Så här skapar du Zoom-möten för organisatörer

(1)

Så här skapar du Zoom-möten – för organisatörer

Zoom är en utmärkt plattform för videosamtal. I jämförelse med andra plattformar kostar dock Zoom oftast pengar. Men det finns också stora fördelar med Zoom.

Vad som gör Zoom speciellt intressant för HRF, både på förenings-, distrikts- och förbundsnivå, är det sätt som skrivtolkning kan visas under ett möte: i skrivande stund är det nämligen bara i Zoom som skrivtolkningen kan visas som textremsa. I andra

plattformar, som Skype, Teams och StarLeaf, behöver skrivtolken dela sin skärm där själva texttolkningen visas, vilket medför att ingen annan i mötet kan dela sin skärm med övriga deltagare, för att till exempel visa en PowerPoint-presentation.

Zoom går att använda fullt ut gratis, men då kan inte mötestiden överstiga 40 minuter. I början av pandemin var Zoom frikostiga med att låta möten överskrida 40-minutersgränsen, men för att vara säker på att mötet ska kunna pågå i över 40 minuter bör licensavgiften betalas.

Inget konto krävs för att delta i ett Zoom-möte, men den som bjuder in till mötet måste skapa ett konto först. Programvaran Zoom är gratis att ladda ner, men det går även bra att delta i ett Zoom-möte i webbläsaren (Chrome). Zoom finns också som app till iPhone och Android. Mötesledaren bör ha programvaran nedladdad till sin dator.

Det går utmärkt att bjuda in till möte från ett gratiskonto, men om man vill att mötet ska kunna pågå i över 40 minuter så måste licensavgiften betalas in innan själva mötet börjar.

Det räcker att skaffa en enda licens för föreningen.

En licens kostar $14.99/månad (ca 136 kr) –licensnivån heter ”Pro”. Planerar ni att inte ha möte en månad, säg upp licensen och betala licensavgiften när det är dags för möten igen.

Läs mer om licenser här: https://zoom.us/pricing

2021-02-02

(2)

Lathund för Zoom – för organisatörer. Sida 2 av 7

Skapa ett konto

Gå till Zooms webbplats, https://zoom.us, för att skapa ett konto. Tryck på den gula knappen med texten ”Sign up, it’s free” eller följ denna länk: https://zoom.us/signup Fyll i din födelsedag på den första sidan, enligt modellen månad (month), dag (day) och år (year) och klicka på ”Continue”.

På nästa sida fyller du i en e-postadress. Använd förslagsvis föreningens e-postadress här, om du har tillgång till den. Klicka på ”Sign Up” och invända ett bekräftelsemejl i e-postinkorgen. Klicka på den stora orange knappen i bekräftelsemejlet med texten

”Activate account”.

När du har klickat på knappen i bekräftelsemejlet ombeds du att fylla i namn, efternamn och önskat lösenord (password). Det önskade lösenordet ska anges två gånger. Under andra lösenordsrutan ska ”No” vara ikryssat.

På sidan efter kan du klicka på ”Skip this step”.

På sidan efter kan du klicka på ”Go to my account”.

Så! Nu kan du skapa ditt första möte!

Skapa ett möte

Gå till Zooms webbplats på https://zoom.us

Är du inte redan inloggad kan du klicka på ”Sign in” eller klicka på ”Host a meeting” och

”With Video On” uppe till höger på sidan.

Klicka på ”Schedule a meeting” uppe till höger

Nu ska du fylla i uppgifter om mötet (se nästa sida).

,

(3)

Fyll i titel (Topic), beskrivning (Description), tid (When) och förväntad möteslängd

(Duration). PM betyder eftermiddag. I exemplet ovan är således mötestiden tisdagen den 16 februari klockan 18.

Rör inte det som står vid ”Time Zone”. Det som står vid ”Meeting ID” behöver du inte ändra.

I nästa ruta, ”Security”, står en kod som du kan byta ut, om du vill. Detta är koden som deltagarna kan behöva ange för att komma in i mötet och alla får koden i inbjudningsmejlet.

I exemplet ovan har koden bytts ut mot ”HRF”.

Om man klickar i ”Waiting Room” behöver mötesorganisatören släppa in deltagarna en och en i mötet. Det är en god ordning, men är inte nödvändigt.

Klicka för enkelhetens skull i rutorna som anges ovan. Då är alla kameror på, men mikrofoner av, när mötet börjar.

Klicka på Save.

(4)

På nästa sida ska du inte trycka på ”Start” eller ”Start this meeting” – först ska du bjuda in deltagare.

Bjud in deltagare

Det enklaste sättet är att bjuda in till mötet är att skapa ett mejl utanför Zoom och klistra in länkar och koder i mejlet som du sedan skickar det till deltagarna. Klicka dig fram till vyn ovan, om du inte redan står där.

Klicka på ”Copy Invitation” och sedan på ”Copy meeting invitation”

Gå till programvaran eller inboxen för föreningens eller ditt e-postkonto. Skapa ett mejl.

Klistra in inbjudan i mejlet.

Nu kan du skriva om första halvan av meddelandet, fram till länken ...

... till till exempel:

(5)

Förbered inför skrivtolkningen

Det finns en inställning du måste göra för att kunna ha med en skrivtolk i ditt Zoom- möte. Du behöver bara göra detta en gång. Dina inställningar är sparade inför nästa och nästnästa möte.

Gör följande i förväg, någon dag innan mötet eller så:

Logga in i Zoom och klicka på ”Settings” på vänster sida.

När du ändå är här kan du göra fler inställningar som kan vara bra:

Scrolla ner, eller klicka på ”In Meeting (Basic)”

Under ”Screen Sharing” klickar du på ”All Participants” under ”Who can share”. Nu kan fler än mötesorganisatören dela sin skärm under mötet. Klicka på ”Save”.

Klicka på den grå symbolen bredvid ”Non-verbal feedback” så att den blir blå. Nu kan mötesdeltagarna räcka upp handen och lite annat, under mötet.

Nu kommer vi till inställningen som måste göras för att få in skrivtolkningen i mötet. Under

”In Meeting (Advanced)” klickar du på den grå symbolen vid ”Closed captioning” så att den blir blå.

Du kan även klicka i ”Save Captions” om du vill.

(6)

Anslut skrivtolkarna till mötet

Boka in skrivtolkarna så att de ansluter till mötet en kvart före utsatt tid. Skicka samma inbjudan till skrivtolkarna, som till övriga deltagare. Det går bra att ansluta till ett möte innan utsatt tid.

När Skrivtolkarna är insläppta i mötet klickar du på symbolen ”Closed Caption” i botten på rutan.

Klicka på ”Copy the API token”.

Klicka på symbolen för ”Chat”.

Fråga vem av skrivtolkarna som ska ha koden, eller klistra bara in koden där det står ”Type message here...”

Klicka på knappen ”Closed Caption” igen och klicka på ”Assign a participant to type”.

Klicka på symbolen ”Participants” längst ner i rutan så att du ser listan på deltagare till vänster.

(7)

Dra muspekaren över skrivtolken och klicka på ”More”. Klicka på ”Assign to Type Closed Captions”.

Låt skrivtolken testa så att allt fungerar innan du släpper in övriga deltagare i mötet.

På nästa sida börjar instruktioner för att delta i ett Zoom-möte. Instruktionerna för mötesdeltagare finns att ladda ner separat på https://horsellinjen.se/fakta-och-rad/

tillganglighet/horselsmarta-distansmoten/#tips-pa-plattformar-for-videomoten

––––

Frågor om Zoom?

Vänd dig till Eric Persson Bonnevier, kommunikatör, på eric.bonnevier@hrf.se eller 0739-01 38 20

(8)

Lathund för Zoom – för deltagare. Sida 1 av 8

Så här kommer du igång med Zoom – för deltagare

Följande instruktion gäller möten i videoplattformen Zoom som skrivtolkas. Oavsett om du är van vid digitala möten eller inte är det viktigt att lägga lite tid på att förbereda dig inför mötet, för att mötesupplevelsen ska bli så bra som möjligt.

Det är rekommenderat att du laddar ner programvaran Zoom inför mötet. Läs igenom lathunden nedan, testa programmet och bekanta dig med funktionerna. Starta till exempel ett möte med dig själv för att i lugn och ro testa de viktigaste funktionerna så som ljud, video och att begära ordet. Kanske kan du boka in ett videosamtal med vänner eller släkt för att testa? Zoom laddar du ner här: https://zoom.us

Internetuppkoppling

Du måste ha en fungerande internetuppkoppling för att kunna delta i mötet.

• Stationär dator – extern kamera och mikrofon behövs

Deltar du i mötet från din stationära dator måste du kontrollera att din röst hörs och att du hör övriga deltagare. Läs mer här: https://horsellinjen.se/fakta-och-rad/tillganglighet/

horselsmarta-distansmoten/#horteknik-vid-videomoten

• Bärbar dator – har oftast inbyggd kamera och mikrofon

• Surfplatta – har inbyggd kamera och mikrofon

• Smart mobil – har inbyggd kamera och mikrofon

För bästa möjliga upplevelse av mötet och tolkningen rekommenderas att du använder en stationär eller bärbar dator.

Hörselsmarta förutsättningar

Vad du behöver för hjälpmedel och förutsättningar för att delta i ett videomöte varierar givetvis. För mer information, läs mer på https://Hörsellinjen.se inför mötet.

2021-02-02

(9)

Hörselsmarta tips

Ljudmiljö:

Minska störande bakgrundsljud genom att till exempel slå av apparater som låter (tv, fläkt, m.m.) samt stänga dörren.

Belysning:

Ha jämnt och bra ljus på ditt ansikte så blir det enklare att avläsa dina läppar. Sitt inte med ett fönster eller starka ljuskällor bakom dig.

Dags för möte

Så ansluter du till möte i Zoom

Du får ett inbjudningsmejl med en länk till mötet. Inbjudningsmejlet ser ut ungefär så här:

Klicka på länken. Du blir nu ombedd att ladda ner programvaran Zoom till din dator och öppna mötet där. Att ladda ner och använda programvaran i datorn är att föredra.

Programvaran i datorn har flest och bäst funktioner.

Kan du av någon anledning inte installera program på din dator finns möjligheten att delta i mötet i din webbläsare istället, förutsatt att du använder Google Chrome (här hämtar du Google Chrome https://www.google.se/chrome/). Du kan också delta i mötet via surfplatta eller en smart telefon.

Så här installerar du programvaran Zoom i din dator

Klicka ”Ok” på att ladda ner programmet till din dator efter att du har klickat på länken. Du kan även hitta programvaran för nedladdning på https://zoom.us/download

Leta upp den nedladdade filen (du hittar den antagligen i mappen ”Hämtade filer”). I Windows heter filen ”Zoominstaller.exe”, i MacOS heter filen ”Zoom.pkg”.

Dubbelklicka på filen och följ instruktionerna.

Om du vill öppna mötet i din webbläsare (Google Chrome), gör enligt följande:

Klicka på länken i inbjudningsmejlet (se ovan).

Klicka på ”Avbryt” i dialogrutan där du blir ombedd att ladda ner programvaran Zoom.

Klicka på länken längst ner: ”Having issues with Zoom Client? Join from Your Browser”.

(10)

Ange ditt namn i rutan och klicka i att du inte är en robot.

Om du blir ombedd att ange lösenord till mötet (password), gå tillbaka till inbjudningsmejlet och kopiera eller skriv upp mötets lösenord. Klistra in, eller skriv in, lösenordet i rutan och klicka på ”Join”.

Bli insläppt i mötet och ange vilken utrustning du har

Klicka ” Tillåt” när datorn frågar om Zoom får använda din mikrofon och kamera.

Du blir ombedd att ange vilken ljudutrustning som du vill använda för att höra och höras.

I de flesta fall fungerar det om du trycker på ”Join With Computer Audio”. Se längre ner i dokumentet för instruktioner på hur du kan testa olika ljudkällor, om du inte hör övriga deltagare eller om de inte hör dig.

Om du inte redan har fått skriva in ditt namn får du göra det nu.

I nästa steg får du vänta på att bli insläppt i mötet. Du blir insläppt ganska omgående.

Du kan bli tvungen att sätta igång video för att synas för övriga deltagare. Klicka då på knappen “Start video” i nedre vänstra hörnet:

(11)

Hör du inte de andra deltagarna? Hör de inte dig? Klicka på den lilla pilen vid symbolen

“Mute”:

Växla mellan de alternativ som finns under ”Microphone” och ”Speaker” (dina alternativ ser annorlunda ut än i bilden ovan). Du kan även klicka på ”Test Speaker & Microphone” för att testa din utrustning.

Testa och stäng av mikrofon/kamera

När du har anslutit till mötet ombeds du att testa din mikrofon. När det är klarlagt att mikrofonen fungerar kan du stänga av den till dess att du har blivit tilldelad ordet.

• Symbolen för mikrofonen finns i verktygsfältet längst ned på skärmen, till vänster

• Dra muspekaren över skärmen så blir verktygsfältet synligt

• Klicka på symbolen för mikrofonen för att stänga av eller sätta igång mikrofonen Så här ser symbolen ut när mikrofonen är på:

Så här ser symbolen ut när mikrofonen är av:

Vill du stänga av kameran klickar du på kamerasymbolen.

• Symbolen för kameran finns i verktygsfältet längst ned på skärmen, till vänster.

• Dra muspekaren över skärmen så blir verktygsfältet synligt.

• Klicka på symbolen för kameran för att stänga av eller sätta igång kameran.

(12)

Så här ser symbolen ut när kameran är på:

Så här ser symbolen ut när kameran är av:

Avancerat: Inställning för att reglera vilka du ser i bild – vid möten med många deltagare

När du inte talar ska kameran vara avstängd (se ovan). Du kan behöva göra en inställning för att dölja alla som inte har kameran igång:

• Klicka på den lilla pilen vid ” Start Video” (eller ”Stop Video” om kameran är igång). Välj

”Video Settings”.

• Om inte ” Video” är blåmarkerat på vänster sida klickar du där. Under ”Meetings:” klickar du på rutan vid ”Hide non-video participants”.

(13)

Slå på skrivtolkningen

Önskar du se skrivtolkningen behöver du göra en rad inställningar.

• Symbolen för skrivtolkning, ”Closed Caption”, finns verktygsfältet längst ned på skärmen, i mitten.

• Klicka på symbolen ”Closed Caption”.

• Klicka på ”Show Subtitle”.

• Klicka på ”Subtitle Settings” för att justera storlek på texten.

• När du har klickat på ” Subtitle Settings…” får du upp ett fönster där du kan ställa in storleken på texten genom att dra den blå punkten till den storlek du önskar:

• Stäng fönstret genom att klicka på krysset högst upp i hörnet.

• Nu ska skrivtolkningen synas som en undertext längst ned på skärmen.

(14)

Avancerat: Fäst person i bild

Du kan välja vem du vill ha i stor bild under mötet. Dock kan du bara välja en i taget som du får se i helskärm.

Klicka på personen du vill ha i helskärm. Välj “Pin Video”.

När du vill visa någon annan i bild: Klicka på bilden (eller på knappen i övre högra hörnet av bilden) och välj “Unpin video”. Klicka på bilden (eller på den blå knappen i övre högra hörnet) och välj “Pin Video” för den andra personen.

Lämpligen har du mötesordföranden fäst i bild. Föredragande eller den som har begärt ordet bör du också fästa i bild. Du kan även fästa eventuell teckenspråkstolkning i bild.

Begära ordet

(För att följande ska fungera måste mötesorganisatören aktivera funktionen innan mötet startar. Instruktion finns i dokumentet för mötesorganisatörer.)

Begära ordet gör du genom digital handuppräckning.

• Klicka på symbolen ”Participants”.

• Nu öppnar sig en lista med deltagare på höger sidan av skärmen.

(15)

• När du vill begära ordet trycker du på symbolen med den blå handen – ”Raise Hand”.

Då uppmärksammar du mötesordförande om att du vill begära ordet. Symbolen hittar du långt ner i Participants-fönstret.

Avancerat: Inställningar vid visning av PowerPoint (eller motsvarande)

Föredragande person kan visa en Powerpoint eller dylikt i videofönstret. Textremsan med skrivtolkningen påverkas inte.

Vill du se den som talar i bild, eller vill se TSS-tolkningen, finns det några inställningar som du kan göra:

• När någon har delat sin skärm för att visa en PowerPoint eller dylikt står personens namn högst upp på skärmen mot grön bakgrund. Bredvid namnet finns knappen ”View options”. Tryck på den knappen. Välj ”Side-by-side-Mode”.

• I övre högra hörnet finns det en knapp som det antingen står ”Gallery View” eller

”Speaker View” på. Tryck på den så att det står ”Speaker View” på knappen:

• Reglera hur stor del av fönstret du vill ägna åt visning av PowerPoint-presentationen och åt talare och/eller tolk genom att dra i reglaget som ser ut så här:

---

Frågor om Zoom?

Vänd dig till Eric Persson Bonnevier, kommunikatör, på eric.bonnevier@hrf.se eller 0739-01 38 20