Regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämnden

(1)

KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 [2]

Tekniska nämnden

2018-11-01

Tid 2018-11-12, Kl 19:00

Plats Xenter, sal 243, Utbildningsvägen 3 i Tumba

Ärenden

Justering

1 Ekonomisk uppföljning oktober 2018

* Handlingar sänds ut senare

2 Slutredovisning av projektkonto 6216, förskolan Sörgården, Tullinge

3 Slutredovisning av projektkonto 6214, nybyggnation av förskolan Prästkragen, Norsborg

4 Slutredovisning av projektkonto 6254, förskolan Violen, Norsborg

5 Slutredovisning av projektkonto 6160, gruppboende Nya Lövkojan, Norsborg 6 Slutredovisning av projektkonto 6257, fasadrenovering Tullinge gymnasium 7 Slutredovisning av projektkonto 6164, Tumba gymnasium Skyttbrink

8 Slutredovisning av projektkonto 6167, förskolepaviljonger i Riksten (Kometen) 9 Avbrytande av upphandling av förskolan Måsen

(2)

BOTKYRKA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2[2^] Tekniska nämnden

2018-11-01

10 Omförhandling m.m. av hyresavtal - Riksteatern

11 Revidering av regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämnden

12 Ny detaljplan för Banslättsskolan 1, Tullinge 13 Information om Tumba dagvattenpark

14 Lägesrapportering vård- och omsorgsboenden 15 Beslutade uppdrag från verksamhetsnämnden 16 Anmälningsärenden

17 Delegationsbeslut

18 Förvaltningschefen informerar

19 Frågor från förtroendevalda samt medskick till verksamheten

Niklas Gladh Elisabeth Persson

Ordförande Sekreterare

Gruppmöten:

(S), (V) och (MP), Xenter, sal 243, kl 18.00

(M), (KD), (L) och (TUP) Xenter, mötesrummet, kl 18.00

Anmäl eventuellt förhinder till Elisabeth Persson, tfn 0708 90 40 56 eller elisabeth.persson@botkyrka.se

(3)

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1]

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2018:244

2

Slutredovisning av projektkonto 6216, förskolan Sörgår- den, Tullinge (TEF/2018:244)

Förslag till beslut

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av investeringsprojektkonto 6216 förskolan Sörgården.

2. Tekniska nämnden anmäler slutredovisningen till kommunfullmäktige.

Sammanfattning

Projekteringsfasen inleddes i mars 2014. I oktober 2015 gjordes en statusbe- siktning av förskolan och då konstaterades att golv- och väggkonstruktionen var fuktskadade och uppvisade mikrobiella skador från konstruktionerna.

Därefter beslutades att riva förskolan och ersätta den med en nybyggd för- skola med 8 avdelningar samt tillagningskök.

Byggnationerna startade hösten 2016 och slutbesiktningen utfördes i juni 2017. Förskolan öppnade i augusti 2017.

Förskolan Sörgårdens lokalyta är 1740 m² vilket innebär en produktionskostnad per kvadratmeter om 42 723 kronor. Riktlinjen för att uppnå giftfria lokaler har använts.

I projektet har 550 000 kronor motsvarande 0,8 % av entreprenadkostnaden använts för ett ormbunkeblad i aluminium. Målet är att 1 % ska användas för konstnärlig utsmyckning.

Avvikelsen mot budget är -3 337 753 kronor, ca 4,7 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Anledningen till avvikelse är dels längre projekteringstid, samt extra grundläggningskostnader för pålning.

Ärendet

Tekniska förvaltningen redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse daterad 2018-10-10.

(4)

TJÄNSTESKRIVELSE

2018-10-10

1 [3]

Dnr TEF/2018:244

TEKNISK FÖRVALTNING

Post Botkyrka kommun, 147 85 Tumba · Besök Munkhättevägen 45 · Sms 0733 83 60 27 · E-post jonny.wilbacher@botkyrka.se

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se Teknisk Förvaltning

Lokalförsörjning & Fastighet

Referens Mottagare

Jonny Wilbacher Byggprojektledare

Tekniska nämnden

Slutredovisning av projektkonto 6216, förskolan Sörgården

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av investeringsprojektkonto 6216 förskolan Sörgården.

Sammanfattning

Förskolan Sörgården består idag av totalt 8 avdelningar samt tillagningskök.

Projekteringsfasen inleddes i mars 2014. I oktober 2015 gjordes en statusbesikt- ning av förskolan och då konstaterades att golv- och väggkonstruktionen var fuktskadade och uppvisade mikrobiella skador från konstruktionerna. Därefter beslutades att riva förskolan och ersätta den med en nybyggd förskola med 8 avdelningar samt tillagningskök.

Byggnationerna startade hösten 2016 och slutbesiktningen utfördes i juni 2017.

Förskolan öppnade i augusti 2017.

Förskolan Sörgårdens lokalyta är 1740 m² vilket innebär en produktionskostnad per kvadratmeter om 42 723 kronor.

Vår riktlinje för att uppnå giftfria lokaler har använts.

Medborgarens nytta

Genom nybyggnation av förskolan så har vi skapat ett effektivt klimatskal som ger en effektivitet med marginal i förhållande till Boverkets krav. Energiåtgång är 20% under BBR. Förskolans barn har fått en större förskoletomt och en in- nergård med konstgräs och personalen har fått egen parkering.

(5)

BOTKYRKA KOMMUN Teknisk Förvaltning Lokalförsörjning & Fastighet

Tjänsteskrivelse 2018-10-10

2 [3]

Dnr TEF/ 2018:244

Vi har använt oss av miljövänliga och giftfria material enligt byggvarubedöm- ningen. Exempelvis ftalatfria mattor. Medborgarens nytta är att både barnen och pedagogerna trivs i deras nya lokaler och den fina utemiljön, innergården speciellt.

Bakgrund

Utbildningsförvaltningen har beställt en tillbyggnad av förskolan

Sörgården. På grund av felaktiga och fuktskadad konstruktion utökades beställ- ningen till att omfatta rivning och nybyggnad av förskolan Sörgården.

Vid den geotekniska undersökningen kunde man konstatera att grundförhållan- den var mycket dåliga och att pålning måste utföras. De längsta pålarna hade en längd om 36 meter. Rivningen förorsakade kraftiga vibrationer i kringliggande bebyggelse och vibrationsmätutrustningen fick installeras. Inga skador på kringliggande bebyggelse uppstod. Byggnadens fasad består av

tusentals plåtplattor som lätt kan bytas ut vid eventuell skadegörelse.

Konstnärlig utsmyckning

I projektet har 550 000 kronor motsvarande 0,8% av entreprenadkostnaden an- vänts för ett ormbunkeblad i aluminium. Målet är att 1% ska användas för konstnärlig utsmyckning.

Finansiell redovisning

6216 Sörgården Budget Utfall Avvikelse

240 Projekteringskostnader 1 791 000 1 875 441 ‐84 441

242 Entreprenadkostnader 62 447 000 65 382 467 ‐2 935 467

244 Tillägg projektering 229 000 240 000 ‐11 000

245 Konstnärlig utsmyckning 525 000 550 000 ‐25 000

246 Byggherrekostnader 2 974 000 3 113 517 ‐139 517

247 Internränta Under Byggtid 3 034 000 3 176 329 ‐142 329

Totalt 71 000 000 74 337 753 ‐3 337 753

Avvikelsen mot budget är -3 337 753 kronor, ca 4,7%. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Anledningen till avvikelse är dels längre projekteringstid, samt extra grundläggningskostnader för pålning.

(6)

Tjänsteskrivelse 2018-10-10

3 [3]

Dnr TEF/ 2018:244

Åsa Engwall Frank Renebo

Förvaltningschef Fastighetschef

(7)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2018:245

3

Slutredovisning av projektkonto 6214, nybyggnation av förskolan Prästkragen, Norsborg (TEF/2018:245)

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6214 som avser nybyggnation av förskolan Prästkra- gen.

Sammanfattning

Byggnationen av förskolan Prästkragen upphandlades under sommaren 2014 och arbetena påbörjades under hösten 2014 och inflyttning till försko- lan kunde ske under hösten 2015. Eftersom beslutade investeringsmedel inte räckte till för att färdigställa förskolans gård gjordes först en temporär lös- ning. I avvaktan på beslut om utökade investeringsmedel föreslog tekniska förvaltningen att andra medel skulle användas tillfälligt för barnens gård.

Tekniska nämnden godkände 2016-09-05, under § 73, förvaltningens begä- ran om att tillfälligt använda medel inom projekt 3839 (TEF/2016:125).

Under hösten 2016 färdigställdes gården i enighet och nära samråd med verksamheten. Förskolan Prästkragens lokalyta är 1683 m² vilket innebär en produktionskostnad om 21 834 kronor per kvadratmeter.

Anledning till lägre kvadratmeterkostnad jämfört med till exempel förskolan Sörgården är att i förskolan Prästkragen behöll man tidigare husgrund för att återanvända denna i projektet.

Avvikelse mot budget är -246 791 kronor, cirka 0,7 %. För projektet noteras en mindre negativ avvikelse jämfört med beslutade investeringsmedel.

Ärendet

(8)

TJÄNSTESKRIVELSE

2018-10-08

1 [2]

Dnr TEF/2018:245

Post Botkyrka kommun, 147 85 Tumba · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter Direkt · Sms 073 4218886 · E-post kenneth.aspemo@botkyrka.se

Referens Mottagare

Kenneth Aspemo Byggprojektledare

Tekniska nämnden

Slutredovisning av projektkonto 6214, nybyggnation av förskolan Prästkragen

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6214 som avser nybyggnation av förskolan Prästkra- gen.

Sammanfattning

Byggnationen av förskolan Prästkragen upphandlades under sommaren 2014 och arbetena påbörjades under hösten 2014 och inflyttning till förskolan kunde ske under hösten 2015. Eftersom beslutade investeringsmedel inte räckte till för att färdigställa förskolans gård gjordes först en temporär lösning. I avvaktan på beslut om utökade investeringsmedel föreslog förvaltningen att andra medel skulle tillfälligt användas för barnens gård. Tekniska nämnden beslutade att godkänna tekniska förvaltningens begäran om att tillfälligt använda medel inom projekt 3839 enligt TEF/2016:125.

Under hösten 2016 färdigställdes gården i enighet och nära samråd med verksamheten. Förskolan Prästkragens lokalyta är 1683 m² vilket innebär en produktionskostnad om 21 834 kronor per kvadratmeter.

Anledning till lägre kvadratmeterkostnad jämfört med till exempel förskolan Sörgården är att i förskolan Prästkragen behöll man tidigare husgrund för att återanvända denna i projektet.

Förskolan har nu tillgång till 6 avdelningar i moderna och ändamålsenliga lokaler samt förbättrad utegård.

(9)

TJÄNSTESKRIVELSE 2018-10-08

2 [2]

Dnr TEF/2018:245

Bakgrund

I investeringsplanen för 2014-2017 fanns det medel avsatta för upprustning av förskolorna Myran, Måsen, Opalen och Prästkragen, dock byggdes enbart Prästkragen efter tekniska nämndens begäran om ytterligare investeringsmedel (sbf/2013:400). Tekniska förvaltningen har i upprustningen av förskolan utgått ifrån den så kallade Violenmodellen. Det innebar att gamla förskolan först revs men befintliga grundkonstruktionen behölls samt förbättrades med isolering och förstärkningar med mera. Därefter återuppbyggdes den nya förskolan med 6 avdelningar.

6214 Nybyggnation av Prästkragen Budget Utfall Avvikelse

242 Entreprenadkostnader 34 543 820 34 777 385 ‐233 565

246 Byggherrekostnader 342 857 345 175 ‐2 318

247 Internränta under byggtid 514 203 517 680 ‐3 477

Total 36 500 000 36 746 791 ‐246 791

Avvikelse mot budget är -246 791 kronor, cirka 0,7 %. För projektet noteras en mindre negativ avvikelse jämfört med beslutade investeringsmedel.

(10)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2018:246

4

Slutredovisning av projektkonto 6254, förskolan Violen, Norsborg (TEF/2018:246)

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av investeringsprojektkonto 6254 förskolan Violen.

Sammanfattning

Förskolan Violen består av 6 avdelningar samt mottagningskök. Under den tid som förskolan byggdes var förskolans barn evakuerade i Brunnapavil- jongerna. Dessa paviljonger har använts av flera som en evakueringslösning för förskolorna exempelvis Prästkragen och Granen och kommer att använ- das för några av de 13 förskolorna.

Byggnationerna startade april 2013 och slutbesiktningen utfördes i juni 2014. Förskolan öppnade i september 2014. Förskolan Violens lokalyta är 1558 m² vilket innebär en produktionskostnad om 22 328 kronor per kvadratmeter.

Anledning till att produktionskostnaden blev lägre för förskolan Violen jäm- fört med till exempel förskolan Sörgården är att man behöll befintlig husgrund för att återanvända den som en del av projektet.

Avvikelsen mot budget är -4 787 610 kronor, cirka 16 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Anledning till avvikelse är dels merkostnader som hänfördes till bland annat evakueringspaviljongernas färdigställandetider samt pålningskostnader.

Ärendet

(11)

TJÄNSTESKRIVELSE

2018-10-05

1 [3]

Dnr TEF/ 2018:246

Referens Mottagare

Jakob Grigoriadis Byggprojektledare

Tekniska nämnden

Slutredovisning av projektkonto 6254, förskolan Violen

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av investeringsprojektkonto 6254 förskolan Violen.

Sammanfattning

Förskolan Violen består av 6 avdelningar samt mottagningskök.

Under den tid som förskolan byggdes var förskolans barn evakuerade i Brunna pa- viljongerna. Dessa paviljonger har använts av flera som en evakueringslösning för förskolorna. Exempelvis Prästkragen, Granen och kommer att användas för några av de 13 förskolorna.

Byggnationerna startade april 2013 och slutbesiktningen utfördes i juni 2014. För- skolan öppnade i september 2014. Förskolan Violens lokalyta är 1558 m² vilket innebär en produktionskostnad om 22 328 kronor per kvadratmeter.

Anledning till att produktionskostnaden blev lägre för förskolan Violen jämfört med till exempel förskolan Sörgården är att man behöll befintlig husgrund för att återanvända den som en del av projektet.

Genom nybyggnation av förskolan så har vi skapat ett effektivt klimatskal som ger en effektivitet med marginal i förhållande till Boverkets krav. Energiåtgång är 20% under BBR. Vi har skapat 2 huvudentréer istället som tidigare 7 en- tréer. Vi har använt oss av miljövänliga och giftfria material i så utsträckning som möjligt. Exempelvis ftalatfria mattor. Projektet har, via Utbildningsför- valtningens beställning, valt att minska förskolan med en avdelning och detta har gjorts för att utöka barnens förskolegård.

(12)

2 [3]

Dnr TEF/2018:246

Medborgarens nytta är att både barnen och pedagogerna trivs i deras nya lokaler och fina utemiljön.

Bakgrund

Utbildningsförvaltningen har beställt en upprustning av förskolan Violen SBF/2011:683. Inom ramen för investeringsbudgeten beställdes också 2 avdelningar som iordningställdes innan rivningen verkställdes av den befintliga byggnaden.

Projektet med att etablera evakueringspaviljongerna drog ut på tiden vilket medförde att byggentreprenaden för Violen blev påverkad. Entreprenören i sin tur inkom under produktionstid med merkostnader som hänfördes till bland annat evakueringspaviljongernas färdigställande tider samt pålningskostnader.

Merkostnadsbeloppet var på 4 791 583 kronor. Kommunen anlitade juridiskt ombud för att föra diskussioner med entreprenören om tvistande merkostnader.

Tekniska nämnden uppdrog till nämndens presidium att uppnå en förlikning genom Södertörns tingsrätt. Förlikningen innebar att kommunen till entrepre- nören skulle betala 2 100 000 kronor, TEF/2016:123. Detta belopp belastar inte projektet.

6254 Förskolan Violen Budget Utfall Avvikelse

241 Mark‐ och expl.kostnader 45 533 52 800 ‐7 267

245 Konstnärlig utsmyckning 164 498 190 750 ‐26 252

246 Byggherrekostnader 1 847 389 2 142 209 ‐294 819

Total 30 000 000 34 787 610 ‐4 787 610

Avvikelsen mot budget är -4 787 610 kronor, cirka 16%. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Anledning till avvikelse är dels merkostnader som hänfördes till bland annat evakueringspaviljongernas färdigstäl- lande tider samt pålningskostnader.

(13)

3 [3]

Dnr TEF/2018:246

Projektet begärde inte tilläggsbudget när merkostnaderna uppstod. Tekniska förvaltningen arbetar kontinuerligt för att förbättra processen kring projekt där man fångar upp oförutsedda händelserna i tid och eventuell tilläggsbudget be- gärs i rätt tid.

(14)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2018:247

5

Slutredovisning av projektkonto 6160, gruppboende Nya Lövkojan, Norsborg (TEF/2018:247)

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkontot 6160 gruppboende Nya Lövkojan.

Sammanfattning

Slutredovisningen avser nyproduktion av gruppboende om sex lägenheter i Norsborg. Inflyttning av verksamheten har skett i juni 2016. Avvikelse är 12 % jämfört mot beslutad totalbudget. Avvikelsen beror på ändringar som verksamheten har gjort i projektet. Bland annat har lägenheterna och utemil- jön anpassats för blinda och en lägenhet har anpassats för permobil.

Gruppboende Lövkojans lokalyta är 622 m² vilket innebär en produktionskostnad om 35 897 kronor per kvadratmeter.

Ärendet

Ombyggnationsarbetet för Lövkojan (6250) startade i januari 2013. I oktober 2013 utbryter en anlagd brand på byggarbetsplatsen som totalförstörde byggnaden. Cirka två år efter branden, 2015-11-19, får kommunen ersätt- ning från försäkringsbolagen De nedlagda kostnaderna fram till branden utrangerades och projektet slutredovisades i tekniska nämnden 2016-02-08,

§ 2, (TEF/2015:236). Projektets ursprungliga budget flyttades till nytt projektkonto (6160) för återuppbyggnad av Nya Lövkojan.

(15)

TJÄNSTESKRIVELSE

2018-10-02

1 [3]

Dnr TEF/2018:247

Post Botkyrka kommun, 147 85 Tumba · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter Direkt · Sms 070 8800 986 · E-post lars.cha@botkyrka.se

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se Tekniska förvaltningen

Referens Mottagare

Lars Cha Byggchef

Tekniska nämnden

Slutredovisning av projektkonto 6160, gruppboende Nya Lövkojan Förslag till beslut

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkontot 6160 gruppboende Nya Lövkojan.

Sammanfattning

Slutredovisningen avser nyproduktion av gruppboende om sex lägenheter i Norsborg. Inflyttning av verksamheten har skett i juni 2016. Avvikelse är 12 % jämfört mot beslutad totalbudget. Avvikelsen beror på ändringar som verksamheten har gjort i projektet. Bland annat har lägenheterna och utemiljön anpassats för blinda och en lägenhet har anpassats för permobil.

Gruppboende Lövkojans lokalyta är 622 m² vilket innebär en produktionskostnad om 35 897 kronor per kvadratmeter.

Genom nyproduktion av gruppboende Lövkojan har sex nya lägenheter byggts för att ge vård och omsorgsförvaltningen möjlighet att erbjuda boenden till Botkyrkas medborgare.

Bakgrund

Ombyggnationsarbetet för Lövkojan (6250) startade i januari 2013. I oktober 2013 utbryter en anlagd brand på byggarbetsplatsen som totalförstörde byggnaden. Cirka två år efter branden, 2015-11-19, får kommunen ersättning från försäkringsbolagen De nedlagda kostnaderna fram till branden utrangerades och projektet slutredovisades i tekniska nämnden TEF/2015:236. Projektets ursprungliga budget flyttades till nytt projektkonto (6160) för återuppbyggnad av Nya Lövkojan.

(16)

BOTKYRKA KOMMUN Tekniska förvaltningen Lokalförsörjning & Fastighet

2 [3]

Dnr TEF/2018:247

6160 Nya Lövkojan Budget Utfall Avvikelse

240 Projekteringskostnader 566 196 632 094 ‐65 898

243 Ändringar i projektet 0 0 0

244 Ändringar i projektet 153 574 171 449 ‐17 874

245 Konstnärlig utsmyckning 0 0 0

246 Byggherrekostnader 922 239 1 029 577 ‐107 338

247 Internränta under byggtid 1 096 284 1 223 879 ‐127 594

Total 20 000 000 22 327 761 ‐2 327 761

Avvikelse mot beslutade investeringsbudget är -2 237 761 kronor, cirka 12%.

För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Anledning till avvikelser avser av verksamheten sent tillkomna programförändringar. Bland annat har lägenheterna och utemiljön anpassats för blinda och en lägenhet har anpassats för permobil. När verksamheten initierade programförändringen gjordes en prognos som pekade på en fördyring på ca 500 000 kronor vilket visade sig vara för lågt bedömd prognos.

Konstnärlig utsmyckning

I arbetet har man missat avsättning för konstnärlig utsmyckning.

(17)

BOTKYRKA KOMMUN Tekniska förvaltningen Lokalförsörjning & Fastighet

3 [3]

Dnr TEF/2018:247

(18)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2018:248

6

Slutredovisning av projektkonto 6257, fasadrenovering Tul- linge gymnasium (TEF/2018:248)

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6257 som avser fasadrenovering.

Sammanfattning

Tullinge gymnasium är en arkitektoniskt vacker byggnad som med sin putsade fasad passar väl in i området och det var av stor vikt att renoveringen av fasaden utfördes korrekt. Den stora ekonomiska avvikelsen mot beslutad investering är 69 %. Detta beror på att renoveringen av fasaderna fick göras om av kommunen eftersom entreprenören utfört arbetet undermåligt och inte fackmannamässigt. Entreprenaden blev godkänd vid slutbesiktningen men kort efter slutbesiktningen föll putsen. Förvaltningen anlitade en extern konsult och juridiskt ombud vid denna händelse.

Kommunen anmodade entreprenören att åtgärda de felaktiga fasadarbetena.

Entreprenören hörsammade inte detta.

Tekniska förvaltningen har vidtalat kommunens jurist och undersöker möj- ligheten att driva ärendet vidare. Ärendet i denna del kommer att återrappor- teras till tekniska nämnden efter fortsatt utredning.

Avvikelse mot budget är -4 134 852 kronor, cirka 69 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Den stora ekonomiska avvikelsen beror på att renoveringen av fasaderna fick göras om.

Ärendet

(19)

TJÄNSTESKRIVELSE

2018-10-08

1 [2]

Dnr TEF/2018:248

Referens Mottagare

Tekniska nämnden

Slutredovisning av projektkonto 6257, fasadrenovering Tullinge gymnasium

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6257 som avser fasadrenovering.

Sammanfattning

Tullinge gymnasium är en arkitektoniskt vacker byggnad som med sin putsade fasad passar väl in i området och det var av stor vikt att renoveringen av fasaden utfördes korrekt. Den stora ekonomiska avvikelsen mot beslutad investering är 69%. Detta beror på att renoveringen av fasaderna fick göras om av kommunen. Detta eftersom entreprenören utfört arbetet undermåligt och inte fackmannamässigt. Entreprenaden blev godkänd vid slutbesiktningen men kort efter slutbesiktningen föll putsen. Förvaltningen anlitade en extern konsult och juridiskt ombud vid denna händelse.

Kommunen anmodade entreprenören att åtgärda de felaktiga fasadarbetena.

Entreprenören hörsammade inte detta.

Tekniska förvaltningen har vidtalat kommunens jurist och undersöker möjlig- heten att driva ärendet vidare. Ärendet i denna del kommer att återrapporteras till tekniska nämnden efter fortsatt utredning.

Tullinge gymnasium är en arkitektoniskt vacker byggnad som med sin putsade fasad passar väl in i området och det var av stor vikt att fasadarbetet utfördes korrekt.

(20)

2 [2]

Dnr TEF/2018:248

Bakgrund

Utbildningsförvaltningen har i tjänsteskrivelse daterad 2011-10-27 beställt fasadrenovering, uppfräschning av entréer samt installation av ett nytt passersy- stem vilket utfördes under 2012.

6257 Tullinge gymnasium fa‐

sadrenovering Budget Utfall Avvikelse

240 Projekteringskostnader 1 484 521 2 507 567 ‐1 023 046 242 Entreprenadkostnader 4 350 257 7 348 203 ‐2 997 945

6 000 000 10 134 852 ‐4 134 852

Avvikelse mot budget är -4 134 852 kronor, cirka 69%. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget. Den stora ekonomiska avvikelsen beror på att renoveringen av fasaderna fick göras om eftersom entreprenören utfört arbetet undermåligt och inte fackmannamässigt.

(21)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2015:143

7

Slutredovisning av projektkonto 6164, Tumba gymnasium Skyttbrink (TEF/2015:143)

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6164 Tumba gymnasium Skyttbrink.

Sammanfattning

Botkyrka kommun förvärvade sommaren 2012 Södertörns Hantverksgym- nasium och beviljade 18,4 mkr i investeringsmedel för upprustning av lokalerna. Denna upprustning avslutades 2014.

Utbildningsförvaltningen beställde upprustning av Tumba Gymnasium Skyttbrink, enligt framtaget lokalprogram. Den 16 juni 2015 beviljade kommunfullmäktige 6 mkr i investeringsmedel för detta projekt i flerårspla- nen 2016-2019.

Skälet till fortsatt upprustning var att det under tiden hade visat sig att det fanns ytterligare behov av upprustning, bland annat tak och fönster på några av husen samt brandlarm. Taken var i stort behov av upprustning eftersom det annars fanns risk att det regnade in i lokalen som skulle förstöra åtgär- dade delar.

Avvikelse mot budget är -1 695 759 kronor, cirka 28 %. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget.

Ärendet

(22)

TJÄNSTESKRIVELSE

2018-10-02

1 [3]

Dnr TEF/2015:143

Post Botkyrka kommun, 147 85 Tumba · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter Direkt · Sms 070 8800 986 · E-post lars.cha@botkyrka.se

Referens Mottagare

Lars Cha Byggchef

Tekniska nämnden

Slutredovisning av projektkonto 6164, Tumba gymnasium Skytt- brink

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6164 Tumba gymnasium Skyttbrink.

Sammanfattning

Botkyrka kommun förvärvade sommaren 2012 Södertörns Hantverksgymna- sium och beviljade 18,4 mkr i investeringsmedel för upprustning av lokalerna.

Denna upprustning avslutades 2014.

Utbildningsförvaltningen beställde upprustning av Tumba Gymnasium Skytt- brink, enligt framtaget lokalprogram. 2015-06-16 beviljade kommunfullmäk- tige 6 mkr i investeringsmedel för detta projekt i flerårsplanen 2016-2019.

Skälet till fortsatt upprustning var att det under tiden hade visat sig att det fanns ytterligare behov av upprustning, bland annat tak och fönster på några av husen samt brandlarm. Taken var i stort behov av upprustning eftersom det annars fanns risk att det regnar in i lokalen som skulle förstöra åtgärdade delar.

Den ekonomiska avvikelsen mot beslutad investeringsbudget blev cirka 28%

vilket motsvarar 1,7 mkr.

Renoveringen i Tumba gymnasium Skyttbrink har skapat bättre klimat inom- hus med fönsterbyten. Nytt larm, nya lås och beslag har skapat nya funktioner, flexibilitet och trygghet för skolans medledare och elever.

(23)

2 [3]

Dnr TEF/2015:143

Bakgrund

Botkyrka kommun förvärvade sommaren 2012 Södertörns Hantverksgymna- sium och beviljade 18,4 mkr i investeringsmedel för upprustning av lokalerna.

Denna upprustning avslutades 2014.

Därefter visade det sig att det fanns ytterligare behov av upprustning, bland annat tak och fönster på några av husen samt brandlarm.

6164 Tumba gymnasium Skyttbrink Budget Utfall Avvikelse

242 Entreprenadkostnad 5 468 674 7 133 230 ‐1 664 556

247 Internränta under byggtid 172 405 143 718 28 687

Total 6 000 000 7 695 759 ‐1 695 759

Avvikelse mot budget är -1 695 759 kronor, cirka 28%. För projektet noteras en negativ avvikelse jämfört med budget.

Projektet begärde inte tilläggsbudget när merkostnaderna uppstod. Tekniska förvalt- ningen arbetar kontinuerligt för att förbättra processen kring projekt där man fångar upp oförutsedda händelserna i tid och eventuell tilläggsbudget begärs i rätt tid.

(24)

3 [3]

Dnr TEF/2015:143

(25)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2018:249

8

Slutredovisning av projektkonto 6167, förskolepaviljonger i Riksten (Kometen) (TEF/2018:249)

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6167 som avser etablering av förskolepaviljong Kome- ten i Riksten.

Sammanfattning

I Riksten har en ny förskolepaviljong för 160 barn uppförts. Inflyttningen till förskolan har skett under april 2017. Därefter har mycket arbeten med att få till en trevlig utemiljö utförts löpande och färdigställts under sommaren 2018. En stor del av lekutrustningen har återanvänts från andra kommunala förskolor som rivits.

För projektet noteras en positiv avvikelse mot investeringsbudget med 5,7 % vilket är drygt 500 000 kronor.

Ärendet

(26)

TJÄNSTESKRIVELSE

2018-09-10

1 [2]

Dnr TEF/2018:249

Referens Mottagare

Tekniska nämnden

Slutredovisning av projektkonto 6167, förskolepaviljonger i Riksten (Kometen)

1. Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens slutredovisning av projektkonto 6167 som avser etablering av förskolepaviljong Kome- ten i Riksten.

Sammanfattning

I Riksten har en ny förskolepaviljong för 160 barn uppförts. Inflyttningen till förskolan har skett under april 2017. Därefter har mycket arbeten med att få till en trevlig utemiljö utförts löpande och färdigställts under sommaren 2018. En stor del av lekutrustningen har återanvänts från andra kommunala förskolor som rivits. För projektet noteras en positiv avvikelse mot investeringsbudget med 5,7% vilket är drygt 500 000 kronor.

Etablering av förskolepaviljonger i Riksten skapar 160 förskoleplatser.

Bakgrund

Lokalerna för förskolan ”Lilla luna” och ”Lilla Vega” är externt inhyrda. Lo- kalerna har länge dragits med skador i fastigheten, beroende på bland annat översvämning. Lokalerna var inte heller anpassade för att bedriva förskole- verksamhet i. Det har dock varit en nödlösning i väntan på att förskolan Vega i Tullinge/Riksten ska byggas. Befolkningsökningen i Riksten har medfört att ny förskola är nödvändig i detta område. Utbildningsförvaltningen har beställt en tillfällig paviljonglösning för 160 barn i två plan.

(27)

2 [2]

Dnr TEF/2018:249

6167 Förskolepaviljonger i Riksten Budget Utfall Avvikelse

241 Mark‐ och expl.kostnader 2 060 1 942 117

242 Entreprenadkostnader 2 021 116 1 906 058 115 058

244 Äta, entreprenad 6 722 812 6 340 097 382 715

246 Byggherrekostnader 121 974 115 030 6 944

247 Internränta under byggtid 132 039 124 523 7 517

9 000 000 8 487 649 512 351

Avvikelse mot budget är 512 351 kronor, cirka 5,7%. För projektet noteras en positiv avvikelse jämfört med budget.

(28)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2015:199

9

Avbrytande av upphandling av förskolan Måsen (TEF/2015:199)

1. Tekniska nämnden beslutar i enlighet med genomförd utvärdering att avbryta upphandling av nybyggnad av förskolan Måsen.

2. Tekniska nämnden ger kommunledningsförvaltningen, upphandlingsenheten i uppdrag att verkställa beslutet.

Sammanfattning

Kommunledningsförvaltningen, har på uppdrag av och i samverkan med tekniska förvaltningen annonserat förfrågningsunderlaget avseende nybygg- nad av förskolan Måsen.

Upphandlingen har utförts som ett förenklat förfarande enligt lagen om of- fentlig upphandling (LOU). Efter genomförd utvärdering av inkomna anbud föreslår förvaltningen att tekniska nämnden ska fatta beslut om att avbryta upphandlingen.

Tekniska nämnden beslöt vid sammanträdet den 18 september 2018 att god- känna tilldelning av anbudsgivare Lehto Sverige AB, 559120-6411, för nybyggnation av förskolan Måsen.

Under avtalsspärren har Botkyrka kommun fått information om tänkbara brister i utvärderingen. Botkyrka kommun har därför valt att återkalla sitt tilldelningsbeslut och gå igenom anbuden ytterligare en gång. Anbudsgivar- na informerades via TendSign 2018-09-28.

Utvärdering av inkomna anbud genomfördes på nytt under september må- nad 2018 och resultatet av denna visade att ingen av anbudsgivarna upp- fyllde samtliga kvalificeringskrav.

Ärendet

(29)

TJÄNSTESKRIVELSE 1[2]

Tekniska förvaltningen

2018-10-09 Dnr TEF/2015:199

Tekniska förvaltningen

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se

Referens Mottagare

Thomas Granqvist Byggprojektledare

Tekniska nämnden

Avbrytande av upphandling Nybyggnad förskolan Måsen

Tekniska nämnden beslutar i enlighet med genomförd utvärdering att avbryta upphandling av nybyggnad av förskolan Måsen.

Tekniska nämnden ger kommunledningsförvaltningen, upphandlingsenheten i uppdrag att verkställa beslutet.

Sammanfattning

Kommunledningsförvaltningen, har på uppdrag av och i samverkan

med tekniska förvaltningen annonserat förfrågningsunderlaget avseende ny- byggnad av förskolan Måsen.

Upphandlingen har utförts som ett förenklat förfarande enligt lagen om of- fentlig upphandling (LOU). Efter genomförd utvärdering av inkomna anbud föreslår förvaltningen att tekniska nämnden ska fatta beslut om att avbryta upphandlingen.

Ärendet Bakgrund

Tekniska nämnden beslöt vid sammanträdet den 18 september 2018 att god- känna tilldelning av anbudsgivare Lehto Sverige AB, 559120-6411, för nybyggnation av förskolan Måsen.

Under avtalsspärren har Botkyrka kommun fått information om tänkbara brister i utvärderingen.

Botkyrka kommun har därför valt att återkalla sitt tilldelningsbeslut och gå igenom anbuden ytterligare en gång. Anbudsgivarna informerades via Tend- Sign 2018-09-28. Ny genomgång av anbuden har genomförts.

Resultat efter ny utvärdering

Utvärdering av inkomna anbud genomfördes på nytt under september må- nad 2018 och resultatet av denna visade att ingen av anbudsgivarna upp- fyllde samtliga kvalificeringskrav.

(30)

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[2]

2018-10-09 Dnr TEF/2015:199

Med stöd av utvärderingsresultatet föreslår tekniska förvaltningen att nämnden beslutar att avbryta upphandlingen av nybyggnad av förskolan Måsen.

_________

Expedieras till

Upphandlingsenheten

(31)

Tekniska nämnden

2018-11-12 Dnr TEF/2018:272

10

Omförhandling m.m. av hyresavtal - Riksteatern (TEF/2018:272)

Tekniska nämnden beslutar att tekniska förvaltningen i första hand ska initi- era förhandlingar med Riksteatern i syfte att omförhandla villkoren i hyresavtalet avseende lokalen på fastigheten Vickern 6 i Norsborg. Omförhand- lingen av hyresavtalet ska bland annat omfatta en begäran om längre hyres- tid, marknadsmässig hyra för lokalen, ändrade villkor avseende mediakost- nader och en omfördelning av parternas åtaganden. Ifall parterna inte kan enas kring kommunens begäran om ändrade hyresvillkor, ska tekniska för- valtningen senast den 31 december 2018 säga upp hyresavtalet till upphö- rande den 30 september 2019 och begära ändrade villkor enligt bestämmel- serna i 12 kap. jordabalken.

Sammanfattning

Mellan Botkyrka kommun och Riksteatern föreligger ett hyresavtal avseende en lokal belägen på fastigheten Vickern 6 i Norsborg. Lokalen omfattar sex våningsplan och har förhyrts av Riksteatern sedan 1988. Lokalen an- vänds bland annat för teaterändamål och kontor. Hyresavtalet löper tre år i taget. Den senaste förhandlingen mellan parterna avseende hyresvillkoren ägde rum år 2012.

Tekniska förvaltningens förslag är att i första hand uppta en förhandling med Riksteatern gällande hyresvillkoren för lokalen på fastigheten Vickern 6. För det fall en förhandling inte kan komma till stånd eller parterna inte kan träffa en överenskommelse om ändrade hyresvillkor, ska tekniska för- valtningen hos Riksteatern begära en ändring av hyresvillkoren enligt be- stämmelserna i 12 kap. jordabalken. Sistnämnda förfarande sker genom uppsägning av hyresavtalet till upphörande den 30 september 2019 för vill- korsändring.

Ärendet

(32)

2018-10-31 TEF/2018:272

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Medborgarcenter 08-530 610 00 Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se

Referens Mottagare

Frank Renebo Tekniska nämnden

Omförhandling m.m. av hyresavtal – Riksteatern

Tekniska nämnden beslutar att tekniska förvaltningen i första hand ska initi- era förhandlingar med Riksteatern i syfte att omförhandla villkoren i hyresavtalet avseende lokalen på fastigheten Vickern 6 i Norsborg. Omförhand- lingen av hyresavtalet ska bland annat omfatta en begäran om längre hyres- tid, marknadsmässig hyra för lokalen, ändrade villkor avseende mediakost- nader och en omfördelning av parternas åtaganden. Ifall parterna inte kan enas kring kommunens begäran om ändrade hyresvillkor, ska tekniska för- valtningen senast den 31 december 2018 säga upp hyresavtalet till upphö- rande den 30 september 2019 och begära ändrade villkor enligt bestämmel- serna i 12 kap. jordabalken.

Sammanfattning

Tekniska förvaltningens förslag är att i första hand uppta en förhandling med Riksteatern gällande hyresvillkoren för lokalen på fastigheten Vickern 6. För det fall en förhandling inte kan komma till stånd eller parterna inte kan träffa en överenskommelse om ändrade hyresvillkor, ska tekniska för- valtningen hos Riksteatern begära en ändring av hyresvillkoren enligt be- stämmelserna i 12 kap. jordabalken. Sistnämnda förfarande sker genom uppsägning av hyresavtalet till upphörande den 30 september 2019 för vill- korsändring.

Bakgrund

Mellan Botkyrka kommun och Riksteatern föreligger ett hyresavtal avseende en lokal belägen på fastigheten Vickern 6 i Norsborg. Lokalen på nämnda fastighet omfattar sex våningsplan och har förhyrts av Riksteatern sedan 1988. Lokalen används bland annat för teaterändamål och kontor. Hy- resavtalet löper tre år i taget.

Den senaste förhandlingen mellan parterna avseende hyresvillkoren ägde rum år 2012. Hyresavtalet behöver nu ses över i syfte att få till marknads- mässiga och skäliga villkor. För att få till stånd en ändring av hyresvillkoren avser tekniska förvaltningen att försöka få till stånd ett möte med Rikstea- tern i syfte att omförhandla hyresvillkoren för den aktuella lokalen. För det fall en förhandling inte kommer till stånd eller parterna inte kan enas kommer en uppsägning av för villkorsändring av hyresavtalet att ske enligt be-

(33)

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[2]

2018-10-31 Dnr TEF/2018:272

stämmelserna i 12 kap jordabalken. Riksteatern har enligt 12 kap. jordabalken rätt att inom två månader från uppsägning hänskjuta tvisten till hyres- nämnden för medling.

(34)

Tekniska nämnden

2018-11-01 Dnr TEF/2018:254

11

Revidering av regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämn- den (TEF/2018:254)

1. Tekniska nämnden antar reviderade regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämn- den.

2. Reglerna ersätter tidigare fattat beslut, 2018-06-11, § 64.

Sammanfattning

Tekniska nämnden antog 2018-06-11, § 64, regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse. Styrdokumentet tydlig- gör och beskriver vilken typ av information och vilka handlingstyper som kan gallras utifrån beslutet.

Det har uppdagats att beslutsunderlaget inte varit komplett vid beslutstill- fället. Den upplaga som antogs saknar kolumnen ”Handlingar rörande IT, telefoni och fax”.

Handlingar rörande IT, telefoni och fax

* Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler

* E-postloggar

* Chatt-loggar

* Supportärenden

* Aktivitetsrapporter, fax och skrivare

Tekniska förvaltningen föreslår därför att tekniska nämnden antar reviderat regeldokument. I övrigt har inga ändringar gjorts.

(35)

2018-10-17 Dnr TEF/2018:254

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt /HandläggareTelefon/ Sms·/HandläggareMobilTelefon/ · E-post /HandläggareEpost/

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se

Referens Mottagare

Elisabeth Persson Tekniska nämnden

Revidering av regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämn- den (TEF/2018:254)

1. Tekniska nämnden antar reviderade regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämn- den.

2. Reglerna ersätter tidigare fattat beslut, 2018-06-11, § 64.

Sammanfattning

Tekniska nämnden antog 2018-06-11, § 64, regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse. Styrdokumentet tydlig- gör och beskriver vilken typ av information och vilka handlingstyper som kan gallras utifrån beslutet.

Det har uppdagats att beslutsunderlaget inte varit komplett vid beslutstill- fället. Den upplaga som antogs saknar kolumnen ”Handlingar rörande IT, telefoni och fax”.

* Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler

* E-postloggar

* Chatt-loggar

* Supportärenden

Tekniska förvaltningen föreslår därför att tekniska nämnden antar reviderat regeldokument. I övrigt har inga ändringar gjorts.

Åsa Engwall Förvaltningschef Bilaga:

Regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämnden.

(36)

Regler för gallring av allmänna handlingar som är av ringa och tillfällig betydelse hos tekniska nämnden

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler

Diarienummer: TEF/2018:254

Dokumentet är beslutat av: Tekniska nämnden Dokumentet beslutades den: 12 november 2018 Dokumentet gäller för: Tekniska nämnden Dokumentet gäller till den: Tillsvidare

(37)

______________________________________________________________________________________

Dokumentet ersätter: TEF/2018:156

Dokumentansvarig är: Tekniska förvaltningen, personal och administration

För revidering av dokumentet ansvarar: Tekniska förvaltningen, personal och administration För uppföljning av dokumentet ansvarar: Tekniska förvaltningen, personal och administration

(38)

Regel 1: Gallring av handlingar som genom sitt informationsin- nehåll är av tillfällig eller ringa betydelse

Villkor för tillämpning

Gallring av handlingar som genom sitt informationsinnehåll, sin funktion eller i sitt specifika sammanhang är av tillfällig eller ringa betydelse får ske, under förut- sättning att gallringen inte medför att allmänhetens insyn åsidosätts och att hand- lingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning.

Nedan följer exempel på handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse. Myndigheterna ska själva göra en be- dömning av vilken information som i normalfallet är eller kan vara av tillfällig eller ringa betydelse och som kan gallras utifrån detta beslut.

Beskrivning Exempel Kommentar

Handlingar som inte leder till åtgärd eller tillför någon sakuppgift

* Reklam

* Korrespondens av uppen- bart tillfällig eller ringa betydelse

* Handlingar för kännedom

* Handlingar som är obe- gripliga eller meningslösa för verksamheten

* Handlingar som ligger ut- anför myndighetens verk- samhetsområde

Handlingar som inte bedöms leda till någon åtgärd och som i övrigt saknar betydelse. Korrespondens kan i det här fallet ske via olika kommunikationskanaler.

Handlingar rörande möten, kurser, konferenser etc.

* Kallelser

* Dagordningar

* Deltagarförteckningar

* Korrespondens om mötes- tider

* Anmälningar till externa och interna kurser, semi- narier och konferenser

* Kursinbjudningar

* Deltagarbekräftelser

* Underlag/presentationer

* Minnesanteckningar från avdelningsmöten, personal- möten, informationsmöten, interna verksamhetsmöten

Dessa handlingstyper kan i vissa fall och utifrån myndighetens bedömning ha ett högre informationsvärde och ska i så fall inte gallras uti- från detta beslut.

Kopior/dubbletter av all- männa handlingar

Ett arkivexemplar ska finnas hos myndigheten med samma innehåll.

(39)

Beskrivning Exempel Kommentar

* Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler

* E-postloggar

* Chatt-loggar

* Supportärenden

Utskrifter * Utskrifter ur databaser och andra verksamhetssystem

Exempelvis utskrifter som görs för att underlätta det interna arbetet.

Uppgifter och register * Fält i databaser/system som inte tillför något i sak eller är av vikt för verksamheten

* Felaktiga uppgifter i register

* Förteckningar över licen- ser, programvaror, IP- adresser

* Register över kontaktper- soner

* Semesterlistor

* Telefonlistor

* Adresslistor

* Uppgifter om närmast an- hörig

* Checklistor

Exempelvis när uppgifter uppdateras löpande och efter behov.

Felaktiga uppgifter får end- ast vara skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseen- den.

Underlag och utkast * Underlag för statistik (stat- istiskt primärmaterial som legat till grund för statistisk bearbetning)

* Underlag till facken vid lö- neöversyn och andra för- handlingar

* Utkast och tidigare versioner

Informationen kan gallras när en sammanställning är upprättad.

Om utkastet expedieras kan det gallras om informationen är densamma i den slutgil- tiga versionen

Bilder, filmer och ljudupptagningar

* Fotografiskt material

* Filmer

* Ljudupptagningar

Bilder och filmer som före- kommer i dubbletter eller snarlika versioner.

Bilder, filmer eller ljudupptagningar med ringa inform- ationsinnehåll som inte till- för sakuppgift eller är av vikt för verksamheten.

(40)

Avsaknad av relevant meta- data rörande dessa handlingar kan också vara grund för gallring.

Beskrivning Exempel Kommentar

Sociala medier * Inlägg, svar och uppdate- ringar på sociala medier

Information som inkommer via sociala meder och som leder till åtgärd eller tillför sakuppgift ska tas omhand innan den inkomna hand- lingen får gallras.

Övrig dokumentation * Korrespondens

* Meddelanden

* Bokningar, t ex av lokal eller teknisk utrustning

* Minnesanteckningar

* Handlingar för sakgransk- ning/ faktagranskning

* SMS, MMS och röstmed- delanden

* Följebrev/missiv under förutsättning att de inte till- för information till ärendet.

* Manualer/lathundar

* Rutinbeskrivningar

* Information om friskvårds- insats

* Följesedlar

* Handböcker

* Närvarolistor

* Informationsutskick av ringa eller tillfällig betydelse

* Inkommen begäran av ru- tinmässig karaktär samt svar rörande utlämnande av all- män handling

Dessa handlingstyper kan i vissa fall och utifrån myn- digheternas bedömning ha ett högre informationsvärde och ska i så fall inte gallras utifrån detta beslut.

Information som inkommer via till exempel telefon, SMS eller MMS och som leder till åtgärd eller tillför sakuppgift ska tas omhand innan den inkomna hand- lingen får gallras.

Får gallras under förutsätt- ning att begäran bifalles utan inskränkning och om den i övrigt inte är av in- tresse eller betydelse för verksamheten.