Kravspecifikation. Kravspecifikation Systemstöd för cytostatikaordinationer inom Norrbottens Läns Landsting

Kravspecifikation

Systemstöd för cytostatikaordinationer inom

Norrbottens Läns Landsting

1 BAKGRUND 3

2 FUNKTIONELLA KRAV 4

3 INTEGRATION VAS 9

4 NLL: VAS-MILJÖ OCH ALLMÄNNA KRAV PÅ IT 10

5 LICENSMODELL 12

6 DOKUMENTATION 13

7 UTBILDNING 14

8 SERVICE, SUPPORT OCH SERVICEAVTAL 15

9 PROCESSKARTA FÖR DIVISION MEDICINSKA SPECIALITETER 16

9.1 AKTIVITETER I PROCESSEN BEDÖMNING 16

9.2 PROCESSEN ORDINATION 17

9.3 AKTIVITETER I PROCESSEN BEHANDLING 18

9.4 AKTIVITETER I PROCESSEN UTVÄRDERING 19

10 PROCESSKARTA FÖR DIVISION OPERERANDE SPECIALITETER 20

10.1 AKTIVITETER I PROCESSEN LÄKARBESÖK 20

10.2 AKTIVITETER I PROCESSEN SJUKSKÖTERSKEBESÖK 21

10.3 AKTIVITETER I PROCESSEN BEHANDLING 22

10.4 AKTIVITETER I PROCESSEN UTVÄRDERING 23

1 Bakgrund

Norrbottens Läns Landsting avser att upphandla elektroniskt program för ordination av cytostatika. Detta program skall vara landstingsövergripande och användas vid samtliga enheter inom NLL som ordinerar eller administrerar cytostatika.

2 Funktionella krav

2.1 Ordination

2.1.1 Ordination

Läkemedel skall ordineras i enlighet med "Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om läkemedelshantering i hälso- och sjukvården" 3 kap. "Ordination av läkemedel".

För beställning av cytostatika skall

• Doseringen anges som mängden verksam substans per läkemedelsdos, i mg eller IU.

• Läkemedel ordineras med uppgifter om läkemedlets namn, läkemedelsform, styrka, dosering, administrationssätt och datum.

• Systemet medge ordination av cytostatika i alla beredningsformer dvs. både parenteralt (i.v, i.m, s.c, i.t) samt peroralt (tabletter, mixturer).

• Dosering anges som antalet tabletter eller andra avdelade läkemedelsdoser eller läkemedlets volym per doseringstillfälle.

• Apoteksberedda infusioner anges med volym, koncentration och infusionstid.

2.1.2 Ordinatörsstyrda förändringar

• I en mall skall ordinatör kunna ta bort läkemedel eller lägga till

förprogrammerade tilläggsläkemedel till en ordination för en enskild patient.

• Man skall även till administrationsschemat kunna lägga till andra läkemedel som hör samman med kuren, t.ex. antiemetika, premedicinering eller övriga vätskor.

2.1.3 Elektronisk signering

• Ordinationer skall signeras elektroniskt.

• Det skall, inom ett ordinationstillfälle, vara möjligt att signera ett eller flera preparat.

• Efter att en ordination har signerats skall ändringar generera historik.

2.1.4 Korrigering av ordination

• Efter att en ordination har skickats till apoteket/beredningscentral skall ordinationen inte kunna ändras.

• Vid ändring av ordination efter att beställning skickats till apoteket/beredningscentral skall ordinationen makuleras och ny ordination/beställning göras.

• Vid ny beställning till apoteket/beredningscentral bör ett meddelande om orsak kunna anges.

2.1 Ordination

2.1.5 Kontrasignatur

Det bör finnas möjlighet att i systemet lägga in krav om kontrasignatur på vissa/alla ordinationer.

Funktionaliteten bör innefatta så att:

• Behörighetsstyrning kan ske efter varje enhets krav.

• Kontrasignatur bekräftar att doserna är korrekta och att behandlingen kan beställas från apotek/beredningscentral.

• Först efter kontrasignering är det möjligt att skicka ordinationen till apotek/beredningscentral.

2.1.6 Fler kurer

Läkare bör kunna ordinera fler kurer framåt för enskild patient.

2.1.7 Ändra datum

Läkare eller sjuksköterska skall kunna ändra datum på kommande ordinerade behandlingar.

2.1.8 Patientriktade ordinationer Systemet bör kunna:

• Producera patientriktade ordinationer för de delar av cytostatika-kurerna som administreras av patienten själv eller av annan vårdgivare.

• Skriva ut ordinationerna som brev med uppgift om läkemedel, dos, datum och tidpunkt då läkemedlet skall ges/tas.

2.2 Mallar

2.2.1 Mallbibliotek

• Mallbiblioteket skall kunna modifieras och utökas lokalt av personer med behörighet för detta.

• Mallar skall kunna exporteras/importeras.

• Mallar bör kunna sorteras under specialitet/klinik.

2.2.2 Doskontroll

Det bör vara möjligt att till behandlingsmallarna.

• Knyta maxdos och ackumulerad dos.

• Kontrolleras ordinerad dos mot inlagda parametrar.

• Ange att inlagd maxdos ej överskrids.

2.2.3 Volymsberäkning

Systemet bör automatiskt föreslå:

• Volym vätska för blandning av varje enskilt läkemedel i mallen, antingen utifrån en fast volym eller en önskad koncentration av ordinerat läkemedel.

2.2.4 Avrundningsregler

För varje läkemedel, även perorala, bör det vara möjligt att:

• Definiera avrundningsregler.

• Doser föreslagna av systemet bör avrundas enligt regler definierade för läkemedlet.

2.3 Historik

2.3.1 Behandlingshistorik

För varje patient skall behandlingshistorik finnas.

• Alla kurer som ordinerats patient skall loggas och sparas.

• Loggar skall vara nåbara för uppföljning på enhetsnivå.

2.3.2 Översikt behandlingar

• Behandlingar givna på regionsjukhuset eller vid andra kliniker inom NLL bör på ett enkelt sätt kunna importeras i systemet. Beskriv en lösning som möjliggör överflyttning av patienter och deras ordinationer inom olika kliniker/enheter inom samma installation och mellan olika system i en Landstingsregion. Beskriv även den tekniska lösningen för datakommunikation inom Landstingsregionen.

• Systemet bör kunna ge en bra översikt över givna behandlingar motsvarande det som finns på det nuvarande ”cytostatikakortet”.

2.4 Beställning av cytostatika

2.4.1 Elektronisk beställning

• Det skall vara möjligt att skicka en ordinerad beställning av cytostatika elektroniskt till apoteket/beredningscentral.

• Det bör framgå vilka läkemedel som beställts och när beställningen är gjord.

2.4.2 Bevakning

Systemet bör göra användaren uppmärksam om ordinerade cytostatika skall beställas från apoteket/beredningscentral.

2.4.3 Översikt kurer i vänteläge

Det bör vara möjligt att få en översikt/lista över de kurer som skall kontrasigneras. Listan bör vara per vårdgivarfunktion eller vårdgivare.

2.4.4 Översikt beställningar från apotek/beredningscentral Det bör vara möjligt att:

• Få en översikt/lista över alla kurer ett visst datum.

• Via översikt/lista se vilka kurer som beställts från apotek/beredningscentral.

2.4.5 Färdig beredning

Elektronisk kvittens från apoteket/beredningscentral skall kunna tas emot av cytostatika- systemet och beställande avdelning när cytostatika är färdigberedd.

2.4.6 Beredningsunderlag

Systemet bör kunna generera ett beredningsunderlag till apoteket/beredningscentral för beredning av cytostatika.

2.5 Administrering

2.5.1 Signering av administrering

Sjuksköterska/läkare skall kunna signera elektroniskt vid administrering av läkemedel.

2.5.2 Infusioner

• För infusion skall tid för start och avslut av infusion kunna signeras elektroniskt.

• Det bör vara möjligt att pausa, avrapportera och/eller ändra infusionstakt på en pågående infusion och att signera elektroniskt vid varje ändring av

infusionstakten.

2.5.3 Administreringsschema.

• Administreringsschema skall vara möjligt att generera för varje enskild patient.

• Administreringsschemat skall ange datum för kur, dos, administreringssätt, starttid, samt infusionslängd med sluttid, för varje enskilt preparat.

2.6 Allmänna

2.6 Allmänna

2.6.1 Användarvänligt.

Systemet bör vara användarvänligt.

2.6.2 Grafik.

Systemet bör ha en tydlig och överskådlig grafik.

2.6.3 Kommentar

Det bör vara möjligt för läkare/sjuksköterska att lägga in kommentar för en viss patient.

Det bör tydligt framgå om en kommentar är skriven och detta bör synas varje gång man öppnar ordinationssystemet för en och samma patient.

2.6.4 PDL (Patientdatalagen)

Systemet/Applikationen skall stödja PDL´s regelverk.

2.6.5 Numrering

Behandlingar bör kunna numreras antingen löpande gällande samtliga behandlingar för en patient eller för behandlingar enligt viss regim. Numreringen bör även kunna utföras med räkning av delar, t ex dag 1, 8 och 15 numreras 1a, 1 b, 1c eller motsvarande.

2.6.6 Rapportering

Strukturerad biverkningsrapportering bör kunna göras i systemet.

2.6.7 Statistik

Det bör vara möjligt att ta ut statistik enligt i systemet inlagda parametrar.

2.6.8 Systemet skall kunna presentera en patientlista specifikt för varje användande klinik/sektion.

2.6.9 Systemet skall kunna hantera olika behörigheter/roller t.ex. Läsroll, Administreringsroll, Ordinatörsroll, Administratörsroll.

3 Integration VAS

3. Integration VAS

3.1 Inloggning

Inloggning sker i VAS varefter systemet skall vara möjlig att anropa om användaren äger behörighet till systemet.

3.2 Byte av lösenord

Lösenordsbyte skall ske i VAS.

3.3 Patient väljs i VAS och följer med till systemet

Systemet skall kontrollera om patient finns sen tidigare, om inte skall upplägg av ny patient erbjudas i anropat system. Det skall vara möjligt att backa/avbryta. Anropet med patient skall endast öppna patientspecifika formulär i anropat system.

3.4 System anropas utan vald patient

Om systemet erbjuder en översiktsbild skall denna erbjudas på klinik-/enhetsnivå.

Beskriv vilka möjligheter ert behörighetssystem ger för att strukturera upp patientinformation på klinik/enhetsnivå.

3.5 Byte av patient i integrerat system

Väljs patient i integrerat system utifrån en översiktsbild skall patientbyte notifieras anropande system (kontext hantering)för att patientbyte skall kunna ske i VAS-formulär parallellt. Beskriv vilka möjligheter ert system har för kontexthantering mot VAS.

3.6 Sammanslagning av patientid

Sammanslagning av person-/reservnummer sker i VAS och skall slå igenom i anslutet system.

3.7 Förändrad patientinfo

Patientinformation som ändras i VAS patientregister (namn) skall slå igenom till anslutet system.

3.8 Varningsfunktioner

Varningsfunktioner, registrerade i VAS, såsom varning och smitta bör kunna

uppmärksammas i anslutet system. Registrering av sådan information sker alltid från VAS.

3.9 Organisationsstruktur

Organisationsstruktur, roller samt behörighet registreras i VAS och skall vara möjlig att tas emot av anslutet system. Beskriv hur behörighetssystemet fungerar i er applikation och hur detta kan nyttjas av VAS.

3.10 Labsvar

Det bör vara möjligt att hämta analyssvar, från VAS, för specifik kurregim och patient.

4 NLL: VAS-miljö och allmänna krav på IT

Offererat system skall uppfylla kraven i bilagorna:

• Kravbeskrivning för all utrustning och system som ska kunna anslutas till NLLnet, Version 1.7 (NLL). Systemet bör fungera på plattformar uppräknade under avsnitt 1.1.2 ”Tekniska förutsättningar”, rubriken ”Plattformar” inkl.

plattformen wmvare version ESXi version 4.1 och vSphere 5. Applikationen ska fungera i en klustrad miljö och kunna nyttja wmvare's HA och DRS funktionalitet.

• Generella Krav från Länsteknik vid upphandlingar av teknisk utrustning eller system till NLL, Version 1.4 (NLL). Första meningen i avsnitt 1.15 ”Test och utbildningsmiljö” ersätts med meningen ”Erforderliga licenser för en teknisk testmiljö skall ingå i leveransen. Om kostnad för licens föreligger ska denna kostnad redovisas separat”.

Om denna kravspecifikation ”Cytostatikaordinationssystem Kravspecifikation” samt ovan nämnda bilagor ”Kravbeskrivning för all utrustning och system som ska kunna anslutas till NLLnet, Version 1.7” och ”Generella Krav från Länsteknik vid

upphandlingar av teknisk utrustning eller system till NLL, Version 1.4” skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna

uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:

1. Denna kravspecifikation: ”Cytostatikaordinationssystem Kravspecifikation”

2. Bilagorna ”Kravbeskrivning för all utrustning och system som ska kunna anslutas till NLLnet, Version 1.7” och ”Generella Krav från Länsteknik vid upphandlingar av teknisk utrustning eller system till NLL, Version 1.4.

Offererat system bör fungera med skärmupplösning 1024x768 punkter.

Offererat system bör erbjuda möjlighet för Landstinget att ta del av och exportera information från systemet till Landstingets datalager. Om exportmöjlighet erbjuds skall dokumentation som möjliggör detta bifogas.

NLL Datalager behöver få tillgång till en detaljerad beskrivning av informationen i källsystemet; en databasmodell och -beskrivning. Om det är så att leverantören kan leverera informationen till tabeller/vyer så vill NLL Datalager även ha en detaljerad beskrivning av de tabellerna/vyerna; tabell/vynamn med nycklar, fältnamn,

beskrivningar och exempeldata osv. Om informationen lämnas i filformat istället för tabeller/vyer måste NLL Datalager även få information om filutseende och filtyp (fält, fältlängder, beskrivningar och exempeldata).

Unix Kluster-1

VAS DB1

VAS DB2

Unix Kluster-2

VAS DB3

VAS DB4

Unix Kluster-3

Applik Server VAS Server pgm

Amtrix Win File

server

VAS Klient pgm Win File server

VAS Klient pgm Win File server

VAS Klient pgm

….…

...2700…

(Samtidiga) Progress

RunTime VAS DB

VAS teknik – Befintlig arkitektur NLL

Win- Server

BizTalk

5 Licensmodell

Leverantören skall i anbudet föreslå och beskriva den för landstinget mest fördelaktiga licensmodellen.

6 Dokumentation

Alla leveranser skall innehålla nödvändig system- och användardokumentation och skall av leverantören hållas aktuell.

Dokumentationen skall finnas tillgänglig i digital form och på svenska.

7 Utbildning

Följande skall tillhandahållas av leverantören:

• Utbildning av utbildare inom NLL.

• Utbildningsmaterial för utbildning i egen regi.

• Utbildning vid uppdateringar av system.

• Serviceutbildning för servicetekniker från Länsteknik.

8 Service, support och serviceavtal

Med anbudet skall en redovisning bifogas för vilka nivåer och former ni erbjuder för felhantering och support.

9 Processkarta för Division medicinska specialiteter

9.1 Aktiviteter i processen Bedömning

Genomgång provsvar (Blodprover, längd

vikt med mera)

Kontrollera allmäntillstånd

Röntgen- undersökningar Bedömning

• Provsvar (blodprover, längd, vikt med mera) kontrolleras.

• Patientens allmäntillstånd kontrolleras.

• Eventuella röntgenundersökningar kontrolleras/beställs.

9.2 Processen Ordination

• Eventuella provtagningar ordineras.

• Cytostatikadoser bestäms.

• Eventuella andra läkemedel ordineras.

• Beställningen faxas ner till apoteket.

9.3 Aktiviteter i processen Behandling

• Provtagning utförs.

• Patientens hälsotillstånd bedöms.

• Cytostatikaordinationen dosbekräftas.

• Eventuella andra mediciner delas till patienten.

• Cytostatika hämtas.

• Behandlingen startas.

• Behandlingen avslutas.

9.4 Aktiviteter i processen Utvärdering

• Eventuella röntgenundersökningar utförs.

• Eventuella provtagningar utförs.

• Samtal med patienten om upplevt hälsotillstånd.

10 Processkarta för Division opererande specialiteter

10.1 Aktiviteter i processen Läkarbesök

Informera om planering efter

MDT.

Upprätta behandlingsplan

För cytostatika.

Skriva recept inför cytostatika- behandling.

Skriva underlag inför sjukskrivning.

Skriva röntgenremisser.

Läkarbesök

• Patienten informeras om planeringen.

• Behandlingsplan upprättas.

• Eventuella läkemedel ordineras/recept skrivs.

• Eventuella sjukskrivningsunderlag färdigställs.

• Eventuella röntgenremisser skrivs.

10.2 Aktiviteter i processen Sjuksköterskebesök

• Patienten informeras och status/hälsotillstånd gås igenom.

• Provtagning utförs.

• Riskanalys utförs inför illamåendemedicinering.

• Eventuell peruk provas ut.

• Eventuell tandvård planeras.

• Eventuella övriga konsultationer planeras, (t.ex. arbetsterapeut, kurator)

• Venportsremiss upprättas om sådan ska användas.

• Tid för första besök/behandling bokas.

• Cytostatikarekvisition lämnas ner till apoteket.

10.3 Aktiviteter i processen Behandling

• Provtagning utförs.

• Patientens hälsotillstånd kontrolleras och dagboken gås igenom.

• Cytostatikaordinationen dosbekräftas.

• Eventuell venport sätts in.

• Kontrollröntgen av venporten utförs.

• Venportens funktion kontrolleras.

• Behandling startas.

• Behandling avslutas.

10.4 Aktiviteter i processen Utvärdering

• Eventuell kontrollröntgen av tumören utförs.

• Eventuell kontrollmätning av tumörstorlek utförs.

• Patientens aktivitetsnivå och hälsotillstånd gås igenom.