DAGORDNING Patientnämnden

Postadress Besöksadress Kontakt Mötessamordnare

791 29 Vasagatan 27 023- 49 01 00

Patientnamnden@ltdalarna.se

Sammanträde i Patientnämnden Ordförande kallar till sammanträde

Tid: 2018-12-04 kl. 09:30

Plats: Kullan, Landstingshuset Falun

Dessa handlingar finns att tillgå på Internet adress www.ltdalarna.se Innehållsförteckning

Inledning och protokollsjustering ... 2

Justering av närvarolistan 2

Godkännande av dagordning 2

Adjungerande 2

Protokollsjustering 2

Föregående protokoll 2

Beslutsärende ... 3

Patientnämndens Verksamhetsplan 2019-2022 3

Patientnämndens Internkontrollplan 2019 3

Information ... 4

Ekonomisk redovisning 4

Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare, avseende samarbete kring

lagreglerade frivilliguppdrag 4

Enkät till medborgare 4

Enkät till vårdgivare 5

Patientnämndernas Nationella Basmodell för analys 5

Informationsinsatser 5

Utbildningar, konferenser och studiebesök 6

Dialog med verksamheten 6

Stödpersons- och vårdärenden ... 7

Stödpersonsverksamhet 7

Registrerade vårdärenden per huvudrubrik/kön 7

Avslutade vårdärenden 8

Exempelärenden 8

Sammanfattning 14

Övriga frågor 14

Nästa sammanträde 14

Inledning och protokollsjustering Justering av närvarolistan

Ordförandens förslag 1. Närvarolistan fastställs

Godkännande av dagordning

Ordförandens förslag

1. Godkännande av föreliggande dagordning

Adjungerande

Ordförandens förslag

1. Helena Hellström, chefläkare division kirurgi adjungeras 2. Gunilla Appell, Barnkonventionssamordnare adjungeras

Protokollsjustering

Ordförandens förslag

1. Ledamoten Lena Johansson (KD) utses att jämte ordföranden justera protokollet. Ordföranden överlämnar efter egen justering till

justeringsmannen. Justering ska vara klar inom 14 dagar.

Föregående protokoll Ordförandens förslag

1. Föregående protokoll läggs till handlingarna.

Beslutsärende

Patientnämndens Verksamhetsplan 2019-2022

A. Dnr LD18/04304

Förslag delges vid sammanträdet

Ordförandens förslag

1. Verksamhetsplan 2019-2022 antas

Patientnämndens Internkontrollplan 2019

A. Dnr LD18/04322 (Bilaga 1)

Ordförandens förslag

1. Internkontrollplan 2019 antas

Information

Ekonomisk redovisning

A. Dnr LD18/04438 (Bilaga 2)

Period och resultatrapport tom oktober 2018

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare, avseende samarbete kring lagreglerade frivilliguppdrag

A. Dnr LD18/03191 (Bilaga 3) Muntlig information

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Enkät till medborgare

A. Dnr LD18/03511

Enkät delges vid sammanträdet

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Enkät till vårdgivare

A. Dnr LD18/04328

Enkät delges vid sammanträdet

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Patientnämndernas Nationella Basmodell för analys

A. Dnr LD18/04335 (Bilaga 4)

Muntlig information om metod för analys och rapportering

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Informationsinsatser

A. Information till chefer vuxenpsykiatrin mellersta den 31 augusti 2018 B. Information vid YH-utbildningen för skötare, Säter 17 september 2018 C. Deltagande vid Seniormässan, Ludvika den 02 oktober 2018

D. Information till Vårdcentral Orsa den 04 oktober 2018 E. Information till Högskolan Dalarna den 09 oktober 2018 F. Information vid temakväll på uppdrag av Hälso- och sjukvårdsberedningen den 24 oktober 2018, Falun Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Utbildningar, konferenser och studiebesök

A. Deltagande vid Patientsäkerhetskonferens, Stockholm den 19-20 september 2018

B. Deltagande vid Tjänstemannakonferens, Stockholm den 10-11 oktober 2018

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Dialog med verksamheten Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Stödpersons- och vårdärenden Stödpersonsverksamhet

A. Delegationsbeslut enligt vidaredelegation LD17/02417 för perioden 2018-08-31—2018-10-25

Nya förordnanden av stödperson: 9 st.

Avslutade förordnanden av stödperson: 9 st.

Antal pågående stödpersonsuppdrag 2018-10-25: ej tillgängligt

Ordförandens förslag

1. Anmälda delegationsbeslut antecknas till protokollet

Registrerade vårdärenden per huvudrubrik/kön

A. Dnr LD18/04332 (Bilaga 5)

Antal registrerade ärenden per huvudrubrik och kön 2018-08-31—2018-10-25 Totalt 191 ärenden.

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Avslutade vårdärenden

A. Dnr LD18/04329 (Bilaga 6)

Redovisning och dialog kring avslutade ärenden, enligt delegation

§26/15, för perioden 2018-08-31—2018-10-25 Totalt 182 ärenden.

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Exempelärenden

Vård och behandling

Synpunkt på otillräcklig utredning

Man som ringer angående sin dotter som skadade knät i samband med slalomåkning. Uppsökte akutmottagningen och träffade en ortoped som bedömde smärtan som ledbandsskada och ordinerade vila. Dottern fortsatte att träna som vanligt men har haft ont av och till. Sökte åter vård i somras, då noterades att korsbandet var av och att menisken var skadad.

Verksamhetschefen har haft kontakt med närstående. Händelsen kommer

att lyftas i läkargruppen för att påpeka vikten av att utföra noggranna

undersökningar.

Fördröjd diagnos

Äldre kvinna som efter fall i bostaden inkom till akutkliniken. Innan fallet uppegående utan gånghjälpmedel. Kvinnan blev inlagd på

ortopedavdelning, kvinnan samt närstående påtalade svåra smärtor men röntgenundersökning uteblev. Hemskrivning skede trots kvinnans ovilja, hon påpekade smärta och svårighet att belasta. Kvinnan var i hemmet ett par dygn med kraftig smärta. Inkom till korttidsboende och andra dagen konsulterades läkare som remitterade till lasarett för röntgen. Flertal

frakturer på bäckenet konstaterades och åter inlagd på ortopedavdelningen.

Närstående anser att den initiala utredningen var bristfällig och fördröjde diagnos bäckenfraktur. Verksamhetschef svarar att närstående har helt rätt i det de skriver, kvinnan skulle ha röntgats vid första tillfället.

Verksamhetschef beklagar det inträffade samt att man glömde att kontakta närstående vid hemgången. Fallet dras för kliniken i utb. syfte så att

liknande misstag kan undvikas framöver.

Kommunikation

Bemötande

Kvinna som efter gynekologisk operation fått tarmproblem med akuta

smärtor som följd, Under vistelse på akuten hört personal som kommenterat

"tänk att hon åkte ambulans". Hon upplevde läkaren som nedlåtande, kvinnan kände sig kränkt och har mått dåligt till följd av detta. Nekades röntgen. I efterhand har hon uppfattat att hon haft tarmvred och att detta orsakat smärtorna. Kvinnan söker senare gyn akuten som efter samråd med kirurg remitterar henne för DT buk, när man granskar journalerna i efterhand ser man troligt ärrbråck. Kvinnan har blivit remitterad till kirurgkliniken i Mora och är nu opererad. Bitr. verksamhetschef bedömer att de inte gjort någon medicinsk felbedömning och beskriver den utredning och observation som utförts. Svarar att de ser allvarligt på att kvinna upplevt sig nonchalant och dåligt bemött. Det förs vidare till berörd personal.

Bristande kommunikation vid demenstillstånd

Kvinna tar kontakt gällande maken som väntar på höftprotesoperation.

Mannen har stora besvär av smärta. Mannen utreds för en demens och makan brukar alltid vara med vid läkarbesök med hade inte möjlighet på den planerade operationsdagen. Den planerade operationen blev inställd.

Det kvinnan har fått veta i efterhand är att maken togs bort från

operationskön då han hade uppgav att han inte hade så mycket smärta,

vilket inte stämmer enligt makan. Åter väntan på operation. Kvinnan har

varit i kontakt med väntetidskansliet som kontaktat ortopedmottagningen

som meddelat att de inget kan göra. Verksamhetschef har svarat i ärendet

och beklagar det inträffade, mannen är sedan förut uppsatt på väntelista,

åter igen med förtur.

Administrativ hantering

Remisshantering

Man som fick en knäskada för cirka tre veckor sedan vid vistelse utanför länet. Remiss skickades till Falun men vid kontakt med ortopeden här får mannen besked att de inte fått någon remiss, vid kontakt med remitterande sjukhus sägs det att remissen är skickad. Mannen bollas mellan sjukhusen men får ingen hjälp trots att han är i behov av snar vård.

Vården svarar att patienten ringts upp och erbjudits en omgående tid till läkare på ortopedmottagningen.

Rutin ses över

Mor ringer angående sin dotter som mår allt sämre. Vid akutbesök på lovades att remiss skulle skickas till BUP för snar kontakt. Efter två veckor - där dottern försämrats ytterligare, ringde mamman, fick då besked att någon remiss inte fanns där.

Verksamhetschefen har haft kontakt med närstående. Svarar att de kommer att se över rutinen mellan akutteam och öppenvård, förtydligar rutinen samt meddelar berörd läkare.

Patientjournal och sekretess

Upplevda brister i sekretess

Anmälaren upplevde att hen i receptionen på vårdcentralen blev utfrågad

om sitt ärende och sitt hälsotillstånd, inför ett helt väntrum. Anmälaren

efterfrågar ingen återkoppling, men uttrycker att hen förväntar sig att inte

utsättas för detta igen.

Organisation och tillgänglighet

Hänvisning mellan kliniker

Närstående som kontaktade infektionskliniken hänvisades därifrån att ringa direkt till hudkliniken. Fick vänta länge i telefonkö, lämnar önskemålet att kunna bli uppringd. Fick besked att den information han fått vid

infektionskliniken var felaktig och att remiss krävs. Uttalade önskemål om att den han talade med skulle informera infektionskliniken om att de givit fel besked men fick svaret att göra det själv. Anser att brister i vården bör kunna lösas internt utan att bolla runt patienter/närstående.

Vården svarar att ärendet tas upp i personalgruppen. Enligt rutinen ska

hänvisningar mellan vårdenheter skötas internt, för att undvika att patienten

ska bli bollad fram och tillbaka.

Vårdansvar

Vårdplanering

Äldre man som skickas hem snart efter insättning av PNP-kateter. Frun anser att det är bristfällig planering, anpassning i bostaden innan hemgång.

Uppger att de tog flera dagar innan hjälpmedel var på plats. Mannen och frun uppsökte akuten flera gånger.

Bitr. verksamhetschef svarar att vid första vårdtillfället skedde en

utskrivningsplanering, remiss och kontakt med hemtjänsten var initierat. Vid de påföljande akutbesöken verkar informationen ha blivit fel, gällande

spolning av kateter. Svarar att de 2 tillfällen där mannen ligger kvar länge på akuten inte är optimala, det ter sig som att kommunikation mellan sjukvård och hemtjänst ej fungerat. Hade det funnits gott om vårdplatser hade en inläggning skett och bättre förutsättningar för god planering inför hemgång.

Platsbristen leder till att kliniken enbart kan lägga in patienter med stort behov av kirurgisk vård trots att fler skulle må bättre av inläggning. Ständigt arbete sker för att förbättra plastsituationen.

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Sammanfattning

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Övriga frågor

Ordförandens förslag

1. Informationen antecknas till protokollet

Nästa sammanträde

Nästa sammanträde äger rum den 05 februari 2019, kl. 13:00

     

PATIENTNÄMNDENS PLAN FÖR INTERN

STYRNING OCH KONTROLL

2019

Patientnämndens plan för intern kontroll 2019 1

Inledning

Intern styrning och kontroll, ISK, är en process där alla samverkar för att med rimlig grad av säkerhet se till att verksamhetens mål uppnås.

ISK är ett styrnings- och ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och verksamheterna. Avsikten är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter skall kunna förhindras, undanröjas eller stoppas.

För att kvalitetssäkra och likrikta arbetet med intern styrning och kontroll har Landstinget Dalarna fattat beslut om att från år 2017 genomföra internkontrollarbetet i enlighet med COSO- modellen (se modellens ingående komponenter i figur 1). Till följd av detta har patientnämnden anpassat sitt arbetssätt efter denna modell, genom följsamhet till Landstingets övergripande styrdokument i form av policy, målsättningsdirektiv och rutin.

Figur 1 COSO-modellens fem komponenter samt underliggande organisationsanpassade principer Kontrollmiljö

Uppgifter, strategier och mål

Ansvar och roller

Modell för planering och  styrning (inkl. uppföljning)

Styrande och uppföljande  dokument (ledningssystem)

Kompetens

Öppenhet, delaktighet,  attityder, värderingar

Riskhantering

Rutin för riskhantering

Process för riskhantering

Mall för riskanalys och  riskbedömning

Matris för riskbedömning  (riskvärde)

Kontrollaktiviteter

Åtgärder ‐ Kvalitet,  effektivitet och hushållning

Åtgärder ‐ Lagefterlevnad

Åtgärder ‐ Finansiell  rapportering

Generella IT‐kontroller

Information och  kommunikation

Styrande dokument för  intern/extern  kommunikation

Kommunikationskanaler

Kommunikationssätt

Övervakande  aktiviteter  (uppföljning och 

utvärdering)

Verksamhetsuppföljning

Uppföljning av intern  styrning och kontroll

Internrevision

Incident‐ och  avvikelsehantering

Patientnämndens plan för intern kontroll 2019 2

Beskrivning av verksamheten

Patientnämnden Dalarna ska, på ett opartiskt sätt, utifrån synpunkter och klagomål stödja och hjälpa enskilda patienter, närstående och boende.

Patientnämnden Dalarna ska bidra till kvalitetsutveckling och hög patientsäkerhet i hälso- och sjukvård och tandvård genom att:

 Stödja enskilda patienter/närstående/boende i hantering av synpunkter och klagomål

 Informera om rättigheter i vården för att den enskilde ska kunna ta tillvara sina intressen

 Främja kontakt mellan patienter och vårdpersonal

 Bevaka att den enskilde får sina frågeställningar besvarade

 Hänvisa till rätt myndighet

 Informera allmänhet, hälso- och sjukvård och andra berörda om verksamheten

 Beakta barnperspektivet

 Beakta jämställdhets- och jämlikhetsperspektivet

 Rapportera och analysera iakttagelser och avvikelser av betydelse för patientsäkerheten till vårdgivare och myndigheter

Viktiga samverkanspartner är bland andra verksamhetschefer/MAS, chefläkare, patientsäkerhetsfunktionen, Vårdlots Dalarna, hälso- och sjukvårdsdirektören, rättsavdelningen, patientnämndernas nationella nätverk och IVO.

Kontrollmiljö

Ledning och styrning inom förvaltningen

Patientnämnden Dalarna är en fristående förvaltning som lyder under landstingsfullmäktige.

Patientnämndens uppdrag och verksamhet regleras sedan 1 januari 2018 av Lag om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvård (2017:372).

Lagen föreskriver att det i varje landsting och kommun ska finnas en eller flera nämnder med uppgift att stödja och hjälpa patienter inom

1. hälso- och sjukvård som bedrivs av landsting eller enligt avtal med landsting.

2. hälso- och sjukvård som bedrivs av kommuner eller enligt avtal med kommuner och den allmänna omvårdnad som ges i samband med sådan hälso- och sjukvård

3. tandvård enligt tandvårdslagen som bedrivs eller helt eller delvis finansieras av landsting, samt av privata tandläkare som enligt avtal åtagit sig barn- och ungdomstandvård.

Patientnämnden Dalarna har avtal med samtliga kommuner i Dalarna om patientnämndsverksamhet.

Patientnämndens förvaltning omfattar en politisk nämnd och ett kansli som finns lokaliserat på huvudkontoret. Den politiska nämnden har av sju ledamöter och sju ersättare utsedda av Landstingsfullmäktige för mandatperioden 2019-2022. Nämnden sammanträder fem ggr/år. På Patientnämndens kansli arbetar en förvaltningschef och fyra handläggare.

Patientnämndens plan för intern kontroll 2019 3

Inre organisation för intern styrning och kontroll

I Landstinget Dalarna finns ett övergripande reglemente och riktlinjer för styrelsers och nämnders interna kontroll. Dessa dokument utgör grunden för arbetet med Patientnämndens interna kontroll.

Ansvar och befogenheter inom Patientnämndens ansvarsområde regleras av

Landstingsfullmäktiges antagna delegeringsbestämmelser. Förutom ovanstående styrs Patientnämndens verksamhet av:

- Aktuell lagstiftning som reglerar Patientnämndens verksamhet

- Av landstinget framtagna och beslutade koncerngemensamma styrande dokument policyer och riktlinjer som gäller för samtliga verksamheter

- Av Patientnämnden beslutade dokument som t. ex verksamhetsplan och budget.

Riskanalys

I den årliga verksamhetsplaneringen ingår att ta fram riskanalyser kopplade till verksamhetens ansvar och uppdrag. Med stöd av riskanalyserna kan sedan lämpliga åtgärder vidtas för att eliminera eller minska riskerna.

En systematiskt genomförd riskanalys består av:

-

Identifiering av risker - kartläggning av vilka risker som finns

-

Värdering av risker - bedömning av påverkan och sannolikhet

-

Riskhantering/bedömning av åtgärder

Förvaltningens arbete med riskanalys

En gemensam riskanalys har utförts av kansliets tjänstemän och Patientnämndens presidium.

Utgångspunkten var en SWOT som syftade till att identifiera verksamhetens styrkor och

svagheter. Riskerna som har framkommit har därefter bedömts och värderats, utifrån framtagna bedömningsverktyg. Utifrån detta har tre riskområden lyfts fram och ska omfattas av den interna kontrollplanen för 2019, se uppföljning och utvärdering av intern kontroll 2019.

Kontrollaktiviteter

Utifrån riskanalysen har ett antal strategiskt viktiga internkontrollpunkter tagits fram samt en handlingsplan med aktiviteter som skall genomföras för att minska, eliminera eller hantera uppmärksammade risker. Se uppföljning och utvärdering av intern kontroll 2019.

Information och kommunikation

Patientnämndens plan för styrning och kontroll kommuniceras internt på kansliet, i central arbetsgrupp för styrning och kontroll samt i nämnden som fattar beslut om densamma vid sammanträde i december månad. I samband med årsbokslut upprättas särskilt dokument för intern styrning och kontroll.

Patientnämndens plan för intern kontroll 2019 4

Uppföljning och utvärdering av den interna kontrollen 2019

Utifrån genomförd riskanalys kommer förvaltningen att genomföra följande interna kontroller under 2019.

Verksamhetsuppföljning

Bakgrund och syfte: Genom att kontinuerligt följa upp och utvärdera verksamheten säkerställa att patientnämnden når fastställda mål.

Riskvärde: 9

Metod: Kontinuerlig uppföljning av uppställda mål på Patientnämndens sammanträden.

Tidsperiod: 2019

Ansvarig: Förvaltningschef

Uppdrag ansvar och roller

Bakgrund och syfte: Genom att tydliggöra roller och ansvar bidra till att patientnämndsärenden leder till kvalitetsutveckling och ökad patientsäkerhet.

Riskvärde: 9

Metod: Utbildning för nya ledamöter inför 2019. Kontinuerlig rapportering av patientnämndens iakttagelser i hälso- och sjukvårdsnämnden.

Tidsperiod: 2019

Ansvarig: Ordförande och Förvaltningschef

Oegentligheter

Bakgrund och syfte: Genom att göra stickprovskontroller av utbetalda arvoden förebygga att oegentligheter uppkommer.

Riskvärde: 6

Metod: Utbildning av nya ledamöter. Stickprov Tidsperiod: 2019

Ansvarig: Förvaltningschef

2018 10 (Tillfälligt stängd) 23 - Patientnämndens kansli 1 Externa

2 Landstingsinterna motparter

LTDALARNA\andsus

Värden i Tkr

Uppdaterad: 2018-11-09 06:18:20

Konto Mån

utfall

Ack utfall Ack budget Rel.tal ack budget

Avv ack budget

Ack fg år Årsbudget Års- prognos

Rel.tal års- budget

Avv årsbudget

Bokslut fg år

Intäkter 534 5 349 5 354 100 % -4 4 731 6 427 6 419 100 % -8 5 665

Verksamhetsintäkter 0 0 0 0 46 0 0 0 46

Ekonomisk ram 505 5 056 5 054 100 % 2 4 386 6 067 6 067 100 % 0 5 263

Bidrag 29 291 300 97 % -9 287 360 349 97 % -11 344

Övriga intäkter 0 3 0 3 12 0 3 3 12

Kostnader -560 -4 772 -5 312 90 % 540 -4 722 -6 428 -6 048 94 % 380 -5 844

Lönekostnader -450 -3 900 -4 446 88 % 546 -3 800 -5 388 -4 899 91 % 489 -4 708

Övriga personalkostnader -47 -387 -291 133 % -97 -430 -349 -514 147 % -165 -548

Övrig köpt verksamhet -1 -4 -3 139 % -1 -3 -3 -3 100 % 0 -3

Övriga verksamhetskostnader -62 -481 -573 84 % 92 -489 -688 -632 92 % 56 -585

Kostnader kontoklass 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Totalt -26 577 41 1 398 % 536 9 -1 371 -51 244

%

372 -179

Rapport nr 28

Sid 1/1

Under januari-oktober 2018 har 1107 patientnämndsärenden registrerats, det är 69 fler än föregående år samma period.

De vanligast förekommande åldersgrupperna i periodens ärenden är 20-29 år och 50-59 år, där återfinns 162 respektive 157 ärenden.

Av samtliga ärenden som registrerats rör 25 ärenden barn mellan 0-9 år och ytterligare 48 ärenden rör barn/ungdomar mellan 10-19 år.

Fortsatt är det ärenden som avser vård och behandling som är vanligast förekommande, 503 ärenden under perioden.

Därefter följer kommunikation, 268 ärenden, som i stor utsträckning handlar om bristande information och delaktighet med patienter/närstående. Den tredje största kategorin är organisation och tillgänglighet, 139 ärenden som omfattar tillgänglighet, lång väntan på besökstid och resursbrist/inställda åtgärder.

Antal stödpersoner som är aktuella är 57 st. några av dessa har i nuläget inga uppdrag, andra har ett uppdrag eller fler.

Nya stödpersonsuppdrag under perioden är 29 st. och avslutade 23 st.

Under perioden har patientnämndens kansli deltagit vid olika informationstillfällen, bl.a. på kirurgkliniken, BUP- ledningsmöte, ledningsmöte Division Psykiatri,

Vuxenpsykiatri Mellersta/Västerbergslagen, Hälso- och sjukvårdsberedning Borlänge, Seniormässa, VC Orsa och ÖNH-mottagningen. Andra informationsträffar som hållits är vid utbildning för AT-läkare i Falun och Mora, YH studerande, landstingets chefsutvecklingsprogram och vid patientsäkerhetsombudsträffar runtom i länet.

Ekonomi

Resultat-

räkning 2018 2017

(mkr) Ack utfall * Prognos Budget Resultat

Intäkter 5,3 13,1% 6,4 6,4 5,7

-varav

Landstingsbidr 5,1 15,3% 6,1 6,1 5,3

Kostnader -4,8 1,1% -6,0 -6,4 -5,8

-varav löner

exkl soc avg -2,8 2,7% -3,5 -3,7 -3,4

Över-

/underskott 0,6 0,4 0 -0,2

Personalkostnader på kansli har ett överskott pga långtidssjukskriven personal.

Stödpersonverksamhet har minus på konto för bilersättning och plus på konto för sociala avgifter. Prognos för dessa konton ligger i samma nivå som förra årets utfall.

ökat vilket är glädjande då vi når ut till fler.

Patientnämnden har under perioden skickat ut enkäter till verksamhetschefer inom hälso- och sjukvård och tandvård samt till länets medicinskt ansvariga sjuksköterskor. Syftet med enkäten är bland annat att följa upp i vilken omfattning patientnämndsärenden bidrar till verksamheternas

förbättringsarbete och att ta reda på hur verksamheterna upplever samverkan med patientnämnden.

En medborgarenkät har skickats ut till slumpvis utvalda personer som varit i kontakt med patientnämnden under året för att följa upp hur patienter och närstående upplever tillgängligheten till och kontakterna med patientnämnden.

Patientnämndernas nationella nätverk har slutfört arbetet med att revidera de nationella handböckerna avseende handläggning av patientnämndsärenden och

stödpersonsverksamheten. Arbetet presenterades vid den nationella konferensen under oktober månad. När det gäller kategoriseringen av synpunkter och klagomål så kommer den att styras mer emot intentionerna i Patientlagen för att harmoniera mer med IVO’s kategorisering. Detta kommer att påverka och underlätta det fortsatta arbetet med att analysera och rapportera klagomål och kunna få ut statistik på aggregerad nivå.

Susanne Andersson T.f Förvaltningschef Patientnämnden Dalarna

Patientnämndernas

basmodell för analys

Patientnämndernas basmodell för analys

Mona Ahlberg, Patientnämndens kansli, Region Östergötland Lena Malmström, Patientnämndens kansli, Region Skåne Jessica Muhigana, Patientnämnden, Region Norrbotten

Sari Kokkonen Nassef, Patientnämndens förvaltning, Stockholms läns landsting Marcus Philipson, Patientnämndens kansli, Region Örebro län

2018-06-30

Innehåll

Innehåll ... 3

1. Bakgrund ... 4

2. Begreppet analys ... 4

3. Det lagstadgade uppdraget ... 4

3.1. Ska ... 4

3.2. Bör ... 4

3.3. Kan ... 5

4. Analysarbetet ... 5

4.1. Inför analys ... 5

4.2. Analys ... 6

4.3. Rapport ... 7

4.4. Kommunikation ... 7

Bilagor

Bilaga 1. Processbeskrivning.

Bilaga 2. Tabellbilaga.

Bilaga 3. Uppdrag.

1. Bakgrund

Enligt uppdrag från patientnämndernas nationella tjänstemannanätverk har en basmodell för patientnämndernas analyser utarbetats. Modellen är inspirerad av Sveriges kommuner och landstings (SKL:s) skrift ”Analysstöd – Att värdera information från uppföljning”¹.

2. Begreppet analys

I angivna skrift från SKL beskrivs begreppet analys enligt följande.

Begreppet analys har vardagligen en ganska vid betydelse. Syftet här är att förstå, se sammanhang och tolka information för att kunna dra slutsatser. En bra metod för analys är att dela upp något i mindre delar och granska delarna var för sig. Därefter läggs delarna samman till en ny helhet.

Informationen kan också tolkas i förhållande till de mål som satts upp och ge underlag för åtgärder, planering och utveckling².

Denna beskrivning av begreppet analys är tillämplig i patientnämndernas basmodell för analys.

3. Det lagstadgade uppdraget

Nedan redogörs för vad patientnämndernas analyser ska, bör och kan inkludera enligt lag och förarbete.

3.1. Ska

Av 3 § lagen (2017:372) om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården framgår att patientnämnderna ska bidra till kvalitetsutveckling, hög patientsäkerhet och till att verksamheterna inom hälso- och sjukvården anpassas efter patienternas behov och förutsättningar genom att årligen analysera inkomna klagomål och synpunkter samt uppmärksamma landstinget eller kommunen på riskområden och hinder för utveckling av vården.

3.2. Bör

Av förarbete till lagen³ framgår att analyserna till exempel bör kunna besvara frågor som rör

• förbättringsområden ur ett patientperspektiv i det aktuella landstinget eller kommunen,

• vilka grupper av patienter som får eller riskerar att få vård som brister i kvalitet och säkerhet samt

• vilka utmaningar som finns gällande patientcentrering i hälso- och sjukvården.

1 Analysstöd – att värdera information från uppföljning (2015), Hämtat från Sveriges kommuner och landsting, https://webbutik.skl.se/sv/artiklar/analysstod-att-vardera- information-fran-uppfoljning.html. Publicerat den 22 april 2015. Hämtat den 13 juni 2018.

2 A.a. s. 6

3 Prop. 2016/17:122, s. 46

brukarorganisationer för att fördjupa de slutsatser som dras i analysarbetet och samla in idéer kring förbättringar i vården.

3.3. Kan

Patientnämnderna kan föreslå åtgärder som behöver vidtas i landstinget eller i kommunen för att komma till rätta med identifierade problem- och riskområden.

Patienters och deras närståendes synpunkter och idéer kan vara ett underlag för sådana åtgärder. Analysen kan även beakta olika perspektiv såsom jämställdhets- och barnperspektiv m.fl. i hälso- och sjukvården.

Patientnämndernas analys och slutsatser om brister i vården kan ligga till grund för innovationer i hälso- och sjukvården. Nämnderna kan i detta syfte samverka med aktörer inom innovationsområdet som använder nämndernas analyser som utgångspunkt för sitt innovationsarbete.

4. Analysarbetet

I bilagd processbeskrivning⁴ redogörs översiktligt – steg för steg – för

patientnämndernas arbete med analyser. Processbeskrivningen innehåller fyra steg och har inspirerats av det analysstöd som tagits fram av SKL. De fyra stegen är:

inför analys, analys, rapport och kommunikation. Dessa steg innehåller moment som tillsammans utgör den gemensamma grunden för patientnämndernas analyser.

Patientnämndernas analyser ska ske årligen, men det finns naturligtvis inget hinder mot att patientnämnderna analyserar inkomna ärenden mer regelbundet än så. Varje patientnämnd tar själv ställning till om inkomna ärenden ska analyseras oftare än en gång per år.

Den obligatoriska årsanalysen, som ska avse under året inkomna klagomål

(ärenden), ska färdigställas så att den kan delges Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och Socialstyrelsen senast den sista februari påföljande år.

I det följande ges viss kompletterande information för de olika stegen utöver vad som framkommer i bilaga 1.

4.1. Inför analys

4.1.1. Uppdrag/syfte, avgränsa, urval

Patientnämnderna ska analysera inkomna klagomål och synpunkter.

Patientnämnderna har i gemensam handbok enats om vad som utgör ett ärende hos patientnämnderna. Det är sådana ärenden som utgör underlag för analyser.

Varje patientnämnd tar själv ställning till urval (t.ex. cancervård, kön, ålder eller patientnämndernas kategorisering i huvud- och delproblem) och avgränsning (t.ex.

tidsperiod eller antal ärenden som ska analyseras). Urvalet och avgränsningen

4 Bilaga 1

Patientnämnder som så önskar kan genomföra en totalundersökning. Val av urval och avgränsning bör motiveras⁵. Ingenting hindrar att patientnämnderna

gemensamt enas, helt eller delvis, om urval och avgränsning.

Tips

Urval kan ske med hjälp av den kategorisering som patientnämnderna enats om⁶, exempelvis att analysen avgränsas till att avse de vanligaste huvud- eller

delproblemen eller de huvud- och delproblem som ökat mest jämfört med föregående år. Patientgrupper, verksamhetsområden, vårdområden, politiskt prioriterade frågor eller önskemål från IVO utgör andra exempel på tänkbara urval.

Avgränsning kan vara en viss tidsperiod (t.ex. ett halvår), antal ärenden (t.ex.

samtliga ärenden under en viss period eller vid många ärenden t.ex. vart tionde ärende).

4.1.2. Tidsplan Planera och avsätt tid.

4.1.3. Kommunikationsplan

Slutsatser av patientnämndernas analyser ska återföras till

• Berörda landsting och kommuner.

• Inspektionen för vård och omsorg.

• Socialstyrelsen.

Varje landsting och kommun ansvarar för att skapa en tydlig mottagare av patientnämndens analys i sin organisation⁷. Utöver ovanstående avgör varje patientnämnd själv hur och till vilka analysen ska kommuniceras. Detta klargörs lämpligen redan inför analysarbetet.

4.2. Analys

4.2.1. Bakgrundsresearch

Ta del av relevanta dokument för området som ska analyseras. Bakgrundsresearch kan göras innan analys i samband med övriga förberedelser som redogörs för under rubriken 4.1. Inför analys, alternativt inför tolkningen av resultaten.

4.2.2. Utgångsmaterial

Utgångsmaterialet utgörs av inkomna klagomål (ärenden) i någon form.

Patientnämnderna har enats om gemensamma grunder för handläggning och kategorisering av ärenden. Det finns emellertid inga gemensamma bestämmelser som närmare preciserar vilka uppgifter som ska samlas in i ett

patientnämndsärende eller hur dokumentationen ska vara utformad. Detta innebär att utgångsmaterialet skiljer sig åt för de olika patientnämnderna.

5 Önskemål framfört av representant för Inspektionen för vård och omsorg (IVO), vid möte med analysgruppen den 10 april 2018.

6 Handbok reviderad för Patientnämndernas kanslier i Sverige gällande fr.o.m. 1 januari 2019.

7 Prop. 2016/17:122, s.46

fall kan sammanfattningar av ärenden utgöra utgångsmaterial till de analyser patientnämnderna ska göra.

Tips

Programvara, t.ex. pivottabeller i Excel, kan användas för att underlätta arbetet med detta moment.

4.2.3. Bearbeta data

Detta moment inkluderar bland annat kvalitetssäkring av materialet, vilket innebär att felregistrerade (icke relevanta) ärenden tas bort i förekommande fall. Läs igenom valda klagomål. Sök samband, identifiera trender/tendenser. ”Finns uppenbart oförklarliga skillnader mellan verksamheter, grupper eller annat? Finns något ständigt återkommande problemområde?” ⁸ Ha olika ”glasögon” vid

genomläsning (exempelvis ”jämställdhetsglasögon” eller ”barnglasögon”).

4.2.4. Kategorisera

De samband, trender/tendenser eller oförklarliga skillnader som identifierats i bearbetning av data kan utgöra kategorier i det fortsatta analysarbetet.

4.2.5. Prioritera och fördjupa

Ha det lagstadgade uppdraget i åtanke vid val av vilka kategorier som ska prioriteras i det fortsatta arbetet och fördjupa analysen av dessa.

4.3. Rapport

Resultat, slutsatser och reflektioner kan presenteras på olika sätt. Gemensamt för alla patientnämnder gäller dock

• att det mest intressanta, det som sticker ut, presenteras inledningsvis (exempelvis i form av en sammanfattning) och

• att ifylld tabell⁹ med statistik bifogas.

I övrigt avgör varje patientnämnd själv hur resultat, slutsatser och reflektioner presenteras.

Tips

Språkrådet ger råd om hur rapporter och uppsatser utformas¹⁰. Dessa kan tillämpas av patientnämnderna.

4.4. Kommunikation

Resultat, slutsatser och reflektioner kommuniceras (enligt vad som bestämdes inför analysarbetet).

8 Analysstöd – att värdera information från uppföljning (2015), Hämtat från Sveriges kommuner och landsting, https://webbutik.skl.se/sv/artiklar/analysstod-att-vardera- information-fran-uppfoljning.html. Publicerat den 22 april 2015. Hämtat den 13 juni 2018.

9 Bilaga 2

10 Karlsson, Ola, red. Svenska skrivregler (Liber 2017)

Processbeskrivning

Inför analys

Uppdrag/syfte Definiera uppdraget.

Urval Utgå från inkomna klagomål (ärenden).

Motivera och definiera urvalet. T.ex.

vanligaste delproblemen eller de

delproblem som ökat mest, patientgrupp, verksamhetsområden, vårdområden, politiskt prioriterade frågor, IVO:s prioriterade områden, områden som patientnämnderna enas om nationellt.

Avgränsning Beskriv avgränsningen, t.ex. område, tidsperiod eller vid stort material var tionde ärende osv.

Tidsplan Planera arbete och tidsåtgång.

Kommunikationsplan Definiera mottagare.

Hur, när och till vilka ska analysen kommuniceras?

Analys

Bakgrundsresearch Ta del av riktlinjer, rapporter och strategiska dokument relevanta för uppdraget (regional/nationell nivå).

Patient-/brukarföreningars dokument.

Yrkesföreningars dokument.

Utgångsmaterial Datainsamling (inkomna klagomål i ).

Bearbeta data Ta bort ej relevanta ärenden.

Dela in i mindre delar, ”lägg pussel”, leta mönster.

Sticker något ut?

Finns det ständigt återkommande problem?

Använd olika ”glasögon” (t.ex. ålder, barn, genus, jämställd vård, diagnosgrupper, vårdnivåer, verksamhetsområden).

Sök samband.

Kategorisera Kategorisera data

Prioritera & fördjupa Avgränsa analysen genom att definiera vilka kategorier/områden/"glasögon" som analysen ska fördjupas och fokuseras på.

Rapport

Resultat Sammanställ resultatet av analysen i skriftlig form (t.ex. i en rapport).

Slutsats/reflektioner Reflektera kring resultatet, eventuellt i form av öppna frågor.

Kommunikation

Spridning av resultat Sprid/kommunicera enligt kommunikationsplanen.

Tabellbilaga

År [ÅÅÅÅ, aktuellt år] År [ÅÅÅÅ, föregående år]

Kvinnor Män Annan, okänt

Kvinnor Män Annan, okänt Totalt antal ärenden

Ålder och kön Okänd ålder 0–9

10–19 20–29 30–39 40–49 50–59 60–69 70–79 80–89 90–

Huvudproblem Vård och behandling Resultat

Kommunikation

Patientjournal och sekretess Ekonomi

Tillgänglighet

Vårdansvar och organisation Administrativ hantering Övrigt

Verksamhetsområden Primärvård

Tandvård Kommunal vård Somatisk specialistvård Psykiatrisk specialistvård Övrigt

10 vanligaste delproblemen (i fallande ordning)

År [ÅÅÅÅ, aktuellt år] År [ÅÅÅÅ, föregående år]

[Ange delproblem 1] [Ange delproblem 1]

[Ange delproblem 2] [Ange delproblem 2]

[Ange delproblem 3] [Ange delproblem 3]

[Ange delproblem 4] [Ange delproblem 4]

[Ange delproblem 5] [Ange delproblem 5]

[Ange delproblem 6] [Ange delproblem 6]

[Ange delproblem 7] [Ange delproblem 7]

[Ange delproblem 8] [Ange delproblem 8]

[Ange delproblem 9] [Ange delproblem 9]

[Ange delproblem 10] [Ange delproblem 10]

Basmodell för analys av inkomna klagomål

Bakgrund

Den 1 januari 2018 träder lagen (2017:372) om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården i kraft. Av den nya lagen framgår bland annat att patientnämnderna ska bidra till kvalitetsutveckling, hög patientsäkerhet och till att verksamheterna inom hälso- och sjukvården anpassas efter patienternas behov och förutsättningar genom att årligen analysera inkomna klagomål och synpunkter. Detta är en ny

bestämmelse som saknar motsvarighet i lagen (1998:1656) om patientnämndsverksamhet m.m.

Beträffande bestämmelsen om analys konstateras i förarbete till den nya lagen att patientnämnderna sannolikt kommer att ”behöva skapa strukturer och metoder för analys av ärenden” (prop. 2016/17:122 s. 70).

Utifrån analyserna ska landstinget eller kommunen kunna uppmärksammas på riskområden och hinder för en säker och patientcentrerad vård (a.a. s. 46).

Dessutom bör patientnämndernas analyser vara en del av den nationella analys som ska göras inom ramen för den långsiktiga samverkansstrukturen för nationell återkoppling och analys (a.a. s. 47).

Mot bakgrund av ovanstående är en gemensam grund för patientnämndernas analyser önskvärd, det vill säga att samma grundläggande metod och struktur tillämpas av de olika patientnämnderna vid analys av inkomna klagomål. För detta ändamål behöver en gemensam basmodell utarbetas. Därutöver bör analyserna kunna anpassas till de förutsättningar och behov som finns i olika landsting, regioner och kommuner.

Uppdragets mål

En av samtliga patientnämnder tillämpbar basmodell – eller metod och struktur – för analys av inkomna klagomål som uppfyller kraven i lagen (2017:372) om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården.

Avgränsningar

Basmodellen är avgränsad till att beskriva de gemensamma grunderna för patientnämndernas analyser, minsta gemensamma nämnare för att uppnå

enhetlighet i den utsträckning enhetlighet kan motiveras och är eftersträvansvärd.

Uppdraget ska utföras 1 januari 2018–30 juni 2018.

Budget

Ingen särskild budget.

Kostnader

Kostnad för resor samt möteslokal kan uppkomma. Vid behov får frågor om finansiering av kostnader hänskjutas till uppdragsgivaren.

Risker

Det föreligger viss risk att arbetet inte kan färdigställas inom ovan angiven tidsram.

Organisation

Uppdraget tilldelas arbetsgrupp som utses av Patientnämndernas nationella tjänstemannanätverk (uppdragsgivaren) vid möte i Visby den 16 november 2017.

Kopplingar till andra uppdrag

Vid ovannämnda möte den 16 november 2017 utser Patientnämndernas nationella tjänstemannanätverk även en arbetsgrupp för revidering av Handbok för

Patientnämndernas kanslier i Sverige. De båda arbetsgrupperna är åtminstone delvis sammankopplade såtillvida att kategoriseringen och dokumentation av klagomål kan ha betydelse för möjligheten att analysera inkomna klagomål.

Överlämning/leverans

Basmodell för analys av inkomna klagomål överlämnas till uppdragsgivaren.

0 10 20 30 40 50 60

Vård och behandling Omvårdnad Kommunikation Patientjournal och sekretess Ekonomi Organisation och tillgänglighet Vårdansvar Administrativ hantering Övrigt

Antal registrerade ärenden per huvudrubrik och kön 180831-181025 n=191

Kön - Kvinna Kön - Man Kön - Uppgift saknas

1

54

45

2 1

29

10

1 6

2 1 1 1

9 8

2 3 2 5 6

2 1