Slutrapport projekt Attraktiv arbetsgivare – åtgärdförslag och genomförandeplan

Personalavdelningen

Slutrapport projekt Attraktiv arbetsgivare – åtgärdförslag och genomförandeplan

Beslutsförslag

Kommun styrelsen beslutar

att godkänna slutrapporten för projektet Attraktiv arbetsgivare,

att uppdra åt kommunchefen och personalchefen att genomföra föreslagna åtgärder enligt föreslagen genomförandeplan,

att finansiering av förmånsportalen för 2017 med 300´ kr sker genom kommunstyrelsens

medel till förfogande,

samt att frågor om finansiering av förmånsportalen från 2018, friskvårdsmodell och pensionsmodell överlämnas till budgetberedningen.

Dokumentansvariga: Johan Eriksson och Göran Malmström

1. BAKGRUND

Kommunfullmäktige har i övergripande mål för 2016 under rubriken medarbetare angett att Hörby ska vara en attraktiv arbetsgivare. Vidare anges att kommunen ska ta fram och

fastställa en strategi för att öka kommunens attraktivitet som arbetsgivare samt genomföra kontinuerlig ledarskaps- och kompetensutveckling för chefer. Ett av skälen till att frågan på detta sätt prioriterats är den svårighet som Hörby och andra kommuner har att på både kort och lång sikt trygga försörjningen av medarbetare och chefer med rätt kompetens. Om vi lyckas med att bli en attraktiv arbetsgivare kan detta också i förlängningen bidra till att stärka den allmänna bilden av Hörby som en attraktiv kommun. Till följd av fullmäktiges övergripande mål har kommunstyrelsen i egenskap av ansvarig nämnd för personalfrågor haft som mål att genomföra projektet attraktiv arbetsgivare 2016.

Som ett led i förberedelserna inför projektet hölls i juni 2015 ett upptaktsmöte med

merparten av kommunens personal- och budgetansvariga chefer (ca 40 st), nedan benämnd Stora chefsgruppen. Mötet resulterade i att ett stort antal frågor av betydelse för

kommunens attraktivitet som arbetsgivare identifierades. Frågorna hade mycket stor spännvidd och gällde allt från en noggrann och genomarbetad rekryteringsprocess, goda anställningsvillkor, utvecklingsmöjligheter för chefer och övriga medarbetare till betydelsen av kommunens yttre förutsättningar i form av geografiskt läge och kommunikationer.

Andra aktuella frågor såsom behovet av att minska antalet timanställda, minska sjukfrånvaron samt åtgärder för att behålla och nyrekrytera personal med relevant utbildning har också behandlats inom ramen för projektet.

Syftet har varit att arbeta fram en strategi för att öka kommunens attraktivitet som arbetsgivare samt genomföra kontinuerlig ledarskaps- och kompetensutveckling.

Genom projektet har skapats en positiv process och delaktighet i hela organisationen

gällande de aktuella frågeställningarna. Härutöver har projektet bidragit till en rad olika

förslag till kommungemensamma riktlinjer.

Målet är att skapa den goda arbetsplatsen. Den goda arbetsplatsen kännetecknas av skickliga ledare och medarbetare i en organisation som tar tillvara alla medarbetares kunskap, erfarenheter och intressen och där alla får möjlighet att utvecklas.

Vi ska genom en god arbetsmiljö, tydlig roll- och ansvarsfördelning, trivsel och gemenskap kunna rekrytera, behålla och utveckla den personal som kommunen behöver till

verksamheterna. Medarbetarna ska kunna känna stolthet över sin arbetsplats och gärna tala om den som den goda arbetsplatsen. Det samma gäller ledningen, som i sin tur talar med stolthet om verksamheten och den personal som är anställd i den.

2. PROCESSEN

2.1 Projektorganisation

Uppdragsgivare för projektet har varit kommunstyrelsen genom kommunchefen.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har varit politisk styrgrupp och kommunchefens ledningsgrupp har varit tjänstemannastyrgrupp. Personalchefen har varit projektledare.

Projektet delades initialt in i fem stycken delområden (se nedan), för vilka särskilda delprojektledare har utsetts.

Projektledaren har hållit samman arbetet på övergripande nivå och regelbundet rapporterat projektets arbete till ledningsgruppen. Projektledaren har regelbundet sammankallat

delprojektledarna för avrapportering under arbetets gång.

Stora chefsgruppen har under delar av 2015 och under hela 2016 haft ”Attraktiv

arbetsgivare” som tema. Gruppen har träffats fyra gånger per år där en av träffarna har varit i form av ett internat. Även övriga möten har ägnats åt projektet. Personalchefen som är projektledare har regelbundet träffat delprojektledarna för avstämning. Personalchefen har bistått delprojektledarna med det material som finns i form av policys och riktlinjer.

2.2 Delprojektens arbete

Varje delprojekt har bemannats med ca 6-8 deltagare från Stora chefsgruppen.

Delprojektgrupperna har fastställts av ledningsgruppen efter att deltagarna fått anmäla intresse för vilket eller vilka projekt man önskat delta i. I samband med gruppindelningen utsåg ledningsgruppen projektledare för varje delprojekt.

Varje projektdeltagare har haft till uppgift att i sin ordinarie chefsbefattning löpande

informera och inhämta synpunkter beträffande projektet från sina medarbetare vid

arbetsplatsträffar och liknande.

Kommunens ledningsgrupps medlemmar har varit kontaktperson för vars ett av de 5 delprojekten. Kontaktpersonen har fungerat som en samtalspart och ”bollplank” till delprojektgruppen.

2.3 Utredningsdirektiv delprojekt

En viktig utgångspunkt för arbetet har varit Hörby kommuns tidigare fastställda

styrdokument (policys, riktlinjer etc) inom respektive delprojekts ansvarsområde. Avsikten har varit att delprojekten ska göra en bedömning av i vilken utsträckning våra nu gällande styrdokument fortfarande är helt eller delvis användbara eller inte.

Varje delprojektgrupp har haft till uppgift att göra omvärldsbevakning, ta fram egna idéer till förbättringar samt att lägga förslag till kommungemensamma riktlinjer. I övrigt har

grupperna varit fria att inom ramen för delprojektet själv bestämma sina arbetsformer.

2.4 Delprojekten och de olika ansvarsområdena

Delprojekten har varit fem till antalet. De olika ansvarsområdena beskrevs i projektplanen enligt nedan.

2.4.1 Rekrytering: För Hörby kommun som arbetsgivare är det viktigt att vi ger nyanställda och övriga som söker anställning hos oss ett gott första intryck av kommunen. Av största betydelse är också att vi rekryterar de medarbetare som har de bästa förutsättningarna att göra ett bra arbete i kommunen. Vi måste därför ta fram stödjande strukturer och gemensamma riktlinjer som ger

förutsättningar för en kvalitetssäker och professionell rekrytering med åtföljande

anställnings avslutande och hur vi försäkrar oss om att på lämpligaste sätt ta tillvara på synpunkter och erfarenheter från den anställde som lämnar organisationen.

Delprojektledare: Madelene Skoog, rektor Georgshillskolan

2.4.2. Anställningsvillkor: Hörby vill vara en modern och flexibel arbetsgivare.

Delprojektet ska bl a omfatta frågor gällande lön, övertid, semester,

pensionsfrågor, friskvårdsbidrag, arbetstid etc. Särskilt uppdras åt projektet att se hur Hörby kommun kan arbeta för att behålla kompetent personal samt minska antalet timanställningar.

Delprojektledare: Mattias Nyqvist, administrativ chef KFU

2.4.3. Organisationskultur: Detta delprojekt omfattar frågeställningar om värdegrund, förhållningssätt och bemötande. Likaså vilket ansvar jag har som medarbetare eller chef för att skapa och upprätthålla en attraktiv organisationskultur.

Delprojektledare: Karin Kroon Gunnarsson, näringslivschef på KLF 2.4.4. Personalutveckling: Projektet omfattar individuell och gemensam

kompetensutveckling, karriärvägar, medarbetarsamtal, lönesamtal. En viktig

fråga för detta delprojekt är hur vi inom organisationen blir bättre på att

tydliggöra och se sambandet mellan krav på prestation, leverans av resultat och feedback.

Delprojektledare: Lena Sjöstrand, enhetschef SF

2.4.5. Arbetsmiljö: Projektet omfattar samtliga arbetsmiljörelaterade frågor innefattande arbetet med systematiskt arbetsmiljöansvar. Särskilt viktigt blir frågan om hur vi kan minska sjukfrånvaron.

Delprojektledare: Ingrid Larsson, verksamhetschef, SF

3. DELPROJEKTGRUPPERNAS FÖRSLAG

Nedan följer en sammanställning av de olika delprojektgruppernas förslag. De förslag som ledningsgruppen bedömt som prioriterade och möjliga att genomföra inom en tvåårsperiod redovisas först - dessa har också tagits med i föreslagen

genomförandeplan.

Gruppernas samlade dokumentation och arbetsmaterial har överlämnats till personalavdelningen och kommer att användas som stöd i det fortsatta arbetet.

3.1 Rekrytering

Gruppen har arbetat med frågor kring annonsering, rekryteringsprocessen och det avslutande samtalet vid anställningens upphörande.

Prioriterade förslag

 Annonsering och marknadsföring Platsannonsen har stor betydelse för tjänstetillsättningsärenden. Ingressen behöver moderniseras och skrivas på ett lockande och ”säljande” sätt. Ett bra exempel är Helsingborgs Kommun som har en lockande ingress till sina annonser.

 Introduktion

Kommunen behöver ha kommungemensamma riktlinjer för introduktion av en nyanställd medarbetare. Dessa bör omfatta introduktion på arbetsplatsen, förvaltningen och även en kommunövergripande introduktion.

Övriga förslag

 Rekrytering är en möjlighet att marknadsföra kommunen

 Riktlinjer för rekrytering

 Avslutande samtal när en medarbetare väljer att lämna verksamheten

3.2 Anställningsvillkor

Framtagna förslag bygger mycket på vad vi kan se som aktuellt i övriga kommun-Sverige, tillsammans med aktuell forskning. Gruppen kom fram till ett antal konkreta områden som kan ses som extra aktuella och som med en relativt liten ekonomisk insats kan stärka Hörby kommun som attraktiv arbetsgivare.

Prioriterade förslag

 Inför en förmånsportal

Många kommuner vill marknadsföra sig som attraktiva arbetsgivare och en gemensam nämnare för dessa kommuner är att man erbjuder olika

personalförmåner. Det kan handla om möjligheter att köpa rabatterade buss- /tågkort, gymkort, att få brutto- alternativt nettoavdrag på lönen för olika inköp.

 Möjlighet att löneväxla (ingår i portalen)

Ett annat område som många kommuner arbetar med är löneväxling av olika slag.

Principen är att löneväxlingen ska vara kostnadsneutral för arbetsgivaren men ge en ökad valfrihet för medarbetarna. Det kan exempelvis gälla att avstå från

semesterdagstillägg i utbyte mot fler semesterdagar. Det kan också innebära att man avstår lön och istället får pensionsavsättning.

 Inför en ny friskvårdsmodell (ingår i portalen)

I Hörby kommun finns i dagsläget ett friskvårdsbidrag som fr.o.m. innevarande år uppgår till 1 000 kr per anställd och år. Nyttjandegraden av friskvårdsbidraget uppgår till knappt 40 %. Gruppen föreslår en höjning av friskvårdsbidraget och att modellen kombineras med egen medfinansiering på 50 % för belopp mellan 1 000 och 3 000 kr.

En förändring bedöms vara möjlig tidigast 2018.

 Inför en pensionsmodell 80-90-100 (ingår i portalen)

Många kommuner har svårt att rekrytera personal, det råder stor brist på

sjuksköterskor, socialsekreterare, förskollärare, lärare och kommunala chefer för att

nämna några personalgrupper. Ett sätt att hantera rekryteringsproblematiken är att

försöka behålla nuvarande personal som närmar sig pensionsåldern längre tid.

Modellen innebär att den anställde arbetar 80 %, får 90 % i lön och 100 % i pensionsavsättning.

Övriga förslag

 Inför en handledningsmodell för alla nyanställda

 Revidera riktlinjerna för flextid med tillägget ”arbete hemifrån”

 Uppmuntra medarbetare som vill byta karriär inom kommunen

3.3 Organisationskultur

Delprojekt organisationskultur omfattar frågeställningar om värdegrund, förhållningssätt och bemötande. Likaså vilket ansvar jag har som medarbetare eller chef för att skapa och

upprätthålla en attraktiv organisationskultur.

Prioriterade förslag

En allmän reflektion som delprojektgruppen gjort under arbetet med organisationskultur är att det finns stora brister i helhetssyn och samordning. Förutsättningar, rättigheter,

förmåner och skyldigheter skiljer sig stort mellan förvaltningarna och många gånger även inom enheter eller avdelningar. Det saknas ett ”koncern tänk”. Kommunen behöver skapa ett koncerntänkande och en attraktiv organisationskultur. Stora chefsgruppen bör prioritera frågan och arbeta med den som huvudtema under 2017.

Övriga förslag

 Ny chefs-ledarpolicy

 Värderingar – ny process inte aktuell just nu

 Mångfaldspolicy ersätts av likabehandlingsplan

 Medarbetarskap - Medarbetarpolicy

 Chefsstöd såsom mentorsstöd och coaching

3.4 Personalutveckling

Gruppen har gått igenom områdena medarbetarsamtal, lönesamtalet, kompetensutveckling och karriärvägar.

Prioriterade förslag

Individuell lön för alla anställda.

Övriga förslag

 Ny mall för medarbetarsamtalet

 Ny mall för lönesamtal

 Modell för kompetensutveckling

 Karriärvägar – definiera vilka karriärvägar som finns i kommunen

3.5 Arbetsmiljö

Gruppen börjar med att konstatera att alla medarbetare är varandras arbetsmiljö.

Prioriterade förslag

 Årshjulet

Ger en bild av vad som ska hända inom arbetsmiljöområdet under ett år.

Övriga förslag

 Checklista förebyggande av psykisk ohälsa

 Förutsättningar för ett bra ledarskap

 Friskvård – utmaningen är hur alla medarbetare ska kunna ta del av friskvårdsbidraget

4. Genomförandeplan

Arbetsgrupperna har under hösten 2016 slutfört sitt arbete och lämnat slutrapport till ledningsgruppen.

Ledningsgruppen har vid sitt möte 2016 11 21 gått igenom förslagen och har från varje arbetsgrupp tagit ut förslag som bedömts lämpliga att börja med.

Nedan följer en redovisning av förslagen som lämnats in. Nedanstående förslag kommer vi att starta med. Några av förslagen måste också kostnadsberäknas.

Rekrytering

Annonsering

Platsannonsen har stor betydelse för våra möjligheter att rekrytera. Ingressen behöver moderniseras och skrivas på ett ”lockande” och säljande sätt. Kommunen behöver bredda sin annonsering i sociala medier.

Tidplan:

Under 2017.

Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

Kostnad för breddad annonsering i sociala medier.

Introduktion

Rutiner för introduktion av nyanställda tas fram. Närmaste chef/arbetsledare ansvarar för att introduktion sker enligt fastlagda rutiner.

Kommunövergripande introduktion införs under 2017. Alla tillsvidareställda som anställts de senaste sex månaderna deltar i en kommunövergripande introduktion som anordnas av kommunledningsförvaltningen. Information om Hörby kommuns visioner, mål,

organisation, politisk styrning, personalpolitik och ekonomi på en övergripande nivå.

Tidplan:

Start våren 2017 Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

6000:-/år



Anställningsvillkor

Förmånsportal

Införande av en förmånsportal innebär att man genom portalen erbjuder medarbetarna olika typer av förmåner. Här finns möjligheter till olika rabatterade inköp tex buss och tågresor men också rabatt hos olika näringsidkare. Friskvårdsutbudet finns samlat här.

Tidplan:

Under 2017 Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

300 000 kronor för 2017

Lämnas till budgetberedningen för fortsatt finansiering från 2018 (450 000/år)

Löneväxling

Till fler semesterdagar genom att avstå semesterdagstillägget eller avstå lön till förmån för pensionsavsättning. Kommer att ingå i förmånsportalen.

Tidplan:

2017 Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

Kostnadsneutralt under förutsättning att de som har sparade semesterdagar ej får utnyttja detta.

Ny friskvårdsmodell

Ledningsgruppen har beslutat att friskvårdsbidraget är oförändrat under 2017 Kommer att ingå i förmånsportalen.

Tidplan:

2018 Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

Eventuell höjning 2018.

Pensionsmodell 80-90-100

Modellen innebär att den anställde efter fyllda 63 år jobbar 80% får lön för 90% samt pensionsavsättning för 100%. Gäller mellan 63 år – 65 år. Kommer att ingå i en pensionspolicy och i förmånsportalen.

Tidplan:

2018 Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

150 000:- för en medarbetare som går i pension vid 65 år.

Organisationskultur

Organisationskultur

Skapa och upprätthålla en attraktiv organisationskultur.

Under 2017 kommer stora chefsgruppen att arbeta med att skapa en gemensam kultur – ett koncerntänk.

Tidplan:

2017 Ansvarig:

Kommunchefen Kostnad:

Inom konto för chefsgruppen

Personalutveckling

Individuell lön

Individuell lön för alla anställda.

Under 2017 kommer diskussioner att inledas om att avveckla Kommunals lönemodell och i stället tillämpa modellen dialog chef och medarbetare även för Kommunals yrkesgrupper.

Tidplan:

2017 Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

Ingen kostnad

Arbetsmiljö

Årshjul för arbetsmiljöarbetet

Gemensamma riktlinjer för arbetsmiljöarbetet i kommunen.

Under 2017 kommer en kommunövergripande årsplanering för arbetsmiljöarbetet att införas.

Tidplan:

2017 Ansvarig:

Personalchef Kostnad:

Ingen kostnad