultaten visade att aktivitetsbaserade verksamheten har positiva effekter på kommunikation, interaktion, kontroll av tid och rum samt tillfredsställelse med arbetsytan. Däremot tenderar arbetssättet att ha negativa effekter på koncentration, där orsaker som bland annat störande ljud, dörrar som öppnades och stängdes och höga ljudnivåer från skrivare
rapporterats. En ständiga exponering inför medarbetare var ytterligare en negativ effekt eftersom ett privatliv inte var möjligt att upprätthållas då privata utrymmen uppgavs saknas, vilket
försvårar konfidentiella och privata samtal. Det ledde till en upplevd försämrad integritet. För att undersöka de långsiktiga effekterna av ABV krävs dock mer omfattande forskning (Engelen et al. 2019).
(Rolfö, 2018) genomförde longitudinella fallstudier och genomsnittstudier i organisationer som bedriver en aktivitetsbaserad verksamhet, där arbetsförhållanden, arbetsmiljötillfredsställelse och prestation efter en flytt till ABK undersöktes. Även medarbetarnas underliggande
associationsfaktorer som utformningsfaktorer, organisatoriska förutsättningar, policys samt processfaktorer undersöktes. Av resultatet kunde utläsas att utformningen har betydelse för sociala interaktion och att den spatiala inrättningen sätter förutsättningar för interaktion. Bland annat genom närhet till kollegor som möjliggör snabba och öppna frågor och överhörning som kan göra att kunskapsöverföringen effektiviseras, men även ställa till problem om en ogynnsam ljudnivå uppstår. Värre kan det bli om konfidentiell information överhörs av någon obefogad. Nackdelar med närheten till kollegor och öppenhet som kontorsutformningen i ABK erbjuder är att individen nästintill alltid är tillgänglig och i mindre utsträckning kan påverka information och interaktion en utsätts för. Därför blir en viktig aspekt som lyfts fram i studien tillgång till
utrymmen som medarbetare kan dra sig undan till när behovet uppstår (Rolfö, 2018).
2.2 Interaktioner och samarbete
I “Ett nytt sätt att arbeta på” (New ways of working som synonym till aktivitetsbaserade arbetssättet) blir organisationer uppmärksammade på behov, förutsättningar och förståelse för olika faktorer som är av stor vikt i den nya agila och rörliga arbetsplatsen (Croon, Dresen, Kuijer & Sluiter, 2005). Gorgievski, Herpen, Voordt & Akkeeren (2010) upptäckte att ABK i större utsträckning associerades med en arbetsmiljö som välkomnar grupp-samarbeten, interaktioner med kollegor och möjligheter till formella samt informella konversationsutbyten med kollegor.
Blok, Groenesteijn, Schelvis & Vink (2012) genomförde en fallstudie på tre enheter i en organisation bestående av 73 deltagare. Undersökningen grundades i två enkätutskick med sex månader mellan dem. Undersökningens syfte var att undersöka effekterna på arbetsbeteenden, inverkan på samarbeten, anställdas tillfredsställelse och kunskapsöverföring. Resultaten visade att NWW ger bättre förutsättningar för kommunikation mellan de anställda. Produktiviteten i avseende kommunikation och samarbete självskattade medarbetarna som signifikant högre efter flytten. Vidare kunde ingen skillnad påvisas av resultatet när man tittade på de anställdas
tillfredsställelse, samarbeten och anpassningsgrad till arbetssättet mellan mätningarna. Istället såg man en minskning i kunskapsöverförande, vilket kan tänkas bero på att medarbetarna utför
fler arbetsuppgifter på annan plats ju mer anpassning gjordes till arbetssättet, och att sociala interaktioner och samarbeten på kontoret minskat till följd (Blok et al. 2012).
2.3 Medarbetarnas strategier för effektivitet
Babapour, Karlsson & Osvlader (2018) synliggjorde med sin studie baserad på observationer hur medarbetare tillämpar ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det identifierades två faser som resultatet analyserades utifrån. Första fasen rör hur man anpassades till, eller avvisade gemensamma arbetsplats-policyn och här upptäcktes olika strategier som anställda tar till. Bland annat
upptäcktes vissa grupper ockupera arbetsstationer för att det är besvärligt att ständigt plocka ihop sina tillhörigheter vid omflyttning. En annan strategi var att medarbetare skiftade mellan att anpassa och förkasta policyn om delade arbetsplatser och clean desk, och därför placerade sig på samma arbetsstation i ungefär en månads tid innan ett hinder identifierats varpå de sökte sig till en ny arbetsstation. Andra fasen identifierade typer av interaktioner som möjliggjordes av den spatiala utformningen i ABK som spontana interaktioner på arbetsstationen och
lounge-utrymmen. De uppfattades tidskrävande och tar fokus från arbetsuppgiften, men kunde förbättra sammanhållningen och informationsutbytet (Babapour et al. 2018). Medarbetare kan därför behöva ta till olika strategier som underlättar anpassningen till det nya arbetssättet.
Rolfö, Eklund & Jahncke (2018) genomförde en studie genom enkäter, djupintervjuer och
observationer på ett stort svenskt försäkringsbolag. Studien fokuserade på bland annat prestation, kommunikation, arbetstillfredsställelse och möjlighet till avskildhet. Undersökningen tittade på förändringar före och efter en flytt till ABK från ett öppet kontorslandskap. Resultatet visade att medarbetarna fått fler möjligheter att isolera sig från oljud tack vare att alternativ för avskildhet fanns. Däremot försämrades kommunikationen inom arbetsgrupper till följd av för högt antal medarbetare på för liten yta och frånvaron av policys på arbetsplatsen. I slutändan gick det inte att säkerställa några signifikanta förändringar gällande teman som kommunikation, effektivitet (individuellt och i grupp) och upplevd prestation före flyttgenomförandet till ABK (Rolfö et al. 2018).
Forskningen i ABK verkar oense om vad och hur man ska mäta effektivitet. Svårigheterna kan bero på att man tittar och mäter olika saker, i en kontext som alltmer omfattar färre gränser i tid och rum. Oavsett så ställer ABK krav på de anställda att hitta nya strategier för de många gånger motstridiga kraven. Det kan handla om att hantera den allt högre tillgängligheten en är utsatt för, den höga ljudnivån eller den förlorade kontrollen över omgivningen när anställda i själva verket behöver avskildhet och lugn för att utföra effektivt arbete. Det är värt att ta i beaktning att det är något anställda måste hantera vid implementeringen av ABK, och för de anställda som
misslyckas med anpassningen går företag miste om produktivitet, effektivitet och pengar.
2.4 Sammanfattning av presenterad forskning och kunskapslucka
Tidigare forskningen inom ABK är av blandad utgång. Forskningen visar att kommunikation och sociala interaktioner främjas på ABK men samtidigt visar resultat svårigheter i att separera sig från den ständiga exponeringen. Den unika öppenheten och utformningen ABK innebär försvårar koncentration och påverkar effektiviteten. Forskningen påvisar å ena sidan en ökning av
produktiviteten genom tätare, snabbare och flexibla arbetssätt, å andra sidan en minskning av kunskapsöverföringen och svårigheter i tydliga policys och riktlinjer. Det visar sig att ABK ställer högre krav på den enskilda individen att hitta strategier för att anpassa sig till arbetssättet.
Forskningen inom ABK har drivits framförallt utifrån en organisatorisk synvinkel med fokus på effektivitet och prestation för kostnadsbesparande ändamål (Engelen et al. 2019). Det finns ingen konsensus om forskningsfältet och mer omfattande forskning om effekterna av att arbeta på ABK behövs. Vår studie som är av kvalitativ metod kan bidra till forskningsfältet då kvalitativ forskning är begränsad. Vidare vill vi bidra till kunskapsluckan genom att undersöka hur sociala interaktioner utvecklas och påverkas av ABK, och aktivitetsbaserade arbetssättet som
offentliggör medarbetarna i större utsträckning än tidigare kontorslösningar.
2.5 Motivering och användning av tidigare forskning
Den tidigare forskningen som presenterats ökar vår förförståelse för ABK och den utmaningen som dels kontorsutformningen ställer på medarbetare, dels arbetssättet. Det handlar om en
förståelse för hur sociala interaktioner kan initieras och uppträda samt hur samarbetet påverkas och vad för effekter det kan ha på medarbetare. Slutligen begriper vi i en större omfattning vad det innebär att arbeta aktivitetsbaserat och hur det påverkar medarbetare och vilka strategier som de använder för att klara av arbetssättet och utmaningarna.
3. Teoretisk referensram
I följande kapitel förklaras kortfattat Erving Goffmans begrepp och hans dramaturgiska perspektiv för att redogöra för vårt teoretiska angreppssätt och utveckla våra analysverktyg. Vidare kommer det förklaras hur begreppen har hjälpt oss uppnå studiens syfte. Detta skapar den teoretiska referensram vi har använt oss av för att tolka det empiriska materialet.
3.1 Vardagslivets dramaturgi
Med det dramaturgiska perspektivet vill Goffman besvara en av sociologins centrala frågor; hur sker interaktion? (Lögdlund & Gottzén, 2015). För att förklara hur individer framställer sig själv i mötet och i interaktioner med andra använder sig Goffman av begrepp från teatern och gör liknelser mellan skådespelare och individer som använder livet som en scen för att utspela sin / sina karaktärer (Lögdlund & Gottzén, 2015, s.175). Goffmans dramaturgiska perspektiv bildar en ram som kan användas på varje konkret social inrättning. Goffman vill synliggöra hur individen interagera med sin omgivning samt vilka strategier de använder för att styra sina uttryck
(Lögdlund & Gottzén, 2015, s.181)
Med Goffmans teori och begreppsapparat kan vi lättare förstå hur ABK påverkar våra
intervjupersoners sociala interaktioner och sätter scenen och förutsättningarna för uppträdandet.
3.2 Intrycksstyrning
Goffman (2014, s.12-14) använder sig av begreppet intrycksstyrning där en uppdelning görs på att avge och sända uttryck. Att avge uttryck innebär omedvetna gester och interaktioner som vi i regel ej har kontroll över, t.ex. röstläge och darrningar. Att sända uttryck innebär istället våra medvetna sätt att kommunicera på, t.ex. vad vi säger och de kläderna vi väljer. Att sända uttryck behöver inte endast handla om det individen säger och gör utan kan även handla om de kläder och den miljö man väljer i olika situationer.
Människor är beroende av information omkring sig för att kunna göra korrekta tolkningar av situationer samtidigt som de vill avge ett visst uttryck för att de omkring dem ska tolka
situationer likvärdigt (Löglund & Göttzen, 2015, s. 176-177). Vi kan med begreppet se om de anställda använder intrycksstyrningn som en del av deras strategier för att kontrollera mängden sociala interaktioner och upprätthålla balansen mellan kravet på effektivitet och behovet av avskildhet. Vi kan använda oss av Goffmans begrepp intrycksstyrning för att beskriva subtila interaktionsmönster på ABK.
3.3 Den sociala fasaden
För att beskriva interaktionens omgivning och karaktär talar Goffman (2014, s.28-35) om fasad som hjälper oss definiera situationen likvärdigt. Fasaden syftar till olika expressiva föremål eller utrustning som normalt karakteriserar och tillhör en given plats eller sammanhang. Den sociala fasaden knyter an till professioner och rutiner som blivit institutionaliserade och stereotypa, och omfattar den miljö och ageranden som aktörerna ger upphov till.
Med ABK följer en institutionaliserad fasad och arbetssätt som aktörerna får förhålla sig till och sätter därmed förutsättningar för individers handlingsutrymme. Vi vill med begreppet framhäva den sociala fasaden i ABK och de tillhörande förhållningssätt i relation till våra forskningsfrågor.
3.4 Team
Generellt är en definition av en situation inte en produkt av endast en individs egna projektion utan en integrerad del av ett större sammanhang som bärs upp och skapas av det intima samarbetet mellan flera deltagare (Goffman. 2014. s.73). Goffman använder sig av termen teamframträdande eller Team för att beskriva en samling individer som samarbetar i sitt framställande av en rutin.
På samma sätt är den anställda på studiens ABK inte en ensam individ i sitt framställande utan uppträder tillsammans med sina medarbetare. Team blir därmed ett väsentligt begrepp för att beskriva hur de tillsammans skapar och bär upp sin projektion av ABK. Då är vi intresserade av att se vilka team som framträder i ABK samt hur det påverkar sammanhållningen.
3.5 Regionerna
Goffman (2014, s.97) definierar en region som en situation där scener eller interaktioner utspelar sig som kan avgränsas i större eller mindre grad av ens uppfattning av varseblivningar.
Regionerna delar han upp i främre och bakre regionen. Vi ser endast det som sker i den främre regionen som genom sin offentlighet också ställer högre krav på aktörernas agerande (Lögdlund & Gottzén, 2015, s.177-178). I den bakre regionen kan aktören släppa på masken och förbereda sitt uppträdande i avskildhet och utan krav och förväntningar från omvärlden (Goffman, 2014, s.207).
Tolkningen Goffman gör på olika regioner kan hjälpa oss att förstå hur medarbetarna tolkar ABK, hur de hanterar den ökade graden av insyn samt var de förbereder sina framträdanden. Vilka regioner framträder på ABK samt vilken inverkan de har på de anställdas möjligheter till koncentration och sociala interaktioner? Har de anställda strategier för att skapa sig en bakre region?
3.6 Roller
Goffman (2014, s.25-26) talar om roller som rutiner knutna till olika manuskript vilka kan ses som allmängiltiga regler att agera utefter. Goffman beskriver hur situationer, eller uppträdanden, följer en uppsättning normer och rutiner i enlighet med den specifika rollen som spelas. Det görs för att bibehålla en överenskommen definition av situationen. Hur rollerna förverkligas och när dessa lämpar sig i olika uppträdanden är något som vi lärt oss i våra möten med andra människor (Lögdlund & Gottzén, 2015, s.180). Många roller kräver en specifik inramning som
tillhandahåller scenariet och rekvisitan för uppträdandet (Goffman, 2014, s.28-29).
Med stöd av Goffmans begrepp roller kan interaktioner tydliggöras på arbetsplatsen och den uppsättning rutiner och normer knutna till rollerna i ett ABK. Vi får möjligheten att belysa de roller som framträder i ABK och hur intervjupersonerna navigerar mellan motstridigheterna i deras olika roller. Exempelvis kravet på att vara mer social i och med öppenheten av ABK och kravet på effektivitet av organisationen.
3.7 Teoretisk motivering
Nyttan med det dramaturgiska perspektivet är dess applicerbarhet på varje konkret social inrättning. Bredden som perspektivet erbjuder gör det möjligt för oss att analysera ABK sociala interaktioner på ett relaterbart och beskrivande sätt. De olika begreppen isolerar och framhåller en specifik aspekt i framträdandet som är den sociala interaktionen på ABK. Det dramaturgiska perspektivet har i hög grad färgat vår formulering av frågorna i intervjuguiden och fungerat vägledande i tematiseringen av transkriberingarna. Vidare har vi använt oss av de olika
begreppen för att att analysera medarbetarnas utlåtanden och på ett beskrivande sätt återge våra fynd.
4. Metod
I detta kapitel ligger fokus på att beskriva och motivera studiens metodval.
4.1 Val av metod
Eftersom syftet med studien var att undersöka sociala interaktioner mellan medarbetare och sammanhållning föreföll en kvalitativ metod vara bäst lämpad. Kännetecknande för kvalitativ ansats är att forskaren strävar efter att beskriva, förklara, tolka och förstå ett fenomen (Barajas, Forsberg, Wengström, 2013, s.43). Med den kvalitativa ansatsen har vi möjligheten att verkligen förstå fenomenet ABK, de förutsättningar de sätter för sociala interaktioner och hur de påverkar de anställdas sammanhållning och arbetsförhållanden. Visserligen är det möjligt att närma sig ämnet med kvantitativa metoder genom enkäter eller massintervjuer, vilket det finns flera goda exempel på i Engelen et al (2019) litteraturöversikt. Bryman (2011, s.168-169) menar dock att en kvantitativ ansats ofta vill generalisera och göra kunskap allmängiltig. Då vi inte är ute efter att göra statistiska generaliseringar utan teoretiska ansåg vi att den kvalitativa ansatsen var bättre lämpad. Även om studien inte avser att dra generaliserande slutsaser för ABK kan vi få värdefull information om sociala interaktioner, de anställdas möjlighet till koncentration och deras
strategier för att hantera de någorlunda motstridiga kraven på ABK.
I brist på tillgång till organisationer som har tillämpat ABK fullt ut och den knappa tidsram för studien begränsades studien till en arbetsplats.
Initialt ville vi kombinera två datainsamlingsmetoder för att kunna täcka olika aspekter. Bryman (2011, s.354) kallar ett sådant tillvägagångssätt för triangulering. De två metoderna som var tilltänkta var deltagande observation och semistrukturerade intervjuer. En fördel med det hade varit att vi hade fått en klarare bild av kontorets utformning, de zoner de talar om och en bättre kunskap kring ABK. På grund av den rådande pandemin (Covid - 19) och
folkhälsomyndighetens direktiv var deltagande observation inte genomförbart då myndigheten vi undersökte inte tog emot besökare samt att majoriteten av de anställda arbetade hemifrån.
Vi valde semistrukturerade intervjuer som kännetecknas av att några relativt specifika teman listas i förslagsvis en intervjuguide, men att respondenten har stor frihet att svara på sitt sätt (Bryman, 2011, s.415). Genom att frångå nödvändigheten att ställa frågorna i en bestämd ordningsföljd får vi möjligheten att stanna upp och ställa följdfrågor vid intressanta ämnen som kan vara av värde i relation till vårt syfte. I studier med två eller flera olika intervjuare och flera respondenter kan det vara fördelaktigt att ha en struktur i intervjuerna då det underlättar
analysarbetet (Bryman, 2011, s.416). Då vi har utfört intervjuerna separat har det varit fördelaktigt med viss struktur på frågorna för den jämförande aspekten och är en av anledningarna till att vi valde semistrukturerade intervjuer.
Intervjuguiden utformades och fick slutligen fyra övergripande teman (Se bilaga 1). I ett försök att till viss del kompensera för frånvaron av deltagande observationer ställdes även en del frågor kring kontorets utformning, förhållningsregler och samarbete.
4.2 Intervjupersonerna
Eftersom vi eftersträvade personer som uppfyller vissa kriterier använde vi oss av ett målstyrt urval. Ett målstyrt urval är enligt Bryman (2011, s.392) då man försöker skapa överensstämmelse mellan forskningsfrågorna och urvalet och innebär att de samplade personerna är relevanta för de forskningsfrågor som formulerats. Studiens kriterier var att personerna arbetar i ett ABK, är i varierande åldrar, arbetar på olika avdelningar inom samma myndighet och sträcker sig från relativt nyexaminerad till senior i arbetslivserfarenhet. Ingen av medarbetarna har någon nämnvärd tidigare erfarenhet av ABK och kan därmed endast dra slutsatser från den aktuella arbetsplatsen som studien uttalar sig om. Kriterierna var av stor vikt för oss då vi hoppades på att bredden på intervjupersonerna skulle bidrar till viss generaliserbarhet av resultaten.
Totalt var det fem personer som visade intresse. De kommer under analysen att refereras till som IP1, IP2, IP3, IP4, IP5 och är i åldrarna mellan 27 - 64. Med en relativt jämn könsfördelning.
Orsaken till endast fem intervjupersoner i studien är för vi endast fått svar från fem intresserade från den tilltänkta myndigheten. Det kan bland annat bero på de rådande omständigheter med Covid - 19 och att många därför arbetar hemifrån, är korttids-permitterade och eventuellt inte läser sina mail lika frekvent.
4.3 Tillvägagångssätt
Till en början önskades få en djupare förståelse för vad ABK innebär och vilka effekter det kan medföra. För att försöka uppnå det läste vi rapporter och forskning kring ämnet, studerade hemsidor från företag som implementerat ABK, samt intervjuade en specialist inom ämnet som vi fick kontakt med genom LinkedIn. Genom förarbetena stärker vi våra möjligheter att ställa rätt frågor och bygga studien på en stabilare grund. När vi fått en överblick på vad ABK innebär bestämde vi avgränsningarna för studien och kontaktade möjliga organisationer.
Vi fick kontakt med en kommunal verksamhet i Mellansverige som tillfrågade sina anställda om de hade möjlighet att bli intervjuade. Syfte, frågeställningar och vilken plattform för
videointervjuer vi önskade använda förmedlades under mailkontakten innan intervjuerna.
Fem intervjuer genomfördes under vecka 17 - 18 där längden på intervjuerna varierade mellan 40 - 100 minuter. Samtliga intervjuer genomfördes under loppet av åtta dagar och transkriberades löpande. Fyra intervjuer utfördes över videoplattform och en face to face på grund av tekniska svårigheter. Intervjuerna utfördes separat och delades upp i tre respektive två genomförda intervjuer per författare av bekvämlighetsskäl. Intervjuerna spelades in på den använda plattformen eller med hjälp av en mobiltelefon efter intervjupersonernas godkännande.
4.4 Bearbetning och analys av material
Underlaget för analysen kommer från transkribering av intervjuerna. Vi har tillsammans transkriberat och kodat materialet i kategorier och teman vilket skedde parallellt fram tills alla intervjuer var genomförda. Processen utfördes i två led, det vill säga vi kontrollerade och
kompletterade varandras transkriberingar och kodning i en strävan att nå en fortsatt gemensam tolkning och inte gå miste om relevanta tolkningar.
Med hänsyn till studiens syfte och den teoretiska referensramen togs 12 koder fram: egenskaper; sociala interaktioner; effektivitet; regler; social/personlig fasad; gemensam definition;
samhörighet/gemenskap; bakre region; tillsägelse/konsekvenser; paxa platser; scen/roll; intrycksstyrning. Koderna låg sedan till grund för analysarbetet, ihop med ett iterativt
förhållningssätt som tillämpats. Enligt Bryman (2011, s.511) innebär ett iterativt förhållningssätt att analysen inleds när delar av datan samlats in som följaktligen påverkar
datainsamlingsprocessen. Vi menar att en kontinuerlig reflektion över materialet har pågått. Däremot har vi inte utfört en gedigen analys förrän alla intervjuer var gjorda. På det viset har vi lyckats tömma datan på de mest väsentliga delarna och försäkra oss om att vi är eniga i
tolkningarna av materialet.
4.5 Etiska överväganden
De fyra etiska huvuddragen är: informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (Bryman, 2011, s.131-132). Vi har tagit hänsyn till dessa genom att upplysa deltagarna om att den data som samlats in kommer hanteras konfidentiellt och endast användas för studien. Vi upplyste även deltagarna om att det var frivilligt att delta och att de kunde ta tillbaka sitt deltagande ända fram till studien har examinerats. Vi informerade intervjupersonerna om upplägget, syftet med studien och den förväntade längden på intervjuerna innan intervjun.
Vad angår konfidentialitetskravet fanns det vissa brister då avdelningschefen mailade alla tilltänkta intervjupersoner och oss i ett och samma mail varpå vi upprättade ett schema för intervjuerna som de andra deltagarna kunde se. Intervjupersonerna har i efterhand uttryckt att det inte påverkar deras deltagande. I efterhand hade det varit fördelaktigt att göra på ett annat sätt och förhoppningsvis kanske locka fler intervjupersoner på det viset.
Samtliga fem intervjupersoner svarade på alla frågor och fullföljde intervjun. Samtyckeskravet innebär informanternas egen rätt att bestämma över sin delaktighet i studien (Bryman, 2011). Intervjupersonerna gav ett muntligt godkännande om deltagande i intervjun och informerades om att de har möjligheten att ändra sig fram till studien examinerats.
4.6 Kvalitetskriterier
Bryman (2011, 352-356) skriver om reliabilitet och validitetet i forskningen som ett mått på kvalitén men också att det inom forskningen råder delade meningar om lämpligheten av begreppen i kvalitativ forskningen.
4.6.1 Intern & extern validitet
Den interna validiteten och begreppets innebörd handlar om att forskarna ska nå en god överensstämmelsen i observationer och de teorier som i samspel utvecklas (Bryman, 2011, s.354). Eftersom vi ställde en del frågor angående intervjupersonernas upplevelse av sociala interaktioner istället för de faktiska sociala interaktioner som sker kan studien ha ett
validitetsproblem. Intervjupersonernas upplevelser är inte med nödvändighet är samma sak som själva interaktionen. Det innebär att vi kan ha “mätt” något annat än vad vi avsåg mäta. Vi har varit medvetna om detta, och ansett att underlaget varit brett nog för att användas och fortfarande uppnå studiens syfte. Att intervjupersonerna har svarat på frågor angående upplevelse har ändå besvarat frågor angående den faktiska sociala interaktionen speciellt då det verkar råda en
samstämmighet kring en del frågor. Efter att ha utfört analysen & diskuterat empirin och kommit till liknande tolkningar anser vi att vi trots det kan uttala oss om sociala interaktioner på ABK i relation till vårt syfte och frågeställningar.
Den grad av replikerbarhet som är möjlig att genomföra, och den utsträckning resultat kan generaliseras till andra sociala miljöer är vad Bryman (2011, s.354) benämner extern validitet. Detta är problematisk med fallstudier då den specifika organisationen och kontexten inte kan frysas. Andra miljöer och kontexter kan därmed generera andra resultat. Liknande miljöer och förutsättningar kan däremot tänkas ge liknande resultat.
4.6.2 Intern & extern reliabilitet
Den interna reliabiliteten handlar om att det finns god samstämmighet bland författarna, att det som hörs och ses tolkas på ett likvärdigt sätt (Bryman, 2011, s.354). I en strävan att säkerställa det har vi därför diskuterat och redogjort för tolkningar av teoretiska begrepp och hur de tillämpats i studien. Vi har genomgående stämt av med varandra i ett försök att nå högsta samstämmighet vad gäller tillvägagångssätt, analys, resultat och att arbetet färgas så lite som möjligt av subjektiva tolkningar.
Bryman (2011, s.354) skriver om undersökningars replikerbarhet med begreppen extern reliabilitet. Som tidigare nämnt är det svårt att frysa den kontext studien utfördes i vilket gör extern reliabilitet svåruppnåelig i vår studie. Möjligen att replikerbarheten är större i snarlika förutsättningar, det vill säga en myndighet med ABK i en mellanstor svensk stad som nyligen infört arbetssättet. Med andra ord under liknande förutsättningar som studien utfördes i. 4.7 Metoddiskussion
Genom dess flexibilitet avseende datainsamlingsmetod och tillvägagångssätt möjliggjorde den kvalitativa metoden oss att närma oss fenomenet ABK och de sociala interaktioner som går att finna. I intervjuerna fick vi möjligheten att ställa uttömmande frågor och i analysarbetet fick vi möjligheten att klargöra eventuella frågetecken.
Eftersom ABK är väldigt intressant för oss och berör många områden vi som personalvetare kommer att stöta på i arbetslivet har har vi haft svårigheter att avgränsa oss gällande
formuleringen av syftet och frågeställningar. Detta har i sin tur färgat intervjuguiden och lett till att vissa frågor är irrelevanta i förhållande till syftet och frågeställningarna. Om vi istället hade alternerat intervjuerna med kodning och analys hade vi haft möjligheten att upptäcka de bristfälligt ställda frågorna och revidera intervjuguiden. I sin tur hade det kunnat generera mer relevant empiri. Däremot anser vi att många av de svar vi har fått och behandlat i studien är applicerbara oavsett.
Vår avsikt när studien påbörjades var att avgränsa oss till företag i Sverige som implementerat ett aktivitetsbaserat arbetssätt på sitt kontor. Vi ämnade undersöka två olika företag för att få fram en jämförande aspekt av ABK som möjligen hade höjt generaliserbarheten av studien men resurser och omständigheter ledde till att vi fick avgränsa oss till ett företag.
Med fördel hade vi kunnat kombinera intervjuerna med en annan datainsamlingsmetod när deltagande observation inte var möjligt att genomföra. Enkäter hade exempelvis kunnat vara ett alternativ för att få en bättre överblick över organisationen även om vi inte ämnade att
generalisera. Detta var inte möjligt på grund av bristande resurser i form av tid och kvantitativt databearbetningsverktyg.
Det faktum att intervjupersonerna är i varierande åldrar med olika anställningslängd och arbetslivserfarenhet, och arbetar på olika avdelningar inom samma myndighet anser vi ger studien en viss bredd. Eventuellt kunde fler intervjuer genomförts men det är inte säkert att det hade bidragit med någon ny information då vi började se mönster i intervjusvaren som kan tyda på teoretisk mättnad. Teoretisk mättnad innebär enligt Bryman och Nilsson (2011, s.436) att antalet intervjuer som behövs för studien är uppfyllt när temat som undersöks har blivit uttömt och inte tillför något ytterligare. Efter den tredje intervjun började vi få relativt snarlika
uttalanden av intervjupersonerna gällande en del frågor vilket vi upplevde som tendenser till teoretisk mättnad.
5. Resultat & Analys
Allra först redogörs i kapitlet kort fallstudiens studieobjekt för att gå vidare till analysera det insamlade empiriska materialet i tre övergripande teman: medarbetarnas val av placering, sammanhållning & gemenskap och strategier för effektivitet. Det teoretiska referensramen tillämpas för att underlätta isoleringen och framhävandet av de specifika aspekterna som behandlas i varje avsnitt.
5.1 Kontoret
Eftersom ABK utformas efter den specifika organisationen och dess behov redovisas nedan en kort beskrivning av fallstudiens studieobjekt för att tydliggöra vad som behandlas i analysen. I byggnaden är det i nuläget fem myndigheter och därmed över 650 medarbetare. Byggnaden är uppdelad på flera våningsplan och inom våningsplanen i tre olika zoner. De anställda är fria att röra sig mellan våningarna och har möjlighet att välja sin placering efter egen preferens eller efter arbetsuppgiftens krav. Arbetsplatsen är en modern byggnad som från början utformades för att nyttjas som ett ABK vilket innebär att arbetssättet är tillämpat från grunden vilket studien kräver för att kunna uttala sig om den specifika kontorstypen.
5.2 Medarbetarnas val av placering
På ABK har medarbetarna fria händer att placera sig var de vill för att arbeta. Några av
intervjupersonerna nämner hur vissa av platserna är mer fördelaktiga i relation till möjligheten att avskärma sig och fokusera och blir därmed mer eftertraktade än andra. IP1 ger exempel på några av de populäraste platserna som de anställda favoriserar för att kunna utnyttja platsernas fördelar:
[...] och det är oftast platserna som är längst ut. Det är trekanter, och de platserna som är längst med kanterna som inte har några platser bakom sig. De är oftast favoriterna för då får man en avskildhet på något sätt. Man känner sig mer avskild. Det är de mest eftertraktade platserna. IP1 IP1 nämner avskildheten som en viktig faktor för favoriserande av platser och förklarar att det är platserna längst ut. Här vill vi lyfta fram möjligheterna av anpassningsgrad som finns på ABK
och menar att platsens effekt och nytta liknar den som finns i tyst zon. Trots att platsens syfte inte nödvändigtvis är för avskildhet kan det alltså ändå användas för samma ändamål. Till sin spets kan det ses som ett försök att styra vilka möjliga interaktioner som kan tänkas uppstå för medarbetaren, genom att hen väljer en plats där ingen kan sitta bakom. Öppenheten och
tillgängligheten som ABK försöker signalera och ge intryck av kan kontrolleras av medarbetare som IP1 exemplifierat.
Vidare uppträder behoven för avskildhet olika och kan leda till olika konsekvenser. Privata och känsliga ärenden som uppkommer illustreras genom IP5 “[...] det är gott om små rum så får man ett samtal, ett känsligt samtal från hustrun till exempel då kan man gå undan i något rum och prata privat så att det är gott om såna små rum.” (IP5). Citatet kan tolkas utifrån Goffmans begrepp främre och bakre region. Så snart du lämnat “händelsernas centrum” där ständiga rörelser, interaktioner, blickar och annan kommunikation pågår, till en bakre region så sjunker förväntningarna och avskildheten ökar. I exemplet ges medarbetare möjligheten att avlägsna sig från främre regionen till en privat och bakom kulisserna-sfär. Förutom vad IP5 nämnde kan de anställda där förbereda sig för diverse aktiviteter som väntar i det offentliga rummet såsom spontana samtal, ideutbyten och annan social interaktion. Föga överraskande nyttjar anställda möjligheterna för avskildhet i en bakre regionen för koncentrations- och fokus krävande uppgifter.
Hur anställda förstår och tolkar den spatiala utformningen på ABK kan se olika ut. IP1 får demonstrera den upplevelsen som fås och som kan beskriva ABK öppenhet och som sedan leder in på Goffmans begrepp sociala fasaden: “Det är inga väggar mellan oss, utan det är väldigt enkelt att mötas.” (IP1). Den sociala fasaden beskriver interaktionens omgivning och karaktär och signalerar vad andra kan förvänta och förväntas bidra med i en situation. När en social fasad blivit institutionaliserade ger det upphov till stereotypa förväntningar och rutiner som aktörer använder för att definiera situationen likvärdigt. Just enkelheten att mötas är något som återkommit hos intervjupersonerna, men även hur man kan förlorar kontrollen över vem och vilka som kan tänkas kommunicera med en. Den karakterisering och fysiska konfiguration som
arbetsplatsen består av hjälper till i vad som kan förväntas och vilka sociala interaktioner som är troliga att förverkligas. Kontorets utformning och hur zonerna och utrymmena är inramade är ett viktigt inslag till att skapa en gemensam tolkning av det stereotypa på ABK och därmed
förhindra förvirring. Den sociala fasadens inflytande på aktörerna visas fortsatt av IP1 nedan:
Vi har en tyst zon. I tyst zon har alla skrivbord skärmar runt sig så den enda sidan som inte har skärm är där man sitter [...] Och när man sitter där inne, så är det sagt att man inte får gå in och störa personen. IP1
ABK inrättas normalt i zoner med förhållningsregler och nedskrivna policys, vilka hjälper till att institutionalisera rutinerna och de förväntade uppträdanden. Policys fungerar som ett incitament för (o)önskvärda sociala interaktioner, likt regler för vad som tillåts och inte tillåts. Den tysta zonen är inrättad med: skärmar som inverkar på och begränsar interaktionsmöjligheter för medarbetaren; förhållningsregler som förbjuder de flesta sociala interaktioner som i övrig tillåts på allmän plats; en stereotypisk inrättning som vill underlätta en likvärdig definition av zonen. Den tysta zonen blir av uppenbara skäl även en plats för avskildhet för medarbetarna när behovet för det uppstår - det vill säga en bakre regionen.
Studieobjektet som undersökts tillhandahåller förutom en tyst zon även aktiv och normalzon för medarbetarna att arbeta på som visar på den utmaning som Rolfös (2018) forskning synliggör. Nämligen vikten av att arbetsplatsen genomsyras av riktlinjer och policys som kan vägleda medarbetarna i oklara och oöverenskomna situationer. IP4 exemplifierar:
Aktiv zon är du fri att prata hur mycket som helst egentligen vad jag har förstått. I normal zon ska man visa lite mer hänsyn. Man får prata i telefon där men gränserna kanske är lite luddiga. Alltså man får prata i telefon, prata med en kollega m.m. Vi har liksom tagit upp det som en grej, hur vi gör. Då har det mer varit uttalat känner man det blir ett långt telefonsamtal eller har svårt att hålla ner ljudvolymen eller går till en kollega och pratar så kanske man ska välja ett rum att gå till istället. IP4
Hur medarbetarna förstår och tolkar en zons förhållningsregler kan ge uttryck för olika former av sociala interaktioner. Exempel på det som nämns av intervjupersonerna är när ljudnivån upplevs
för hög i normal zon. Då väljer intervjupersoner att byta zon alternativt välja en plats på kanterna var ljudnivån är lägre, vilket för oss in på regler och policys. IP4 visar vad intervjupersonerna i studien tenderar att uppleva gällande förhållningsreglerna i normal zon. Upplevelserna kan bero på att normal zon är ett mellanting av aktiv och tyst zon och därför har ABK svårt att med precision definiera och utmärka förhållningsreglerna fullt ut. När reglerna upplevs som diffusa och lämnar utrymme för olika tolkningar då kommer medarbetarna mest troligt fylla i luckan själva. Annars riskerar stora störningsmoment uppstå. Den sociala fasaden i normal zon på intervjupersonernas arbetsplats verkar oviss, eftersom gränserna för max längd på samtalet och hur högt man får tala upplevs olika. Detta kan grundas i att de abstrakta gränserna för vad som är tillåtet upplevs olika. De gemensamma reglerna leder därmed till drabbningar av den typen IP4 ovan beskrivit då de måste ta upp det “som en grej”, för att komplettera avsaknaden av tydlighet och enighet.
Sammanfattningsvis kan sägas att utformningens inverkan på medarbetarnas val av platser och vilka konsekvenser det får kan uppfattas på olika sätt. Kontorsutformningen sätter sin prägel på de sociala interaktionerna genom att sätta förutsättningarna för den. Möjligheten till avskildhet och kontroll av intryck i omgivningen spelar roll, och har betydelse för val av platser som tas. Något som utnyttjas på olika sätt. Rutiner och policys som blir institutionaliserade och därmed stereotypiska vägleder medarbetarna i att tolka och begripa varandras intryck likadant. Denna sociala fasad i avseende fysisk inramning, policys och likartade beteenden presenteras mer eller mindre tydligt med en avsikt att skapa ett ramverk och ringa in det karaktäristiska. När dessa förstås och tolkas ömsesidigt vet medarbetarna vad som förväntas. Om inte, strävar medarbetarna gemensamt över att nå åtminstone en tillfällig överenskommelse.
5.3 Sammanhållning och gemenskap
Samtidigt som de flesta verkar vara överens om att ABK främjar sammanhållningen verkar det vara beroende på med vem. Flera intervjupersoner vittnar om att sammanhållningen avdelningar emellan har förstärkts som IP1 nedan antyder. “Men sen så känner jag också att jag fått en bättre relation till de andra enheterna” IP1. Intervjupersonen vittnar med andra ord om att relationen
och sammanhållningen mellan myndigheter har haft en positiv utveckling sedan flytten till ABK. IP2 beskriver några fördelar så här. “aa både som människa och medarbetare i yrkesrollen har jag utvecklats. Det har skapat förutsättningar för att jobba som jag sa, med andra medarbetare i andra förvaltningar.” IP2. I intervjupersonens uttalanden kan det utläsas att ABK förefaller underlätta sociala interaktioner över avdelningsgränserna. Detta kan även tolkas utifrån Goffmans (2014) dramaturgiska perspektiv och kan bero på att den sociala fasaden, dvs kontorets inramning har förändrats och därmed öppnat upp scenen och förändrat aktörernas roller. Att gå från ett vi och dom perspektiv på de andra avdelningarna är de anställda numera en samlad ensemble som uppträder på samma scen. Tidigare uppträdde den anställda i rollen som representant för just sin avdelning medans nu uppträder den anställda i rollen som myndighetsrepresentant för alla avdelningar. Ett uttalande som indikerar på det var när IP2 sa:
Om jag backar ett antal år, så satt vi där och ursäkta men prata skit “hur fan tänker de på [...]”. Vi hade inga namn,[…] Nu är det mer, Oåhh vi kan inte prata skit om andra, det är våra medarbetare, vi ska ge bra service. Vi hade inte förståelsen […]Och att få inblick och förståelse för, “vad har de för redskap, vad har de för nämnd, vad har de för lagar som styr deras verksamhet, eller kommunala riktlinjer”? Så det har ju ökat förståelsen och det här är jätteviktigt. IP2
IP2 talar om hur närheten till de andra avdelningarna och det faktum att sociala interaktioner faktiskt sker med andra avdelningar i ett ABK, har förändrat deras syn och ökat deras förståelse för de andras roller samt vilka uppsättningar av normer och rutiner som hör till dem. Som i sin tur kan tänkas stärka sammanhållningen. Vilket också går i linje med det Blok et al (2012) kunde konstatera. I ett annat exempel på hur medarbetarna numera uppfattar sig som en enhet är när IP5 säger:
Man kan bli delaktig i att det ringer nån jobbig person, jobbig medborgare som har klagomål och så överhör jag det klagomålet och så överhör jag hur den kollegan hanterar det klagomålet och så kan vi prata om det efteråt. Det hade ju kunnat varit nåt som hade kommit till mig lika gärna så att det är ju yrkesmässigt men inte om själva sakfrågan utan det, till exempel ett klagomål, så där kan man ju både lära sig och man kan stötta andra när det är såna jobbiga samtal eller knöliga, det är inte jobbigt men knöliga samtal. Ja dom är ju, det är ju samma, vi har ju samma problematik att hantera rättshaverister oavsett vart vi jobbar. Så att det kan vi liksom känna igen det från varandras arbeten. IP5
Citatet av IP5 vittnar om en teamkänsla likt den Goffman (2014) beskriver där medarbetarna numera ser sina rollers likheter och uppträder mer som ett team då de samarbetar om
framträdandet mot publiken. Då de överhör varandras samtal kan de också lära sig det “korrekta” sättet att hantera samtalet på, i enlighet med deras nya roll som myndighetsrepresentant, oavsett avdelningstillhörighet. De lär av varandra för att det allmänna intrycket av teamets ska bli tillfredsställande även om en av aktörerna någon gång tvingas framträda i en annan belysning än vanligt. I detta fallet i de knöliga samtalen med medborgarna. Samtidigt verkar den djupare teamkänslan saknas eftersom medarbetarna sällan sitter bredvid samma person flera dagar i rad. Även om de anställda i studiens ABK numera har fler sociala interaktioner i synnerhet över avdelningsgränserna är förlusten av det närmaste teamet ett återkommande tema. Eftersom medarbetarna kan välja placering var som helst i byggnaden är det inte längre säkert att en stöter på sina närmaste kollegor på en daglig basis och en känsla av förlust kan uppstå. Detta verkar vara extra svårt för nyanställda då det tar än längre tid att lära sig vilka interaktioner som ska “prioriteras”.
Goffman (2014) skriver att deltagare i interaktioner tenderar att sträva efter att lära sig sin plats och bevara den form av balans mellan formalitet och informalitet som hör till rollen och
interaktionen. Den nyanställda behöver därmed längre tid på sig för att förstå sin roll i det sociala sammanhanget. Vilket IP4 illustrerar i sitt utlåtande nedan:
Ehh, så det så vilka hälsar man på och varför hälsar inga tillba.. asso en del människor vill ju inte hälsa på dom dom inte känner, asso dom tycker bara det är konstigt och andra tycker det är okey att säga hej till precis vem som helst, det där är också en otroligt märklig social grej som jag, som jag tyckte var jätte jobbig i början innan jag hade kläm på vem jag borde hälsa på förstår du? Man vill ju inte vara otrevlig heller sådär. Så det vet jag att jag sa till mina chefer att den här arbetsmiljön som vi har här är extremt jobbig när man är nyanställd. Det tar jätte jätte lång tid att få kollegor och veta vilka dom är för alla vet ju vilken den nya är Haha. IP4
IP 4 talar om svårigheten att nå en gemensam definition i den social aspekten som ny på
kontoret. Den nya medarbetaren vill inte framstå som otrevlig och inte hälsa samtidigt som hen inte vill framstå som framfusig och hälsa på alla, speciellt om de inte är någon av ens närmaste kollegor. För den nyanställda i ABK förefaller det vara speciellt svårt att lära sig sin plats i det
sociala sammanhanget och bevara en naturlig balans mellan formalitet och informalitet som hör till deras roll.
Den sociala fasaden i form av kontorets utformning och de tillhörande förhållningsregler på kontoret har förändrats i och med införandet av ABK. Vilket har lett till en förändring i sammanhållningen och samarbetet över avdelningsgränser. Då kontorslandskapet är öppnare sitter medarbetarna oftare bredvid nya människor från andra avdelningar, kan ta del av deras arbete och öka sin förståelse för deras förutsättningar. Teamet samarbetar nu i sitt framträdande i större utsträckning. Däremot förefaller nyanställda ha svårigheter att definiera sin roll i
framträdandet till följd av den diffusa fasaden. 5.4 Strategier för effektivitet
Intervjupersonerna nämner flera moment och förutsättningar i ABK som försvårar deras arbete. De pratar om hur ABK inte alltid är optimalt utformade då de till exempel ofta måste springa fram och tillbaka mellan zonerna när deras arbetsuppgifter skiftar samt att de måste packa upp och ner sina personliga arbetsstationer på grund av clean desk policyn. En annan begränsning som nämns är att medarbetarna i ABK inte lika enkelt kan ha en struktur på sina papper och arbetsuppgifter. Visserligen ska ett ABK vara helt digitaliserat, däremot kräver vissa
arbetsuppgifter fysiska utskrifter. Alla intervjupersoner tar upp ljudnivån och bristen på
möjlighet att undanbe sig frågor som ett störningsmoment som ofta sinkar dem i arbetet i motsats till vad Rolfö et al. (2018) indikerar.
Rolfö et al. (2018) visade att de anställda hade fått fler möjligheter till avskildhet vilket kan bero på den flexibilitet med hänsyn till utformning som ABK erbjuder. Deras studie utfördes på en större arbetsplats med en annan utformning och kanske även en annan kultur avseende
användningen av de små rummen som finns till förfogande. Vilket betonar vikten av planering vid införandet av ABK så att de anställda fortsatt har möjligheten till avskärmning och
koncentration.
sammanhållning. I Engelen et al. (2019) läses att ökad kommunikation kan vara en positiv aspekt av ABK. Med ökad kommunikation kommer naturligt en ökad grad av interaktion vilket kan ge ett bättre samarbete och sammanhållning över avdelningsgränser. Detta verkar dock ske på bekostnad av de anställdas möjlighet till koncentration och fokus. IP2 illustrerar detta bäst när hen säger:
Ja, jag blir ju störd. Om någon kommer och fråga någonting. Men de får ju svar. Jag hjälper ju de, men jag kanske blir störd sj så totalt sett så kanske det är win,win. Men jag kanske får göra avkall på min, jag tappar fokus, vad fan var det nu. Jag hade bra flow när jag skrev den här utredningen. Nån dag så blir jag störd för mycket så då kände jag “fyfan jag blir aldrig klar med det här”. Då packade jag ihop så gick jag [… ]Jag stör ju andra också för vi kör på lite sådär och...men jag har ju mitt eget ansvar. Eller som min kollega sa…”- vänta lite, jag vill göra klart det här”. IP2 En annan intressant aspekt som kommer fram i IP2:s uttalande är hur ABK ställer högre krav på individen att styra sin publiks uppfattningar för att uppnå sitt syfte. Med andra ord behöver de anställda hitta strategier för att förmedla för sina medarbetare att de är upptagna eller behöver fokusera. IP3 berättar om hur hen gör för att försöka sända intryck av otillgänglighet i
förhoppning om att bibehålla sin effektivitet. “[...] jag brukar typ springa till kaffet och hämta en kopp och sen typ smyga tillbaka för att ingen ska se mig och haffa mig och ba: Ja men hej hur är det med dig nudå? Det tar sån tid!” IP3. I citatet berättar IP3 om sin strategi för att undvika den sociala interaktioner som ABK är utformad för att främja då för mycket sociala interaktioner leder till ineffektivitet. En annan strategi för att hantera den typen av störningsmoment verkade vara att arbeta på annan ort eller i den tysta zonen.
Tolkas detta med hjälp av Goffmans begrepp intrycksstyrning innebär det att de anställda bland annat använder sig av sitt kroppsspråk för att sända uttrycket av otillgänglighet i form av undvikande ögonkontakt, raska besök i de gemensamma utrymmena och frånvaro. Allt i ett försök att undvika de ineffektivitetsfällor som ABK kan betyda. Det kan bland annat handla om fällor som ett ökat krav på social interaktion eller en högre ljudnivå på grund av ökade antalet medarbetare och den arkitektoniska strukturen i vissa zoner. ABK sätter förutsättningar för spontana möten och främjar social interaktion men det förefaller ofta vara på bekostnad av de anställdas möjligheter till att dra sig undan och förmågan att fokusera på sina arbetsuppgifter
ostört. Vilket resulterar i att de anställda utvecklar olika strategier för att hantera de motstridiga kraven från organisationen.
En annan intressant observation är att sociala personer förefaller ha svårare för att sätta gränser och skulle möjligen tjäna på att ha egna, mer avskilda kontor som medarbetarna kan gå till som IP1 säger:
Eftersom jag får planera hela min dag, så väljer jag att lägga upp min dag på ett sånt sätt att jag alltid har sociala interaktioner. Och jag tror inte det skulle vara någon nackdel för mig att ha en punkt att gå till för fokus där ingen är. Om jag hade haft ett kontor hade jag haft en arbetsplats som var naturlig för mig att gå till och den skulle vara utan sociala interaktioner. Men eftersom jag kan välja mellan alla arbetsplatser på hela kontoret så väljer jag alltid den som har en kollega. IP1
Då ABK inte erbjuder givna sätt att dra sig undan som till exempel ett enskilt kontor, utan främjar social interaktion och överlåter valet åt de anställda väljer de som är sociala till naturen oftare att sätta sig där möjligheten till interaktion är högre. För dem förefaller det vara viktigare och mer givande med den sociala interaktionen snarare än möjligheten att skärma av sig. De intervjupersoner som föredrar att använda sig av intrycksstyrning som strategi, uttrycker hur det finns begränsat med möjligheter att sända uttryck i ABK men att en med fördel kan använda sig av den arkitektoniska strukturen för att synligt sända uttryck. Mer specifikt syftar dem på att fysiskt förflytta sig till den tysta zonen eller arbeta på annan ort och därmed sända uttrycket av otillgänglighet.
I övrigt förefaller det som att intrycksstyrning i ABK kan ha förflyttats till den digitala världen. IP2 tar upp både det fysiska och det digitala tillvägagångssättet nedan: “ Då får man gå in i tyst zon, digitalt får man sätta upptagen eller i möte eller vadsomhelst. Något som flaggar för att håll dig borta. Men det är inte lika lätt fysiskt mer än att gå in i tyst zon isf. “ IP2.
Då ens kollegor kan sitta var som helst i byggnaden, på annan ort eller hemma använder sig de anställda på ABK främst av digitala medier som kommunikationsmedel. Därmed även som medel till intrycksstyrning. Intervjupersonerna uttrycker återkommande att ett allt mer frekvent
sätt att sända uttryck i ABK förefaller vara genom digitala medier.
På arbetsplatsen använder de sig främst av Microsoft Teams som en form av intranät och däri finns möjligheten att markera sig i olika färger som indikerar olika saker. Bland annat upptagen, i möte, tillgänglig osv. Däremot verkar det råda lite olika uppfattningar på hur detta ska bemötas då det inte är på förhand uppgjort av organisationen. Vilket i sin tur också ställer krav på
individen att hantera. IP1 berättar nedan hur det för hen är mer en indikering än en markering. Men det hindrar inte folk från att skriva på TEAMS. Man kan ju ändra i TEAMS så man liksom är upptagen, men jag brukar aldrig respektera det *Skrattar*, utan jag skriver och sen tänker jag att de får svara när de har tid liksom. Det är så jag gör. Jag kan ju sitta här och det är ju en notifikation i TEAMS, men det är inte som att jag svarar på den nu. IP1
Det förefaller dock råda delade meningar om huruvida detta påverkar ens förmåga att fokusera. IP1 i det föregående citatet verkar inte ha några svårigheter att hantera den typen av
störningsmoment och har en tolkning av hur de ska hanteras medan IP4 nedan berättar hur dessa notiser är ett störande inslag som till viss del påverkar hens fokus och med det effektivitet då försöket till intrycksstyrning verkar ha gått medarbetarna förbi.
Man får väldigt mycket små rutor som ploppar upp. Aa nu är den en konversation där och hela tiden, även om jag vet att i den där kanalen behöver jag inte titta på nu, jag har kanske bestämt för att jag tittar på den sen. Så har det ändå avbrutit mig lite grann bara för att jag sett den rutan ploppa upp. IP4
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att kravet att ständigt förflytta sig med sina arbetsuppgifter kan vara kostsamt för effektiviteten men att det går att ta igen det i form av ökade sociala
interaktioner som kan vara gynnsamma då en snabbare får svar på eventuella frågor. ABK ställer högre krav på aktören att hitta strategier att sända uttryck och skapa sig utrymme för fokuserat och effektivt arbete. Individer som trivs på scenen förefaller ha svårare med det då de föredrar scenframträdandet, det vill säga i de öppna utrymmena som främjar sociala interaktioner framför det enskilda arbetet. Eftersom de fysiska förutsättningarna för intrycksstyrning är begränsade i ABK har stora delar av den interaktionen förflyttats till den digitala sfären. Vilket kan vara både positivt och negativt och är återigen beroende av aktörernas hantering då officiel
