PROTOKOLL – STYRELSEMÖTE 2
2013-05-14
Trafiktekniska Föreningen
Plats Näringsdepartementet, Stockholm
Närvarande Åsa Vagland Annelie Paavo
Ordförande Sekreterare
N-dep., Stockholm Trafikverket Region Mitt
Anna-Sofia Sjööquist Trafikkontoret, Göteborgs stad
Björn Gunnarsson Pia Larsson Wijk
Suppleant Trondheims kommun
Sweco, Stockholm Jesper Skiöld
Bo Eskebäck Annika Kieri Maria Nordlöf
Kassör
Ledamot
Atkins, Stockholm WSP Sundsvall Västerås stad Structor, Stockholm
1 Ordförande öppnar mötet
2 Presentationsrunda
Alla presenterar sig. Åsa, Annelie, Jesper, Annika och Björn är kvar sedan förra året, medan Anna-Sofia, Bo, Maria och Pia blev invalda vid årsmötet.
3 Kort genomgång av arbetshandledningen
Föreningen har tre avlönade personer; Info-Björn, en ekonomisk administratör (redovisningskonsult) samt Anna Andersson, layoutare för Reflexen.
Vid senare tillfälle bör vi prata om digitala kommunikationsvägar. Vad vill vi, hur mycket orkar vi med etc.
Lokalgruppsansvarig saknas i Skåne. Pia tar kontakt med Caroline och ber henne att tillsammans med Christer ge förslag på ersättare.
Bör Transportforum läggas till som en stående aktivitet för föreningen?
4
5
6
7
Ändra mötesdatum för styrelsemöte till maj istället för juni.
Konstituerande av styrelsen, val av funktionärer Sekreterare: Annika Kieri
Anna-Sofia Sjööquist: Vice ordförande Bo Eskebaek: Kassör
Ett problem med att kassören sitter i Sundsvall kan vara att postboxen finns i Stockholm. Eventuellt kan vår ekonomiska administratör tömma postboxen. Jesper kan hjälpa till tills vidare, tills vi hittar en mer
permanent lösning.
Pia blir kontakt mot högskolorna. Vi bör bli mer aktiva gentemot dem.
Skulle kunna utnyttja de lokalgruppsansvariga för att besöka mässor, etc.
Kontakt mot Info-Björn blir Maria.
Jesper blir ansvarig för Facebook och LinkedIn.
TF Ungs kontaktperson är Caroline Ljungberg, kontaktperson i styrelsen gentemot TF Ung är Björn.
Reflexenredaktionen får hitta på en intervjumall som skickas ut till styrelsen, och som sedan kan publiceras i nästa nummer av Reflexen.
Manusstopp är 31 maj. Åsa meddelar redaktionen, samt ber om att få utkast till nästa nr. Björn är sedan kontaktperson gentemot redaktionen.
Val av justerare för dagens protokoll Annika justerar.
Föregående mötesprotokoll och åtgärdslistan Se reviderad åtgärdslista.
Ekonomi
Nordea är vår bank. Just nu kommer Jesper bara åt ett av två konton, av någon anledning, men det verkar lösa sig. Vi har 140 000 i kassan.
Medlemsavgifter har börjat ticka in.
Firmatecknare för föreningen är Bo Eskebaek, 610523-9435, Åsa Vagland 680217-0362 och Jesper Skiöld, 741209-0032.
8
9
Firma kan även tecknas enskilt.
Björn väckte frågan om ett TF-kontokort. Vi har ett företagspaket hos Nordea, så vi kan skapa kort kostnadsfritt om vi vill. Jesper och Bo tror dock det är bra att vi inte har kort. Inför resan löser vi det så att Björn gör en budget och får en överföring. Ambitionen kan vara att skicka ut fakturor innan resan så att så mycket som möjligt betalas innan.
Verksamhetsberättelsen och övriga handlingar (t.ex. valberedningens förslag) från årsmötet ska läggas på hemsidan.
Matrikeln – process, annonsörer, priser etc.
Några saker ska ändras i matrikeltexten. Jesper skickar fil till samtliga i styrelsen för genomläsning. Anna-Sofia reviderar. Anna-Sofia
dubbelkollar att ändring är gjord om antal högskolepoäng för exjobb.
Pia kollar listan för högskolekontakter och uppdaterar, samt kontrollerar vilka examina olika utbildningar har. (D-nivå el C-nivå eller annat) Bör göras snarast, och uppdateras i matrikeln.
Datum ska ändras om resestipendiet.
Styrelsen uppmanas läsa igenom texten i matrikeln. Anna-Sofia tar kontakt med Tobias inför uppdatering. Jesper skickar listan med kontaktpersoner för annonsörer till Anna-Sofia.
Genomgång av stadgarna
Texten om stadgarna bör uppdateras (även på hemsidan), Anna-Sofia fixar. Punkt 3 finns inte med på hemsidan.
§5 Saknas en punkt.
§6 Rätta till stavfel
Under ”Val av ordförande” saknas en punkt Under ekonomi rätta stavfel.
§11 stavfel
§12 Punkt efter ”fattat beslut”
Regler för utlandsresa 3§ ändra
5§ ska ändras enligt beslut
Regler för stipendium 1§ stavfel
10
11
12
”Ska och skall” blandas
2§ även universitet! (gäller hela texten)
3§ ”Institutioner” samt ändra från sekreterare till styrelsens kontaktperson gentemot högskola
TF Ung
Budget för TF Ung bör biläggas årsmötesprotokollet.
TF Ung har aktiviteter på gång som kommer gå av stapeln i dagarna.
Pia kollar om någon kan skriva ett referat från deras träffar, och gärna ta bilder.
Björn påminner Caroline att hon ska lägga ut deras aktiviteter på våra infokanaler.
Studieresa
Björn har fått in 19 anmälningar, och siktar därmed på att genomföra resan. Många anmälningar är från Trafikkontoret Göteborg. Nu återstår att ta in offerter på hotell, stämma av med Dan och skicka fakturor. 1 juni är sista anmälningsdatum. Vi kan gå ut med påminnelse i Reflexen om att det finns ”sista-minuten-biljetter”, om det passar med
pressläggning. Vi skickar påminnelse på LinkedIn och Facebook.
Björn kollar med kassören om förskottsutbetalning när det blir dags.
Reflexen
Manusstopp är 31 maj.
Åsa kollar med redaktionen vem som har fått överexen. Dessa ska sedan skickas till Anna-Sofia. Annika skriver referat från årsdagarna.
Anna-Sofia kollar med Tobias att innehållet i välkomstbrevet är uppdaterat och ser till att han skickar det material som ska ingå i välkomstbrevet till Anna-Sofia.
Webbsidan
Styrelsen uppmanas att kolla runt lite och återkomma med synpunkter!
Vi sätter upp diskussion om hemsidan på dagordningen på
13
14
15
16
septembermötet och bjuder in Info-Björn på novembermötet för att diskutera det.
Lokalgrupperna
Alla lokalgrupper har en styrelsekontakt som är ansvarig för att se till att det är någon form av aktivitet i lokalgruppen.
Sundsvall, Skvadern – Bo Göteborg, Truten – Anna-Sofia Stockholm, Göken – Jesper Dalarna, Tuppen – Annelie Luleå, Storspoven – Björn Umeå, Ripan – Bo
Mälardalen – Annika Skåne, Gripen – Pia
Östergötland, Mellanspetten – Maria Jönköping, Uven – Åsa
Pia kontaktar Caroline om hur det går med ny kontaktperson.
Alla får pusha på ”sin” kontakt att ordna, och att se till att alla
evenemang annonseras ut i våra kanaler. Annelie sammanställer lista på lokalgruppskontakter och lägger ut på interna sidan.
Annelie skickar mail till lokala kontakterna med en fråga om vad som skulle få dem att prioritera årsmiddagen högre. Tidpunkten, innehåll i programmet etc?
Nästa möte
4 september 10.00 – 15.00 Atkins, Stockholm (Björn G är med på telefon/video)
30 oktober 10.00 – 15.00 Trafikkontoret Göteborg. Anna-Sofia kollar om Info-Björn kan vara med.
Övriga frågor
ECOMM – Annelie kollar med Caroline och Christer om vi kan få lägga några tidningar och broschyrer hos Trivector. Annelie kollar med sin kollega som sitter med i planeringsgruppen för ECOMM om vi kan få synas på något sätt.
Avföra medlemmar - Styrelsen bör ha rutin för hur vi hanterar
medlemmar som vi vet ska vara med i föreningen. Förslag: Känner vi någon som finns med på listan får vi själva ta kontakt med den personen och be dem uppdatera sina uppgifter.
Annika meddelar Tobias om att det material han har (bla roll-ups) ska skickas till henne.
Frågan kvarstår fortfarande att reda ut vem som fick trafikpriset åren 1999-2001. Enligt arbetshandledningen saknas 1999, men vi fick olika svar när vi gick ut och frågade så vi borde kanske ta med hela listan i Reflexen nästa gång?
Vid protokollet
Annelie Paavo
Ordförande Justerat av
Åsa Vagland Annika Kieri
