granskningar genomförda2020

(1)

Uppföljning av granskningar

genomförda 2020

Åstorps kommuns revisorer

2021-12-14

(2)

2

Document Classification: KPMG Public

© 2021 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliatedwith KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Innehållsförteckning

01 Bakgrund, syfte och metod

02 Granskning av ansökan om statsbidrag

03 Granskning av myndighetsutövningen inom bygg- och miljönämnden

04 Granskning av lokalförsörjnings- och detaljplaneprocessen

05 Granskning av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering i skolan

06 Granskning av inköp och upphandling på tekniska kontoret

07 Granskning av upphandling i BFAB,

Kvidingebyggen, BITAB och BUTAB

(3)

1. Bakgrund, syfte och metod

Åstorps kommuns revisorer vill utifrån 2020 års genomförda granskningar följa upp vilka åtgärder som nämnder och styrelse har vidtagit med

hänsyn till granskningsresultatet för respektive granskning.

Syftet med granskningen är att följa upp vilka åtgärder som vidtagits utifrån identifierade förbättringsområden/rekommendationer avseende granskningar genomförda under 2020. Till en av dessa, Granskning av insatser för att få

nyanlända med uppehållstillstånd självförsörjande och handläggning av bistånd till nyanlända, angavs inga rekommendationer eller yttrande, således ingår

denna inte i uppföljningen av granskningar genomförda under 2020.

Uppföljningen utgår från de bedömningar och

rekommendationer som lämnades i respektive

granskningsrapport samt utifrån de skrivelser som ansvarig nämnd lämnade som svar till

De sex aktuella

granskningsrapporterna med tillhörande missiv samt

nämndernas svar på respektive granskning har granskats.

Utifrån detta underlag har ett

antal frågor upprättats.

(4)

4

Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2020

Vår samlade bedömning var att socialnämndens rutiner kopplat till ansökan av statsbidrag inom flyktingmottagandet ej var tillräckligt ändamålsenliga. Bildningsnämnden bedömdes ha ändamålsenliga rutiner för att ansöka om statsbidrag inom grundskolan.

Rekommendationer:

Bildningsnämnden

- Delegera ärenden gällande statsbidrag (7 kap. 5 § KL)

- Dokumentera befintligt arbetssätt med ansökan, uppföljning och återrapportering

Socialnämnden

- Dokumentera rutiner för ansökan om statlig ersättning inom flyktingmottagandet

- Ta fram enklare informationsmaterial till personal som har att identifiera klienter och brukare för vilka återsökning är möjliga.

- Undersök möjligheterna att i större utsträckning använda verksamhetssystemet för att identifiera ersättningsgilla insatser, särskilt inom äldre- och funktionshinderomsorgen.

2. Granskning av ansökan om statsbidrag

Bildningsnämndens svar till revisionen

I tjänsteskrivelsen framgår att bildningsnämnden under hösten ämnar se över delegationsordningen samt föreslå att förvaltningschefen delegeras ansvar för att ansöka om statsbidrag, med rätt att

vidaredelegera. Vidare har en ny rutin fastställts för arbetet med att söka, följa upp och återrapportera arbetet kopplat till statsbidrag.

Vidare finns arbetsbeskrivningar som anger ansvar kopplat till ansökning av statsbidrag.

Socialnämndens svar till revisionen

I tjänsteskrivelsen framgår att socialtjänsten tagit fram en rutin för statlig ersättning från Migrationsverket vilken inkluderar

ansvarsfördelning i samband med bidragsansökan och vilka bidrag som betalas ut utan ansökan och vilka som är återsökningsbara.

Vidare kommer avstämningar att ske gällande återsökningsbara bidrag inom socialtjänsten, mellan områdeschefen för ekonomiskt bistånd och hens handläggare, samt mellan områdeschefen för barn och familj med sina teamledare. Därefter sker avstämningar

områdescheferna emellan tillsammans med förvaltningens ekonom.

Byte av verksamhetssystem i slutet på 2020 och början av 2021 vilket möjliggör för att kunna identifiera återsökningsbara bidrag.

(5)

Vår bedömning

Vi kan konstatera att bildningsnämnden delegerat ansvaret för ansökan om statsbidrag, samt att nämnden har

dokumenterat och beslutat om dokumentation för arbetssätt och rutiner för statsbidrag gällande ansökan, uppföljning och återrapportering.

Vi kan även konstatera att socialnämnden dokumenterat rutiner för ansökan om statlig ersättning inom

flyktingmottagandet vilken även innehåller information om vilka bidrag som är återsökningsbara.

Vad visar uppföljningen?

Bildningsnämnden

I slutet av 2020 beslutade bildningsnämnden delegera

förvaltningschefen, med vidaredelegat kvalitetssamordnare och ekonomiassistent, att ansvara för ansökan om statsbidrag och rätt att överklaga beslut gällande statsbidrag till myndighet och

domstol.

Vidare fastställdes dokumentet Rutiner för statsbidrag gällande ansökan, uppföljning och återrapportering 2020-07-02.

Socialnämnden

Från augusti 2020 finns rutiner för ansökan om statlig ersättning inom flyktingmottagandet dokumenterat. I dokumentationen inkluderas även information om återsökning av bidrag.

Det framgår även att socialnämnden börjat arbeta med det nya verksamhetssystemet och att det ämnas implementeras fullt ut i slutet av 2022.

2. Granskning av ansökan om statsbidrag

(6)

6

Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2020

Vår samlade bedömning var att kommunens organisation, processer, rutiner, handläggningstider samt planering var ändamålsenliga och att majoriteten av rutiner och processer var dokumenterade och efterlevdes. Nämnden bedömdes ha god kontroll över verksamheten.

- Fortgå med processkartläggningar och utvecklande av

förvaltningsövergripande processer där så är lämpligt och logiskt - Utred ifall det är lämpligt för övriga kontor att som miljökontoret arbeta efter ett årshjul

- Se över om tillgänglig tid för inspektioner inom miljökontoret kan ökas

Bygg- och miljönämndens svar till revisionen

Av tjänsteskrivelsen framgår att det fortsatt förs ett samarbete mellan förvaltningen och tekniska kontoret. Inom den

gemensamma planeringsgruppen tas gemensamma projekt fram. Man har vidare startat upp en ny arbetsgrupp där

plankontoret är sammankallande som ska hantera frågor kopplat till byggnationer i kommunen. Inom arbetsgruppen samverkar bildningsnämnden, kommunstyrelseförvaltningen och

samhällsbyggnadsförvaltningen med representation från respektive nämnd.

Plankontoret och byggkontoret uppdras att utreda hur ett årshjul kan integreras i verksamheten. Utvecklingsarbetet på dessa kontor skiljer sig från miljökontoret då de inte har

tillsynsverksamhet, men man ser en möjlighet i att strukturera utifrån formaliserad översyn av styrdokument och rutiner. Vidare kan inte byggnadskontoret initiera egen tillsyn på grund av bristande resurser. Då samhällsbyggnadsförvaltningen är beroende av intäkter för att hålla sin budget prioriterar därför byggkontoret t.ex. handläggning av bygglov där en avgift kan tas ut medan egeninitierad tillsyn enligt PBL (där det inte går att ta ut avgifter) prioriteras ner.

Inom miljökontoret arbetar man kontinuerligt med att

tidseffektivisera arbetet. Nämnden beslutade öka vitesbeloppet på delegation vilket ledde till en tidsbesparing på 4-8 veckor.

Vidare har arbetet med tillsyn på skolor och förskolor förbättrats och effektiviserats genom att alla miljöinspektörer deltar under en tillsyn under en begränsad tid, vilket ämnar öka kompetensen inom miljökontoret.

3. Granskning av myndighetsutövningen inom bygg- och miljönämnden

(7)

Vad visar uppföljningen?

- I syfte att hålla ihop den kommunövergripande samhällsbyggnadsprocessen har kommunens lokalstrateg utsetts till att samordna

processkartläggningar och utveckling av förvaltningsövergripande processer.

- Ett utkast på ett årshjul har arbetats fram för hela förvaltningen exklusive Miljökontoret som behåller sitt eget pga. Miljökontorets givna frekvens på tillsynsbesök.

Årshjulet beräknas fastställas innan årsskiftet.

- Varje kvartal har Miljökontoret förbättringsdagar för att effektivisera verksamheten. Bland annat har dessa resulterat i kortare handläggningstider, fler handlagda ärenden inom samma tidsram och fler fakturerade tillsynstimmar.

3. Granskning av myndighetsutövningen inom bygg- och miljönämnden

Vår bedömning

Vi kan konstatera att bygg- och miljönämnden fortsatt arbetet med att utveckla processkartläggningar och förvaltningsöverskridande processer.

Vi konstaterar att årshjulet för förvaltningen vid tiden för uppföljningen ej är fastställt.

Vidare bedömer vi att miljökontoret för ett kontinuerligt arbete för att effektivisera verksamheten för ett ökat utrymme för inspektioner.

(8)

Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2020

Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte var att det fanns brister gällande dokumentation kopplat till roller och ansvar, lokalförsörjningsstrategier och

lokalförsörjningsplaner. Granskningen visade att lokalförsörjningsplanen var framtagen och

lokalförsörjningsstrategin under framtagande. Den sistnämnda bedömdes bristfällig då den saknade information om

arbetsprocessen kopplat till investeringar i lokaler. Vidare konstateras en bristande samverkan mellan BFAB och bildningsnämnden vilket påverkade processen från planering till färdigställande av byggnad. Detta arbete var under

utveckling vid granskningens genomförande.

Kommunstyrelsen gemensamt med berörda nämnder

- Tillse att den påbörjade lokalförsörjningsprocessen slutförs och beslutas om politiskt

- Fortsätta att utveckla lokalförsörjningsplanen

- Utveckla och besluta om en lokalförsörjningsstrategi - Ta fram en modell för hur ett enskilt byggprojekt ska drivas (mer detaljerat än lokalförsörjningsprocessen)

- Vid behov mallar och blanketter som stöd i processen tas fram

Kommunstyrelsens svar till revisionen

I tjänsteskrivelsen framgår att Principer och beskrivning av

lokalförsörjningsprocess var ute på remiss vid tid för yttrandet och skulle efter eventuella justeringar beslutas av fullmäktige.

Kommunstyrelsen har beslutat att lokalförsörjningsprocessen inte behöver mer ingående beskrivning gällande drivandet av byggprojekt.

Det framgår vidare att beställningsmallar kommer att upprättas för beställning av utredning och beställning av genomförande med syftet att tydliggöra helheten och förkorta tiden från beslut om investering till genomförande.

Lokalförsörjningsplanen togs fram under 2020 och kommer att revideras varje år i samband med budgetberedning.

Vidare framkommer att kommunchefen fått i uppdrag att följa samarbetet mellan kommunen och BFAB.

4. Granskning av lokalförsörjnings- och detaljplaneprocessen

(9)

Vår bedömning

Vi kan konstatera att kommunen beslutat om både lokalförsörjningsplan och lokalförsörjningsprocess. Mallar har även tagits fram för utredning och beställningar.

Rekommendationen gällande att förtydliga arbetet med enskilda byggprojekt avvisade kommunstyrelsen redan vid yttrandet och har således ej genomförts.

Vad visar uppföljningen?

2021-04-28 antogs en lokalförsörjningsplan för 2021-2029 som beskriver nuläge och framtida behov kopplat till lokalförsörjning i kommunen.

2021-05-12 antogs Principer och beskrivning av

lokalförsörjningsprocess som anger princip för lokalförsörjningen och lokalförsörjningsprocessens utformning. Kommunen har även tagit fram en processkarta som skildrar processens olika faser och innehåller ett övergripande årshjul för arbetet med lokalförsörjning.

Kommunen har även framtagit ett dokument för beställning av utredning samt en beställningsmall.

4. Granskning av lokalförsörjnings- och detaljplaneprocessen

(10)

Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2020

Vår sammanfattade bedömning var att bildningsnämnden i stort hade ändamålsenlig styrning av arbetet mot kränkande behandling,

trakasserier och diskriminering enligt lag. Det framgick dock att det fanns brister kopplade till delegering, samt att det fanns behov av uppföljning kring att anmälningar till rektor och huvudman sker enligt lag.

Rekommendationer Att Bildningsnämnden ska

- Delegera till anställd inom kommunen att skyndsamt utreda om omständigheterna kring uppgivna kränkningar om nämnden i egenskap av huvudman inte avser att göra det själv.

- Utveckla kvalitetsarbetet på huvudmannanivå vad gäller

aggregerad uppföljning av kränkande behandling, trakasserier och diskriminering.

Vidare rekommenderas nämnden att ta till sig den aggregerade informationen från rapporten och att denna kan användas för att identifiera skillnader mellan skolenheterna.

5. Granskning av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering i skola

Bildningsnämndens svar till revisonen

Av tjänsteskrivelsen framgår att bildningsnämnden delegerat rätten att utreda och arbeta för att förebygga och motverka kränkande behandling till förvaltningschefen, med rätt att vidaredelegera.

Vidare framgår att bildningsnämnden kommer att fortsätta utveckla kvalitetsarbetet på huvudmannanivå och årligen i samband med den årliga kvalitetsuppföljningen följa upp kränkande behandling,

trakasserier och diskriminering på aggregerad nivå.

Bildningsnämnden kommer att föra en dialog och analysera skillnader mellan kommunens skolenheter.

(11)

Vad visar granskningen?

2020-12-16 beslutade bildningsnämnden att delegera till

förvaltningschefen, med vidaredelegat till rektor, biträdande rektor och verksamhetschefer, ansvaret för att aktivt arbeta med och

upprätta en plan mot kränkande behandling samt att utreda och vidta åtgärder för anmäld kränkande behandling. I den interna

kontrollplanen anges att anmälan om kränkningar till huvudmannen inte efterlevs som ”medium” risk. Befintliga åtgärder anges vara rutiner för hantering av anmälningar av kränkningar till

huvudmannen.

I arbetet mot kränkningar i skolan görs en årlig inbjudan från Bildningsnämnden till samtliga rektorsområden för

kvalitetsredovisning där samtliga områden får presentera sitt arbete.

5. Granskning av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering i skolan

Vår bedömning

Vi kan konstatera att bildningsnämnden följt rekommendationen att delegera ansvar för att arbeta med kränkande behandling. Vi konstaterar även att nämnden upprättat en plan mot kränkande behandling och vidtagit åtgärder och upprättat rutiner för anmälningar av kränkningar.

(12)

Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2021

Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte var att det fanns brister kopplade till upphandling och inköp vilka inte nådde upp till LOU. Granskningen visade att flera förbättringar gjorts sedan tidigare år och att ramavtal, kontroll av fakturor och rutiner kring inköp och inventarieförteckning var tillfredsställande.

Kommunstyrelsen

- Se över de avtal som vi i denna granskning har bedömt inte uppfyller kraven på en korrekt upphandling enligt LOU.

- Göra mer noggranna uppskattningar av volymer i förfrågningsunderlagen vid kommande upphandlingar - Göra en upphandling av ramavtal för att tillfredsställa tekniskas akuta behov av industriförnödenheter (IGRAB) - Uppdatera attestblanketter med rätt namn

Kommunstyrelsens svar till revisionen

Av tjänsteskrivelsen framgår att inköp mot upphandlingar granskats och att det upptäcktes att man närmade sig taket för uppskattad mängdberäkning för Norrvidinge Lastbilscentral AB och Peab. Vidare upptäcktes att IGRAB ej var färdigupphandlade och att trädvård hade stannat i offertstadie efter att en tidigare anställd avslutat sin tjänst.

Vidare framgår att nytt avrop har gjorts för Peab och ny upphandling med ny mängduppskattning kommer att ske med Norrvidinge Lastbilscentral AB då de tidigare uppskattade mängderna är uppnådda. Vidare pågick vid tid för yttrandet upphandling om industriförnödenheter hos IGRAB.

Attestblanketterna är uppdaterade med rätt namn av ekonomikontoret.

6. Granskning av inköp och upphandling på tekniska kontoret

(13)

Vad visar uppföljningen?

- Upphandling för bygg och järnhandelsvaror är slutförd med nya leverantörer. I avtalen anges istället att volymer ej kan garanteras.

- De bristfälliga avtalen har setts över och man anger att man är mer konkret i upphandlingar.

- Uppskattning av volym i förfrågningsunderlag kan ej uppskattas vid tid för uppföljningen. Utifrån de avtal vi tagit del av förefaller volymen inte vara noggrant uppskattad.

- Ekonomikontoret har uppdaterat attestblanketter med rätt namn.

Vår bedömning

Av uppföljningen framkommer att ny upphandling för bygg och järnhandelsvaror genomförts under senhösten. Då vi inte tagit del av förfrågningsunderlag kan vi inte bedöma huruvida

uppskattning av volym i underlagen blivit mer noggranna. Vi kan dock utifrån de avtal vi tagit del av se att uppskattning av volymer ej garanteras, vilket är ok då detta inte innebär att det finns någon risk att gå över den upphandlade volymen.

6. Granskning av inköp och upphandling på tekniska kontoret

(14)

Bedömningar och rekommendationer från granskningen 2020

Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte var att det fanns brister kopplat till upphandlingar i kommunens bolag där ett antal upphandlingar avvek från LOU. Vidare fann man att de rutiner som fanns för direktupphandlingar ej var kända för alla bolag. Det framgick även att det varit ett antal fall där konsulter anlitats utan upphandling samt att lokala entreprenörer saknat upphandlade serviceavtal med BFAB.

Styrelsen i Björnekulla fastigheter AB samt Kvidingebyggen - Att följa de skriftliga anvisningar om direktupphandlingar som kommunen har beslutat om och som även omfattar

kommunens helägda bolag

- Dokumentera samtliga direktupphandlingar. Kommunen har för detta ändamål en blankett som är utformad i enlighet med upphandlingsmyndighetens förslag till dokumentation av direktupphandlingar

- Upphandla hellre för mycket serviceavtal än för lite i syfte att minska risken att behöva göra en otillåten direktupphandling

Styrelsens svar till revisionen

BFAB och Kvidingebyggen

I tjänsteskrivelsen anges att den främsta avvikelsen gällande upphandling beror på att flera mindre arbeten som

kostnadsmässigt legat under upphandlingsgränsen

tillsammans kommit att övergå gränsen och således innefattats av LOU. Det har saknats tid till att upphandla mindre åtgärder.

Avstegen har gjorts delvis p.g.a. resurs- och tidseffektivitet, delvis p.g.a. att många små beställningar leder till ännu fler beställningar som läggs samman och till slut hamnar över upphandlingsgränsen.

Åstorps kommuns antagna anvisningar för direktupphandling har inte kommunicerats vidare till bolagen på ett bra sätt.

Bättre kommunikation med tydliga förväntningar och styrning är önskvärt kopplat till policys som påverkar bolagens

verksamhet.

Utöver rekommendationerna i rapporten uppdras VD att tillsätta en tjänst för att hantera upphandlingar,

policyuppdateringar etc.

7. Granskning av upphandling i BFAB, Kvidingebyggen, BITAB och BUTAB

(15)

Vad visar uppföljningen?

- Styrelsen tog i februari beslut om

- framtagande av blankett för direktupphandling, - att samtliga direktupphandlingar ska dokumenteras, - att upphandling av serviceavtal ska göras för

majoriteten av entreprenörs- och konsultbolag - En tjänst har tillsatts under hösten för att hantera de

identifierade bristerna inom upphandlingsområdet.

Huvudfokus i arbetet har varit att hantera frågorna i punktlista och att genomföra upphandlingar. Det pågår ett arbete med upphandling av bolagskonsulter, varefter detta är klart kommer ett arbete med att behandla tjänster som kan behöva upphandlas att påbörjas.

- Bolaget har tagit fram en anvisning och blankett för direktupphandling över 100 000:- som planeras hanteras för styrelsebeslut under december månad.

Vår bedömning

Vi kan konstatera att bolagsstyrelsen i enlighet med revisionens rekommendation tagit beslut att dokumentera samtliga

direktupphandlingar. Vidare kan vi konstatera att bolaget tagit fram en blankett och anvisning för direktupphandling, men att denna ej beslutats om vid tid för uppföljningen.

7. Granskning av upphandling i BFAB, Kvidingebyggen, BITAN och BUTAB

(16)

Document Classification: KPMG Public The KPMG name and logo are registered trademarks or trademarks of KPMG International.

The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity.

Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation.

kpmg.com/socialmedia kpmg.com/app

Uppföljningen har utförts av:

Evelina Witoft, verksamhetsrevisor

© 2021 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.