Landstinget Gävleborg

(1)

Revisionsrapport

Granskning av IT kring journaler

Landstinget Gävleborg

Göran Persson Lingman

Lars-Åke Ullström November 2011

Revisionsrapport

Granskning av IT-hanteringen kring journaler

Landstinget Gävleborg

hanteringen

Landstinget Gävleborg

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning 5

1.1 Bakgrund 5

1.2 Revisisionsfråga/kontrollmål 5

1.3 Metod 6

2 Journalsystemen 6

2.1 Vilka system finns och vad pågår 6

3 Granskningsresultat 7

3.1 Finns aktuella styrande och stödjande dokument kring hur journaler ska hanteras

med stöd av IT? 7

3.2 Är roller och ansvar kring systemen tydliga? 10

3.3 Finns forum för krav, utveckling och uppföljning? 13 3.4 Sker uppföljning kring att journalhanteringen sker på ett effektivt och säkert sätt?14 3.5 Finns tillräckligt stöd för effektiv användning av systemet? 15

3.6 Är driftsäkerhet och felfrekvens rimlig? 17

3.7 Finns tillfredställande processer/rutiner kring att ta hand om problem kring

systemen? 19

3.8 Finns tillfredställande behörighetshantering kring systemet (effektiv och säker)? 22 3.9 Användare av vårdens system bedömer att informationen i systemen är riktigt och

aktuell samt erhålls på enkelt och smidigt sätt 24

(3)

2 av 39 PwC

Sammanfattning

Revisorerna har uppdragit till PwC att granska hantering och användande av journalsystemen Melior och Journal 3.

Den övergripande revisionsfrågan var

Sker hantering och användande av journalsystemen på ett effektivt och säkert sätt?

Frågan avgränsades till ett antal kontrollmål. Vi gör här bedömningen att inom de kon- troller vi genomfört sker hanteringen på ett i huvudsak tillfredställande sätt. Vi har dock identifierat flera förbättringsområden.

Vi kan även konstatera att det pågår flera viktiga förbättringsarbeten kring hanteringen av systemen och förbättringar i systemen för att bättre följa patientdatalagens regler, t ex underlätta för patienten att spärra sin journal. Andra projekt som pågår är en enklare och säkrare inloggning via smarta kort, elektronisk kommunikation med Försäk- ringskassan och omvandla tal via diktafon till text direkt i datorn. Avseende Journal 3 planeras ett byte till ett modernare system.

Nedan sammanfattas våra kommentarer, bedömningar och vissa fall förslag till förbättringar kopplat till de olika kontrollmålen vi hade i granskningen.

Finns aktuella styrande och stödjande dokument kring hur journaler ska hanteras med stöd av IT?

 Vår uppfattning är att det finns många bra dokument som berör hanteringen av journaler. Dock är vår bedömning att dokumenten inte kommunicerats tillräck- ligt vilket är bristfälligt. Utgångspunkten bör vara att rätt information når rätt målgrupp och givetvis att den är aktuell. Det är även viktigt att tydliggöra hur förändringar i olika dokument kommuniceras till olika roller. Vi kan konstatera att det pågår förbättringsarbeten kring att förbättra dokumenten och informationsspridningen, t ex pågår ett arbete med att förbättra strukturen på intranä- tet.

(4)

Är roller och ansvar kring systemen tydliga och finns forum för dialog, krav och uppföljning?

 Enligt vår bedömning är roller och ansvar kring systemen i huvudsak tydliga i de upprättade dokument som finns. Dock finns en otydlighet inom verksamheterna kring vem som ansvarar för olika frågor. Vi har noterat i avsnitt 3.1 att ett förbättringsarbete t ex kring att tydligöra roller och processer i arbetet med vårdsystemen pågår. Detta är givetvis positivt. Vi föreslår att samverkan mellan systemförvaltarfunktionen och andra¹som arbetar med vårdens processer formaliseras, t ex via bestämda team för samverkan och utveckling.

Finns forum för krav, utveckling och uppföljning?

 Enligt vår bedömning finns viktiga forum för krav och uppföljning. De forum som finns ger möjlighet till viktig kommunikation kring krav och uppföljning.

Vi föreslår att ansvarig för e-hälsa och det leanarbete som sker inom landstinget ska delta i de möten som sker med systemägaregruppen.

Sker uppföljning kring att hanteringen sker på ett effektivt och säkert sätt?

 Enligt vår bedömning sker inte uppföljningen på ett helt tillfredställande sätt.

Svaren från bl a enkäten indikerar ett förbättringsbehov kring att i ökad ut- sträckning arbeta med uppföljning kring hur systemen används och efterlevnad av styrande dokument och de riktlinjer som berör journalsystemen.

 Vi noterar att det förekommer flera förbättringsarbeten kring uppföljning. Ett gott exempel är att systemförvaltarorganisationen har för avsikt att förbättra hanteringen kring avvikelser. Detta bör kunna utgöra underlag för kommunikation i t ex systemägaregruppen. Även från informationssäkerhetsfunktionen anges att uppföljning ska förbättras.

Finns tillräckligt stöd för effektiv användning av systemen?

 Vi har noterat att det finns behov av att öka kompetensen kring olika frågor kring journalsystemen. Iakttagelser kring detta finns inom flera avsnitt i rapporten.

 Vi ser därför ett behov av ökad kommunikation, information och utbildning. Vi föreslår att vissa utbildningar bör vara obligatoriska, dvs att på ett bättre sätt tydliggöra krav på deltagande. Underlag som inkommer via IT-supporten och avvikelsehanteringen bör kunna utgöra bra underlag för utbildningsaktiviteter.

1Kvalitetsansvariga. Leansamordnare.

(5)

4 av 39 PwC

Är driftsäkerhet och felfrekvens rimlig kring systemen (även behörighets- relaterade störningar)?

 Här kan vi konstatera att ett övervägande antal av de svarande anger positiva svar (upplever att det inte förekommer störningar). Dock har även flera använ- dare gett exempel på problem som orsakar störningar vid journalhanteringen.

Detta innebär att det finns risker att verksamhetens effektivitet och säkerhet påverkas negativt.

 Vi föreslår därför att landstingsstyrelsen ger systemägare i uppgift att analysera problemen ytterligare. Orsak till angivna problem kan vara många t ex infrastrukturen, tekniska problem i journalsystemen, arbetsrutiner och kompetens.

Dokumentation som skapas vid IT-supporten bör kunna ge kompletterande underlag.

Finns det tillfredsställande rutiner för att hantera problem kring syste- men?

 Enligt vår bedömning finns det i huvudsak tillfredställande processer för att ta hand om fel och problem från användare. Dock finns ett betydande behov att på ett bättre sätt kommunicera roller, ansvar och processer till verksamheten.

 En kontaktväg kring att nå ut med viktigt information finns inte idag vilket har gett problem kring att nå ut med information till rätt mottagare i rätt tid. Vi konstaterar att det pågår aktiviteter kring detta via dialog med informationsenheten.

Finns tillfredställande behörighetshantering av systemen (effektivt och säkert)?

 Det är viktigt att landstingsstyrelsen säkerställer och tydliggör vikten av att ansvariga chefer tillämpar den rutin som finns då anställda slutar.

 Avseende uppföljning av loggar finns upprättad rutin men rutinen bör kommuniceras på ett bättre sätt.

 Vi konstaterar att det pågår förbättringar kring utskrifter via skrivare med ut- matningskontroll. Kommentarer från användare visar att detta inte är tillfred- ställande idag.

Är informationen i systemen riktig, aktuell och erhålls information på ett smidigt sätt?

 Vi konstaterar att många av de kommentarer vi fått handlar om att det är svårt att hinna med att uppdatera systemen. Det omnämnda projektet med målsätt- ning kring att omvandla tal till text kommer sannolikt att underlätta uppdateringar i systemen.

 Framförallt i Melior är det vanligt förekommande att användare anser att viktiga uppgifter inte är uppdaterade i systemet och att det även kan vara svårt att få fram aktuella uppgifter rörande en patient.

(6)

1 Inledning

1.1 Bakgrund

Ett fungerande IT-stöd är av stor betydelse i landstingens verksamhet. Den moderna informationsteknologin ger möjligheter att höja kvalité, säkerhet och effektivitet i de olika verksamheterna genom att effektivisera arbetsrutiner, sprida och öka tillgänglig- heten till information m m. IT är idag en förutsättning för att verksamheten skall fun- gera på ett effektivt och säkert sätt.

Brister kring hantering av IT i olika arbetsrutiner medför även risker att organisatio- nen och deras kunder/patienter påverkas negativt (t ex risker kring patientsäkerhet, integritet).

Effektiv och säker hantering av IT påverkas av en mängd olika faktorer, t ex infrastruk- tur, IT-avdelningens förmåga, systemkvalitet, processer, rutiner, ansvar och kompetens.

1.2 Revisisionsfråga/kontrollmål

Den övergripande revisionsfrågan är

Sker hantering och användande av journalsystemen på ett effektivt och säkert sätt inom landstinget?

Frågan avgränsades till nedanstående kontrollmål.

 Finns aktuella styrande och stödjande dokument kring hur journaler ska hanteras med stöd av IT?

 Är roller och ansvar kring systemen tydliga och finns forum för dialog, krav och uppföljning?

 Finns forum för krav, utveckling och uppföljning?

 Sker uppföljning kring att journalhanteringen sker på ett effektivt och säkert sätt?

 Finns tillräckligt stöd för effektiv användning av systemen?

 Är driftsäkerhet och felfrekvens rimlig kring systemen (även behörighets- relaterade störningar)?

 Finns tillfredställande rutiner för att ta hand om problem kring systemen?

 Finns tillfredställande behörighetshantering av systemen (effektivt och säkert)?

 Är informationen i systemen är riktig och aktuell och erhålls information på ett enkelt och smidigt sätt?

(7)

6 av 39 PwC

1.3 Metod

Intervjuer har skett med systemförvaltare för Journal 3 och Melior samt ansvarig vid den systemförvaltarorganisation kring vårdsystem som finns inom IT-avdelningen Vi har även ställt frågor till landstingets informationssäkerhetssamordnare.

Via ett frågeformulär har användare vid samtliga vårdenheter inom hälso- och sjukvår- den tillfrågats. Totalt svarade 291 användare på vårt formulär. Användarna finns inom primärvård och slutenvård med en fördelning över länet.

2 Journalsystemen

2.1 Vilka system finns och vad pågår

Det finns tre olika journalsystem inom landstinget. Inom slutenvården används Melior och inom primärvården används Journal 3. Två hälsocentraler använder dock systemet PMO (Patientadministration för primärvården). Det har fattats ett beslut kring att PMO ska införas inom hela primärvården. Det anges att PMO dessutom är ett mer mo- dernt och användarvänligt system, t ex kommer åtkomst till information kring patienten att vara enklare. PMO är mer anpassat kring möjlighet att kunna följa patientdatalagen. När underhåll ska ske av systemets databaser kommer det att vara möjligt att arbeta samtidigt med journalerna vilket bl a minskar olika störningar för verksamheten.

Det pågår flera utvecklingsprojekt kring IT inom journalhanteringen kring att bättre följa patientdatalagen och de nationella målen kring e-hälsa.

Exempel på förbättringsarbeten som pågår är att underlätta för patienten att spärra sin journal, enklare och säkrare inloggning via smarta kort samt elektronisk kommunikation med Försäkringskassan.

Det finns många system som på olika sätt berör journalhanteringen, t ex

 Elvis (patientadministration för slutenvården)

 Svarsdatabasen (patientens samlade lablista oavsett vårdgivare)

 Provisio (operationsplanering)

 Obstetrix (mödra- och förlossningsvård)

 Meddix (samordnad vårdplanering)

 MedSpeech (digital diktering)

(8)

3 Granskningsresultat

Nedan följer de olika kontrollmoment som genomförts i samband med granskningen.

Kontroller har ställts upp som ett antal frågeställningar. Därefter redovisas iakttagelser från granskningen och bedömningar, kommentarer och i vissa fall förslag till förbätt- ringar. Iakttagelser kan vara både positiva och negativa.

Värden till vänster innebär att användare besvarat frågan med instämmer inte alls eller i liten uträckning

Värden till höger innebär att användare besvarat med i huvudsak eller helt . Siffror i grafen är antalet svarande.

3.1 Finns aktuella styrande och stödjande do-

kument kring hur journaler ska hanteras med stöd av IT?

Iakttagelser

Inom landstinget finns ett flertal styrande och stödjande dokument kring IT som på olika sätt berör journalhanteringen.

Dokument vi tagit del av är

 Säkerhetspolicy (dnr H40:LS 764)

 Direktiv för informationssäkerhet version 3.0. Beslut kring att detta ska gälla är fattat av landstingsstyrelsen 2010-04-28

 Säkerhetsinstruktion – användare (Bilaga till direktiv för

informationssäkerhet). Dokumentet riktar sig till alla anställda inom landstinget. Målet med instruktionen är ge alla medarbetare kunskap och kännedom om hur information, IT-system och arbetsplatser ska hanteras för att felaktigheter och störningar ska undvikas.

 Systemförvaltning och arbetssätt (Bilaga till direktiv för informationssäkerhet).

Dokumentet behandlar bl a ansvar och roller som berör journalsystemen.

 Ledning och styrning (Bilaga till direktiv för informationssäkerhet).

Dokumentet behandlar landstingets IT-styrning (ledning, styrning och ansvarsfrågor). Landstingsstyrelsens, landstingsdirektörens ansvar och systemägarens ansvar anges.

 Handbok för informationssäkerhet vid arbete med patientinformation i Landstinget Gävleborg. Dokumentet berör hantering av patientuppgifter,

(9)

8 av 39 PwC

journaler, signering, utskrift av journaler, behörighet till patientuppgifter, loggning av journalanvändning och journalförstöring. Innehållsförteckning har medtagits i bilaga 1.

 Dokumentet Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvård inkl tandvården, samt dokumentet Informationshantering och journalföring, nya krav på informationssäkerhet i vården samt dokumentet Lathund för informationssäkerhet.

 Befogenhetsplan för Systemförvaltning av vårdsystem. Dokumentet innehåller bl a beskrivningar kring ansvar och roller och forum för kommunikation mellan IT-resurser och verksamhetsansvariga.

 Dokument (tjänstespecifikationer) som beskriver IT-avdelningens tjänster till verksamheterna (dokumenten tydliggör vad man kan förvänta sig från IT- avdelningen och vilket uppdrag de har). Dokumentet har upprättats under året.

I huvudsak finns all väsentlig information att hämta på landstingets intranät.

Det pågår ett arbete med att revidera bilagor till informationssäkerhetsdirektivet och handboken kring informationssäkerhet. En anledning är att vissa roller och ansvar som anges i dokumenten inte finns. Roller och ansvar beskrivs även i olika dokument vilket gör att det kan vara svårt att överskåda. Det planeras att flytta de rollbeskrivningar som nu finns intagna i olika bilagor till informationssäkerhetsdirektiven till ett nytt dokument som ska beskriva systemförvaltningen - systemförvaltarmodellen (se nedan).

Ett arbete med en ny systemförvaltningsmodell pågår. Det är planerat att systemförval- tarmodellen ska kunna användas för alla system som förvaltas i landstinget. En viktig del i dokumentet är att tydliggöra ansvar och roller, t ex vilket är verksamhetens ansvar²kring systemen och vilket ansvar har systemförvaltningsorganisationen. I sy- stemförvaltningsmodellen kommer även arbetssätt och olika processer³kring IT- hanteringen kring systemen att beskrivas.

Översynen av dokumenten kommer att ske i samverkan mellan systemförvaltarorgani- sationen och informationssäkerhetsfunktionen.

Det pågår ett arbete med att strukturera vad som finns på intranätet. Dokument har lagts in kontinuerligt men det anges att kommunikationen till verksamheten kring olika förändringar har varit otillräcklig i samband med detta. Ansvariga vi intervjuat ser även ett behov av att informera och utbilda i vad och hur man kan hitta information som berör journalhanteringen. Det anges att brister kring kännedom skulle kunna in-

2Från ansvariga kring systemen anges att det är viktigt att förtydliga att verksamheten själva har ett ansvar kring arbetsätt (rutiner, processer) där journalsystem används.

3Exempel på dessa processer är problem- och incidenthantering, användarstöd, ärende- och ändringshan- tering och releasehantering.

(10)

nebära risker för att verksamheten inte arbetar med systemet på det sätt man borde vilket t ex kan påverka patientsäkerhet och patientens integritet.

En förbättring som anges från ansvariga kring systemen är att de i ökad grad skulle behöva besöka enheterna⁴och kommunicera dokumenten.

Se även avsnitt 3.2 kring ansvar och roller avseende kontaktpersoner som t ex medver- kade i informationsspridningen till enheter.

Från systemförvaltarorganisationen anges att rutinbeskrivningar och anvisningar kring arbetssätt där systemen används kan variera från klinik till klinik.

Iakttagelser från enkäten

Resultatet från vår enkät kring styrdokument visar på variation i svaren där många instämt i våra påståenden. Flera användare utrycker dock en osäkerhet kring vad som gäller kring styrande och stödjande dokument, t ex är dokument okända och det finns en osäkerhet kring var de finns. Se kommentarer i bilaga 2.

Grafen nedan visar frågor och svar kring styrande dokument

Arbetar med Melior

4Med enheter menar vi kliniker. hälsocentraler m m.

(11)

PwC

Arbetar med Journal 3

Våra kommentarer

 Vår uppfattning är att det finns många bra dokument som berör hanteringen av journaler. Dock är vår bedömning att dokumenten inte kommunicerats tillräckligt vilket är bristfälligt. Utgångspunkten bör vara att rätt information når rätt må grupp och givetvis att den är aktuell. Det är även viktigt att tydliggöra hur förän ringar i olika dokument kommuniceras till olika roller.

 Vi kan konstatera att det pågår förbättringsarbeten kring

och informationsspridningen, t ex pågår ett arbete med att förbättra strukturen på intranätet.

 Se även behov kring ökad kompetens

3.2 Är roller och ansvar kring systemen tydliga

Iakttagelser

Som nämnts i avsnitt 3.1 f

men och det pågår även ett arbete med att se över och förbättra dokumenten, t ex s stemförvaltningsmodellen där roller och processer kring hanteringen av journalsyst men ska beskrivas.

Vid IT-avdelningen finns en funktion kring systemförvaltning av alla vårdsystem (s stemförvaltning vårdsystem). Utsedda systemförvaltare finns för Melior och Journal 3.

En funktion kring informationssäkerhet (samordnare) finns inom landstinget. Det är planerat att förstärka funktionen med ytt

ska förbättras är uppföljning kring efterlevnad av olika dokument. Detta har varit efte satt (se uppföljning nedan).

En användarsupport som tar emot olika ärenden från använd

avdelningen. Supporten ska ta emot alla ärenden då användare har problem med s Vår uppfattning är att det finns många bra dokument som berör hanteringen av journaler. Dock är vår bedömning att dokumenten inte kommunicerats tillräckligt

Utgångspunkten bör vara att rätt information når rätt må grupp och givetvis att den är aktuell. Det är även viktigt att tydliggöra hur förän ringar i olika dokument kommuniceras till olika roller.

Vi kan konstatera att det pågår förbättringsarbeten kring att förbättra dokumenten och informationsspridningen, t ex pågår ett arbete med att förbättra strukturen på

även behov kring ökad kompetens i avsnitt 3.5.

Är roller och ansvar kring systemen tydliga

Som nämnts i avsnitt 3.1 finns dokument som beskriver ansvar och roller kring syst ett arbete med att se över och förbättra dokumenten, t ex s stemförvaltningsmodellen där roller och processer kring hanteringen av journalsyst

avdelningen finns en funktion kring systemförvaltning av alla vårdsystem (s stemförvaltning vårdsystem). Utsedda systemförvaltare finns för Melior och Journal 3.

En funktion kring informationssäkerhet (samordnare) finns inom landstinget. Det är at att förstärka funktionen med ytterligare resurser (en person).

ska förbättras är uppföljning kring efterlevnad av olika dokument. Detta har varit efte satt (se uppföljning nedan).

En användarsupport som tar emot olika ärenden från användare finns vid IT ska ta emot alla ärenden då användare har problem med s

10 av 39 Vår uppfattning är att det finns många bra dokument som berör hanteringen av journaler. Dock är vår bedömning att dokumenten inte kommunicerats tillräckligt

Utgångspunkten bör vara att rätt information når rätt mål- grupp och givetvis att den är aktuell. Det är även viktigt att tydliggöra hur föränd-

att förbättra dokumenten och informationsspridningen, t ex pågår ett arbete med att förbättra strukturen på

Är roller och ansvar kring systemen tydliga?

okument som beskriver ansvar och roller kring syste- ett arbete med att se över och förbättra dokumenten, t ex sy- stemförvaltningsmodellen där roller och processer kring hanteringen av journalsyste-

avdelningen finns en funktion kring systemförvaltning av alla vårdsystem (sy- stemförvaltning vårdsystem). Utsedda systemförvaltare finns för Melior och Journal 3.

En funktion kring informationssäkerhet (samordnare) finns inom landstinget. Det är erligare resurser (en person). Ett område som ska förbättras är uppföljning kring efterlevnad av olika dokument. Detta har varit efter-

are finns vid IT-

ska ta emot alla ärenden då användare har problem med sy-

(12)

stemen. Om de inte kan hjälpa till vidarebefordras ärendet till systemförvaltare för respektive system.

Det har tidigare funnits IT-resurser⁵ ute vid enheterna⁶men denna roll finns inte idag.

De IT-resurser som finns är i huvudsak centralt placerade vid central IT-funktion (support, systemförvaltning). Från systemförvaltarfunktionen anges att en viktig kommunikationslänk försvunnit genom detta. Dock anges att vanligtvis finns någon person vid varje enhet som är extra kunnig på journalsystemen, t ex dokumentations- ansvariga vid kliniken.

Som en förbättring kring stöd, uppföljning och information till enheterna förs diskussioner om varje enhet ska ha en egen ”kundansvarig” vid IT-avdelningen. Det anges att det finns behov av i högre utsträckning besöka enheterna för att lösa problem enkelt på plats med hjälp av information och instruktioner. För att detta ska vara möjligt krävs även att enheterna prioriterar denna typ av aktivitet.

Vid intervjuer har det framkommit att det finns behov av att tydligöra vilket ansvar som verksamheten själv har för det arbete som sker med stöd av journalsystemen. Det anges att detta inte är tillräckligt tydligt idag. En konsekvens av detta är att verksamheten ibland förväntar sig att systemförvaltare ska tala om för dem hur de ska arbeta i systemen, t ex vem som ska göra vad. Det anges att funktionen endast har en konsulta- tiv roll idag (t ex på begäran av verksamheten medverka kring att utforma rutiner, utbilda i systemet, support och konfiguration).

Inom respektive division finns vårdutvecklare och kvalitetsansvariga som arbetar med vårdens processer. Det finns även samordnare för Lean vid varje division. Samarbete mellan systemförvaltarfunktionen och dessa roller sker inte på något formaliserat sätt idag. Vid ledningskontoret finns en utvecklingsansvarig kring e-hälsa och landstingets arbete med Lean.

Från systemförvaltarorganisationen anges att det finns behov av att se över processer och i samband med detta tydliggöra⁷hur systemen används i olika aktiviteter.

Vi ställde följande påståenden till användare kring roller och ansvar

Det är tydligt vilka som ansvarar för olika frågor kring journalsystemet t ex in- formerar om nyheter och förbättringar, utbildar nyanställda, tar emot problem och förbättringsförslag

Svaren varierar men många användare är osäkra på vem som ansvarar för vad t ex vart man vänder sig i olika frågor.

5Lisor (Lokal it samordnare) och systemadminstratörer. Vanligt att en person hade båda rollerna. De arbetade t ex med upplägg av nya användare, informerade och övervakande arbetet. Rapporterade till systemförvaltare.

6klinikerna/hälsocentralerna

7t ex ett effektivare och/eller säkrare arbetssätt

(13)

PwC

 ”Jag vet nästan ingenting om

Nyanställda tar ofta hjälp av sina kollegor och försöker hanka sig fram i övrigt. U sedd klinisk handledare blir involverad i IT

helt enkelt åt så gott det går men nyanställda introduceras i IT

 ”Svårt att veta vem som har mandat att göra förändringar, alltså svårt att veta vem man ska ställa frågor till, får olika svar beroende på

gar..(Psykolog..Journal 3)

Se mer kommentaren i bilaga 3

Grafen nedan visar svar på ovanstående fråga

 Enligt vår bedömning är roller och ansvar kring systemen i huvudsak tydlig upprättade dokument som finns. Dock finns en otydlighet inom verksamheterna kring vem som ansvarar för olika frågor.

 Vi har noterat i avsnitt 3

och processer i arbetet med vårdsystemen

 Vi föreslår att samverkan mellan systemförvaltarfunktionen och andra

tar med vårdens processer formaliseras, t ex via bestämda team för samverkan och utveckling.

8 Kvalitetsansvariga. Leansamordnare.

Jag vet nästan ingenting om vem som ansvarar för vad gällande journalsystemet.

Nyanställda tar ofta hjälp av sina kollegor och försöker hanka sig fram i övrigt. U sedd klinisk handledare blir involverad i IT-delen också mer eller mindre. Vi hjälps helt enkelt åt så gott det går men så vitt jag vet finns inga speciella rutiner kring hur nyanställda introduceras i IT-användningen...(Läkare..Melior)”

vårt att veta vem som har mandat att göra förändringar, alltså svårt att veta vem man ska ställa frågor till, får olika svar beroende på vem man frå-

gar..(Psykolog..Journal 3)”

bilaga 3.

nedan visar svar på ovanstående fråga

Enligt vår bedömning är roller och ansvar kring systemen i huvudsak tydlig upprättade dokument som finns. Dock finns en otydlighet inom verksamheterna kring vem som ansvarar för olika frågor.

i avsnitt 3.1 att ett förbättringsarbete t ex kring att tydligöra roller och processer i arbetet med vårdsystemen pågår. Detta är givetvis positivt.

Vi föreslår att samverkan mellan systemförvaltarfunktionen och andra

tar med vårdens processer formaliseras, t ex via bestämda team för samverkan och

Kvalitetsansvariga. Leansamordnare.

12 av 39 vem som ansvarar för vad gällande journalsystemet.

Nyanställda tar ofta hjälp av sina kollegor och försöker hanka sig fram i övrigt. Ut- delen också mer eller mindre. Vi hjälps så vitt jag vet finns inga speciella rutiner kring hur

vårt att veta vem som har mandat att göra förändringar, alltså svårt att veta vem

Enligt vår bedömning är roller och ansvar kring systemen i huvudsak tydliga i de upprättade dokument som finns. Dock finns en otydlighet inom verksamheterna

ett förbättringsarbete t ex kring att tydligöra roller . Detta är givetvis positivt.

Vi föreslår att samverkan mellan systemförvaltarfunktionen och andra⁸som arbetar med vårdens processer formaliseras, t ex via bestämda team för samverkan och

(14)

3.3 Finns forum för krav, utveckling och uppfölj- ning?

Iakttagelser

Det finns olika forum för dialog och samverkan mellan verksamheten och IT-resurser.

Arbetssätt och samverkansprocess beskrivs i dokumentet Befogenhetsplan. Mötesfre- kvenser och när forum träffas är planerade. Forumen sammankallas vid behov även vid andra tider. Det är inte bara frågor kring journalsystemen som diskuteras utan även andra system som berör vården som t ex Elvis, Meddix och Medspeech.⁹

Systemägargruppen

I systemägargruppen träffas divisionschefer och ansvarig vid systemförvaltarfunktio- nen. Eftersom systemägarna även är respresenterade i landstingledningen finns möj- lighet att kommunicera olika frågor i landstingsledningen.

Systemförvaltarråd

Ett systemförvaltarråd finns för att fånga in verksamhetens krav på utveckling och för- bättringsbehov. I rådet medverkar ansvarig vid systemförvaltarfunktionen och repre- sentanter från verksamheten. Personerna som deltar är utsedda av divisionschef och representerar alla divisioner. Rådet ger möjlighet för systemförvaltningsfunktionen att kommunicera olika frågor till verksamheterna, t ex förmedlas de krav som ställs på utvecklingen via t ex den nationella IT-strategin. Rådets sammansättning presenteras på intranätet.

Ovanstående grupperingar och arbetsprocessen har funnits i cirka ett år. Det anges att arbetssättet inom grupperna och mellan grupper förbättras kontinuerligt.

 Enligt vår bedömning finns viktiga forum för krav och uppföljning. De forum som finns ger möjlighet till viktig kommunikation kring krav och uppföljning.

 Vi föreslår att ansvarig för e-hälsa och det leanarbete som sker inom landstinget ska delta i möten med systemägaregruppen.

 Se även samverkan mellan de som arbetar i ett processperspektiv och systemför- valtarorganisationen i avsnitt 3.2 kring roller och ansvar.

9Meddix är system för gemensam vårdplanering mellan olika aktören t ex primärvård, slustenvård och kommuner. Medspeech innbär att läkarens diktat överförs som ljudfil till sekreterares dator.

(15)

14 av 39 PwC

3.4 Sker uppföljning kring att journalhantering- en sker på ett effektivt och säkert sätt?

Iakttagelser

Uppföljning sker på olika sätt t ex via den dialog som sker via systemförvaltarrådet.

Underlagen från systemförvaltarrådet kommuniceras via möten med systemägare- gruppen. Systemägare finns representerade i landstingsledningen.

Uppföljning sker via inkomna ärenden¹⁰till IT-supporten (se mer i avsnitt 3.7 kring hantering av fel och problem).

Allvarliga händelser som är relaterade till journalsystemen (journalhanteringen) rap- porteras som medicinska avvikelser från enheterna och kommer till IT-funktionens kännedom via avvikelseprocessen (rapportering via Platina¹¹).

Systemförvaltarfunktionen skriver egna avvikelser kring sådant som upptäcks av funktionen. Avvikelser beror vanligtvis på hur systemet används (arbetsrutiner, kompetens), t ex om de upptäcker att ärenden ligger kvar i systemen utan att någon läkare tagit hand om ärendet (signerat). Det anges att det är planerat att de ska förbättra av- vikelserapporteringen kring sådant som de upptäcker.

De vi intervjuat anger att det finns ett behov av att förbättra uppföljningen på olika sätt, t ex anges att det finns ett behov att förbättra hanteringen från att problem och brister uppmärksammas till att rätt ansvariga fattar beslut om förändringar och åtgär- der. Här anges dock att systemförvaltarrådet och dialogen inom systemägargruppen möjliggör en förbättring. Genom den nya arbetsprocessen finns bättre möjlighet att rapportera problem och risker som bör hanteras av landstingsledningen (acceptera risker och problem eller vidta åtgärder).

Från informationssäkerhetsfunktionen anges att det finns ett behov av att arbeta med uppföljning kring efterlevnad av olika dokument och riktlinjer. Som nämnts tidigare kommer det att ske en resursförstärkning för att bl a förbättra uppföljningen.

Vi ställde följande påstående kring uppföljning

Inom min verksamhet har det skett uppföljning kring att vi tillämpar riktlinjer och använder journalsystemet på det sätt som det är tänkt.

Resultatet visas i grafen nedan. Svaren variera men många anger att de inte upplever att det sker någon uppföljning. I kommentar anges både att det sker uppföljning t ex kring olovlig läsning kring journaler men flera användare anger att det inte alls för- kommer. Se kommentarer från användare i bilaga 4.

10ger ansvariga vid IT-avdelningen ett underlag kring olika problem och brister.

11System för avvikelserapportering

(16)

 Enligt vår bedömning sker inte uppföljningen på ett helt tillfredställande sätt. Sva- ren från bl a enkäten indikerar ett förbättringsbehov kring att i ökad utsträckning arbeta med uppföljning kring hur systemen används och efterlevnad av styrande dokument och riktlinjer som berör journalsystemen.

 Vi noterar att det förekommer flera förbättringsarbeten kring uppföljning. Ett gott exempel är att systemförvaltarorganisationen har för avsikt att förbättra hanteringen kring avvikelser. Detta bör kunna utgöra underlag för kommunikation i t ex systemägaregruppen. Även från informationssäkerhetsfunktionen anges att upp- följning ska förbättras.

3.5 Finns tillräckligt stöd för effektiv användning av systemet?

Iakttagelser

När användare behöver stöd ska de vända sig till IT-supporten. IT-supporten ansvarar sedan för att användare får hjälp.

Vid större förändringar t ex uppgraderingar erbjuder alltid systemförvaltarfunktionen utbildning till verksamheten. Vanligtvis är det få personer som nyttjar dessa tillfällen.

Från systemförvaltarfunktionen anges att en konsekvens av detta kan bli att användare utför uppgifter på ett felaktigt sätt vilket leder till tidsbortfall men även risker att det blir fel i informationen kring patienten.

Avseende Melior finns det hela tiden ett utbud av utbildningar som erbjuds till verksamheten. Avseende Journal 3 kan verksamheten själv beställa utbildningar.

Några systematiska analyser av användarens kompetensbehov har ej skett. Dock pågår ett arbete inom IT-avdelningen som syftar till att inventera behov och önskemål kring IT-utbildning i verksamheten.

(17)

16 av 39 PwC

Vi ställde frågor kring hjälp, stöd och kompetens. Resultatet av svar visas i grafen nedan. Svaren varierar där en markant övervägande del av de svarande anger ett positivt resultat. Dock utrycker även flera användare önskemål om ökad kunskap på olika sätt kring systemen. Det anges även att de är osäkra på vem de ska vända sig till vid problem.

 Vi är dåliga på att dokumentera. Vi missar att dokumentera viktig information. Inte fått någon utbildning i Melior av min nuvarande arbetsgivare (Sjuksköterska..Melior)

 Jag vänder mig till mina arbetskamrater. Vet inte vem man annars ska kontakta (Sjuksköterska..Melior)

 Jag har ingen aning om vem jag ska vända mig till när LISA-funktionen försvann. Of- tast frågar jag en kollega och då kan man få skapliga svar...(Psykolog..Melior)

Kommentarer återfinns i bilaga 5.

Grafen nedan visar svar på frågor kring hjälp och stöd.

Melior

(18)

Journal 3

 Vi har noterat att det finns behov av att öka kompetensen kring olika frågor kring journalsystemen. Iakttagelser kring detta finns inom flera avsnitt av rapporten.

 Vi ser därför ett behov av ökad kommunikation, information och utbildning. Vi föreslår att vissa utbildningar bör vara obligatoriska, dvs att på ett bättre sätt tyd- liggöra krav på deltagande. Underlag som inkommer via IT-supporten och avvikelsehanteringen bör kunna utgöra bra underlag för utbildningsaktiviteter.

´

3.6 Är driftsäkerhet och felfrekvens rimlig?

Syftet var att få användarens uppfattning kring om användning, systemen och IT- miljön kring journalhanteringen är driftsäker samt om andra typer av IT-relaterade störningar förekommer i ringa utsträckning. Frågor ställdes bl a kring om datorer och system är så störningsfria så att inte patienter drabbas.

Iakttagelser

Svaren varierar där en markant övervägande del av de svarande anger ett positivt resultat. Dock utrycker även flera användare problem och brister. Kommentarer från användare har införts i bilaga6.

Vi kommunicerade resultatet med systemförvaltarorganisationen. Kring flera av de problem som angetts från olika användare pågår redan förbättringsaktiviteter. Avse- ende de problem som angetts kring inloggning pågår ett arbete med ett s.k. ”singel- sign-on” vilket innebär att en inloggning kan gälla för flera system.

(19)

18 av 39 PwC

Avseende problem med att Journal 3 ”kraschar” anges att det pågår en utredning kring detta (tekniker vid landstinget och hos leverantör).

Avseende avbrott vid strömbortfall anger ansvariga systemförvaltare att detta beror på om fastigheten har reservkraft eller inte men att strömavbrott förekommer i ringa ut- sträckning.

Grafen nedan visar svar på frågor kring driftsäkerhet och störningar Melior

Journal 3

 Här kan vi konstatera att ett övervägande antal av de svarande anger positiva svar (upplever att det inte förekommer störningar). Dock har även flera användare gett exempel på problem som orsakar störningar vid journalhanteringen. Detta innebär att det finns risker att verksamhetens effektivitet och säkerhet påverkas negativt.

(20)

 Vi föreslår därför att landstingsstyrelsen ger systemägare i uppgift att analysera problemen ytterligare. Ge en bättre dokumenterad bild via t ex intervjuer och workshops (t ex vilka problem finns, har åtgärdats, vad kvarstår, vilka konsekvenser ger problemen och vad kan vara orsaken. Hur viktigt är det att åtgärda, krävs åtgärd och vilka hinder finns för att åtgärda). Orsak till angivna problem kan vara många t ex infrastrukturen, tekniska problem i journalsystemen, arbetsrutiner och kompetens. Dokumentation som skapas vid IT-supporten bör kunna ge kompletterande underlag.

3.7 Finns tillfredställande processer/rutiner kring att ta hand om problem kring syste- men?

Iakttagelser

Användare ska vända sig till IT-supporten vid alla typer av IT-relaterade störningar^12.

Ärenden kan meddelas via telefon, mail eller webbformulär på intranätet. Alla ärenden registreras i ärendehanteringssystemet och anmälaren får alltid ett mail om att ärendet är mottaget. IT-supporten ska sedan hjälpa användaren att komma vidare i sitt arbete.

När en användare ringer så har användaren fyra val¹³för att få hjälp.

 Teknisk support

 Lösenord

 Stöd med systemet

 Mobiltelefoni

Om inte supporten kan hjälpa användaren vidarebefordras ärendet till systemförvalta- ren. En målsättning är att supporten ska bli duktigare på olika system t ex Melior och Journal 3. Ett kontinuerligt förbättringsarbete pågår. Möjlighet finns för supporten att fjärrstyra datorer för att hjälpa användare.

Ärendehanteringssystem finns och används av hela IT-avdelningen. Ärendehantering- en följs upp kontinuerligt. Olika mått finns för uppföljning där vissa mått tas fram via underlag från ärendesystemet. Mått som finns är t ex

 Mått på hur snabbt man svarar och användaren får vänta

 Hur snabbt ringer man upp en användare

 Inkomna ärende och åtgärdstid för dessa

 Kundnöjdhet via enkät

Underlag från ärendehanteringssystemet stödjer uppföljning av typ av problem för att kunna arbeta med åtgärder t ex utbilda eller informera bort problemet.

12(tekniska problem i IT-miljön, problem med systemet, problem som beror på osäkerhet kring hur man gör en uppgift i systemet- kompetens ).

13Om det visar sig att användare angett fel val har detta mindre betydelse för användaren då supporten hanterar ärendet i alla fall.

(21)

20 av 39 PwC

Systemet har möjlighet till att söka kända problem för att kunna ”gå runt” problemet och för att på något sätt se till att användaren kan fortsätta arbeta. Systemet ger även underlag för att åtgärda problemet.

Upprättade dokument finns kring hur IT-supporten ska prioritera ärenden kring till- gängligheten för olika system.

Vi har tagit del av en beskrivning kring hur ärendehanteringen ska utföras. Det pågår ett arbete med att se över processer och förbättra beskrivningar (processkarta, pro- cessmodeller).

Ett problem som anges från systemförvaltare är problemet att nå ut med viktig information till verksamheterna. Det finns sidor på intranätet där informationen läggs in men det förutsätter att personalen i verksamheten¹⁴själva går in till rätt sida på intra- nätet.

Tidigare informerade man direkt till olika ansvariga via t ex mail och via det IT-stöd som fanns vid klinikerna (Lisor och systemadminstratörer). Det anges att det idag är svårt att nå ut med information och att det är svårt att nå ut snabbt med viktig information. Detta kan innebära att verksamheten inte nås av viktig information kring t ex viktiga förändringar.

Det förs diskussioner med informationsenheten kring att förbättra informationskana- ler.

Frågor ställdes kring om det är enkelt att meddela problem, tillräcklig information kring störningar, tydlighet vart man vänder sig och tid för att få hjälp. De flesta som svarat har angett positiva svar, dock utrycker även flera ett förbättringsbehov. Flera kommentarer handlar om att det är otydligt vem de ska vända sig till. Några kommentarer handlar om att de inte nås av viktigt information. Kommentarer har även handlat om att när supporten ringer upp så är den som ringt om hjälp upptagen med annat.

 Info om driftstörning går inte alltid fram tydligt.

 Ibland får man så mycket information att den viktiga informationen inte syns.

Se fler kommentarer i bilaga 7.

14Sjuksköterskor, läkare, m fl

(22)

Grafen nedan visar svar på frågor kring Melior

Journal 3

nedan visar svar på frågor kring hantering av fel och problem.hantering av fel och problem.

(23)

22 av 39 PwC

 Enligt vår bedömning finns det i huvudsak tillfredställande processer för att ta hand om fel och problem från användare. Dock finns dock ett betydande behov att på ett bättre sätt kommunicera roller, ansvar och processer till verksamheten.

 En kontaktväg kring att nå ut med viktigt information finns inte idag vilket har gett problem kring att nå ut med information till rätt mottagare i rätt tid. Vi ser här ett betydande förbättringsbehov som kräver översyn. Vi konstaterar att det pågår aktiviteter kring detta via dialog med informationsenheten.

3.8 Finns tillfredställande behörighetshantering kring systemet (effektiv och säker)?

Iakttagelser

Varje vårdenhetschef beställer behörighet till systemen via upprättad elektronisk blankett på intranätet. Blanketten översänds elektronisk till IT-supporten. Lösenord skapas och tillsänds användare via mail.

Då behörighet upphör ska samma blankett användas. Enligt uppgifter finns brister kring att meddela IT-supporten då anställda slutar.

Användare fick besvara frågor kring behörighetshanteringen. Avseende utskrifter svarar 16 användare inte alls på fråga om de ser risker med att utskrifter kan hamna hos obehöriga.

Det pågår ett arbete med att införa skrivare med behörighetskontroll vid utmatning.

Systemet loggar olika användaraktiviteter. Om verksamhetsansvariga önskar uppfölj- ning kan systemförvaltningen medverka till detta. En rutin finns som beskriver hur behörighetsloggar ska kontrolleras systematiskt. Det anges att den rutin som finns inte är tillräckligt kommunicerad (förankrad i verksamheten).

Frågor ställdes kring möjligheter till åtkomst till datorn och problem kring att utskrifter kan nås av obehöriga. Flera av kommentarerna har handlat om risker med att ut- skrifter kan nås av obehöriga. Se kommentarer i bilaga 8.

(24)

Grafen nedan visar svar kring frågor rörande behörighet Melior

Journal 3

nedan visar svar kring frågor rörande behörighet

(25)

24 av 39 PwC

 Det är viktigt att landstingsstyrelsen säkerställer och tydliggör vikten av att ansvariga chefer tillämpar den rutin som finns då anställda slutar.

 Avseende uppföljning av loggar finns upprättad rutin men rutinen bör kommuniceras på ett bättre sätt.

 Vi konstaterar att det pågår förbättringar kring utskrifter via skrivare med utmat- ningskontroll. Kommentarer från användare visar att detta inte är tillfredställande idag.

3.9 Användare av vårdens system bedömer att in- formationen i systemen är riktigt och aktuell samt erhålls på enkelt och smidigt sätt

Iakttagelser Enkäten

Kontroller utfördes via påståenden i enkäten (se graf nedan), exempel på kommentarer som inkom var

 Ibland tar det tid för sekreterarna att skriva in i melior då de är få och skriver åt många läkare. ..(Sjuksköterska..Melior)

 De som är inläst på diktafon är de många ggr lång väntetid innan de blir ut- skrivet vilket är ett hinder i arbetet.(Sjuksköterska..Melior)

 Ibland otillräckligt med information införd i melior, det kan vara från avdel- ningens personal, både läkare och ssk. Ibland kommer diktat in långt in i ef- terhand och då ser man inte informationen samt vet inte att den finns där, ex läkardiktat men kan även handla om mina egna dik-

tat...(Sjukgymnast..Melior)

 Långa ledtider hos läkarsekr...(Läkare..Melior)

 Inskanning av dokument är mycket sen, och journaler o prover tagna på sjukhus eller annan hälsocentral får jag aldrig se,medicinlistorna kan vara mycket gamla och dåligt uppdaterade beroende på var patienten fått dem ut- skrivna...(Sjuksköterska..Journal 3)

 Läkemedelslistan är inte uppdaterad. Observation, smittsamma sjd uppdate- ras dåligt..(Sjuksköterska..Melior)

Vi gav ansvariga inom systemförvaltningsorganisationen möjlighet att kommentera ovanstående svar. Deras analys var att det är en resursfråga att hinna med att lägga in all information i systemet. Det pågår ett projekt kring talhantering. Målsättningen med projekten är att läkarens tal omvandlas till skriven text. Avseende kommentar kring läkemedelslistan handlar det om en ren rutinfråga vid klinikerna.

På omstående sida visas graf kring frågor om riktig och korrekt information m m.

(26)

Melior

Journal 3

(27)

26 av 39 PwC

 Vi konstaterar att många av de kommentarer vi fått handlar om att det är svårt att hinna med att uppdatera systemen. Det omnämnda projektet med målsättning kring att omvandla tal till text kommer sannolikt att underlätta uppdateringar i systemen.

 För att bättre kunna tolka vad användare menar med svaren ”delvis” och ”inte alls”

krävs utförliga kommentarer som beskriver vilka problem som förekommer samt konsekvenser i vården. Kommentarerna i anslutning till denna fråga har tyvärr varit sparsamma. Vi konstaterar dock att det sker ett aktivt arbete med att förbättra informationens kvalité.

 Framförallt i Melior är det vanligt förekommande att användare anser att viktiga uppgifter inte är uppdaterade i systemet och att det även kan vara svårt att få fram aktuella uppgifter rörande en patient.

(28)

Bilaga 1 Avsnitt i informationssäkerhetshand-

boken

 Ansvar

 Uppdatering

 Definition av patientjournal

 Direktiv för behörighet

 Behörighetsadministration

 Forcering av behörighet

 Obehörigt intrång

 Loggar

 Signering

 Fastställande av identitet

 Reservnummer för patienter

 Skyddade personuppgifter

 Journalutskrifter/utlämning

 Arkivering/gallring

 Journalförstöring

 Användande av telefax

 Riktlinjer för e-post med patientinformation

 Informationssäkerhetsrådet

(29)

28 av 39 PwC

Bilaga 2

Kommentarer kring styrande dokument och rikt- linjer

Ett urval av kommentarer visas nedan. Kommentarer visas då svarande inte instämt i vårt påstående (instämmer inte alls, eller till viss del).

 Fått information men är inte säker på om det är via någon handbok. Får fortlöpande information men det är svårt att veta om det finns något jag inte vet..

..(Sjuksköterska..Melior)

 Har vid olika tillfällen tilldelats information om regler men aldrig vid ett samlat till- fälle och aldrig sett skymten av någon handbok...(Läkare..Melior)

 Kan inte minnas detta men information gavs väl när det gäller säkerhet i samband med att vi utbildades i Melior. Vet ej vad handboken är! Använder Melior så som vi blivit utbildade att göra. ..(Sjukgymnast..Melior)

 Jag har fått del av handboken indirekt genom praktisk och konkret vägledning då frågor uppstått. Jag har då vänt mig i första hand till mottagningens sekretera- re..(Kurator..Melior)

 Visste inte att det fanns någon informationssäkerhetshandbok och vart den finns...(Sjuksköterska..Melior)

 Var inte medveten om att den fanns...(Psykolog..Melior)

 Jag har inte läst landstingets informationssäkerhetshandbok. Jag har inte sett eller hört att det finns en sådan. Det läggs hela tiden in massor av information på intranä- tet och för många av oss är det en omöjlighet att lägga den tid som skulle behövas för att leta reda på allt som man kanske skulle behöva veta…...(Läkare..Melior)

 Muntlig information ges kontinuerligt ang journalhantering...(Sjuksköterska..Melior)

 Kände inte till att det fanns några riktlinjer eller handbok...(Sjuksköterska..Melior)

 Jag känner mig osäker på vilka riktlinjer som menas. Journallagen känner jag till...(Sjuksköterska..Melior)

 Vad gäller informationssäkerhetsbok så vet jag inte riktigt om jag tagit del av det.

Kanske när melior infördes. Vad gäller journaler, riktlinjer och information tycker jag att man regelbundet behöver få information om detta, inte bara via web-

ben...(Arbetsterapeut..Melior)

 Har inte hört talas om informationsäkerhetshandbok..(Läkarsekreterare..Journal 3)

 Visste inte att det fanns...(Sjuksköterska..Journal 3)

 Försökt hitta handboken på Plexus får inget napp..(Sjuksköterska..Journal 3)

(30)

Bilaga 3

Kommentarer kring tydlighet i kring roller och ansvar

 ”Nyheter och förbättringar sker oftast via mail, utbilda nyanställda/tillf personal på enheten är inte alls tydligt uttalat vem som skall göra det, utan det blir oftast den som har tid att göra det. Saknar att it-perosnal går ut på enheten och hjälper tillvid ev fel och komplikationer. Svårt många gånger att göra det per telefon...” (Läkarsekretera- re..Melior)

 Vid vissa problem är det väldigt oklart var vi kan få hjälp när vi behöver.

..(Psykolog..Journal 3)

 Inte vem som tar emot förbättringsförslag..(Läkarsekreterare..Journal 3)

 Ej ang. utbildning nyanställda. ..(Annan..Journal 3)

 Jag vet inte vem jag ska vända mig till...(Läkare..Melior)

 Osäkerhet kring t ex sökord bland nyanställda kanske beror på att ansvaret för info varit otydligt. Detta har lett till att nya sökord lagts till utan att kommunicera detta i verksamheten som helhet...(Arbetsterapeut..Melior)

 Jag vet nästan ingenting om vem som ansvarar för vad gällande journalsystemet.

Nyanställda tar ofta hjälp av sina kollegor och försöker hanka sig fram i övrigt. Ut- sedd klinisk handledare blir involverad i IT-delen också mer eller mindre. Vi hjälps helt enkelt åt så gott det går men så vitt jag vet finns inga speciella rutiner kring hur nyanställda introduceras i IT-användningen...(Läkare..Melior)

 svårt att veta vem som har mandat att göra förändringar, alltså svårt att veta vem man ska ställa frågor till, får olika svar beroende på vem man frå-

gar..(Psykolog..Journal 3)

 svårt att veta vem man ringer när man har problem. ingen på hälsocentralen har samma koll som förr...(Läkare..Journal 3)

 Om det blir något fel med datorerna eller läkarna inte kommer in tar det väldigt lång tid innan man får hjälp , man ska reda ut vem som har hand om

vad..(Sjuksköterska..Melior)

 Tidigare har det varit sekreterarna,men det förekommer ej läng- re!..(Sjuksköterska..Melior)

 Utbildar nyanställda i Melior får ju kollegor göra. Tidigare hade vi en ansvarig på enheten men den togs bort för ett par år sen och personen som hade kompetens att ut-

(31)

30 av 39 PwC

föra detta, fick förbud att ägna sig åt denna syssla. Istället centraliserades funktionen till anonym administratör som inte besöker enheten...(Läkare..Melior)

 Många dikterar i fel mall. Sättter akut fast det inte är akut. Många stafettläkare ver- kar inte ha fått information angående diktering och vad som gäller. Många problem uppstår helt enkelt och inte minst efter de har slutat osv. Man undrar ibland om de fått information om hur det går till på resp avdelningar och mottagning.

..(Läkarsekreterare..Melior)

 Förut hade vi en personal till detta, men nu finns igen. All info via plexus, Då- ligt!!!..(Sjuksköterska..Melior)

(32)

Bilaga 4

Kommentarer kring om uppföljning sker av att journalhanteringen sker på ett effektivt och säkert sätt

 Vi har gjort journalgranskning på vissa anteckningar med målet att de ska förbätt- ras...(Arbetsterapeut..Journal 3)

 Inget som jag någonsin märkt av eller hört talas om. ..(Läkare..Melior)

 Diskussion och information vid APT möten. ..(Läkarsekreterare..Melior)

 Jag har inte varit med om uppföljning under mina två år på mottagning- en...(Kurator..Melior)

 Ngn enstaka träff där man diskuterat olovlig läsning av journa- ler..(Sjuksköterska..Melior)

 Så vitt jag vet har det inte förekommit...(Läkare..Melior)

 Till viss del diskuterar vi detta, t ex på yrkesträffar och AP-träffar, men jag tycker inte att vi kommer så långt. Det finns fortfarande en del frågetecken och vi skriver ganska olika (t ex vem vi ska journalföra på - förälder eller barn)...(Psykolog..Journal 3)

 Inte så vitt jag har sett eller märkt...(Läkare..Melior)

 Jag vet inte om det är vad ni efterfrågar, men vi har stickprover i kontroll av journal- granskning (om vi går in och tittar i journaler vi inte får), chefen är jättenoga med att följa upp att vi journalför som vi ska..(Sjuksköterska..Journal 3)

 Vi har haft journal granskningar internt..(Sjukgymnast..Journal 3)

 Via arbetsplatsträffar..(Annan..Melior)

 Vi utövar journalgranskning årligen inom Rehab...(Arbetsterapeut..Journal 3)

(33)

32 av 39 PwC

Bilaga 5 Kommentarer kring stöd och hjälp

 Har knappt fått utbildning eller sett dokumentation. Det mesta är i och för sig skapligt intuitivt så man lär sig mycket i det dagliga användandet...(Psykolog..Melior)

 Konsekvenser är tex läkemedelsorinationer som kan bli väldigt fel om läkaren inte förstår hur det ser ut i orinationsmodulen...(Läkare..Melior)

 Jag har inga problem när jag använder journalsystemet men vet inte om det finns funktioner som jag

 inte använder eller saker som kan göras smidigare...(Läkare..Melior)

 Tidigare såg man inte allergi/smittsamma sjd etc i alla journaler ex kir ort. Osäker om det har ändrats. Det är viktigt att de följer alla journaler..(Sjuksköterska..Melior)

 Vi är dåliga på att dokumentera. Vi missar att dokumentera viktig information. Inte fått någon utbildning i Melior av min nuvarande arbetsgivare. Jobbade i Skåne innan och fick då 2 dagars utbildning i melior. ..(Sjuksköterska..Melior)

 Utbildningen var knapphändig. Är till stor del självlärd. ..(Sjuksköterska..Melior)

 Ingen dokumentation från chefs-nivå, men vi har utformat en egen "rutinpärm", som vi använder för vår egen säkerhet...(Läkarsekreterare..Melior)

 Fick utbildning i systemet när vi började använda detta i början av 2002. Därefter tror jag inte att vi haft några vidareutbildningar som jag kommer ihåg. Är nåt på gång nu. Känns som om man får lära sig av varandra. Tycker att jag kan det jag van- ligtvis behöver använda. ..(Arbetsterapeut..Melior)

 Jag vänder mig till mina arbetskamrater. Vet inte vem man annars ska kontak- ta..(Sjuksköterska..Melior)

 Jag har ingen aning om vem jag ska vända mig till när LISA-funktionen försvann. Of- tast frågar jag en kollega och då kan man få skapliga svar...(Psykolog..Melior)

 vem är melioransvarig? var kan man fåhjålp?..(Sjuksköterska..Melior)

 När man ringer IT-support kan det ibland sitta personal där som inte känner till sy- stemet?? Då borde man kanske inte sitta i support. Har upplevt detta några gånger och tycker att det borde vara mera uppdaterade. ..(Läkarsekreterare..Melior)

(34)

 Förut när Melior kom hade vi en person vi kunde fråga men nu är den borttagen. Man får aldrig ngn info om nyheter eller ngt annat...(Sjuksköterska..Melior)

 Har i princip inte fått någon utbildning alls utan läst mig till samt frågat kolle- gor..(Psykolog..Journal 3)

 En enkel komihåg hjälp att klicka fram . Då man glömmer bort finesserna som man ej använder så ofta. ex när jag behöver komma in i andra journalsy-

stem...(Sjuksköterska..Journal 3)

 Det finns säkert bättre sätt att använda journalsystemet på men det måste man i så fall komma underfund med själv och vem har tid att sitta med handboken (som det är sagt att vi ska)..(Sjuksköterska..Journal 3)

 Fick jag mer datakunskap skulle jag säker använda det mer..(Sjuksköterska..Journal 3)

 En stor försämring när vi inte längre har "lisa" på arbetsplatsen utan ska vända oss till IT. Där har det har blivit bättre på senare tid. ..(Läkare..Journal 3)

 Vid prioblem jag stött på i journal 3 har jag ringt IT-enheten och fått bra hjälp..(Sjuksköterska..Journal 3)

(35)

34 av 39 PwC

Bilaga 6 Kommentarer kring förekomst av

driftstörningar och andra problem

 man måste logga in ofta för kort tid som man får vara i systemet vilket irriterar om man sitter på en operation på 6 timmar då tittar man inte så ofta i journalen man borde bara bli utloggad när man själv begär detta...(Annan..Melior)

 Enda invändningen här är att datorn ibland när man loggar in måste starta om ef- tersom nya program ska installeras. Detta kan ställa till besvär i en situation då man snabbt vill komma åt journaluppgifter...(Läkare..Melior)

 Åker ur Melior ibland och får logga in på nytt, inte bra då det ibland försvinner det man skrivit. Likaså när man tar dublett kan det försvinna text om man inte sparat det man skrivit innan...(Läkarsekreterare..Melior)

 Har varit med om att melior legat nere, utan förvarning. Inte ok...(Läkare..Melior)

 blir utslängd ur melior ganska ofta när man sitter och jobbar med det, upplevs väldigt frustrerande speciellt vid ronder od...(Sjuksköterska..Melior)

 mkt omstarter..(Sjuksköterska..Melior)

 rätt ofta problem med Med Speach som stänger ned av sig självt, går då inte att fort- sätta diktera utan att starta om datorn, ibland om och om igen...(Läkare..Melior)

 I bland för långa driftstopp som vid uppdatering av systemet.

..(Sjuksköterska..Melior)

 Vid en del uppdateringar blir det problem...(Läkarsekreterare..Melior)

 Problem med MedSpeech ibland och framför allt alla uppdateringar som gör att da- torn kan krångla = tidstjuv!..(Läkarsekreterare..Melior)

 Jag upplever nattliga driftstörningar varje natt jag arbetar, det tar en evinnerlig tid att använda Melior då...(Läkare..Melior)

 Det händer ibland att patienter inte nåtts av recept jag skickat. Ibland har systemen

"hängt sig" så jag inte kunnat se provsvar eller liknande...(Läkare..Melior)

 Vid ev störningar och it-support behövs kan väntan bli väldigt lång innan support ringer upp. Support inväntar inte på tel de förslag till åtgärder som föreslås att man kan testa. Fungerar inte de åtgärderna så måste man ringa om och ny väntan inträ- der. Mkt tidsåtgång på att "bara vänta"...(Läkarsekreterare..Melior)

 Man åker ur Melior utan att veta vad man gjort för fel. Får logga in på nytt. Ibland försvinner text som man har skrivit...(Läkarsekreterare..Melior)

 Datoromstart pga av uppdatering, kastas ur melior av oförklarlig anledning, Termi- nal server får slut på minne, terminal server låser sig, E-recept svarar ej. ev. Glömda lösenord- nollställning mm (jag har 7 oklika lösenord i jobbet som behöver bytas med jämna mellanrum). ..(Läkare..Melior)

 Någon enstaka gång har det inträffat att det blivit ett längre strömavbrott ( någon timme eller två). På min arbetsplats blir det besvärligt men utsätter knappast patien- ter för allvarlig hälsorisk.Övriga driftsavbrott är oftast inlagt på tider som inte är