Det framgick av enkätsvaren att det fanns blandade åsikter om stödet under upplärningen, vilket är en del av faktorn ”Återkoppling och stöd”. Vissa av de svarande tyckte att stödet under upplärningen inte kunde förbättras. Andra svarande tyckte att stödet under upplärningen kunde förbättras.
Om det finns stöd till medarbetare påstår Eraut (2004) att det bör finnas en vilja att söka efter utmaningar hos medarbetaren, vilket går att koppla till en del av faktorn ”Utmaning och arbetets värde”. När stöd inte finns kan det istället påverka viljan att söka efter utmaning minskas. Eraut påstår även att utmaning i sin tur kan leda till ökat självförtroende hos medarbetaren, där självförtroende kan kopplas till faktorn ”Självförtroende och engagemang”. Självförtroende är viktigt då det är en faktor som påverkar viljan hos medarbetaren att vilja lära sig. Om viljan att söka efter utmaning däremot inte finns kan det påverka att självförtroendet hos medarbetaren sjunker. Eftersom det fanns delade meningar om stödet under upplärningen kan det tolkas som att upplärningen är varierande och inte kan tillgodose medarbetarna. Från intervjun med medarbetaren framgick det att erfarna medarbetare avböjt att vara handledare och att svara på frågor. Eraut (2004) nämner att engagemang, som är en faktor, kommer från att individen blir inkluderad och känner värde från det arbete som görs, vilket kan kopplas till faktorn om arbetets värde. Eraut nämner även att engagemang är en kompletterande faktor för att öka självförtroendet, där självförtroende är en av faktorerna. Eftersom erfarna medarbetare inte engagerar sig i att lära upp nyanställda kan det bero på att de erfarna medarbetarna inte känner något värde i det utförda arbetet. Ett begränsat engagemang kring upplärningen kan då medföra att självförtroendet hos den nyanställde inte ökar.
I intervjun med medarbetaren och av enkätsvaren framgår det att introduktionen oftast inte följs upp, vilket kan kopplas till faktorn om återkoppling. Det skulle kunna vara en bidragande orsak till minskad motivation och engagemang hos den nyanställde, vilket kan kopplas till faktorn om engagemang. Detta baseras på vad Eraut (2004) förklarar, att otillräcklig återkoppling från företaget kan sänka motivationen hos den anställde och minska engagemanget.
Eftersom det är ett triangulärt förhållande mellan faktorerna ”Utmaning och arbetets värde”, ”Självförtroende och engagemang” och ”Återkoppling och stöd” gäller det att alla faktorer uppfylls för att maximera lärandet. Om alla faktorer inte uppfylls kan det medföra brister i introduktionen och upplärningen.
Analys av andra frågeställningen
Den andra frågeställningen är ”Hur kan en introduktion och upplärning utformas?”. Det framgick ur enkäten att 87% ansåg att de var nöjda med introduktionen, se Figur 9. Det framgick även ur enkäten att 90% var nöjda med upplärningen, se Figur 14. Utifrån enkätsvaren går det att tolka att majoriteten var nöjda med den nuvarande introduktions- och upplärningsprocessen. Det finns däremot alltid något som går att förbättra vilket Lean tar upp (Petersson et al., 2015; Poksinska & Swartling, 2018).
Resultatet från intervjuerna och enkäten visar på att det finns tankar om vidare standardisering av introduktionen och upplärningen. Ett sätt att standardisera är genom Job Instructions. Då fokuseras det mer på det formella lärandet i utformningen av introduktionen och upplärningen. Genom att arbeta med ett standardiserat arbetssätt kan det säkerställas att alla medarbetare får samma information då de blir hänvisade till samma rutiner (Liker, 2009).
Job Instructions nämner fyra steg i hur instruktioner av arbetsuppgifter kan utformas där steg 1 berör förberedelse av den nyanställde (Graupp et al., 2019). Ett sätt att förbereda den nyanställde är som den intervjuade medarbetaren beskrev, att den önskade få med sig ett specifikt häfte från introduktionen som belyser dess specifika arbetsmoment på sin avdelning. Steg 2 tar upp att presentera arbetsområdet vilket skulle kunna jämföras med rundvandringen som görs för den nyanställde när den kommer till sin avdelning. Under introduktionen sker det också en rundvandring men då av fabriken i stort. Säkerheten anses viktig och betonas därmed under introduktionen vilket nämns av Bjurström (2016) även som en nyckelaspekt.
Steg 3 nämner att det är väsentligt för den nyanställde att testa att utföra uppgifterna själv under uppsyn av instruktören (Graupp et al., 2019). Detta beskrivs i både enkätsvaren och i intervjun med medarbetaren, att de har fått göra under sin upplärning. Instruktören bör se till så att den nyanställde har förstått alla moment (Graupp et al., 2019). Det kan framföras genom en välgjord handledning som är pedagogisk (Tveiten, 2020).
I steg 4 bör uppföljning göras av det som har lärts ut. Det kan göras genom uppföljningssamtal, att låta medarbetaren jobba självständigt, uppmuntra till frågor samt att visa en person som den kan vända sig till vid frågor (Graupp et al., 2019). Det kan kopplas till produktionsledarens återkopplingssamtal samt instruktörens agerande som fadder till den nyanställde.
Uppfyllande av studiens syfte
Studiens syfte är ”Att undersöka hur en konstruktiv introduktion och upplärning kan gå till för nyanställda”. För att uppfylla syftet har studien avsett att besvara två frågeställningar. Utifrån teorier och insamlad empiri har materialet bearbetats och analyserats. Genom att belysa viktiga faktorer för att utforma en konstruktiv introduktion och upplärning kan därmed syftet av denna studie anses uppnått.
6 Diskussion och slutsatser
Kapitlet ger en sammanfattande beskrivning av studiens resultat. Vidare diskuteras metoden som har använts i studien. Dessutom beskrivs studiens implikationer och begränsningar. Kapitlet avslutas med studiens slutsatser och rekommendationer följt av förslag på vidare forskning.
Resultatdiskussion
Att introduktionens standard inte följdes skulle kunna vara en konsekvens av pandemin. Vissa moment var eventuellt inte möjliga att delta i på grund av samlingsrestriktioner. Att dela upp i mindre grupper kräver fler introduktionspass vilket kräver mer resurser i form av handledare och tid. Fallföretaget uppvisade även brister i den uttalade uppföljningen av introduktionen. En konsekvens av att de inte följer vad som utlovats kan vara att förtroendet för företaget sjunker bland medarbetarna.
Informationen under introduktionen var främst av en generell karaktär. Fallföretaget skulle kunna inkludera ett informationshäfte om den nyanställdes avdelning och arbetsmoment. Denna skriftliga information skulle kunna komplettera introduktionen för att förbereda och informera den nyanställde på ett tydligt och visuellt sätt.Detta var något som medarbetaren hade som önskemål och föreslog under intervjun, vilket symboliskt skulle kunna visa på och signalera att företaget lyssnar på medarbetarna.
För att möta marknaden är det viktigt för företag att planera för framtiden, eventuellt använda mer digitala lösningar och att vara förändringsbar. Medarbetare upplevde introduktionen som stressig och det beskrevs att det kunde bero på att introduktionen krävde fler grupper och därmed mindre tid för varje grupp. Vid ett eventuellt framtida behov för fallföretaget att ta in fler anställda kan det bli många introduktioner att räkna med. Det kan vara bra om fallföretaget har en alternativ lösning så de inte behöver förlita sig på att specifika personer ska hålla i introduktioner, då kan digitala lösningar vara ett mer anpassningsbart alternativ. Genom digitalisering skulle det även kunna bli lättare att standardisera introduktionsprocessen då alla får exakt samma information. Däremot kan den personliga känslan som uppstår i ett personligt möte utebli. Vid upplärningsprocessen kan digitala lösningar också vara viktiga verktyg för att utbilda personal. Digitala träningsprogram kan användas för upplärning av specifika arbetsmoment och komplettera den manuella handledningen.
Vissa av medarbetarna upplever att de fortfarande utför sin upplärning och anser att det aldrig går att vara fullärd. Förutom att detta kan kopplas till det formella och det informella lärandet kan det också förklaras med att gränsen är otydlig när en nyanställd övergår till att bli en självgående medarbetare. De svarande var alltså inte medvetna om skillnaden på livslångt lärande och när upplärningen av nyanställd tar slut. Detta skulle möjligtvis kunna hanteras genom att ansvariga tilldelar de nyanställda ett skriftligt bevis på avslutad upplärning. Detta skulle möjliggöra fortsatt lärande av det informella och samtidigt skapa en säkerhet både hos ledning och medarbetare angående vilka kompetenser enskilda medarbetare besitter.
Det fanns skilda meningar angående hur tillhörande dokument till upplärningen faktiskt används.Företaget bör besluta hur dessa dokument ska hanteras så rutinerna blir självklara för alla. Kompetensmatrisen bör vidareutvecklas så att innehållet blir enhetligt och tydligt för alla. Medarbetare skulle kunna premieras när de uppnått nytt steg i kompetensmatrisen för att öka motivationen hos medarbetare att vidareutveckla sina kunskaper och därmed värde för företaget.
Arbetsmoment i tillverkande industrier kan skilja sig åt i storlek och grad av komplexitet. Detta kan vara en av anledningarna till att enkätsvaren visade på variation i tidsåtgången vid nyanställdas upplärning. Tidsåtgångens variation kan dels bero på avsaknaden av ett standardiserat arbetssätt, dels kan det betyda att upplärningen är anpassad efter individen. Det skulle även kunna bero på hur duktig instruktören är på att lära ut och den nyanställdas engagemang och förmåga att ta till sig ny information.
Bland medarbetarna råder delade meningar om hur väl anpassad längden på upplärningstiden var. Vissa ansåg att det funnits tillräckligt med tid medan andra ansåg att det varit för kort. Viss differens i åsikter fanns även om instruktörernas kompetens och pedagogik. Vissa upplevde att instruktörerna har varit både hjälpsamma och tydliga medan andra har funnit brister i instruktionen. Orsaken till detta kan bero på avsaknaden av tydliga standarder och att slumpen istället har fått avgöra om den nyanställda hamnar på rätt plats med rätt personer.
Trots att det finns plats för spontanitet i dagens upplärning utgör avsaknaden av struktur en risk för kvalitetsbrister i upplärningen. Produktionsledaren och vissa av medarbetarna uttryckte en önskan om en upplärning som var mer standardiserad och med kompletterande manualer. Vid en sådan utformning kan företaget ta hjälp av inlärningskurvan för att uppskatta hur lång tid ett arbetsmoment kan ta att lära ut (Anzanello & Fogliatto, 2011). Då kan hänsyn tas till att inlärningsförloppet är långsammare i början för att sedan bli snabbare och till sist plana ut (Rubenowitz, 2004). Medarbetare uttryckte en önskan om mer tid för upplärning, vilket ytterligare stärker att sådan hänsyn bör tas. Om företaget implementerar standarder med manualer så underlättar det även att kvalitet säkerställs eftersom eventuella avvikelser då blir enklare att spåra (Liker, 2009). Det förutsätter att det standardiserade arbetssättet med stöd av manualer faktiskt följs. Som Imai (1986) (refererad i Liker, 2009) menar så måste en process faktiskt vara standardiserad innan den kan förbättras.
Vid en standardiserad upplärningsplan finns risken att det mänskliga behovet försummas. Med en plan som innefattar hur nyanställda ska lära sig och hur lång tid det ska ta att lära sig ett arbetsmoment riskerar upplärningen att bli opersonlig och sakna plats för spontana behov. Eftersom alla lär sig olika kan det motsättas att ha ett standardiserat arbetssätt. Människor kan befinna sig i olika områden på inlärningskurvan, vilket kan göra det svårt att följa ett standardiserat arbetssätt. Att upprätthålla ett standardiserat arbetssätt kan även kräva mycket från ett företag. Det standardiserade arbetssättet bör kontinuerligt bearbetas och företaget bör se till så det alltid följs, vilket kan kräva en stabil företagskultur.
Standardiserat arbetssätt kan kopplas till det formella lärandet då arbetsplatsen planerar utbildningen av arbetsmomenten. Det informella lärande behövs fortfarande i kombination med det formella lärandet.
Förekomsten av avståndstagande till upplärning och att svara på frågor bland erfarna medarbetare bör hanteras då deras kunskaper är värdefulla. Företaget bör utvärdera och analysera sin kultur och hantering av slöseri. Genom att engagera och öka kunskapen hos alla i företaget kan potentiella förbättringar uppmärksammas av ett större flertal medarbetare. Detta motverkar slöserier och outnyttjad kompetens (Petersson et al., 2015). En upplärningsprocess som går att hänvisa till manualer och standardiserat arbetssätt skulle också vara till stöd för de erfarna medarbetarna. Det skulle kunna bidra till att de erfarna medarbetarna vågar engagera sig mer i upplärningen och svara på löpande frågor då de har ett system att förlita sig på. Det säkerställer att informationen som de delar är korrekt. En standardiserad och dokumenterad upplärningsprocess skulle underlätta för medarbetarna att vara medvetna om och hänvisade till samma rutiner och samtidigt kunna se på möjliga förbättringar (Liker, 2009).
Metoddiskussion
Metoderna som används i studien valdes ut för att anpassa den tänkta undersökningen. Arbetssättet som användes i denna studie var induktiv. Forskningsobjektet studerades utan förankring i teori. Det kan ifrågasättas ifall det var ett lämpligt arbetssätt då det kan medföra att förberedelser i metoden baseras på irrelevanta teorier. Å andra sidan kan ett induktivt arbetssätt medföra att studien formas på ett naturligt sätt och därför på det viset berör mer relevanta teorier.
Studien baserades på intervjuer, enkät, litteraturstudie och dokumentstudie, vilket innebar en triangulering av metoder. På så sätt kunde datainsamlingen säkerställa att felaktig information som inte bekräftas från samtliga metoder upptäcktes samt öka förståelsen för introduktionen och upplärningen hos författarna. För att öka trovärdigheten ytterligare och fördjupa studien
ännu mer skulle observationer ha kunnat genomföras av den nuvarande processen samt av en modifierad process. Det skulle öka trovärdigheten då ytterligare en datainsamlingsmetod skulle användas. Dessutom skulle mängden data från intervjuer och enkäten kunna öka genom att fråga ännu fler medarbetare. Då studien hade begräsningar i form av tid och resurser var detta ej möjligt.
Då studien har varit begränsad har endast ett tillverkande företag undersökts. Det kan påverka graden av generalisering som kan göras av resultatet. Dock kan resultatet av studien anses användbart då introduktion och upplärning kan appliceras i flertalet företag.
Personer som håller i intervjuer bör behärska intervjuteknik för att generera ett användbart material. Författarnas intervjuteknik skulle möjligtvis kunna förbättras i denna studie då det alltid går att utveckla sina färdigheter. Genom erfarna personer som håller i intervjuer kan det uppnås ett mer djupgående resultat.
Efter genomförda intervjuer har det varit möjligt att ställa uppföljningsfrågor till intervjudeltagare. Det medförde att funderingar och oklarheter under arbetets gång har kunnat klarats upp i realtid vilket är fördelaktigt för studiens reliabilitet.
Enkäten uppnådde en svarsfrekvens på 51% med varierande svar. Orsaken till detta kan bero på att alla deltagare inte var tillräckligt informerade om undersökningen. Då skiftledare förmedlade informationen till deltagarna kunde författarna inte säkerställa hur överlämningen av informationen genomfördes. Vid en förbättring av enkätundersökningen skulle författarna ha kunnat ha direktkontakt med deltagarna för att säkerställa att informationen når mottagarna. En annan möjlig orsak kan vara att alla deltagare inte var på arbetsplatsen någon gång under svarsperioden.
Enkätundersökningen avsåg samtliga arbetsdiscipliner på fallföretaget vilket medförde att enkätdeltagarna kunde medverka från alla avdelningar som har beskrivits om fallföretaget. Eftersom studien var begränsad till nyanställda inom sex månader kan det inte garanteras att det fanns nyanställda från samtliga avdelningar inom den tidsramen. Det kan dessutom inte garanteras att de som faktiskt svarade på enkäten var representerade från samtliga avdelningar. Däremot var studien generell och inte begränsad beroende på avdelning vilket ger studien ett större perspektiv och kan öka studiens användning.
Svarsfrekvensen på varje fråga kunde även variera. Orsaken till att vissa deltagare valde att inte svara på alla frågor kan diskuteras. Författarna avsåg att informera deltagarna i förväg genom ett missiv för att förbereda deltagarna. Författarna anordnade ett seminarium innan datainsamlingen påbörjades för att säkerställa att enkätfrågorna var lämpligt utformade. Dessutom utformades intervju- och enkätfrågor parallellt för att komplettera varandra samt för att säkerställa att datainsamlingen täckte det önskade området.
Eftersom enkäten genomfördes i pappersformat kan det ha påverkat svarsfrekvensen på varje enskild fråga. Om enkäten hade genomförts online skulle författarna kunnat utnyttjat tekniska funktioner som gör frågor obligatoriska att svara på. Fördelen med att enkätdeltagarna kunde välja fritt vilka frågor de svarade på kan medföra att svaren inte är framtvingade, vilket skulle kunna göra att deltagarna var mer bekväma att svara på frågorna.
Artiklarna som studien baserades på har till merparten varit peer-review vilket ökar datainsamlingens tillförlitlighet. Eftersom det har förekommit flera källor som har bekräftat samma innehåll kan teorins tillförlitlighet öka. Litteraturstudien baseras övervägande på källor som används i utbildningssyfte vilket kan påvisa att teorier som används är erkända.
Det finns krav och restriktioner för hur forskning bör bedrivas. För att hantera deltagarnas identitet och öka tryggheten hos deltagarna har studien ämnat att behandla information på ett etiskt sätt. Deltagarna i studien informerades och fick möjlighet att ta del av resultatet. Deltagarnas identitet behandlades anonymt, dels för etisk hantering, dels för möjlighet till ökat deltagande. Vid valet av medverkan i intervju informerades deltagarna i enkäten att deras uppgifter skulle behandlas konfidentiellt. Valet kan ha gallrat de engagerade personerna från de mindre engagerade personerna. Med de engagerade personerna så skulle det kunna ha
medfört att de som faktiskt ville delta svarade på frågorna och svarade mer utförligt än de som inte var engagerade.
Implikationer
I dagens samhälle kan det krävas högkvalitativa produkter och tjänster för att vara en konkurrenskraftig verksamhet. Det finns ett stort fokus att som företag leverera rätt produkt, i rätt tid och på ett hållbart sätt. Med effektiva introduktions- och upplärningsprocesser kan arbetsuppgifter göras snabbare, i ökad mängd och med bättre kvalitet vilket gör det till ett aktuellt ämne.
Denna studie kan inspirera och hjälpa tillverkande företag att belysa vad som är viktigt att tänka på vid introduktion och upplärning av personal samt ge förslag på hur en introduktion- och upplärningsprocess kan vara utformad. Studien utgår från redan existerande teorier och bidrar inte med nya teorier. Teorierna används för att tillsammans med en nulägesanalys av fallföretagets process resultera i en lösning. Studiens resultat kan vägleda och tillämpas av andra tillverkande företag för att motivera och effektivisera deras introduktions- och upplärningsprocess för nyanställda. På lång sikt kan det medföra ökad konkurrenskraft och ökad lönsamhet.
Studien belyser vikten av anställdas kompetens för företagets framgång. Genom välutvecklade och standardiserade processer kan upplärningen för nyanställda effektiviseras. Det möjliggör att framtida förbättringar och förändringar enklare kan upptäckas och implementeras. Genom att granska dessa aspekter om introduktion- och upplärning kan företag säkerställa kompetenta medarbetare vilket i framtiden kan möjliggöra ännu mer tillväxt, kunskap och innovation.
Hållbarhetsaspekter
Studien berör hur introduktion och upplärning för nyanställda kan utformas och vilka faktorer som är viktigt att ta hänsyn till vid utformningen. Genom att förbättra den nuvarande processen på ett företag kan deras process bli effektivare och därmed kan företaget öka lönsamheten. Utifrån en hållbar aspekt med fokus på ekonomin kan det innebära att företaget gör mer vinst samt kan företaget öka produktionen och påverka samhället i anslutning till företaget.
Genom att studien syftar till att förbättra den nuvarande processen kan arbetsmiljön för den anställde utvecklas och påverka arbetsförhållandena till det bättre. På lång sikt kan det bidra