Ekonomi- och inköpsstöd i kluster. - lägesrapport från EKUS (Ekonomienheten Campus US)

(1)

- lägesrapport från EKUS

(Ekonomienheten Campus US)

Ekonomi- och inköpsstöd i kluster

(2)

Bakgrund Ekonomienheten Campus US

2020-11-24 Administratörsträff

• Effektiviseringsutredning 2018 => rektorsbeslut

• 2-årig pilotverksamhet 2020-2021 med ekonomi- och inköpsstöd i kluster på Campus US

• Uppdrag: modell för effektiva arbetssätt (kvalitet, kostnad, sårbarhet, utveckling)

• 23 medarbetare, kontor på Sandbäcksgatan, plan 2 – dimensionering baserat på resurskartläggning

• Pilotverksamhet följs av 6 konstruktiva observatörer

• Erfarenhetsutbyte med ekonomiteam

• Räknar med en rapport till sommaren 2021

2

(3)

Planerings- och ekonomiavdelningen

Agneta Frode Blomberg

Redovisnings-enheten

Andreas Sundberg

Planerings- och uppföljningsenheten

Silvia Kovacs

Ekonomienheten Campus US

Lena Törnborg

Upphandlings- enheten

Eva Rosell

(4)

Samlat ekonomi- och inköpsstöd till tre institutioner

2020-11-24 4 Administratörsträff

EKUS

IMT

BKV

HMV

(5)

• Haifa Adam

• David Alinder

• Tara Asadi

• Marie Danielsson

• Christina Fahlgren

• Klas Felber

• Lena Hector

• Maria Hedtjärn

• Therese Henriksson

• Jörgen Jonson

• Lina Jonsson

• Rikard Karlsson

• Anette Kempe

• Fredrik Kilström

• Karin Kylliäinen

• Charlotte Larsson

• Gunilla Lundmark

• Lars Reinholdsson

• Sophie Stoppert Gustafsson

• Sabina Tulek

• Lena Törnborg

• Anna Weinhofer

• Marie Martinelle Wirdeland

Medarbetare vid EKUS

(6)

Samordning - exempel

• Samordnad arbetsfördelning vid bokslut

• Fakturaflöden har ordinarie plus backup. Finns rutin för hantering om både ordinarie och backup är frånvarande.

• Gemensamt fillager, åtkomst till allt material oavsett institution

• Veckoschema för gemensam bevakning av inkommande frågor

• Gemensam bevakning av projektrapportering och dispositionstid

• Gemensam hantering av företagskort

• Team med ekonom/ekonomiadministratör för en avdelning

• Gemensam årsplan med vecko- och månadsrutiner

• Gemensam fil för bevakning av intäkter,

kundfakturering/rekvirering enligt ett veckoschema

• Ny modell för avtalshantering vid HMV (ev. även övriga inst.

framöver)

6

(7)

Samordning – fler exempel

• Utvecklingsaktiviteter i digital struktur (Lean-koncept), genomgång vid veckomöten

• Dialoger med avdelningssamordnare/avdelningsadministratörer samt administrativa chefer vid institutionerna om

samarbetsområden och behov av information

• Gemensam anpassning av central mall för

fullkostnadskalkylering vid bidragsansökningar och uppdragsavtal

• Definierar processområden och utvecklar rollen processamordnare

• EU-projekt: liten grupp som håller sig uppdaterad och deltar i LiU-nätverk fungerar som EKUS-interna konsulter för EU- projekt

(8)

• Ekonom

• Team med regelbundna möten, kunskapsdelning

• Processamordnarroll vid EKUS

• Utvecklingsarbete i mindre arbetsgrupper

• Coachande medverkan i utveckling av rollen ekonomiadministratör

• Specialistkompetens

inköp/upphandling samt EU- redovisning

• Controller

• Team med regelbundna möten, kunskapsdelning

• Samordnad hantering

• Adjungeras till institutionens ledningsgrupp

• Ek.administratör

• Ekadm svarar gemensamt för leverantörsfakturor

• Jobbar för alla tre inst. med - bevakning av funktionsmail - kundfakturering/rekvirering

• Kan göras för alla tre inst.

- Justera lk-fördelning i Primula

• Team med ekonom och ekonomiadministratör per

avdelning och dess verksamheter

• Samordning av

- bokslutsmoment som utförs för alla institutioner

- betalning med företagskort - distr. av uppföljningsrapporter - rapport till finansiär

8

(9)

Utveckling/professionalisering av rollen ekonomiadministratör

Ekonomi- administratör

Ärende- hantering

Leverantörs- faktura

Projekt- upplägg

Bokförings- order

Kundfaktura /rekvisition Lönekostn.-

fördelning Ekonomi-

rapport till finansiär Kontroll-

punkter m.m. vid

bokslut Månads-

rutiner (kostnads-

/intäkts- fördelning)

Distribution av ekonomi- rapporter

Uppföljn.- möten och åtgärdslistor

Syfte: att

frigöra resurser hos ekonomer och controllers

Individuella

utvecklingsplaner Tydlig och varierad roll

Motiverande, visar på utvecklings-

möjlighet

(10)

Några utmaningar och lärdomar hittills

• Distansläget

• Omorganisation inom HMV och BKV

• Nära samverkan med institutionsledning

• Uthållighet, reda ut avgränsningsfrågor och ansvarsfördelning

• Tydliga utvecklingsmöjligheter för individer

• Struktur (kartlägga, prioritera, planera, fillager m.m.)

• Balans mellan harmonisering och anpassning

10

(11)

Lena Törnborg

Linköpings universitet

(12)

Rollen ekonom vid EKUS

2020-11-24 12 Administratörsträff

Ekonom

Uppföljning avdelning inkl. avtals-

hantering Projekt- redovisning

kalkyleringoch

Budget för avdelning

och dess verksam-

heter Svara för att

avdeln- ingens fakturerings-

underlag är komplett Granskning av fakturor, bokförings-

order, finansiärs-

rapporter Boksluts-

kontroller och analyser Stöd i inköps-

upphandlingsoch frågor Ekonomi-

information till chefer och

ledare inom avdelning Process-

samordning och rutin- utveckling Aktivt deltagande i

LiU-central ekonomi- utveckling

Medverkan i utredningar och kvalitets-

säkring

Ekonomens uppdrag enligt LiU- gemensam kompetensprofil

• Upprätta budget

• Upprätta bokslut

• Ekonomiska uppföljningar

• Internt stöd i ekonomiska frågor

• Verka för att ekonomiskt regelverk efterlevs

• Förbättra ekonomiska processer och rutiner

(13)

Rollen controller vid EKUS

Controller

Stöd till institutions-

ledning och

styrelse Utveckling av lednings-

stödet

Budget och prognos för institution

Samverkan med övrig

stöd- verksamhet Planerings-

och styr- dokument för institu-

tionen Boksluts-

analyser Processer

för institutionens ekonomi-

styrning Information

till institutionsledning och

styrelse Process- samordning

och rutin- utveckling Aktivt deltagande i

LiU-central ekonomi- utveckling

Svara för utredningar

kvalitets-och säkring

Controllerns uppdrag enligt LiU- gemensam kompetensprofil

• Controllern arbetar med att analysera och följa upp verksamheten kopplat till mål, nyckeltal och ekonomi i syfte att stödja ledningen i beslutsfattande och styrning av verksamheten.

• Controllern arbetar med utveckling av strukturer, processer och

systemstöd för att stödja och säkerställa att verksamheten bedrivs mot uppsatta mål.