Examensarbete – C‐uppsats inom fastighetsvetenskap
Moderna och framtida kontorslösningar
– en studie av trender
Johan Ivarson Erik Grönlund Rikard Gustafsson VT 2009Kandidatuppsats Urbana studier Maj 2009
Moderna och framtida kontorslösningar
– en studie av trender
Författare: Johan Ivarson, Erik Grönlund, Rikard Gustafsson Handledare: Jan Henrichsén
Förord
Examensarbetet är det sista momentet på den treåriga Fastighetsföretagarutbildningen på Malmö Högskola. Detta examensarbete har varit lärorikt för författarna och har gett många nya infallsvinklar på den kommersiella fastighetsmarknaden. Författarna tror den fördjupande kunskapen inom ämnet kommer hjälpa dem i sin framtida yrkesroll. Bakgrunden till examensarbetet var en artikel som författarna av en slump hittade, vilket ledde till en vidare studie av ämnet.
Författarna skulle vilja skänka ett stort tack till deras handledare Jan Henrichsén för många goda råd och de sena timmar han spenderat för att hjälpa författarna. Författarna har njutit och skrattat till Jans härliga och uttrycksfulla kommentarer angående arbetet. Tack även till Johan Örneberg på NCC, Alexander Simittchiev på Metro arkitekter och Anders Östling på Stuktur som tog sig tid och lät sig intervjuas och till stor del bidragit till resultatet. Författarna vill även rikta ett tack till alla som deltagit i enkäten och bidragit med sina synpunkter angående sin kontorslösning.
Malmö i maj 2009
Johan Ivarson Erik Grönlund Rikard Gustafsson ivarson.johan@gmail.com gronlund.erik@gmail.com gustafsson.rikard@gmail.com
Sammanfattning
Titel
Moderna och framtidens kontorslösningarFörfattare
Johan Ivarson Erik Grönlund Rikard GustafssonAvdelning
Urbana studier ‐ Malmö HögskolaHandledare
Jan HenrichsénSyfte
Syftet med examensarbetet är att ge en bild över hur det moderna kontoret utformas och även hur trenderna mot framtiden kan komma att bli. Störst vikt med examensarbetet ligger på att kartlägga trenderna mot framtiden för att kunna utreda den optimala kontorslösningen. Till examensarbetet har följande frågeställningar använts:• Vad är ett modernt kontor och vilka är trenderna?
• I vilken kontorslösning vill de anställda helst arbeta och vilka krav har de på kontoret?
• Hur kan framtidens kontor komma att bli?
Metod
Den första och tredje frågeställningen undersöktes med hjälp av kvalitativ forskningsmetod som bestod av intervjuer med Johan Örneberg som är projektansvarig på NCC – Property Development, Alexander Simittchiev som är arkitekt på Metro Arkitekterna och Anders Östling som är VD på Struktur AB. Den andra frågeställningen undersöktes med kvantitativ forskningsmetod i form av en webbaserad enkät av de anställda som arbetar i Kaggen. Enkäten skickades ut till cirka 150 personer och 75 svar kom in.Slutsats
Det moderna kontoret är en öppen, ljus och luftig kontorslokal medgemensamhetsutrymmen ämnade för interaktion och samarbete. En trend går mot att förmedla företagets image med kontoret som redskap. Undersökningen har visat att de anställda önskar att få arbeta i en cellkontorslösning som skall kännas inspirerande. Deras egna rum skall vara ergonomiskt utformade med möjlighet till att påverka klimatet på arbetsplatsen. Det framtida kontoret skall bättre svara på brukarnas och företagets olika krav och kommer erbjuda tjänster som är anpassade efter individen.
Abstract
Title: Modern and Future Office Solutions
This thesis aims to give a picture of how the modern office is designed today, as well as, the future trends within this field. Furthermore, the thesis’ main focus is to map out future trends to examine the optimal office solution.
To achieve the purpose, interviews were carried out with; Johan Örneberg, project leader at NCC‐ Property Development, Alexander Simittchiev, architect at Metro Arkitekterns, and Anders Östling CEO at Struktur AB. Additionally, a survey was conducted using a Internet‐mediated questionnaire on employees in a modern office building. This questionnaire was sent out to 150 people and got 75 responses.
The modern office is an open, light, and airy office space with common areas intended to encourage interaction and cooperation. A trend identified is the way of using the office as a tool to communicate a company’s image. The investigation also shows that employees prefer to work in private offices, as it is perceived inspiring. Moreover, the private offices should have an ergonomic design with a possibility to influence the temperature. The future office should answer to the demands from both the users and the company, and will offer services more adapted to the needs of the individual employees.
Innehållsförteckning
Kapitel 1 ‐ Inledning ... 1 1.1 Val av ämne ... 1 1.1.1 Kaggen ... 2 1.2 Bakgrund ... 3 1.2.1 Det öppna kontorslanskapet ... 3 1.2.2 Cellkontoret ... 3 1.2.3 50‐talets öppna kontorslandskap ... 4 1.2.4 Kombikontoret ... 4 1.2.5 Flexkontoret ... 5 1.2.6 Dagens hyresgäster ... 6 1.3 Syfte ... 7 1.3.1 Frågeställning ... 7 1.4 Avgränsningar ... 7 1.5 Disposition ... 8 Kapitel 2 ‐ Metod ... 9 2.1 Undersökningsansats ... 9 2.1.1 Abduktiv ansats ... 9 2.2 Vetenskaplig undersökningsmetod ... 10 2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod ... 10 2.2.2 Val av undersökningsmetod ... 10 2.3 Datainsamlingsmetoder ... 10 2.3.1 Primärdata ... 11 2.3.2 Sekundärdata ... 11 2.3.3 Litteratur ... 11 2.3.4 Intervjuer ... 11 2.3.5 Enkätundersökning ... 12 2.3.6 Val av datainsamlingsmetod och praktiskt tillämpande ... 122.4 Urval ... 14 2.5 Källkritik ... 15 2.5.1 Reliabilitet... 15 2.5.2 Validitet ... 15 2.6 Målgrupp ... 16 Kapitel 3 ‐ Referensram ... 17 3.1 Kontorsbyggnaden ... 17 3.2 Val av kontorslösning ... 19 3.3 Trivsel ... 21 3.4 Arbetsplatsstrategi ... 22 3.5 Individens behov ... 24 3.6 Generationer ... 25 3.6.1 The baby boomers ... 25 3.6.2 Generation X ... 26 3.6.3 Generation Y ... 26 3.7 Kontoret som imagesymbol ... 27 3.8 Trender ... 28 3.9 Framtid ... 29 Kapitel 4 ‐ Empiri ... 32 4.1 Kvalitativ empiri ... 32 4.1.1 Vad är ett modernt kontor och vilka är trenderna? ... 32 4.1.2 Hur kan framtiden komma att bli? ... 34 4.2 Kvantitativ empiri ... 37 4.2.1 Sammanfattning av enkäten ... 38 Kapitel 5 ‐ Analys ... 43 5.1 Kapitlets disposition ... 43 5.2 Kontorsbyggnadens påverkan ... 43 5.3 Image ... 44
5.4 Facility Management ... 46 5.5 Arbetsplatsstrategi ... 47 5.6 Kontorslösningar ... 48 Kapitel 6 ‐ Slutsats ... 51 6.1 Vad är ett modernt kontor och vilka är trenderna? ... 51 6.2 I vilken kontorslösning vill de anställda helst arbeta och vilka krav har de på kontoret? ... 52 6.3 Hur kan framtidens kontor komma att bli? ... 52 Kapitel 7 ‐ Egna reflektioner ... 54 Källförteckning... 56 Tryckta källor ... 56 Litteratur ... 56 Artiklar ... 56 Muntliga källor ... 57 Elektr Bilagor ... 59 oniska källor ... 57
Kapitel 1 Inledning
I detta inledande kapitel beskrivs den bakgrund som legat som bas för detta examensarbete. Kapitlet innehåller även syfte, frågeställning och målgrupp. Slutligen förtydligas examensarbetets olika kapitel med en disposition.1.1 Val av ämne
Anledningarna till att företag väljer att byta kontor är många. Några anledningar kan vara platsbrist, ekonomiska faktorer, önskan om mer yteffektiva kontor, ökad trivsel bland personal och ökad status av varumärket på orten och gentemot kund.Hyreskostnader är för många företag en av de största utgiftsposterna och därför har de förstått vikten av att hitta en kontorslösning som passar just dem. Detta har gjort att kontorens utformning har hamnat i fokus för både hyresgäster och fastighetsägare. Idag finns det många moderna byggnader med intressanta kontorslösningar. En av dessa är den nyproducerade kontorsbyggnaden Kaggen i Malmö byggt av NCC, där målsättningen med byggnaden enligt Fredrik Åkesson på NCC är:
– Att skapa en arbetsplats som främjar de funktioner vi har men också en arbetsplats att vara stolta över, som inbjuder till att du gör det lilla extra. Spontana kontakter skall uppmuntras, det skall vara enkelt att samlas för informella samtal. (lokalnytt.se)
Tanken med kontoret är att det skall vara en mötesplats där hyresgästerna skall interagera med varandra. Avsikten med att bygga Kaggen var enligt Fredrik Åkesson att:
– Inte bygga ett NCC‐hus, vi skall bygga ett hus där NCC är hyresgäst. Vi vill skapa en mötesplats där alla företag har glädje och nytta av varandra. Vi vill också att detta skall vara en mötesplats som inbjuder till att du direkt åker hit för ditt möte, även om du är en timme tidig, där du kan sitta ner i det offentliga rummet i entréplanet, ta en fika, äta lunch eller sitta och jobba en stund. Vi vill skapa något som är så attraktivt att det inte behöver finnas ett alternativ, du skall känna att det alltid finns plats för dig, en besökare skall alltid känna sig välkommen. (lokalnytt.se) Med artikeln ovan som utgångspunkt har ett intresse för framtidens och moderna kontorslösningar väckts hos författarna och med detta som bakgrund ansåg författarna att en studie i detta område är intressant och relevant. Kaggen har använts som referensobjekt där de anställda fått svara på frågor angående hur de anser att Kaggen och deras kontor fyller deras behov och huruvida de kan anses vara moderna.
1.1.1 Kaggen
Bild 1: Fastigheten Kaggen (ncc.se)
Kaggen byggdes enligt ”Svenskt kontorshus” vilket är en byggstandard NCC tagit fram för att producera en produkt som kostar 30 procent mindre samtidigt som projekttiderna skall bli kortare och att miljö och kvalitet skall vara centrala frågor. Genom att bygga med denna standard blir arbetsplatsen mer en montageplats och lösvirke minimeras. (vinnova.se)
Johan Örneberg på NCC – Property Development berättade att NCCs kontor tidigare låg i niovåningshuset ”kinesiska muren” i Rosengård men flyttades till Västra hamnen och Kaggen i slutet av 2007. Kaggen var den första GreenBuilding1 i Sverige vilket innebär att den har 25 procent lägre energiförbrukning än vad Boverkets byggregler kräver. Enligt Johan Örneberg är kravet på byggnaden enligt boverkets byggregler 160 kWh/kvm*år och för att klara GreenBuildingkravet skall energiförbrukningen vara under 120 kWh/kvm*år. Målet för byggnaden var 90 kWh/kvm*år men Johan Örneberg påvisade att förbrukningen snarare låg runt 70 kWh/kvm*år. NCC försöker hela tiden arbeta för att förbättra driften och inte slösa med värme eller kyla.
I Kaggen står ljuset i centrum genom ett atrium som ger byggnaden ljus och rymd. Byggnadens inre präglas av hög flexibilitet med möjlighet till flyttbara väggar och installationslösningar. Byggnaden är 8100 kvm stor varav 7700 kvm är kontorsytor och resterande 400 kvm utgörs av verksamheterna/butikerna i entréplan. En hyresgäst i Kaggen säger:
– Synen på kontor har förändrats, det måste vara en inspirerande miljö, ett kontor som man vill gå till. Kaggen uppfyller det kravet! (ncc.se)
1
GreenBuilding är en byggstandard som byggföretag ansluter sig till vilket innebär att företagen producerar byggnader med 25 procent lägre energiförbrukning än vad Boverkets byggregler kräver. (Örneberg, 2009)
1.2 Bakgrund
Nedan presenteras en historisk tillbakablick som visar tidigare kontorslösningar för att klargöra bakgrunden av utvecklingen inom ämnet. 1.2.1 Det öppna kontorslanskapet Vid 1900‐talets början utformades kontoren efter pappers och ärendens kedjegång genom kontoret. Detta ledde till en kontorslösning med en stor öppen lokal där de anställda satt på rad. Tanken var att effektivisera och rationalisera arbetet. Nedan illustreras en planlösning från ett sekelskifteshus med öppen planlösning. (Christiansson & Eiserman 1998:13–14) Bild 2: Öppet kontor från sekelskiftet (Christiansson & Eiserman 1998:13) 1.2.2 Cellkontoret
Under mellankrigstiden hamnade individen och dess hälsa mer i fokus vilket ledde till att kontoret utformades med individen i fokus. Resultatet blev cellkontoret, där en eller två personer sitter i sitt egna rum med möjligheten att kunna stänga dörren om sig. Cellkontoren låg ofta på rad längs med en lång korridor i mitten med rum på båda sidor. Detta gjorde byggnaderna väldigt avlånga. På nästa sida illustreras ett klassiskt cellkontor. (Christiansson & Eiserman 1998:16–20)
Bild 3: Klassiskt cellkontor (Christiansson & Eiserman 1998:18)
1.2.3 50talets öppna kontorslandskap
I Tyskland fokuserades det på 1950‐talet återigen på att effektivisera kontoren vilket ledde till att det öppna kontorslandskapet återinfördes. Cellkontoret hade skapat ett hinder för kommunikationen mellan de anställda och försvårat informationsflödet. Detta nya koncept innebar fler arbetsplatser i samma rum som avskiljdes med hjälp av skärmar, växter och dylikt. Denna kontorslösning slog aldrig igenom i Sverige då krav vad gäller utformning av ljud, ljus och luftkvalitet inte kunde uppnås. Cellkontoret bevarades därför istället för det öppna kontorslandskapet i Sverige. I Tyskland fortsatte utvecklingen av de öppna kontorslandskapen. Nedan illustreras ett öppet kontorslandskap från 1950‐ talet. (Christiansson & Eiserman 1998:20–30) Bild 4: Öppet kontorslandskap från 1950‐talet (Christiansson & Eiserman 1998:22) 1.2.4 Kombikontoret I början av 1980‐talet skapades en ny kontorslösning, i dåvarande Västtyskland, för att dra nytta av de fördelar som både det öppna kontorslandskapet och cellkontoret har. Detta ledde till en kombination av de båda alternativen i hopp om att den nya lösningen skulle eliminera nackdelarna
med de andra lösningarna. Resultatet blev kombikontoret där cellkontorets grundidé med egna rum behölls men med skillnaden att de hade glaspartier mellan kontoren ut mot den öppna ytan som skulle användas för gemensamma aktiviteter. De gemensamma utrymmena innehåller funktioner som utskriftsmöjligheter, arkiv, mötesplatser och pausutrymmen. I kontorsytan bör det undvikas att skapa en korridor och istället skapa en gångyta genom placering av inredning. Tanken är att kombikontoret skall kombinera cellkontorets ostördhet med kontorslandskapets stora flexibilitet och goda kontakt mellan medarbetarna. Kombikontoret bygger på öppenhet och att arbetet överförs till det gemensamma utrymmet. För organisationer där kommunikation är viktigt mellan medarbetarna för att ge impulser och information är kombikontoret en bra kontorslösning. Nedan visas exempel på ett kombikontor. (Byggnadsstyrelsen, 1990) Bild 5: Kombikontor (Christiansson & Eiserman 1998:30) 1.2.5 Flexkontoret
På 1990‐talet när IT‐företag växte ökade efterfrågan på kontorsyta och kvadratmeterpriserna steg, företagen ville därför minska sina kontorsytor. Datorn hade blivit ett vanligt redskap och behovet av en egen kontorsplats var inte lika stort som tidigare. Varje anställd kunde få en egen rullhurts där personliga tillhörigheter kunde sparas och parkerades lätt undan när de inte var på kontoret. Denna nya flexibla kontorslösning där de anställda tog den plats som var ledig för dagen blev allt vanligare. Flexkontoret bygger på att alla anställda inte är inne på kontoret dagligen utan arbetar mer hemifrån eller ute hos kund. Denna kontorsform krävde ett skickligt ledarskap för att samordna verksamheten
då inte all personal är samlad samtidigt. Nedan illustreras ett flexkontor. (Christiansson & Eiserman 1998:36–38) Bild 6: Flexkontor (Christiansson & Eiserman 1998:37) 1.2.6 Dagens hyresgäster Dagens hyresgäster är mer medvetna och ställer högre krav på de lokaler som de arbetar i. Detta har aktualiserat frågan om hyresvärden skall tillhandahålla effektivare och moderna kontorslösningar. Många företag väljer att flytta från äldre och mindre anpassade kontor till nya och bättre anpassade. Detta för att få effektivare kontor med större yteffektivitet som leder till ett behov av mindre kontorsarea. När ett företag byter till nya lokaler finns det möjlighet att organisera kontoret på ett annorlunda sätt. Det är modernt att för tillfället organisera sig i mer öppna kontorslandskap. (Christiansson & Eiserman 1998:93–95)
Studier har gjorts angående huruvida det öppna kontorslandskapet fungerar och resultaten går i olika riktningar. I en artikel skriven av Patrick Thibodeau diskuteras vilken lösning av öppna kontorslandskap och privat kontor som ger den mest produktiva arbetsmiljön. Det öppna kontorslandskapet stimulerar till en ökad kommunikation och kan leda till bättre utvecklingsmöjligheter för projekten, menar Thibodeau. Dock bidrar den ökade kommunikationen till att produktiviteten och effektiviteten minskar vilket gjort att behovet av anställda ökat. Det privata kontoret med möjlighet att stänga dörren och få lugn och ro, ger högre produktivitet (Thibodeau, 2006).
1.3 Syfte
Syftet med examensarbetet är att ge en bild över hur det moderna kontoret utformas och även hur trenderna mot framtiden kan komma att bli. Störst vikt med examensarbetet ligger på att kartlägga trenderna mot framtiden för att kunna utreda den optimala kontorslösningen. 1.3.1 Frågeställning • Vad är ett modernt kontor och vilka är trenderna?• I vilken kontorslösning vill de anställda helst arbeta och vilka krav har de på kontoret?
• Hur kan framtidens kontor komma att blir?
1.4 Avgränsningar
Detta examensarbete avgränsar sig till dagens moderna och framtidens kontor. Ingen vikt kommer läggas på hur kontoren har sett ut och endast en kortare redovisning av tidigare kontorstyper kommer göras för att ge läsaren en förståelse för de olika kontorstyper som finns och när de uppkom.
Avgränsning i tid har gjorts och examensarbetet behandlar dagens kontor och hur de kommer se ut de närmsta 10 – 15 åren. Kaggen som av författarna anses vara en modern kontorsbyggnad har använts som utgångspunkt. Innan Kaggen byggdes gjordes en omfattande studie över hur ett kontor skall vara för att tillgodose de krav som finns av de som arbetar där. Denna kallades Future Office Study och gjordes av NCC vilket väckte författarnas intresse och har gjort att Kaggen och dess kontor undersökts och utvärderats.
Undersökningen har skett i Malmö men vad ett modernt kontor är och hur framtidens kontorslösningar kan komma vara anser författarna vara densamma i hela Sverige eftersom kraven på kontor inte skiftar märkvärt mellan orter i landet. Författarna har även valt att avgränsa sig mot de mindre företag som är etablerade i Kaggen och inte har fler än 8 anställda. Detta för att författarna anser att utformningen av dessa kontor inte sker på samma sätt som i större kontor. Det finns hyresgäster i Kaggen som inte uppfyller dessa kriterier och därför har deras åsikt inte efterfrågats i enkäten.
1.5 Disposition
Kapitel 1 – Inledning
I detta kapitel redogörs valet av ämne, kontorets bakgrund och vilka kontorstyper som funnit genom åren. Syftet med examensarbetet, frågeställning och avgränsning samt disposition.
Kapitel 2 – Metod
I detta kapitel redogörs för hur arbetssättet för examensarbetet har gått till. Vilka metodval som gjorts för att finna den informationen som söktes och för att finna ny information och data. I kapitlet anges även varför metoderna valts och hur de har tillämpats.
Kapitel 3 – Referensram
I detta kapitel redogörs kontorsbarometerns2 utfall behandlande vad som efterfrågas på kontoret. Men även artiklar från olika myndigheter och tidskrifter inom ämnet. Vetenskapliga artiklar behandlande olika typer av kontorslösningars för‐ och nackdelar men även trender för branschen. De tidigare studierna och teoretiska utgångspunkterna ligger till grund för analysen tillsammans med den insamlade informationen från empirin.
Kapitel 4 – Empiri
I detta kapitel redovisas resultatet från de kvalitativa intervjuer och den kvantitativa undersökning som genomförts.
Kapitel 5 – Analys
I detta kapitel analyseras insamlad data och jämförs med referensram som legat till grund för examensarbetet. Likheter och skillnader uppdagas för att sedan hitta trender för hur det framtida kontoret kan komma att se ut. Enkäten används som grund för att se vad de anställda efterfrågar på Kapitel 6 – Slutsats
I detta kapitel besvaras frågeställningen genom en jämförelse av resultatet från hela examensarbetet.
Kapitel 7 – Reflektioner
I detta kapitel redogörs hur tankar och funderingar som uppkom under examensarbetets gång. Vidare kommer en diskussion hållas genom huruvida en fortsatt studie inom ämnet är aktuellt eller ej. 2 Kontorsbarometern är en undersökning genomförd på 1000 kontorsanställda i Sverige gjord av Vasakronan. (vasakronan.se2)
Kapitel 2 Metod
I följande kapitel redogörs de olika metodval som använts under examensarbetet och hur undersökningar och datainsamling gått till väga. Varje val av metod motiveras med utgångspunkt från gällande vetenskaplig forskningsteori.
2.1 Undersökningsansats
Vid starten av examensarbetet genomfördes ett ingående litteraturstudium för att erhålla en god förkunskap inom ämnet. Målet vid insamlandet av data var att i största möjliga mån använda vetenskapliga artiklar. Vid sökande av tidigare studier intogs ett kritiskt förhållningsätt mot den insamlade informationen som inte var vetenskaplig. Eftersom examensarbetet behandlar moderna och framtidens kontor måste ny information insamlas eftersom framtiden inte kan byggas på enbart tidigare studier. Därför utfördes en kvantitativ undersökning i form av enkät och kvalitativa intervjuer. Litteraturstudien var ett gott stöd vid de kvalitativa intervjuerna och hjälpte till för att gå djupt in på ämnet inför intervjuerna. Trender och framtidsutsikter som framkom i de kvalitativa intervjuerna beaktades vid skapandet av enkäten.
2.1.1 Abduktiv ansats
Det finns tre olika förhållningssätt som forskaren kan utgå ifrån, induktion, deduktion och abduktion. Med ett deduktivt arbetssätt menas att forskarens bevisandes väg kan följas. Det kännetecknas av att allmänna principer och befintliga teorier används för att dra slutsatser om enskilda företeelser. Hypoteser härleds ur den befintliga teorin och empirin testas sedan mot det aktuella fallet. Det är den befintliga teorin som bestämmer vilken typ av information som skall samlas in. Objektiviteten anses vara större i det deduktiva arbetssättet då den stärks av att utgångspunkten tas ur en redan befintlig teori och färgas därför inte av skribentens subjektiva uppfattningar. En nackdel med deduktiv ansats är att forskaren utgår från en befintlig teori som kommer rikta och påverka forskningen så att intressant fakta riskerar att inte kommer fram. (Patel & Davidson, 2003: 23‐24) En induktiv ansats låter forskaren följa upptäckandes väg. Forskaren arbetar inte efter en hypotes eller befintlig teori utan utgår från den information som framkommer av undersökningen eller studien. Insamlad data används för att skapa en egen teori men skribentens egna åsikter färgar utfallet. (Patel & Davidson, 2003: 24‐25)
Induktion i kombination med deduktion ger abduktion. Ett abduktivt arbetssätt innebär att utifrån ett enskilt fall utveckla en teori eller hypotes som prövas på nya fall (Patel & Davidson 2003:25).
Den vetenskapliga ansats som valts är en abduktiv ansats då det finns en förståelse hos författarna för teorin som samlats in men resultatet av empirin har används som utgångspunkt och satts in i sammanhanget. Det finns gott om tidigare studier inom området men vad som anses modernt och vad som kommer i framtiden förändras ständigt. Därför har tidigare studier använts som referenspunkter i examensarbetet. För‐ och nackdelar med de olika kontorstyperna används för att hitta styrkor och svagheter som bekräftas med empirin som samlats in.
2.2 Vetenskaplig undersökningsmetod
För att samla in information till en undersökning kan flera olika metoder användas. Kvalitativ och kvantitativ är de två vanligaste metoderna vid datainsamling. (Allwood, 2004:68)
2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod
I detta examensarbete har både kvalitativ och kvantitativ metod används. Det som kännetecknar en kvantitativ studie är att studien arbetar med numeriska uppgifter till skillnad från kvalitativa som oftast är verbala. För att kunna sätta siffror på samhällsfenomen måste de ha bestämda egenskaper, som innehav av cykel, busskort eller demografiska uppgifter som kön eller utbildning. Skillnaden mellan kvalitativ och kvantitativ metod är att i kvalitativ metod så får språket mer utrymme till fler nyanser men lägre precision. De kvalitativa metodansatserna är inte enhetliga som de kvantitativa (Eriksson & Wiedersheim 2006:120). Den kvalitativa metoden måste tolkas då den inte kan kvantifieras och fokuserar på variabler och samband. Det som avgör vilken metod som skall användas är hur problemformuleringen är utformad. Vad skall forskningen utreda och vilken kunskap som söks?(Patel & Davidson, 2003:14)
2.2.2 Val av undersökningsmetod
Examensarbetet första fråga som behandlar moderna kontor är och vart trenderna är på väg undersöktes med en kvalitativ metod där utvalda personer inom fastighetsbranschen intervjuades och fick ge sin syn på frågan. Den andra undersökningsfrågan behandlar vilken kontorslösning som de anställda faktiskt helst vill sitta i undersöktes med kvantitativ metod på de anställda i kontorsbyggnaden Kaggen. Den tredje frågan som behandlar hur framtidens kontor kan komma att bli undersöktes med hjälp av kvalitativ metod där de utvalda personerna inom fastighetsbranschen svarade på frågan och gav egna synpunkter och spekulerade in i framtiden.
2.3 Datainsamlingsmetoder
För att finna information till examensarbetet har data i form av primär‐ och sekundärdata, litteratur, enkäter och intervjuer insamlats. Teorin ligger som bas för den insamlade empirin och därför måste datainsamlingen vara vetenskaplig.2.3.1 Primärdata
I stora drag finns det tre olika strategier för att samla in data: observationer, intervjuer eller enkäter. Syftet med insamlingen är att samla in data som skall ligga till grund för analys för den aktuella undersökningen (Befring, 1992:64). Primärdata kan även vara tidigare forskningsrapporter behandlande det aktuella ämnet. Primärdata är även information som författaren själv tagit fram till det aktuella ändamålet (Hartman, 2004:214). För att samla in primärdata till detta examensarbete har kvalitativa intervjuer gjorts med arkitekter, konsulter och byggare samt kvantitativa enkäter med brukarna av Kaggen.
2.3.2 Sekundärdata
Sekundärdata är hämtat från tidigare skriven litteratur eller information som skrivits om ämnet men vars syfte var till något annat ändamål än för den aktuella undersökningen. Sekundärdata har ofta inte tillräckligt med detaljer som visar hur undersökningen gick till och kan vara vinklad av den tidigare skribenten (Hartman, 2004:214). Därför måste denna form av data granskas extra noggrant eftersom den har samlats in för andra forskningsambitioner och där mer grundligt orientera sig i registreringsprocessen det vill säga hur upplysningar skrivits ner och samlats in samt vilka felkällor som kan finnas. En forskare kan och bör använda sig av resultat från andra undersökningar i sina analyser. Dessa brukar kallas sekundäranalyser och utgör ett viktigt underlag för att avgöra validiteten i andra undersökningar (Befring, 1992:65‐66).
2.3.3 Litteratur
För att finna teorier som behandlar ämnet görs ofta en litteraturstudie. Litteratur anses vara allt tryckt material. För att söka litteratur används lämpligen bibliotekets databaser där böcker, uppsatser och artiklar hittas genom sökning av nyckelord eller sökord. Mängden information som hittas är ofta väldigt stor och omfattande vilket gör att möjligheten till att läsa allt inte finns. Ett urval av litteratur genomförs därför genom att läsa böcker, artiklar och uppsatsers sammanfattning. (Ejvegård, 2003:45‐47)
2.3.4 Intervjuer
Intervjuareffekter kan förekomma då intervjuare och intervjuad kan påverka varandra. (Eriksson & Weiderheim, 2006:98)
Inför intervjuerna har intervjupersonerna fått ta del av de ämnesfrågor som kommer ställas. Detta för att kunna förbereda sig inom ämnet och till viss del kunna förbereda svar. Intervjuerna hade en öppen frågeinriktning för att få uttömmande svar. Vid denna typ av undersökning är det svårt av att veta vad som är relevant eller inte och vilken information som är överflödig (Eriksson & Weiderheim, 2006:31).
Intervjuerna spelades in för att det är ytterst viktigt att hålla bortfallet av information på så låg nivå som möjligt (Eriksson & Weiderheim, 2006:98).
2.3.5 Enkätundersökning
Enkäten valdes att utformas till brukarna av kontoren i Kaggen eftersom besöksintervjuer skulle vara alldeles för tidskrävande. Tidsbesparingen är en fördel med denna typ av undersökning samtidigt som intervjuareffekten försvinner. Undersökningspersonerna fick chansen att vara anonyma och därför kunde känsliga frågor ställas. Nackdelar med enkätundersökningar är att svarsfrekvensen ofta är låg och insamlingstiden är lång. För att motverka detta användes Google‐docs enkätformulär då det blir lätt för brukarna att ta till sig och svara på enkäten. Svarssituationen är okontrollerad då svarspersonen är okänd och därför är det svårt att följa upp med frågor (Eriksson & Weiderheim, 2006:99). En enkät skall besvaras av minst 40 personer för att den skall vara statistiskt meningsfull att bearbeta. Den skall även vara genomarbetad och ej för omfattande då detta ger ett mindre deltagande. (Ejvegård, 2003:54–56)
Enkäten var standardiserad, vilket innebär att alla svarspersoner fick exakt samma formulär. Den var indelad i tre delar behandlande det gamla kontoret som de flyttade från och det nya kontoret som de arbetar i idag samt vad som svarspersonen saknade på kontoret. Detta för att få referenspunkter i tiden på vad brukaren vill ha. Stukturen för frågorna var en blandning av hög och lågstrukturerade svarsalternativ det vill säga en blandning av kryssfrågor och frågor där svarspersonen själv får formulera sina svar. Detta för att dra nytta av de fördelar som de båda metoderna har. (Wigblad, 1997:74‐77)
2.3.6 Val av datainsamlingsmetod och praktiskt tillämpande
För att samla in sekundärdata till detta examensarbete har bibliotekets sökmotorer använts och vikt har lagts vid att publicerade artiklar som är vetenskapligt granskade (peer‐reviewed). Databaserna som användes var ABI‐inform och Google‐scholar för att de ger mest relevanta sökträffar. Böcker, artiklar och uppsatser behandlande trender och framtiden skall i största möjliga mån vara publicerade så sent som möjligt för att validiteten skall vara hög. De tidigare studier som granskats har även använts som referenspunkter för att se vad som eftersöktes tidigare av anställda. Viss litteratur var skriven på engelska vilket skulle kunna leda till att källorna feltolkats med författarna anser att det har en god engelsk språkkunskap att detta inte torde vara ett problem. Sekundärdatan har använts för att skapa en grundkunskap för vidare forskning inom ämnet och en förståelse för helheten.
Den ena delen av insamlandet av primärdatan var intervjuerna som bestämdes för att genomföras som besöksintervjuer då de ger en kontrollerad intervjusituation. Intervjupersonerna kontaktades
per telefon, för att få en direkt kontakt med personen och ge ett seriöst intryck, samtidigt som de fick en kort redogörelse om examensarbetet. Därefter blev intervjupersonen tillfrågad om denne ville ställa upp på en intervju. Under samtalet fick intervjupersonen reda på ämnet som intervjun skulle behandla och fick bestämma var intervjun skulle genomföras. I samtliga fall genomfördes intervjuerna på det företaget som personen arbetar på. Samtliga tre författare var närvarande vid varje intervju för att tillsammans komplettera varandra och ge stöd. Vid en besöksintervju kan även kroppsspråket beaktas för att få ytterligare nyanser i svaren. Det som kan vara negativt med besöksintervjuer är att känsliga frågor kan vara svåra att få svar på i och med att det inte finns någon anonymitet. Metodiken som valdes vid intervjuerna var semistrukturerad vilket är en blandning mellan hög‐ och lågstrukturerad metodik. Detta för att få en struktur på intervjuerna som tillåter intervjupersonerna att fritt få förklara och vidareutveckla sina svar samtidigt som det finns tydliga riktlinjer som gör att fokusering på ämnet inte försvinner. Intervjuerna som varade mellan en och två timmar spelades in med hjälp av en diktafon för att ingen viktigt information skulle försvinna. Under intervjuerna fördes även löpande kompletterande anteckningar för att underlätta för den empiriska återgivningen av samtalen. Ljudupptagningen kan ha hämmat intervjupersonerna vilket gör att svararen kanske inte var hundra procent ärliga. Efter intervjuerna tillfrågades interpersonerna om de godkände att författarna citerade dem och återgav deras namn i examensarbetet, vilket ingen av dem invände mot. Däremot ville de läsa igenom det som skrivit om dem innan examensarbetet publicerades. För att skicka texterna och ha en dialog med intervjupersonerna användes en e‐ postadress, framtidenskontor@gmail.com, just för detta ändamål.
Den andra delen av insamlingen av primärdatan var webbenkäten som skickades ut till utvalda företag som är lokaliserade i Kaggen. Enkäten skickades ut till cirka 150 personer och besvarades av 75 personer. Svarsfrekvensen var cirka 50 procent vilket får anses vara acceptabel nivå för att validiteten och reliabiliteten ska anses tillräcklig. Varje företag kontaktades via telefon för att ”rätt” person skulle skicka ut webbenkäten ihop om att svarsfrekvensen skulle öka. Frågor angående deras tidigare och nuvarande arbetsplats ställdes med delvis med lågstrukturerade frågor med fyra svarsalternativ, stämmer inte alls, stämmer delvis, stämmer till stor del och stämmer helt. Detta för att svarspersonen inte skulle kunna göra det demokratiska valet och välja svarsalternativet i mitten. Författarna har utformat frågorna i enkäten så att svaren skall ge en bra bild över vilken kontorslösning de anställda vill arbeta i samt vilka önskemål de har på ett framtida kontor. På de högstrukturerade frågorna angående trender och framtiden gavs svarspersonen möjligheten utveckla sina svar eftersom svarspersonens personliga åsikter värderas högt. Vid skapandet av enkäten hade ett av företagen synpunkter på frågorna och ville göra vissa ändringar. Författarna genomförde ändringarna som ett tillägg till grundenkäten. Ändringarna har inte påverkat utfallet och riktigheten
av enkäten. Författarna har utvärderat svaren och tagit ut värdeladdade ord som sedan kommer användas för att se vad kraven på framtidens kontor kan komma att vara, och om brukarens syn på trender och framtiden matchar intervjupersonernas. Google‐docs användes för att sammanställa alla enkätsvar som kom in och med hjälp grafer och tabeller analyserades svaren. I empirin har endast den data som är central för examensarbetet presenteras.
2.4 Urval
Det har genomförts kvalitativa intervjuer med tre personer från företag där alla aktivt arbetar för att skapa bättre kontorslösningar. Intervjupersonerna har strategiskt valts ut och komplettera varandra med olika kunskaper inom ämnet. Samtliga har stor kunskap inom kontorsutveckling och arbetar dagligen med detta. Därför valdes dessa intervjupersoner.
Johan Örneberg som är projektansvarig på NCC – Property Development kontaktades och presenterade en studie som NCC kallar Future Office Study, samt förmedlade sina egna tankar angående moderna och framtidens kontor.
En intervju med Alexander Simittchiev, arkitekt på Metro Arkitekter, genomfördes där han berättade om ritandet av Kaggen och hur den processen gick till. Han förmedlade även sina egna tankar om hur de moderna och hur framtidens kontor kan komma se ut.
Anders Östling, VD på Struktur, som hjälper företag med projektering av företagsflyttar och lokalutveckling samt lokalstrategier intervjuades som utomstående och hade ingen tidigare relation med Kaggen. Han berättade om hur Struktur arbetade för att hjälpa sina kunder till en bättre kontorsmiljö och vilka trender han kunde se för framtiden.
Även Frank Duffy, grundare av DFGW London, kontaktades för hans expertis inom ämnet. En telefonintervju var planerad med blev inställd på grund av förhinder. Dock har författarna kunnat ta del av litteratur skriven av Duffy för att få hans infallsvinkel på ämnet.
Det genomfördes kvantitativa enkätundersökningar med brukarna av Kaggen för att få en inblick över hur de upplevde kontorslösningarna. Enkäten skrevs parallellt med de kvalitativa intervjuerna och då kännedom uppkom om att individens önskemål förväntas tillgodoses mer i framtiden ställdes frågor kring detta. För att få indikationer om vad brukarna egentligen vill ha, har även deras egna önskningar om vad som borde finnas i framtidens kontor undersökts.
De tre intervjupersonerna tillsammans med enkätundersökningen gav författarna viktig input från flera olika parter vid planering av nya kontor.
2.5 Källkritik
För att säkerställa den vetenskapligheten i den kvalitativa och kvantitativ metoden krävs validitet och reliabilitet. Källorna från data och litteratur som använts i examensarbetet har kritiskt granskats för att säkerställa dessa krav. Framtiden som är imorgon gör att den information som använts måste mätas mot dagens kunskap för att säkerställa dess riktighet.
2.5.1 Reliabilitet
Reliabilitet är det viktigaste kravet på ett mätinstrument, om ”instrumentet” inte mäter det som avses, spelar det ingen roll om själva mätningen är bra (Eriksson & Weiderheim 2006:61). Reliabilitet handlar om graden av mätprecision eller mätfel. Det viktiga är att minimera mätfelen och få reda på vilken grad som mätresultaten är stabila och precisa. Helst genom att genomföra samma mätning flera gånger, detta med en så kallat test‐retest‐metod (Befring, 1992:60–63). Reliabilitet handlar därför om att kunna lita på data oavsett forskningsmaterialets art och utformning (Hartman, 2003:44).
Författarna anser att reliabiliteten är hög i examensarbetet gällande intervjuerna som genomförts. Frågorna behandlar ämnet och intervjupersonerna har i efterhand godkänna sina svar och citat. Detta bevisar att intervjupersonerna har tolkats korrekt av författarna och att reliabiliteten är hög. Enkätens reliabilitet har tagit i beaktande av författarna eftersom svarsfrekvensen var cirka 50 procent. Det är oklart exakt hur många som egentligen tagit del av enkäten men enligt uppgifter från kontaktpersonerna på företagen skall det vara cirka 150 som fått enkäten skickad till sig.
2.5.2 Validitet
Det talas ofta om teoretisk och empirisk validitet det vill säga om det är möjligt att testa mätresultatet utifrån en viss teori. Det finns även en möjlighet att mäta den empiriska validiteten genom att ha en mer pragmatisk utgångspunkt där jämförelse mellan tidigare mätresultat används för att hitta hållpunkter (Befring, 1992:60–63). Validiteten på forskningsmaterialet skall vara relevant för problemställningen, både vad gäller djup och avgränsning. Det vill säga att det som är viktigt för validitet är det som har med saken att göra och har en samklang med ämnet (Hartman, 2003:44). För att upprätthålla källornas validitet har artiklar från vetenskapliga tidskrifter används i största möjliga mån. De övriga artiklar som används har granskats noga för att säkerställa riktigheten och sanningsenligheten. Granskning har skett i form av att kontrollera vart källan publicerats och författaren bakom artikeln.
Validiteten hos de intervjupersoner får anses vara god eftersom det är högt ansedda på etablerade företag inom sin bransch och anses har stor erfarenhet och kunskap inom ämnet.
2.6 Målgrupp
Detta examensarbete riktar sig till fastighetsbolag som arbetar med uthyrning av kommersiella lokaler. Den riktar sig även till byggprojektörer och arkitekter som planerar att bygga en kontorsbyggnad. Brukarna av en kontorslokal är de som verkligen en målgrupp då de är de som utnyttjar den färdiga produkten.
Kapitel 3 Referensram
Detta kapitel syftar till att visa på samband och skillnader mellan tidigare studier samt ge kompletterande förklaringar till de trender som finns på kontorsmarknaden. Även tolkningar till vad framtida kontorslösningar kan komma att innehålla. Detta för att öka förståelsen för vad det framtida kontoret kommer vara och vad som eftersöks. Kapitlet innehåller även modeller och teorier som hjälper författarna analysera i kommande kapitel.
Sökandet efter det moderna kontoret har pågått i många år och därför finns flera tidigare studier inom området. Dock är ordet modernt ett ord som sammanhänger med nutiden med en vag gräns bakåt. Ordet står även för den nyaste kunskap och teknik som överensstämmer med nyaste smak. (ne.se) På grund av ordets innebörd av förändring har många tidigare studier blivit inaktuella och irrelevanta och därför har viss fakta sållats bort.
3.1 Kontorsbyggnaden
Kriterierna för vad som är en bra kontorsbyggnad omformuleras med åren. Den amerikanska byggmästaren Owen Aldis satte redan i slutet på 1800‐talet upp kriterier för ett funktionellt och konkurrenskraftigt kontorshus. Han menade att den bästa investeringen i en byggnad var att utnyttja ljuset och luften samt att inte bygga andra klassens utrymmen då de kostade mer att bygga och förvalta än första klassens. Han menade även att driftkostnaderna spelade en viktig roll och att det var viktigt att ha kontroll på dem. Material med god kvalitet skulle väljas så att underhållet förenklades. Vikt skulle även läggas på de publika utrymmena som skall göra gott intryck på besökarna vilket blivit signifikativt för de nordamerikanska byggnaderna med deras pampiga entréer och entréhallar. (Christiansson & Eiserman, 1998:121–122)
De publika utrymmena är viktiga i en byggnad och skall göra ett gott intryck på de besökare som för första gången besöker byggnaden. Byggnaden bör planeras så att väggar, rum och installationer lätt går att flytta. Denna flexibilitet gör att hyresgästanpassningar går snabbare och smidigare samt är mer ekonomiska. De krav och faktorer som påverkar företagens val av kontorslokaler är helt beroende av organisationens förutsättningar. (Christiansson & Eiserman 1998:122)
Det är intressant att sortera ut de frågeställningar som finns vid val av kontor. Fem viktiga punkter som behandlar kraven på kontorsbyggnad är:
Lokaliseringen ‐ Det handlar om val om plats, image och tillgänglighet. Var kontoret är placerat och
hur enkelt det är att ta sig dit, vilket intryck eller budskap som omgivningen ger anställda och framförallt kunder. Trots att informationsteknologin är här för att stanna och företag kan välja att placera sig var som helst, är läget fortfarande avgörande för var kontoren skall etableras. Det handlar
om att sända ut signaler till omgivningen om företagets image. Lokaliseringen är även viktig för att de anställda lätt skall kunna ta sig till och från kontoret. Tillgängligheten för de anställda och parkeringsmöjligheterna som finns i anknytning till kontoret samt vilka avstånd det är till långdistanskommunikationer som flyg, tåg och motorväg är avgörande för hur kontorets läge skall uppfattas. (Christiansson & Eiserman 1998:121–124)
Kontorshuset ‐ Det handlar om vilken image som byggnaden ger företaget och vilken framtoning som
företaget vill ha. Det handlar om arkitektur men även vilka andra företag som finns i byggnaden. Sammansättningen av hyresgäster är direkt avgörande för vilka kunder som kommer att besöka byggnaden. Därför är hyresgästen i anslutning till entrén avgörande för inriktningen av den kategori av hyresgäster som i fortsättningen kommer att hyra i huset. Byggnadens arkitektoniska egenvärde blir mer betydelsefullt allt eftersom tiden går och byggnader konstrueras för att kunna passa flera olika typer av verksamheter. När en ny byggnad skall uppföras gäller det att respektera omgivningen och platsen som bebyggs. Det gäller att beakta vilket som blir byggnadens första intryck beroende om den besökande kommer till fots eller med bil. (Christiansson & Eiserman 1998:121–124)
Kontorslokalen ‐ Det handlar om planlösningspotential eller yteffektivitet. Det vill säga möjligheten
till att kunna hyra ut så stor del av arean som möjligt. Area som inte går att hyra ut är kostsam och det gäller att byggnaden är utformad så att så stor area som möjligt är uthyrbar. Den dyraste arean är den som inte används och den billigaste är den som inte hyrs. Därför behövs det effektiva byggnader som är flexibla och lätt kan byggas om till nya hyresgäster. Byggnadens planlösning måste även vara flexibel så att inre kommunikationer med hissar, trappor och entréer fungerar. Även tekniska installationer som värme, vatten, avlopp och ventilation vara placerade så att de enkelt skall kunna justeras vid en hyresgästanpassning och inte kostar för mycket. Byggnaden skall även kunna anpassas för större eller mindre företag men även kunna byggas om till olika kontorstyper som cell‐, kombi‐ eller flexkontor. Därför är det olämpligt att skräddarsy kontor då de lätt blir inaktuella efter en kort tid. (Christiansson & Eiserman 1998:121–124) Kontorshusets teknik ‐ När flexibiliteten ökar och varje anställd får mindre kontorsyta blir kraven på
den tekniska standarden högre när de interna lasterna ökar. För att klara av de interna lasterna, värme från människor och elektronik, måste ventilation och kylning vara kraftigare dimensionerade för att klara de krav som ställs. Kravet på individuell kontroll har ökat vilket innebär att ventilation, kyla och belysning har blivit mer komplex. Horisontella och vertikala schakt måste vara väl tilltagna för att kunna rymma all teknik som behövs för att tillgodose kraven som ställs på byggnaden. (Christiansson & Eiserman 1998:121–124)
Service ‐ Många olika funktioner skall tillfredsställa de olika företag som finns inhyrda i byggnaden.
Det är fastighetsägarens syn på servicen i byggnaden som avgör vilken grad av service som kommer hyresgästerna till godo. Hyresvärden skall även bestämma vilken vikt som skall läggas vid drift, underhåll och lokalvård som i slutändan påverkar kundernas syn på kontorsbyggnaden. Det handlar även om tillgång till personalutrymmen, cykelparkering och dusch till dem som cyklar, träningsrum samt butiker och restauranger i omgivningen. (Christiansson & Eiserman 1998:121–124)
Bilden nedan visar hur strategier för framtidens kontor påverkas av lokalisering, flexibilitet och service som ger ökat värde på byggnaden samt ger ökat värde för brukarna. Bild 7: Strategier för framtidens arbetsplats enligt Frank Duffy, Andrew Laing, Vic Crisp, (Christiansson & Eiserman 1998:122)
3.2 Val av kontorslösning
Vid skapandet av ett nytt kontor gäller det att först rådfråga dem som faktiskt skall arbeta där för att verkligen veta hur arbetsflödet kommer gå. Genom att veta detta kan en ideal utformning av det blivande kontoret göras så att exempelvis två medarbetare som interagerar sitter i närheten av varandra. Det har även visat sig att kontorsarbetare är mer produktiva om de under arbetsdagen informellt möter varandra på gemensamma areor där de tillsammans kan lösa problem som uppstår. (Sunoo, 1998)Vid konstruerande av nya kontorslokaler gäller det att skräddarsy planlösningar för den specifika verksamheten. De fysiska symbolvärdena det vill säga måtten på individuell framgång som tidigare mättes i moduler och hörnfönster är borta. Istället värderas fördelar som varje medarbetare kan förhandla sig. När samhället industrialiserades på 1800‐ och 1900‐talen blev skillnaden mellan privat och offentlig sektor mer tydlig. Vardagliga aktiviteter delades in i tid och rum såsom arbetstid och privattid. (Gullström‐Hughes, 1998:5–12)
Vid fattande av beslut till nya kontorslösningar är trender hjälpfulla vägvisare, menar Phil Kerslake. Det är svårt att vara trendsättare och leda utvecklingen och därför väljer många företag att följa efter. De företag som har förmågan att tänka längre än nuvarande kontorslösningar kan dra stora fördelar av det. Företagsledare som ser till de anställdas behov, kommer se fördelen med att driva ett företag som förstår önskemålen bland personalen. (Kerslake, 2002)
Frank Duffy, en expert på området vad gäller tankar och forskning om framtidens arbetsplats, har undersökt hur de anställda använder areorna i deras kontorsmiljö. Studien visar att högst 40 procent av arbetstiden spenderas vid den egna arbetsplatsen och att 40 procent eller mer spenderas i gemensamma utrymmen. Om de anställda tillfrågas är det vanligt att de anger att 80 procent av tiden spenderas vid den egna arbetsplatsen. Trenden går mot att de anställda spenderar mer tid i gemensamma utrymmen. Duffy tror att tiden anställda kommer spendera på semistrukturerade platser, som till exempel caféer eller restauranger, kommer bli vanligare i framtiden. (Duffy, 2008:13 & 47)
När kontorsbehovet utvärderas är ett vanligt fel att fokusera på kostnader. Detta är fel väg då de lösningar som leder till den största kostnadsbesparingen ofta resulterar i det sämsta slutgiltiga resultatet, i reella termer. Som på många andra områden är ofta de alternativ som ger störst nytta också dyrare i nyinvesteringar. Den investeringen kan dock också leda till en miljö för personalen där engagemang och produktivitet främjas. Att fokusera på att krympa areorna för personalen leder lätt till mindre engagemang från en missnöjd och mindre motiverad anställd. Att personalen är produktiv är en viktig fråga för företagsledarna då de mest produktiva anställda är de som är nöjda, stimulerade och bekväma i sin arbetsmiljö. En företagsledare bör koncentrera sig på fem nedan angivna punkter för att skapa kontorsmiljöer som bättre främjar produktivitet och bidrar till att skapa balans mellan arbete och privatliv för de anställda.
1. Se kontoret som ett av dina viktigaste ledningsverktyg (skapa arbetsmetoder och fysiska miljöer som uppmuntrar till rätt företagskultur).
2. Inrätta kontoret för att passa omständigheterna hos individen. 3. Var flexibel om var och när arbetet kommer att utföras.
4. Med alla kontorsbeslut, erkänn att dina anställda har utvecklats vidare . 5. Undvik att fatta dina kontorsbeslut utifrån falska ekonomiska grunder. (Kerslake, 2002) Kontorsbarometern visar på att kontorsanställda ogärna flyttar och byter kontor. Dock visar den att förändring i form av nya möbler upplevs som något positivt av de anställda. Undersökningen har visat att 60 procent av de tillfrågade är nöjda med sitt nuvarande kontor och inte vill flytta. De övriga 40 procenten som vill byta kontor har angett följande anledningar: • Jag skulle vilja sitta i finare lokaler/en fräschare byggnad (63 procent). • Vi behöver fler och bättre gemensamma utrymmen (pausrum, mötesrum etc.) än vad vi kan få i nuvarande lokaler (59 procent).
• Jag vill ha lokaler som bättre stämmer överens med våra behov eftersom det gör våra nuvarande inte (55 procent).
• Vi skulle behöva ett bättre geografiskt läge, närhet till kommunikationer, lunchställen och annan service (54 procent).
• Jag skulle vilja sitta i en byggnad där det erbjuds kompletterande tjänster som reception, vaktmästeri och catering (49 procent). (vasakronan.se3)
3.3 Trivsel
När det gäller valet av kontorslösning finns det en rad olika alternativ. I en avhandling på KTH av arkitekten Christina Danielsson jämfördes sju olika kontorsformer: cellkontor med eget rum, delat rum för två‐tre personer, små kontorslandskap för fyra‐nio personer, mellanstora kontorslandskap för 10‐24, stora kontorslandskap med över 24 platser, flexkontor och kombikontor som anpassas efter projektarbetet. Undersökningen visade att bäst trivdes de som satt i ett flex‐ eller cellkontor. Sämst trivdes de som satt i ett mellanstort kontorslandskap vilket är den vanligaste kontorstypen. (fastighetstidningen.com)
I en studie gjorde av John Olson på Facilities Design & Management visar Olson på skillnaden i hur störda de anställda blir i arbetet beroende på vilken arbetsmiljö de befinner sig i. Undersökningen omfattade 10 000 personer som arbetade på 100 olika kontor. Undersökningen visade att de som arbetar i ett öppet kontor oftare blir störda än de som sitter enskilt på ett eget cellkontor.
Bild 8: Störningsnivåer på olika kontorslösningar (Olson, 2000) En slutsats som Olson drar av studien är att den bästa ekonomiska lösningen för ett företag och för att få medarbetarna att arbeta så effektiv som möjligt är att låta dem sitta i ett enskilt kontor. Olson förklarar också vikten av att medarbetarna ska kunna koncentrera sig på sin arbetsplats. Han säger att det handlar om mer än att minska eventuella fel eller att det distraherande förstör kvaliteten på det utförda. De anställda måste kunna få arbeta på en plats där de till 100 procent kan koncentrera sig. (Olson, 2000) Kontoret har en betydande inverkan på resultatet för de anställda och de företag de arbetar i. Det kan stödja eller hindra kommunikation, innovation, kreativitet och lagarbete. En dålig kontorsmiljö kan försämra de anställdas förmåga att prestera på sin högsta potential, detta leder till ineffektivitet, försämrad moral och produktivitet.(Kerslake, 2002)
Kontorsbarometern har undersökt de sociala relationerna på kontoret och påstår i sin artikel att de sociala relationerna på arbetet ökar prestationen och minskar stressen. Undersökningen visade på att majoriteten av undersökningens deltagare ansåg att de sociala relationer de hade på arbetet för med sig något positivt. 90 procent menade att deras relationer med andra kolleger ökar trivseln samtidigt som nära 50 procent av deltagarna tyckte att de sociala relationerna bidrog till att stressen minskade och att de därmed presterade bättre. Vasakronan beskriver även att det främst är luncher och gemensamma pauser som skapar de sociala relationer som omtalas. Undersökningen visade att personer med chefbefattning är sämre än övriga anställda på sociala relationer på arbetet. (vasakronan.se1)
3.4 Arbetsplatsstrategi
En ökad globalisering och ökad konkurrens på inhemska marknader förändrat marknaden för företagen. Teknikutvecklingen har gjort att de flesta arbetsuppgifter kan skötas från hela världen vilket gjort att de anställda kan vara mer flexibla. Företagen bör i sin lokalstrategi fundera över hur kontoret används för att minska risken för ineffektiv kontorsarea och onödiga kostnader. Ett förslag
kan vara att en del av personalstyrkan arbetar mer hemifrån. Anställda söker mer flexibilitet av företaget det vill säga mer frihet gällande arbetstiden och tiden de skall infinna sig på kontoret. Detta för att balansera tiden mellan arbete och familj. (Kerslake, 2002)
Vissa visioner om att alla till slut kommer att arbeta hemifrån avfärdas snabbt av Kerslake i sin artikel. I en intervju med Glenn Harris, HR manager på North Shore City Council, säger han:
‐ Classic studies suggesting that everyone would end up working at home haven't eventuated in any culture yet. I suppose it's because we're social animals and also, if you're in a relationship, your partner doesn't want to see you 24 hours a day.
Det finns flera fördelar med att ha människor tillsammans för att lösa problem, optimera kreativitet och skapa de bästa idéerna. De anställda skall tillsammans höja värdet på deras egna ansträngningar. (Kerslake, 2002)
Äldre anpassade kontor och arbetsplatser har utformats som ett svar på gamla sätt att arbeta och tillgodoser inte de nuvarande behoven hos anställda och företag. Framgångsrika företag kommer att ha ett ”levande” kontor, med strategier för hur kontoret kan utvecklas i takt med företaget. Platsen där arbetet utförs kommer mindre relevant, samtidigt som den blir allt viktigare i olika avseenden. Mindre relevant eftersom kapaciteten med den nya tekniken suddar ut det traditionella sättet att arbeta och möjliggör att arbete kan utföras var som helst. Den digitala miljön kommer vara lika viktig som den fysiska. Den blir mer viktig för de organisationer som inte klarar av att gå över till en friare arbetsform och kommer i slutändan får svårt att klara sig. (McGregor, 2000)
En ny generation kommer ut i arbetslivet och kräver en kontorsmiljö som attraherar, tillfredsställer deras behov och skapar incitament för dem att stanna på företaget. Med stora kommande pensionsavgångar i Europa och USA kommer det råda brist på högutbildad personal. De arbetsmiljöer som företagen har skapat de senaste årtiondena har inte tillfullo tagit hänsyn till den potential som finns in företagen. En effektiv kontorslösning tillåter enligt Audrey Schriefer en naturlig och effektiv överföring av kunskap. Ökad kunskapsöverföring leder till en förbättrad produktivitet, högre kvalitet och ökad innovation i arbetet.(Schriefer, 2005) Detta illustreras i Schriefers modell på nästa sida:
Bild 9: Modell arbetsplatsstrategi (Schriefer, 2005)
Att ha en bra arbetsplatsstrategi är en vinst för företaget som kan anställa och behålla kompetent personal. De ökar produktiviteten och sparar pengar samtidigt som de anställda som får lättare att samarbeta. (Schriefer, 2005)
Duffy menar att den kunskapsekonomi3 som företag i norra Europa idag arbetar i blir allt mer kunskapsinriktad. Detta skapar nya mönster i arbetet som blir allt mer sammansatt och socialt. Kunskapsekonomin innebär att anställda måste kommunicera för att dela och utveckla idéer. Något som är omöjligt i individuellt arbete. Att starka, smarta och självgående anställda som är utrustade med rätt teknik ändå väljer att komma till ett kontor beror på att de måste kommunicera. (Duffy, 2008:48)
3.5 Individens behov
De mest framgångsrika företagen när det gäller att skapa eftertraktade kontor är de som erbjuder tjänster som förbättrar kvaliteten i vardagslivet för de anställda. Några exempel på dessa tjänster är yogaklasser, massage, hälsorådgivning, gym och barnpassning. Det är saker som förenklar vardagslivet då de får dessa tjänster på arbetet. Affärstidningen Fortune listar de bästa företagen att arbeta i varje år, det bästa företaget i Danmark är vattenpumpstillverkaren Grundfos som erbjuder sina anställda träslöjdsal, skjutbana och möjlighet att meka med bilen i en verkstad. De företag med nöjda anställda är de som ser sina anställda som individer, både i det professionella och privata, och 3 Kunskapsekonomi – Innebär att kunskap ska värderas som en produkt eller verktyg. Kunskap kan exporteras på samma sätt som traditionella produkter, som till exempel bilar. (wikipedia.se2)
