Protokoll styrelsemöte

Protokoll styrelsemöte

Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb den 19:e januari 2022 i konferensrummet, GFRK.

Närvarande Andrea Fehrling Anette Wahlgren Anna Lotto Camilla Ringdahl Caroline Krantz Cheima Orazi Betina Kortelainen Elina Kekkonen Ellika Mogenfelt Erik Hollunger Jessica Sunnervall Peter Larsson Selma Lundgren Tindra Tammi Förhindrad -

Utom styrelsen Erica Lundqvist

Gulmarkerade delar tas ej med i offentliga protokollet

§1 Mötets öppnande

Anette Wahlgren hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat

§2 Val av ordförande för mötet Styrelsen beslutade att

välja Anette Wahlgren till ordförande för mötet.

§3 Val av sekreterare Styrelsen beslutade att

välja Peter Larsson att föra protokoll under mötet

§4 Val av justerare Styrelsen beslutade att

välja Anna Lotto och Anette Wahlgren att justera protokollet

§5 Godkännande av dagordning Styrelsen beslutade att

godkänna dagordningen

§6 Föregående protokoll

Föregående protokoll hade skickats ut i förväg men det fanns invändningar på protokollet och blir en extra genomgång.

§7 Verksamhetschef informerar .

Underlaget i ridhuset kommer att göras om. Då manegen kan delas upp flera sektioner vid ridskoleverksamheten gör det att underlaget packas ojämnt av hästarna och därför behöver underlaget göras och detta arbete hyrs in.

Det kom upp frågor om kommande clinic med Patric Kittel och om styrelsen ska jobba något med det. Clinicen kommer att flyttas till maj och det kommer att skapas en evenemangsgrupp. Det är Malin som sköter clinicen. Det nämndes att dagar som styrelsen behöver hjälpa till är förste maj och lucia.

Ridskolan tar in Veteranpoolen för att hjälpa till att städa och de städar

måndagar och torsdagar och det är Gunilla som tagit in dem. Det diskuteras att en av toaletterna luktar illa och det beror troligtvis på att gaser kommer upp från avloppet.

Ridskolan har fått fler följare på sociala medier vilket ses som positivt.

§8 Ekonomi

Erica redogör för ekonomin och det kommer gå mot ett plusresultat. Siffrorna var inte helt klara till mötet och mer siffror skulle komma senare.

Får frågor om hur mycket kostnader och intäkter som är engångskaraktär. Ett antal bidrag har varit av engångskaraktär som ett extra driftsbidrag på 600 000 k på grund av corona.

Avskrivningsmetodiken kommer att göras om vilket kommer att slå igenom i årsbokslutet.

Det diskuteras att ridskolan har höjt ridskoleavgifterna samtidigt som ridskolan går bra vilket skulle kunna leda till att budgeten kommer ifrågasättas av

medlemmarna. Motiveringen till höjningen är att kunna lägga mer på underhåll av anläggningen. Det diskuterades att det är positivt att det går plus så att GFRK kan återinvestera i ridskolan och satsa på anläggningen

Se bilaga B för ekonomisk rapport

§ 9 Anläggning och underhåll

§9.1 Projektplan för taket – status

Erik redogör för arbetet med anläggningen. Erica har tagit över kontakten med VBK. Det har varit ett möte med Kristian innan jul och kommer att ha ett möte med Billy. Claes Olofsson kommer att vara i Kristians ställe i kontakten med GFRK. Kristian är chef för Claes. Claes och Billy känner varandra sen innan.

Diskuterar om att ta in fler som ska titta på arbetet. Ombyggnaden av stallet skulle kostat 1.8 miljoner men taket är inte godkänt och för att få rätt på anläggningen uppskattas kostnaden till 4-5 miljoner. Diskuteras att göra andra arbeten samtidigt som ventilationen då det dels är för hög ljudnivå, dels kommer troligtvis ventilationen behövas bytas ut inom inte en allt för snar framtid. Det har undersökts att sätta upp ljuddämpare för att få ned ljudnivån men skulle då vara bättre att åtgärda det samtidigt som ventilationen.

Annat som diskuteras om det är för lite ljus och om det också ska ses över. Det är VBK som kommer göra inköpsunderlag och sedan får GFRK prioritera utifrån det vid inköp av arbetet då inköp av arbetet då kostnaderna är för stora för att GFRK ska kunna utföra allt. Ridskolan i sig går bra men det har inte sparats tillräckligt med pengar tidigare för att ha till framtida renoveringar.

Kommunen har tidigare gått i borgen för lånet som GFRK tog i samband med tidigare renovering.

Då det saknas pengar diskuteras om arvsfonden eller riksidrottsförbundet skulle kunna ha pengar att söka från. De ska titta på olika alternativ på fredag (21/1).

.

§9.2 Kommunikation och hemsida

Arbetet med ny hemsida är uppstartat.

§9.3 Caféet

Diskuterar om hur caféet ska drivas och i enkäten ville de flesta ha ett bemannat fik i egen regi. Samtidigt vill flera inte stå där men förväntar sig att andra ska stå där. Varit klagomål till styrelsen om att behöva stå där. Diskuteras om

ungdomar kan stå där och få en viss summa. Diskuteras att arrendera ut fiket och det är viktigt att det finns ett fik då det är en service till medlemmarna.

Väljer man att arrendera ut fiket går klubben miste om intäkter genom att inte driva det i egen regi. Intäkterna vid evenemang är större än klubben fick in i arrende. Diskuteras att ha anpassad bemanning och sortiment och större vid tävlingar.

.

§9.4 US rapporterar

Selma berättar att de jobbar med att värva till nästa styrelse och de har snart årsmöte.

§10.0 Strategi

§10.1 Mål per område kopplat till vision presenteras - Det presenteras om beslut och visioner, se bilaga C.

§10.4 Rensade och justerade protokoll från året – status

Protokollen som formulerats under året har inte blivit justerade förrän nu mot slutet av året av ordförande som står som given justerare i stadgarna. Efter att protokollen setts över och nu har ett mer sammanfattande format enligt satt strategi är dem justerade och klara.

§14 Nästa styrelsemöte

Nästa styrelsemöte sker den 2:e februari 2022.

§15 Mötets avslutande

Mötets ordförande tackade för deltagandet och förklarade mötet för avslutat

Sekreterare Justerare

_________________________ _________________________

Justerare

_________________________

Bilaga A

VC rapport januari 2022

.

Bilaga B Ekonomisk rapport för december

Re su lta t t ot al t G FR K YTD D ec em be r

kl. finansiella intäkter och kostnader. Tack vare ökade intäkter från ffaridlektionerna och kurser samt corona-bidrag. LOVA felaktigt inräknat i budget.

Bilaga C

Vårt klimat är öppet och tydligt och inbjuder till medlemsengagemang och den självklara platsen för ungdomar.

x Vi ska göra det enkelt för medlemmar att hitta sin plats och sitt engagemang genom att vara tydliga med VAD vi har för behov av engagemang och VEM man ska vända sig till

(kanske fråga våra medlemmar i en enkät vad de skulle vilja engagera sig i)

x Vi ska erbjuda fler möjligheter till aktiviteter som inte är ”till häst, på häst”

såsom föreläsningar, träning, after-ride/work

x Vi ska kunna erbjuda juniorer möjlighet till ”after-school-aktiviteter” med möjligheter till läxläsning, mellanmål, pyssel (pysslet kan vara att pärla armband med favorithästens namn som man sen kan sälja, trycka t-shirts med hästars namn på osv osv) x Vi ska erbjuda föräldrar till juniorer att engagera sig och få mer kunskap om vår verksamhet (till exempel obligatorisk föräldrautbildning innan kurs-start för att på så sätt känna sig mer ”hemma” i vår verksamhet vilket i sin tur bidrar till engagemang