Postadress: Besöksadress: Telefon:
UTVECKLING AV KOMMUNIKATION
MELLAN KRAVSTÄLLARE OCH
PROJEKTÖR INOM
SMÅHUSINDUSTRIN
DEVELOPMENT OF COMMUNICATION BETWEEN
SPECIFIER AND CONSTRUCTION PLANNERS IN THE
HOUSING INDUSTRY
Christoffer Andersson
Christo Monell
EXAMENSARBETE 2020
Byggnadsteknik
Vi vill rikta ett tack till de som hjälpt till i genomförandet av examensarbetet. Mer specifikt vill vi tacka OBOS Sverige, våra handledare på OBOS, Johan Palmberg och Jessica Johansson och slutligen vår handledare på Tekniska Högskolan i Jönköping, Kjell Nero.
Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom Byggnadsteknik. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat. Examinator: Martin Lennartson
Handledare: Kjell Nero Omfattning: 15 hp Datum: 2020-06-02
Abstract
Purpose: It has been established that the lack of good communication in construction projects in Sweden makes the projects about 13% more expensive. The same year that the study was made the 13% equals about SEK 32 billion. The building process goes through several phases which involves actors from different organisations. These actors should then in a project form share information between each other in order to produce a building. Most actors are part of the process for a short period of time and it is therefore important that information and knowledge is passed on correctly. A specifier defines the information received from the client and creates a specification that they forward to the construction planner. It is in this interface that problems often occur that lead to delays and revisions. The objective with this report is to point to possibilities in communication that leads to more effective communication that could result in an economically more profitable construction process.
Method: The report is both a qualitative and a quantitative study and selected research methods are literature studies, case study, interviews, polls and risk analysis.
Findings: The study concludes that coordination of information is a problem in the business and that three causes is considered to have great risk. The problem is caused by employees that not have a holistic perspective on the process in which they are involved, the problem is caused by projects that are started are not sufficiently prepared, the problem is caused by information that are constantly changing during the project. To avoid this problem and make the communication more effective one should encourage two-step communication and stress the importance of confirmation, one should increase the holistic perspective of the employees and one should give the construction program more time to be completed provided that the construction program is more complete and / or can ensure that an unfinished program work does not affect the following work. Furthermore, routines for the above actions should be created and followed.
Implications: The conclusion of the report is that a holistic perspective between construction planners and specifiers is a significant factor for these players since their processes affect each other and that they are dependent on each other to create a successful construction project. Given the fact that the construction process is long and involves a number of actors, it becomes important to prepare their projects properly and not start them before they are completed, as problems that arise in the later stages of the process can be expensive. Since information often change during the process, effective coordination between its actors becomes important.
Limitations: The study has only investigated the relationship between specifiers and construction planners. The study did not take into account the company's production organization. Not including production in the study means that answers to inadequate communication can be lost. Nor has the study taken into account the role of the customer.
Keywords: Communication, Planning process, Sales process, Suboptimisation, The building trade, Risk analysis
Sammanfattning
Sammanfattning
Syfte: Det har fastslagits att bristande kommunikation i byggprojekt i Sverige fördyrar projekten med cirka 13%. Samma år som det konstaterades motsvarade det 32 miljarder kronor. Byggprocessen genomgår flera skeden och involverar aktörer från olika organisationer som i projektform ska dela information mellan varandra för att planera och producera ett byggnadsverk. De flesta aktörer medverkar endast under vissa delar av projektet. Det är därför viktigt att rätt information och kunskap förs vidare mellan de olika skedena i projektet. En säljare kartlägger den information hen mottagit av kunden och skapar en kravspecifikation gällande utformning på det aktuella byggnadsverk som vidarebefordras till projekteringen. Det är i detta gränssnitt som det inte sällan sker missförstånd som i sin tur leder till förseningar och revideringar. Målet med studien är att peka på möjligheter inom kommunikation mellan kravställare och projektörer som kan leda till en effektivare informationskedja som skulle kunna resultera i en ekonomiskt mer lönsam byggprocess.
Metod: Studien är av både kvalitativ och kvantitativ art och undersökningsmetoder är fallstudie, intervjuer och enkäter, riskanalys samt litteraturstudier.
Resultat: Studien slår fast att samordning av information är ett genomgående problem, tre orsaker till detta problem som anses utgöra störst risk för organisationen är att problemet beror på att medarbetare ej har ett helhetsperspektiv på processen som man är involverad i, problemet beror på att projekten som startas inte är tillräckligt förberedda samt att problemet beror på att uppgifter och information förändras under en process. För att förhindra dessa problem och effektivisera informationsutbyte bör man uppmuntra tvåstegskommunikation och trycka på vikten av bekräftelse, man bör öka helhetsperspektivet hos medarbetarna och man bör ge byggprogrammet mer tid att färdigställas förutsatt att byggprogrammet är mer utförligt och/eller kan säkerställa att ett icke avslutat programarbete inte inverkar negativt på följande arbete. Vidare bör rutiner för hur kommunikation ska föras tas fram, specifikt i avseende för återkoppling. Konsekvenser: I rapporten dras slutsatsen att ett helhetsperspektiv mellan projektörer och kravställare är betydande för dessa aktörer eftersom deras processer påverkar varandra och de är beroende av varandras expertis för att åstadkomma ett lyckat byggnadsprojekt. Med tanke på byggprocessen är lång och involverar ett flertal av aktörer blir det viktigt att förbereda sina projekt ordentligt och inte lansera de innan de är färdigplanerade då problem som framkommer i processens senare skeden kan bli mycket dyra. Eftersom information och uppgifter ofta förändras under processens gång blir en effektiv samordning mellan dess aktörer betydande.
Begränsningar: Studien har enbart undersökt förhållanden mellan kravställare samt projektör. Studien har därav inte beaktat företagets produktionsorganisation. Att inte inkludera produktionen i studien gör att svar på brister i kommunikationen kan dölja sig bakom vilken beläggning företaget har produktionsmässigt och hur de ligger till gentemot dess övergripande finansiella mål. Studien har inte heller beaktat kundens roll som inom småhusindustrin får anses vara stor.
Nyckelord: Byggbranschen, Kommunikation, Projekteringsprocessen, Säljprocessen, Suboptimering, Riskanalys
Innehållsförteckning
Inledning ... 1
BAKGRUND ... 1 PROBLEMBESKRIVNING ... 2 MÅL OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2 AVGRÄNSNINGAR ... 3 DISPOSITION ... 3Metod och genomförande ... 4
UNDERSÖKNINGSSTRATEGI ... 4
KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH METODER FÖR DATAINSAMLING ... 4
LITTERATURSTUDIE ... 5
VALDA METODER FÖR DATAINSAMLING ... 5
Intervju och enkäter ... 5
Riskanalys ... 6
Litteraturstudie ... 7
ARBETSGÅNG ... 7
TROVÄRDIGHET ... 7
Teoretiskt ramverk ... 9
KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH TEORI ... 9
INFORMATIONSUTBYTE ... 9
Enkla metoden ... 10
Kommunikationsmodell II ... 10
Förbättringsmöjligheter vid kommunikationsöverföring ... 11
PROJEKTERINGSPROCESSEN ... 11
SÄLJPROCESSEN ... 12
SUBOPTIMERING ... 13
SAMMANFATTNING AV VALDA TEORIER ... 13
Empiri ... 15
Innehållsförteckning
Allmän upplevelse av problemställning ... 15
Utmaningar inom informationsöverföring ... 16
ENKÄT ... 18
Riskvärdering ... 22
Konsekvensbeskrivning ... 23
SAMMANFATTNING AV INSAMLAD EMPIRI ... 25
Analys och resultat ... 27
ANALYS ... 27
VILKA PROBLEM FINNS I INFORMATIONSÖVERFÖRINGEN MELLAN FÖRETAGETS KRAVSTÄLLARE OCH DESS PROJEKTERING OCH VAD BEROR DE PÅ? ... 30
VILKA ORSAKER UTGÖR STÖRST RISK FÖR DE BERÖRDA SAMT VAD BLIR DERAS INVERKAN? 30 HUR KAN HANTERINGEN AV UTBYTET AV INFORMATION MELLAN KRAVSTÄLLARE OCH PROJEKTÖR EFFEKTIVISERAS OCH UNDERLÄTTAS? ... 31
KOPPLING TILL MÅL ... 31
Diskussion och slutsatser ... 33
RESULTATDISKUSSION ... 33
METODDISKUSSION ... 34
BEGRÄNSNINGAR ... 35
SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 36
FÖRSLAG TILL VIDARE FORSKNING ... 37
Referenser ... 38
Inledning
Detta examensarbete omfattar 15 högskolepoäng och är en del av utbildningen Byggnadsutformning med arkitektur på Tekniska Högskolan i Jönköping. Studien har genomförts i samarbete med en av Sveriges ledande småhusproducent och behandlar problem inom informationsöverföring mellan kravställare och projektör. I detta avsnitt presenteras bakgrund samt problembeskrivning för studiens ämne. Studiens syfte, mål, frågeställningar och avgränsningar framförs även i avsnittet. Avslutningsvis presenteras rapportens disposition.
Bakgrund
Byggbranschen lägger stor vikt på kostnadseffektivt byggande, trots det mister branschen 40 miljarder kronor årligen på grund av bristande kommunikation (Svensk Byggtjänst, 2014). Enligt Nationalencyklopedin är kommunikation ”överföring av information mellan människor…” (Kommunikation, 2020). Resultat från en undersökning utförd av Svensk Byggtjänst (2014) visar att 240 företag i byggsektorn över hela landet bedömde att det skulle gå att minska kostnaderna med 13 procent om beskrivningar och annan information fungerade som det ska. Studier pekar på att byggprojekt där kommunikationen hanteras bra utförs fem gånger bättre jämfört med byggprojekt där kommunikation brister samt att de projekt som fokuserar på effektiv kommunikation slutför ca 80% av sina satta krav inom aspekter som tidsram, budget och kvalité (Olanrewaju, Tan & Kwan, 2017).
Kostnader för förändringar ökar vanligtvis i byggprocessen under projektets gång, se röd linje i Figur 1. Det finns därav störst möjlighet att påverka projektets slutkostnader i processens program- och projekteringsskede där kravställare och projektör samverkar. (Hansson, et al.,2015; Gould & Joyce, 2013)
Figur 1. Slutkostnadens låsning över skeden av byggprocessen (Hansson, et al., 2015)
Utifrån denna modell finns det således störst incitament för studien att undersöka hur byggbranschen kan effektivisera och förbättra sin kommunikation i tidigt skede för att uppnå en ekonomiskt mer lönsam process.
Inledning
Problembeskrivning
Byggbranschen är en projektintensiv bransch där diverse kravställningar skärpts betydligt de senaste åren samtidigt som kortare byggtider och högre krav på kvalité och kostnadseffektivitet ställs. Det kräver effektiv samordning av projektets olika aktörer (Carlsson & Josephson, 2001). Enligt Hoezen et al. (2006) är effektiviteten i ett byggprojekt beroende av kvalitén på kommunikationen. För att utföra ett lyckat byggprojekt utifrån tid, kostnad, kvalitet och omfattning är effektiv kommunikation viktigt med effektiv kommunikation (Zulch, 2014).
Byggprocessen är en komplex process som genomgår flera skeden och involverar aktörer från olika organisationer som i projektform skall samverka och dela information mellan varandra för att planera och producera ett byggnadsverk (Nordstrand, 2008). De flesta aktörer medverkar endast under begränsade perioder i ett byggprojekt. Det är därför viktigt att rätt information och kunskap förs vidare mellan de olika skedena i projektet (Carlsson & Josephson, 2001).
I en kartläggning av fel, brister och skador inom byggsektorn utförd av Boverket (2018) konstateras att kommunikationsproblem samt språkförbistring är en av de vanligaste orsakerna till att fel uppstår i planeringsstadiet. Kartläggningen från Boverket pekar även på att bristande kompetens eller resurser inom den egna organisationen har stor inverkan i frågan om varför fel uppstår.
Idag arbetar uppskattningsvis drygt 80% av trähusproducenterna i Sverige enligt en affärsmodell med säljagenter i en avskild säljorganisation inom företaget
(Achtenhagen et al., 2017). En säljagent, även kallad kravställare inom industrin kartlägger den information hen mottagit av kunden i programskedet och skapar en kravspecifikation gällande utformning på det aktuella byggnadsverk som
vidarebefordras till projekteringen. När kravspecifikationen når destination för projekteringen sker är det inte sällan missförstånd som leder till bland annat förseningar och revideringar som konsekvens. (J. Palmberg, personlig kommunikation, 9 januari, 2020)
I detta segment syftar studien till att effektivisera informationsöverföring genom att belysa vad problemet består av samt systematiskt urskilja relevanta angreppspunkter och slutligen presentera effektiviseringsåtgärder för dessa. Genom detta kommer studien presentera ett tillägg av information inom området med hänsyn till ovan presenterad litteratur.
Mål och frågeställningar
Syftet med examensarbete är att peka på möjligheter inom informationsöverföring mellan kravställare och projektörer som kan leda till en effektivare informationskedja som skulle resultera i en ekonomiskt mer lönsam byggprocess.
För att uppfylla målet har studien använt sig av följande frågeställningar:
§ Vilka problem finns i informationsöverföringen mellan företagets kravställare och dess projektörer samt vad beror de på?
§ Vilka orsaker utgör störst risk för de berörda samt vad blir deras inverkan? § Hur kan hanteringen av utbytet av information mellan kravställare och
Avgränsningar
Denna studie är avgränsad till att undersöka gränssnittet mellan kravställare och projektörer i småhusindustrin. Verksamheter utanför den studerade koncernen kommer ej involveras i studien. För att precisera studiens fokus behandlas inga informationsutbyten som sker utanför gränssnittet kravställare och projektering. Studien behandlar inga andra skeden i byggprocessen än projekterings- och säljprocessen.
Disposition
Metod och genomförande redovisar metod och dess tillhörande strategi samt studiens
tillförlitlighet och kopplingen mellan metodval och frågeställningar.
Teoretiskt ramverk går igenom det teoretiska ramverket vilket innefattar vetenskaplig
grund och förklaringsansats som examensarbetet utgår ifrån för att besvara dess frågeställningar.
Under Empiri redovisas utredningens insamlade material i form av intervjuer och enkäter.
I Analys och resultat analyseras empirin och kopplar ihop den med det teoretiska ramverket. Därefter finns svaren på frågeställningarna uppradade i kapitlet ihop med en redogörelse kring huruvida studiens mål uppnåddes.
I Diskussioner och slutsatser förs diskussion kring resultat och metodval samt konsekvenser av arbetet. Därefter diskuteras begränsningar, slutsatser och rekommendationer. Avslutningsvis ges förslag på vidare forskning med studien som grund.
Under referenser hittas källor som använts i rapporten.
Metod och genomförande
Metod och genomförande
För att studera problemet på djupet har flertal vetenskapliga arbetssätt använts. Studien undersöker gränssnittet mellan kravställare och projektör där både kvalitativa samt kvantitativa utredningsmetoder som intervju, enkätformulär och riskanalys brukats. Litteraturstudier har även genomförts och ligger till grund för vissa påståenden.
Undersökningsstrategi
Intervjuer har förts med verksamhetsansvariga, kravställare och projektörer på det studerade fallföretaget för att skapa en initial problembild av företagets utmaningar inom sin informationsöverföring. Intervjuer med två verksamhetsansvariga, en kravställare och två projektörer har genomförts.
De kvalitativa intervjuerna har genomförts enligt ett semistrukturerat och
semistandardiserat upplägg vilket innebär att frågorna är förutbestämda och alla frågor ställs till samtliga respondenter, i samma följd (Patel & Davidsson, 2011).
Följdfrågor väljs utifrån det som respondenten berättar och inte utifrån det du vill att respondenten ska berätta om. Alla respondenter får samma huvudfrågor, vilket innebär att alla behandlas lika vilket skapar ett användbart bedömningsunderlag – samtidigt som intervjun till viss del formas utifrån respondentens svar vilket ger en kvalitativ och beskrivande problembild (Patel & Davidsson, 2011).
Ett enkätformulär har sedan utformats utifrån empirin från intervjuerna för att röna ut orsak, sannolikhet och konsekvens till det övergripande problem som framkommer i intervjuerna. Urval för enkätformulären är gjort enligt ett målstyrt upplägg. I samråd med organisationen valdes 15 individer ut för att besvara enkäten. Av enkätens respondenter var sex kravställare, fyra projektörer och en verksamhetsansvarig.
Därefter har kvantitativ riskvärdering genomförts med miniriskmetoden, detta för att skatta vilka problem som bedöms mest allvarliga. Detta har genomförts med hjälp av Microsoft Excel, där data från enkäten förts in för att sedan skapa diagram. Med den initiala problembilden, enkätresultaten samt riskvärderingen har sedan
förbättringsåtgärder tagits fram i stöd av litteraturstudie.
Koppling mellan frågeställningar och metoder för
datainsamling
I kvalitativa studier är utgångsläget att verkligheten kan uppfattas på många olika sätt och att det följaktligen inte finns en absolut och objektiv sanning.
Information samlas därför in med kvalitativa angreppssätt som intervjuer i samarbete med anställda från de olika segmenten för att utreda den upplevda problembilden och besvara den första frågeställningen – Vilka problem finns i informationsöverföringen mellan företagets kravställare och dess projektörer samt vad beror de på? Se Figur 2. Med riskvärdering utifrån miniriskmetoden med underlaget från enkäterna urskiljs vilka orsaker som utgör störst risk samt beskriver vad deras inverkan kan bli vilket besvarar studiens andra frågeställning -Vilka orsaker utgör störst risk för de berörda samt vad blir deras inverkan? Se Figur 2.
Studien har med hjälp av insamlade data från intervjuer, enkäter samt riskvärdering tagit fram förbättringsåtgärder med stöd i redovisat teoretiskt ramverk. Detta besvarar studiens sista frågeställning - Hur kan hanteringen av utbytet av information för de inblandade effektiviseras och underlättas? Se Figur 2.
Figur 2. Koppling mellan frågeställningar och metoder för datainsamling.
Litteraturstudie
Arbetets strategi för det teoretiska ramverket bygger på att fördjupa sig i litteratur som rör byggbranschen och kommunikation, projekteringsprocessen, säljprocessen samt suboptimering, se Tabell 1.
Tabell 1. Litteraturstudie sökord & databaser.
Valda metoder för datainsamling
I det följande presenteras valda metoder för datainsamling.Intervju och enkäter
Intervjuer och enkäter är tekniker som samlar information utifrån frågor, vilket innebär att individernas villighet att svara på dessa frågor är avgörande. Personer som ska
Metod och genomförande
besvara frågorna har på ett eller annat sätt blivit utvalda och kan inte alltid se nyttan med att besvara frågorna. Det är därför viktigt att motivera dessa personer på olika sätt. Detta kan göras genom att klargöra syftet med intervjun samt enkäten, relaterar syftet med individens egna mål, betonar individens roll och värde samt klargör på vilket sätt individens bidrag kommer att användas (Patel & Davidsson, 2011).
För att säkerställa att respondenter förstår vad dom svarar på är det viktigt att enkätfrågorna utformas med varsamhet så att risken för misstolkningar minskar (Patel & Davidsson, 2011).
Svarsfrekvens är en viktig indikator i enkätundersökning och består av en procentsats som syftar till att beskriva hur stor andel som besvarat den utskickade enkäten. Den räknas ut genom att ta antalet besvarade enkäter i relation till antalet utdelade och ska vara så hög som möjligt. Om resultatet ska vara generaliserbart för hela populationen bör studien sikta på att minst 60% eller mer har svarat på den utskickade enkäten. Svarsfrekvenser mellan 50–60% ska hanteras varsamt och ifall svarsfrekvensen är under 50% bör forskaren inte försöka sig på några kvantitativa analyser alls då resultaten har för stor statistik osäkerhet (Moore, 2000)
Urvalet för studiens enkät är gjort enligt ett målstyrt upplägg där respondenterna väljs ut strategiskt i samarbete med kontaktperson på företaget. Urvalet är baserat på studerade frågeställningar samt problemområde som helhet som rör kravställares, projektörers samt verksamhetsansvarigas uppfattning av problem inom informationsöverföringen mellan kravställare och projektör inom småhusindustrin. Bryman (2018) menar att ett målstyrt urval handlar om att välja ut individer med direkt anknytning till de frågeställningar som studien har. Eftersom urvalet görs målstyrt innebär det att de inte är ett sannolikhetsurval vilket enligt Bryman (2018) hade givit högre generaliserbarhet. Ett slumpmässigt urval hade däremot inte fungerat för den här studiens syfte på grund begränsad åtkomst till målgruppen som helhet. Bryman (2018) menar vidare att vissa forskningsfrågor ibland leder till att specifika kategorier av personer behöver väljas ut och i dessa fall passar inte ett slumpmässigt urval. Dessutom går försiktiga generaliseringar och vägledningar att göras inom vissa typer av områden (Bryman, 2018).
Riskanalys
Enligt Tonnquist (2010) är miniriskmetoden en metod för att mäta och analysera olika risker för att få ett mätbart riskvärde. Vidare menar Tonnquist (2010) att målet med analysen är att avgöra vilken påverkan en risk har och hur troligt det är att detta inträffar för att rangordna dess relevans. Tonnquist (2010) beskriver miniriskmetoden som en snabbversion för att utföra en riskanalys då den innefattar mindre variabler och således relativt simpel att utföra. I metoden rangordnas riskerna genom att multiplicera sannolikhetsfaktor med konsekvensfaktor för att få fram ett riskvärde. Se Tabell 2 för illustration. Antvik och Sjöholm (2014) menar att summan av de multiplicerade värdena ger en klar bild över vilka problem som är värda att fokusera på och åtgärda.
Tabell 2. Exempel Miniriskmetoden.
Litteraturstudie
Litteraturstudie är en systematisk, metodisk och kritisk granskning av litteratur utifrån ett vetenskapligt syfte. Litteraturen som granskas utgörs av vetenskaplig litteratur. Syftet med litteraturstudien är att ge en översikt på ämnen som undersök, kritiskt granska eller sammanställa och identifiera nyckelsatser, den ska kortfattat belysa relevant forskning inom området. Det är viktigt att använda originalkällor i största mån även om de är äldre än referatet. Artiklar som ingår i en litteraturstudie ska vara referensgranskade(Håman, Lindgren & Prell, 2015).
Arbetsgång
För att besvara studiens frågeställningar genomförs intervjuer med ett antal berörda i syfte att skapa en initial problembild. Under intervjuerna har mobiltelefon samt dator använts som utrustning för att dokumentera data, dels med ljudinspelningar dels med textdokumentation.
Enkätformulär har utformats i Google Formulär utifrån data som samlas in under intervjuerna och ligger till grund för riskvärderingen. Utifrån analys från insamlade data i kombination med litteraturstudier har sedan förbättringsåtgärder för informationsöverföringen tagits fram.
Trovärdighet
Genom att utforma intervjufrågorna i ett semistrukturerat och semistandardiserat upplägg har en bred initialbild skapats vilket minskar risken att vissa problem inte yppar sig. Studiens relevans och sikte har därefter specificerats med hjälp utav enkäter och miniriskmetoden, för att kunna detaljstudera det mest relevanta problemet och därefter komma fram till ett välgrundat förbättringsförslag med hjälp av underlag från studien samt litteraturstudier. Då studiens olika faser bygger på varandra och slutsatser har grundats i insamlade data samt forskningsmaterial inom ämnet kan studies inre validitet anses hög.
Då många företag inom småhusindustrin arbetar utifrån samma modell med liknande begränsningar torde problemet vara genomgående för industrin vilket skulle betyda att även den externa validiteten är hög.
Interna reliabilitet är i vilken omfattning resultaten är opåverkbara av omständigheterna igenom studien. Den interna reliabiliteten kan förbättras ifall tolkningar genomförs varsamt samt noggrant. I studien har tolkningar av insamlade data genomförts i ett
Metod och genomförande
forskarlag samt diskuterats med handledare på fallföretag för att på så sätt stärka den interna reliabiliteten.
För att säkra den externa reliabiliteten har stor åtanke lagts på hur intervjufrågorna samt enkätformulär, detta för att eliminera chansen att yttre faktorer skulle påverka den svarande oberoende av vem som utför testet. Vald metodstrategi är ej riskfri då yttre påverkan kan påverka de svarande, undersökningen har genomförts varsamt med detta i åtanke.
Teoretiskt ramverk
För att peka ut effektiviseringsmöjligheter för bristande informationsöverföring mellan projektörer och kravställare är det viktigt att först reda ut vad informationsöverföring är och hur kravställare och projektörer arbetar. Samtliga teoridelar har använts för att besvara frågeställningarna
Koppling mellan frågeställningar och teori
Nedan beskrivs kopplingen mellan frågeställning och teori, se Figur 3.Figur 3. Koppling mellan frågeställningar och teori
Informationsutbyte
Enligt Nationalencyklopedin är kommunikation ”överföring av information mellan människor…” (Kommunikation, 2020). Genom kommunikation utbyter organisationer och människor information, skapar förståelse, koordinerar aktiviteter samt skapar och håller system baserade på tro, symboler och värden levande. Kommunikation kan liknas vid organisationens nervsystem och limmet som håller ihop dess delar (Poole, 1998). Byggindustrin har ett flertal aktörer som är delaktiga under många olika faser i ett projekts gång och därför är byggindustrin känslig för dålig kommunikation (Nitithamyong och Skibniewski, 2004).
Om projekt ska uppnå den önskade kvalitet som efterfrågas ställs krav på arbete med planering, organisering och uppföljning. Kommunikationen spelar då en stor roll för att säkra att behoven uppnås i projektet (Marcheridis 2009). Oberlender (2013) menar att problem som kan uppstå som följd av bristande informationsöverföring är missvisande eller otydlig informationsdelning på bl.a. ritningar.
Badiru (2008) menar på att anpassade kommunikationsmetoder för den givna situationen är att föredra för att kommunikationen ska vara så effektiv som möjligt. Det krävs för alla kommunikationsmetoder att de är direkt syftade till mottagaren.
Inom ovan ämne finns det flertal olika kommunikationsmodeller och kommunikationsmetoder med varierande komplexitet. I följande presenteras den allra första som skapades av Claude Shannon och Warren Weaver.
Teoretiskt ramverk
Enkla metoden
Den enkla metoden går ut på att kommunikation sker i tre steg. Dessa tre steg består av att en sändare skickar ett budskap, detta kan ske genom flera kanaler, t.ex. e-post eller telefon, se Figur 4. Budskapet går igenom någon form av brus innan det når mottagaren som avkodar budskapet (Shannon, 1948). Shannon menar att det essentiella problemet är att sändaren av budskapet inte vet hur mottagaren avkodat budskapet i och med att detta är envägskommunikation.
Figur 4. Shannon och Weavers kommunikationsmodell. Mathematical Theory of Communication (1949, s 4).
Kommunikationsmetoder som går envägs öppnar inte för svar. Dessa kommunikationsmetoder används normalt när grupper ska uppdateras om ett projekt (Pilkington, 2016).
Kommunikationsmodell II
Kommunikationsmodellen bygger på den enkla metoden men använder sig av återkoppling i form av feedback för att säkerhetsställa att budskapet nått fram rätt (Flensburg, 2009). För illustration av modellen, se Figur 5.
Om ett problem ska lösas, eller om medarbetarens åsikt är av vikt i en fråga är det fördelaktigt att använda kommunikationsmetoder som går tvåvägs. I dessa tillfällen vill personen som håller i exempelvis ett möte inte bara informera, utan själv få information. Metoder används för tvåvägskommunikation är t.ex. samtal och workshops (Pilkington, 2016).
Förbättringsmöjligheter vid kommunikationsöverföring
Carlsson och Josephson skriver i sin rapport Kommunikation i byggprojekt, verkligheter och möjligheter, (2001) om förbättringsförslag med avseende på kommunikation i byggprojekt. Carlsson och Josephson (2001) använder sig av de sex tyngsta aktörerna i fyra byggprojekt när de undersöker kommunikationen.
De förbättringsförslag som fick störst andel positiv respons radas upp nedan. § Välja ut personer för uppdraget efter kompetens och inte pengar § Ordna med samordningsmöten vid skedesstart
§ Låta byggherren ta ansvar för att definiera produkten § Ta processen med nyttjaren på större allvar
§ Låta fler projektörer delta i programskedet i komplicerade projekt § Trycka hårdare på programskedet
Carlsson och Josephson (2001) ger bl.a. följande rekommendationer kring färdigställande av programarbete.
§ Det bör-generellt sett – tryckas hårdare på programskedet. Detta understryks även av Leung och Liu (2003) som menar att beställarens projektbeskrivning ofta är bristfälligt och av Al-Tmeemy och Bassam (2018) som menar att en förbättringsåtgärd för en bättre projektering är att trycka hårdare på programskedet.
§ Det bör tas fram en rutin för att stämma av och säkerställa att ett icke avslutat programarbete inte inverkar negativt på det följande arbetet.
§ Byggherrens ansvar att definiera produkten bör understrykas. Detta understryks även i en rapport från Svensk Byggtjänst (2014) där det kommenteras att byggherren ”vet inte vad de vill ha”.
Angående att kommunicera över skedesgränserna ger Carlsson och Josephsson (2001) bl.a. följande rekommendationer.
§ Införa system för informationsutbyte mellan föreskrivande och utförande kompetenser
Projekteringsprocessen
Projektering går ut på att utifrån byggherrens krav forma bygghandlingar som ligger till grund för uppförandet av ett byggnadsverk (Nordstrand, 2008). Nordstrands (2008) projekteringsprocessmodell, se Figur 6, består av gestaltning, systemutformning och detaljutformning. Kopplat till dessa skeden är förslagshandlingar, systemhandlingar och bygghandlingar (Hansson et al., 2015).
Teoretiskt ramverk
Figur 6. Projekteringsprocessen (Nordstrand, 2008).
Under gestaltningsskedet ska projektören arbeta fram ett förslag som uppfyller byggherrens kravspecifikation, det är viktigt att byggherren här har ett byggprogram för att gestaltningen ska kunna ske (Ryd, 2017). Ett byggprogram är en funktionsbeskrivning. När byggnadsprogrammet är redovisat för projektören skissas det fram förslag på byggnadens utseende. Det är viktigt med ett nära samarbete mellan projektör och byggherre i detta skede för att metoden ska fungera. Huvudförslaget presenteras därefter för byggherren i form av förslagshandlingar (Nordstrand, 2008). Godkända förslagshandlingar startar systemutformningsskedet. Här fastställs installationssystem och konstruktionssystem som uppfyller byggherrens krav. När systemutformningen är klara redovisas dessa i systemhandlingar och där ges en klar bild över hur projektet blir (Nordstrand, 2008).
Bygghandlingarna som entreprenörerna använder vid uppförandet av byggnaden fastställs under detaljutformningen. Bygghandlingarna ska vara korrekt gjorda så att entreprenören i sin tur kan uppfylla byggherrens krav (Nordstrand, 2008).
Säljprocessen
En allmänt accepterad säljprocess består av en serie steg som vanligtvis äger rum under en affär. Beroende på vem som presenterar processen kan dessa steg variera i ordning och definition. Säljprocessen beskrivs utifrån säljarens perspektiv med följande sju steg (Moncrief & Marshall, 2005; Kotler et al., 2017).
1. Prospektering; handlar om att identifiera potentiella företag eller kontaktpersoner som företaget vill ha som kunder (Moncrief & Marshall, 2005). 2. Förhandsgranskning; går ut på att bekanta sig med kundens behov, granska tidigare respons och samla ihop allt nytt och relevant material som kan vara lämpligt ta med sig inför försäljningssamtalet (Moncrief & Marshall, 2005). 3. Tillvägagångssätt; består av att förbereda de strategier och taktiker som säljare
använder när de får en publik och upprättar en första rapport med kunden (Moncrief & Marshall, 2005).
4. Produktpresentation; här presenteras produkten och det argumenteras för varför kunden ska välja företagets unika produkt framför dess konkurrenter. Bör hållas efter det att säljaren har förutbestämt vad kunden önskar (Moncrief & Marshall, 2005).
5. Hantering av invändningar; handlar om att hantera de faktorer som inte anses tillfredställande hos kunden genom att utveckla sin produkt eller förhandla på annat sätt (Moncrief & Marshall, 2005). Om invändningarna kommer är det viktigt för den säljande parten att agera lyhört och vara anpassningsbar för att försäljningen ska avslutas (Cialdini, 2005).
6. Avsluta affären; här säkerställs att båda parter accepterar villkoren och avtal signeras. Fokus ligger på att skapa ett långsiktigt värde för kunden (Moncrief & Marshall, 2005; Bauer et. al., 2009).
7. Uppföljning; handlar om att upprätthålla en bra relation till kunden för att på så sätt kunna fortsätta sälja produkter eller tjänster till dessa (Moncrief & Marshall, 2005.
Suboptimering
Gröndahl och Svanström (2010) menar att suboptimering kan beskrivas som att en uppgift optimeras ur en aspekt utan uppfattning för helheten. I värsta fall kan detta leda till att organisationen i stort påverkas negativt men att en enhet gör bättre resultat. Således krävs det ett helhetsperspektiv hos avdelningarna för att minimera risken för suboptimering.
Enligt Jonsson och Matsson (2016) är det viktigt att ta hänsyn till olika faktorer när en flödeskedja ska upprättas, detta för att säkerställa att kedjan fungerar som den ska. Här menar Porter (2004) att ingående flöden ska vara sammankopplade för att åstadkomma en mer effektiv flödeskedja. Vidare argumenterar Colin, Galindo och Hermández (2015) för att ett bra samspel mellan kedjans olika flöden minskar risken för att avgränsade delar suboptimeras.
Näslund och Norrman (2014) beskriver att en huvudsaklig orsak till suboptimering är att aktörer inte har synkroniserande mål för att dela risker och avanser på ett bra sätt. Det spelas ofta ett nollsummespel mellan aktörer snarare än att skapa något större gemensamt. Ett problem inom företag är att olika avdelningar arbetar isolerat eller utan förståelse för varandra. Om fokus ligger på avdelningens prestation leder det ofta till problem i företagets försörjningskedja. Jacobsen & Thorsvik (2008) understryker att specialisering kan medverka till suboptimering då medarbetare fokuserar på egna uppgifter eller avdelningens uppgift snarare än organisationens gemensamma mål.
Sammanfattning av valda teorier
Informationsutbyte mellan kravställare och projektörer blir mycket avgörande för projekteringen, vars uppgift är att tolka kravspecifikationen och utifrån den skapa bygghandlingar. När kravställaren skickar ett budskap till projektören och vice versa är det alltså av yttersta vikt att avkodning sker korrekt.
För att analysera data utvunnen från empiriinsamlingen krävs det att kommunikationsprocessen mellan kravställare och projektörer styckas ned och identifieras bitvis, och då även de tillhörande processerna som projektörer och kravställare arbetar utifrån. På så sätt är informationsutbyte kopplat till projekterings- och säljprocessen.
De tre första teorierna har stark koppling till varandra och har studerats för att kunna ge omfattande svar på frågeställningarna.
Teoretiskt ramverk
Avsnittet om suboptimering beskriver en företeelse i en organisation som inte nödvändigtvis behöver kopplas till resterande teorier. Det bidrar dock till att besvara studiens sista frågeställningen.
Empiri
I följande avsnitt presenteras väsentliga delar av den insamlade empirin som samlats in genom metoder som intervjuer, enkäter och riskanalys. Fullständig redovisning kan återfinnas i Bilaga 1, 2 och 3.
Intervju
Fem intervjuer genomfördes med projektörer, kravställare och verksamhetsansvariga från olika verksamheter inom fallföretaget, sammanfattningar återfinns i Bilaga 2. I intervjuerna tillfrågades respondenter om hur problemet inom kommunikation uppfattas idag och deras allmänna uppfattning om kommunikation i det studerade fallet. Intervjuerna syftar till att belysa de utmaningar respondenterna upplever som en risk inom kommunikationen, se Tabell 4. Respondenternas yrkesbefattning redovisas i Tabell 3 nedan.
Tabell 3. Intervjurespondenters yrkesbefattning.
Allmän upplevelse av problemställning
Vad som utmärks som gemensamma intressen mellan enheterna är en
gränsöverskridande plattform för kommunikation där både kravställare och projektör har möjlighet att se aktuell information och bekräfta dess existens och budskap.
En projektportal finns i dagsläget men det finns upplevelser om att det finns mer att önska av tekniken bakom portalen. Det blir även så att varenda uppdatering som görs inte läggs upp på projektportalen, vilket innebär att bekräftelse och avkodning av budskap sker genom uppladdning av ny fil på portalen eller via telefonsamtal och mejl. Angående mejlen menar några av de intervjuade att det skönt att ha ett kvitto på en beställning som är gjord, därav utnyttjas mejlen frekvent. Andra deltagare menar tvärtom att det är viktigare att det inte råder oklarheter än att ha ryggen fri då alla sitter med samma plånbok och ett ”kvitto” på mejlen inte skulle hålla juridiskt ifall oklarheter uppstår gentemot kund. En verksamhetsansvarig menar att detta leder till större mailkedjor med obehöriga vilket i förlängningen blir ”förödande för ett företags kultur” Respondent 1.
Respondent 1 tycker att det är viktigt att ha någon form av gemensam
kommunikationsform mellan enheterna samt att kedjan som är involverad i processen är samstämmig, synkad till samma information och överens om vad som gäller. Respondent 4 och 5 upplever kommunikationen som relativ god mellan projektörer och ”nya” säljare. När de påpekar att säljaren är ny syftar de till att personen arbetar mer
Empiri
digitalt i sin kommunikation än vad äldre medarbetare gör, men likväl ser de utmaningar inom kommunikationen mellan både gamla och nya medarbetare. Respondent 4 och 5 utrycker att säljare bör kunna anpassa sig bättre till det digitala, men att det sakta men säkert blir bättre. De upplever att information faller mellan stolarna när ens medarbetare inte arbetar digitalt.
En gränsöverskridande kunskapsbrist beskrivs också upplevas någon gång i varje projekt, både från projektörer och kravställare. Respondent 3 menar på att en dålig förståelse av varandras situation som kravställare och projektör kan ligga som grund till problemen. Respondent 1 och 2 uttrycker att individuella skillnader kan yttra sig i att vissa individer arbetar tajtare och gränsöverskridande medan andra mer
individuellt i något som kan liknas med ett stafettlopp, där medarbetare enbart fokuserar på sin egen delsträcka. Företagskulturen ses även som ett viktigt inslag för en lyckad kommunikation, att de tex inte ska peka finger med klagan, utan snarare
”tänka vad kan jag göra för att underlätta för den som skulle kunna gör det lättare för mig” Respondent 2.
Vidare uttrycker Respondent 3 en önskan om att kravställare ska få tillgång till projekten i ett tidigare skede utan att projekteringen drar igång. Detta understryks av Respondent 1 som uttrycker att projekt som egentligen hade behövt mer tid för att mogna startas för tidigt.
Kravställarna lägger skarpa beställningar genom PowerPoint som skissverktyg vilket enligt Respondent 3 inte upplevs optimalt. Det nämns också av Respondent 4 att hen inte sällan behöver säga ifrån då det lovats någonting från kravställare till kund som projektören sedan inte anser är möjligt att bygga.
Utmaningar inom informationsöverföring
Respondent 1 ser utmaningar i tydligheten runt vilket skede projektet befinner sig i, oavsett vilken del i kedjan medarbetaren tillhör. Vilka möjligheter har den enskilde just i det skedet och vilka möjligheter har den inte. Hen ser även utmaningar i att säkerställa att meddelande, information eller handlingar är synkade och relevanta för dess mottagare.
Respondent 2 ser utmaningar i att medarbetare genom mejl skriver sig fri från ansvar efter att ens delsträcka är gjord. Hen upplever att sina medarbetare gärna vill ha ryggen fri. Mejlen som skrivs mellan medarbetare sparas och brukas som kvitton för att ens egen del i processen är utförd, här anser de att problemet ofta är externt och inte har så mycket med sin egen prestation att göra. Denna stafettliknande metod menar hen påverka informationsöverföringen och företagskulturen negativt. Hen menar även att det likväl finns utmaningar med att säkerställa vad som är sagt och bestämt. Respondent 4 upplever oklarheter i hur ämnesraden ska användas i mejlen och menar att rutiner säkert finns, men att de efterföljs i olika grad.
Det utrycks även att information oberoende dess ursprung kan vara svårtillgänglig. Vid ett tillfälle nämns det att viss information enbart finns på högkvarteret i en pärm med dokument. Att samla informationen på ett och samma ställe där alla kan nå det skulle varit bra för samordningen utav information menar respondent 4.
Problem kan även uppstå när folk blir sjuka, med hänsyn till att företaget i stor utsträckning använder mejl som verktyg för kommunicera innebär det att den senaste informationen kan ligga i någons mailinkorg.
Här upplever Respondent 3 att problemet är att sina medarbetare inte alltid har samma information vid samma tillfälle, detta är något som enligt de intervjuade skulle kunna förebyggas med att den senaste informationen alltid är uppladdad. Vidare utrycker Respondent 3 en önskan om att andra bygglovsprojektörer ska kunna hoppa in och fylla rollen om en bygglovsprojektör är borta på grund av sjukdom eller dylikt. Utmaningarna med mejl när det används som företagets vanligaste
kommunikationsverktyg för formell informationsöverföring är att information faller mellan stolarna. Respondent 3 menar på att ett problem är att det saknas tydlig funktion för bekräftelse. Vidare har projektörer inte koll på vilken information kravställaren har och vice versa.
Med det insamlade intervjumaterialet som grund finns det incitament att fördjupa sig i frågan huruvida studiens respondenter upplever utmaningar inom samordning av information, då majoriteten av deltagarna lyft problem som rör detta. Med
samordning menas synkronisering eller harmonisering av information. Respondenterna upplevde problem i just att säkerställa en tillgänglig samt synkroniserad informationskedja där alla parter sitter med samma nödvändiga
information. Under intervjuerna lyftes flertal tankar kring vad som möjligtvis orsakar skav. Följande Tabell 4 presenterar en sammanfattning utav dessa orsaker utifrån författarnas perspektiv.
Tabell 4. Orsakssammanfattning.
Empiri
Enkät
I följande avsnitt presenteras svarsfördelningen för studiens attitydformulär som består utav 13 påstående som syftar till att belysa de främsta orsakerna till att problem inom informationsöverföring uppstår, se Figur 9. De undersökta påståendena är extraherade från studiens intervjuer och listas i följande figur enligt fallande betydelse, där de mest framträdande resultaten hamnar överst. Enkäten besvarades av 11 personer och i figuren kan svarsfrekvensen utläsas genom de vita siffrorna som finns i mitten av respektive färgkodat fält. De olika färgerna representerar olika igenkänningsgrad och förklaras enligt beskrivningen i figurens högra hörn. Påståenden listas i fallande betydelse. För fullständig version, se Bilaga 3.
1 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 5 6 2 5 6 6 2 3 6 4 5 5 4 3 5 3 2 2 2 4 1 2 2 1 2 1 2 2 2 2 2 5 1 2 1 2 3 1 1 1 1 1 1 1 0 2 4 6 8 10 12
PROBLEMET BEROR PÅ ATT RELATIONEN MELLAN MEDARBETARE ÄR SVAG.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT SYSTEMSTÖDEN ELLER VERKTYGEN FÖR KOMMUNIKATION EJ RÄCKER TILL PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE KOMPETENS HOS
MOTPARTEN.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT DET ÄR SVÅRT ATT SÄKERSTÄLLA ATT SAMTLIGA DELTAGARE ÄR ÖVERENS
OCH HAR SYNKAD INFORMATION.
PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE RUTINER RUNT HUR MAN SKA UPPRÄTTHÅLLA OLIKA HANDLINGARS
RELEVANS.
PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE DIREKTIV OCH RUTINER RUNT HUR MAN SKA KOMMUNICERA. PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE ÅTERKOPPLING PÅ
HUR KOMMUNIKATIONEN HAR HANTERATS UNDER ETT PROJEKT.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT DET ÄR SVÅRT ATT VETA VAR INFORMATIONEN MAN BEHÖVER FINNS
TILLGÄNGLIG.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT INFORMATION FASTNAR OCH FÖRSVINNER NÅGONSTANS PÅ VÄGEN PROBLEMET HAR MED FÖRETAGSKULTUREN ATT
GÖRA.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT PROJEKTEN SOM STARTAS INTE ÄR TILLRÄCKLIGT FÖRBEREDDA.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT UPPGIFTER OCH INFORMATION FÖRÄNDRAS UNDER EN PROCESS. PROBLEMET BEROR PÅ ATT MEDARBETARE EJ HAR ETT
HELHETSPERSPEKTIV PÅ PROCESSEN SOM MAN ÄR INVOLVERAD I.
Attityd gentemot
möjliga orsaker
Instämmer i hög grad Instämmer delvis
Varken instämmer eller instämmer inte Instämmer inte helt
I undersökningens enkät deltog 11 respondenter från olika segment inom det undersökta området. För att skapa en överblick i hur svarsfördelningen ser ut Se tabell 5. I Tabell 5 listas svarsfrekvenser för respektive yrkesgrupp och påstående kring orsak. Tabellens siffervärden symboliserar frekvensen för respektive attitydvärdering. Data används därefter i studiens analyskapitel för att se skillnader yrkesgrupperna emellan.
Empiri
Till attitydformuläret tillfrågades respondenterna att värdera hur sannolikt respektive påstende uppstår. I följande Figur 10 presenteras respondenternas sannolikhetsvärdering och i figuren kan svarsfrekvensen utläsas genom de vita siffrorna som finns i mitten av respektive färgkodat fält. De olika färgerna representerar olika sannolikhetsgrader och förklaras enligt beskrivningen i figurens högra hörn. Sannolikhetsskala enligt fallande betydelse där värdet 5 är mer sannolikt än 1. Påståenden listas i fallande betydelse.
Figur 10. Sannolikhetsvärdering, n=11 1 1 1 2 1 4 3 2 2 3 2 1 4 1 2 1 2 1 3 5 2 4 4 3 5 2 1 3 2 2 2 3 2 3 3 3 2 2 3 4 2 4 2 3 1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 4 5 0 2 4 6 8 10 12
PROBLEMET BEROR PÅ ATT RELATIONEN MELLAN MEDARBETARE ÄR SVAG.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT DET ÄR SVÅRT ATT SÄKERSTÄLLA ATT SAMTLIGA DELTAGARE ÄR
ÖVERENS OCH HAR SYNKAD INFORMATION. PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE RUTINER RUNT
HUR MAN SKA UPPRÄTTHÅLLA OLIKA HANDLINGARS RELEVANS.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT SYSTEMSTÖDEN ELLER VERKTYGEN FÖR KOMMUNIKATION EJ RÄCKER
TILL
PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE KOMPETENS HOS MOTPARTEN.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT DET ÄR SVÅRT ATT VETA VAR INFORMATIONEN MAN BEHÖVER
FINNS TILLGÄNGLIG. PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE ÅTERKOPPLING PÅ HUR KOMMUNIKATIONEN HAR
HANTERATS UNDER ETT PROJEKT. PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE DIREKTIV OCH
RUTINER RUNT HUR MAN SKA KOMMUNICERA. PROBLEMET BEROR PÅ ATT INFORMATION FASTNAR OCH FÖRSVINNER NÅGONSTANS PÅ
VÄGEN
PROBLEMET HAR MED FÖRETAGSKULTUREN ATT GÖRA.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT PROJEKTEN SOM STARTAS INTE ÄR TILLRÄCKLIGT FÖRBEREDDA. PROBLEMET BEROR PÅ ATT UPPGIFTER OCH INFORMATION FÖRÄNDRAS UNDER EN PROCESS. PROBLEMET BEROR PÅ ATT MEDARBETARE EJ HAR
ETT HELHETSPERSPEKTIV PÅ PROCESSEN SOM MAN ÄR INVOLVERAD I.
Sannolikhetsvärdering
Sannolikhet (1) Sannolikhet (2) Sannolikhet (3) Sannolikhet (4) Sannolikhet (5)Respondenterna tillfrågades även att värdera hur allvarliga konsekvenser respektive påstende givit upphov till. I följande Figur 11 presenteras respondenternas konsekvensvärdering och i figuren kan svarsfrekvensen utläsas genom de vita siffrorna som finns i mitten av respektive färgkodat fält. De olika färgerna representerar olika konsekvensgrader och förklaras enligt beskrivningen i figurens högra hörn. Konsekvensskala enligt fallande betydelse där värdet 5 är allvarligare än 1. Respondenternas konsekvensvärdering samt sannolikhetsvärdering ska i senare del användas som indata i en riskanalys. Påståenden listas i fallande betydelse.
Figur 11. Konsekvensvärdering, n=11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 4 2 2 2 1 1 1 2 1 5 2 4 3 1 5 5 4 2 3 6 4 3 4 2 2 4 4 3 2 4 5 2 1 2 3 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 4 0 2 4 6 8 10 12
PROBLEMET BEROR PÅ ATT DET ÄR SVÅRT ATT SÄKERSTÄLLA ATT SAMTLIGA DELTAGARE ÄR ÖVERENS OCH HAR SYNKAD INFORMATION. PROBLEMET BEROR PÅ ATT RELATIONEN MELLAN
MEDARBETARE ÄR SVAG.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT SYSTEMSTÖDEN ELLER VERKTYGEN FÖR KOMMUNIKATION EJ RÄCKER TILL PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE DIREKTIV OCH
RUTINER RUNT HUR MAN SKA KOMMUNICERA. PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE RUTINER RUNT
HUR MAN SKA UPPRÄTTHÅLLA OLIKA HANDLINGARS RELEVANS.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT DET ÄR SVÅRT ATT VETA VAR INFORMATIONEN MAN BEHÖVER FINNS
TILLGÄNGLIG.
PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE ÅTERKOPPLING PÅ HUR KOMMUNIKATIONEN HAR HANTERATS
UNDER ETT PROJEKT.
PROBLEMET BEROR PÅ BRISTANDE KOMPETENS HOS MOTPARTEN.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT PROJEKTEN SOM STARTAS INTE ÄR TILLRÄCKLIGT FÖRBEREDDA. PROBLEMET HAR MED FÖRETAGSKULTUREN ATT
GÖRA.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT UPPGIFTER OCH INFORMATION FÖRÄNDRAS UNDER EN PROCESS.
PROBLEMET BEROR PÅ ATT INFORMATION FASTNAR OCH FÖRSVINNER NÅGONSTANS PÅ
VÄGEN
PROBLEMET BEROR PÅ ATT MEDARBETARE EJ HAR ETT HELHETSPERSPEKTIV PÅ PROCESSEN SOM MAN
ÄR INVOLVERAD I.
Konsekvensvärdering
Konsekvens (1) Konsekvens (2) Konsekvens (3) Konsekvens (4) Konsekvens (5)Empiri
Riskvärdering
Med respondenternas sannolikhetsvärdering samt konsekvensvärdering som indata har därefter en riskanalys genomförts enligt miniriskmetoden, se Tabell 6. I analysen har två mätpunkter använts som ramverk, medelrisk samt medianrisk. Sannolikhetsvärde och konsekvensvärde är sammanvägt enligt principen om medelvärde och medianvärde, för att därefter multipliceras med varandra och resultera i ett medelriskvärde och medianriskvärde. De undersökta påståendena listas i följande tabell enligt fallande betydelse, där de mest framträdande resultaten enligt medelrisk hamnar överst. Riskvärderingen syftar till att utvärdera respektive problemställning mer ingående samt analysera dessa resultat tillsammans med andra insamlade data.
Tabell 6. Riskanalys utifrån Sannolikhetsvärdering & Konsekvensvärdering enligt Miniriskmetoden.
Konsekvensbeskrivning
Under denna rubrik presenteras respondenternas konsekvensbeskrivning av de tre mest framträdande orsakerna enligt Tabell 6. Konsekvensbeskrivningen skildras utifrån yrkesgrupperna projektör samt kravställare, då respondent som är verksamhetsansvarig ej beskrev konsekvens för nedan listade påstående. Följande tabeller är endast ett utdrag av den fullständiga konsekvensbeskrivningen, se Bilaga 3 för fullständig konsekvensbeskrivning.
Den mest framträdande orsaken utifrån riskvärderingen är ”Problemet beror på att medarbetare ej har ett helhetsperspektiv på processen som man är involverad i” och beskrivs i det följande (se Tabell 7). Studiens respondenter gav relativt entydiga konsekvensbeskrivningar där det holistiska perspektivet låg i fokus. Respondenterna menar på att sina medarbetare bara ser sin egen roll och process i helhet och att detaljen ofta blir rätt men att helheten faller efter. En okunskap om huruvida olika delar av processen har för inverkan för framtida moment beskrivs som en faktor i dilemmat. En respondent menar att alla ska och kan inte veta allt vilket sätter stor vikt vid en tydlig ledning och en tillgänglighet av information för att motverka felprioriteringar och detaljfel.
Tabell 7. Konsekvensbeskrivning av undersökt orsak ”Problemet beror på att
Empiri
I följande Tabell 8 beskrivs konsekvenserna för den näst mest framträdande orsaken ”Problemet beror på att projekten som startas inte är tillräckligt förberedda”. Här hade yrkesgrupperna relativt lik uppfattning om huruvida problemet påverkar verksamheten. Både projektörer samt kravställare menar på att projekt som startas inte är tillräckligt förberedda är något som förekommer i stor grad. Respondenterna
efterfrågar tydligare markeringar uppifrån och belyser att problem som förekommer i tidigt skede ofta följer med genom hela projektets gång.
Tabell 8. Konsekvensbeskrivning av undersökt orsak” Problemet beror på att projekten som startas inte är tillräckligt förberedda.”
Slutligen beskrivs konsekvenserna för den tredje mest framträdande orsaken
”Problemet beror på att uppgifter och information förändras under en process” (se Tabell 9).
Den förhållandevis lilla skillnaden (se Tabell 6) i medelriskvärde mellan ”Problemet har med företagskulturen att göra” och ”Problemet beror på att uppgifter och
information förändras under en process” samt den stora skillnaden i medianriskvärde gör att den sistnämnda anses som mer allvarligt och därför lyfts den orsaken som den tredje mest allvarliga.
Studiens projektörer menar att processerna kan vara röriga då de ändras relativt ofta beroende på projekt samt att det då blir svårt att veta exakt vilken process man då ska följa, vilket kan ge upphov till exempelvis missuppfattningar, irritationsmoment och borttappad information. Detta stämmer studiens kravställare in på då även de upplever konsekvenser som merarbete och revideringar som i förlängningen leder till
ekonomiska konsekvenser. Här menar dock en kravställare att förändringar föreligger i projektets natur och att det är gruppens uppgift att hantera detta.
Tabell 9. Konsekvensbeskrivning av undersökt orsak ”Problemet beror på att uppgifter och information förändras under en process.
Sammanfattning av insamlad empiri
Insamlad empiri från genomförda intervjuer tyder på att problemet är verkligt för studiens alla deltagare. Hur de framfört sina åsikter och nyckeldilemman har varierat men merparten har med samordningen utav information att göra.
Utifrån samma intervjuer lyfts flera tankar kring vad problemet kan bero på, vissa frekventare än andra. De kan sammanfattas som 13 orsaker, se Tabell 4.
De 13 orsaker som belyses i intervjuerna ligger som grund till studiens enkätformulär för vidare prövning utav orsak, se Figur 9. Svar från enkätformulären varierar stort mellan dess respondenter på respektive fråga. Det går däremot urskilja vilka orsaker som anses mest samt minst förekommande genom att jämföra summan av frekvensen multiplicerat värderingen på varje påstående, se Tabell 10. I tabellen visas det mest förekommande påståendet nederst.
Empiri
Tabell 10. Summering av förekomst utifrån responsens från enkät
Respondenterna gavs möjlighet att värdera respektive påstående i avseende på sannolikhet samt konsekvens. Utifrån denna empiri har riskanalys genomförts med miniriskmetoden, se Tabell 6. Utifrån riskanalys kan följande påståendens medelriskvärdering samt medianriskvärdering särskiljas som mest riskfyllda, se Tabell 11.
Tabell 11. Riskanalys sammanfattning
För respektive påstående tillfrågades respondenterna att beskriva vilka konsekvenser som uppkommer på grund av dessa, se Bilaga 3 för fullständig konsekvensbeskrivning. För problemen som förekom i högst grad listas en sammanfattad version av konsekvensbeskrivningen i Tabell 7, 8 samt 9.
Analys och resultat
I kapitlet analyseras det teoretiska ramverket ihop med empirin. Svar på frågeställningar ges i punktform och sammanfattas sedan för att visa hur målet uppfylls.
Analys
I det insamlade materialet från intervjuerna framkommer det att problem inom informationsöverföring finns oberoende yrkestitel inom den undersökta verksamheten. Studiens respondenter nämner flertal konkreta problem som leder till, i deras tycke, sämre informationsöverföring, och i sin tur ett sämre arbete. Majoriteten av studiens respondenter upplever utmaningar inom samordning av information, de ser problem i att säkerställa en tillgänglig samt synkroniserad informationskedja där alla parter sitter med samma information. Shannon (1948) beskriver att det essentiella problemet med envägskommunikationen är att sändaren av budskapet inte vet hur mottagaren avkodat budskapet när budskapet gått igenom ”brus”. Pilkington (2016) understryker att envägskommunikation passar bra när sändaren ska informera mottagare om något, men inte om sändaren vill ha svar eller väga in mottagarens åsikt. Med hänsyn till att företaget använder sig av envägskommunikation som mejl i stor utsträckning kan detta vara en påverkande faktor.
Under intervjuerna uttrycks ett behov av att veta hur budskapet tolkats, och om det tolkats. Respondenterna uttrycker att någon form av bekräftelse hade underlättat arbetet. Det påpekas även att ett tekniskt verktyg där bekräftelse av information kan göras skulle underlätta arbetet. Detta kan liknas med kommunikationsmodell II (se Figur 5) där feedback utnyttjas i form av återkoppling för att säkerställa att budskapet tagits emot korrekt (Flensburg, 2009). Eftersom både projekteringsorganisationen och säljorganisationen är beroende av varandra samt arbetar mot samma slutmål blir samordningen mellan dessa betydande. Badiru (2008) förespråkar anpassade kommunikationsmetoder för att göra kommunikationen effektiv. Vid detta nära arbete anses projekterings- och säljorganisationens åsikter kring varandras arbete vara av vikt. När mottagarens åsikt är viktig är det enligt Pilkington (2016) fördelaktigt att använda sig av tvåstegskommunikation. Att uppmuntra tvåstegskommunikation med återkoppling för att säkerställa att parterna har förstått varandras budskap skulle kunna leda till färre frågetecken kring budskap och i längden leda till färre missuppfattningar. Det ska dock nämnas att anpassade kommunikationsmetoder inte innebär att tvåstegskommunikation alltid är att önska. Det kan vara bättre med envägskommunikation om det inte krävs att höra mottagarens åsikt (Badiru, 2008). Utifrån det teoretiska ramverket kan vi utläsa att Nordstrand (2008) menar att projekteringen strävar efter att utifrån byggherrens givna krav utforma en färdig bygghandling. Respondenter från verksamheten för projektering uttrycker i konsekvensbeskrivningen att det är svårt att veta vilken information de ska jobba utifrån, detta eftersom informationen ändras under processens gång. En respondent från kravställarsidan menar i konsekvensbeskrivningen att det ligger i ett projekts natur att ändras och att gruppens arbetsuppgift är att hantera detta och hela tiden vara uppmärksam på ändringar. Under gestaltningsskedet ska projektören gestalta en byggnad utifrån byggherrens byggprogram. I detta skede menar Nordstrand (2008) att det är viktigt med nära samarbete mellan byggherre och projektör för att projekteringsprocessen ska fungera. Ovan nämnda skillnader mellan huruvida byggprocessen uppfattas problematisk av kravställare och projektör kan påvisas i
Analys och resultat
studiens enkätempiri vilket kan tyda på att samarbetet mellan verksamheterna inte fungerar optimalt.
I säljprocessen går projektet genom en fas som benämns ”Hantering av invändningar” (Moncrief & Marshall, 2005; Kotler et al., 2017). Här hålls kontakten med kund för att utveckla en tillfredställande produkt som uppnår marknadens krav. I säljprocessen är det naturligt att en produkt genomgår en utvecklingsfas där ändringar kan ske, här bör den säljande parten agera lyhört gentemot invändningar (Cialdini, 2005) medan i projekteringsprocessen är ändringar under gestaltningsfasen inte lika naturligt. Denna kontrast kan återspeglas i studiens enkätresultat, där kravställare rangordnar ”Problemet beror på att uppgifter och information förändras under en process” som mindre förekommande än vad studiens projektörer gör. Att tydliggöra och informera medarbete om hur gränsdragning sker i olika processer samt utforma tydliga svar till frågetecken som exempelvis när ändringar kan genomföras, vem som har mandat att besluta och vad som ska prioriteras skulle kunna förhindra problem mellan kravställare och projektörer. Detta styrks även av studiens konsekvensbeskrivning där det lyfts frågetecken om huruvida vem som har mandat att säga nej, hur tid, kvalitet och pengar ska prioriteras samt vikten av att alla delaktiga är medvetna om projektens förutsättningar och hur prioriteringar ska göras.
I riskanalysen brukas miniriskmetoden för att se vilket av problemets orsaker som anses ha störst riskvärde. Att medarbetare ej har ett helhetsperspektiv på processen de är involverade i rangordnas som det största riskvärdet på 16. Denna orsak kan även särskiljas i attitydformulären då samtliga respondenter instämde i att det förekommer i varierande grad. Konsekvenserna som beskrivs är bl.a. felprioriteringar, att de jobbar mot fel mål, att detaljen blir rätt men helheten fel. De beskriver även att varje kategori är en specialist och att de ofta är så inne på sitt eget att de mister helhetsperspektivet. Ofta är den enskilde inte medveten om vad det specifika vägvalet får för konsekvenser på helheten. Jacobsen och Thorsvik (2009) nämner att specialisering kan medverka till suboptimering då medarbetare fokuserar på egna uppgifter eller avdelningens uppgift snarare än organisationens gemensamma mål. Näslund och Norrman (2014) beskriver att aktörer som inte har synkroniserande mål för att dela risk och vinst på ett konstruktivt sätt som en avgörande orsak till suboptimering. Från enkätens konsekvensbeskrivning uppmanar en av respondenterna till ett spontanare helhetsperspektiv. Det går även att utläsa från intervjuerna att vissa medarbetare gillar att ha ryggen fri med ett mailkvitto snarare än att det råder oklarheter i vad som ska göras i projektet. Colin, Galindo och Hermández (2015) menar att ett samspel mellan en kedjas olika flöden minskar risken för att avgränsade delar suboptimeras. Eftersom projektörer och kravställare arbetar parallellt mot samma slutmål men är kunniga i olika områden samt arbetar med olika processer blir helhetsperspektivet en betydande faktor då dessa aktörer är beroende utav varandras expertis för att åstadkomma ett lyckat projekt. Eftersom bristen på helhetsperspektiv anses ha det största riskvärdet hos respondenterna bör organisationen aktivt arbeta med att understryka vikten av helhetsperspektiv samt uppmuntra ett vidare perspektiv som innefattar hela processen hos sina medarbetare för att undvika suboptimering. Det skulle även gå att se över vilka mål som de olika avdelningarna sätter upp och hur de kan göras gemensamma om fallet inte är så i dagsläget.
Att projekten som startas inte är tillräckligt förberedda beskrivs av en av respondenterna som ”mer än regel än ett undantag”. En annan påstår att det i dessa projekt görs fel p.g.a. att rätt grundförutsättningar inte finns. Detta går att koppla till
