Mittuniversitetet
Interoperabilitet hos
verksamhetsinformation
Göran Samuelsson FALK – Härnösand maj 2016
Göran Samuelsson, Ph.D History, Ass Prof. in Archives and
Information Science at Mid
Sweden University since October 2004
Previously worked 10 years at National Land Survey of Sweden as an archive-strategist, archive-coordinator and also as a product manager for historical maps and archives
3 years at the Military Archive of Sweden - Map department
• Member of Swedish ISO/SIS
• Member of Euro SDR /Archive
• Certified business architect
• Styrelseledamot i Historiska sektionen
2015 Strategisk plattform för digital informationsförvaltning
X
Mittuniversitetet
Flytt och omorganisering
Arkiv- och datavetenskap (ADV) +
Informations- och kommunikationssystem (IKS)= ?
Avdelningen för informations- och kommunikationssystem har verksamhet på Campus Sundsvall. Verksamheten
inkluderar forskning och undervisning inom ämnena:
datateknik, informatik, elektroteknik, data- och
systemvetenskap och industriell organisation och ekonomi.
Cirka 50 anställda
+samverkan med Avdelningen för data- och
systemvetenskap har verksamhet på Campus Östersund.
Verksamheten inkluderar forskning och utbildning inom ämnena: datavetenskap, datateknik, informatik och statistik.
Magister-/masterprogram
i hållbar informationsförsörjning
Mittuniversitetet
Program content and contributions
Semester 1
Sustainable Information 7,5 hp Change Management 7,5 hp
Design & Use of Information Systems 7,5 hp Information and Records Management 7,5 hp
Semester 2
Archival theory 7,5 hp Research methods 15, hp
Current Issues in Archival Research 7,5 hp
Semester 3
• Business Analysis 7,5 hp
• Sustainable Architecture 7,5 hp
• Knowledge Management in Distributed Environments 7,5 hp
• Organisational Culture and Change/ Project 7,5 hp
Semester 4
• Thesis 30 credits
Interoperabilitet hos verksamhetsinformation
1. Begreppet - interoperabilitet 2. EU bakgrund/historik
3. Arkivdomänen och verksamhetsinformation
Mittuniversitetet
Vad är interoperabilitet
Ursprungligen ett militärt begrepp.
- Förmågan för militära enheter och förband att fungera och operera effektivt tillsammans.
• Interoperabilitet, från engelskans interoperability, är den internationellt mest använda termen för samverkansförmåga. Ursprungligen syftade termen på de tekniska möjligheterna att koppla samman olika system. Men vartefter förståelsen och kunskapen om området vuxit har begreppet interoperabilitet utvidgats till att avse även de organisatoriska och rättsliga förutsättningarna för samverkan.
Interoperabilitet
• förmåga hos system, organisationer eller verksamhetsprocesser att fungera
tillsammans och kunna kommunicera med varandra genom att överenskomna regler följs
Källa: fastställd av E-delegationen 2011-05-18
• används för att beskriva och framhålla betydelsen av att förband ska kunna verka tillsammans både under övning och insats genom att utbyta tjänster i syfte att uppnå gemensam effekt.
Källa: RAPPORT FHS 1284/2009:04 2009-12-15 Försvarshögskolan
Mittuniversitetet
1. Juridisk
Fokus på rättsliga delar i samarbetet och utbytet, dels avseende själva utbytet men även med avseende på ändamålsenlig lagstiftning, förordning, föreskrifter och civilrättsliga avtal.
2. Organisatorisk
Koordinerade processer där flera organisationer samverkar för att uppfylla ett eller flera överenskomna resultat. Avser även
förmågan att optimera den egna organisationen för extern samverkan. Nationell strategi för interoperabilitet – version 1.0 E-delegationen 13 3.
3. Semantisk
Gemensam förståelse av betydelsen av begreppen och informationsbeskrivningarna som används vid
informationsutbyte. Förståelsen för begreppen gör att det är möjligt att säkerställa att informationsutbytet får avsedd effekt.
4. Teknisk
Förmågan att tekniskt kunna
utbyta information och tjänster på ett säkert sätt, och med den
kvalitet som överenskommits.
Mittuniversitetet
1995: first IDA Programme (Interchange of Data between Administration) 1999: IDA II
2005 – 2009 : IDABC Programme (Interoperable delivery of pan-European eGovernment services to Administration, Business and Citizens)
2. EU bakgrund/historik
Benchmarking jmf olika områden på beskrivande nivå
Nu skarpt läge utbyte av faktiska data
Mittuniversitetet
Mittuniversitetet
Mittuniversitetet
- Förvaltningar behöver utbyta information och bistå varandra för att vara effektiva och
rättssäkra
- Flera förvaltningar behöver fungera tillsammans med medborgaren i centrum
- Inom eGovernment: Information och beslut om medborgares
problem ryms inte inom enskilda system utan data behöver
överföras
Mittuniversitetet
3. Arkivdomänen och
verksamhetsinformation
• Hur vi får med oss önskvärd information från våra digitala verksamhetssystem.
• Hur skall vi tänka kring urval och gallring Ja, egentligen som vi redan tänker – om vi nyttjar de standarder och riktlinjer som vi har kring hanteringen av verksamhetens
information.
Mittuniversitetet
Krav på dokumenthantering
Verksamhetsmässiga
- SS/ISO/ 30300 - Ledningssystem för verksamhetsinformation – LVI
- SS-ISO/IEC 27000 Ledningssystem för informationssäkerhet – LIS
- RAFS 2009:1 och Arkivlagen m.fl
1. garanterar att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara
2. främjar effektivitet och kvalitet i de verksamhetsprocesser som bedrivs
3. stödjer organisationens informationsförsörjning samt
4. förvaltar dokumentation om beslut och verksamheter på ett sätt som tar hänsyn till forskningens behov, behovet av
information för rättskipning och förvaltning och offentlighetsprincipen
Mittuniversitetet
Verktyg och modeller
Verksamhetsanalys, Klassificering struktur Processkartläggning
Dokumentationsplan/ informationsobjektsplan
Begreppen
Slutarkiv – slutförvaring (kommun/landstingsarkiv)
Mellanarkiv – verksamhetsarkiv (Förvaltningar/kliniker) Statlig sektor
verksamhetsarkiv – depåarkiv/mellanarkiv- Riksarkiv - slutarkiv
Mittuniversitetet
Nu vill vi lyfta över/migrera till verksamhetssystemet – e-arkiv
FGS
• Större fokus på Big Data
• MDM – Master Data Management
• Lagringsindustrin
Mittuniversitetet
Riksarkivet och FGS:erna
FSG minsta gemensam nämnare. Alla måste kontroller och exportera info ur sina system. Även när leverantörerna av system har anpassat sina exportfunktioner.
375 år tog det leverera papper
Kan ta lika lång tid att leverera digitalt eller längre
”Det informerades även om att det vid implementeringen av FGS:er hos olika organisationer kommer att behöva genomföras lokala införandeprojekt där man utifrån den övergripande FGS.en gör anpassningar efter de egna behoven. I samband med detta underströks även vikten av att dokumentera vilka egna anpassningar man gör av den generella FGS:en”
”En FGS kommer därför endast omfatta uppgifter som utgör minsta
gemensamma nämnare. Med andra ord ska bara de allra nödvändigaste
elementen och attributen ska ingå i FGS:en och det får inte finnas med element eller attribut som är specifika för en eller flera specifika organisationer eller
leverantörer. ”
Alltså: Det återstår mycket arbete för respektive verksamhet att definiera vad som skall exporteras från verksamhetssystemet till e-arkivet. Samtidigt som vi inte har ngn riktigt nationell samverkan och enhetlighet kring detta.
Mittuniversitetet
OAIS – PAIMAS- TRAC
Inget som kan dras i långbänk – borde tillsättas på regeringsnivå inte drivas av Riksarkivet
De operativa verksamheterna måste delta inte bara stödverksamheter (typ arkiv, juridik….)
Alla administrativa gränser måste hanteras.
Livshändelser har inga administrativa gränser.
Nationell samordning, samverkan och aktion måste sättas före ”fullständighet” och EU.
Mittuniversitetet
Plattform för exportschema för arkivering
• Inventera vilka exportschema som är framtagna
• Kvalitéts bestämma
• Kompensation?
• Ta fram en roadmap för fortsatt utveckling
• Arbeta tillsammans med marknadsaktörerna
Mittuniversitetet
