SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(15)

(1)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(15) Teknik- och servicenämndens arbetsutskott 2019-01-17

Tid Kl 13.30 – 16.30

Plats Vävsalen, Kinnaström

Beslutande S Bo Petersson

C Kent Persson

L Paul Brusk

M Pär-Erik Johansson KD Bruno Engström

Övriga deltagande Ej tjänstgörande ersättare S Pauli Kuitunen M Caj Svedberg

Tjänstemän

Magnus Palm Förvaltningschef § 1-12

Katarina V Petersson Verksamhetschef kost- och städ § 1-10

Kerstin Furth Trädgårdstekniker § 2-3

Anders Rehbinder Enhetschef § 4-5

Maria Granieri Enhetschef § 6-7

Lotta Inghammar Projektledare § 8

Åsa Evaldsson Projektledare § 9

Katarina Lindgren Förvaltningsekonom § 10

Tomas Arvidsson Verksamhetschef lokalförsörjning § 1-12 Jenny Forsberg Verksamhetschef teknik § 1-10

Catarina Modin Nämndsekreterare § 1-12

Utses att justera Pär-Erik Johansson (M)

Justeringens plats och tid Teknik- och serviceförvaltningen, 2019-01-21, kl 15.00

Underskrifter Sekreterare § 1-12 Catarina Modin

Ordförande Bo Petersson (S)

Justerande

Pär-Erik Johansson (M)

(2)

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Teknik- och servicenämndens arbetsutskott

Sammanträdesdatum 2019-01-17 Datum för anslags

uppsättande 2019-01-22 Datum för anslags

nedtagande 2019-02-13

Förvaringsplats för

protokollet Teknik- och serviceförvaltningen, Kinnaström

Underskrift

Catarina Modin

(3)

Innehållsförteckning

Medborgarförslag om upphandling av burägg § 1 Medborgarförslag om att upphöra med kantklippning av vägar § 2 i Marks kommun

Bildande av naturreservatet Stampatorgs ljunghed – remissvar § 3 Medborgarförslag om gratis gräsklippning för äldre över 85 år § 4 Medborgarförslag om att Marks kommun satsar på ett åter- § 5 vinningshus

Fråga avseende gemensam sopbehållare Xxxxxxxx, Örby § 6 Utbyggnad VA-ledning Solvik – slutredovisning § 7 Omläggning VA-ledning Kyrkogatan – slutredovisning § 8 Om- och tillbyggnad Skene avloppsreningsverk – slutredovisning § 9

Årsredovisning 2018 – information § 10

Granskning av intern kontroll i löneprocessen § 11 Strategisk lokalförsörjningsplan för perioden 2019-2028 § 12

________

(4)

§ 1/2018 Dnr 2015-287 0521

Medborgarförslag om upphandling av burägg

Arbetsutskottets förslag till teknik- och servicenämnden

Vid kommande upphandling av livsmedel har Marks kommun möjligheten att stärka kommande inköp av ägg och kommer i möjligaste mån uttrycka kraven i upphandlingen som därmed tar hänsyn till medborgarförslaget i proportion med övriga kriterier och krav inom livsmedelsinköpen i sin helhet.

Medborgarförslaget anses härmed besvarat.

Ärendet

Kommunstyrelsen har mottagit ett medborgarförslag som berör upphandling av burägg med förslag till Marks kommun att av djuretiska skäl inte upp- handla eller köpa in burägg.

Ärendets behandling

Teknik- och serviceförvaltningens skrivelse, daterad 18 april 2016.

Måltidsverksamheten har för Marks kommun tagit fram nuvarande livsme- delsavtal genom upphandlingskrav som tar djuretisk hänsyn enligt Miljöstyr- ningsrådets kriterier (Miljöstyrningsrådet är idag ersatt av Upphandlingsmyn- digheten, Konkurrensverket).

Förvaltningens förslag till beslut

Vid kommande upphandling av livsmedel har Marks kommun möjligheten att stärka kommande inköp av ägg och kommer i möjligaste mån uttrycka kraven i upphandlingen som därmed tar hänsyn till medborgarförslaget i proportion med övriga kriterier och krav inom livsmedelsinköpen i sin helhet.

Dagens sammanträde

Teknik- och serviceförvaltningen redogör för ärendet.

Beslutsgång

Orföranden föreslår att vid kommande upphandling av livsmedel har Marks kommun möjligheten att stärka kommande inköp av ägg och kommer i möj- ligaste mån uttrycka kraven i upphandlingen som därmed tar hänsyn till med- borgarförslaget i proportion med övriga kriterier och krav inom livsmedelsin- köpen i sin helhet. Medborgarförslaget anses härmed besvarat.

Förslaget antas.

________

(5)

§ 2/2019 Dnr 2018-329 311

Medborgarförslag om att upphöra med kantklippning av vägar i Marks kommun

Arbetsutskottets beslut

Medborgarförslaget överlämnas till Miljönämnden för hörande.

Ärendet

En medborgare föreslår i medborgarförslag att Marks kommun upphör med kantklippning av vägrenar för att gynna artrikedom, bin och humlor samt kan- tarellställen.

Teknik- och serviceförvaltningens skrivelse, daterad 8 januari 2019.

Medborgarförslaget överlämnas till Miljönämnden för hörande.

Frågor ställs och får svar.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att medborgarförslaget överlämnas till Miljönämnden för hörande.

Förslaget antas.

________

(6)

§ 3/2019 Dnr 2018-362 438

Bildande av naturreservatet Stampatorgs ljunghed – remissvar

Teknik-och servicenämnden bifaller förslaget om bildande av naturreservatet Stampa Torgs ljunghed under förutsättning att i skrivelse, daterad 9 januari 2019, föreslagna justeringar av skötselplan och föreskrifter genomförs samt att ökade investeringsmedel om 80 kkr tillsätts för tillgänglighetsanpassning vid anläggande av reservatet och att rambudgeten för reservatsskötsel ökas med beräknade 100 kkr/ år.

Ärendet

Bygg- och miljökontoret har tagit fram ett förslag till beslut om bildande av Naturreservat Stampatorgs ljunghed. Förslaget har skickats på remiss till bland annat teknik- och servicenämnden.

Teknik- och servicenämnden ser positivt på bildandet av ett reservat med in- riktning att påvisa hur de gamla utmarkerna kunde se ut i form av ljunghed och tillgodose god livsmiljö för hasselmus, samt tillgodose behovet av områ- den för friluftsliv.

Teknik-och servicenämnden bifaller förslaget om bildande av naturreservatet Stampa Torgs ljunghed under förutsättning att föreslagna justeringar av sköt- selplan och föreskrifter genomförs samt att ökade investeringsmedel om 80 kkr tillsätts för tillgänglighetsanpassning vid anläggande av reservatet och att rambudgeten för reservatsskötsel ökas med beräknade 100 kkr/ år.

Teknik- och serviceförvaltningen redogör för ärendet och framför att förslaget till beslut bör kompletteras med ”i skrivelse, daterad 9 januari 2019”.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att Teknik-och servicenämnden bifaller förslaget om bildande av naturreservatet Stampa Torgs ljunghed under förutsättning att i skrivelse, daterad 9 januari 2019, föreslagna justeringar av skötselplan och föreskrifter genomförs samt att ökade investeringsmedel om 80 kkr tillsätts för tillgänglighetsanpassning vid anläggande av reservatet och att rambudgeten för reservatsskötsel ökas med beräknade 100 kkr/ år.

Förslaget antas.

________

(7)

§ 4/2019 Dnr 2018-392 301

Medborgarförslag om gratis gräsklippning för äldre över 85 år

Fixartjänster har i nuläget inte möjlighet att ta mer uppdrag och gratis gräs- klippning för äldre är dessutom ett uppdrag som konkurrerar med den privata marknaden för trädgårdstjänster varför medborgarförslaget avslås.

Ärendet

En kommunmedborgare har i medborgarförslag föreslagit att äldre över 85 år ska kunna få gratis gräsklippning.

Fixartjänster har i nuläget inte möjlighet att ta mer uppdrag och gratis gräs- klippning för äldre är dessutom ett uppdrag som konkurrerar med den privata marknaden för trädgårdstjänster varför medborgarförslaget avslås.

Beslutgång

Ordföranden föreslår att Fixartjänster i nuläget inte har möjlighet att ta mer uppdrag och gratis gräsklippning för äldre är dessutom ett uppdrag som konkurrerar med den privata marknaden för trädgårdstjänster varför medborgar- förslaget avslås.

Förslaget antas.

________

(8)

§ 5/2019 Dnr 2018-361 456

Medborgarförslag om att Marks kommun satsar på ett återvinnings- hus

Medborgarförslagets intentioner faller till stora delar inom det utredningsuppdrag som teknik- och servicenämnden har fått av kommunfullmäktige.

Ärendet

En kommunmedborgare har i medborgarförslag föreslagit att Marks kommun satsar på ett återvinningshus. Ett hus som kommunen ska driva där man återvinner människor, arbetskraft och saker som har slängts på soptippen.

Vidare skriver förslagställaren att människor som behöver arbetsträna där skulle kunna få jobba med att tvätta, laga och bygga om grejer, klä om möb- ler och sy om kläder med mera. Att ta vara på sånt andra slänger och ge det nytt liv för att sälja det igen. Det skulle även kunna gå att lämna in sånt man vill skänka direkt till Återvinningshuset. Olika samarbeten mellan skolor, före- ningar och de som skapar egna saker skulle kanske också gå att få in i en sån här verksamhet, där man kunde få sälja det man producerat i Återvinningsbu- tiken.

Medborgarförslagets intentioner faller till stora delar inom det utredningsuppdrag som teknik- och serviceförvaltningen har fått av kommunfullmäktige.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att medborgarförslagets intentioner faller till stora delar inom det utredningsuppdrag som teknik- och servicenämnden har fått av kommunfullmäktige.

Förslaget antas.

________

(9)

§ 6/2019 Dnr 2019-4 108

Fråga avseende gemensam sopbehållare Xxxxxxxx, Örby

Arbetsutskottets förslag till teknik- och servicenämnden Begäran om gemensam sopbehållare avslås.

Ärendet

Två grannfastigheter på Xxxxxxxx i Örby har ansökt om gemensam sopbehål- lare och fått avslag. De har därefter inkommit med ett brev med en önskan om omprövning av beslutet. Ansökan avslogs på grund av att de var för många personer sammanlagt i de båda hushållen och det får vara högst sex personer för att få dela sopbehållare.

Enligt nuvarande bestämmelser i Renhållningsordningen för Marks kommun antagen av kommunfullmäktige 28 april 2011, gäller att delande hushåll är högst sex personer för få ha gemensam sopbehållare. Ingen hänsyn tages till om det är barn eller vuxna.

Begäran om gemensam sopbehållare avslås.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att begäran om gemensam sopbehållare avslås.

Förslaget antas.

________

(10)

§ 7/2019 Dnr 2014-256 303

Utbyggnad VA-ledning Solvik – slutredovisning

Slutredovisning för projekt 13543, Utbyggnad VA-ledning Solvik godkänns.

Ärendet

Utbyggnad av vatten- och spillavloppsledningar till och inom fritidsområdet har genomförts. 21 befintliga fastigheter kommer att anslutas till det kommu- nala VA-nätet.

Syftet med projektet har varit att lösa avloppsfrågan i omvandlingsområdet och minska föroreningsbelastningen i Öresjön.

Ekonomiskt projektresultat Budget Utfall Avvikelse Utredning/projektering/upphandling 1 650 tkr 1 663 tkr -13 tkr

Markfrågor 200 tkr 213 tkr -13 tkr

Entreprenad 6 800 tkr 5 825 tkr 975 tkr

ÄTA entreprenadarbeten 650 tkr 418 tkr 232 tkr

Byggledning/kontroll 500 tkr 473 tkr 27 tkr

Tillstånd/bygglov/miljödomar mm 200 tkr 25 tkr 175 tkr

Övrigt 0 tkr 3 tkr -3 tkr

Summa 10 000 tkr 8 620 tkr 1 380 tkr

Förvaltningens förslag till beslut.

Slutredovisning godkänns.

Teknik- och serviceförvaltningen redogör för ärendet och påpekar att förslag till beslut bör kompletteras enligt följande: Slutredovisning för projekt 13543, Utbyggnad VA-ledning Solvik godkänns.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att slutredovisning för projekt 13543, Utbyggnad VA- ledning Solvik godkänns.

Förslaget antas.

________

(11)

§ 8/2019 Dnr 2017-7 344

Omläggning VA-ledning Kyrkogatan – slutredovisning

Slutredovisning av projekt 13560, Omläggning VA-ledning Kyrkogatan god- känns.

Ärendet

Projektet avser Kyrkogatan utmed sträckan mellan Prästgatan och Hällegatan samt del av Vråsjövägen. Förnyelse av vatten- spill- och dagvattenlednings- nätet på en sträcka om ca 1 200 meter i Kyrkogatan och Vråsjövägen. Pro- jektet har samordnats med ombyggnad av gata.

Syfte med projektet har varit att genom förnyelse av ledningsnätet minska ovidkommande vatten i avloppsverket och läckaget på vattenledningarna.

Ekonomiskt projektresultat Budget Utfall Avvikelse

Utredning/Projektering/Upphandling 700 tkr 715 tkr -15 tkr

Upphandlad entreprenad 6 200 tkr 10 263 tkr -4 063 tkr

ÄTA Entreprenad 1 800 tkr 0 tkr 1 800 tkr

Byggledning/kontroll 250 tkr 266 tkr -16 tkr

Slutresultatet av projektet var en bra anläggning av god kvalitet.

Slutredovisning av projekt 13560, Omläggning VA-ledning Kyrkogatan god- känns.

Teknik- och serviceförvaltningen redogör för ärendet och framför att meter- kostnaden för ett sådant projekt i statsmiljö inte är onormal.

Beslutsgång

Ordförande föreslår att slutredovisning av projekt 13560, Omläggning VA- ledning Kyrkogatan godkänns.

Förslaget antas.

________

(12)

§ 9/2019 Dnr 2017-28 351

Om- och tillbyggnad Skene avloppsreningsverk – slutredovisning

Slutredovisning för projekt 13593 ”Om och tillbyggnad Skene ARV” godkänns.

Ärendet

Förnyelse av Skene Avloppsreningsverk inklusive processförändringar har ge- nomförts. Projektet innefattade främst inloppsdelen samt en ny elkraftanlägg- ning.

Syftet har varit att ersätta uttjänta anläggningsdelar och processförbättringar.

Ekonomiskt projektresultat Budget Utfall Avvikelse

Utredning/Projektering/Upphandling 1 000 tkr 900 tkr 100 tkr

Entreprenad 3 400 tkr 4 350 tkr -950 tkr

ÄTA entreprenadarbeten 200 tkr -27 tkr 227 tkr

Byggledning/kontroll 300 tkr 181 tkr 119 tkr

Tillstånd/bygglov/miljödomar mm 100 tkr 15 tkr 85 tkr

Summa 5 000 tkr 5 421 tkr -421 tkr

Budgetavvikelsen beror på att projektet under 2016 fick utökas med renove- ring/utbyte av ventilation samt en ny tryckluftanläggning.

Slutredovisning för projekt 13593 ”Om och tillbyggnad Skene ARV” godkänns.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att slutredovisning för projekt 13593 ”Om och tillbyggnad Skene ARV” godkänns.

Förslaget antas.

________

(13)

§ 10/2019 Dnr 2018-359 042

Årsredovisning 2018 – information

Årsredovisningen omfattar uppföljning av verksamhet, personal och ekonomi men även övrig uppföljning i enlighet vad som framkommit i anvisningar samt nämndplaner.

De taxefinansierade verksamheterna vatten- och avloppsförsörjning och avfallshantering kompletteras sedan 2007 med en egen årsredovisning.

Teknik- och servicenämndens grunduppdrag anses uppfyllda i hög grad gäl- lande avfallshantering, vatten- och avloppsförsörjning, parker, lokalförsörj- ning, kost och städ samt verksamhetsservice. Uppdragen för gator och vägar är enbart delvis är uppfyllda under året.

Sjukfrånvaron har minskat ytterligare något i förhållande till tidigare år och uppgår nu till 5,1 % vilket är positivt. Även långtidssjukfrånvaron har minskat jämfört med föregående år.

Antalet tillbud har minskat kraftigt jämfört med föregående år och uppgår till totalt 39 stycken varav merparten inom kost- och städ. Även antalet arbets- skador har minskat och uppgår till 2 stycken.

Respektive verksamhetschef redogör bland annat för viktiga och intressanta händelser, uppföljning av grunduppdrag och följetal.

Arbetsutskottet tar del av informationen.

________

(14)

§ 11/2019 Dnr 2018-108 007

Granskning av intern kontroll i löneprocessen

Teknik- och servicenämnden överlämnar skrivelse, daterad 2019-01-17 samt bilaga ”Åtgärder och kommentarer granskning ” som kommenterar på genom- förd granskning av löneprocessen.

Ärendet

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har PwC ge- nomfört en granskning av den interna kontrollen i löneprocessen. Övergri- pande revisionsfrågor har varit om löneprocessen innehåller ändamålsenliga och effektiva kontroller för att stödja verksamheten och ge en rättvisande re- dovisning samt om det finns kontroller på plats i lönehanteringen för att sä- kerställa att lönetransaktioner som skapas är godkända och riktiga.

PwC har beskrivit momenten inom lönehanteringen i en sammanfattande rap- port. En del i kartläggningen har också varit att identifiera ett antal brister inom de olika områdena. Varje brist är prioriterad från hög, medel och låg uti- från hur allvarlig man bedömer att risken är.

Totalt har tio brister identifierats varav åtta har prioritet medel, två har prioritet låg.

Teknik- och serviceförvaltningen överlämnar skrivelse, daterad 2019-01-17 samt bilaga ”Åtgärder och kommentarer granskning ” som kommenterar på genomförd granskning av löneprocessen

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att Teknik- och servicenämnden överlämnar skrivelse, daterad 2019-01-17 samt bilaga ”Åtgärder och kommentarer granskning ” som kommenterar på genomförd granskning av löneprocessen.

Förslaget antas.

________

(15)

§ 12/2019 Dnr 2019-10 289

Strategisk lokalförsörjningsplan för perioden 2019-2028

Arbetsutskottets förslag till teknik- och servicenämnden Strategisk lokalförsörjningsplan för perioden 2019-2028 godkänns.

Ärendet

Kommunens verksamheter (förskola, skola, kultur/fritid, omsorg m.fl.) kommer under de närmaste 10 åren genomgå stora förändringar. Dessa föränd- ringar leder till behov av investeringar i kommunens verksamhetslokaler. Den förändrade lokalkostnadsutvecklingen till följd av dessa investeringar kommer att ta ökade resurser från kommunen, i anspråk. Teknik och Serviceförvalt- ningen har därför, av kommunstyrelsen, fått i uppdrag att ta fram en lokalför- sörjningsplan.

Teknik- och serviceförvaltningens skrivelse, daterad 7 januari 2019 samt framtagen lokalförsörjningsplan inklusive bilagor.

Lokalförsörjningsplanen är en grund för det fortsatta arbetet som aktivt måste samverkas med övriga förvaltningar i en fortsatt årlig process för att ständigt anpassas till verksamheternas behov.

Strategisk lokalförsörjningsplan för perioden 2019-2028 godkänns.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att strategisk lokalförsörjningsplan för perioden 2019- 2028 godkänns.

Förslaget antas.

________