HALLSBERGS KOMMUN KALLELSE Kommunfullmäktige
Plats och tid Alléskolans matsal, Hallsberg, måndagen den 16 juni för sammanträde kl 18.30
Kvällens inleds med att fullmäktige uppmärksammar medaljörer i idrottsföreningar i kommunen.
Ärenden 1 Sammanträdets inledning
2 Allmänhetens frågestund (med anledning av de ärenden som finns på dagordningen)
3 Aktuell information Avsägelser
4 Anh om entledigande från uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige, Yvonne Berger (S)
5 Anh om entledigande från uppdrag som ledamot i teknik- och plannämnden, Bengt-Åke Andersson (S) Fyllnadsval
----
6 Ramjustering med anledning av justering av hyror 7 Investeringsplan för Hallsbergs kommun för 2015-2017 8 Styrdokument för Hallsbergs kommun
9 Gemensamma planeringsförutsättningar 2015-2017 10 Bildande av Region Örebro län
11 Bildande av kommunalförbund för avfallshantering i Sydnärke
12 Slutredovisning av investeringsobjekt, teknik- och plan- nämnden
13 Motion om ökat klimatansvar för Hallsbergs kommun, från Emma Ode (MP) och Peter Tillman (V) m fl
14 Motion om gynnande av äldres hälsa, från Mia Sydow Mölleby (V) m fl
15 Årsredovisning för Hallsbergs Bostadsstiftelse (HALLBO) 2013
16 Årsredovisning av Hallsbergs Industribyggnads AB (HIBA) 2013
17 Årsredovisning för Hallsbergs Fastigheter 1 AB (HFAB 1) 2013
18. Årsredovisning för Sydnärkes utbildningsförbund 2013 19 Årsredovisning av Samordningsförbundet Finsam 2013 20 Ändring av förbundsordningen för samordningsförbundet Finsam
21 Förslag från kommuninvånare 22 Ej besvarade motioner
23 Meddelanden
24 Ledamöternas frågestund
Hallsberg 2014-06-04
Ulf Ström
ordförande
Den som är förhindrad att deltaga anmäler detta till kommunkansliet
Anette Johansson 0582-68 51 16 (inte personlig e-post) eller
e-post till: kommun@hallsberg.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2014-06-16
Justerare Utdragsbestyrkande
KF § Dnr KS
Ramjustering med anledning av justering av hyror
Förslag till kommunfullmäktige
1. Ramjustering sker till följd av hyresjustering enligt vad som framgår av tabell för 2014 i ekonomiavdelningens tjänsteutlåtande.
2. Justeringen görs från och med den 1 januari 2014.
3. Ramarna för 2015-2017 justeras på samma sätt som för 2014 i de gemensamma planeringsförutsättningarna.
Ärendet
Ekonomiavdelningen har i bifogat tjänsteutlåtande lämnat förslag på justering av ramar till följd av hyresjusteringar. Justeringarna innebär i korthet att kostnaderna hamnar där de hör hemma och att redovisningen därför blir rättvisande.
Kommunstyrelsens förslag (KS § 60 2014)
Kommunstyrelsens förslag framgår ovan.
Kommunfullmäktiges behandling av ärendet
I kommunfullmäktige yrkar _________
Tjänsteskrivelse 15/2014 2014-05-13
Kommunstyrelsen Ekonomiavdelningen
Lizanne Byström, Ekonomichef Helena Luthman, Ekonom
Ramjustering till följd av hyresjustering 2014
Fastighetsavdelningen har sedan 2013 ett budgeterat överskott. Detta beror bland annat på att verksamheten inför budget 2013 gjorde besparingar på ca 4 mkr på fastighetsunderhållet.
Överskottet har tidigare tillfallit fastighetsavdelningen, någon utfördelning av överskottet vid årets slut har inte gjorts. Ett nytt internhyressystem skulle klargöra spelreglerna kring
hyressättning och bygga på självkostnadsprincipen. Då detta internhyressystem ännu ej är på plats har kommundirektören beslutat att överskottet från internhyrorna i 2014 års budget ska betalas tillbaka till de interna hyresgästerna i form av en hyresjustering. I samband med att förvaltningarna erhåller denna hyresjustering föreslås att ramarna justeras i motsvarande grad.
Det innebär att den nämnd som får en hyresrabatt på 100 kr samtidigt också får 100 kr mindre i ram. Nettoeffekten blir alltså +/-0 – det blir varken mer eller mindre pengar för
fastighetsavdelningen eller för hyresgästerna. Dock får detta en annan viktig konsekvens:
kommunen får mer ”rätt” kostnader som får betydelse för nyckeltalsberäkningar och för olika former av prissättning, tex skol- och barnomsorgspeng.
Fördelningsprinciper
För att kunna göra en justering behöver samtliga kostnader fördelas ut på alla fastighetsobjekt.
Direkta kostnader så som el, fjärrvärme och kapitalkostnader har förts till respektive fastighet.
Underhåll och inköp av förbrukningsmaterial har fördelats genom kvadratmeter. I de fall där yta saknats har uppskattning skett. Underhåll och inköp uppgår för 2014 till lite drygt 100 kr/kvm.
Omfördelningen grundar sig på den vaktmästarorganisation som gällde 2014-01-01 för fastighetsavdelningen. Personalkostnader är fördelade dels genom den lönefördelning som funnits sedan tidigare på olika fastighetsobjekt ( ca 50% av personalen). Resterande del är utfördelad genom kostnadsandel. En fastighet med höga direkta kostnader ( i form av el, fjärrvärme, kapitalkostnader, VA etc) får också ta en större del av overheadkostnaderna.
Fastigheterna är också grupperade i olika kategorier. Kommunen har bland annat ett antal allmänna fastigheter – som saknar hyresgäst. Bland dessa kan nämnas Kånsta Kvarn och högspänningsledningen i Alléområdet. Dessa fastigheter har också tagit del av OH- kostnaderna. Den kalkylerade budgeten för 2014 för dessa fastigheter är 1,9 mkr. Dessa
Utfördelning internhyror:
Nämnd/styrelse Hyresjustering Ramjustering
Kommunstyrelsen 465 527 -9 421 511
Transfereringar 40 116 40 116
Teknik och plan 315 449 315 449
Miljö, bygg och myndighet 37 324 37 324
Kultur och utbildning 7 252 688 7 252 688
Socialförvaltningen 1 775 936 1 775 936
Totalt 9 887 039 0
Nya ramar efter hyresjustering:
Nämnd/styrelse Ram 2014
Kommunfullmäktige -545
Kommunstyrelsen -48 062
Transfereringar -137 850
Teknik och plan (skatt) -35 326
Miljö, bygg och myndighet -3 396
Kultur och utbildning -250 440
Socialnämnd -241 009
Taxe och avgiftsnämnd 0
Revision -600
Valnämnd -600
Överförmyndarnämnd -1 390
Finansförvaltningen 726 664
Årets resultat 7 447
Ovanstående ramar utgår från den beslutade tilläggsbudget som antogs av KF 17/3 2014 inklusive ovan föreslagna hyresförändringar.
FÖRSLAG TILL BESLUT:
Ekonomiavdelningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta:
Att besluta om ramjustering till följd av hyresjustering enligt ovanstående tabell för 2014
Att justeringen görs från och med 2014-01-01
Att ramarna för 2015-2017 justeras på samma sätt som för 2014 i de gemensamma planeringsförutsättningarna
HALLSBERGS KOMMUN Ekonomiavdelningen
Lizanne Byström Helena Luthman
Ekonomichef Ekonom
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2014-06-16
KF § Dnr KS
Investeringsplan för Hallsbergs kommun för 2015 - 2017
Förslag till kommunfullmäktige
1. Reinvesteringsnivåerna för 2015-2017 fastställs enligt tabell för skattekollektivet exklusive bostäder vid kvarteret Kronan i Hallsberg.
2. Investeringsanslaget för de strategiska investeringarna är 51 120 tkr för perioden 2014- 2017 och inte ett fast belopp respektive år.
3. Låneskulden för den skattefinansierade verksamheten (exkl Kronan) ska minska med 25 mkr utifrån nivån 2014-01-01 till 2017-12-31 genom 20 mkr lägre investeringskostnad under perioden. Ytterligare 5 mkr ska amorteras genom positiva driftsresultat.
4. Övriga regler om investeringar fastställs enligt dokumentet ”Investe- ringsplan 2015-2017”.
Ärendet
Ekonomiavdelningen har lämnat förslag på investeringsplan för Halls- bergs kommun för 2015 – 2017, se bilaga. Förslaget till beslut framgår ovan.
Kommunstyrelsens förslag (KS § 61 2014)
Kommunstyrelsens förslag framgår ovan.
Kommunfullmäktiges behandling av ärendet
I kommunfullmäktige yrkar _________
Investeringsplan
2015-2017
3
2014-05-07
Lizanne Byström, Ekonomichef Helena Luthman, Ekonom
Investeringsnivåer
Investeringsnivåerna har under 2000-talet legat på i genomsnitt 55 mkr (inkl. avgiftskollektiven) Denna nivå är väl hög för en kommun i Hallsbergs storlek och ansträngda ekonomi. Låneskulden har under samma period ökat med 146 mkr, eller med drygt 10 000 kr per invånare. Det är därför önskvärt att in- vesteringsnivån hamnar på en lägre nivå för att skapa ekonomiskt utrymme för att minska kommunens låneskuld.
Investeringarna delas mellan en reinvesteringsnivå som ligger fast för de olika nämnderna, samt en nivå för strategiska investeringar som prioriteras och diskuteras i budgetberedningen. En reinvestering är en årligen återkommande investering som nämnden själv kan disponera och prioritera. En strategisk inve- stering prioriteras i budgetberedningen och avser investeringar av större dignitet som också syftar till att uppnå kommunens vision.
Investeringsramen för skattekollektivet, exklusive Kv Kronan, ska vara högst 75 mkr under perioden 2015-2017, dvs ett snitt på 25 mkr/år. Låneskulden för den skattefinansierade verksamheten (exklusive kv Kronan) ska minska med 25 mkr till 2017-12-31 (utgångsnivå 2014-01-01), genom 5 mkr lägre in- vesteringsutgift för respektive år. Ytterligare 5 mkr ska amorteras genom positiva driftsresultat.
INVESTERINGSPLAN 2015-2017 1
Bakgrund
Sedan 2000 har kommunen investerat över 770 mkr, varav ca 130 mkr avser avgiftskollektiven VA och Avfall.
Ombudgeteringar mellan åren och revidering av investeringsbudgeten under åren har varit vanligt, vil- ket skapar osäkerhet hos nämnderna och sämre planering, vilken investeringsbudget gäller och vad kommer att finnas nästa år? Kommunen har därför valt att skapa en bättre och stramare struktur – men samtidigt ge förutsättningar för nämnderna att vara flexibla.
Ombudgetering och tilläggsbudgetering mellan åren skapar en överskjutning vilket gör att de planerade investeringarna inte hinner genomföras. Detta gör att investeringsbudgeten också revideras under på- gående år. Nämnderna blir osäkra på vilka investeringsanslag som kommer att finnas kvar vid årets slut, vilket kan leda till rädsla att påbörja vissa projekt.
Den höga investeringstakten avspeglas i den ökande låneskulden. En hög låneskuld påverkar kommu- nens möjligheter att låna till nya projekt. Kommunen blir också väldigt känsliga för ränteförändringar.
Om räntan på de rörliga lånen ökar med 1% innebär det ca 1,3 mkr i ökade räntekostnader.
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Investeringsbudget 2006-2014
Till äg gsb udg eteri ng Ombu dg eterin g Bu dge t
40 000 60 000 80 000 10 0 000 12 0 000 14 0 000
Tk r
Investeringar 2000-2013
Budget Utfall
5
Under åren 2000 till 2013 har kommunens låneskuld ökat med 163,1 mkr, eller drygt 10 tkr per invå- nare. 2003 gjordes en rekonstruktion av Hallbo, där kommunen fick överta lån och fastigheter på stor- leksordningen 190 mkr. 2008 sjunk låneskulden med 222 mkr då Ahlsell beslöt sig för att köpa den fas- tighet de tidigare hyrt av handelsbolaget Nordhall. Kommunen fick tillbaka de pengar de lånat ut till Nordhall och löste då också det lån kommunen haft för detta. Sedan 2009 har låneskulden fortsatta öka.
Under 2012 vände dock trenden då kommunen löste lån för ca 40 mkr med hjälp av pengar från försälj- ningen av Alléskolan. Under 2013 påbörjades byggandet av flerfamiljshus i kvarteret Kronan i kommu- nal regi, vilket gjorde att kommunens låneskuld återigen vände uppåt och ökade.
Vad är då en rimlig investeringsnivå? Ett vanligt mått är att årets resultat tillsammans med årets av- skrivningar, är det utrymme som finns för nya investeringar. Det innebär en nivå enligt den gula linjen i diagrammet nedan. Den verkliga investeringsnivån är den röda linjen.
De budgeterade avskrivningar ökar till följd av 2000-taletes höga investeringstakt. Detta skulle enligt detta mått ge utrymme för en investeringsnivå om ca 35-40 mkr. Planperiodens resultatnivåer är svaga, och medger litet utrymme för oförutsedda händelser. Därför bör investeringsnivån de kommande åren vara lägre för att kunna sänka kommunens låneskuld och ge bättre ekonomiska möjligheter i framtiden.
Under perioden 2014-2016 är målet att sänka låneskulden med 20 mkr. Investeringsnivån bör därför under planperioden maximalt uppgå till 75 mkr.
INVESTERINGSPLAN 2015-2017 3
0 10 000 20 000 30 000 40 000 50 000 60 000 70 000 80 000 90 000 100 000
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Gjorda investeringar Årets resultat+avskrivningar
0 100 200 300 400 500 600 700
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Låneskuld Mkr
I jämförelse med liknande kommuner har Hallsbergs kommun investerat ca 200 mkr mer under 2000- 2012. Denna jämförelse är inte helt rättvis — då nyckeltalet endast visar investeringsnivåer för kom- munen och inte för koncernen. En kommun som har verksamhetsfastigheter tex i ett kommunalt bolag behöver inte själva investera i samma utsträckning. Tittar man dock på kommunkoncernens låneskuld
—ligger kommunen högt även här. Investeringsnivå har under 2000-talet varit väl hög ur ett ekono- miskt perspektiv.
Vad är en investering?
En investering innebär att man kommer att nyttja det inköpta under längre tid än ett år och är därför i behov av att fördela utgiften på flera år. Detta för att spegla den faktiska kostnaden för varje år.
Enligt den kommunala redovisningslagens 6:e kapital 1§ är en anläggningstillgång en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Tillgång definieras i Rådet för kommunal redovisning (RKR)s rekommendation nr 11.1, som en resurs som kontrolleras till följd av inträffade händelser och som förväntas ge ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden. Tillgång som inte är anlägg- ningstillgång ska klassificeras som omsättningstillgång.
Vissa investeringar är lätta att identifiera medan andra kräver lite mer analys och slutligen ett ställ- ningstagande. Det som i vissa fall är en drift kan i andra sammanhang klassas som en investering.
I de fall som hamnar i gråzonen mellan investering och drift ska en bedömning göras vid varje enskilt tillfälle. Vid ställningstagande i sådan frågor bör den lösning väljas som ger en så rättvisande bild som möjligt av kommunens verksamhet.
Nettoinvesteringar, totalt kommun kr/inv
0 1 000 2 000 3 000 4 000 5 000 6 000
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Hallsberg Liknande kommuner, övergripande, Hallsberg, 2012
7
För att klassas som en investering i Hallsbergs kommun skall följande tre kriterier vara uppfyllda:
1. Kostnaden överstiger 1/2 basbelopp (ca 20 000 kr) exkl moms.
2. Den ekonomiska livslängden ska vara minst 3 år 3. Det ska höja värdet på kommunens tillgångar
Det underlättar ibland att sätta en investering i sitt sammanhang — att man tänker i system: ett fönster är ingen investering—men att byta ut samtliga fönster på en fastighet till mer energieffektiva kan be- traktas som en investering. Utifrån de tre tidigare kriterierna: 1. kostnaden överstiger ett halvt bas- belopp, 2 den ekonomiska livslängden är minst 3 år och slutligen så höjer det värdet på kommunens tillgångar eftersom det är ett bättre fönster. Hade vi nöjt oss med de två första kriterierna skulle i teorin även ett tillräckligt stort antal toalettrullar kunna klassas som en investering!
INVESTERINGSPLAN 2015-2017 5
Exempel Drift Investering
Gatubelysning Att byta ut en armatur här och där, för att den gått sönder är att betrakta som löpande underhåll och är således en driftsfråga.
När vi planerar att byta ut ett helt kvarter till högtrycksnatrium, är det värdehöjande samt sänker våra energikostnader. Detta är således en investering.
Fönsterbyte När vi byter ut ett fönster mot ett likvärdigt för att det gått sön- der är det fråga om en drift.
Ett planerat utbyte av enklare glas mot energisnålare på en hel fastig- het är att betrakta som en investe- ring.
Datorer o liknande datautrust- ning
Utbyte till en likvärdig dator med normal utveckling på pre- standa är en driftsfråga.
Att byta ut en hel datasal eller att köpa in helt nya (alltså inte att er- sätta befintliga) kan betraktas som en investering.
Inventarier Utbyte av skrivbord eller möbler till likvärdigt är att betrakta som en drift.
Nyinköp i samband med ny verk- samhet kan klassas som en inve- stering.
Maskiner Mindre maskiner som understi-
ger ett 1/2 basbelopp. Maskiner över ett basbelopp är alltid en investering.
Underhåll Underhåll på våra fastigheter är en driftfråga.
Om underhållet är omfattande och dessutom värdehöjande i förhål- lande till det som fanns innan kan det betraktas som en investering.
Asfaltering av gata Potthållslagning och ny toppbe- läggning då den gamla slitits ut är att betrakta som en drift.
Nyasfaltering av gata betraktas som investering om detta medför en ändrad utformning av gatan.
Investeringsnivåer
Investeringarna delas i två delar: en reinvesteringsdel samt en strategisk del. Reinvesteringsdelen avser sådan investeringar som årligen återkommer men där objektet varierar. De strategiska investeringarna är sådan investeringar som är strategiskt och/eller principiellt viktiga för kommunen. I de strategiska investeringarna ingår exploateringar och fastighetsförvärv. Även nybyggnation/ombyggnation av fas- tigheter kan räknas som en strategisk investering. Det som ska känneteckna en strategisk investering är att den ej är årligen återkommande och att den syftar till att uppnå kommunens vision. En investering som överskrider det årliga anslaget för nämndens reinvestering kan också betraktas som en strategisk investering.
Reinvesteringsdelen sätts på nämndsnivå och ligger på i stort sett samma nivå under hela planperioden.
Respektive nämnd beslutar och fördelar dessa medel mellan olika projekt. Detta för att dels ge nämn- derna större planeringsförutsättningar då nämnden vet vilken nivå som beviljas under perioden, samt att nämnden själv har möjlighet att omdisponera inom den egna ramen. Av dessa medel kommer ingen ombudgetering mellan åren att tillåtas – då nya medel kommer vid varje års början och nämnden själv har möjlighet att omdisponera mellan nämndens olika projekt. Med ombudgetering menas att flytta ett outnyttjat anslag i samband med bokslut mellan åren.
Enligt beslut i kommunfullmäktige 2014-03-17 (Dnr KS 24/2014) är anslaget för strategiska investe- ringar 35 764 tkr för perioden 2014-2016. Detta för att lättare kunna planera strategiska insatser under perioden. Hittills är 11 300 tkr intecknat för strategiska investeringar under år 2014. Reinvesteringsni- våerna för respektive nämnd är däremot fasta per år. På grund av den politiska omorganisationen och övergången till den gemensamma IT-nämnden i Sydnärke utgår anslaget till den tidigare IT-
avdelningen. Det läggs istället på anslaget för strategiska investeringar 2015-2016. Anslaget till strate- Investeringsbudget (exkl. kv Kronan)
Reviderad
2013 2014 2015 2016 2017 Reinvesteringar
Kommunstyrelsen 5 546 6 700 0 0 0
Teknik- och plannämnden 5 876 4 095
Miljö- Bygg- och myndighetsnämnden 0 135
Kultur- och Utbildningsnämnden 1 825 1 000 1 000 1 000 1 000
Socialnämnden 1 000 1 000 1 080 1 080 1 080
Drift- och Servicenämnden 10 370 9 020 10 320
Summa 14 247 12 930 12 450 11 100 12 400 Strategiska: 15 753 12 070 12 550 13 900 12 600 TOTALT SKATT 30 000 25 000 25 000 25 000 25 000
9
Tanken med att ha två nivåer för investeringar är att de årligen återkommande reinvesteringarna inte ska behöva prioriteras i samma ordning som de större och mer strategiska. Om nämnden upptäcker att kommande års reinvesteringsnivå inte räcker bör man först prioritera om för att om möjligt komma ner i den tilldelad ramen. Går inte detta ska nämnden inkomma med ett äskande till budgetberedningen där man ber om att få delta i prioriteringarna bland de strategiska investeringarna. Detta ska ske under hös- ten, i samband med att investeringsbudgeten ska fastställas, se särskild tidsplan för budgetarbetet.
Tilläggsäskanden, strategiska investeringar och exploateringar kommer då att ställas mot varandra inom hela kommunen och möjliggör ett helhetsperspektiv.
Tidsperspektivet vad gäller investeringar bör vara minst tre år, gärna fem. Det innebär att totalsumman av investeringarna ska vara densamma, men att det mellan åren kan variera. Om en nämnd ser att man under år 1 inte har behov av hela sitt reinvesteringsanslag så ska detta utrymme läggas till de strate- giska. Samma nämnd har dock ett behov som överstiger sitt reinvesteringsanslag år 2, och bör då ha möjlighet att utnyttja det anslag man lämnade ifrån sig år 1. Detta under förutsättning att nämndens pla- nering för hela planperioden inte överskrider nämndens totala reinvesteringsram.
Om nämnderna har önskemål om justering på reinvesteringsnivåerna mellan åren, eller har önskemål som över- eller understiger nämndens nivå under perioden ska detta lämnas in till ekonomiavdelningen senast den 30 september 2014. Eventuella tilläggsäskanden och/eller strategiska investeringar ska också lämnas in senast 30 september till ekonomiavdelningen.
Kapitalkostnader
De kapitalkostnader som en reinvestering generar ska nämnden själva stå för. Beslut om eventuell kom- pensation för kapitalkostnader för strategiska investeringar fattas i samband med beslut om övriga drift- kostnader till följd av sådan investering.
INVESTERINGSPLAN 2015-2017 7
Avgiftskollektiven Reviderad
2013 2014 2015 2016 2017
Reinvesteringar
Vatten och Avlopp 4 600 6 750 6 975 3 300 5 000
Avfall 1 000 5 350
Summa 5 600 12 100 6 975 3 300 5 000
Strategiska 6 360 13 560 10 700 0
TOTALT AVGIFT 5 600 18 460 20 535 14 000 5 000
Förslag till beslut:
Att fastställa reinvesteringsnivåerna för 2015-2017 enligt tabell för skattekollektivet exkl bostä- der vid kv Kronan.
Att investeringsanslaget för de strategiska investeringarna är 51 120 tkr för perioden 2014- 2017 och inte ett fast belopp respektive år.
Att låneskulden för den skattefinansierade verksamheten (exkl Kronan) ska minska med 25 mkr utifrån nivån 2014-01-01 till 2017-12-31 genom 20 mkr lägre investeringskostnad under perioden. Ytterligare 5 mkr ska amorteras genom positiva driftsresultat.
Att övriga regler kring investeringar fastställs enligt dokumentet ”Investeringsplan 2015-2017”
Lizanne Byström Helena Luthman
Ekonomichef Ekonom
Ekonomikontoret
HALLSBERGS KOMMUN
11
Hallsbergs kommun 694 30 Hallsberg
Tel 0582-68 50 00 Fax: 0582– 68 50 02 Hemsida: www.hallsberg.se E-post: kommun@hallsberg.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2014-06-16
KF § Dnr KS
Styrdokument för Hallsbergs kommun
Förslag till kommunfullmäktige Styrdokument fastställs enligt bilaga.
Ärendet
Kommundirektörens ledningsgrupp, kommunledningsgruppen, har utarbetat förslag till styrdokument med styrsystem för Hallsbergs kommun, se bilaga.
Ett styrsystem kan definieras som en målmedveten styrprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat och effektivitet. Den svenska kommunallagen anger krav på att det i kommunens budget ska finnas mål och riktlinjer för verksamheten.
Dessa mål och riktlinjer ska ha betydelse för god ekonomisk hushållning (kommunallagen 8 kap § 5). Målen och riktlinjerna för verksamheten ska fastställas, efterlevas, följas upp och utvärderas.
Förslaget till styrsystem bygger på målstyrning och delaktighet. Det betyder att kommunen arbetar med tydliga mål och att målen uppnås genom framåtanda hos nämnd, styrelse, förvaltning, bolag, enhet och medarbetare. Det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän där politiker fokuserar på vad och tjänstemän på hur.
Styrningen i Hallsbergs kommunkoncern utgår från kommunens vision- /strategiska områden samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, före- skrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten. Med hjälp av strategiska områden i dokumentet ”Gemensamma planeringsförutsätt- ningar” och de ekonomiska ramarna som fastställs i årsbudgeten styrs Hallsbergs kommun.
Kommunens bolag styrs via bolagsordning, bolagspolicy, gemensamma ägardirektiv och bolagsspecifika ägardirektiv som beslutas av kommun- fullmäktige.
Kommunkoncernens styrsystem syftar ytterst till att säkerställa att poli-
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2014-06-16
Justerare Utdragsbestyrkande
brukare och medborgare kommunen ska leverera tjänster till och det är för dem verksamheten ska uppnå goda resultat.
Kvalitetsarbetet ska vara en integrerad del av styrning och ledning och därmed i planering och uppföljning på alla nivåer. Kvalitetsarbetet kännetecknas av ett systematiskt utvecklingsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer. Genom kvalitetsarbetet ska största möjliga nytta åstadkommas med de medel som står till förfogande.
Styrsystemet
Fastställer grundprinciperna för styrning av verksamheten Skapar ordning och reda i beslutsprocesserna
Definierar roller och ansvar
Tydliggör sambandet mellan finansiella mål och verksamhetsmål.
Bidrar till kvalitetsutveckling
Kommunstyrelsens förslag (KS § 62 2014)
Kommunstyrelsens förslag framgår ovan.
Kommunfullmäktiges behandling av ärendet
I kommunfullmäktige yrkar _________
Styrsystem
Inledning 1 1. Kommunens uppdrag
2. Intern kontroll
2.1 God ekonomisk hushållning
3. Politiker och tjänstemannarollen
3.1 Kommunfullmäktige 3.2 Kommunstyrelse 3.3 Nämnd
3.4 Kommunala bolag 3.5 Kommundirektör
3.6 Kommunledningsgrupp
3.7 Områdeschef/avdelningschef/rektor 3.8 Enhetschef
3.9 Medarbetare
3.10 Ledarskapets och medarbetarskapets betydelse för funge- rande styrning
4. Översiktsbild styrdokument
4.1 Styrdokument fastställda av kommunfullmäktige 4.2 Styrdokument fastställda av kommunstyrelsen 4.3 Styrdokument fastställda av nämnd
4.4 Styrdokument fastställda av verksamhetsorganisationen
5. Styrsystemets delar
5.1 Mål- och ekonomiprocess
5.1.1 Visionen 5.1.2 Värdeord
5.1.3 Strategiska områden 5.1.4 Nämndmål
5.2 Planerings- och budgetprocess 5.3 Genomförandeprocess
5.3.1 Förvaltningsplan 5.3.2 Verksamhetsplan 5.3.3 Enhetsplan
5.4 Uppföljningsprocess
5.4.1 Uppföljning på lång sikt 5.4.2 Uppföljning på kort sikt 5.4.2.1 Indikatorer
5.4.2.2 Verksamhetsmått 5.4.2.3 Nyckeltal
5.5 Förbättringsprocess
6. Sammanfattning av styr– och ledningssystemet
6.1 Hallsbergs kommuns årshjul för styrning och ledning
2 2
2
2
3 3 3 3 3 3 3 3
4 4
4
4 5 5 5
5
6
7 8 9 11
11 11
11 11 11
12
12 12 12 13 13
13
14
14
Innehåll
Inledning
Ett styrsystem kan definieras som en målmedveten styrprocess som syftar till att påverka organisation- ens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat och effektivitet. Den svenska kommunallagen anger krav på att det i kommunens budget ska finnas mål och riktlinjer för verksamheten. Dessa mål och riktlinjer ska ha betydelse för god ekonomisk hushållning (kommunallagen 8 kap § 5). Målen och riktlinjerna för verksamheten ska fastställas, efterlevas, följas upp och utvärderas.
Hallsbergs kommunkoncerns styrsystem bygger på målstyrning och delaktighet. Det betyder att vi ar- betar med tydliga mål och att målen uppnås genom framåtanda hos nämnd, styrelse, förvaltning, bolag, enhet och medarbetare. Det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän där politiker fokuserar på vad och tjänstemän på hur.
Styrningen i Hallsbergs kommunkoncern utgår från kommunens vision/strategiska områden samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten.
Med hjälp av strategiska områden i dokumentet ”Gemensamma planeringsförutsättningar” och de eko- nomiska ramarna som fastställs i årsbudgeten styrs Hallsbergs kommun.
Kommunens bolag styrs via bolagsordning, bolagspolicy, gemensamma ägardirektiv och bolagsspeci- fika ägardirektiv som beslutas av kommunfullmäktige.
Kommunkoncernens styrsystem syftar ytterst till att säkerställa att politiska beslut får genomslag, att kommunen har god hushållning och att medborgarna därmed får den service som de förtroendevalda ledamöterna i fullmäktige beslutat om. Målet är att varje enskild medarbetare ska vara väl förtrogen med kommunens mål och strategier, för att kunna föra dessa vidare till medborgarna. Det är till Halls- bergs brukare och medborgare kommunen ska leverera tjänster och det är för dem verksamheten ska uppnå goda resultat.
Kvalitetsarbetet ska vara en integrerad del av styrning och ledning och därmed i planering och uppfölj- ning på alla nivåer. Kvalitetsarbetet kännetecknas av ett systematiskt utvecklingsarbete som genomsy- rar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer. Genom kvalitetsarbetet ska största möjliga nytta åstadkommas med de medel som står till förfogande.
Avgränsning
Det här är en beskrivning av styrsystemet på övergripande nivå. Inom ramen för detta styrsystem kan varje nämnd och bolagsstyrelse själva bygga upp sin egen styrning baserat på dess behov. Därmed re- glerar det övergripande styrsystemet till exempel inte i detalj hur nämnden arbetar med sin egen upp- följning.
Styrsystemet
Fastställer grundprinciperna för styrning av verksamheten
Skapar ordning och reda i beslutsprocesserna
1. Kommunens uppdrag
En kommuns grundläggande uppdrag är att till- handahålla service och välfärdstjänster samt att utveckla den geografiska orten.
En mycket stor del av kommunernas verksam- het bedrivs på uppdrag av staten och regleras i lag (kommunallagen, skollagen, socialtjänstla- gen, miljöbalken med flera), men svenska kom- muner har en hög grad av självstyre, vilket är ett grundbegrepp i det svenska samhället. Det innebär att kommunen har stor rätt att själva bestämma på vilket sätt kommunen ska sköta sina arbetsuppgifter och hur resurserna ska för- delas.
För Hallsbergs invånare innebär det kommu- nala självstyret att de kan påverka kommunens beslut till exempel genom att delta i allmänna val till kommunfullmäktige, lämna förslag och överklaga kommunens beslut.
2. Intern kontroll
Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige fast- ställda målen uppfylls. En god intern kontroll i Hallsbergs kommun ska kännetecknas av:
ändamålsenliga och väl dokumenterade sy- stem och rutiner för styrning
en rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten
säkerställande av att lagar, policies, regle- menten m.m. tillämpas
skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar
eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Intern kontroll omfattar således ett mycket brett område, i området ingår allt, från övergripande system för styrning av den kommunala verk- samheten till säkra rutiner för att t.ex. hantera nycklar på ett äldreboende. Det är viktigt att påpeka att intern kontroll inte är en isolerad händelse utan en integrerad del i kommunens organisation och processer men behöver kom- pletteras med specifika och fristående kontroll- aktiviteter. Det innebär att inom alla olika om- råden som ingår i kommunens styrsystem åter- finns också den interna kontrollen.
2.1 God ekonomisk hushållning
God ekonomisk hushållning, regleras i kommu- nallagen och innebär förenklat att dagens gene-
ration ska betala för dagens verksamhet.
Enligt kommunallagen har kommunstyrelsen en ledande och samordnande roll för frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekono- miska ställning. För att göra detta långsiktigt ska kommunstyrelsen fastställa mål som klargör hur mycket pengar som ska gå till löpande verksam- het, hur investeringar ska finansieras och om spa- rande inför framtiden är nödvändigt.
De finansiella målen ska brytas ner så att verk- samhetsansvariga vet hur de ska agera för att vara i samklang med målen. Med andra ord ska styrelsen upprätta ett förslag till budget med mål och riktlinjer för verksamheten som håller sig inom de restriktioner som de finansiella målen anger. Dessutom ska kommunstyrelsen ha kon- troll över verksamheterna så att de håller sig inom den budget som kommunfullmäktige fattat beslut om. Uppföljningen av hur budgeten ge- nomförs och hur de olika målen efterlevs är en viktig del av kommunstyrelsens och kommun- fullmäktiges arbete. Kommunfullmäktige beslu- tar om målen och kommunstyrelsen ansvarar för att de tas fram och efterlevs. De finansiella må- len och målen och riktlinjerna för verksamheten har en central roll för den ekonomiska förvalt- ningen enligt kommunallagen. En avgörande fak- tor för hur väl kommunen kommer att leva upp till god ekonomisk hushållning handlar om re- spekten för och acceptansen av dessa mål.
3. Politiker och tjänstemannarollen
För att styrning, ledning och demokrati ska fun- gera krävs en tydlighet i vem som gör vad, vem som har ansvar för vad och att skapa ett bra sam- spel mellan politiker och tjänstemän. Samspelet bygger på kontinuerlig dialog mellan politiker och tjänstemän för att möjliggöra att styra och leda tillsammans.
En fördelning av uppdragen och ansvaret är att skilja mellan vad och hur. Den politiska ledning- en bestämmer vad som ska göras och tjänstemän- nen hur det ska göras. Ett bra samspel mellan politiker och tjänstemän bygger även på förstå- else och respekt för varandras uppdrag. Eftersom gränserna inte alltid är knivskarpa finns en gyl- lene zon, där politiker och tjänstemän möts i en dialog kring vad och hur.
STYRSYSTEM 4 2
3.1 Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ. Kommunfullmäktige styr kom- munen genom att fastställa vision, strategiska områden, reglementen, ägardirektiv och poli- tiska prioriteringar samt genom att besluta om budget.
3.2 Kommunstyrelse
Kommunstyrelsen har ansvar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kom- munstyrelsen leder och samordnar mål och uppdrag för kommunen, samt har uppsikt över och följer upp måluppfyllelse och ekonomiskt resultat.
3.3 Nämnd
Kommunens förvaltningar styrs av nämnder.
Formellt ansvar anges i reglementen beslutade av kommunfullmäktige. Utifrån kommunfull- mäktiges fastställda ekonomiska ramar och strategiska områden ska varje nämnd fastställa nämndmål inom sitt verksamhetsområde, dvs.
nämnderna ska inom givna ekonomiska ramar åta sig att bidra till att uppfylla de strategiska områden som berör nämnden.
3.4 Kommunala bolag
De kommunalt helägda bolagen styrs av bo- lagsstyrelser utsedda av kommunfullmäktige.
Ändamål och uppdrag anges i en bolagsordning
cera resultat i verksamheterna.
Kommundirektören är ytterst ansvarig för kom- munstyrelseförvaltningen.
3.6 Kommunledningsgrupp
Kommundirektören har kommunledningsgrup- pen till sin hjälp för att verkställa politiska in- tentioner. Ledningsgruppens uppdrag är att uti- från sin profession leverera underlag till poli- tiska beslut. Kommunledningsgruppen ansvarar också för strategiska utvecklingsfrågor för kommunen och för framtidsplanering.
3.6 Förvaltningschef
Förvaltningschefen är ytterst ansvarig för för- valtningens verksamhet, ekonomi och personal inför sin nämnd och kommunstyrelsen. Förvalt- ningschefen tar aktiv del i det kommungemen- samma ledningsarbetet på uppdrag av kom- mundirektören. Förvaltningschefen ska verka för en helhetssyn. Förvaltningschefen ansvarar för förvaltningsplan och budget gentemot re- spektive nämnd.
Förvaltningschefen har i sin tur en lednings- grupp till sitt förfogande för att verkställa poli- tiska intentioner på förvaltningsnivå.
3.7 Områdeschef/avdelningschef/rektor Områdeschefen/avdelningschefen/rektorn leder arbetet och ansvarar för att målen för området/
avdelning uppnås inom givna ekonomiska ra- mar. Områdeschefen/avdelningschefen/rektorn tar aktiv del i det förvaltningsgemensamma ledningsarbetet på uppdrag av förvaltningsche- fen. Områdeschefen/avdelningschefen ansvarar för verksamhetsplan och budget inom sitt om- råde gentemot förvaltningschef.
3.8 Enhetschef
Enheten leds av en enhetschef som ansvarar för verksamhet, verksamhetsutveckling, enhets-
Politisk nivå
- Kommunfullmäktige - Kommunstyrelse - Nämnd
VAD NÄR Verksamhetsnivå
HUR VEM
Gy llen e zo
nen
3.9 Medarbetare
Arbetsplatsträffen är medarbetarnas arena för samverkan och inflytande. På arbetsplatsträffen fastställs de aktiviteter som enheten ska arbeta med för att nå måluppfyllelse och ekonomisk balans. Varje medarbetare ska vara delaktig i sin enhets planering, genomförande och upp- följning.
3.10 Ledarskapets och medarbetarskapets betydelse för fungerande styrning
En förutsättning för en framgångsrik organisat- ion är att varje medarbetare känner sig ha för- troende att utföra och utveckla sina arbetsupp- gifter. Alla medarbetare måste se sin roll i hel- heten och aktivt arbeta gemensamt med andra för att uppfylla målen. Det är därför viktigt att medarbetarna har kunskap om den röda tråden från vision via strategiska områden till nämnd- mål och aktiviteter.
Ytterligare en förutsättning är att kommunens ledare visar ett synligt, aktivt och personligt engagemang. Ledningen måste starta och driva utvecklingsarbetet i verksamheten. Ledarskap- ets viktigaste uppgift är att planera, genomföra och följa upp verksamheten och att skapa förut- sättningar för medarbetarnas delaktighet.
STYRSYSTEM 6 4
4. Översiktsbild Styrdokument
All uppföljning och planering ska ske mot styr- dokument. Det finns fyra nivåer i modellen för styrdokument. På övergripande nivå formuleras målen som något att sträva emot, en vision, en framtidsbild. På nämndnivå formuleras målen som förväntad produktivitet och effektivitet, det vill säga vad som ska uppnås avseende volym och kvalitet per insatt resurs. I verksamhetsor- ganisationen formuleras strategier för verksam- heten med en direkt koppling till nämndmålen.
4.1 Styrdokument fastställda av kommun- fullmäktige
Kommunfullmäktige fastställer kommunstyrel- sens och nämndernas uppdrag i reglemente.
Reglementet är, utöver vad lag och förordning säger, grunddokumentet för en nämnds eller styrelses verksamhet och anger bland annat or- ganisation och ansvarsområde.
Enligt Kommunallagen 3:9 ska kommunfull- mäktige besluta om dokumentet Strategiska områden och riktlinjer för verksamheten.
Dessa ska fastställas så snart som möjligt efter det att den nya kommunfullmäktigeförsamling- en tillträtt.
Förslag till policies och anvisningar upprättas av kommunstyrelsen och fastställs av kommun- fullmäktige, eller efter det att kommunfullmäk- tige bemyndigat därom – av kommunstyrelsen.
Det är också kommunstyrelsen som ansvarar för uppföljning och tar initiativ till förändring- ar.
Information om budget, budgetramar och GPF finns i kapitel 5.2.
4.2 Styrdokument fastställda av kommun- styrelsen
Kommunstyrelsen äger rätt att fastställa anvis- ningar, tex anvisningar för budgetdirektiv och GPF. Anvisningar upprättas om kommunstyrel- sen bedömer att ett enhetligt förhållningssätt inom kommunen bör säkerställas.
4.3 Styrdokument fastställda av nämnd Kommunfullmäktiges strategiska områden och riktlinjer bryts ned av nämnden till nämndmål inom nämndens verksamhetsområde, vilka ska bidra till att uppfylla strategiska områden.
Detta arbete sammanfattas årligen i ett Mål- och budgetdokument. Dokumentet ska ange vad som ska åstadkommas och när i tiden det ska ske, dvs uppdrag till förvaltningen. Mål- och budgetdokumentet är ett politiskt styrin- strument som sätter fokus på vilka effekter som förväntas av tilldelade resurser.
4.4 Styrdokument fastställda av verksam- hetsorganisationen
När förvaltningschefen från nämnden erhåller ett uppdrag i form av Mål och budgetdoku- ment, innehåller denna en redovisning av vad som ska uppnås och när i tiden detta ska ske. I förvaltningsplanen, som upprättas av förvalt- ningschefen, beskrivs hur detta ska uppnås och vem som ska utföra det, se kapitel 5.3.1. Se bilaga 1.
Utöver att förvaltningschefen fastställer för- valtningsplan, åligger det också förvaltnings- chefen att fastställa nämndens konteringsbud- get.
Verksamhetsplanen fastställs av områdeschef/
avdelningschef/rektor och innehåller de priori- teringar som ska göras under året av området/
avdelningen. Se kapitel 5.3.2. Se bilaga 1.
Enhetsplanen består av de aktiviteter som ska genomföras för att nämndmålen i Mål och bud- getdokumentet ska uppnås. Planen kan även innehålla nyckeltal/indikatorer som är kopplade till de olika aktiviteterna. Se kaptiel 5.3.3. Se bilaga 1.
5. Styrsystemets delar
Styrsystemet är indelat i en cykel med fem pro- cesser; mål- och ekonomiprocess, planerings- process, genomförandeprocess, uppföljnings- process och förbättringsprocess.
Hallsbergs kommunkoncerns styrsystem utgår från mål- och ekonomistyrning. Viktiga grund- förutsättningar för att åstadkomma detta är:
att det finns en röd tråd från vision, stra- tegiska områden, nämndmål, strategier och aktiviteter på arbetsplatsnivå.
att målen är levande och rimliga i antal.
att det finns ett samband mellan tillgäng- liga resurser och nämndmål.
att det finns fungerande uppföljnings- och förbättringsstruktur som utgår från fastställda resultatindikatorer.
att organisationen styrs på ett sätt som gynnar effektivitet och ekonomisk ställ- ning med möjlighet att upptäcka och kor- rigera felaktigheter i agerandet.
5.1 Mål- och ekonomiprocess
Fullmäktige fastställer vision, värdeord och strategiska områden för de områden där full- mäktige anser att det är viktigast att uppnå stra- tegiska förbättringar under en mandatperiod.
Visionen, strategiska områden och värdeorden ska vara bärande genom hela organisationen.
Vidare fattar fullmäktige årligen beslut om sty- rande prioriteringar och ramar.
STYRSYSTEM 8 6
5.1.1 Visionen
Hallsbergs varumärke bygger vi inifrån, genom samtliga medarbetares medverkan i den dagliga kontakten med invånare och medarbetare. Det är genom vårt sätt att vara – vår kultur – vi le- vererar upplevelsen av och uppfattningen om Hallsberg. Avgörande för hur framgångsrika vi blir – hur starkt vårt varumärke blir – är i slutändan hur mötet mellan oss och vår omvärld fungerar. Visionen skapar en intern samsyn kring hur kommunen ska utvecklas i framtiden, den fungerar som en hjälp att fatta viktiga be- slut och kan också uppbåda extra energi när det krävs.
Visionen för Hallsbergs kommun är:
Begrepp Beslutas av Kommentar Vision Fullmäktige Återfinns i Övergri-
pande mål och riktlinjer
Strategiska
områden Fullmäktige Återfinns i Övergri- pande mål och riktlinjer
Mål för god ekonomisk hushållning
Fullmäktige Fastställs i budgetdoku- mentet
Nämndmål Nämnd Fastställs i Mål- och budgetdokumentet Strategier Förvaltning Fastställs i Förvalt-
ningsplanen
Aktiviteter Förvaltning Fastställs i Enhetspla- nerna
Vision
D et öppna Hallsberg
I Hallsbergs kommun är alla välkomna, oavsett vem man är, var man kommer från och vart man är på väg.
Den trivsamma blandningen av landsbygd, natur och sam- hällen erbjuder livskvalitet och upplevelser för alla.
Det lokala näringslivet visar framåtanda och drivkraft, och ut- vecklar både region och individer.
Våra goda kommunikationer med omvärlden skapar möten och formar Hallsberg till en kommun som alltid är vaken.
De kommunala verksamheterna verkar nära individen, erbju- der ett professionellt bemötande och är lyhörda för idéer och synpunkter.
Vi ser positivt på framtiden och tar långsiktigt ansvar för nuva-
rande och kommande utmaningar.
5.1.2 Vä rdeord
Värdeorden symboliserar grundtanken i kommunens verksamhet.
Värdeord
STYRSYSTEM 8
G lädje
Hallsbergs kommun, såväl organisation som geografiskt område, kännetecknas av varierande mötesplatser där människor känner glädje och stolthet. Glädjeäm- nen i vardagen finns bland annat i kommunens varierande och fina natur och i det rika föreningslivet. Vi bemöter varandra med respekt, inspirerar och ger varandra kraft och energi.
D riv
Här får man saker gjorda. Man är snabb till beslut och entreprenörskap är ett honnörsord. Vi fångar upp goda idéer och omsätter dem i verklighet. De kommu- nala verksamheterna kommunicerar tydligt och öppet, och beundras för sin för- måga att ta hand om synpunkter och utveckla kvalitén.
Ö ppenhet
I dialog med invånare och näringsliv utvecklas hela kommunen. Vi tar intryck
av goda idéer och stora förändringar är alltid väl förankrade och påverkade av
dem som berörs. Vi är stolta över vårt integrationsarbete och öppna för mång-
fald. Hallsberg är alltid öppet och vi erbjuder service dygnet runt.
H ållbar kommun
Hallsbergs kommun ska vara ett ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbart sam- hälle, där människors livskvalité ökar utan att det påverkar vår gemensamma miljö.
Grunden för en stark välfärd är ordning och reda i kommunens ekonomi. Därför är det av stor vikt att den kommunala ekonomin präglas av överskott i goda tider som kan användas för att minska påfrestningar i lågkonjunkturer. För att varje skattekrona ska användas optimalt är det av vikt att kommunens arbete präglas av öppenhet och tydlighet.
Kommunen ska aktivt arbeta för att få fler i arbete. Det kan göras via aktivt arbete för att nya företag ska etablera sig i kommunen och antalet nystartade och växande före- tag ska öka. Vidare kan det ske genom utveckla samverkan mellan näringsliv och skola i syfte att uppnå bättre matchning mellan människors kunskaper och arbetsli- vets behov. En del i detta arbete är att kommunen erbjuder praktikplatser inom sina verksamheter.
Alla människor ska känna sig trygga i kommunen. Vår offentligt finansierade välfärd ska inte lämna någon utanför, oberoende av etnisk och religiös tillhörighet, kön eller ålder, utan ska anpassas utifrån den enskildes behov.
Genom en medveten samhällsplanering ska en blandad bebyggelse skapas, inte minst för att bidra till ett inkluderande samhälle präglat av mångfald och tolerans.
Vi ska aktivt arbeta mot alla former av diskrimineringar på kommunens arbetsplatser och därigenom vara ett föredöme för andra arbetsgivare.
Utsläppen av växthusgaser ska minska. Kommunens verksamheter ska vara före-
Strategiska områden
5.1.3 Strategiska områden
Strategiska områden är kommunens väg för att nå visionen. De ska leda till att de politiska priorite- ringarna för mandatperioden förvekligas.
Fullmäktige i Hallsbergs kommun har beslutat om fyra strategiska områden:
DELÅRSRAPPORT 2013 10
L ivslångt lärande
Det livslånga lärandet är basen för Hallsbergs kommuns utbildningssystem som börjar med för- skola, via grund- och gymnasieskola till högskola och andra former av vuxenutbildning . Allas lika rätt till en bra utbildning är en förutsättning för ett samhälle där alla får ett gott liv. Alla kom- munens verksamheter ska verka för att lärandet fortsätter genom hela livet, såväl under som efter arbetslivet.
Vår förmåga att utveckla välfärden hänger ihop med hur vi kan göra vår kommun attraktiv för dem som redan bor här och öka inflyttningen till kommunen. En bra förskola och skola är en vik- tig del i det arbetet.
A llas inflytande
De kommunala verksamheterna verkar nära individen, och ska erbjuda ett professionellt bemö- tande och vara lyhörda för idéer och synpunkter. Hallsbergs kommun ska ha ett väl utvecklat syn- punkts- och klagomålssystem.
De som berörs, tex invånare eller medarbetare, ska ges möjlighet till inflytande vid större föränd- ringar.
Kommunen omfattas av sex tätorter som alla på olika sätt bidrar till framgång och utveckling för människorna i hela kommunen. Tillsammans med invånarna i dessa tätorter, med omkringlig- gande landsbygd, ska kommunen arbeta för ett ökat lokalt engagemang och inflytande.
G od service
De kommunala verksamheterna ska kommunicera tydligt och öppet. Kommunen ska fortsätta att arbeta med att utveckla informationen till våra invånare.
Kommunen ska utöka möjligheten för invånarna att ta del av den kommunala servicen efter kon- torstid.
Kommunen ska utöka möjligheterna till mer flexibel omsorg på de tider då efterfrågan finns.
5.1.3 Nämndmål
Nämndmålen, vilka nämnderna/styrelsen be- slutar om, anger vilka effekter eller resultat som nämnderna/styrelsen ska uppnå. Målen ska ange ett önskvärt framtida tillstånd och vara formulerade enligt SMART-modellen:
S – Specifikt. Ett mål som är specifikt och tyd- ligt är enklare att förstå. Ju tydligare och mer specifikt desto effektivare är målet.
M – Mätbart. För att målet ska kunna följas upp ska det vara mätbart. Då blir det tydligt när målet är uppnått.
A – Accepterade. Målet måste vara välkänt och accepterat för alla involverade, alla medarbe- tare ska vara väl införstådda med målen.
R – Realistiskt. Det ska vara möjligt att nå må- let med de resurser och den kunskap som finns.
Även om målet ska vara realistiskt, ska det ut- mana kommunens framåtanda.
T –Tidsatt. Det ska finnas mål som både är kortsiktiga, tex månadsvisa mål, men också mål som är mer långsiktiga, tex årsvisa mål.
Nämndmålen ska anknyta till de strategiska områdena. Genom att avläsa resultatet av nämndernas nämndmål ska slutsatser kunna dras av om de mer långsiktiga strategiska om- råden är på väg att uppfyllas.
5.2 Planerings- och budgetprocess
För varje mandatperiod görs en planering där det framgår vad politikerna har för målsättning- ar och prioriteringar för perioden. Denna plane- ring sammanställs i dokumentet ”Strategiska områden och riktlinjer”.
Budgeten är ett verktyg för planering och styr- ning av kommunorganisationen. I kommun- fullmäktiges budget uttrycks verksamhetens inriktning utöver vad som stadgas i lag och för- ordning samt utgör en grund för prioritering. I kommunfullmäktiges budget fastställs fördel- ning av resurser till nämnder och kommunsty-
5.3 Genomförandeprocess 5.3.1 Förvaltningsplan
Förvaltningschefen beslutar om förvaltningens strategier som pekar ut den säkraste och mest effektiva vägen för att uppnå de nämndmål och politiska prioriteringar, som är beslutade i Mål- och budgetdokumentet. Planen innehåller föru- tom en beskrivning av hur uppdraget i Mål- och budgetdokumentet ska uppnås och vem som ska göra det, även prioriterade fokusområden för det kommande året. Förvaltningsplanen ska ut- göra grunden för det dagliga arbetet som bed- rivs och bidra till tydlighet för alla medarbetare inom organisationen. Den ger också möjlighet att skapa en gemensam bild inom förvaltningen av vad man vill åstadkomma under kommande år, hur man ska utveckla och lägga upp sitt ar- bete effektivt för att skapa bästa resultat. Detta sammanställs i en årlig förvaltningsplan vilken förvaltningschefen är ansvarig för att upprätta.
Förvaltningsplanen ska fastställas senast i de- cember.
5.3.2 Verksamhetsplan
Områdeschef/avdelningschef /rektor är ansvarig för att verksamhetsplaner upprättas inom sitt område så att nämndmålen nås och att verksam- heten bedrivs inom de ekonomiska ramarna.
Verksamhetsplanen innehåller en beskrivning hur området/avdelningen/skolområdet ska bidra till nämndens nämndmål, prioriterade fokusom- råden utifrån förvaltningsplanen, önskat resul- tat, en inventering av vilka resurser som finns och vilka som behövs samt vem som är ansva- rig. Verksamhetsplanen ska fastställas senast i december.
5.3.3 Enhetsplan
Enhetschefen ska ta fram och tydliggöra enhet- ens arbete gentemot nämndmålen. Enhetspla- nen innehåller aktiviteter som ska göras, vem som ansvarar för respektive aktivitet och när
5.4 Uppföljningsprocess
Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen (6 kap. 1§) ha uppsikt över övriga nämnder, de kommunala bolagen (både helägda och
delägda) samt kommunalförbunden. Uppsikten innebär att kommunstyrelsen ska leda och sam- ordna förvaltningen av kommunens angelägen- heter. Kommunstyrelsen ska övervaka den ekonomiska förvaltningen, att nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, att lagar och förordningar följs och att resurserna an- vänds ändamålsenligt. Om kommunstyrelsen vid denna övervakning hittar brister ska kom- munstyrelsen lämna råd alternativt föra ärendet till kommunfullmäktige som får fatta beslut.
5.4.1 Uppföljning på lång sikt
Den långsiktiga uppföljningen syftar till att säkerställa att strategiska områden och riktlin- jerna för mandatperioden uppfylls. Uppfölj- ningen ska dels kvalitetssäkra resultaten och dels vara ett underlag för förbättringsarbete.
Uppföljningen är dessutom ett verktyg när kommunstyrelsen bedriver uppsiktsplikt.
Den långsiktiga uppföljningen (tertialrapport, delårsrapport och verksamhetsberättelse) av ekonomi och verksamhet görs vid tre tillfällen per år, 30/4, 31/7 och 31/12.
Frågor att besvara vid dessa tillfällen kan vara följande:
- Når kommunen strategiska områden?
- Når kommunen övriga uppsatta mål, såsom miljömål, mål om god ekonomisk hushållning, finansiella mål mfl?
- Vilka resultat har kommunens verksamheter i jämförelse med andra liknande kommuner?
- Vad beslutas med anledning av detta?
Ett enskilt år följs upp i samband med bokslu- tet. Kommunledningsgruppen analyserar nämn- dernas uppfyllelse av nämndmål och hur verk- samheten bidragit till de övergripande strate- giska områden.
Varje nämnd och bolag kallas till kommunsty- relsen i samband med bokslutet för att redo- göra för respektive nämnd/bolag har uppfyllt sitt uppdrag under året. Vid detta möte present-
STYRSYSTEM 14 12
eras en analys av vad som hände under föregå- ende år och vilka slutsatser som kan dras av det. Den här uppföljningen är en av grunderna när kommunen senare under våren tar fram de
”Gemensamma Planeringsförutsättningarna”.
5.4.2 Uppföljning på kort sikt
Den kortsiktiga uppföljningen till kommunsty- relsen görs varje månad med undantag för janu- ari, april, juni, juli och augusti. Liksom för den långsiktiga uppföljningen ska den kortsiktiga uppföljningen dels kvalitetssäkra resultaten och dels vara ett underlag för förbättringsarbete.
Den kortsiktiga uppföljningen
(månadsrapporten) fokuserar framförallt på föl- jande frågor:
- Når vi ekonomi i balans?
- Utvecklingen av beslutade investeringar?
- Finns det akuta problem i verksamheten som måste lösas?
- Finns det satsningar som behöver göras snabbt?
Underlaget från nämnderna till kommunstyrel- sen ska förutom information om ekonomiskt läge, nyckeltal och eventuella verksamhetsav- vikelser innehålla analys samt förslag till åtgär- der. Utifrån månadsrapporteringarna fattar nämnder och kommunstyrelse erforderliga be- slut. Uppstår inom nämnden en väsentlig bud- getavvikelse mellan ordinarie uppföljningar, ska detta omedelbart meddelas kommunstyrel- sen och då även ange förslag på åtgärder för att begränsa den negativa avvikelsen. Om ett nega- tivt balanskravsresultat uppstår ska kommun- fullmäktige anta en särskild åtgärdsplan för hur återställandet ska ske, enligt Kommunallagen 8 kap 5a§.
Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar, på uppdrag av kommunstyrelsen, för anvisningar till, och sammanställning av, denna uppfölj- ning.
5.4.2.1 Indikatorer
Kopplat till strategiska områden och nämndmål finns indikatorer. De nivåsätts med den mål- nivå som ska uppnås. Indikatorerna används för att bedöma om uppsatta strategiska områden och nämndmål är på väg att nås och när de är
uppnådda. För varje indikator anges ett in- gångsvärde och som slutvärde den målnivå som ska uppnås innan mandatperioden är slut.
Årsresultaten inom perioden visar om verk- samheten närmar sig målet enligt plan.
5.4.2.2 Verksamhetsmått
Ett verksamhetsmått är ett mätetal som an- vänds för att ange volymer. Dessa mätetal an- vänds framförallt i uppföljningen.
5.4.2.3 Nyckeltal
Nyckeltal är ett mätetal där kommunen i för- väg har bestämt en nivå att förhålla sig till.
Kan avse resultat, volym och kvalitet.
5.5 Förbättringsprocess
Efter genomförd uppföljning är det viktigt att ta tillvara erfarenheter som underlag till förbätt- ringar. För att lyckas med verksamhetsutveckl- ing krävs ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt utvecklingsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer.
