Användandet av digitala verktyg inom Human
Resource Management
En kvalitativ studie kring de anställdas uppfattningar och åsikter
The use of digital tools in Human Resource
Management
A qualitative study about the employee’s perceptions and opinions
Kandidatuppsats
Johanna Roos & Sumaia El Khazzar Informatik
Kandidatnivå 13hp
VT2020
Användandet av digitala verktyg inom Human
Resource Management
En kvalitativ studie kring de anställdas uppfattningar och åsikter
Kandidatuppsats
El Khazzar, Sumaia, It och ekonomiprogrammet, Malmö Universitet, Sverige Roos, Johanna, It och ekonomiprogrammet, Malmö Universitet, Sverige
Abstrakt
Denna studie avser att undersöka användandet av digitala verktyg inom HR samt hur kommunikationen och interaktionen har påverkat HR-personalen och de övriga anställda inom organisationen. För att vidare forska inom studien har kvalitativa intervjuer genomförts med syfte till att samla in information kring de anställdas uppfattningar och åsikter kring användandet av digitala verktyg. Vi har även valt att fokusera på hur relationen mellan HR anställda och resterande av organisationernas medarbetare påverkas vid kommunikation via digitala verktyg. Med forskningsfråga som har inriktning i hur digitala verktyg har påverkat HR avdelningens arbetssätt och hur kommunikationen och interaktionen mellan HR personalen och övriga anställda påverkats. Resulterar det till att digitala verktyg har effektiviserat HR avdelningens arbetssätt. Kommunikationen har inte påverkats negativt och interaktionen mellan HR personalen och övriga anställda har förändrats, men därmed bidragit till nya möjligheter.
Nyckelord:
Human Resource Management, Digital transformation, kommunikation, interaktion, IT, organisationsförändring
Abstract
This study aims to investigate how digital tools support the HR department and affect the communication and interaction between HR managers and other employees within an organization. To gather information in order to understand the employee's experience and opinions about how digital tools affect their work, have qualitative interviews been conducted. However, we have also focused on the relationship between HR managers and the rest of the organization's employees are affected by the new technology. With our research questions that include both the effects of the digital tools and how new technology changed the relationship and the interactions between HR managers and other employees. Did the results show that the digital tools facilitated the work of HR managers. Also, the communication between HR managers and other employees did not get affected negatively with the use of different digital and the interaction have changed but also gives new opportunities.
Keywords:
Förord
Vi vill tacka alla er som medverkat och bidragit till denna studie, utan er hade det inte varit möjligt! Vi vill även rikta ett extra stort tack till vår handledare Sissi Ingman för sitt engagemang.
Innehållsförteckning
1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Problemformulering 1 1.3 Syfte 2 1.4 Forskningsfråga 2 1.5 Avgränsning 2 1.6 Begreppsförklaring 3 1.7 Digitala verktyg 3 2. Teoretisk referensram 3 2.1 Organisationsförändring 4 2.2 Informationsteknologi (IT) 4 2.2.1 IT-verktyg 4 2.3 Digital HR 5 2.3.1 Historisk genomgång 5 2.4 Kommunikation i organisationer 72.4.1 Vad är kommunikation i organisationer 7
2.4.2 E-mail som kommunikationskanal 8
3. Metod 8 3.1 Vetenskapsteoretisk ansats 8 3.2 Datainsamling 9 3.2.1 Urval 9 3.2.2 Kvalitativ intervju 11 3.2.3. Genomförande av intervjuprocessen 11 3.3 Sekundärkällor 12 3.4 Etiska riktlinjer 12
3.5 Databearbetning och analys 12
3.5.1 Trovärdighet och generaliserbarhet 13
3.6 Informanter 13
4. Resultat av intervjuer 15
4.1 Användandet av digitala verktyg 15
4.1.1 Positiva effekter 15
4.1.2 Utbildningar 15
4.2 Kommunikation och interaktion i organisation 17
5. Analys 19
5.1 Digitala verktyg 19
5.2 Användandet av digitala verktyg 21
5.2.1 Positiva effekter 21
5.2.2. Utbildning 22
5.2.3 Negativa effekter 23
5.3 Kommunikation och interaktion i organisation 24
6. Slutsats 25
7. Framtida forskning 26
8. Källförteckning 28
1. Inledning
_________________________________________________________________________
1.1 Bakgrund
Ny teknik har utvecklats enormt, allt fler system och digitala verktyg nyttjas ständigt. Syftet med digitalisering är att med hjälp av digital teknik utveckla, effektivisera och förbättra verksamheter. Digitalisering är ett begrepp som är en del av den teknologiska processen och används dagligen av organisationer, grupper och individer (Semcon, 2020).
Gulliksen et al. (2018) förklarar att datorer och operativsystem har nyttjats sedan 1950-talet. På 1970-talet började tekniken utvecklas och synen på dessa verktyg har förändrats. I början av utvecklingen började dataskärmar användas för att mata in data där utskrifterna syntes och kunde läsas på bildskärmen. När användningen av datorer började kunde arbetsuppgifterna utföras snabbare. Detta ledde till att arbetet var mer interaktivt med datorer.
Den intensiva utvecklingen av IT hanteras ständigt i olika arbetsuppgifter. Dessa arbetsuppgifter omfattar information, kommunikation och många dagliga aktiviteter. Effekterna av IT-utvecklingen och dess innovativa lösningar förändrade sättet att utföra olika affärsaktiviteter inom verksamheter. Tillämpningen med IT har underlättat HRM-funktionerna. Detta igenom de olika lösningar som IT-utvecklingen har bidragit med. Human Resources Management (HRM) är ett begrepp som utvecklat från idén att strategisk personalhantering kan ge konkurrensfördelar (Flynn, 2015). HRM används i organisationer och är ett sätt att utveckla, motivera samt locka till sig samt behålla sina anställda. HRM har med tiden blivit allt mer viktig utifrån flera orsaker. Genom detta har HRM sina utgångspunkter inom organisationers strategier och mål (Jacobsen, 2014).
Allt fler organisationer har ersatt personalhanteringen ”face-to-face” med elektronisk personalhantering. Det innefattar e-HR (digital Human Resource) som har underlättat HR funktionerna genom att ha skapat dynamiska och operativa förmågor som förstärker effektiviteten inom HRM (Ma & Ye, 2015). Lengnick-Hall & Moritz (2003) menar att det är den snabba utvecklingen av teknik har lett till att digital HR fått stor framväxt.
1.2 Problemformulering
Vid implementering av ny teknik påverkas kommunikationen och interaktionen mellan människor enormt. Eftersom tekniken har skapat förändringar på det mänskliga livet bör hänsyn tas till vad för effekt på samhället den bidrar med och hur kommunikationen har nyanserats. Den mänskliga interaktionen och den sociala kopplingen sägs vara nyckeln till lycka dock har tekniken lyckats påverka dessa. Dock är dessa effekter oklara, angående kommunikationen och interaktionen (Eddy, 2019).
Jonas Söderström (2015) menar att IT system och införande av digitalisering skulle bidra med enkelhet och effektivisering där arbetsuppgifterna ska utföras på ett lättare sätt. Dock är inte följden alltid så som förväntas, då digitalisering inte enbart tillför enkelhet och effektivitet. Dessutom kan det även bidra med konsekvenser som leder till problem i en organisation. Dessa problem kan vara i form av överbelastning eller felaktig information. Harvard Business Review gjorde en internationell studie som visade att HR är den avdelning som har lägst digital kunskap
jämfört med andra avdelningar som till exempel IT och marknadsföring (HBRAS, 2015). Söderström (2015) menar att det är svårt att organisera ett system på ett sätt att det ger användarna rätt information vid rätt tidpunkt, i rätt mängd som passar deras arbetsuppgifter. Den kompetens som behövs för att hantera och ge användarna rätt information är sällsynt inom affärssystem, ärendehanteringssystem och HR-system. Även medvetenheten kring vilken interaktion och vilka gränssnitt som behövs är låg och detta påverkar användarna. Att utveckla system som är anpassade efter användarnas arbetsuppgifter är inte en enkel process (Söderström, 2015). Trots dessa svårigheter har det varit möjligt för organisationer att lagra information, som gjort att vissa arbetsuppgifter automatiserats. Med hjälp av att utbilda användare, underlättar det användningen av de olika systemen som utförs. Detta har enligt Lengnick-Hall & Moritz lett till att den administrativa bördan minskat och att HR-avdelningen kan ägna sig mer åt andra högre värdeskapande, strategiska uppgifter (Lengnick-Hall & Moritz, 2003).
Forskning om hur anställda upplever användning av digitala HR-system har förekommit, men sparsamt. I en förvisso lite äldre artikel av Panayotopoulou et al. (2007) påpekas att det endast fanns ett fåtal studier kring hur de anställda upplever användandet av HR samt vilka effekter och konsekvenser det har lett till. Detta styrks av Findikli och Bayarcelik (2015) på så sätt att de hävdar att de studier som finns bygger på intervjuer med HR-avdelningar. De berör alltså inte särskilt mycket kring hur de övriga anställda upplever användbarheten och effekten det har.
1.3 Syfte
Syftet med denna uppsatt bygger på att analysera och belysa hur HR-personal och övriga anställda upplever användandet av digitala verktyg. Studien ämnar även till att ta reda på hur kommunikationen och interaktionen har påverkats mellan HR-personalen och de övriga anställda.
1.4 Forskningsfråga
Uppsatsens följande forskningsfrågor är:
1. Vad för positiva och negativa effekter upplever HR personalen att digital HR medfört vid användning?
2. Hur upplevs kommunikationen och interaktionen mellan HR personalen och övriga anställda vid nyttjandet av digitala verktyg?
1.5 Avgränsning
Med hänsyn till tidsbegränsning samt att ämne vi skriver om är omfattande, kommer en del avgränsningar att göras. Följande uppsats kommer därför enbart att involvera en studie kring åsikter om digitala verktyg inom HR. Digitala verktyg innefattar en hel del verktyg. Därför har vi valt att främst fokusera på verktyg inom kommunikation och interaktion såsom e-mail och Skype via dator och mobil. Digitaliseringen har medfört omfattande förändringar med tillhörande arbetsmetoder och verktyg har vår studie svårt att omfatta allt kring detta. Studien kommer därför inte att gå djupare in på de olika digitala HR-verktygen och ingen jämförelse på hur de anställda upplever digitaliseringen då och nu.
1.6 Begreppsförklaring
Human Resources Information System (HRIS) handlar om att samla in nödvändiga data för att
hantera de mänskliga resurserna inom en organisation (Flynn, 2015).
Human Resources Management (HRM) är ett begrepp som utvecklat från idén att strategisk
personalhantering kan ge konkurrensfördelar (Flynn, 2015). HRM används i organisationer och är ett sätt att utveckla, motivera och locka till sig samt behålla sina anställda (Jacobsen, 2014).
E-HR (digital HR) är den senaste tekniska utvecklingen. Med denna tekniken är det möjligt att
skapa en realtid, informationsbaserad, självbetjäning, interaktiv arbetsmiljö. E-HR syftar till att bedriva affärstransaktioner och mänskliga resurser, med internet som stöd (Lengnick-Hall & Moritz, 2003).
Digitala verktyg är ett samlingsbegrepp som beskriver olika tekniska verktyg. Dessa verktyg
kan nyttjas som hjälpmedel. Digitala verktygen kan var allt från datorer, kameror, appar, mobiltelefoner, datorprogram, surfplattor, webbtjänster, med flera (Diaz, 2012).
1.7 Digitala verktyg
Nedan presenteras de digitala verktyg som vi anser är relevanta för studien. Totalt har fyra digitala verktyg kunnat identifieras som är återkommande hos informanterna.
Dator och mobil används av samtliga informanter som viktiga verktyg för att få och sprida information inom och utanför organisationen. Mobil är en av de första IT-verktygen som blev populär gällande digital kommunikation (Mitra, 2010). Dator och mobil är verktyg som används dagligen av samtliga informanter, vi anser därför att dessa är relevanta för studien. E-mail är ett av de digitala verktyg som har underlättat kommunikation och interaktion och bidragit till att det finns flera olika alternativ att välja mellan gällande att skicka och ta emot meddelanden (Mitra, 2010). E-mail är ett verktyg som samtliga informanter nämner att de använder vid kommunikation inom och utanför organisationen. De använder det både via mobil och dator och det är därför ett verktyg värt att titta närmare på.
Skype är ett verktyg som en del av informanterna använder för att ha videosamtal och gruppsamtal inom och utanför organisationen. De använder det både via mobil och dator och det är därför ett verktyg värt att titta närmare på då de anser att det möjliggör att samarbeta med medarbetare på andra orter.
2. Teoretisk referensram
_________________________________________________________________________
Nedanstående avsnitt presenterar utvald teoretisk referensram som anses relevant inom ämnet. Inledningsvis förklaras vad organisationsförändring innebär och exempel på anledningar till
att organisationer genomför förändringar. Sedan framförs information kring informationsteknologi och kommunikation som kommer att diskuteras tillsammans med digital HR om hur det har utvecklat och förändrat organisationers arbetssätt.
2.1 Organisationsförändring
Många hävdar idag att moderna organisationer kännetecknas av förändring, “change or die”. Organisationer berörs hela tiden av samhällsförändringar som bland annat ökat flöde av varor och information och de organisationer som inte klarar av att utveckla nya produkter eller lösningar är illa ute i dagens konkurrens. Förbättring och effektivisering av befintlig produktion, innovation och att uppnå legitimitet är några av de anledningarna till att organisationer genomgår förändringar (Jacobsen, 2014).
2.2 Informationsteknologi (IT)
Jacobsen (2014) menar att Informations- och kommunikationsteknik (IT) avser användandet av elektroniska hjälpmedel för insamling, bearbetning, analys, överföring, lagring och presentation av information samt att styra och kontrollera arbetsprocesser. Detta innefattar även att koppla samman människor, funktioner och olika enheter både inom och mellan organisationer. Dessa hjälpmedel effektiviserar flera områden som bland annat planering, administrativa funktioner, produktutveckling, produktion, distribution och marknadsföring (Jacobsen, 2014). Marler & Fisher (2013) menar att informationsteknologi (IT) är en fysisk enhet, det vill säga till exempel hårdvara, mjukvara och ett kommunikationsnätverk som är skilt från individer i en organisation men samtidigt också innehåller organisatoriska processer som HR-aktiviteter (Marler & Parry, 2016).
Vad gäller IT har den haft stor påverkan på organisationsstrukturen. IT har bland annat bidragit till utvecklandet av nya kommunikationsnätverk där kommunikationen är friare mellan olika enheter. Detta gör att gränserna mellan avdelningar suddas ut och möjliggör mer spontana samarbeten på ett lättare sätt. IT har underlättat volymen i kommunikationen i alla inriktningar inom organisationen som även underlättat kommunikationen mellan medarbetare och därmed underlättat samordningen. Kommunikationen mellan medarbetarna har blivit möjligt på grund av elektroniska poster då medarbetare kan kommunicera direkt till varandra istället via till exempel mail. IT möjliggör att stora mängder information finns tillgängligt samtidigt för alla anställda i en organisation. Detta är möjligt på grund av implementerandet av databaser som alla har tillgång till som ständigt uppdateras med ny information (Marler & Parry, 2016).
2.2.1 IT-verktyg
Benson et al., (2002) anser att internet och webbaserad teknik ofta används för att stödja och förbättra prestationen på arbetet. Dessa verktyg inkluderar datorbaserade prestationsförbättringar i form av teknologi, elektroniska stödsystem, samarbete via datorn, teknisk kommunikation och elektronisk publicering. Genom att använda nya IT-verktyg som företagsintranät, virtuella samarbetsverktyg som stärker gemenskap, datalagring och webbaserade affärssystem hjälper organisationer att samla in och sprida information som behövs för beslutsfattande och för att kunna förbättra prestationer inom alla nivåer i en organisation.
IT-verktyg är även viktigt för effektiv kommunikation och ett effektivt samarbete. Dessa verktyg kan t.ex. vara e-post, snabbmeddelanden, diskussionslistor och videokonferenser som
förändrat sättet vilken arbetsplatsen kommunicerar och samarbetar med varandra på. Dessa verktyg tillåter även att arbetare kan delta i interaktioner på arbetsplatser utan att vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen. Det tillåter att kommunikationen kan ske på avstånd, vilket inte kräver att de anställda behöver vara på samma plats för att kunna samarbeta. Några exempel på kommunikation och samarbeten som möjliggörs med hjälp av IT-verktyg är att det blir möjligt att bilda virtuella team och elektroniska arbetsgrupper (Benson et al., 2002).
2.3 Digital HR
2.3.1 Historisk genomgång
Lengnick-Hall & Moritz (2003) hävdar att Human Resources (HR) funktionen alltid har varit ledande vad gäller att integrera teknik i organisationen. En del av de affärsprocesser som tidigast automatiserades var löneadministration, och sedan dess har HR fortsatt slå samman ny teknik med gamla processer. Organisationer använder även ett informationssystem för mänskliga resurser (HRIS) som ökar den administrativa effekten och producerar rapporter som har potential att förbättra beslutsfattandet.
Med e-HR menas den senaste tekniska utveckling som gjort det möjligt att skapa en realtid, informationsbaserad, självbetjäning, interaktiv arbetsmiljö som inte tidigare varit möjligt. E-HR syftar till att bedriva affärstransaktioner och mänskliga resurser, med hjälp av internet. Så länge de anställda och chefer har tillgång till en ansluten dator kan internet tillhandahålla personalavdelningen information när de behöver det och varifrån som helst. Idag kan ett e-HR-system innehålla företagets programvara (ERP), HR-service, röstsvar, webbapplikationer och portaler för chefer och medarbetare. Med e-HR kontrollerar de anställda sin egen personliga information. Vad gäller personalfunktionen kan e-HR påverka effektiviteten på olika sätt, både genom att chefer och anställda kan göra bättre och snabbare beslut samt organisatoriskt på så sätt att HR-funktionen blir mer effektivt i kunskapshantering och skapandet av socialt kapital
(Lengnick-Hall & Moritz, 2003).
E-HR kom fram från sammanflödet av flera viktiga förändringar i samhället och företag. Utbredd datorkunskap var nödvändig för anställda och chefer för att dra nytta och möjligheter som utvecklas inom tekniken. Det räcker inte med den nödvändiga tekniken, människor måste veta hur dessa system bör användas. Internet tillhandahöll möjligheten att länka personliga datorer mellan anställda och det gjorde att de fysiska barriärerna som tidigare hindrat interaktion och bromsande affärsprocesser togs bort. Det blev även möjligt att koppla samman alla verksamheter. HR-proffs tillsammans med specialister inom informationsteknologi skapade programvara och system som flyttade HR-information och beslutsfattande från arkivlådor till datorer. Det finns tre huvudformer som e-HR har utvecklats som bidrar till lättare publicering av information, automatisering och transformation samt hur HR genomförs i organisationen (Lengnick-Hall & Moritz, 2003).
Furtmueller et al. (2011) menar att det har skett en utveckling av rekryteringsmetoder som visar att jobbsökande, rekryterare och organisationer söker sig alltmer till internet. Rekryterare använder internet för att annonsera jobb och arbetssökande ansöker dessa online. De största fördelarna med e-rekrytering är att tjänsterna innebär kostnadsbesparingar, effektivitet och bekvämlighet för alla parter. En process som digitaliserats är bland annat rekrytering. E-rekrytering innebär att organisationer som behöver personal vänder sig mer åt att annonsera
jobbansökningar via internet för att hitta matchande kandidater, vilket på senare tid har ökat över hela världen (Furtmueller et al., 2011).
Vidare används bland annat chatbots och andra automatiserade funktioner för att hantera vanliga frågor kring företaget och deras policy som ökar produktiviteten och gör att HR-anställda inte behöver slösa tid på att utföra dessa uppgifter. Det finns även en del företag som är mer innovativa och använder chatbots där roboten kan hämta kunddata och utföra vissa uppgifter åt användaren samt automatisk fylla i vissa ansökningsformulär som sparar den anställdes tid (Eunju Joh & Blake White, 2018). Tidigare studier visar att digital HR, lett till att produktiviteten och servicenivå har ökat, HR-personal och kostnader minskat samt att de anställda har fått avlastning i det administrativa arbetet på grund av automatiseringen i form av bland annat självbetjäning (Poisat & Mey, 2017).
I en tidigare studie kring användandet av e-HR visade Bell, Lee & Yeung (2006) förklarar att utvecklingen av HR-lösningar skapar mervärde för verksamheten. Resultatet visade även att en stor andel procent ansåg att skiftandet till e-HR innebar att HR-proffsen behöver mer djupgående datakunskaper och vara mer bekväm med teknik för att e-HR ska integreras i HR-rollen. Dock hävdas det att de system som används för att underlätta transformationen ska vara användarvänliga och inte kräva en avancerad nivå av teknik. Fokuset ligger på att HR-funktionen ska kunna lägga mindre vikt vid rutinmässiga, administrativa uppgifter och lägga mer energi på de tjänster som ger mervärde till verksamheten och detta överensstämmer med annan forskning sedan tidigare (Bell et al., 2006).
För att beskriva mer hur det ser ut idag hävdar Janet H. Marler & Emma Parry (2016) att användningen av informationsteknologi har ökat under det senaste decenniet inom HRM. Denna tillväxt drivs främst av spridningen av ERP-programvara kombinerat med internetbaserad teknik som standardiserar och automatiserar administrativa uppgifter och HRM-aktiviteter. Denna IT-innovation kom att även kallas för e-HRM.
Å andra sidan menar en del forskare att IT är en disruptiv teknik som kommer att förändra sättet organisationer är strukturerade på. Detta genom att tidigare lösningar som organisationer har nyttjat, blivit obsoleta på grund av ny teknik som implementerats. Begreppet obsolet i detta sammanhang omfattar att ny teknik har överlägset tagit över det som organisationer tidigare arbetat med (Johnson, 2019). Vidare på samma sätt menar forskare att e-HRM kommer att förändra eller störa hur HRM utövas i organisationer då det går från att i huvudsak vara administrativt till att bli mer strategiskt. Med e-HRM (digital HR) innebär det att administrativa uppgifter har automatiserats och gett mer distribuerad tillgång till data som lett till att de som utför HRM-uppgifterna kan lägga mer fokus på mer komplexa, bedömningsorienterade och mer krävande uppgifter och ansvar. E-HRM kan bestå av bland annat konfiguration av maskinvara, programvara och elektroniska nätverksresurser som möjliggör HRM-aktiviteter genom att samordna och styra individer och gruppers informationsskapande och kommunikation inom och över organisatoriska gränser. Exempel på HRM-aktiviteter är bland annat policy, praxis och tjänster (Marler & Parry, 2016).
Det finns flera teorier som talar om förhållandet mellan informationsteknologi och organisationsstruktur. Marler & Parry nämner även Joan Woodward organisatoriska beredskapsteori som går i hand med hennes studier kring teknik i organisationer och han menar att organisationsstrukturer är beroende av produktionstekniken som används i organisationen (Woodward, 1965). Överensstämmande med denna teori hävdas också att det är på grund av konkurrenskraft som tvingar fram spridning av teknik eftersom alla företag måste fungera effektivt annars överlever de inte. I den utsträckning som teknik förbättrar produktiviteten
kommer det antingen att fungera som ett komplement eller helt ersätta arbetskraft med ny teknik som skapar organisatorisk förändring. Produktion av HR-aktiviteter förväntas öka med hjälp av e-HRM eftersom det automatiserar och ersätter administrativa uppgifter. Ett exempel är att HR:s användning av e-HRM digitaliserar och automatiserar transaktioner och administrativa uppgifter som underlättar fördelning av tid till uppgifter som är mer värdeskapande som till exempel att utforma en bättre HR-policy (Marler & Parry, 2016). Sammanfattningsvis menar Marler & Parry (2016) att e-HRM utifrån flera teoretiska perspektiv är en administrativ teknologi som möjliggör förändringar i organisationens interna struktur. Standardisering och automatisering av administrativa uppgifter och tillhandahållandet av mer relevant information skapar mer effektivitet som även ökar deltagarnas deltagande och kunskap att bättre använda information och fatta bättre beslut.
2.4 Kommunikation i organisationer
2.4.1 Vad är kommunikation i organisationer
En grundläggande organisatorisk process som håller samman organisationen, utgör grunden för beslut och lärande och därmed skapar en mening och sammanhållning, är kommunikation. Kommunikation kan definieras som en process som löper kontinuerligt, genom att förändra och upprätthålla organisationen där medlemmar kommunicerar med grupper och individer, både externt och internt (Jacobsen, 2014). Utifrån denna definition som formulerats gällande kommunikation berör de aktiviteter som sker inom en organisation, mellan organisationer och dess omvärld. Med tiden har kommunikationen utvecklat där tekniken och dess utveckling implementerats. Dessutom har teknikens utveckling bidragit till nya organisationssätt där kommunikationen har blivit allt mer viktigare. Vid utveckling av teknik har arbetsuppgifternas karaktär förändrats gentemot hur människor vanligtvis brukar arbeta. Jacobsen (2014) förklarar att detta har lett till att organisationer bör effektivisera deras sätt att kommunicera för att det ska vara välfungerande. Alltså har kommunikationen blivit en nyckelfaktor i organisationer. Som följd räcker det inte att kommunikationen är effektivt, utan det handlar om att följa förändringar som sker i marknaden och andra omvärldsförhållanden som påverkar och är betydelsefull för verksamheten. I detta fall är information ett krav gällande vad som pågår och därmed finns det behov av kommunikation för att tillgodogöra informationen som samlats in. Detta för att kunskapbehoven ökar och allt mer arbete utförs igenom olika grupper och team (Jacobsen, 2014).
Kick et al. (2015) menar att interpersonell kommunikation är en viktig del för att bygga relationer mellan människor och detta kan spåras långt tillbaka till där mänsklig interaktion började. Genom kommunikation bygger individer relationer med varandra genom att meddelanden skickas och tas emot mellan aktörerna. På så sätt kan ett band mellan individerna utvecklas om meddelandet mottages på rätt sätt. Forskare har försökt identifiera de fördelar som finns med att företag använder sociala medier och olika former av kommunikation via mobil. Med stor sannolikhet kommer användningen av dessa typer av kommunikationsformer att öka (Kick et al., 2015). Swarnalatha (2013) menar att den relation som finns mellan bland annat handledare och anställda är en av de viktigaste faktorerna för att behålla en anställd på företaget. För mänskliga resurser är kommunikation en nyckelfaktor som används för att engagera anställda och om detta inte sker genom effektiv kommunikation kan de anställdas prestationer drabbas. Detta i sin tur kan bidra till att konflikter uppstår och det kan leda till att anställda till slut väljer att lämna arbetsplatsen (Kick et al., 2015).
2.4.2 E-mail som kommunikationskanal
Gulliksen et al. (2018) menar att kommunikationsteknologi och dess utveckling de senaste progression har lett till att många människor ansluter sig över stora avstånd med digitala enheter. En digital enhet som används ofta inom organisationer är e-post. Att arbeta med e-post kan leda till stort fragment av en människas arbetsdag, distrahera dess arbetsuppgifter eller kräva uppmärksamhet utanför arbetstider. Användandet av e-post kräver lik andra kommunikationskanaler, kultur, normer och eventuellt lärande. Detta för att användaren ska kunna använda enheten på rätt sätt. Med e-post kan det enkelt ske överbelastning och flera massutskick och kopior skickas ut för att meddela information. Detta leder oftast till att människan alltid är tillgänglig och arbetar även under helger (Gulliksen, 2018).
Vidare har e-posthanteringen etablerats som det vanligaste sättet att sända och bemöta information. Dessutom används enheten som kommunikationsmedium inom organisationer Användningen av e-post har ökat kraftigt och etablerats, som det vanligaste sättet att sända och bemöta information. Dessutom används enheten som kommunikationsmedium och anses vara användarvänlig, kostnadseffektiv och flexibel genom dess tillgänglighet (Taylor et al., 2008). Russell et al. (2017) nämner i sin studie att elektronisk e-post är ett viktigt digitalt verktyg i arbetslivet. Detta för att e-postteknologin underlättar processen av schemaläggningen, samordningen och effektiviserar kommunikationen. Även om e-postteknologin bidrar med olika förutsättningar behåller den sin popularitet gällande arbetskommunikation.
3. Metod
_________________________________________________________________________
I detta kapitel redogörs vilka typer av metoder som använts för att kunna besvara studiens forskningsfrågor. Genom detta kommer de olika metoderna att presenteras, förklaras och diskuteras gällande varför de har blivit utvalda för användning. Syftet ligger i att ge läsaren en tydlig bild över hur forskningsprocessen gick till.
3.1 Vetenskapsteoretisk ansats
Detta avsnitt är till för att argumentera och diskutera kring de metoder, teorier och analysstrategier som valts ut. Enligt Rienecker & Stray Jörgensen (2017) används teorier för att förklara och undersöka det ämne som väljs. Dessutom kan det inkludera begrepp och metoder, det vill säga olika typer av kunskap. Dessa teorier kan utvecklas antingen induktivt eller deduktivt.
Teorier som är utvecklade på ett induktivt sätt har sina utgångspunkter i data som det kan dras generella slutsatser utifrån. Det innebär att arbete är induktivt åt ett konkret problem som behandlas och undersöks teoretiskt, experimentellt och metodiskt. Vid till exempel en intervju finns inga färdigformulerade svar. Det finns ingen speciell analysstrategi som följs och med detta menas att det inte finns några förutfattade meningar om hur något kommer att framstå och redovisas (Rienecker & Stray Jörgensen, 2017). Utifrån detta kan slutsatsen dras genom att arbeta mer induktivt och utgå från ett konkret problem, teoretisk referensram och utföra flexibla intervjuer för att få mer djupgående kunskap kring de anställdas uppfattningar och åsikter.
För att kunna samla in mycket information har varierande källor nyttjats, däribland annat både vetenskapliga artiklar, litteratur och tidigare forskningsarbeten. Kvalitativa intervjuer
eventuellt genomföras för att samla in information kring de anställdas egna uppfattningar och åsikter. Dessa val gjordes då de ansåg vara relevanta. Dessa val baseras på undersökningar, fördjupat kunskapsområde och information som är enkel att kontrollera.
3.2 Datainsamling
3.2.1 Urval
Utifrån studiens syfte ställs vissa krav på den informationerna som hämtas. Angående urvalet som studien har valt att förhålla sig till, är anställda inom HR och anställda som befinner sig inom de övriga avdelningarna inom en organisation. För att nå ut till informanterna som befinner sig i de olika företagen har en presentationsmejl formats och skickats ut (se bilaga). Intervjupersonerna som tillfrågades var HR anställda och anställda med andra titlar. Vid sökning av informanter hittades fyra olika företag som befinner sig i olika branscher. Denna typ av urval ansågs vara intressant att undersöka. De företag som valdes är, vattenföreningsföretag, logistik och lager och förskola. Däremot har inte valet av branscher någon betydelse gällande uppsatsens resultat, utan grundtanken ligger i att inte begränsa sig till en viss bransch. Som följd har inte dessa branscher valts aktivt utan de förekom samtidigt som informanterna har valt att medverka i studien. Dessutom fanns det ingen avgränsning till vilken typ av anställd som medverkade förutom att det specifikt skulle vara en HR anställd från varje organisation. Detta för att det vore intressant att ta reda på hur HR anställda nyttjar sina digitala verktyg och hur de använder dessa för att kontakta de övriga anställda inom företaget. Dessutom ämnar studien till att ta reda på hur de övriga anställda kommunicerar med de digitala verktygen och hur dess förhållande med HR avdelningen ser ut. Genom att intervjua de olika informanterna ges möjligheten till att få en omfattande bild av inställningen till de digitala verktyg, som används inom HR avdelningen och de digitala verktyg som används för att kontakta HR och de övriga anställda inom företagen.
Vidare låg förutsättningarna i att de potentiella informanterna skulle ha varit i kontakt med de digitala verktygen. Men detta krav visade sig inte vara något att påpeka då de digitala verktygen var en stor del av deras arbete och dessutom ett sätt att kommunicera via. Gällande informanterna som tackade ja till att medverka i studien har intervjutillfällen bokats, medan andra har valt att svara på intervjufrågorna digitalt, på grund av hög belastning (anledning COVID-19). Totalt blev det sex informanter. Målet var att intervjua fler informanter och dessutom inhämta empiri genom tio intervjuer. Tyvärr blev det inte som förväntat på grund av pandemin som påverkade många organisationer och flertal av informanterna hade stor belastning och andra blivit varslad från sina jobb. Att intervjua tio personer hade varit till en fördel för studien för att få ett givet resultat men i och med situationen blev det tyvärr inte som tänkt. Vidare hade resultatet haft en annan trovärdighet i studien om urvalet hade inkluderat fler informanter.
Urvalet omfattade olika typer av åldrar, kön samt antal år i branschen, både unga och äldre. Detta för att få olika uppfattningar och syn kring nyttjandet av digitala verktygen och hur de ser på kommunikationen och interaktionen. Vi hade en målinriktning som tillämpades för att informanterna ska ha medverkat inom organisationen i en period och därmed tagit hänsyn till åldern. Detta för att vi ansåg att det skulle vara intressant för syftet att ha en målinriktning med blandade åldrar men samtidigt sätta en gräns och dessutom välja ut informanter samt ha en HR anställd från varje organisation. Nackdelen med valet av målinriktningen är att resultatet inte kan användas som en allmängiltig förklaring för hur anställda tycker om de digitala verktygen,
då det kan inkludera olika uppfattningar beroende på personen som intervjuas. Detta motsvarar att det generella resultatet gällande uppsatsen ligger i den individuella inställningen till de digitala verktygen. För att tydliggöra detta omfattar resultatet de urvalet som är inkluderat i undersökningen och inte den generella inställningen och uppfattningen hos HR anställda och övriga anställda inom organisationer.
Tabellerna nedan visar hur många informanter som intervjuats, vilket datum och vad för
arbetsroll de har inom organisationen.
Informanter: Organisation 1
Tabell 1. Förteckning över informanter som intervjuades i organisation 1
Organisation: 1 Arbetsroll Intervju
Respondent 1 Övrig anställd Digital via Zoom:
2020 - 04 - 14
Respondent 2 HR ansvarig Digital intervju via mejl: 2020- 04 - 15
.
Informanter: Organisation 2
Tabell 2. Förteckning över informanter som intervjuades i organisation 2.
Organisation: 2 Arbetsroll Intervju
Respondent 1 HR ansvarig Digital via Zoom:
2020-04-16 Respondent 2 Inköps-och orderadministratör Personlig intervju:
2020-04-15
Informanter: Organisation 3
Tabell 3. Förteckning över informanter som intervjuades i organisation 3.
Organisation: 2 Arbetsroll Intervju
Respondent 1 Lagerarbetare Intervju via mejl:
Informanter: Organisation 4
Tabell 4. Förteckning över informanter som intervjuades i organisation 4.
Organisation: 2 Arbetsroll Intervju
Respondent 1 HR-ansvarig Intervju via mejl:
2020-05- 18
3.2.2 Kvalitativ intervju
En kvalitativ forskning har valts då det innebär att forskningen riktar in sig på en mer småskalig grupp människor eller händelser och ger en djupgående samt detaljerad beskrivning (Denscombe, 2018). Följande studie går ut på att vi är behov av att utföra intervjuer med HR-anställda och andra HR-anställdas, där dess åsikter och uppfattningar diskuteras. Innan utföringen av intervjuer antog vi att det kommer att bidra med mer djupgående och detaljerade information, men på grund av omständigheter har antalet intervjuer minimerats. Detta har gjort att vi därför valt att intervjua en mindre grupp människor. Intervjuerna som har genomförts är semistrukturerade intervjuer. Detta innebär att, innan intervjuns start finns en färdig lista med ämnen och frågor som ska besvaras och behandlas, dessa kan dock utvecklas och ändras under intervjuns gång. Detta innebär att intervjun är mer flexibel och frågorna behöver inte följa en specifik ordning eller vara färdigformulerade. Detta ger informanten möjlighet att tala mer utförligt och detaljerat kring sina synpunkter då frågorna är mer öppna (Denscombe, 2018). Planeringen började med att lista upp olika teman och frågor som ansågs vara nödvändiga att besvaras. Därefter formulerades en presentationsmejl som innehåller information gällande uppsatsens syfte, frågeställning och respondentens rättigheter. Grunden till frågorna, teman och presentationsmejlet som formulerats är baserade på teoretisk referensram som diskuteras tidigare i uppsatsen. Som tidigare nämnt bidrar semistrukturerade intervjuer till en flexibilitet där den lyfter fram de centrala aspekterna till samtalet samtidigt som en del frågor har förberetts i förväg. Denna struktur underlättar intervjuprocessen. Dessutom har en intervjuguide (se bilaga 1) bildats utifrån frågorna som genererats. Intervjuguiden innehåller de antal frågeställningar och tillhörande teman som ansågs relevanta för att besvara uppsatsens syfte. Exempel på de teman som intervjuguide innehåller är: Bakgrund, Digitala HR-funktioner och
Relationerna i organisationen.
3.2.3. Genomförande av intervjuprocessen
När COVID-19 började spridas i Sverige och många organisationer och verksamheter drabbades, var vi tvungna att hitta en snabb lösning och utformade plan B. Vi började med att diskutera hur våra intervjuer kommer att se ut och vad vi kan göra för att inte belasta företagen mer än vad dem är. Därmed försökte vi också arbeta genom att samla in den informationen vi är behov av. Vi började med att bearbeta plan B som då utfördes digitalt via systemet Zoom, som vi studenter har tillgång till. Därefter ändrade vi på vårt presentationsmail så att den skulle anpassa det nya sättet och berätta för komponenterna att intervjun kommer att ske digitalt på grund av COVID-19. Vi började med att kontakta ett antal personer som vi sen tidigare har velat intervjua. Det resulterade till att vi fick tillbaka svar av vissa som hade stor belastning men ändå kunde medverka. Situationen för oss blev mer utmanande och vi valde att utforma
plan C som gick ut på att de som hade hög belastning kunde besvara frågorna via mejl. När vi skickade iväg informationen tackade dem ja och besvarade frågorna via mail. Många utmaningar och hinder uppkom men olika lösningar på hur vi ska motstå dessa utvecklades och gav resultat.
3.3 Sekundärkällor
Utöver den primära informationen som samlats genom intervjuer, har även sekundärinformation samlats. Detta genom olika vetenskapliga artiklar. De vetenskapliga artiklarna har använts för att bygga upp teoretisk referensram. De forskningsbaser som har använts är Google Scholar, där både svenska och engelska sökord nyttjats. Till en början sökte vi på bredare begrepp såsom HR, HRM och digitalisering, för att få bredare alternativ och välja ut det som anses vara mest relevant för studien samt bygga upp tidigare teoretisk referensram med både historisk information och nyare information. Därefter användes mer specifika begrepp för att smala ner sökandet och specificera oss. Detta gjordes genom att söka på e-HR, digital HR och e-recruit.
3.4 Etiska riktlinjer
Forskningsetik är viktigt vid val av strategi. Dessutom handlar forskningsetik hur forskarens relation till forskningsuppgifter utformas. De etiska riktlinjerna grundar sig i att ingen ska komma till skada till följd av att ha deltagit i forskningen. Begreppet ”skada” i detta sammanhang innebär att forskare angriper ”tänkbara” sådana som på något sätt kan skada individen som väljer att delta i forskningen. Har man en strategi som förknippar sig med många etiska risker bör undvikas och därmed bör en riskbedömning utformas. Denna riskbedömning utvecklas i början av forskningsprocessen där forskaren väljer vilka etiska strategier som bör användas. (Denscombe, 2018). Vi som forskare har därför valt att börja lista ut vilka etiska riktlinjer som bör följas för att utveckla en god forskningsstrategi. Genom att skicka ut ett presentationsmail till våra intervjupersoner skrev vi även ner de punkter med etiska aspekter vi valt att vidta vid intervjutillfällena. Detta innebär att vi förmedlade till intervjupersonerna i god tid vilka rättigheter de har.
Lista på etiska riktlinjer vi följt:
● Enbart spela in intervjuer mot godkännande ● Rätten till att vara anonym
● Avbryta intervjun
● Välja ut vilka frågor de vill besvara
● Allt material kommer att raderas efter att det har analyserats.
3.5 Databearbetning och analys
När material ska bearbetas, bland annat empiriskt material, innebär det sortering, ordning och kategorisering av materialet för att använda det till att besvara forskningsfrågan (Ahrne & Svensson, 2015). När data skulle analyseras valde vi att följa femstegsprocessen som Denscombe (2018) presenterar. Femstegsprocessen innebär bland annat att data från intervjuerna kommer att transkriberas, bearbetas och sållas. Utifrån bearbetningen har återkommande teman tagits fram för att analyseras och jämföras. De intervjuer som utfördes via Zoom transkriberades direkt för att minska risken för att ord missas och underförstådda
meningar tolkas fel. Den del av intervjuerna som blev besvarade digitalt behövdes endast bearbetas, analyseras och jämföras.
Vidare har detta att resultera i en skriftlig tolkning där data presenteras och ställs i förhållande till den teoretiska referensramen. Som följd har data även jämförts med alternativa förklaringar. Dessutom har trovärdigheten och generaliserbarhet diskuteras. Vid diskussion har även en reflektion utformats kring olika tankar och intressanta perspektiv som funnits och därmed utvecklades också olika synpunkter i ett tidigt skede.
3.5.1 Trovärdighet och generaliserbarhet
Vad gäller forskning är en viktig del att läsaren tror på det som står i uppsatsen. Denna trovärdighet anser Ahrne & Svensson (2015) är extra viktig vid kvalitativ forskning och det finns en del sätt att göra sin uppsats trovärdig för läsaren. Ett sätt är genom att vara transparant. Eftersom studiens syfte är att ta reda på HR-anställda och övriga anställdas åsikter och upplevelser kring användandet av digital HR och hur det kan påverka kommunikationen och interaktionen bestäms studiens kvalitet utifrån hur sanningsenligt informanterna har besvarat intervjufrågorna. Som vi tidigare diskuterat under punkten 3.2.3, har rådande omständigheter påverkat vår studie mer än vad vi hade kunnat tro, gällande bland annat antalet informanter samt hur intervjuerna genomfördes. Tanken från början var att genomföra intervjuerna fysiskt, vilket på grund av rådande omständigheter inte var möjligt. Eftersom en del HR var överbelastade samt att Zoom var ett svårt verktyg att använda genomfördes de flesta intervjuerna via mail. Hade omständigheterna sett annorlunda ut hade även vårt resultat kunnat se annorlunda ut. Detta eftersom det går att ställa fler följdfrågor vid ett fysiskt möte samt att förmodligen fler informanter hade kunnat ställa upp på intervju om de inte var överbelastade. Forskningens trovärdighet hänger samman med möjligheterna att generalisera, det vill säga om studien hade genomförts i en annan miljö eller hos en annan population. En typ av generaliseringsanspråk handlar därför om resultatet från studien är applicerbart på andra personer eller miljöer som liknar de som studerats i studien. Genom att studera mer än en miljö och jämföra dessa resultat är argumentationen för studien starkare. Det finns dock inga garantier att studien skulle se annorlunda ut eller inte för att ytterligare ett fall studeras. Möjligheterna att applicera resultatet på andra verksamheter kan även vara ett generaliseringsanspråk (Ahrne & Svensson, 2015). Eftersom vi valde olika branscher och ändå fick liknande svar, skulle slutsatsen kunna dras att detta skulle vara möjligt att applicera studien på andra miljöer och personer. Vad gäller andra verksamheter än just HR är svårt att säga då vår studie även riktar in sig på digital HR. Det skulle då inte fungera särskilt väl att applicera på andra verksamheter, då de inte har samma system och funktioner. Dock skulle studiens del gällande kommunikation och interaktion vid användandet av digitala verktyg som exempelvis mail och mobil att vara möjligt att applicera på andra verksamheter då många verksamheter använder sig av kommunikation via mobil och dator idag.
3.6 Informanter
Nedan presenteras de informanter som vi valt att intervjua. Totalt har 6 intervjuer genomförts digitalt; antingen via videosamtal eller mail. Alla tidigare nämnda etiska riktlinjer har tagits hänsyn till vid intervjuerna och vi har därför fingerat informanternas riktiga namn och använt påhittade namn, deras organisatoriska position samt en sammanfattning av deras inställning till
användning av digitala verktyg inom HR. Vi har även delat in dem i två grova ålderskategorier, 20–34 och 35–50.
“Alexandra” arbetar som inköps- och orderadministratör. Hon är mellan 35–50 år och har
arbetat inom organisationen i femton år. Det material som samlades in under intervjun visar att det finns en generellt positiv inställning till digitala verktyg.
“Beatrice” är mellan 20–34 år gammal, där hon har arbetat inom branschen i snart 2 år. De
material som samlades in under intervjun var att de digitala verktygen som nyttjas bidrar till positiva resultat där kommunikationen är snabb och därmed effektiviserar deras arbetssätt. Dessutom berättar Beatrice att om det sker missförstånd när en kommunicerar via digitala verktyg. Detta brukar lösas genom att ringa upp. Dock finns det brister vid användning av digitala verktyg genom att HR ansvariga kan “favorisera” personer och därmed prioriterar att besvara deras meddelande innan de svarar på de andra som är mindre “favoriserade”. Men annars har de digitala verktygen bidragit med enkelt samarbete och underlättat arbetsdagen.
“Christina” arbetar på ett lager. Hon är mellan 20–34 år och har arbetat inom organisationen i
tre och ett halvt år. Vid följande besvarande intervjufrågor har Christina en positiv inställning till de digitala verktygen som används. Hon menar att de digitala verktygen underlättar vardagen då det effektiviserar kommunikationen mellan HR ansvarig och andra gruppledare. De digitala verktygen bidrar även med ett flexibelt arbetssätt. Hon känner inte att de digitala verktygen har bidragit med något särskilt negativt, utan mer underlättat arbetsmiljön.
“Diana” arbetar som HR ansvarig och är mellan 35–50 år gammal. Diana har flera års
erfarenheter inom verksamheten. Hennes inställning gällande nyttjandet av de digitala HR verktygen är positiv. Hon menar att fördelen med att nyttja digitala verktyg har bidragit till att minskning av pappersarbete sker och att det blir enklare att hålla koll på deadlines. Dessutom anser Diana att det finns ett smidigare arbetssätt genom att använda digitala verktyg som underlättar arbetsprocessen. Men det hon anser är en nackdel med att använda dessa är att obehöriga kan komma åt uppgifterna.
“Elisabeth” arbetar som HR Business Partner och är mellan 35–50 år gammal. Hon har arbetat
inom organisationen i fem år där hon framförallt stöttar chefer inom sälj och marknad. Hennes arbetsuppgifter går ut på bland annat rekrytering, rehab fall, upprättande av rutiner och arbetssätt, frågor kring exempelvis lön och försäkringar samt friskvård. Nu under Corona pandemin inkluderas mycket arbetsuppgifter kring korttidspermitteringar. Hon håller för närvarande även på med ett projekt där utvecklandet av en gemensam karriärsida för samtliga dotterbolag samt en chefsportal med samlad information för sina chefer. Elisabeth har en mycket positiv inställning till användandet av digitala verktyg då det ger henne mer tid till att fokusera på mer värdeskapande aktiviteter.
“Fia” arbetar som HR ansvarig. Fia är mellan 20–34 år och har arbetat i organisationen sen
2010. Som HR ansvarig arbetar Fia med strategiska arbetsuppgifter. Hon arbetar mycket med digitala verktyg och anser att dem har underlättat hennes vardag. Utan digitala verktygen hade Fia inte kunnat utföra sitt arbete på ett flexibelt sätt. Hennes inställning gällande digitala verktygen är positiv då hon anser att det bidrar med mycket enkelhet. Dock nämnde hon att implementering av nya system kan vara komplexa, men vid utbildning kan dessa system bli enklare att förstå och använda. Eftersom Fia har ett brett nätverk där hon arbetar med personer runt om i landet hade det varit omöjligt för henne att kommunicera med dem på ett enkelt sätt utan digitala verktyg.
4. Resultat av intervjuer
_________________________________________________________________________
I detta kapitel kommer de material som samlats in vid intervjutillfällena att presenteras. Detta för att förstå de åsikter och upplevelser som de övriga anställda och HR anställda har till användandet av digitala verktyg. Detta kapitel är uppbyggt på citat från intervjuerna.
4.1 Användandet av digitala verktyg
Nedanstående rubriker som involverar de resultat vi fått av våra genomförda intervjuer kring deras användning av digitala verktyg. Vi har valt att dela upp detta avsnitt i tre olika rubriker som berör positiva effekter, utbildning och negativa effekter.
4.1.1 Positiva effekter
Digitala verktyg är en viktig del inom HR avdelningen. Användningen av dessa verktyg nyttjas dagligen och därmed spelar mycket roll i hur HR avdelningen kommunicerar och sprider information till sina medarbetare. Vid diskussion kring digitala verktyg och dess användning besvarade informanterna som jobbar inom HR på frågan: “Hur ser du på användandet av
digitala HR-verktyg?”
Diana: “Jag tycker det är mycket bra och kan inte se hur det skulle gått utan. Har jobbat
med personal i många år, även som egenföretagare med egna anställda, så jag vet hur många pärmar det gick åt [...]”
Elisabeth: “Jag är mycket positiv till det! Det ger oss tid över till värdeskapande
aktiviteter, säkerställer att vi ger rätt info och följer lagar och regler, hjälper oss att “komma ihåg” och är demokratiska på så sätt att alla chefer har tillgång till dem.” Dessutom förklarar Elisabeth att hon själv är en projektledare som är med och utvecklar nya system vilket gör att hennes inställning är positiv kring användandet av digitala verktyg:
Elisabeth: “Jag tycker att det är en självklarhet, kul och smidigt”.
En annan HR-anställd besvarade frågan om hon eventuellt använder mobil och dator på jobbet:
Diana: “Jag använder både mobil och data och de används till allt.
Utan de hade jag inte kunnat utföra mitt arbete.”
Vidare ställs frågan om de digitala verktygen har en positiv effekt och om de övriga anställda får den hjälp och stöd som de vill ha:
Alexandra: “Ja det tycker jag. Jag uppfattar det som att det gör
att jag arbetar snabbare jämfört med om jag hade gjort saker mer manuellt. Det går snabbt och smidigt. Jag ser nästan enbart positiva effekter med det.”
4.1.2 Utbildningar
Vid intervjutillfällen besvarade informanterna som arbetar inom HR om de får utbildningar kring de digitala verktygen som implementerats. Informanterna från HR-avdelningar nämner
att vid implementering av system har företaget bidragit med intern utbildning.
Diana: ”Vi har haft samma personalsystem hela tiden men det har
varit vissa uppgraderingar. Däremot har vi fått ett nytt ekonomisystem,
Agresso, där vi fick interna utbildningar”
En annan informant inom HR nämner att utbildningarna varierar och det beror mycket på vad för system som implementeras.
Elisabeth: “Ja, både fysisk och digital.”
När de övriga anställda ställs samma fråga, det vill säga om de har varit med vid implementeringen av ett nytt digitalt verktyg, hur de ställde sig till detta samt om de fick någon utbildning svarade en övrig anställd:
Alexandra: “Vi har fått in några nya digitala verktyg och vissa används
mer och vissa mindre. Exempel på dessa är Smartsheet och Hangout. Alla som är berörda av Smartsheet har fått utbildning kring det, men alla använder det inte för att många tycker att det blir extra jobb med det. Hangout fick vi bara en snabb genomgång innan det skulle användas. Jag hade gärna velat ha utbildning om det hade erbjudits, men den information jag har fått med hjälp av mina
kollegor så har det fungerat bra.”
Vidare utvecklar en annan informant (HR anställd) att utbildningarna som ges även kan vara från leverantören, och att hur utbildningarna ser ut beror mycket på vad för system som implementeras.
Fia: “ Ja, det får man av leverantörerna, sen så beror det på vad för system
man implementerar. Digitala utbildningar får man också om det behövs, beroende på vad som implementerats”
4.1.3 Negativa effekter
Vidare var informanterna eniga om att digitala verktyg inte enbar tillbringar fördelar utan har sina nackdelar. Gällande nackdelarna som uppkommer vid användning av digitala verktyg,
besvarade Elisabeth, som arbetar inom HR:
Elisabeth: “Ja, det kan bli för många funktioner ibland och då
blir det rörigt och svårt att hålla reda på alla. Det kan även vara svårt att hålla sig uppdaterad och vara superuser inom alla. “
Som följd visar informantens svar att det är svår att utveckla system som är anpassade för användarens arbetsuppgifter. Detta för att olika system med olika funktioner skapar förvirring. Ytterligare ställs samma fråga till en “övrig anställd”, där de diskuterar att nackdelarna ligger i tillgängligheten.
Alexandra “Har tillgång att titta på mailen oavsett. Även om jag
inte är vid datorn och har med min mobil någonstans kan jag direkt se när jag får svar från någon. Nackdel då det är svårt att koppla bort hemma”.
Användandet av digitala verktyg har alltid varit en svårighet för vissa avdelningar att använda. Dessutom är inte användandet den enda nackdelen utan tillgängligheten hos anställda anses vara nackdel då det är svårt att koppla bort hemma eller på sin fritid. De digitala verktygen visade sig inte vara en börda mellan HR avdelningen och de övriga anställda. Utan det bidrar med effektivitet och flexibilitet.
4.2 Kommunikation och interaktion i organisation
Kommunikation och spridning av information är en viktig roll som HR avdelningen arbetar med. Vid utförandet av intervjuer framgick det hur viktigt det är att informationen som ges ut uppfattas på rätt sätt. Kommunikation via digitala verktyg kan leda till missförstånd. Interaktion mellan HR avdelningen och övriga anställda har förändrats. Vid implementering av digitala verktyg har lett till att kommunikationen öga mot öga minskat.
Vad är informanternas ställning kring digitaliseringens påverkan gällande kommunikation och interaktion mellan varandra?
För att ta reda på forskningsfrågan angående hur kommunikation och interaktion har påverkats av användandet av digitala verktyg har en fråga kring hur informanten kommunicerar digitalt inom organisationen:
Elisabeth: “Via e-mail, intranät (via Sharepoint), Microsoft Teams och Skype.”
På frågan om de någonsin känt att kommunikation via digitala verktyg inte fått fram det de vill förmedla eller missförståtts fortsätter informanten:
Elisabeth: “Ja, det är klart att det ibland är bättre att ta det öga
mot öga eller i alla fall via telefon. Där har man en chans att lyssna av, känna av situationen och kunna hantera det på ett helt annat sätt. Så visst har det hänt att mail misstolkats, men inget större som jag kan minnas.”
Fia “Det brukar ske missförstånd via mejl. Men när det väl sker så
ringer jag. Är det massmejl så kan det hända att missförstånd sker då informationen kan tolkas på olika sätt.”
Användandet av e-post för att kommunicera är ett av de verktyg som informanterna nämner är det verktyg som används i första hand. En övrig anställd berättar att all kommunikation oftast sker via mail och att det leder till sämre mänsklig kontakt. Hon menar att hon ibland kan söka sig till en kollega enbart för att hon saknar “skvallret” och “småpratet”. Hon anser att trots att hon upplever att mail är mer effektivt saknar hon den mänskliga kontakten.
En HR-anställd berättar angående detta:
Elisabeth: “Jag tycker inte att de ska ersätta den
Då informanterna svarat att de använder mail i första hand vid kommunikation ställdes frågan “Hur har den dagliga kontakten påverkats?” för att undersöka hur kommunikationen under en vanlig arbetsdag har påverkats av användandet av digitala verktyg. En HR-anställd svarar:
Elisabeth: “Vi har mycket mindre kontakt med medarbetarna, men
i kontakten med chefer är det mer kvalitet nu. Istället för att skriva ut blanketter och ta emot kvitton t.ex. kan vi prata om stämningen i teamet, kompetensutveckling osv.”
När det gäller relationerna i organisationen förklarar Elisabeth att öga mot öga kontakten minskat något till följd av användandet av digitala verktyg, men att samarbetet inte påverkats särskilt mycket vad hon märkt då hon är van vid att arbeta på detta sätt. Hon upplever att de digitala verktygen stödjer henne i sitt arbete som är en självklarhet för henne i arbetslivet. En annan informant inom HR som tycker att det underlättar samarbetet resonerar som så att:
Fia: “Men det är ju oftast [...] Om jag samarbetar med något så tycker jag det är enklast
om jag sitter vid någon och arbetar. Men i dagsläget brukar jag ha möte med folk som sitter i Karlstad, möte med Örebro och arbetar i samma dokument. Men det hade varit enklare om vi hade suttit tillsammans. Hade vi inte haft de digitala verktygen så hade det varit svårt att hinna med.”
Vid frågan om det hade underlättat att istället ha kommunikation öga mot öga anser en övrig anställd att öga mot öga kommunikation självklart är lättare för att förstå vad den andra personen menar och det går snabbare att föra en diskussion. Om kommunikationen sker via mail kan svar inte förväntas samma minut som det skickas. En HR-anställd ger sin synvinkel kring öga mot öga kommunikation:
Fia: “För mig är det en omöjlighet då jag har personal över hela landet. Men det blir
säkert en skillnad. De hade underlättat för mig om jag skulle träffa någon öga mot öga. Men annars är det omöjligt om jag skulle träffa någon i Stockholm. Det tar ju tid att ta sig dit så att kommunicera digitalt underlättar situationen, annars hade jag inte hunnit.” Vad gäller övriga anställda och deras kontakt med HR nämner en övrig anställd att kommunikationen med HR-avdelningen främst sker via mail. Den övriga anställda upplever att svar ges snabbt och om problem skulle uppstå kan alltid ett fysiskt möte bokas in. Den övriga anställda upplever att det är lättare att diskutera öga mot öga då det kan ske eventuella missförstånd via mail eller telefon. Dock anser informanten att det är skönt att ha konversationerna skriftligt då det är lätt att kolla tillbaka för att kolla exempelvis kolla datum eller dylikt. En annan övrig anställd berättar:
Christina: “När det kommer till att kontakta HR-avdelningen så meddelar vi antingen
gruppledaren innan vi går upp till deras kontor som finns inne på lagret. Om man inte är på jobbet brukar vi antingen maila, ringa eller sms: a den vi vill få kontakt med på HR-avdelningen.”
När frågan kring HR tas upp med en annan övrig anställd förklarar hon:
Beatrice: “Vi har väldigt nära till vår HR-avdelning. Oftast kan man bara gå dit, men
annars är det väldigt smidigt att skicka iväg ett mail till dem då de oftast svarar samma dag. Är det akut kan man slå en signal”
Beatrice berättar även att om det någonsin blir missförstånd, att hon inte fått fram det hon vill förmedla eller dylikt berättar hon att det sällan händer och om det skulle hända brukar det lösa sig väldigt fort. Hon anser att de har väldigt bra kontakt med sin HR-avdelning.
Vid frågan om den övriga anställda vill tillägga något innan intervjun avslutas tilläggs följande:
Alexandra: “Idag är vi så uppkopplade, allt är digitalt. Vi är sårbara om något händer
så att vi inte kan använda det. Hur positivt det digitala än är så är vi väldigt sårbara när det inte fungerar som tänkt.”
Vid frågan om den HR-anställda vill tillägga något innan intervjun avslutas tilläggs följande:
Fia: “Jag tycker de digitala verktygen hjälper under vardagen. Det kan vara väldigt stressande,
tror många tycker det, men det är en förmån. Det är ju för- och nackdelar med dem delarna. Nej men sen tänker jag på tekniken, det blir ju vad man gör det till.”
5. Analys
I detta kapitel kommer resultatet från intervjuerna att ställas i förhållande till den teoretiska referensramen som valts. Upplägget kommer att formuleras genom tre olika teman, där den teoretiska referensramen omfattar digital HR, informationsteknik, kommunikation och E-post teknologin.
5.1 Digitala verktyg
Under denna rubriken kommer det att analyseras de olika verktygen som nyttjades mest av de olika informanterna som intervjuats, med hjälp av den teoretiska referensramen.
IT verktyg (digitala verktyg) omfattar många olika verktyg som nyttjas mer och mer i samhället. Organisationer idag utvecklas mot ett mer automatiserat arbete. Benson et al., (2002) nämner att webbaserad teknik och internet används för att stödja och utveckla presentationen på ett arbete. Dessa IT verktyg ger möjligheten till att dels samla och sprida information för att vidare fatta beslut och förbättra presentationer i olika nivåer inom organisationer. Vidare gällande organisationerna som intervjuats under processen för att skriva denna uppsats, nyttjade många verktyg. Men de verktyg som använts främst var, datorer, mobiltelefoner, mail och Skype. Utifrån intervjuerna som har gjorts ser man att informanterna anser att dessa digitala verktyg underlättar deras arbete i form av att de enkelt att sprida och samla information, effektiviserar deras arbete och kan enkelt nå personal via kommunikationssystem så som mail. På arbetsplatsen använder informanterna främst av datorer och mobiltelefoner. Med hjälp av mobil och dator kan man enkelt svara på mejl, söka information och dessutom ringa eller ha digitala möten. Vid intervjutillfällena har informanterna liknande svar men ändå olika. De nämner bra och mindre bra med systemen eller enheterna de använder. Tabellen nedan kommer att visa respondenternas svar och en kort kommentar gällande om användandet av dator och mobil stödjer arbetet i HR-avdelningen.
Tabell 5. Förteckning över digitala verktyg.
Informanter Digitala verktyg Ja / Nej & Kommentar
Informant 1 Dator Ja, underlättar arbetet
Informant 2 Dator Ja, flexibelt
Informant 3 Mobil Ja och nej, kan bli för mycket ibland
Informant 4 Dator Ja, minskning av pappersarbete
Informant 5 Mobil & Dator Ja och nej, då man önskar att man hade mer face to face konversationer
Informant 6 Mobil & Dator Ja, informationen kan enkelt spridas och nås fram
Vidare hävdar Benson et al., (2002) att IT-verktyg är källan till att effektivisera både kommunikation och samarbetet i arbetsplatser. Dessa verktygen kan vara i form av snabbmeddelande, diskussionslistor, e-post och videokonferenser. Vid användning av dessa verktyg har det bidragit till att sättet arbetsplatser kommunicerar på och samarbetar med varandra har förändrats. Samtidigt som dessa verktygen har förändrat arbetssättet tillåter dem även att arbetare kan delta i interaktioner på arbetsplatser även om de inte är fysiskt närvarande. Med hjälp av IT verktygen som är kopplade till kommunikation och interaktion tillåter det att kommunikationen sker på avstånd där anställda inte behöver vara på plats för att föra samarbeten eller möten. Som följd har resultatet av intervjuerna visat att kommunikationen och interaktionen har förändrats till en del, men samtidigt har arbetet blivit smidigare när de använder sig av datorer och mobil vid kommunikation. En av respondenterna menade att interaktionen är annorlunda när det sker via datorn eller mobil, då man ibland kan missförstå budskapet av informationen som ges. Men samtidigt kan dessa missförstånd lösas genom ett samtal via mobilen. Vidare har de flesta informanter sammankopplande svar om att kommunikationen och interaktionen är lite annorlunda då man ibland önska att ha face to face kommunikation, men att arbetet har effektiviserat och underlättat vardagen där man har chansen att utföra flera arbeten. Med hjälp av digitala verktygen utifrån respondenternas syn som då sker främst med mail och samtal via mobil och dator har underlättat arbetet genom att man har fler val till hur man vill sprida sin information, ta emot information och utföra möten.
