Manual - Life Care avvikelsemodul
Uppdaterad 2020-10-23
1
Innehåll
Navigera i systemet ... 2
Symboler i systemet ... 2
Logga in ... 2
Startsida ... 3
Byta ansvarig verksamhet... 5
Flik Rapport ... 6
Flik Utredningsuppgifter ... 7
Inled utredning och gör preliminär bedömning ... 7
Klassificering ... 8
Välj klassificering/gradering utifrån konsekvenserna för kund ... 8
Flik Dokumentation ... 10
Flik - Samtycken ... 11
Flik Åtgärder ... 11
Arbeta i utredningsdelen ...12
Flik Händelseförteckning ... 13
Avsluta utredning ...14
Statistik...14
Val av allvarlighetsgrad utifrån konsekvens för kund ... 15
Avsluta avvikelsen ... 15
Ta fram statistik över avvikelser ...16
2
Navigera i systemet
Du kan använda menyn till vänster eller gå via flikarna längst ner, dess är alltid öppna.
Tillbaka till startsidan kommer du om du väljer knappen Rapportering/dokumentation
Åtgärder Sök Statistik
Symboler i systemet
Dessa symboler finns när du går in under flikarna samt den nedersta menyraden.
* = obligatoriska uppgifter
och = spara
= används även vid redigering = ångra
Logga in
Gå till systemet.
Välj inloggningssätt.
Logga in med ditt Siths-kort eller BankID.
3 Välj Bank-ID och logga därefter in via bankID på din dator eller annan mobil enhet, eller Välj Telia och välj sedan typ av certifikat, du kan behöva trycka på annat alternativ för att få upp nedan vy och välj där Telia igen.
Startsida
Här ser du en översikt över de rapporter som kommit in till organisationen.
Klicka på nya rapporter.
Logga in med den kod du har till ditt Siths-kort. Har du problem att logga in med ditt SITHS-kort kan du testa bankID.
4 Ta emot rapport för att starta ärendet
Klicka på det ärende du skall hantera
Klicka i knappen mottag. Ärendet får nu ett diarienummer.
Om avvikelsen inte gäller din verksamhet, välj berörd organisation, tryck sedan på ”mottag”
för att skicka vidare.
5
Byta ansvarig verksamhet
Om du efter att du tagit emot en rapport upptäcker att den ska till någon annan verksamhet, gå in på utredningsuppgifter, i fliken längst ner.
Tryck på pennan uppe i högra hörnet.
Du kommer då vidare till en vy där du väljer berörd verksamhet, utredare och ev.
medutredare. Spara de nya uppgifterna, på pennan, uppe i hörnet till höger, så flyttas rapporten.
6
Flik Rapport
Inled utredning väljer du vid helt nya ärenden.
Koppla väljer du om det är relaterat till ett annat pågående ärende.
Beslut att inte inleda ärende väljer du om det inte handlar om ett missförhållande och inte en annan avvikelse, exempelvis om det inträffade inte berör socialnämndens verksamheter.
Då ska den inte utredas av socialförvaltningen. Det kan också handla om att avvikelsen ska hanteras enligt annan lagstiftning och andra föreskrifter. Som chef är du ansvarig för att avvikelsen hanteras rätt. Om det t ex rör en vårdskada/risk för vårdskada avslutar du ärendet här och lägger istället in det i avvikelsemodulen i Procapita.
Klicka på ange diarienummer från annat system om du redan nu vet att missförhållandet blir föremål för en lex Sarah-anmälan. Du anger då diarienumret det har i Public360.
7
Flik Utredningsuppgifter
Inled utredning och gör preliminär bedömning
Fyll i de aktuella uppgifterna.
Fyll i personuppgifter för de kunder missförhållandet berör. Spara.
När du sedan valt att inleda utredning och sparat uppgifterna, ser du en list i nederkanten över flödet, vilken gör att du kan navigera i ärendet genom att byta fönster/vy.
Om du behöver mer information om vad som ska dokumenteras och hur det ska göras kan du läsa om det i kapitel 5 här.
8
Klassificering
Ligger under fliken Utredningsuppgifter. Om du vill fylla i eller ändra klassificering i
efterhand - tryck på pennan och då kommer sidan fram (se bild nedan). Du måste klassificera för att kunna avsluta utredningen senare.
Välj klassificering/gradering utifrån konsekvenserna för kund
Allvarligt missförhållande – allvarliga eller katastrofala konsekvenser för kund. Kontakta SAS för bedömning och eventuell anmälan till IVO.
Påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande – påtaglig risk för allvarliga eller katastrofala konsekvenser för kund. Kontakta SAS för bedömning och eventuell anmälan till IVO.
Missförhållande – leder till obehag eller skada för kund. Enhetschef utreder själv.
Påtaglig risk för ett missförhållande – påtaglig risk för obehag eller skada för kund.
Ej risk för missförhållande - konsekvenserna för kund leder inte till märkbar konsekvens för kund.
Annan avvikelse – används endast för personuppgiftsincidenter.
Alla avvikelser som klassificeras som allvarligt missförhållande/påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande går ej att avsluta i systemet – kontakta SAS.
9 Bedömningsstöd
Sannolikhet (sannolikheten för att händelsen inträffar igen och hur ofta) definieras enligt nedan:
1 Mycket liten, kan inträffa en gång per år 2 Liten, kan inträffa varje månad
3 Stor, kan inträffa varje vecka 4 Mycket stor, kan inträffa dagligen
Konsekvens (hur hög konsekvens d.v.s. allvarlighetsgrad för kund/patient/medarbetare) definieras enligt nedan:
1 Mindre: mindre obehag eller obetydlig skada, utan sjukskrivning
2 Måttlig: övergående eller måttligt obehag, besvär eller funktionsnedsättning, risk för skada av kundens/patientens/medarbetares hälsa och utveckling
3 Betydande: omfattande obehag, kvarstående besvär, omfattande skada,
funktionsnedsättning. Skada/funktionsnedsättning som leder till förlängd vårdtid/sjukskrivning eller ökat behov av insatser/förhöjd vårdnivå/arbetsmiljöåtgärder.
4 Mycket hög: hot mot hälsa, liv eller säkerhet, stora bestående besvär eller
funktionsnedsättning, dödsfall eller självmord. Fysiska/sexuella/psykiska övergrepp.
10
Flik Dokumentation
Det är i denna flik som du gör all dokumentation som tillhör utredningen. Tryck på + välj nytt dokument, välj mall utredningsdokument, ställ dig nere i den tomma rutan och markera. Gå sedan till frastexter och välj utredningsmall.
Här kan man även lägga in anteckningar, samt ladda upp PDF (inga andra format fungerar).
Anmälan till IVO kontaktar du SAS.
När du är inne i någon av mallarna och vill kunna fortsätta arbeta med uppgifterna, klicka på skrivskydda inte.
11
Flik - Samtycken
Det här avsnittet används sällan. Samtycke behöver aldrig inhämtas av berörda kunder för att rapportera eller utreda missförhållande.
Om samtycke behöver inhämtas av annan än kund:
Klicka på plus i höger hörn för att kunna fylla i. Spara.
Flik Åtgärder
Klicka på plus för att fylla i uppgifter. Spara. För att dokumentera genomförda åtgärder och uppföljningar, klicka på åtgärder och välj vad du vill dokumentera. Fyll i och spara genom att klicka på pennan i övre, högra hörnet.
OBS! När alla åtgärderna är avslutade och har följts upp måste denna ruta bockas i annars går inte avvikelsen att avsluta.
Det uppföljningsdatum du väljer påverkar när den ansvarige för uppföljning får en påminnelse. Påminnelse om uppföljning skickas automatiskt en vecka innan valt datum.
12
Arbeta i utredningsdelen
När du har sparat uppgifter i de obligatoriska flikarna, hamnar ärendet istället under utredningar. Den som har utredningsbehörighet hittar det då här.
Välj den utredning du vill arbeta med
13
Flik Händelseförteckning
Här kan du få en översikt över vad som är gjort i ärendet.
14
Avsluta utredning
Avsluta alltid utredningen i systemet när utredningen är klar. Detta görs genom att gå till avsluta utredning
Fyll i uppgifterna och spara.
Statistik
Det här fyller du i när utredningen ska avslutas. Uppgifterna är obligatoriska. Klicka på pennan för att fylla i Orsak och Allvarlighetsgrad. Klicka på pennan igen för att spara.
15
Val av allvarlighetsgrad utifrån konsekvens för kund
Allvarlighetsgrad
Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Katastrofal (4)
Risk för
missförhållande/miss förhållande som inte leder till någon märkbar konsekvens för kunden
Risk för
missförhållande/miss förhållande som leder till obehag eller skada för kunden
Risk för
missförhållande/miss förhållande som leder till allvarliga besvär eller skada för kunden
Påtaglig risk för allvarliga missförhållande allvarliga missförhållande som leder till katastrofala konsekvenser för kund
Avsluta avvikelsen
Hela avvikelsen avslutas när åtgärd utförts och uppföljning är gjord och statistiken ifylld. När alla steg är gjorda kommer systemet att fråga om du vill avsluta avvikelsen (finns ingen knapp att söka efter). Kommer inte denna fråga upp är alla steg inte genomförda. Du kan inte heller avsluta en avvikelse om inte alla åtgärder är utförda och uppföljda.
Återkoppling till berörda är en del av uppföljningen.
16
Ta fram statistik över avvikelser
För att se mönster och dra lärdomar av avvikelser kan du vilja ta ut statistik för din verksamhet. Så här kan du göra:
Gå in på sök, kikaren i ikonraden till vänster. Välj Utredningar.
Lägg in datum för den period du ska ta ut statistik för och välj Utredning avslutad och Avvikelse avslutad.
Välj statistikkategori Orsak och bocka för alla orsaker under Värden.
17 Klicka på Lägg till och välj statistikkategori Allvarlighetsgrad-konsekvens för den enskilde.
Bocka för de fyra första valen. Klicka sedan på Sök.
För att välja vad man vill se i rapporten så klicka på kugghjulet längst upp till höger.
Välj de ibockade alternativen nedan. Spara och tryck på sök-knappen.
18 Resultatet visas så här:
