Kvalitetssäkrad
kompetensöverföring
till nyanställda
HUVUDOMRÅDE: Industriell organisation och ekonomi FÖRFATTARE: Isabella Fernström och Mia Karlsson HANDLEDARE:Mats Thilén
JÖNKÖPING 2021 juni
Ett förbättringsarbete kring introduktion och
upplärning i tillverkande industri
Postadress: Besöksadress: Telefon:
Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom Industriell organisation och ekonomi. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat.
Examinator: Annica Engström Handledare: Mats Thilén Omfattning: 15 hp (grundnivå) Datum: 2021-06-09
Förord
Vi vill tacka vår handledare på Tekniska Högskolan i Jönköping som har svarat på våra frågor och väglett oss i arbetet. Vi vill även tacka Nobia AB för att vi har fått genomföra vårt arbete hos dem. Med engagemang hos både handledare och anställda på företaget har de försett oss med värdefull information.
Isabella Fernström Mia Karlsson
____________________________ ____________________________
Abstract
Purpose – The purpose of this study is to examine how a constructive introduction and
training can be executed for new employees. Based on the purpose there has been two research questions formulated.
- What factors are important to take into consideration in the introduction and training of new employees?
- How can an introduction and training be designed?
Method – The study has included a case study of a manufacturing company. Empirical data
have been collected through methods of interview, survey and document studies. The study is inductive since the research area has first been studied without anchoring in theory. Based on the data collection, theory has been applied through literature studies. To fulfill the purpose and answer the research questions, the data collection and theory have been analyzed.
Findings – Several factors should be considered when implementing a constructive
introduction and training of new employees. Details such as standardization, learning, corporate culture, supervision, follow-up, documents and visualization are important to take into account. It is essential for companies to have a standardized way of working where it is ensured who shall implement the instruction, what they shall instruct and how it should be done. This can lead to quality assurance in the introduction and training. One way that companies can standardize and design the introduction and training process is by using Job Instructions. In this way, companies get to divide the process into important elements and the opportunity to review relevant factors.
Implications – The study can be used for manufacturing companies regarding how the
introduction and training process of newly hired can be designed. The study is based on already existing theories and does not contribute with new theories. Relevant factors of the process have been identified to give new employees the competence to be able to perform their tasks in an efficient and correct manner.
Limitations – The study has been limited to one case study company within manufacturing
industry, which may affect generalizability. The report only concerns the introduction and training of newly hired staff. Newly hired staff refers to blue collar workers and not white collar. Restrictions followed by the COVID-19 pandemic have limited the availability of data collection. It has also affected the company's routines, which brought the study to not examine the company's normal condition.
Keywords – introduction, training, new employees, standardized working method, Job
Instructions, learning curve
Sammanfattning
Syfte – Rapportens syfte är att undersöka hur en konstruktiv introduktion och upplärning kan
gå till för nyanställda. Baserat på syftet har två frågeställningar formulerats.
- Vilka faktorer är viktiga att ta hänsyn till vid introduktion och upplärning av nyanställda?
- Hur kan en introduktion och upplärning utformas?
Metod – Studien har innefattat en fallstudie på ett tillverkande företag. Empirisk data har
insamlats via metoderna intervju, enkät och dokumentstudier. Studien är induktiv eftersom forskningsområdet har först studerats utan förankring i teori. Baserat på datainsamlingen har sedan teori tillämpats genom litteraturstudier. För att uppfylla syftet och besvara frågeställningarna har datainsamlingen och teorin analyserats.
Resultat – Flera faktorer bör has i åtanke när det kommer till hur en utformning av en
konstruktiv introduktion och upplärning kan gå till för nyanställda. Detaljer som
standardisering, inlärning, företagskultur, handledning, uppföljning, dokumentation och visualisering är viktiga att ta hänsyn till. Det är väsentligt för företag att ha ett standardiserat arbetssätt där det säkerställts vilka som ska genomföra instruktionen, vad de skall instruera och hur detta ska gå till väga. Det kan medföra försäkring av kvalitet i introduktionen och upplärningen. Ett sätt som företag kan standardisera och utforma introduktions- och upplärningsprocessen är genom att använda sig av Job Instructions. På så sätt kan företag dela upp processen i viktiga moment och möjlighet till översyn av relevanta faktorer.
Implikationer – Studien kan användas för tillverkande företag gällande hur introduktions-
och upplärningsprocessen av nyanställd personal kan utformas. Studien utgår från redan existerande teorier och bidrar inte med nya teorier. Relevanta faktorer av processen har identifierats för att ge nyanställda kompetensen att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett effektivt och korrekt sätt.
Begränsningar – Studien har begränsats till ett fallföretag inom tillverkningsindustrin vilket
kan påverka generaliserbarheten. Rapporten berör endast introduktionen och upplärningen av nyanställd personal. Nyanställd personal berör enbart kollektivanställda och inte tjänstemän. Restriktioner som följts av COVID-19 pandemin har begränsat tillgängligheten för insamling av data. Det har även påverkat företagets rutiner vilket har gjort att studien inte undersökt företagets normala tillstånd.
Nyckelord – introduktion, upplärning, nyanställda, standardiserat arbetssätt, Job
Innehållsförteckning
1
Introduktion ... 1
Bakgrund och centrala begrepp ...1
Problembeskrivning ...1
Syfte och frågeställningar ...2
Omfång och avgränsningar ...3
2
Metod och genomförande ... 4
Koppling mellan frågeställningar och metod...4
Arbetsprocessen ...4 Ansats...5 Design ...6 Datainsamling ...6 2.5.1 Intervju ... 7 2.5.2 Enkät... 7 2.5.3 Litteraturstudier ... 8 2.5.4 Dokumentstudier ... 9 2.5.5 Forskningsetik ... 9 Dataanalys ...9 Felkällor ...10 Trovärdighet...11
3
Teoretiskt ramverk ... 12
Koppling mellan frågeställningar och teori ...12
Inlärningskurva ...13
Formellt och informellt lärande ...14
Kultur ...14
Faktorer som påverkar inlärning ...15
Lean ...16 3.6.1 Slöserier ...16 3.6.2 Standardiserat arbetssätt ...16 Handledning ...17 Introduktionsmaterial ...17 Olika träningsmetoder...18
3.9.1 Tre koncept ... 18
3.9.2 Job Instruction ... 18
3.9.3 Ur ett HR-perspektiv ...19
4
Empiri ... 20
Företagsbeskrivning ...20
Intervjuer om nuvarande introduktion och upplärning ...20
4.2.1 Introduktionens utformning... 20
4.2.2 Intervjupersonernas uppfattning och åsikter angående introduktionens utformning ...21
4.2.3 Upplärningens utformning ...21
4.2.4 Intervjupersonernas uppfattning och åsikter angående upplärningens utformning ... 22
Enkät om nuvarande introduktion och upplärning ...23
4.3.1 Enkätsvar om introduktionen... 23
4.3.2 Enkätsvar om upplärningen ... 26
Introduktion- och upplärningsdokument ...30
4.4.1 Dokument kopplat till introduktionsdagen ... 31
4.4.2 Dokument kopplat till upplärningen ... 31
5
Analys ... 32
Analys av introduktion...32
Analys av upplärning ...32
Analys av första frågeställningen ...34
5.3.1 Analys av faktorer som berör kontexten ... 34
5.3.2 Analys av faktorer som berör lärandet inom den kontexten ... 35
Analys av andra frågeställningen ...35
Uppfyllande av studiens syfte ...36
6
Diskussion och slutsatser ... 37
Resultatdiskussion ...37
Metoddiskussion ...38
Implikationer ...40
Hållbarhetsaspekter ...40
Begränsningar ...40
Slutsatser och rekommendationer ...41
Referenser ... 43
Bilagor ... 45
Figurförteckning
Figur 1 Koppling mellan frågeställningar och metod ... 4
Figur 2 Studiens arbetsprocess ... 5
Figur 3 Koppling mellan frågeställningar och teori ... 12
Figur 4 Inlärningskurvan och dess olika faser ... 14
Figur 5 Faktorer som påverkar inlärning ... 15
Figur 6 Sammanställning av svaren på frågan "Vem/vilka höll i din
introduktion?" ... 24
Figur 7 Sammanställning av svaren på frågan "Vilka moment ingick i
introduktionen?" ... 24
Figur 8 Sammanställning av svaren på frågan "Har du blivit kontaktad 14
dagar efter introduktionen gällande kontrollfrågor om
introduktionsdagen?" ... 25
Figur 9 Sammanställning av svaren på frågan "Hur upplevde du din
introduktion som helhet?" ... 25
Figur 10 Sammanställning av svaren på frågan "Hur många dagar
upplärning av arbetsuppgifter fick du?" ... 26
Figur 11 Sammanställning av svaren på frågan "Hur många dagar under
din upplärning gick du bredvid en anställd?" ... 26
Figur 12 Sammanställning av svaren på frågan "Vem/vilka höll i din
upplärning?" ... 27
Figur 13 Sammanställning av svaren på frågan "Användes
dokumentation/checklista under din upplärning?" ... 27
Figur 14 Sammanställning av svaren på frågan ”Hur upplevde du din
upplärning som helhet?"... 28
Figur 15 Sammanställning av svaren på frågan "Kände du att du fick
tillräckligt med information för att kunna genomföra arbetsuppgifter efter
avslutad upplärning?" ... 29
Figur 16 Sammanställning av svaren på frågan "Vet du vad som förväntas
av dig efter avslutad utbildning?" ... 30
1 Introduktion
Kapitlet ger en bakgrund till studien och det problemområde som studien byggts upp kring. Vidare presenteras studiens syfte och dess frågeställningar. Därtill beskrivs studiens omfång och avgränsningar.
Bakgrund och centrala begrepp
Världen är i ständig förändring med påverkan av ekonomiska, politiska, sociala och miljömässiga situationer. Då världen också blir alltmer globaliserad ställer det krav på företag och organisationer att följa med i utvecklingen. Ett sätt att följa med i utvecklingen är att som företag försöka möta marknaden och dess förändringar genom att strukturera om sina resurser (Jacobsen, 2019). Att strukturera om resurser kan bidra till att effektivisera verksamheten och det kan vara bra att göra koherent med hållbarhet.
Om företag utgår från hållbarhet så ser de på en utveckling som täcker dagens behov men även hur det ska fortgå ur ett långsiktigt perspektiv (Louche et al., 2017). Hållbarhet kan beskrivas utifrån tre aspekter. Dessa aspekter är ekonomisk, social och miljö. Den ekonomiska aspekten handlar om företagets påverkan på omgivningen vilket kan inkludera företagets egen vinst samt ekonomin kopplat till företaget. Den sociala aspekten berör det sociala värdet som företaget har för arbetare, samhället och området. Miljöaspekten syftar på hållbar miljöverksamhet som inte skadar eller ökar miljöpåverkan (Agrawal & Singh, 2019; Grant et al., 2017).
Inom industriell verksamhet har det blivit alltmer viktigt att beakta hållbarhet. För att skapa medvetenhet längs hela kedjan krävs förståelse för och hänsyn till flera aspekter som ekonomi, samhälle och miljö. Detta kan spegla en trygghet för viktiga aktörer så som anställda, kunder och samarbetspartners. Det är väsentligt att vårda relationen med dessa aktörer för organisationers överlevnad och konkurrenskraft (Louche et al., 2017).
Anställda har stor påverkan på organisationers framgång då det är dessa som utför det dagliga arbetet som resulterar i produkter och tjänsterna som erbjuds. Beroende på medarbetarnas kompetens och engagemang så skapar det förutsättningar för företagets utveckling samt effektivitet. Ett tillägg till de sju slöserierna i Lean handlar om outnyttjad kompetens hos anställda. Därav bör företag vara medvetna hur de hanterar anställda (Petersson et al., 2015). Introduktion och upplärning är centrala begrepp i denna rapport och i litteraturen används begreppen med olika betydelse. I denna rapport avser författarna att introduktionen innebär första mötet med företaget och arbetsplatsen efter att en anställning fastställts. Under denna period är informationen mer generell. Med upplärning avses den utbildning och det stöd som den nyanställde får för att lära sig att utföra sina specifika arbetsuppgifter.
Problembeskrivning
Tiden som anställda är på ett företag är kortare än någonsin, vilket betyder att företag måste lägga ner mer resurser på att behålla anställda. Att förlora anställda kan kosta mycket för ett företag, både i form av en anställningsprocess, upplärning, administration och produktivitet (Smither, 2003). Detta skulle kunna öka personalomsättningen vilket påverkar kostnaderna för företag negativt. Smither (2003) menar även på att risken att förlora kunder kan öka om det är hög personalomsättning. Eftersom detta är något som inte gynnar företag kan det visa på att anställda har en betydande roll för företag.
Då anställda är en viktig resurs i ett företag gäller det att ta hand och värna om dem från start. Det kan vara en stor kostnad för företag att hitta, anställa, lära upp och utveckla anställda, vilket även tyder på att företag bör ta hand om sina anställda. Det är lätt att förstå att man måste ta hand om och investera i maskiner och utrustning, men många missar att man också måste investera i mänskliga resurser (Smither, 2003). Därav kan det ligga i företagets intresse att ta vara på personal från början när de välkomnas till företaget. Genom att påbörja arbetet med de nyanställda från start kan de introduceras till företagskulturen och normer redan från början, vilket kan öka chansen att det följs.
Smither (2013) menar även på att sannolikheten att en anställd slutar minskar med tiden som den är på företaget. En anledning till att anställda slutar under introduktionen eller upplärningen beror troligen på att de inte var väl introducerade på företaget. Med andra ord, om anställda inte trivs kan det leda till att de slutar. Även det kan tyda på att företag bör fokusera på att ta hand om sina anställda, speciellt i början av anställningen då det kan vara en kritisk period att övervinna dem att stanna och satsa på företaget.
Orsaken till hur länge en anställd stannar kan bero på företaget, positionen och den enskilda anställda (Smither, 2003). Rubenowitz (2004) nämner att ledare kan anse att introduktion och upplärning tar tid som egentligen skulle kunna läggas på produktionen. Det kan visa på att förståelsen av introduktionen och upplärningen inte finns i företag, i synnerhet hos ledningen vilket kan leda till att för lite resurser läggs på det.
Anställda behöver tro att arbetet de gör är viktigt och betydelsefullt. Om anställda trivs på företaget och känner att företaget bryr sig om dem och deras karriär kommer de att prestera bättre och vara engagerade i att stanna på företaget. Ju mer anställda lär sig om sin tjänst, desto produktivare blir den anställde (Smither, 2003). Schødt (2012) menar också på att ett positivt intryck ökar chansen att den anställde gör bra ifrån sig. Därför kan det vara en fördel att företaget engagerar sig i den anställde och gör ett bra intryck.
Enligt Schødt (2012) kan introduktionen och upplärningen se olika ut i olika företag, men det behöver inte avgöra hur väl den nyanställda kommer in i arbetet. De olika delarna i en introduktion och upplärning kan se olika ut beroende på företag och arbetsuppgifter. Men om det finns en effektivt introduktions- och upplärningsprocess behöver det inte vara några svårigheter. Problematiken kan ligga i att kombinera påverkande faktorer och utforma en givande introduktions- och upplärningsprocess som gynnar både företaget och den anställde.
Syfte och frågeställningar
I problembeskrivningen framgår det att introduktionen och upplärningen är en viktig del av en anställningsprocess. Vidare framgår att första intrycket av företaget kommer att påverka den anställdes fortsatta arbete i företaget. Därmed är syftet med denna studie:
Att undersöka hur en konstruktiv introduktion och upplärning kan gå till för nyanställda.
Med en konstruktiv introdukti0n och upplärning kan studien bidra till att skapa en process som är lämpad för verksamheten. För att kunna uppfylla syftet har det brutits ned i två frågeställningar.
Då introduktionen och upplärningen kan variera i olika företag och vara beroende av arbetsuppgifterna kan det vara problematiskt att utforma en introduktion och upplärning på ett företag. Därmed är studiens första frågeställning:
Vilka faktorer är viktiga att ta hänsyn till vid introduktion och upplärning av nyanställda?
För att utforma en introduktion och upplärning som bidrar till företagets välmående och lönsamhet kan det vara motiverat att lägga resurser på introduktions- och upplärningsprocessen. Genom att fånga den anställdes intresse kan engagemanget öka. Då det kan vara en utmaning att utforma en introduktion och upplärning som bidrar till den anställdes engagemang är därmed studiens andra frågeställning:
Hur kan en introduktion och upplärning utformas?
För att besvara frågeställningarna och därmed uppfylla syftet kommer en fallstudie att genomföras på Nobia AB (Nobia) kombinerat med en granskning av olika teorier.
Omfång och avgränsningar
Studiens syfte avser den nyanställdes perspektiv och beaktar inte den rutinerade arbetarens perspektiv. Med nyanställd menas medarbetare som arbetat mindre än sex månader på företaget och inom denna period har genomgått en introduktions- och upplärningsprocess. Avgränsningen till nyanställda motiveras dels av att i studien komma så nära den aktuella introduktions- och upplärningsprocessen som möjligt, dels för att kunna anpassa mängden data som behöver samlas in till en rimlig nivå.
Undersökningen kommer att avgränsas till ett företag som i denna studie är tillverkande. Introduktion och upplärning omfattar samtliga producerande arbetsdiscipliner och därför kommer inte en djupdykning av ett specifikt arbetsmoment utföras. Studiens syfte avser inte att undersöka tjänstemäns introduktion och upplärning men däremot kollektivanställda. Studien avser aktiviteter från och med den första dagen på arbetet och täcker inte in aspekter i den föregående anställningsprocessen.
2 Metod och genomförande
Kapitlet ger en översiktlig beskrivning av studiens arbetsprocess. Vidare beskrivs studiens ansats och design. Därtill beskrivs studiens datainsamling och dataanalys. Kapitlet avslutas med en diskussion kring studiens felkällor och trovärdighet.
Koppling mellan frågeställningar och metod
I följande kapitel beskrivs metoder för datainsamling och dataanalys som används för att besvara studiens frågeställningar. Figur 1 visualiserar kopplingen mellan studiens frågeställningar och använda metoder. Frågeställningarna är till vänster i figuren och tillhörande metoder är till höger.
Figur 1 Koppling mellan frågeställningar och metod
För att besvara studiens första frågeställning användes metoderna intervjuer, enkät och litteraturstudier. Insamladdata från flera håll har vägts mot litteraturstudier vilket tillsammans har formats till en verklighet. För att besvara studiens andra frågeställning har samtliga metoder använts med tillägg av dokumentstudier för att få en ökad förståelse för och kunskap om verkligheten.
Arbetsprocessen
Den första halvan av arbetet med studien har varit mer praktiskt lagd och inriktad mot fallföretaget medan den andra halvan av arbetet har varit mer teoretisk inriktad och generaliserande mot industriella verksamheter. Under hela arbetets gång har rapportskrivandet skett parallellt med det praktiska och teoretiska arbetet, med fokus på rapporten under studiens andra halva. I Figur 2 presenteras hela arbetsprocessen.
Figur 2 Studiens arbetsprocess
Arbetet inleddes med att syfte och frågeställningar fastställdes tillsammans med fallföretaget för att säkerställa att området var lämpligt för båda parter. Vidare användes teori om olika metoder för att komma fram till vilken metod som var lämplig i denna studie. Därefter användes teori för att utforma intervju- och enkätfrågor. Intervju- och enkätfrågorna togs fram parallellt för att säkerställa att frågorna i både intervjuer och enkäter var sammankopplande och kompletterande. Under detta skede genomfördes ett seminarium med två andra studenter och handledare för att få feedback på utformningen av enkäten. Som Patel och Davidson (2011) påstår, genom att få feedback på frågornas innehåll, ordning, antal samt formulering kan enkäten bli utformad på ett så bra sätt som möjligt.
Därefter genomfördes intervjuer med personer i ledande positioner i olika former. Det pågick under en längre period med viss kontakt efter genomförd intervju för att ställa uppföljningsfrågor samt föra en dialog om sammanställningen av intervjun. Genom att ställa följdfrågor och skicka en sammanställning till de intervjuade personerna säkerställdes att uppgifterna var korrekta. Under intervjuerna klargjordes att det fanns underlag från företaget som var relevant för studien. Dessa dokument delades med författarna i efterhand. Under samma period genomfördes en enkätundersökning av medarbetare. Efter genomförd enkätundersökning genomfördes en uppföljningsintervju med en medarbetare för att få en djupare förståelse. Denna intervju speglade både tidigare intervjuer och enkätsvar.
Dessutom påbörjades litteratursökningen för att hitta relevanta teorier till studien. Det här skedde parallellt med bearbetningen av den insamlade datan. Litteraturstudien var passiv för att inte inledningsvis påverka datainsamlingen. Därefter analyserades data med den valda teorin för att uppnå syftet och besvara frågeställningarna.
Ansats
Undersökningar kan kategoriseras utifrån hur mycket kunskap som finns inom ämnet innan undersökningen påbörjas. Denna undersökning utgick från utvalda teorier vilket ledde till att undersökningen var beskrivande. Beskrivningarna kan handla om saker som har hänt eller som händer just nu vilket gör att denna undersökning även kan kallas deskriptiv (Patel & Davidson, 2011).
Ett angreppssätt som innefattar detaljrika och beskrivande förklaringar är kännetecknande för en kvalitativ undersökning. Datainsamlingen sker ofta i en naturlig miljö av individuella fall för att kunna fånga komplexa fenomen (Johnson & Onwuegbuize, 2004). Denna undersökning har resulterat i detaljrika och beskrivande förklaringar av hur introduktion och upplärning av nyanställda kan se ut hos tillverkande företag vilket därmed går att koppla till en kvalitativ undersökning.
Ett sätt att förklara förhållandet mellan teori och empiri är att beskriva studien som induktiv. Det innebär att forskningsobjektet studeras utan förankring i en teori. Baserat på den insamlade empirin kan teori tillämpas (Patel & Davidson, 2011). Denna undersökning grundade sig inte i teori från början, utan undersökningen utvecklades med tiden och innehållet växte fram. Detta arbetssätt överensstämmer med vad som kännetecknas som induktion vilket gör studien induktivt inriktad.
Design
Undersökningar kan ha olika upplägg beroende på vilka individer som deltar, vilka tekniker som används samt när undersökningen äger rum. Denna undersökning grundar sig i en fallstudie för att uppfylla syftet och besvara frågeställningarna. Enligt Patel och Davidson (2011) kännetecknas fallstudie av att en avgränsad grupp studeras och att undersökningen utgår från ett helhetsperspektiv för att samla ihop så täckande information som möjligt. Det är även vanligt förekommande när processer studeras vilket är fallet i denna undersökning. Säfsten och Gustavsson (2019) menar även på att fallstudie är lämpligt för att ge en djupare förståelse för en situation. Det här för att företeelsen äger rum i sin naturliga miljö vilket kommer att generera relevant kunskap.
Yin (2007) beskriver att fallstudier kan användas på ett eller flera fall vilket även stämmer i detta arbete. Fallstudien begränsades till ett företag för att ge fokus på en företeelse. Skärvad och Lundahl (2016) menar på att detta upplägg passar kvalitativa undersökningar som överensstämmer med den aktuella studien. Det är även vanligt förekommande med ett flertal datakällor vilket också uppnås i denna studie. Enligt Yin (2007) är användande av flertalet källor en av fördelarna med fallstudier för att kunna uppnå en bredd.
Fallstudie passar för att undersöka hur- eller varför-frågor då frågeställningen är av förklarande art samt att det finns måttlig kontroll över företeelsen som studeras (Yin, 2007). Detta stämmer överens i denna studie då en av frågeställningarna är i hur-form. Skärvad och Lundahl (2016) tar även upp att en nackdel kan vara att undersökningen blir för situationsanpassad, vilket har hanterats i en generaliserad frågeställning. Det medför att undersökningen resulterar i mer generaliserbara slutsatser.
Dubois och Gadde (2002) menar istället att det kan vara en styrka att undersöka ett specifikt fall. Det ger möjlighet att granska ett fenomen i sin sanna miljö. Det är även ett upplägg som blivit allt vanligare i vetenskapliga sammanhang.
Datainsamling
Data kan samlas in på olika sätt med olika tekniker. Datainsamlingen skiljer sig ifall det är via en förstahandsrapportering eller ej, så kallad primära källor eller sekundära källor (Patel & Davidson, 2011. Enligt Skärvad och Lundahl (2016) är primära källor material som utredaren själv samlat in. De beskriver även sekundära källor som information som redan finns dokumenterad vilket avser data som är insamlad, bearbetad och presenterad av andra utredare. Denna studies datainsamling omfattar både primära och sekundära källor i form av intervjuer och enkäter som primär data och litteraturstudie samt dokumentstudie som sekundär data.
2.5.1 Intervju
Enligt Yin är intervjuer en av de viktigaste informationskällorna när det kommer till fallstudier (Yin, 2007). För att ge en så fyllig bild som möjligt i fallstudier kan olika personers information ofta samlas in (Patel och Davidson, 2011). Intervjuer bidrog till insamling av relevant information för att uppfylla arbetets syfte och frågeställningar. Dessa intervjuer gav en översikt om fallföretagets nuvarande introduktion och upplärning som gjorde att studien kunde fortlöpa framåt.
Av de intervjuade var sex personer i ledande roller. Deras befattningar var ansvarig för funktionen Säkerhet och kvalitetsstöd, produktionsledare, produktionschef, chefen för funktionen Human Resources (HR) samt två skiftledare. För att få den nyanställdes synvinkel på introduktions- och upplärningsprocessen utfördes en uppföljningsintervju med en medarbetare som besvarat enkäten. Därmed genomfördes totalt sju intervjuer.
Fem av intervjuerna med personerna med ledande roller hölls på plats på fallföretaget medan en skiftledare och den kompletterande intervjun med en medarbetare hölls digitalt. Samtliga intervjuer hölls enskilt med varje intervjuperson. Intervjuerna som hölls på plats organiserades av fallföretaget medan intervjuerna som skedde digitalt organiserades av författarna själva. Personerna i ledande roller klassas som nyckelpersoner i utformningen och påverkan av fabrikens nuvarande introduktions- och upplärningsprocess. Deras kunskap kunde ge författarna en djupare inblick i den nuvarande processen. Intervjun med medarbetaren medförde även att följdfrågor på dennes enkätsvar kunde ställas samt ett tillfälle för författarna att säkerställa deras förståelse för enkätsvaren. Medarbetaren valdes ut slumpmässigt.
Intervjuerna var semistrukturerade vilket enligt Patel och Davidson (2011) avser att frågorna var utformade efter särskilda teman som skulle beröras och att intervjupersonerna hade frihet att utforma svaren. Frågorna kunde komma i en speciell ordning men det var nödvändigtvis inte tvunget att följas (Patel & Davidson, 2011). Ordningen på frågorna ställdes utefter samtalets fortskridande. Det går även att kategorisera intervjuerna som semistandardiserade intervjuer då frågorna utformades i förväg och ordningsföljden inte följts strikt. Skärvad och Lundahl (2016) nämner även att uppföljningsfrågor kan ställas fritt i semistrukturerade intervjuer, vilket gjordes under intervjuns förlopp.
Frågorna var utformade enligt det Yin (2007) förklarar som öppen karaktär, vilket betyder att frågorna kan söka fakta och intervjupersonens åsikt. Öppna och slutna frågor kombinerades och dess utformning riktades till den rollen som ämnades att svara på frågorna. Eftersom intervjufrågorna var utformade olika beroende på vem frågorna var riktade till, så skiljde sig frågorna åt beroende på om de var riktade till personer i ledande roller eller medarbetaren, se Bilaga 1 och 2.
Under intervjuerna antecknade författarna vad som sades och de svarande erbjöds att få ta del av anteckningarna när de vid ett senare skede blivit sammanställda. Sammanställningarna e-postades till deltagarna för att ge möjlighet till korrigering och säkerställa förståelsen. Det förekom även viss kontakt efter avslutad intervju för att kunna ställa uppföljningsfrågor. För att undvika att skapa en oro hos respondenterna och risken att svaren på frågorna inte blir uppriktiga så valde författarna att inte spela in intervjuerna.
2.5.2 Enkät
En enkät utformades med frågor till nyanställda som har varit på företaget mindre än sex månader, se Bilaga 3. Begränsningen till nyanställda under de senaste sex månaderna säkerställer att undersökningen inriktar sig på aktuella processer för introduktion och upplärning. Denna grupp är också mest sannolik att ha en tydlig hågkomst av hur dessa processer uppfattats och fungerat. Av 103 tillfrågade var det 53 personer som svarade på enkäten. Enkäten genomfördes på papper då fallföretaget inte hade tillgång till en lämplig lösning för att besvara enkäten online.
Patel och Davidson (2011) beskriver att motivera individen som ska utföra enkäten görs via missivet som följer enkäten. Missivet måste innehålla all den information som är väsentlig för den svarande att känna till. Författarna försökte därmed nå ut via e-post till de ansvariga för medarbetarna som skulle besvara enkäten, de ansvariga i detta fall var skiftledare. Dessa fick medföra informationen till medarbetarna personligen, se Bilaga 4. Enkäten inkluderade en startsida med förklarande information för att öka motivationen att besvara enkäten. Informationen beskrev syftet med enkäten, hur medarbetarnas svar hanteras, förklaring till vissa begrepp samt kontaktinformation till författarna och handledare på företaget för att kunna få svar på eventuella frågor.
Frågorna i enkäten utformades med hjälp av den information och de dokument som författarna fått från intervjuerna av de i ledande position. Patel och Davidson (2011) beskriver att en frågeutformning som kan vara tillämpbart i enkäter är omvänd tratteknik. Med det menas att frågorna är mer specifika i början för att sedan bli mer öppna. Omvänd tratteknik kan vara bra för att få reda på enkätsvararens ställning då det hjälper den att reflektera över området under tiden som frågorna besvaras (Patel & Davidson, 2011). Detta kan kopplas till enkäten som delades ut till medarbetarna då frågorna var mer specifika i början och sedan förekom mer öppna frågor. Frågorna som var utformade mer specifikt bestod av fasta svarsalternativ med antingen – eller, frekvens, en lista alternativ samt graderad inställning. Detta innebar en variation vilket Patel och Davidson (2011) beskriver som viktigt för att få den svarande att bibehålla motivationen och att inte fastna i ett särskilt svarsmönster (Patel & Davidson, 2011). Skärvad och Lundahl (2016) förklarar att gällande enkäter så är fastställande av population samt stickprov viktigt då det är ovanligt att kunna utföra en totalundersökning. Därför inkluderade författarna nyanställda medarbetare från samtliga avdelningar på fallföretaget för att besvara enkäten. Detta för att få en så likvärdig bild av verkligheten, både gällande representation från avdelningarna och hur aktuell dess erfarenhet av introduktion och upplärning var då den skett nyligen.
2.5.3 Litteraturstudier
Enligt Säfsten och Gustavsson (2019) bör befintlig kunskap studeras för att kunna bidra med utveckling inom kunskapsområdet. Därmed är det lämpligt att sätta sig in i den nuvarande kunskapssituationen genom att identifiera och sammanställda befintlig litteratur. Detta kommer sedan att resultera i en överblick över den mest aktuella kunskapen inom området. Yin (2013) förklarar att en klarhet om ämnet, kring metoder och olika datakällor kan skapas med en selektiv litteraturstudie. Det kan göras när det finns en preliminär plan om studiens område. I denna studie har böcker och vetenskapliga artiklar varit grunden för att öka författarnas kunskap inom området vilket söktes via databaser och sökmotorer. Författarna har även tagit inspiration från andra studier för att få en ökad förståelse. Successivt har kunskapen inom området utvecklats vilket gett både en bredd och riktning i arbetet.
Yin (2013) beskriver att en omfattande litteraturgenomgång kan genomföras för att samla vad som är känt om ett ämne eller för att granska hur kunskapen om ämnet har ändrats över tid. Genom en ökad förståelse inom området har tydligare avgränsningar efter hand kunnat göras. När informationssökningen utförts har fenomen och egenskaper definierats för att studien ska ta avstånd från det specifika problemet, syftet och frågeställningarna. Perspektivet som källan varit skriven utifrån har varit i åtanke om den skiljer sig från den egna studien (Patel & Davidson, 2011).
I denna studie har det varit fokus på inlärningsprocessens olika stadium, vilka olika sätt människor lär sig på samt vilka faktorer som kan påverka inlärningsförmågan. Andra teorier som berörs i denna studie är handledningens kvalitet och påverkan, introduktionsmaterialens betydelse samt hur en inlärningsprocess kan vara utformad.
2.5.4 Dokumentstudier
Skärvad och Lundahl (2016) beskriver att om tillgänglig sekundärdata finns rörande det som ska studeras, är det nyttigt att använda sig av det. Yin (2007) menar att dokumenten har en viktig påverkan av att kunna stärka data, bidra till detaljer samt komma med nya idéer. Dessa betraktas dock inte som slutliga resultat utan snarare ett medel för att studera vidare. Därmed studerades dokument som fallföretaget tilldelade författarna. Med hjälp av dokumenten utformades enkätfrågorna.
Dokumenten bestod av en checklista, information om bankuppgifter, regler för privat mobiltelefon, häfte för kollektivanställda, Code of conduct, PowerPoint om Nobia, kompetensmatris, förklaring av kompetensmatris samt utvärdering av visstidsanställd. För att säkerställa förståelsen av vissa aspekter i dokumenten återkom författarna till utdelaren.
2.5.5 Forskningsetik
Enligt Säfsten och Gustavsson (2019) är det viktigt att det ska framgå i undersökningen hur olika etiska aspekter har hanterats och vad som har varit grunden till val som gjorts. Detta för att värna om forskningens och forskarnas ställning men även för människorna som deltar i studien och som studien berör. Som Skärvad och Lundahl (2016) beskriver ”Etik är läran om moral” (s. 63). Inom forskning innebär det hur man bör agera i arbetet med en studie. Det bör genomsyras av opartiskhet där forskaren inte styrs av särintressen.
Patel och Davidson (2011) beskriver att det finns vissa parametrar som bör finnas i åtanke gällande intervjuer och enkäter. Individer som deltar kan vara anonyma. Det innebär att det inte ska gå att identifiera deltagare via exempelvis namn eller nummer. Individer kan även hanteras konfidentiellt vilket innebär att enbart forskaren vet vem de har fått svar från och det är endast de som har tillgång till uppgifterna. När slutresultatet presenteras ska det inte gå att identifiera enskilda deltagare. Information om detta ska förmedlas till deltagarna innan datainsamlingen påbörjas.
Patel och Davidson (2011) redogör för att det krävs tillstånd att genomföra en undersökning om det görs i en verksamhet. Individer som deltar i en undersökning ska få möjlighet att ta del av resultatet. När tillförlitlig kunskap tas fram finns det krav på hur forskning bör bedrivas. Dels för att individer inte ska utsättas för skada, förödmjukelse eller kränkning, dels för att samhällets utveckling ska ske hederligt.
För att ta hänsyn till ovanstående har Nobia själva koordinerat intervjuerna på plats och kunde därmed förbereda deltagarna. Inför intervjuerna som genomfördes online förbereddes och informerades deltagarna av studiens författare. Samtliga intervjuer inleddes med att presentera syftet med arbetet och det klargjordes vad de insamlade uppgifterna skulle användas till. Det förklarades och säkerställdes hur information skulle hanteras och efterfrågades ifall det fanns intresse att ta del av det slutgiltiga resultatet. Deltagarna ombads även att svara uppriktigt och avslutningsvis tackades deltagarna för att de ställt upp.
När enkäterna skulle genomföras blev de berörda deltagarna informerade i förväg samt bifogades ett missiv i enkäten för att underrätta deltagarna med väsentlig information, vilket går att läsa mer om i kapitel 2.5.2. I slutet av enkäten fick deltagaren bestämma ifall de ville delta i uppföljningsintervju och därmed skulle deltagaren gå från anonym till att författarna kunde identifiera individen.
Dataanalys
I fallstudier är det viktigt att ha flera informationskällor i datainsamlingen eftersom det möjliggör en samstämmighet i undersökningen (Yin, 2007). Patel och Davidson (2011) förklarar att triangulering finns i olika former. Triangulering syftar till att ge en så informativ och fyllig bild av situationen som möjligt. Det stärker tolkningen av den insamlade informationen då flera perspektiv speglar ett och samma resultat när de vägs samman (Ellram,
1996; Patel & Davidson, 2011; Skärvad & Lundahl, 2016). Med triangulering kan en metods svaghet vägas mot en annan metods styrka (Säfsten & Gustavsson, 2019).
I studien ingick metoderna intervjuer, enkät, dokumentstudier och litteraturstudier, vilket kan kopplas till triangulering. Med hjälp av dokumentstudier kunde författarnas förståelse för intervjusvaren öka och enkäten kunde utformas. För att säkerställa författarnas förståelse för intervjuerna jämfördes de med dokumentstudier, vilket hjälpte författarnas förståelse för introduktions- och upplärningsprocessen. Till enkäten användes dokumentstudier för att säkerställa att det var korrekt utformade svarsalternativ samt för att få en förståelse för introduktions- och upplärningsprocessen, vilket gjorde att författarna kunde utforma relevanta frågor. Data från intervjuerna och enkäten jämfördes sedan för att undersöka samstämmigheten i svaren. Avslutningsvis jämfördes data från intervjuerna, enkäten och dokumentstudier med litteraturstudier för att kunna bearbetas och analyseras.
Genom enkäten kunde författarna få tillgång till 53 personers svar, jämfört med sju intervjusvar vilket kan visa på att en enkätens styrka kan väga upp intervjuns svaghet. Intervjusvaren var mer utförliga jämfört med enkätsvaren vilket visar på en styrka från intervjun kan väga upp för enkätens svaghet.
Författarna betraktade även tre olika nivåer av anställda genom svar från intervjuerna och enkäten. De tre nivåerna av anställda var ledare, instruktör och medarbetare, vilket kan kopplas till triangulering. Med triangulering av olika nivåer kan en fylligare bild av situationen ges och nivåerna kan jämföras för att säkerställa svarens samstämmighet.
Felkällor
Eriksson (2015) menar på att forskare som söker efter teorier är subjektiva och påverkas av både miljö och av utbudet som finns, vilket kan påverka undersökningens riktning. Två olika forskare med olika erfarenheter som utgår från samma förutsättningar kommer troligen att fortsätta i olika riktningar. Det kan tyda på att när undersökningar genomförs finns det stor sannolikhet att relevant data uteblir. Som Eriksson (2015) påstår är det viktigt att förklara förutsättningarna, tillvägagångssättet och processen för att kunna uppnå en högkvalitativ undersökning.
När det gäller olika datainsamlingsmetoder så som intervjuer och observationer finns det ett stort utbud. Läroböcker tar ofta upp ett begränsat antal datainsamlingsmetoder eller presenterar datainsamlingsmetoder åt ett visst område eller tema. Det kan däremot göra att förståelse för helheten uteblir (Yin, 2007). Om lämplig datainsamlingsmetod inte används eller om forskare inte har en övergripande bild riskerar det att relevant data inte samlas in.
Denna undersökning har påverkats av COVID-19 pandemi vilket har resulterat i att viss datainsamling och vissa beslut har styrts av de rådande omständigheterna. Som konsekvens kan relevant data ha uteblivit, vilket har gjort att undersökningen omedvetet har fått en viss riktning.
Enligt Patel och Davidson (2011) kan motivationen hos den intervjuade personen påverkas vid personliga intervjuer. Därför kan det vara viktigt att de som håller i intervjun lyssnar och visar ett genuint intresse. Tekniker som kan vara viktiga att använda och läsa av är gester och ansiktsmimik. Som konsekvens av den rådande pandemin var de två senare intervjuerna tvungna att genomföras online, vilket kan ha påverkat intervjuresultatets utfall och kvalitet. Då digitala möten skiljer sig från att träffas i verkligheten kan motivationen hos den intervjuade personen påverkas.
Patel och Davidson (2011) förklarar att under tiden mellan upprepade intervjuer kan den intervjuade personens uppfattning ändras eller att nya insikter görs vilket leder till en ny uppfattning. Ett sådant mellanrum kan syftas till tiden mellan att en intervju genomfördes och att en sammanställning skickades till den intervjuade personen. Även tiden mellan att enkäten besvarades och att en uppföljningsintervju genomfördes gav utrymme till en förändrad uppfattning.
Skärvad och Lundahl (2016) menar på att enkäter kan ha en längre svarsfrekvens och att det kan ta lång tid att utföra en enkätundersökning jämfört med andra metoder. För att hantera detta förberedes enkätdeltagarna innan enkäten skulle äga rum via deras skiftledare. I detta skede kunde författarna inte kontrollera att och hur information om utförandet av enkäten faktiskt nådde ut till de berörda personerna.
Något som bör tas i åtanke är att även fast en människa är delaktig i en händelse kan personen skildra händelsen felaktigt. Människor tolkar intryck och ser endast det de förväntar sig att se, vill se, är intresserad av att se eller har nytta av att se. Människor kan även missförstå frågor eller att de inte vill delta (Skärvad & Lundahl, 2016). När mänskliga källor används bör utfallet sättas in i kontexten för att kunna bedöma relevansen. Brister kan förekomma men om en medvetenhet finns är det en chans till att felkällor hanteras och minimeras.
Trovärdighet
Enligt Andersson och Granberg (1997) så är validitet och reliabilitet standardkriterier för bedömning av trovärdighet. Validitet berör ifall en undersökning mäter det som är menat att undersökas. Reliabilitet ser på om det som undersöks är tillförlitligt. Dessa har en korrelation med varandra (Patel & Davidson, 2011). Det är vedertaget att om validiteten är hög så är också reliabiliteten hög men om reliabiliteten är hög så behöver det inte betyda att validiteten också är det (Andersson & Granberg, 1997).
Som nämnts tidigare studeras tre nivåer av anställda i datainsamlingen. Det gör att resultatet dels uppfyller syftet, alltså det som ska undersökas, men det blir också mer tillförlitligt då man får tillgång till en helhetsupplevelse. Därav påverkas både validiteten och reliabiliteten positivt. Detta menar även Yin (2007) då han beskriver att resultatet blir mer trovärdigt om den berör olika perspektiv. Validiteten kan också öka om rätt personer studeras. Nyanställd personal har större chans att komma ihåg introduktionen och upplärningen än någon som varit anställd under en längre tid. Även att det stundtals har förekommit flera källor som har bekräftat samma teori kan det öka trovärdigheten i studien.
När intervjuer och enkäter genomförs är det viktigt att göra noggranna förberedelser för att innehållet ska vara relevant, frågorna ska vara lämpliga och väl formulerade, även gärna testade innan för att säkerställa att genomförandet ska bli utförligt. De som håller i intervju bör även behärska intervjuteknik för att få ett användbart utfall (Patel & Davidson, 2011). Detta hanterades genom att utföra ett seminarium med två studenter och en handledare för att få utomståendes åsikt. Detta kan öka validiteten då författarna säkerställer att andra förstår enkäten och dess syfte. Det kan i sin tur påverka reliabiliteten positivt efter en korrigering anpassad till utomståendes återkoppling då utformningen blir tydligare att följa för enkätsvararen.
Ett begrepp som Patel och Davidsson (2011) tar upp är kommunikativ validitet vilket syftar till att forskare och de som ingått i undersökningen kan ta del av resultatet och ge återkoppling. Detta kan ses i att intervjusvararna kunde ta del av sammanställningen av intervjun. Det påverkar reliabiliteten positivt då eventuella missuppfattningar kunde korrigeras så resultatet blev sanningsenligt.
3 Teoretiskt ramverk
Kapitlet ger en teoretisk grund och förklaringsansats till studien och det syfte och de frågeställningar som formulerats. Teorierna som presenteras berör hur inlärning kan påverka människan samt hur inlärningsprocesser kan vara utformade och vilka faktorer som kan påverka processen.
Koppling mellan frågeställningar och teori
I följande kapitel beskrivs den teoretiska grunden för att besvara studiens frågeställningar. Figur 3 beskriver kopplingen mellan studiens frågeställningar och använd teori samt vilka teorier som ger ökad förståelse för området.
Figur 3 Koppling mellan frågeställningar och teori
För att ge en ökad förståelse för området har följande teorier beskrivits: - Inlärningskurva
- Formellt och informellt lärande - Kultur
Genom att förklara hur inlärning fungerar, att människor kan lära sig på olika sätt samt hur kulturen i företaget kan påverka människor, ges en inblick i faktorer som kan ha indirekt inverkan på introduktions- och upplärningsprocessens utformning.
För att ge en teoretisk grund till den första frågeställningen ”Vilka faktorer är viktiga att ta hänsyn till vid introduktion och upplärning av nyanställda?” utöver teorierna som ger ökad förståelse för området, beskrivs följande ämne i det teoretiska ramverket:
Genom att förklara denna teori finns en förklaring till vilka faktorer och på vilket sätt det kan påverka inlärning.
För att ge en teoretisk grund till den andra frågeställningen ”Hur kan en introduktion och upplärning utformas?” utöver teorierna som ger ökad förståelse för området, beskrivs följande ämne i det teoretiska ramverket:
- Lean
- Handledning
- Introduktionsmaterial - Olika träningsmetoder
Lean behandlas för att belysa slöseri och vikten av standardiserat arbetssätt. Handledning behandlas därför att det påverkar utfallet av introduktionen och upplärningen. Beroende på hur instruktören handleder kan det öka eller sänka handledningens kvalitet. Introduktionsmaterial belyser hur information kan presenteras och användas. Olika träningsmetoder behandlas för att belysa några alternativa metoder som kan användas för att lära upp nyanställda.
Inlärningskurva
Inlärningskurvan är en matematisk representation vilken används som ett verktyg för att kunna övervaka en anställds prestation av en ny uppgift. Den kan användas för att uppskatta hur lång tid ett arbete kan ta samt för att reducera produktionskostnader. Inlärningskurvan kan även kombineras med andra verktyg för att kontrollera produktion och kvalitet på produkter samt processer (Anzanello & Fogliatto, 2011).
I Figur 4 illustreras Rubenowitz (2004) inlärningskurva som beskriver hur mycket man lär sig per tidsenhet. Inlärningsförloppet är långsammare i början då den anställde är obekant med området, vilket representerar område ”a” i figuren. Därefter kommer en period då den anställde lär sig snabbare, vilket avser område ”b” i figuren. Den anställde brukar känna sig nöjd och vara benägen att överskatta sin egen förmåga. Som följd kan den anställde hamna på en inlärningsplatå, vilket symboliserar område ”c” i figuren. Med det menas att inlärningen avtar på grund av att den anställde känner sig övermättad av det den håller på med eller mekaniskt kan utföra en uppgift utan att förstå varför. Det kan även inträffa vid byte av tillvägagångssätt. Med tiden kommer den anställde att lära sig och inlärningsförloppet kan ta fart igen, vilket är område ”d”.
Figur 4 Inlärningskurvan och dess olika faser
Formellt och informellt lärande
Granberg (2014) förklarar att kompetensutveckling har en stor betydelse för det svenska arbetslivet. Det kan ha en avgörande roll för arbetslivets förnyelse, flexibilitet och produktivitet. Enligt Kock (2010) kan kompetensutveckling innebära de aktiviteter som direkt eller indirekt medför att anställda ökar sin kompetens. För att öka lärandet finns det olika tillvägagångssätt som kan kopplas till formellt och informellt lärande.
Formellt lärande kan bestå av interna och externa utbildningar som är planerade och organiserade genom arbetsplatsen. Det är en aktivitet som är avsiktligt planerad. Informellt lärande sker i det dagliga arbetet medan den anställda utför en arbetsuppgift eller mellan arbetsuppgifter. Det är en aktivitet som inte är planerad och organiserad, utan som sker omedvetet eller under en aktivitet som egentligen inte avser att utbilda. Granberg (2014) beskriver att dessa två sätt kan komplettera varandra. En formell utbildning kan öppna upp för att den anställde själv skapar resurser för att lära sig mer.
Kultur
Människors tankar och handlingar skapar kulturen i ett företag. Den riktar alla människor i företaget åt ett visst håll. Genom att människor tillämpar nya beteenden kommer nya vanor att uppstå och ett nytt tankesätt formas. På lång sikt kommer det att påverka företagskulturen. För att förändra kulturen är det viktigt att kontinuerligt bevaka förhållandena i företaget och uppdatera det regelbundet (Rother, 2010).
Enligt Rubenowitz (2004) behöver ledningen utgöra en grund med fokus på människan för att uppnå en positiv företagskultur. Förutom ett fokus på ekonomi och strategi behöver ledningen skapa en motiverande företagskultur. Det kan uppnås genom att ha relativt få organisationsnivåer, ett positivt föredöme från ledningen med ett visionstänk samt att problem angrips genom samarbete och utbyten mellan avdelningar. Det kan även uppnås genom att medarbetare befordras efter potential samt att företaget skapar allianser och samverkar med andra företag.
Faktorer som påverkar inlärning
Eraut (2004) beskriver att det finns olika faktorer som påverkar lärandet direkt eller indirekt, se Figur 5. Dessa faktorer påverkas av kontexten och hur de förhåller sig till varandra. Faktorerna kan beskrivas av två trianglar där den ena triangeln beskriver faktorer som berör kontexten och den andra triangeln beskriver faktorer som berör lärandet inom den kontexten. Faktorerna till vänster i triangeln relateras till själva arbetet, faktorerna till höger är kopplade till relationer på arbetet och faktorerna längst ner i triangeln kan relateras till den enskilda medarbetaren. Detta går att applicera i de båda trianglarna.
Figur 5 Faktorer som påverkar inlärning
Den övre triangeln visar sambandet mellan ”Utmaning och arbetets värde”, ”Självförtroende och engagemang” samt ”Återkoppling och stöd”, dessa faktorer skapar ett triangulärt förhållande mellan varandra. Självförtroende är en viktig faktor som behövs för att den anställde ska vilja lära sig. Självförtroende kommer även från utmaningar som har varit framgångsfullt genomförda. Viljan att ta sig an utmaningen är beroende av stödet från ledningen. Om det inte finns en utmaning eller stöd från ledningen för att uppmuntra den anställde att söka nya utmaningar kommer självförtroendet att sjunka. Därmed kommer även motivationen att lära sig att sjunka. För vissa är självförtroende mer kopplat till relationer än till själva arbetet (Eraut, 2004).
Ytterligare påverkande faktorer som berör lärandet i det triangulära förhållande är återkoppling, arbetets värde och engagemang. Arbetets värde är en motiverande faktor. Engagemang är en kompletterande faktor för att öka självförtroendet. Engagemang kommer från att individen blir inkluderad och känner värde från det arbete som görs. Otillräcklig återkoppling från företaget kan sänka motivationen hos den anställde och minska engagemanget (Eraut, 2004).
Den nedre triangeln visar ett triangulärt förhållande mellan ”Fördelning och strukturering av arbetet”, ”Förväntningar på prestation och framsteg” samt ”Möten och relationer med människor på arbetet”. Detta är faktorer som påverkas av kontexten. Fördelning och strukturering av arbetet är centralt för den anställdes utveckling då det påverkar svårighetsgraden och utmaningen av arbetet. Fördelning och strukturering påverkar även hur mycket arbete som är individuellt eller gruppvis. Det är även centralt då det skapar möjligheten
att arbeta med människor som har mer eller annan kunskap samt för att forma relationer som kan komma med återkoppling, stöd eller råd. Speciellt för nyanställda bör arbetsbördan vara på en nivå som låter den anställda utmana sig själv, men inte utmana dem för mycket då en för stor arbetsbörda kan sänka självförtroendet. Människor gör uppgifter effektivare om de redan har erfarenhet inom området, men bör även utmanas för att kunna öka på sin egen erfarenhet. ”Förväntningar på prestation och framsteg”, vilket är en av faktorerna, påverkas av kommunikation. Vid utebliven kommunikation kan det vara svårt för den anställde att veta vad som förväntas av en själv. Inlärning av arbetsuppgifter underlättas eller begränsas beroende på ledarens personlighet och arbetsplatsens sociala klimat eller vilken slags uppgift som avses. För att öka lärandet kan en ledares informella roll därför vara viktigare än dess formella roll (Eraut, 2004).
Lean
Det går alltid att förbättra något i en organisation. Med detta kommer Lean in som ett långsiktigt strävande och kontinuerlig bearbetning av verksamheten. Lean är ett förhållningssätt som väver in företagskultur, processer, ledarskap, anställda och grundläggande principer. Verksamheten ska ständigt sträva mot en gemensam vision och samtidigt eliminera slöserier. Detta gör man med hjälp av att granska slöserier och jobba med ständiga förbättringar (Petersson et al., 2015; Poksinska & Swartling, 2018).
3.6.1 Slöserier
Med slöserier avses ageranden och processer som inte tillför värde för någon av intressenterna. Verksamhetens intressenter är kunder, leverantörer, medarbetare, ägare och samhälle. Genom att verksamheter ser på slöserier möjliggör det att skilja på värdeskapande aktiviteter och vad som kan förbättras. Det är något som alla i verksamheten bör tränas att titta på. Vanligt förekommande är de sju plus en slöserierna vilka är överproduktion, väntan, transport, överarbete, lager, rörelser, produktion av defekta produkter och outnyttjad kompetens. En kategorisering av slöserierna bidrar till att de blir enklare att upptäcka och därmed hanteras (Petersson et al., 2015).
Outnyttjad kompetens kan ses som den värsta formen av slöseri då man inte tar vara på människors kompetens som kan bidra till potentiella förbättringar. Det berör framför allt hur företag tar vara på sina medarbetare. Outnyttjad kompetens kan resultera i exempelvis att medarbetare slutar eller är mindre engagerade i verksamheten samt att förbättringar som hade kunnat genomföras uteblir. Det kan motverkas med att engagera alla i organisationen och att ha djup i arbetsinnehållet (Petersson et al., 2015).
3.6.2 Standardiserat arbetssätt
Att ha ett standardiserat arbetssätt har att göra med ett genomgående förhållningssätt i organisationen. Samtliga parter i verksamheten ska vara medvetna om och hänvisade till samma rutiner och samtidigt se på möjliga förbättringar (Liker, 2009). Imai (1986) (refererad i Liker, 2009) förklarade att om en process inte är standardiserad är det omöjligt att genomföra en förbättring. Om en process ändras fram och tillbaka blir en förbättring enbart ett alternativ som används ibland eller ignoreras, varför man måste standardisera för att sedan stadga processer innan man kan genomföra förbättringar. Standardiserade arbetssätt underlättar också att kvalitet säkerställs eftersom eventuella avvikelser och ursprung till avvikelser enklare kan identifieras. Om avvikelser fortskrider trots standardisering tyder det på att standarden bör ändras. Det går inte att försäkra kvalitet i tillverkningsprocessen utan att vara konsekvent (Liker, 2009).
Handledning
Tveiten (2020) förklarar att instruktören bör veta vad den gör, hur den gör och varför den gör på det viset för att handledningen ska bli lyckad. Instruktören har även mycket makt då den troligen har mer kunskap än medarbetaren. Med handledning avses ett etiskt perspektiv då instruktörens kunskap ska bidra till att den anställde öppnar upp sig själv, berättar om sig själv, sina kunskaper och utforskar sina gränser och möjligheter.
Handledning är en formell process med en början och ett slut som är en del av en verksamhet. Individen har själv ansvar över att ta vara på möjligheten att utnyttja det som är tillgängligt i handledningen. Inom handledning kan det vara att instruktören har ansvar för att möjliggöra för den anställde att nå sina mål, medan den anställde har ansvar för att använda tillfället den får för att förändra tankemönster eller handlingar (Tveiten, 2020).
Konflikter är vanligt förekommande mellan människor vilket kan uppstå om det finns motstridiga värderingar, intressen och tankesätt. Som konsekvens kan individer få en emotionell reaktion vilket kan vara relevant att vara medveten om. Relationen mellan instruktören och den anställde har en betydande roll då relationen kan påverka handledningens kvalitet. Instruktören ansvarar för att kvaliteten upprätthålls och att handledningens förutsättningar är bekväma för den anställde då den ska våga röra sig i ett okänt område. Instruktören bör även tänka på att vara pedagogisk då handledning handlar om lärande och utveckling för den anställde. Genom handledning ska den anställde stärka sin förmåga att fokusera, reflektera och öka medvetenheten. Dialog med fokus på den anställde är den huvudsakliga formen som handledningen består av. Den anställde har eget ansvar för det egna lärandet och ska försöka hitta en lämplig väg som fungerar för en själv medan handledaren ska skapa förutsättningar för att det ska kunna ske (Tveiten, 2020).
Innehållet i en handledning kan vara både planerat i förväg eller format utefter den anställdes tidigare erfarenheter. Med planerad handledning säkerställs att vissa delar lyfts upp och att det finns tid avsatt. Det krävs att handledaren kan strukturera och planera tiden väl. Däremot kan en nackdel med planerad handledning vara att spontana behov av handledning inte kan tillfredsställas (Tveiten, 2020).
Tveiten (2020) beskriver att motivation för handledning skapas för den anställde genom att den vet vad handledning är för något och vad syftet är. Det är även viktigt att veta vilka skyldigheter som finns och att tillåta att frågor ställs. Utöver detta menar Tveiten att instruktören bör ha förmåga att lyssna då det är grunden för kommunikation. Instruktören bör även ställa följdfrågor och lyssna aktivt för att läsa av situationen. Med relevanta frågor kan det öka den anställdes reflektion och medvetenhet. Instruktören bör även ha en förmåga att kunna utmana den anställde för att den ska anstränga sig och utvecklas. Dock måste det skötas skickligt då det annars kan skapa en otrygghet hos den nyanställde. Vid handledning i grupp är det viktigt att instruktören har förmåga att hantera grupper så det inte blir för mycket fokus på enskilda individer och att övriga medarbetare blir observatörer. Under handledningen är det även viktigt att instruktören är medveten om sin funktion då den är en slags förebild för övriga medarbetare.
Introduktionsmaterial
Granberg (2011) beskriver att det är vanligt att företag tar fram broschyrer för att upplysa den nyanställde med information om exempelvis företagets verksamhet och organisation, löne- och anställningsvillkor, ordningsregler, fackliga organisationer, skyddsverksamhet samt möjligheter till utbildning. Detta brukar även finnas på intranätet i företaget vilket underlättar för den nyanställde att själv kunna söka efter önskad information. Det möjliggör även för företaget att visualisera och forma materialet på ett pedagogiskt vis. Nackdelen är att den nyanställda oftast inte har tillgång till intranätet innan anställningen har påbörjats. Ibland är det önskvärt att viss information kommuniceras innan själva anställningen har påbörjats. Då är det lämpligare med fysiska broschyrer.
Granberg (2011) menar på att det kan vara kostsamt att använda sig av avancerat introduktionsmaterial då det ökar risken för att det inte uppdateras tillräckligt ofta som behovet egentligen kräver. Granberg redogör även för att webbaserat introduktionsmaterial oftast beskriver ”hårdare delar” vilket inte kan ersätta ”mjukare delar” så som företagskultur, normer eller personliga relationer.
Olika träningsmetoder
Enligt Bjurström (2016) krävs det mycket och varierande kunskap för att utveckla en verksamhet. Det sker kontinuerliga förändringar inom rutiner, standarder, arbetssätt och verktyg som medarbetare ständigt måste öva på. Det är väsentligt för både nyanställda och befintlig personal att utbildas och utöka sitt kunskapsområde. För att utbilda och träna medarbetare är det viktigt att ledningen är involverad för att veta vilken information medarbetarna får samt som en symbolisk handling. För att uppnå detta krävs en plan och metod.
3.9.1 Tre koncept
Bjurström (2016) beskriver gå-bredvid-konceptet som en arbetsplatsträning tillsammans med en instruktör. Instruktören kan vara en annan medarbetare med mer erfarenhet. Den nyanställde får gå bredvid en mera erfaren medarbetare för att se hur arbetet ska utföras. Bjurström (2016) förklarar även vad att-berätta-konceptet är för något. Det innebär att en medarbetare som vet hur uppgiften ska utföras förklarar med ord för den nyanställde. Ett annat koncept är att-visa-konceptet där en erfaren medarbetare visar hur en arbetsuppgift ska utföras. Detta koncept används ofta i gå-bredvid-konceptet.
3.9.2 Job Instruction
En annan metod är Job Instruction som är en del av konceptet Training Within Industry (TWI). TWI syftar till att förbättra kvaliteten och arbetsmiljön i en organisation genom att utveckla ledare. Metoden Job Instruction innebär att ledare på ett effektivt sätt lär upp medarbetare att arbeta på ett korrekt och säkert tillvägagångssätt. Genom att bryta ner arbetsuppgiften i mindre delar kan instruktionerna förenklas. Det medför färre kassationer och mindre omarbete, färre olyckor samt mindre slitage på verktyg och utrustning (Soltero, 2004).
Job Instruction består av fyra olika steg för hur instruktionen utav arbetsuppgifter kan utformas, där steg 1 handlar om att förbereda medarbetaren. Det kan utföras genom att bekanta sig med medarbetaren och förklara arbetet, stämma av vad personen redan kan samt motivera medarbetaren.
Steg 2 handlar om att presentera arbetsområdet vilket görs genom att berätta och visa viktiga steg. Därefter visar instruktören uppgiften igen och betonar nyckelpunkter, för att slutligen presentera uppgiften ytterligare en gång där instruktören förklarar orsaker till nyckelpunkterna. I detta skede är det viktigt att inte ge för mycket information samtidigt (Graupp et al., 2019). Bjurström (2016) beskriver att nyckelpunkter kan vara detaljer som är nödvändiga att belysa som underlättar arbetet, till exempel säkerhetsaspekter.
Steg 3 handlar om att låta medarbetaren testa uppgiften själv medan instruktören korrigerar fel direkt när de uppstår. I detta steg ska även medarbetaren förklara vilka de viktiga stegen är samtidigt som den utför uppgiften. Därefter ska medarbetaren förklara nyckelpunkterna för att slutligen förklara orsakerna till nyckelpunkterna parallellt som uppgiften genomförs. I detta skede är det viktigt att instruktören säkerställer att medarbetaren har förstått alla moment. Steg 4 handlar om att följa upp det arbete som har lärts ut. Det kan göras genom att låta medarbetaren jobba på egen hand, uppmuntra frågor och visa vem den kan vända sig till för att få svar på frågorna samt göras genom att ha uppsikt över personen (Graupp et al., 2019).
3.9.3 Ur ett HR-perspektiv
Enligt Schødt (2012) som beskriver ur ett HR-perspektiv förklarar att introduktion och upplärning av nya medarbetare startar redan innan första arbetsdagen när anställningsavtal förbereds och förväntningar byggs upp. HR-funktionen är ofta involverad i introduktions- och upplärningsprocessen på något vis.
Den första arbetsdagen kan inkludera generell information om företagets historia, produkter, avdelningar och marknad. Detta kan ske individuellt eller gruppvis beroende på hur många som är nyanställda. En gemensam rundvandring i fabriken kan vara ett typiskt och passande moment som genomförs under den första dagen (Schødt, 2012).
Under de tre första månaderna kommer chefen och den nyanställde ha mycket kontakt då chefen har ansvaret att den nyanställde lär sig arbetsuppgifterna så snabbt som möjligt. Det kan vara både genom formell och informell information om företaget, avdelningen, arbetsuppgifterna och produkterna. Desto mer tid den nyanställde spenderar med chefen och kollegorna, desto snabbare kommer den in i jobbet. Om det finns information nedskrivet kan detta vara till stöd för den nyanställde. Vissa företag utser en medarbetare som ska agera fadder. Det innebär att faddern är den nyanställdes primära kontaktperson gällande frågor och stöd. Faddern kan visa runt och äta lunch tillsammans med den nyanställde för att den ska känna sig trygg (Schødt, 2012).
Efter några månader innan provanställningen går ut kan chefen och/eller HR-funktionen ha ett uppföljningssamtal för att stämma av hur det går. Detta kan ske utifrån en mall för att strukturera samtalet (Schødt, 2012).
Under de första sex till tolv månaderna bör den nyanställde ha bekantat sig med företaget och med sin nya roll. Chefen och medarbetarna bör också ha bekantat sig med den nyanställde. I detta stadie kan chefen genomföra det första utvecklingssamtalet för att sätta upp mål samt utvärdera och diskutera framtiden. HR-funktionen kan genomföra det andra uppföljningssamtalet för att följa upp hur arbetet har gått hittills (Schødt, 2012).
