TJÄNSTEUTLÅTANDE
Kulturkontoret Dnr KN/2021:41-004
Fritidsgårdsenhten 2021-04-27
1/2
Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs
Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00
www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Handläggare Erica Thorsen 076-133 63 81
Kulturnämnden
Beslut om gallring av allmänna handlingar inom fritidsgårdsenheten
Förslag till beslut
Kulturnämnden beslutar att
1. gallra allmänna handlingar som rör avtal kopplade till gårdskorten och e- postadresserna när de inte längre behövs för fritidsgårdsenheten.
Beskrivning av ärendet
Fritidsgårdsenheten införde från och med höstterminen 2020 gårdskort. Med gårdskortet ges möjlighet att låna utrustning och delta i aktiviteter för de ungdomar som har tillträdesrätt till fritidsgårdarna i Strängnäs kommun. Ett numrerat gårdskort tilldelas fritidsgårdsbesökaren efter att besökaren och dess vårdnadshavare lämnat sina personuppgifter samt signerat ett avtal
(pappersdokument). Gårdskortets löpnummer förs sedan in på respektive avtal.
Det påskrivna avtalet upprättas som mest i tre exemplar och förvaras på respektive fritidsgård i pärm. Kontaktuppgifterna till vårdnadshavarna som förekommer i och med avtalsskrivningen används för att verksamheten ska kunna kontakta vårdnadshavaren vid behov. Uppgifter om vårdnadshavares e- post kan därför förekomma i lokal kontaktlista i Outlook hos verksamheten.
Fritidsgårdsenheten vill kunna gallra avtalen kopplade till gårdskorten och de e- postadresser till vårdnadshavare när de inte är aktuella för verksamheten, förslagsvis en gång per år i början av nytt år.
Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras.
Allmänna handlingar får bara gallras efter att beslut har fattats. Enligt kommunens arkivreglemente § 8 beslutar myndighet efter samråda med
arkivmyndigheten om gallring av allmänna handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning.
Samråd
Samråd har skett genom att fritidsgårdsenheten har vänt sig till kommunarkivet för att få råd och stöd hur de ska göra för att få gallra inaktuella avtal kopplade till gårdskorten och kontaktuppgifter till vårdnadshavare i form av e-postadresser i och med att det idag saknas gallringsbeslut. Kommunarkivet har bett
verksamheten göra en gallringsutredning och som stöd besvarat frågor i en checklista för att klargöra om arkivbildningens syfte påverkas enligt Arkivlag (1990:782) och om förlusten av information påverkar några andra sammanhang.
2/2
Kommunarkivet tillstyrker förslaget att gallra avtalen kopplade till gårdskorten och inaktuella e-postadresser till vårdnadshavare när de inte längre behövs i verksamheten. Kommunarkivet anser inte heller att dessa har ett värde för eventuell framtida forskning. Kulturnämnden föreslås därför besluta att avtalen kopplade till gårdskorten och inaktuella e-postadresser får gallras.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Uppföljning sker löpande.
Beslutsunderlag
Samrådsyttrande, kommunstyrelsen, 2021-04-27 Beslutet skickas till
Kommunstyrelsen Arkivmyndigheten
Kulturkontorets organisation
Christer Hermansson Erica Thorsen
Kontorschef Administratör
Kansliavdelningen Dnr KS/2021:201-004
2021-04-07
1/2
Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs
Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00
kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se
Bankgiro 621-6907
Handläggare Elisabeth Swenneby Tel. 0152-291 41
Kulturnämnden
Samrådsyttrande över kulturnämndens
fritidsgårdsverksamhets förslag om att få gallra inaktuella allmänna handlingar kopplade till gårdskorten
Bakgrund
Kulturnämndens fritidsgårdsverksamhet införde från och med höstterminen 2020 Gårdskort. Med gårdskortet ges möjlighet att låna utrustning och delta i fritidsgårdens aktiviteter för de ungdomar som har tillträdesrätt till
fritidsgårdarna i Strängnäs kommun. För att ta del av gårdskortet behöver fritidsgårdsbesökaren och dess vårdnadshavare lämna sina personuppgifter i och med att ett avtal upprättas (pappersdokument) som kan knytas till ett numrerat gårdskort. Avtalet som skrivs på är upprättade i flera exemplar och förvaras på respektive fritidsgård i pärm. I dagsläget tre stycken avtal. Kontaktuppgifterna till vårdnadshavarna som förekommer i och med avtalsskrivningen används också för att vid behov kunna kontakta vårdnadshavaren eller ge information om verksamheten. Uppgifter om vårdnadshavares e-post kan därför förekomma i lokal kontaktlista i Outlook hos verksamheten.
Kulturnämndens fritidsgårdsverksamhet vill kunna gallra avtalen kopplade till gårdskorten och de e-postadresser till vårdnadshavare när de inte är aktuella för verksamheten, förslagsvis en gång per år i början av nytt år.
Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras.
Allmänna handlingar får bara gallras efter att beslut har fattats. Enligt kommunens arkivreglemente § 8 beslutar myndighet efter samråda med
arkivmyndigheten om gallring av allmänna handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning.
Samråd
Samråd har skett genom att kulturnämndens fritidsgårdsverksamhet har vänt sig till kommunarkivet för att få råd och stöd hur de ska göra för att få gallra
inaktuella avtal kopplade till gårdskorten och kontaktuppgifter till vårdnadshavare i form av e-postadresser i och med att det idag saknas gallringsbeslut. Kommunarkivet har bett verksamheten göra en
gallringsutredning och som stöd besvarat frågor i en checklista för att klargöra om arkivbildningens syfte påverkas enligt Arkivlag (1990:782) och om förlusten av information påverkar några andra sammanhang.
2/2
Kommunarkivet tillstyrker förslaget att gallra avtalen kopplade till gårdskorten och inaktuella e-postadresser till vårdnadshavare när de inte längre behövs i verksamheten. Kommunarkivet anser inte heller att dessa har ett värde för eventuell framtida forskning. Kulturnämnden föreslås därför besluta att avtalen kopplade till gårdskorten och inaktuella e-postadresser får gallras.
Förslag till beslut
Kulturnämnden beslutar att
1. Gallra allmänna handlingar som rör avtal kopplade till gårdskorten och e- postadresserna när de inte längre behövs för verksamheten.
Elisabeth Swenneby Kommunarkivarie
