Dnr 2019/0123 VON-5
Diariekod: 712 Vård- och omsorgsnämnden
Förslag på hur nämnden kan begränsa antalet hemtjänstutförare
Förslag till beslut
Vård- och omsorgskontoret föreslår att vård- och omsorgsnämnden beslutar följande:
1. Vård- och omsorgsnämnden ger vård- och omsorgskontoret i uppdrag att inom hemtjänstuppdraget utveckla
förfrågningsunderlaget för LOV hemtjänst så att kravställningen förtydligas och skärps.
Sammanfattning
Vård- och omsorgskontoret har gjort en bedömning utifrån för- och nackdelar och eventuella risker med att göra en upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU, eller att fortsätta att ha hemtjänsten upphandlad enligt Lagen om valfrihet, LOV. Vård- och omsorgskontoret gör bedömningen att det är mest fördelaktigt att fortsätta med hemtjänst upphandlat enligt LOV. Förfrågningsunderlaget behöver förändras och krav skärpas för att kunna utveckla en hemtjänst med utgångspunkt i valfrihet för kund, bra villkor för hemtjänstutförarna och med möjlighet till kvalitets- och teknikutveckling i samverkan med vård- och omsorgskontoret.
Bakgrund
2019-04-23 gav vård- och omsorgsnämnden kontoret i uppdrag att göra en grundlig genomlysning av hemtjänsten med utgångspunkt i valfrihet och kvalitet för kund, hemtjänstutförarnas villkor och nämnden ekonomiska förutsättningar. Sedan 2016 har nämnden avslutat ett flertal
hemtjänstutförare på grund av fusk och oegentligheter. Under samma period har ett antal utförare valt att lämna ”Fritt val- hemtjänst i Sollentuna på grund av sviktande kundunderlag.
2020-02-18 gav vård- och omsorgsnämnden kontoret i uppdrag, som en del i genomlysningen av hemtjänsten, att komma med förslag på hur nämnden kan fastställa avtal med ett begränsat antal hemtjänstutförare.
Upphandlingsformer
Det finns två alternativ att kontraktera utförare till hemtjänsten i Sollentuna kommun, LOU och LOV.
LOU
LOU bygger på att ett upphandlingsdokument tas fram och annonseras och de utförare som är intresserade av att driva hemtjänst enligt de presenterade förutsättningarna är välkomna att lämna anbud. Inom LOU kan
kravspecifikationen fastställa hur många utförare som kommunen har för avsikt att teckna kontrakt med. Utförarna får sedan med sina anbud
konkurrera, via kvalificering och utvärdering, om de platser som finns. De kontrakt som sedan skrivs kan som längst gälla i fyra år, inklusive
eventuella förlängningsoptioner, sedan måste nya kontrakt tecknas som föregåtts av en ny upphandling (som tar ca två år). De kontrakt som tecknats genom en LOU-upphandling får endast förändras marginellt under pågående kontraktsperiod.
LOV
När hemtjänsten är upphandlad enligt LOV, som den är i Sollentuna
kommun, så finns det ett ständigt annonserat underlag som alla utförare som lever upp till kvalificeringskraven får ansluta sig till, genom ansökan som kan göras fyra gånger per år. I ett underlag i LOV-systemet kan det inte definieras hur många utförare som får finnas, det är valfrihet som råder. De utförare som vill verka enligt uppställda krav och uppfyller dessa är fria att ansluta sig som hemtjänstutförare, efter att beställaren har godkänt att de uppfyller de ställda kraven.
Kontrakten inom LOV löper tillsvidare med ömsesidig uppsägningstid.
Underlaget som styr kravställningen inom LOV kan förändras hur mycket och hur ofta som helst av beställaren. Detta kan göras i samverkan med utförarna eller helt på beställarens initiativ. T.ex. finns här goda möjligheter till kvalitets- och teknikutveckling i samverkansformer mellan utförarna och vård- och omsorgskontoret.
LOV är i grunden tänkt att vara självreglerande, de utförare som bedriver en verksamhet med låg kvalité skulle i en fungerande marknadssituation inte få några kunder. Därav innehåller LOV-underlagen generellt mindre
detaljerade krav då man som utförare måste hålla hög kvalité för att få några kunder. Inom vård- och omsorgsverksamheter fungerar detta mindre bra då nyttjande kund inte kan ta ställning till och se helheten. Nyttjande kund kan uppleva hög kvalité och rekommendera andra kunder att välja samma utförare trots att beställaren (vård- och omsorgskontoret) misstänker, eller upptäckt, att utföraren inte lever upp till ingånget avtal.
Kravställning oavsett upphandlingsform
Oavsett vilken upphandlingsform man använder kan man ställa långtgående och specificerade krav runt alla frågor som beställaren anser nödvändiga för att leveransen ska leva upp till ställda förväntningar. Det kan konstateras att det nuvarande underlaget för hemtjänsten kan stärkas med många
kravställningar inom flera områden för att skapa förutsättningar som sannolikt ger en leverans som mer motsvarar vård- och omsorgsnämndens
Med en bredare och mer specifik kravställning skulle sannolikt den totala kvalitén öka och skapa bättre insyn hos de utförare som kontrakteras. Det ger bättre förutsättningar för seriösa och kvalitativa utförare att verka i Sollentuna kommun och samtidigt gynna en utveckling inom hemtjänsten för både kunder, utförare och beställare. Med fler och skärpta krav kommer sannolikt även antalet utförare att påverkas.
Riskanalys
Utöver de skillnader mellan LOU och LOV som framgår ovan finns en del risker att ta hänsyn till när detta beslut tas.
Byte av upphandlingslagstiftning
Om nämnden skulle föreslå kommunstyrelsen att LOV ska upphöra och istället införa LOU så finns det en del att ta i beaktande. Då beslutet behöver tas av kommunfullmäktige innebär det att tidsplanen måste vara väl
samordnad med LOU-upphandlingen som i sig tar ca 2 år för vård- och omsorgsnämnden att genomföra. Det behöver också ställas i relation till att aktuella utförare har 18 månaders uppsägningstid och nämnden 6 månaders uppsägningstid om nämnden aviserar för utförarna att LOV kommer att upphöra.
Antal anbudsgivare
Oavsett hur noggrant förarbete som görs kan det inte säkerställas hur många anbud som inkommer i en upphandling. Om för få, eller inga anbud
inkommer i en upphandling enligt LOU måste upphandlingen göras om, vilket tar ytterligare ca 1,5-2 år. Om samma sak skulle hända i en
upphandling med skärpta krav enligt LOV måste underlaget redigeras på samma sätt som i en LOU-upphandling men tidsåtgången att få det gjort och ha det publicerat för att utförare ska kunna ansöka går mycket fortare än att ta sig igenom hela processen för LOU.
Eventuell överprövning
Om upphandlingen görs enligt LOU finns det risk att tilldelningen blir överprövad. Om så sker och om samtliga utförare i LOV samtidigt är uppsagda riskerar vård- och omsorgsnämnden att ha för få godkända
aktuella utförare i LOV eller stå utan utförare av hemtjänst i LOU. Om detta skulle hända i hemtjänsten med ca 1 500 kunder riskerar det att få
omfattande konsekvenser.
Kontraktstid
Om upphandlingen görs enligt LOU kan kontraktet som längst löpa i fyra år inklusive eventuell optionstid. Det innebär att vi under 50% av
kontraktsperioden måste befinna oss i en ny upphandlingsprocess för att ha nya utförare på plats när innevarande avtal går ut. Detta förfarande innebär i värsta fall att alla kunder måste välja ny utförare vid avtalsbrytpunkten, vilket inte är så lyckat för vare sig kunden, myndigheten eller utföraren.
Görs upphandlingen enligt LOV så är förfrågningsunderlaget alltid publicerat, i en pågående upphandling, och alla utförare som uppfyller kraven får ansluta sig när de vill. Kontraktstiden är löpande med ömsesidig uppsägningstid, vilket innebär att det inte finns några förutbestämda brytpunkter där kunderna kan bli tvingade att välja ny utförare.
Omvärldsbevakning
Till detta arbete har information och kunskap hämtats från andra kommuners tidigare och pågående arbete.
Enligt Sveriges kommuner och Regioner, SKR, har 160 kommuner hemtjänst enligt LOV. De nedslag kontoret har gjort i olika underlag visar på att kravställningarna i LOV generellt är både grunda och smala. Men det hindrar inte att Sollentuna kommun kan införa bättre anpassade och mer skärpta kravställningar.
Det är få kommuner som har hemtjänst upphandlat enligt LOU, så få att det t.o.m. är svårt att hitta information om. Sigtuna kommun handlade upp hemtjänst enligt LOU 2019 och angav i upphandlingsdokumentet att fyra utförare skulle tilldelas kontrakt, en per område. De fick endast in två anbud.
Kontorets förslag
Kontoret föreslår att utförare inom hemtjänsten fortsatt upphandlas genom LOV. För att nå ett resultat i paritet med nämndens önskemål, som
presenterats i direktivet om genomlysning av hemtjänsten, föreslås att förfrågningsunderlaget grundligen gås igenom. Genomgången bör resultera i att flertalet befintliga krav skärps och många nya krav tillkommer, för att skapa en bättre och mer ändamålsenlig hemtjänst i Sollentuna kommun.
Återkoppling gällande hemtjänstuppdraget
Arbetsgruppen för hemtjänstuppdraget befinner sig i slutfasen av
rekryteringen av projektledaren som kommer att börja under hösten 2020.
Under hösten 2019 gjordes en förstudie inför genomlysningen av hemtjänsten. Utifrån förstudien tar arbetsgruppen just nu fram en projektplan som kommer att ligga till grund för projektledarens arbete.
Projektledaren kommer att vara ansvarig för att utifrån projektplanen leda arbetet framåt genom samverkan med främst avdelning äldreomsorg och avdelning avtal och uppföljning. Samarbete kommer även att ske med andra avdelningar på vård- och omsorgskontoret. Projektledaren kommer att verka som en länk mellan utförarna och de olika avdelningarna på vård- och omsorgskontoret för att uppnå goda resultat inom projektets ramar. Övriga projektmedarbetare kommer att bidra med sin sakkompetens och
information.
Ledorden för projektet är bland andra kvalitet för kund, rättssäkerhet, samverkan, digitalisering, ekonomisk hushållning och innehåll.
Ekonomiska konsekvenser
Detta tilläggsbeslut påverkar inte ekonomin för hemtjänsten och får således inga ekonomiska konsekvenser. Beroende på vad huvuduppdraget
”Genomlysning av hemtjänsten för att säkra kvalitet och valfrihet” får för resultat kommer det eventuellt att påverka ekonomin.
Pia Bornevi Mikael Carlsson Anette Ceder
Förvaltningschef Affärsutvecklare Avd. chef äldreomsorg
Bilaga
1. Tillägg till direktiv genomlysning av hemtjänsten
Beslutsexpediering Akt
